DAV Integration

In diesem Artikel erfährst du, wie du die DAV-Integration einrichtest, welche Daten zwischen den Systemen synchronisiert werden und was du tun kannst, wenn Projekte oder Zeiten nicht wie erwartet übertragen werden.

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Vorteile und typische Anwendungsfälle

Die DAV-Integration verbindet awork mit Die Agenturverwaltung (DAV). Beide Systeme behalten ihre Aufgaben: DAV verwaltet kaufmännische Daten, awork die tägliche Arbeit. Projekte, Aufgaben und Zeiterfassung greifen dadurch ineinander, ohne dass Preise, Euro-Budgets oder Rechnungen nach awork übertragen werden.

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Voraussetzungen für die Einrichtung

Bevor die Integration eingerichtet wird, müssen diese Voraussetzungen erfüllt sein:

• Ein DAV-Mandant pro awork-Workspace

• Ein API-Schlüssel eines DAV-Admins, der Jobs, KVs, User und Abwesenheiten lesen und Zeit für andere User buchen darf

• Passende User-E-Mails: Die geschäftliche E-Mail-Adresse in awork muss mit der E-Mail des DAV-Users übereinstimmen

• Mindestens eine Funktion pro DAV-User, der Zeit nach DAV buchen soll

• DAV-Felder für die Synchronisierung: Das Feld Mit awork synchronisieren muss an KVs und Jobs vorhanden sein

• DAV-Felder für Projektlinks: awork Link am Job und Awork-Link am KV müssen vorhanden sein

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So richtest du die DAV-Integration ein

1. DAV vorbereiten

1. Melde dich in DAV als Admin an und öffne Einstellungen → Integrationen → API-Schlüssel → Persönliche Zugriffstoken → Neues Token erstellen. Der API-Schlüssel übernimmt die Rechte des Users, der ihn erstellt. Dieser User muss alle Jobs, KVs, User und Abwesenheiten lesen und Zeit für andere User buchen dürfen.

2. Weise jedem DAV-User die Funktionen zu, auf die er Zeit buchen soll: Einstellungen → Benutzerverwaltung → Benutzerliste → User → Reiter Zeiterfassung. Jeder DAV-User, der Zeiten erhalten soll, braucht mindestens eine Funktion. Ohne Funktion lehnt DAV die Zeitbuchung ab.

3. Gleiche die E-Mail-Adressen der User in DAV und awork ab. Die DAV-E-Mail findest du unter Einstellungen → Benutzerverwaltung → Benutzerliste → User → Reiter Stammdaten. awork verwendet für die Zuordnung die geschäftliche E-Mail-Adresse des Users. Ist keine geschäftliche E-Mail-Adresse hinterlegt, verwendet awork die Login-E-Mail. Eine manuelle User-Zuordnung gibt es nicht.

4. Bitte DAV, die erforderlichen benutzerdefinierten Felder anzulegen:

   • Mit awork synchronisieren an KV und Job
   • Awork-Link am KV und Awork Link am Job

5. Pflege bei Bedarf die Kennziffer im gewünschten KV-Feld im Reiter Kostenvoranschlag. Häufig wird dafür das Feld „Kundenreferenz“ verwendet.

6. Markiere in DAV die KVs oder Jobs, die nach awork übertragen werden sollen.

2. Support kontaktieren

1. Öffne in awork die Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Integrationen. Klicke auf den Button Integrations-Bibliothek öffnen und wähle Die Agenturverwaltung im Bereich Agentursoftware.
   Mit einem Klick auf Support kontaktieren öffnet sich direkt das Chat-Fenster, über welches du den awork-Support kontaktieren kannst (Schreibe alternativ eine E-Mail an support@awork.com).

3. Einstellungen mit dem awork-Support abstimmen

Kläre vor der Einrichtung diese Punkte:

• Gruppierung: Soll ein Projekt pro Job, pro Job und Kennziffer oder pro KV entstehen?

• KV-Status: Ab welchem Status sollen KVs übertragen werden?

• Tätigkeiten neuer Aufgaben: Soll awork für neue DAV-Aufgaben nur vorhandene Tätigkeiten verwenden, fehlende Tätigkeiten automatisch anlegen oder keine Tätigkeit setzen? Die Zuordnung erfolgt über den Namen der Funktion der DAV-Position. Standardmäßig legt awork fehlende Tätigkeiten an.

• Projektlaufzeit: Sollen Start und Ende aus dem Job, aus den KV-Leistungszeiträumen oder nicht aus DAV kommen?

• Retainer: Sollen Retainer-KVs mit periodischer Rechnung einbezogen werden?

• Projektfelder: Sollen „DAV Kennziffer“ und „DAV Etat“ angelegt und gefüllt werden?

• Projektvorlagen: Welche Vorlage gilt für einen Etat oder Kunden und welche ist die Standardvorlage?

