AI-Kontext in awork Docs aufbauen

Hinterlege Agentur- und Kundenwissen in awork Docs, damit awork Agents mit dem richtigen Kontext arbeiten können.

---

Hauptvorteile und Anwendungsfälle

Gute AI-Ergebnisse beginnen mit dem richtigen Kontext. Eure Agenten brauchen Informationen über eure Agentur, eure Kunden und eure Arbeitsweise.

Der zentrale Ort dafür ist der Docs-Bereich. Dort baut ihr die Wissensstruktur auf, mit der eure Agenten arbeiten.

Zusätzlich nutzen Agenten den Kontext, in dem sie laufen:

• Projekt und Task

• Erwähnte Dokumente

• Erwähnte Kunden

Je gepflegter eure Docs und Projekte sind, desto besser sind die Ergebnisse.

---

Agentur-Kontext einrichten

Wir empfehlen, eure Agenturinformationen in klar getrennten Bereichen aufzubauen. So bleibt der Kontext übersichtlich und einzelne Docs werden nicht unnötig umfangreich.

Für den Agentur-Kontext empfehlen wir diese Bereiche:

1. Profil und Leistungen

2. Arbeitsweisen und Methoden

3. Rate Cards und Preise

4. Interne Richtlinien

5. Corporate Design und Ton

1. Profil und Leistungen

Beschreibt kurz, wofür eure Agentur steht und was ihr anbietet.

Hinterlegt zum Beispiel:

• Agenturprofil: Branche, Ausrichtung und relevante Kunden

• Leistungen: Eure zentralen Angebote

• Teamstruktur: Bereiche, Gewerke oder andere relevante Strukturen

Die Informationen sollten so verständlich sein, dass sich auch ein neues Teammitglied schnell orientieren kann.

2. Arbeitsweisen und Methoden

Dokumentiert eure Standardabläufe und wiederkehrenden Arbeitsweisen.

Ein Beispiel für einen Standard-Projektablauf:

1. Briefing-Eingang

2. Briefing-Check

3. Re-Briefing-Call mit dem Kunden

4. Konzept und Kostenvoranschlag

5. Design und Text

6. Interne Qualitätssicherung

7. Schriftliche Kundenfreigabe

8. Produktion, Reinzeichnung oder Druckunterlagen

Hinterlegt hier außerdem verbindliche Grundsätze für Projekte.

Beispiele aus dem Setup:

• Eine Korrekturschleife ist im Standard enthalten

• Freigaben erfolgen immer schriftlich

• Vor jeder Druckunterlage erfolgt eine rechtliche Prüfung

3. Rate Cards und Preise

Hinterlegt eure Standard-Stundensätze.

Ihr könnt diese nach Gewerk, Senioritätslevel oder eurer internen Organisation strukturieren.

4. Interne Richtlinien

Dokumentiert Regeln, die für eure tägliche Zusammenarbeit wichtig sind.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Dateiablage und Naming

• Umgang mit vertraulichen Daten

• KI-Nutzung

• Kundenkommunikation

5. Corporate Design und Ton

Hinterlegt die Informationen, die eure AI für Inhalte und Kommunikation braucht.

Dazu gehören:

• Markenidee

• Logo und Logoregeln

• Primär- und Signalfarben

• Typografie

• Tonalität

Das ist besonders relevant, wenn eure AI beispielsweise Mails formuliert oder Kostenvorschläge zusammenbaut.

---

Kunden-Kontext einrichten

Legt für jeden Kunden einen eigenen Bereich an. Die Struktur sollte bei allen Kunden möglichst gleich sein.

Empfohlene Bereiche:

1. Marke und Tonalität

2. Stakeholder und Freigabeprozess

3. Konditionen und Besonderheiten

4. Personas

1. Marke und Tonalität

Hinterlegt die wichtigsten Informationen zur Marke.

