Mit Teams arbeiten

In awork lassen sich Teams anlegen und User & Projekte diesen Teams zuordnen. Damit ist es möglich Arbeitsbereiche abzutrennen.

Erfahre, wie du mit Teams Projekte und User*innen in deinem Workspace gruppierst und die Sichtbarkeit auf das eigene Team beschränkst.

So sehen Teams bei Bedarf nur ihre eigenen Projekte – und nicht die der anderen.

🔐 Teams können ab dem Standard-Plan genutzt werden.

Hauptvorteile und Anwendungsfälle

Projekte und User*innen gruppieren für klare Zuständigkeiten
Sichtbarkeit einschränken, damit Teams nur ihre eigenen Projekte und/oder User*innen sehen
Nach Teams filtern in Bereichen wie Teamplanung, Aufgaben, Projektübersicht, User-Übersicht und Zeitauswertungen

Teams anlegen

Du verwaltest Teams unter Einstellungen > Teams.

Wichtig: Solange du keine Teams angelegt hast, siehst du keine Optionen, um User*innen oder Projekte Teams zuzuweisen oder nach Teams zu filtern.

Navigiere zu Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) und wähle Teams
Klicke auf den + Team-Button
Gib einen Namen ein und wähle Farbe und Icon
Speichere das Team

Nach dem Anlegen wird dir direkt eine User-Auswahl angezeigt, damit du das Team sofort besetzen kannst.

Icons mit einem kleinen blauen Haken sind Icons, die du bereits für andere Teams verwendet hast. Du kannst sie trotzdem erneut verwenden.

User zu Teams zuweisen

Jede*r User*in kann in beliebig vielen Teams gleichzeitig sein.

Klicke beim gewünschten Team auf den Aktions-Button
Klicke auf User zuweisen
Wähle User*innen aus oder ab und bestätige

Alternativ kannst du die Teamzugehörigkeit auf der Detail-Seite eines Users über die Teams-Auswahl direkt unterhalb des Namens festlegen.

Wichtig: Änderungen an der Teamzugehörigkeit in den User-Details können Berechtigungen ändern. Dafür brauchst du Admin-Rechte.

Beim Einladen neuer User*innen musst du ein Team auswählen, zu dem der*die User*in zugewiesen wird. Du kannst Teams nach der Einladung jederzeit in den Einstellungen oder in den User-Details ändern.

Projekte zu Teams zuweisen

Projekte haben auf ihrer Detail-Seite und im Bearbeitungsfenster eine Team-Auswahl, über die du die Teamzugehörigkeit festlegst.

Öffne die Projekt-Home-Seite oder das Bearbeitungsfenster
Öffne die Team-Auswahl
Wähle das gewünschte Team aus

Wenn du ausreichende Berechtigungen für das Projekt hast, kannst du die Teams ändern. Dabei werden dir immer nur die Projekte zur Auswahl angezeigt, die du selbst sehen kannst.

Wenn du als User*in nur Projekte deiner eigenen Teams sehen darfst, musst du ein neues Projekt bereits beim Anlegen einem deiner Teams zuordnen.

Sichtbarkeit auf eigene Teams beschränken

In den Einstellungen der Berechtigungsrollen findest du zwei Optionen, um die Sichtbarkeit auf das eigene Team zu begrenzen:

Nur Projekte vom eigenen Team (Abschnitt Projekte)
Nur User vom eigenen Team (Abschnitt User)

Du findest diese Optionen unter Einstellungen > Rechtemanagement > Allgemeine Berechtigungsrollen > Klick auf Rollenname.

Wenn du sie aktivierst, dürfen User*innen dieser Rolle nur noch Projekte oder User*innen der eigenen Teams sehen (und es gelten die eingestellten Berechtigungen).

Wenn die Einstellung nicht aktiviert ist, gelten die eingestellten Berechtigungen für Projektdetails, -Aufgaben und -Zeiten für alle Projekte im Workspace.