• Abwesenheiten: Sollen genehmigte Abwesenheiten aus DAV nach awork kommen?

• Buchungstext: Soll der Aufgabenname dem Buchungstext vorangestellt werden?

• User ohne DAV-Zuordnung: Soll ein Sammel-User ihre Zeiten erhalten?

• Zeiten: Ab welchem Datum sollen Zeiten übertragen werden? Standardmäßig beginnt die Übertragung am Einrichtungstag; Zeiten davor werden nie gesendet

• Bestehende Projekte: Sollen bereits vorhandene awork-Projekte mit KVs oder Jobs verknüpft werden?

4. Übertragung testen

1. Markiere in DAV einen KV mit mindestens einer Agenturleistung und setze ihn auf einen übertragenen Status, zum Beispiel Freigabe

2. Bitte den Support, den Abgleich zu starten, oder warte den nächsten Abruf ab

3. Prüfe in awork, ob das Projekt, die Aufgabenliste, die Aufgabe mit Planaufwand und die vorgesehenen Projektfelder vorhanden sind

4. Erfasse eine Testzeit auf der Aufgabe und prüfe in DAV, ob Job, Position und Funktion stimmen

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Wie die Synchronisierung funktioniert

Welche KVs übertragen werden

Ein KV wird nur übertragen, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Der KV oder sein Job ist mit Mit awork synchronisieren markiert. Ein markierter Job bringt auch später neu angelegte KVs mit

• Der KV hat einen Status, der in der Integration für die Übertragung ausgewählt wurde

• Der Job hat in DAV den Status aktiv oder abzurechnen

• Der KV ist kein Retainer-KV oder die Übertragung von Retainer-KVs ist aktiviert

Für die Übertragung können diese acht Status ausgewählt werden: In Bearbeitung, wartet auf interne Freigabe, wartet auf Versand, wartet auf Freigabe, Freigabe, Auftragsbestätigung, wartet auf Abrechnung und wartet auf Verrechnung. Die Status „abgerechnet“, „gegen Guthaben verrechnet“ und „nicht realisiert“ sind nicht auswählbar.

Wie KVs Projekten zugeordnet werden

Die Gruppierung legt fest, welche KVs in dasselbe awork-Projekt kommen.

KVs mit derselben Kennziffer im selben Job gehören bei der Gruppierung Job und Kennziffer zum selben Projekt.

Bestehende awork-Projekte manuell verknüpfen

Du kannst einen KV oder Job mit einem vorhandenen awork-Projekt verknüpfen. Trage dazu den Projektlink oder Projektschlüssel in das passende DAV-Feld ein: Awork-Link am KV oder Awork Link am Job.

Für einen Link am KV gilt:

• Der Link wird nur berücksichtigt, solange der KV noch keinem awork-Projekt zugeordnet ist.
• Spätere Änderungen des Links ignoriert awork.

Für einen Link am Job gilt:

• Der Link wird nur berücksichtigt, solange der Job noch kein awork-Projekt hat.
• Er gilt für die geplanten Budgets des Jobs.
• Bei der Gruppierung Job gilt er außerdem für alle KVs des Jobs.
• Bei der Gruppierung Job und Kennziffer gilt er nur für die KVs ohne Kennziffer.
• Sobald der Job awork-Projekte hat, schreibt awork deren Links als kommagetrennte Liste in das Job-Feld. Das KV-Feld Awork-Link wird von awork nicht beschrieben.

Für einen KV mit Link verwendet awork die erste passende Regel:

1. Gehört das verlinkte Projekt bereits zu einer DAV-Gruppe, kommt der KV zu diesem Projekt dazu.
2. Hat die Gruppe des KVs noch kein Projekt, übernimmt sie das verlinkte Projekt. Später übertragene KVs dieser Gruppe werden ebenfalls dort angelegt.
3. Andernfalls wird nur dieser KV dem verlinkten Projekt zugeordnet.

Das manuell verknüpfte Projekt behält Name, Projektschlüssel, Kunde und Vorlage. Start, Ende und Projektbudget kommen aus DAV. awork ergänzt die Aufgabenlisten, Aufgaben und DAV-Projektfelder.

Zeiten auf Aufgaben, die nicht mit einer DAV-Position verbunden sind, werden auf den DAV-Job gebucht.

Was aus einem KV in awork wird

awork verwendet den Kunden des DAV-Etats. Über die DAV-ID bleibt derselbe awork-Kunde auch nach einer Umbenennung zugeordnet. Gibt es keinen Treffer, sucht awork nach einem Kunden mit demselben Namen oder legt einen an. Die DAV-Kundennummer wird am awork-Kunden als Kontaktinfo „DAV-Kundennummer“ angezeigt.