Dazu gehören:

• Markenkern

• Tonalität

• Visuelle Identität

• Rechtliche und regulatorische Vorgaben

2. Stakeholder und Freigabeprozess

Dokumentiert alle relevanten Ansprechpartner und ihre Zuständigkeiten.

Hinterlegt:

• Namen

• Rollen

• Zuständigkeiten

• Freigabeprozesse

• Reaktionszeiten

So ist klar, wer welche Inhalte freigeben darf.

3. Konditionen und Besonderheiten

Hinterlegt individuelle Vereinbarungen, die von euren Standardkonditionen abweichen.

Dazu können gehören:

• Angepasste Stundensätze

• Retainer-Konditionen

• Monatliche Pauschalen

• Besondere Regeln der Zusammenarbeit

• Zeiträume mit besonderer Priorität

Beispiele:

• Keine Motive mit Wettbewerbsprodukten

• Saisonkampagnen für Frühjahr und Weihnachten haben Vorrang

• Die Zusammenarbeit erfolgt per Du

4. Personas

Dokumentiert die Personas eurer Kunden in awork Docs.

So können sowohl euer Team als auch eure AI später auf dieselben Informationen zugreifen.

---

Workspace-Kontext erstellen

Mit awork Docs schafft ihr eine strukturierte Wissensbasis für eure AI mit allen wichtigen Details zur Agentur, Kunden, Methoden oder konkrete Richtlinien.

Workspace-Kontext (Einstellungen > Workspace-Kontext) bildet dabei die gemeinsame Grundlage: Hier hinterlegt ihr die wichtigsten Informationen über eure Organisation, eure Arbeitsweise und eure allgemeinen Regeln:

• wer sind wir
• wie arbeiten wir
• welche Begriffe verwenden wir
• welche allgemeinen Regeln und Standards gelten
• welche Rollen und Zuständigkeiten gibt es

Diese Informationen stehen allen AI-Agenten als gemeinsamer Kontext zur Verfügung.

Die ausführlicheren und spezifischeren Informationen könnt ihr in euren Docs strukturieren und dort weiter pflegen.

---

Best Practices für AI-Kontext

• Baut euren Kontext nicht komplett auf einmal auf. Startet mit den Informationen, die für eure Agentur und eure Kunden am wichtigsten sind.
• Achtet dabei auf eine klare Trennung zwischen allgemeinem Agenturwissen und kundenspezifischen Informationen.
• Dokumentiert Regeln, Rollen und Arbeitsweisen so, dass sie auch für ein neues Teammitglied verständlich wären.
• Je mehr relevantes Wissen bereits in awork Docs dokumentiert ist, desto weniger davon müsst ihr wiederholt in Prompts erklären.

---

FAQ

Welche Informationen gehören in den Agentur-Kontext?

Dazu gehören z.B. Profil und Leistungen, Arbeitsweisen und Methoden, Rate Cards und Preise, interne Richtlinien sowie Corporate Design und Ton.

Welche Informationen gehören in den Kunden-Kontext?

Für jeden Kunden empfehlen wir Informationen zu Marke und Tonalität, Stakeholdern und Freigabeprozessen, Konditionen und Besonderheiten sowie Personas.

Muss ich Informationen jedes Mal in den Prompt schreiben?

Nein. Informationen, die bereits in euren Dokumenten stehen, müssen nicht jedes Mal in einen Prompt geschrieben werden.

Welche zusätzlichen Informationen nutzen Agents?

Agenten nutzen neben den Docs auch den Kontext, in dem sie laufen. Dazu gehören Projekt und Aufgabe, erwähnte Dokumente und erwähnte Kunden.

Kann sich ein Agent Informationen dauerhaft merken?

Nur, wenn ihr das ausdrücklich bestätigt.

Wie detailliert sollte der Kontext sein?

Startet mit den Basisinformationen und erweitert euren Kontext Schritt für Schritt. Relevant sind vor allem Informationen, Regeln und Arbeitsweisen, die für eure tägliche Arbeit wichtig sind.