helloHQ Integration

Verbinde die Projektabwicklung in awork mit den kaufmännischen Prozessen in helloHQ (CRM, Angebote, Abrechnung und Controlling) und halte beide Systeme über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg synchron.

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Hauptvorteile und Anwendungsfälle

Nutze die helloHQ-Integration, wenn du doppelte Dateneingaben reduzieren und gleichzeitig eine höhere Datenqualität in deinen Projekten erreichen möchtest:

• Projekte in beiden Tools synchron halten, indem Projektdaten von helloHQ nach awork übertragen werden
• Eine gemeinsame Projektstruktur nutzen, indem Phasen (Listen) und Aufgaben bidirektional synchronisiert werden
• Ressourcen- und Kapazitätsplanung durch synchronisierte Zuweisungen und (optional) Abwesenheiten unterstützen
• Zeiteinträge für Abrechnung und Controlling übertragen, indem in awork erfasste Zeiten nach helloHQ synchronisiert werden

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Einrichtung der helloHQ-Integration

Die helloHQ × awork Integration wird durch den helloHQ Support aktiviert.

Aktivierung durch den helloHQ Support anfordern

1. Sende eine E-Mail an: support@hellohq.io
2. Bitte gib dabei folgende Informationen an:
3. Deine Synchronisationseinstellungen
4. Informationen zu deinen Workspaces (inklusive des awork API-Keys)
5. Die unten aufgeführten Bestätigungen zur Einrichtung

Synchronisationseinstellungen

• Sollen Aufgaben und Zeiteinträge synchronisiert werden? Ja / Nein
• Soll die Synchronisation nur von awork nach helloHQ erfolgen? Ja / Nein
• Sollen Abwesenheiten synchronisiert werden? Ja / Nein
  Falls ja: Ab welchem Datum sollen Abwesenheiten synchronisiert werden?

Workspace-Informationen

• URL deines helloHQ Workspaces
• URL deines awork Workspaces
• awork API-Key

Zusätzliche Informationen

• Wurde bereits die alte Version der helloHQ-Integration verwendet? Ja / Nein
• Soll die helloHQ-Projektnummer im awork-Projektnamen angezeigt werden? Ja / Nein

Erforderliche Voraussetzungen bestätigen

• Gleiche E-Mail-Adressen: Alle Teammitglieder verwenden in beiden Systemen dieselbe E-Mail-Adresse.
• Zuordnung von Aufgabentypen: Die Aufgabentypen in helloHQ entsprechen den Tätigkeiten in awork.
• Zuordnung von Statuswerten: Die Statuswerte stimmen zwischen beiden Systemen überein.
• Projektvorlagen in beiden Systemen: Alle Projektvorlagen in helloHQ sind ebenfalls als Projektvorlagen in awork eingerichtet.

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Welche Daten synchronisiert die helloHQ-Integration?

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Welche Daten werden nicht synchronisiert?

Die folgenden Daten werden nicht übertragen:

• CRM- und Lead-Daten
• Angebotsinhalte
• Kundendaten
• Projektstatus
• Abrechnungs- und Rechnungsdaten
• Controlling-Daten
• Aufgaben-Checklisten
• Änderungen der Aufgabenreihenfolge nach der ersten Synchronisation
• In helloHQ erfasste Zeiteinträge

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So arbeiten helloHQ und awork zusammen

1. Angebots- und Projekterstellung (helloHQ)

Leads, Angebote und die Projektanlage erfolgen in helloHQ.

Wird ein Projekt in helloHQ erstellt - direkt oder aus einem Angebot heraus -, kann es sofort nach awork synchronisiert werden.

Folgende Informationen werden automatisch übertragen:

• Projektname
• Kunde
• Startdatum
• Enddatum

2. Projektplanung (helloHQ → awork)

Nach der Synchronisation gilt:

• helloHQ-Phasen werden zu Aufgabenlisten in awork
• helloHQ-Aufgaben werden zu awork-Aufgaben

Ab diesem Zeitpunkt werden Änderungen in beiden Systemen automatisch synchronisiert.

Projektvorlagen in helloHQ sollten ebenfalls als Projektvorlagen in awork vorhanden sein.

3. Projektumsetzung und Zeiterfassung (awork)

Die tägliche Projektarbeit findet in awork statt, einschließlich:

• Aufgaben und Unteraufgaben
• Zuweisungen
• Kapazitätsplanung
• Zeiterfassung

Die Kapazitätsplanung berücksichtigt:

• Ressourcenzuweisungen aus helloHQ
• Abwesenheiten aus helloHQ (falls aktiviert)

4. Übertragung von Zeiten (awork → helloHQ)

In awork erfasste Zeiten werden automatisch nach helloHQ übertragen und dort dem entsprechenden Projekt sowie der passenden Aufgabe zugeordnet.