• KV: Wird zur Aufgabenliste „KV-Nummer - KV-Name“

• Position: Wird zur Aufgabe. Wenn eine Positionsgruppe vorhanden ist, lautet der Name in der Regel „Positionsgruppe - Position“. Fehlt der Gruppenname oder ist er identisch mit dem Positionsnamen, verwendet awork nur den Positionsnamen

• Beschreibung: Der Positionstext aus DAV wird zur Aufgabenbeschreibung

• Projektbeschreibung: Bei einem automatisch angelegten Job-Projekt übernimmt awork die Beschreibung des DAV-Jobs nur beim Anlegen. Bei anderen automatisch angelegten Projekten bleibt die Projektbeschreibung leer.

• Fremdleistung: Die Aufgabe erhält den Tag „Fremdleistung“ und keinen Planaufwand

• Projektbudget: Entspricht der Summe der Planaufwände der DAV-Aufgaben

• Projektverantwortlich: Beim Anlegen wird der zuständige User des DAV-Jobs übernommen, wenn es dazu einen awork-User gibt

DAV berechnet das Arbeitszeitbudget einer Position in der Regel aus dem Nettobetrag und dem Stundensatz der Funktion in der Preisliste des Etats. Bei Positionen ohne Funktion verwendet DAV den Durchschnittssatz der Preisliste beziehungsweise nach ersten Buchungen den Durchschnitt der gebuchten Zeit. Ohne passende Stundensätze ist der Planaufwand 0.

Bei freigegebenen KVs berechnet DAV den Planaufwand aus dem Geldbetrag. Bei KVs vor der Freigabe verwendet awork die Positionsmenge nur dann als Planaufwand, wenn die Einheit Stunden ist. Festpreis-Positionen haben vor der Freigabe keinen Planaufwand. Mit der Freigabe können sich die Werte ändern.

Projektvorlagen, Laufzeiten und Projektfelder

Für ein neues Projekt wählt awork die erste passende Vorlage in dieser Reihenfolge:

1. Eine awork-Projektvorlage mit dem Namen der KV-Vorlage in DAV. DAV liefert den Namen der KV-Vorlage nur für KVs, die ab dem 26. Oktober 2026 aus einer Vorlage erstellt wurden.
2. Die Vorlage, die dem Etat zugeordnet ist.
3. Die Vorlage, die dem Kunden des Etats zugeordnet ist.
4. Eine Vorlage mit dem Namen des Etats.
5. Die Standardvorlage.
6. Keine Vorlage, wenn keine Regel zutrifft.

Die Zuordnungen zu Etats und Kunden bleiben auch nach Umbenennungen bestehen. Ist eine zugeordnete awork-Vorlage nicht mehr vorhanden, verwendet awork die nächste passende Regel.

Jede DAV-Position wird als eigene Aufgabe angelegt. awork verknüpft sie nicht automatisch mit gleichnamigen Aufgaben aus der Projektvorlage. Verwende Vorlagen deshalb für Phasen und interne Aufgaben, nicht für Kopien der KV-Positionen. Andernfalls können doppelte Aufgaben entstehen. Zeiten auf Aufgaben aus der Projektvorlage werden auf den DAV-Job gebucht.

Du kannst eine aus DAV angelegte Aufgabe in eine andere Aufgabenliste desselben awork-Projekts verschieben. Die Integration verschiebt sie nicht zurück in die ursprüngliche KV-Liste. Die Verbindung zur DAV-Position bleibt erhalten; Zeiten auf dieser Aufgabe werden weiterhin nach den Regeln für diese Position gebucht.

Du kannst einstellen, ob Start und Ende aus den KV-Leistungszeiträumen, aus Start und Ende des Jobs oder gar nicht aus DAV übernommen werden. In der automatischen Variante nimmt ein Job-Projekt Start und Ende des Jobs. Bei anderen Projekten verwendet awork den frühesten Beginn und das späteste Ende der KV-Leistungszeiträume.

Wenn die Integration keine Laufzeiten aus DAV übernehmen soll, pflegt die Projektleitung diese Daten in awork. Die Integration ändert sie dann nicht.

awork legt bei Bedarf diese Projektfelder an:

• DAV Projekt: Link zum DAV-Job.
• DAV Projektnummer: Projektnummer des Jobs als Textfeld.
• DAV KV-Nummer: KV-Nummern des Projekts als Textfeld, durch Kommas getrennt.
• DAV Kennziffer: Kennziffern der KVs als Textfeld, wenn diese Option aktiviert ist.
• DAV Etat: Etatname als Auswahlfeld, wenn diese Option aktiviert ist.

Die ersten drei Felder werden immer verwendet. Vorhandene Werte in optionalen Feldern bleiben bestehen, wenn die jeweilige Option später deaktiviert wird. DAV Etat ist ein Auswahlfeld, kein Tag.

Weitere Projektmitglieder, Zuständige einzelner Aufgaben, Projektstatus und Projekttyp setzt die Integration nicht.

