So planst du Abwesenheiten für einzelne Userinnen oder den gesamten Workspace und hältst die Workload korrekt.
Überblick
Abwesenheiten wie Urlaub, Feiertage, Elternzeit oder Krankheit reduzieren die verfügbare Kapazität. Volle Tage setzen die Kapazität auf 0, halbe Tage halbieren sie. Aufgaben und Projekte werden bei der Workload-Verteilung entsprechend berücksichtigt.
Wichtig: Abwesenheiten (+Workload-Bereich) stehen ab dem Standard-Plan zur Verfügung.
Vorteile und Use Cases
Realistische Planung durch korrekte Kapazität pro Tag
Saubere Workload bei Urlaub, Krankheit oder Elternzeit
Teamtransparenz mit Dashboard-Widget für Abwesenheiten
Einheitliche Feiertage über regionale Einstellungen
So verwendest du Abwesenheiten
Individuelle Abwesenheit anlegen
Öffne den Planer und wechsle in die Workload-Ansicht.
Klappe beim gewünschten User die Ansicht für Projekte und Aufgaben aus.
Ziehe per Drag & Drop den Zeitraum in der Workload-Zeile.
Optional: Gib einen Namen ein und bestätige mit Enter oder Speichern.
Tipp: Ohne Namen steht in der Übersicht einfach „Abwesend“. Vorschläge erscheinen beim Klick ins Textfeld.
Halbtägige Abwesenheiten
Wählst du am Start- oder Enddatum nur einen halben Tag, wird die Kapazität an diesem Tag halbiert. Der Starttag markiert die zweite Tageshälfte, der Endtag die erste.
Individuelle Abwesenheit löschen
Hover über die Abwesenheit.
Klicke auf das X oben rechts.
Termine und Aufgaben an abwesenden Tagen
Termine und Aufgaben im Kalender bleiben an diesen Tagen bestehen. Nur der Workload aus Projekten und Aufgaben verteilt sich nicht auf Abwesenheitstage.
Abwesenheiten im Workspace verwalten
Im Tab Abwesenheiten der Workspace-Einstellungen findest du zwei Bereiche: Feiertage (Regionen) und Workspace-weite Abwesenheiten. Zugriff haben Userinnen mit Schreibrechten auf die User-Planung.
Feiertagsregionen anlegen
Öffne Workspace-Einstellungen > Abwesenheiten.
Klicke auf +Hinzufügen im Bereich Feiertage.
Lege Name und Region fest.
Hinweis: Feiertage der Regionen werden automatisch per API übernommen.
Userinnen zuordnen und bearbeiten
Öffne das 3-Punkte-Menü der Region.
Ordne Userinnen zu.
Bearbeite Name oder Region bei Bedarf.
Tipp: Du kannst die Feiertagsregion auch im Planer über die Wochenarbeitsstunden rechts neben dem Namen anpassen.
Tipp: Über den Hinweis neben +Hinzufügen siehst du, wie viele Userinnen keiner Region zugeordnet sind.
Feiertagsregionen löschen
Wichtig: Beim Löschen einer Region werden auch die zugehörigen Workspace-weiten Abwesenheiten entfernt und die Kapazitätsplanung verändert.
Workspace-weite Abwesenheiten anlegen
Öffne Workspace-Einstellungen > Abwesenheiten.
Klicke auf +Hinzufügen im Bereich Workspace-weite Abwesenheiten.
Lege Zeitraum, Titel und Region fest.
Abwesenheiten werden automatisch in der Workload der Userinnen berücksichtigt, die diese Region gewählt haben.
Tipp: Über das Jahres-Dropdown neben +Hinzufügen wechselst du zwischen Jahren.
Workspace-weite Abwesenheiten bearbeiten oder löschen
Nutze das 3-Punkte-Menü am jeweiligen Eintrag, um Namen oder Zeitraum zu ändern oder die Abwesenheit zu löschen.
Wichtig: Löschen wirkt sich direkt auf die Kapazitätsplanung aus.
Best Practices und Hinweise
Nutze das Abwesenheiten-Widget im Dashboard, um anstehende Abwesenheiten für dein Team sichtbar zu machen. Das Widget kann mehrfach verwendet werden. Mehr dazu findest du im Artikel Konfiguriere dein Dashboard.
FAQs
Gibt es halbe Abwesenheitstage?
Gibt es halbe Abwesenheitstage?
Ja. Beim Start- oder Enddatum kannst du einen halben Tag wählen. Die Kapazität wird an diesem Tag halbiert.
Kann ich einzelne Wochentage grundsätzlich ausschließen?
Kann ich einzelne Wochentage grundsätzlich ausschließen?
Ja. Reduziere die Arbeitsstunden in der wöchentlichen Verfügbarkeit des Users auf 0h.
Welche Rechte werden benötigt?
Welche Rechte werden benötigt?
Für Abwesenheiten, Feiertage oder Workspace-weite Abwesenheiten brauchst du Schreibrechte auf die User-Planung (Einstellungen > Rechtemanagement > Allgemeine Berechtigungsrollen > User > User-Planung).
Wie lösche ich eine individuelle Abwesenheit?
Wie lösche ich eine individuelle Abwesenheit?
Hover über die Abwesenheit und klicke auf das X oben rechts.
Hinweis: Wenn du die Personio-Integration nutzt, müssen die Abwesenheiten in Personio gelöscht werden.
Wie lösche ich Feiertage oder Workspace-weite Abwesenheiten?
Wie lösche ich Feiertage oder Workspace-weite Abwesenheiten?
Lösche sie im Tab Abwesenheiten der Workspace-Einstellungen über das 3-Punkte-Menü. Dafür brauchst du Schreibrechte auf die User-Planung.