Diese Zeiten können anschließend verwendet werden für:

• Abrechnung
• Projektcontrolling
• Rentabilitätsanalysen

5. Abrechnung und Controlling (helloHQ)

Alle abrechnungsrelevanten Prozesse werden ausschließlich in helloHQ durchgeführt:

• Verrechnungssätze
• Rechnungsstellung
• Projektcontrolling
• Profitabilitätsanalysen

Synchronisierte Zeiteinträge werden automatisch den passenden Verrechnungssätzen zugeordnet.

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Synchronisationsdetails und Regeln

Aufgabensynchronisation

Folgende Eigenschaften werden zwischen awork und helloHQ synchronisiert:

• Name
• Beschreibung
• Zuweisungen (Staffing)
• Startdatum
• Enddatum
• Sollwert
• Aufgabentyp
• Aufgabenstatus

Zuordnung von Aufgabentypen und Statuswerten

Damit die Synchronisation korrekt funktioniert:

• Die Aufgabentypen in helloHQ müssen den Tätigkeiten in awork entsprechen.
• Die Statuswerte innerhalb der Aufgabentypen müssen mit den Aufgabenstatus in awork übereinstimmen.

One-way-Synchronisation (awork → helloHQ)

Auf Wunsch kann die Aufgabensynchronisation ausschließlich von awork nach helloHQ erfolgen.

Dies ist besonders sinnvoll, wenn:

• Komplexe Projektstrukturen in helloHQ gepflegt werden
• Weitere Integrationen (z. B. Jira) genutzt werden

Zeitsynchronisation

• Keine Rücksynchronisation: In helloHQ erfasste Zeiten werden nicht nach awork übertragen.
• Änderungen und Löschungen: Bearbeitete oder gelöschte Zeiteinträge werden zwischen beiden Systemen synchronisiert.
• Standardaufgabe für Zeiten ohne Aufgabe: Zeiteinträge, die in awork ohne Aufgabenbezug erfasst werden, werden in helloHQ der Administrationsaufgabe zugeordnet.
• Synchronisation des abrechenbar-Flags: Wenn die helloHQ-Einstellung „Reportings automatisch angenommen“ deaktiviert ist, wird zusätzlich das Abrechenbar-Flag aus awork synchronisiert.

Abwesenheitssynchronisation

Die Synchronisation von Abwesenheiten ist optional und kann deaktiviert werden.

• Führendes System: helloHQ ist das führende System.
• Synchronisationsrichtung: Abwesenheiten werden ausschließlich von helloHQ nach awork übertragen.
• Unterstützte Abwesenheiten: Es werden nur ganztägige Abwesenheiten synchronisiert.
• Überschreiben von Änderungen: In awork erstellte oder bearbeitete Abwesenheiten werden durch die Daten aus helloHQ überschrieben.
• Folgende Abwesenheitsarten werden nicht synchronisiert: Homeoffice und Persönliche Abwesenheiten, da diese die Kapazitätsplanung nicht beeinflussen

Startdatum für die Synchronisation

Bei der Einrichtung muss ein Startdatum definiert werden. Nur Abwesenheiten, die an oder nach diesem Datum beginnen, werden synchronisiert.

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Fehlerbehebung und Best Practices

• Zeiteinträge werden nicht synchronisiert: Prüfe, ob die betreffende Person in beiden Systemen vorhanden ist und in beiden Systemen dieselbe E-Mail-Adresse verwendet.
• Aufgaben werden nicht korrekt synchronisiert: Prüfe, ob die Aufgabentypen den Tätigkeiten in awork entsprechen und ob die Statuswerte zwischen beiden Systemen übereinstimmen
• Abwesenheiten sehen in awork falsch aus: Denke daran: helloHQ ist das führende System und überschreibt Änderungen an Abwesenheiten in awork.
• Arbeiten mit Checklisten: Aufgaben-Checklisten werden nicht synchronisiert.
• Änderungen der Aufgabenreihenfolge: Änderungen an der Reihenfolge von Aufgaben nach der ersten Synchronisation werden nicht übertragen.

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Weitere Ressourcen

Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung findest du im helloHQ Integrationsleitfaden im helloHQ Help Center.

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FAQ

Welches System ist für Abwesenheiten führend?

helloHQ ist das führende System. Abwesenheiten werden ausschließlich von helloHQ nach awork synchronisiert. Änderungen in awork werden durch helloHQ überschrieben.

Warum werden meine Zeiteinträge nicht nach helloHQ synchronisiert?

Zeiteinträge werden nur synchronisiert, wenn die betreffende Person in beiden Systemen existiert und in beiden Systemen dieselbe E-Mail-Adresse verwendet.

Werden in helloHQ erfasste Zeiten nach awork übertragen?

Nein. In helloHQ erfasste Zeiteinträge werden nicht nach awork synchronisiert.

Werden Aufgaben-Checklisten synchronisiert?

Nein. Aufgaben-Checklisten werden nicht synchronisiert.

Kann die Integration auch nur in eine Richtung synchronisieren?

Ja. Die Aufgabensynchronisation kann auf Wunsch ausschließlich von awork nach helloHQ erfolgen.