Jobs im Budgetmodus

Ein markierter Job im Budgetmodus erhält auch ohne KV ein Projekt. Bei der Gruppierung „Job“ nutzt er das Projekt seiner KVs; bei „Job und Kennziffer“ das Projekt seiner KVs ohne Kennziffer. Die Aufgabenliste heißt Geplante Budgets. Für jede Budgetzeile entsteht eine Aufgabe mit Bezeichnung und Funktion, soweit diese Angaben vorhanden sind. Der Planaufwand entspricht den geplanten Stunden der Zeile.

DAV liefert diese Budgetzeilen über eine ältere API. Wenn der Abruf fehlschlägt, kann awork den Job überspringen. Wende dich an den Support, wenn geplante Budgetzeilen fehlen.

Was sich nach der ersten Übertragung ändert

Nach der ersten Übertragung aktualisiert awork die aus DAV übernommenen Daten nach den folgenden Regeln. Projekte, Aufgaben und bereits erfasste Zeiten werden dabei nicht einfach gelöscht, wenn sich Daten in DAV ändern oder wegfallen.

• Neue KVs und Positionen: Neue KVs werden als Aufgabenlisten und neue Positionen als Aufgaben im passenden awork-Projekt ergänzt.

• Geänderte Positionen: Ändern sich Name, Positionstext oder Stunden in DAV, aktualisiert awork Aufgabenname, Beschreibung und Planaufwand. Ist in DAV kein Positionstext vorhanden, bleibt die awork-Beschreibung bestehen. Fehlt der Stundenwert, bleibt der bisherige Planaufwand erhalten. Zuständige, Termine und Aufgabenstatus werden nicht verändert.

• Geänderter KV-Name oder geänderte KV-Nummer: awork benennt die zugehörige Aufgabenliste entsprechend um.

• Geänderte Projektdaten in DAV: Projektname und Projektbudget werden mit den Werten aus DAV aktualisiert. Start und Ende werden entsprechend der gewählten Laufzeiteinstellung übernommen. Wenn keine Laufzeiten aus DAV übernommen werden sollen, bleiben die in awork gepflegten Termine unverändert.

• Entfernte Positionen oder gelöschte KVs: Die zugehörigen Aufgaben bleiben in awork bestehen und erhalten den Tag „in DAV entfernt“. Neue Zeiten auf diesen Aufgaben werden auf den DAV-Job gebucht; bereits übertragene Zeiteinträge wechseln bei ihrer nächsten Änderung auf den Job. Kehrt eine Position zurück, entfernt awork den Tag wieder. Ein gelöschter KV zählt nicht mehr für Projektname, Projektbudget und DAV-Projektfelder.

• Wechsel zwischen Agenturleistung und Fremdleistung: Aufgabe und bereits erfasste Zeiten bleiben erhalten. Wird eine Position zur Fremdleistung, erhält die Aufgabe den Tag „Fremdleistung“ und verliert ihren Planaufwand. Wird sie wieder zur Agenturleistung, entfernt awork den Tag und übernimmt den Planaufwand nach den Regeln für Agenturleistungen.

• Ein KV verlässt die für die Übertragung ausgewählten Status: Projekt und Aufgaben bleiben bestehen, werden für diesen KV aber nicht mehr aktualisiert. Der KV zählt mit dem Stand seines letzten Abgleichs weiter für Projektname, Zeitraum, Budget sowie die Felder „DAV KV-Nummer“ und „DAV Kennziffer“. Neue Zeiten werden auf den Job gebucht. Bestehende Zeitbuchungen bleiben auf ihrer Position und können weiter aktualisiert werden, solange der KV nicht „abgerechnet“ oder „gegen Guthaben verrechnet“ ist. Bei diesen beiden Status sendet awork keine Änderungen oder Löschungen für Zeitbuchungen auf den KV-Positionen.

• Die Synchronisierungsmarkierung an KV und Job wird entfernt: Projekt und Aufgaben bleiben mit dem letzten synchronisierten KV-Stand bestehen, werden aber nicht mehr aktualisiert. Zusätzlich werden für den nicht mehr markierten KV oder Job keine Zeitbuchungen, Änderungen oder Löschungen nach DAV gesendet. Hat kein KV und kein Job des Projekts mehr eine Synchronisierungsmarkierung, gilt dies für alle Zeiten des Projekts. Wird die Markierung wieder gesetzt, läuft der Abgleich im selben awork-Projekt weiter.

• Die Kennziffer eines bereits übertragenen KVs wird geändert: Der KV bleibt im bisherigen awork-Projekt. Das Projektfeld „DAV Kennziffer“ wird aktualisiert, sofern die Befüllung dieses Felds aktiviert ist. Eine geänderte Kennziffer führt nicht dazu, dass der KV automatisch in ein anderes Projekt verschoben wird.