Welche Projekte sehe ich trotzdem?

Auch bei eingeschränkter Sichtbarkeit gibt es Ausnahmen:

Besetzung auf einem Projekt: Wenn ein*e User*in auf ein Projekt besetzt wurde, das nicht zu seinen/ihren Teams gehört, darf er/sie es trotzdem sehen. Es gelten die Berechtigungen der jeweiligen Projektrolle
Ersteller*in des Projekts: Wer ein Projekt erstellt hat, darf es jederzeit sehen und bearbeiten
Besetzung nur auf einer Aufgabe: Wird ein*e User*in nur auf eine Aufgabe eines Projekts besetzt, das er/sie eigentlich nicht sehen darf, sind Aufgaben sichtbar, aber nicht die Projektdetails

Nach Teams filtern

Wenn Teams angelegt sind, stehen Team-Filter zur Verfügung, zum Beispiel in:

Teamplanung
Zeitauswertungen
Aufgaben
Projektübersicht
User-Übersicht

Beachte: In Zeitauswertungen macht es einen Unterschied, ob du nach Teams über User*innen oder über Projekte filterst.

Wenn du Projekte nach Teams filterst, werden alle Zeiten der Projekte angezeigt, die dem Team zugeordnet sind. Das können auch Zeiten von User*innen sein, die nicht dem Team angehören.
Wenn du User*innen nach Teams filterst, werden alle Zeiten der User*innen angezeigt, die dem Team angehören. Das müssen aber nicht alle Zeiten sein, die auf dem Projekt erfasst wurden.

Teams bearbeiten löschen

Teams kannst du in der Team-Übersicht löschen.

Navigiere zu Einstellungen > Teams
Öffne beim Team das Aktionsmenü über den Aktions-Button
Wähle Bearbeiten oder Löschen

User*innen werden automatisch aus dem gelöschten Team entfernt.

Waren dem Team Projekte zugeordnet, kannst du diese im Löschfenster durch Auswahl eines anderen Teams verschieben.

Teams deaktivieren

Wenn du Teams nicht mehr nutzen willst, entferne einfach alle Teams. Danach verschwinden Team-Filter und Team-Auswahlmöglichkeiten aus deinem Workspace.

Tipps für eine saubere Team-Struktur

Lege zuerst Teams an, bevor du nach Team filtern oder Zuweisungen erwartest
Behalte Admin-Rechte im Blick, wenn du Teamzugehörigkeiten über User-Details ändern willst
Wähle den richtigen Team-Filter in Zeitauswertungen: Projekt-Filter zeigt Projektzeiten, User-Filter zeigt User-Zeiten

FAQ

Warum sehe ich keine Team-Filter oder Team-Auswahl?

Solange du keine Teams angelegt hast, werden keine Optionen angezeigt, um User*innen oder Projekte Teams zuzuweisen oder nach Teams zu filtern.

Kann eine Userin in mehreren Teams sein?

Ja. Jede*r User*in kann in beliebig vielen Teams gleichzeitig sein.

Wer darf Teamzugehörigkeiten in den User-Details ändern?

Für Änderungen in den User-Details brauchst du Admin-Rechte, da diese Änderungen Berechtigungen beeinflussen können.

Welche Projekte sehe ich trotz aktivierter „Nur Projekte vom eigenen Team“?

Du siehst Projekte weiterhin, wenn du auf dem Projekt besetzt bist (mit den Berechtigungen deiner Projektrolle) oder wenn du das Projekt erstellt hast. Wenn du nur auf eine Aufgabe besetzt bist, siehst du Aufgaben, aber nicht die Projektdetails.

Was passiert, wenn ich ein Team lösche?

User*innen werden automatisch aus dem gelöschten Team entfernt. Waren dem Team Projekte zugeordnet, kannst du sie im Löschfenster durch Auswahl eines anderen Teams verschieben.