• Ein KV wird in DAV in einen anderen Job umgebucht: Der KV bleibt im zuerst zugewiesenen awork-Projekt. Seine Aufgaben erhalten den Tag „in DAV umgebucht“ und können bei Bedarf von Hand verschoben werden. Zeiten auf diesen Aufgaben gehen auf den neuen DAV-Job und dessen Positionen. Wird der KV in den ursprünglichen Job zurückgebucht, entfernt awork den Tag wieder. Ausnahme: Bei der Gruppierung KV und bei einem manuell verknüpften Projekt folgt das awork-Projekt dem neuen DAV-Job. In diesen Fällen wird der Tag „in DAV umgebucht“ nicht gesetzt.

• Eine Aufgabe oder ein Projekt wird in awork bearbeitet: Änderungen in awork bleiben bestehen, bis sich die entsprechenden Daten in DAV ändern. Ändert sich dort die Position oder ändern sich Name, Zeitraum oder Budget des Projekts, übernimmt awork die betreffenden Werte wieder aus DAV. Start und Ende werden nur übernommen, wenn die Laufzeiteinstellung dies vorsieht.

• Eine DAV-Aufgabe wird in awork gelöscht: awork legt die Aufgabe erneut an, sobald sich die zugehörige Position in DAV ändert. Das Löschen in awork verhindert also nicht dauerhaft, dass diese Position wieder als Aufgabe erscheint.

• Ein verknüpftes Projekt wird in awork gelöscht: Die zugehörige DAV-Gruppe wird nicht mehr übertragen. Wird das Projekt aus dem Papierkorb wiederhergestellt, verknüpft der nächtliche Abgleich es erneut mit DAV.

• Eine Aufgabe wird in awork von Hand angelegt: Die Aufgabe bleibt bestehen und wird von der Integration nicht entfernt. Zeiten auf dieser Aufgabe werden auf den DAV-Job gebucht, nicht auf eine KV-Position.

• Der Awork-Link eines bereits zugeordneten KVs wird geändert: awork ignoriert die Änderung. Ein Link am KV wird nur berücksichtigt, solange der KV noch keinem awork-Projekt zugeordnet ist.

• Die Kundennummer wird in DAV geändert: Die Kontaktinfo „DAV-Kundennummer“ am awork-Kunden wird beim nächsten Abruf aktualisiert. Ist in DAV keine Kundennummer mehr vorhanden, entfernt awork die Kontaktinfo. Wird die Kontaktinfo direkt in awork geändert, bleibt diese Änderung bis zur nächsten Änderung der Kundennummer in DAV bestehen.

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Wie die Zeiterfassung nach DAV läuft

Wer die Zeit in DAV erhält

awork ordnet den Zeiteintrag zuerst dem DAV-User mit derselben geschäftlichen E-Mail-Adresse zu. Gibt es keine passende Zuordnung, kann ein im Setup festgelegter Sammel-User die Zeit erhalten. Ohne passende Zuordnung und ohne Sammel-User wird die Zeit nicht übertragen.

Ein DAV-User braucht mindestens eine Funktion. awork wählt die Funktion für eine Buchung in dieser Reihenfolge:

1. Die Funktion des Users, deren Name der Tätigkeit des Zeiteintrags entspricht

2. Die Funktion der Position oder Budgetzeile, sofern der User diese Funktion hat

3. Die Standardfunktion des Users

Hat der User keine passende Funktion, schlägt die Buchung fehl. Funktionen in DAV und Tätigkeiten in awork werden nur über ihren Namen zugeordnet. Wenn du den Namen in einem der beiden Systeme änderst, passt die Zuordnung nicht mehr.

Wenn ein Sammel-User verwendet wird, beginnt der Buchungstext zusätzlich mit dem Namen des awork-Users, dessen Zeit übertragen wird.

Auf welchen Job oder welche Position die Zeit gebucht wird

• Aufgabe einer KV-Position: Die Zeit geht auf die Position, wenn sie noch besteht, Zeiterfassung erlaubt und ihr KV einen übertragenen Status hat. Andernfalls geht die Zeit auf den Job

• Andere Projektaufgaben: Zeiten auf Vorlagen-Aufgaben, selbst angelegten Aufgaben und Budgetzeilen werden auf den Job gebucht

• Projekt mit DAV-Projektnummer: Zeiten können auf den Job mit dieser Nummer gebucht werden, auch wenn das awork-Projekt nicht ursprünglich aus DAV stammt

• Projekt ohne DAV-Bezug: Die Zeit wird nicht nach DAV übertragen

awork richtet sich nach der Aufgabe und dem Projekt. Tags wie „Fremdleistung“ leiten die Zeit nicht um. Auch Zeiten auf Unteraufgaben werden wie Zeiten auf der Hauptaufgabe behandelt. Wenn DAV eine im Projektfeld „DAV Projektnummer“ eingetragene Nummer nicht kennt, überspringt awork die Zeit ohne Fehlermeldung.

Welche Zeitdaten übertragen werden

• Datum: Der Kalendertag des Zeiteintrags in seiner Zeitzone.
• Dauer: Exakt in Sekunden, ohne Rundung.
• Text: Die Notiz des Zeiteintrags. Ist keine Notiz vorhanden, verwendet awork den Aufgabennamen. Wenn die Option zum Voranstellen des Aufgabennamens aktiviert ist, lautet der Text bei vorhandener Notiz „Aufgabe, Notiz“.
• Externe ID: Die ID des awork-Zeiteintrags. Sie verbindet den Eintrag in awork mit der Buchung in DAV.

Bei Buchungen auf einen Sammel-User wird dem Text zusätzlich der Name des awork-Users vorangestellt, dessen Zeit übertragen wird.

Startzeit, Endzeit und die Information, ob ein Eintrag abrechenbar ist, werden nicht übertragen. Laufende Timer werden erst nach dem Stoppen gesendet. Zeiten vor dem eingerichteten Stichtag werden nie übertragen.

Änderungen, Löschungen und geschützte Zeitbuchungen

Wenn ein Eintrag in DAV geändert oder gelöscht wurde, schützt awork den DAV-Stand ebenfalls. Vor einer Änderung oder Löschung prüft awork den Eintrag in DAV. Weichen Job, Position, Funktion, User, Datum oder Dauer von der zuletzt gesendeten Version ab oder wurde der Eintrag in DAV gelöscht, sendet awork keine Änderung, Löschung oder Neuanlage. Der Text wird bei diesem Vergleich nicht berücksichtigt.

Wenn ein KV lediglich aus den übertragbaren Status herausfällt, bleiben bestehende Zeiteinträge auf der Position und Änderungen an ihnen werden weiter nach DAV gesendet. Neue Zeit geht dann auf den Job. Wird die Synchronisierungsmarkierung entfernt, werden keine Zeiten mehr gesendet.

Fehlgeschlagene Buchungen werden für Einträge der letzten 14 Tage im nächtlichen Lauf erneut versucht, sofern das Projekt von der Integration angelegt oder verknüpft wurde. Ältere Einträge kann der Support manuell erneut senden.

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Abwesenheiten aus DAV übernehmen

Die Übertragung genehmigter Abwesenheiten kann bei der Einrichtung deaktiviert werden; standardmäßig ist sie aktiviert. Sie läuft nur von DAV nach awork und umfasst nur Abwesenheitsarten, die in DAV die Kapazität mindern, zum Beispiel Urlaub. Homeoffice wird nicht übernommen.

• Nur User mit zugeordnetem DAV-User erhalten synchronisierte Abwesenheiten

• Ein DAV-Antrag wird als awork-Abwesenheit übernommen, auch wenn DAV ihn als einzelne Tage speichert

• Änderungen an den Daten in DAV aktualisieren die awork-Abwesenheit

• Stornierte, abgelehnte oder gelöschte Abwesenheiten werden in awork entfernt

• Ein einzelner halber Tag bleibt ein halber Tag. Halbe Tage innerhalb mehrtägiger Anträge werden zu ganzen Tagen

• Jeder Abruf liest Abwesenheiten 60 Tage zurück und bis zu 400 Tage in die Zukunft

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Wann die Synchronisierung läuft

• Regulärer Abruf: Standardmäßig alle fünf Minuten. Das Intervall lässt sich zwischen 1 und 1.440 Minuten einstellen

• Webhook aus DAV: Änderungen an KV, Job, Etat oder Kunde können einen sofortigen Abruf auslösen

• Nächtlicher Abgleich: Täglich zwischen 2 und 5 Uhr UTC liest awork KVs erneut, prüft verknüpfte Projekte, sendet geänderte Zeiten erneut und versucht fehlgeschlagene Zeiten der letzten 14 Tage sowie Löschungen der letzten 48 Stunden nachzuholen

Ist kein Webhook registriert, läuft der reguläre Abruf trotzdem weiter. Änderungen aus DAV werden dann beim nächsten Abruf erkannt. Abwesenheiten werden beim Nachtlauf nicht abgeglichen. Wenn zwei awork-Workspaces denselben DAV-Mandanten verwenden, erhält nur einer die Webhooks; der andere arbeitet über den regulären Abruf.

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Grenzen der Integration

• Ein KV bleibt seinem ersten Projekt zugeordnet. Eine spätere Änderung der Gruppierung oder des DAV-Jobs verschiebt ihn nicht automatisch

• Funktionen und Tätigkeiten werden über den Namen zugeordnet. Eine Umbenennung in DAV oder awork kann die Zuordnung unterbrechen

• Ein DAV-Mandant mit zwei awork-Workspaces kann Webhooks nur an einen Workspace senden. Der zweite Workspace synchronisiert über den regulären Abruf

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Tipps zur Fehlerbehebung

Prüfe bei einem Problem zuerst die Daten und Einstellungen in DAV. Wenn ein erneuter Abgleich oder eine Prüfung der DAV-Protokolle nötig ist, hilft dir der awork-Support.

Ein Kostenvoranschlag fehlt in awork

Prüfe in DAV:

• Ist beim Kostenvoranschlag die Checkbox Mit awork synchronisieren aktiviert?

• Hat der Kostenvoranschlag einen Status, der für eure Integration zur Übertragung vorgesehen ist?

• Steht der zugehörige Job auf aktiv oder abzurechnen?

• Handelt es sich um einen Retainer-Kostenvoranschlag? Diese werden standardmäßig nicht übertragen.

Wenn du ein bestehendes awork-Projekt über das Feld Awork Link am Job oder Awork-Link am Kostenvoranschlag verknüpft hast, prüfe außerdem, ob dort genau ein gültiger Projektlink steht und sich das Projekt öffnen lässt.

Möglicherweise hat die nächste Synchronisierung noch nicht stattgefunden. Fehlt der Kostenvoranschlag weiterhin, kontaktiere den awork-Support.

Kostenvoranschläge werden nicht mehr aktualisiert

Prüfe, ob das Feld Mit awork synchronisieren in DAV noch vorhanden ist und nicht umbenannt wurde. Wurde es entfernt oder verändert, wende dich an eure DAV-Administration und den awork-Support.

Ein Kostenvoranschlag erscheint im falschen Projekt

Ein Kostenvoranschlag wird bei der ersten Übertragung einem awork-Projekt zugeordnet. Spätere Änderungen an der Gruppierung verschieben ihn nicht automatisch.

Wurde der Kostenvoranschlag in DAV umgebucht, können seine Aufgaben in awork den Tag in DAV umgebucht tragen.

Du kannst die betroffenen Aufgaben in awork manuell verschieben. Die Zuordnung ihrer Zeiten zur DAV-Position bleibt dabei erhalten. Neue Positionen des Kostenvoranschlags werden jedoch weiterhin im ursprünglich zugeordneten Projekt angelegt.

Aufgaben sind doppelt vorhanden

Enthält eure Projektvorlage bereits Aufgaben, die auch als Positionen aus DAV übertragen werden, können sie doppelt erscheinen.

• Erfasse Zeiten auf der aus DAV übertragenen Aufgabe.

• Prüfe vor dem Erledigen oder Löschen der Vorlagen-Aufgabe, ob dort bereits Zeiten erfasst wurden.

• Entferne entsprechende Aufgaben aus der Projektvorlage, um Doppelungen in neuen Projekten zu vermeiden.

Eine Aufgabe trägt den Tag „in DAV entfernt“

Dieser Tag bedeutet, dass die zugehörige Position oder der Kostenvoranschlag in DAV entfernt wurde.

Prüfe, ob die Aufgabe in awork noch benötigt wird. Du kannst sie anschließend erledigen oder löschen. Berücksichtige dabei bereits erfasste Zeiten.

Ein Zeiteintrag fehlt in DAV

Prüfe zunächst:

• Ist der Timer gestoppt? Laufende Timer werden erst nach dem Stoppen übertragen.

• Liegt die Zeit nach dem vereinbarten Übertragungsstichtag? Zeiten vor diesem Datum werden nicht übertragen.

• Hat das Projekt einen DAV-Bezug? Zeiten ohne Projekt oder auf Projekten ohne DAV-Bezug werden nicht übertragen.

• Ist „Mit awork synchronisieren“ weiterhin aktiviert? Prüfe die Markierung am zugehörigen Kostenvoranschlag oder Job.

• Stimmen die E-Mail-Adressen überein? Die geschäftliche E-Mail-Adresse in awork muss mit der E-Mail-Adresse des DAV-Benutzers übereinstimmen.

• Hat der DAV-Benutzer mindestens eine Funktion? Ohne zugewiesene Funktion kann DAV keine Zeitbuchung für diesen Benutzer annehmen.

Bei einem manuell angebundenen Projekt prüfe außerdem, ob im Projektfeld „DAV Projektnummer“ die Nummer eines vorhandenen DAV-Jobs steht.

Wenn du eine E-Mail-Adresse oder Funktion korrigiert hast und die Zeit weiterhin fehlt, kontaktiere den awork-Support. Dieser kann die erneute Übertragung prüfen.

Zeit wird auf den Job statt auf eine Position gebucht

Das kann vorgesehenes Verhalten sein. Zeiten werden auf den Job gebucht, wenn:

• sie auf einer manuell angelegten Aufgabe oder einer Aufgabe aus der Projektvorlage erfasst wurden,

• sie auf einer Aufgabe aus „Geplante Budgets“ erfasst wurden,

• die DAV-Position keine Zeiterfassung erlaubt,

• der Kostenvoranschlag keinen für die Übertragung vorgesehenen Status mehr hat,

• die zugehörige Position in DAV entfernt wurde.

Prüfe, auf welcher Aufgabe die Zeit in awork erfasst wurde und ob die zugehörige DAV-Position weiterhin vorhanden ist und Zeiterfassung erlaubt.

Eine Zeitbuchung hat in DAV die falsche Funktion

Prüfe, ob die Tätigkeit des Zeiteintrags in awork genauso heißt wie die gewünschte Funktion in DAV und ob diese Funktion dem DAV-Benutzer zugewiesen ist.

Findet sich keine passende Funktion, verwendet die Integration die Funktion der Position oder Budgetzeile, sofern der Benutzer sie besitzt. Andernfalls wird seine Standardfunktion verwendet.

Korrigiere bei Bedarf die Namen oder die Funktionszuweisung. Für die erneute Übertragung bestehender Zeiten wende dich an den awork-Support.

Änderungen oder Löschungen einer Zeit kommen nicht in DAV an

In folgenden Fällen werden Änderungen aus awork bewusst nicht mehr übertragen:

• Der zugehörige Kostenvoranschlag ist abgerechnet oder gegen Guthaben verrechnet.

• Der Zeiteintrag wurde in DAV bereits geändert oder gelöscht.

Prüfe den KV-Status und den Zeiteintrag in DAV. Notwendige Korrekturen an diesen geschützten Einträgen musst du direkt in DAV vornehmen. Änderungen aus DAV werden nicht nach awork zurückübertragen.

Projektlinks fehlen in DAV oder eine manuelle Verknüpfung funktioniert nicht

Prüfe, ob die Felder Awork Link am Job und Awork-Link am Kostenvoranschlag vorhanden sind.

Fehlen die Felder oder funktioniert die Verknüpfung trotz eines gültigen Projektlinks nicht, bitte DAV, die Felder und ihre Einrichtung zu prüfen.

Ein Projekt, eine Aufgabenliste oder eine Aufgabe wurde unerwartet doppelt angelegt

Prüfe in awork, welche Einträge doppelt vorhanden sind und ob darin bereits Aufgaben oder Zeiten liegen. Kontaktiere den awork-Support, bevor du die vermeintlichen Duplikate löschst.

Das Problem besteht weiterhin?

Schicke dem awork-Support den Link zum betroffenen awork-Projekt, die Job- oder KV-Nummer aus DAV und eine kurze Beschreibung. Bei fehlenden Zeiten helfen zusätzlich Datum und Dauer des betroffenen Zeiteintrags sowie Screenshots aus awork und DAV.

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FAQ

Ist die Integration kostenpflichtig?

Nein, die DAV Integration ist in eurem awork Plan inkludiert.

Kann ich die DAV-Integration selbst aktivieren?

Nein. Wende dich bitte an den awork-Support. Der Support richtet die Integration ein.

Welche Daten bleiben in DAV?

Preise, Budgets in Euro, Rechnungen und Retainer-Objekte bleiben in DAV. awork übernimmt KVs, Positionen und daraus abgeleitete Aufgaben und Planaufwände.

Wie oft werden Daten synchronisiert?

Der reguläre Abruf läuft standardmäßig alle fünf Minuten. Ein registrierter Webhook kann bei Änderungen an KV, Job, Etat oder Kunde einen sofortigen Abruf auslösen. Zusätzlich gibt es einen nächtlichen Abgleich.

Warum wird meine Zeit nicht nach DAV übertragen?

Prüfe, ob der Timer gestoppt wurde, das Datum am oder nach dem eingerichteten Stichtag liegt, das Projekt einen DAV-Bezug hat und deine geschäftliche E-Mail-Adresse in beiden Systemen übereinstimmt. Dein DAV-User braucht außerdem mindestens eine Funktion. Bei Bedarf kann ein eingerichteter Sammel-User Zeiten übernehmen.

Werden Änderungen an Zeiteinträgen aus DAV nach awork übernommen?

Nein. awork synchronisiert Zeiteinträge in Richtung DAV. Wenn ein Eintrag in DAV geändert oder gelöscht wurde, sendet awork keine abweichende Änderung oder Löschung und legt den Eintrag nicht erneut an.

Werden Abwesenheiten in beide Richtungen synchronisiert?

Nein. Genehmigte, kapazitätsmindernde Abwesenheiten werden optional nur von DAV nach awork übertragen. Wenn du dafür bereits ein anderes System nutzt, deaktiviere die DAV-Abwesenheitssynchronisierung.

Was passiert, wenn ich die Integration deaktiviere?

Die Synchronisierung wird angehalten und der Webhook in DAV abgeschaltet. Projekte, Aufgaben und Zeiteinträge in awork und DAV bleiben bestehen und werden nicht gelöscht.