Bringe die Koordination von deinen Projekten, den Aufgabe und dein Team mit dem awork Planer zusammen. Er ermöglicht es dir, im zeitlichen Verlauf, unter Berücksichtigung der Kapazitäten und Verfügbarkeiten deines Teams, die Arbeit für die kommenden Tage, Wochen und Monate detailliert oder auch nur grob zu planen.

Am besten schaust du dir als Intro zum Planer einmal unser Video an 👇

Die erste Ansicht im Planer ist die Projekt-Ansicht. Hier siehst du eine Übersicht über alle Projekte. Auf der linken Seite befindet sich eine Liste aller Projekte. Auf der rechten Seite siehst du die Projekte in der Timeline, sofern Start- & Enddatum des Projekts gesetzt sind.

Für die Projektliste stehen die Optionen zum Suchen, Filtern, Sortieren, Gruppieren sowie das Ein- und Ausblenden von Projekt-Spalten zur Verfügung.

Durch einen Klick auf das Projekt, kannst du die Aufgaben-Timeline des Projekts öffnen, oder in die User-Workload Ansicht des Projekt-Teams springen. Ebenfalls kannst du von hier zu der Projekt-Detail-Seite navigieren. Dabei verlässt du den Planer.
Öffnest du die Aufgaben-Timeline oder die User-Workload des Projektes, kommst du jederzeit zurück zur Übersicht, in dem du oben links das ausgewählte Projekt schließt.

In der Timeline kannst du ganze Projekte ganz einfach verschieben, in dem du sie “greifst” und per Drag & Drop auf dein gewünschtes Datum ziehst.

Befindest du dich in der Übersicht über die Projekte, werden dir hier immer alle Projekte angezeigt. Du kannst über den Projektfilter Projekte wählen oder ein Team wählen, falls du nur bestimmte Projekte angezeigt haben möchtest. Die Ansicht merkt sich, was du hier zuletzt ausgewählt hast.

Die Aufgaben-Timeline verfügt über dieselben Funktionen, wie die Timeline, die du schon aus den Projekten kennst.

In folgendem Artikel findest du eine detaillierte Beschreibung, wie die Aufgaben-Timeline funktioniert: Projektplanung in der Timeline

Der zweite Reiter des Planers ist die User-Ansicht. Hier siehst du die Workload der User des ausgewählten Filters. Sie gibt dir eine Übersicht über die Auslastung deines Teams.
​
Ist kein Filter gesetzt, so wird nur der eigene User angezeigt.
​
Öffnest du ein Projekt in der Übersicht und dort die User-Ansicht, so werden dir nur die User angezeigt, die dem Projekt hinzugefügt wurde.

Hier findest du eine detaillierte Beschreibung, wie du mit der Workload-Ansicht arbeitest: Workload-Übersicht

Die Planer Checkliste ist eine Unterstützung für deinen Planungsprozess. Generierst du eine neue Checklist, so durchsucht awork automatisch die Daten nach Dingen in deinem Plan, die du checken solltest.
Dazu gehören anstehende Fristen (Projekt- und Aufgabenfristen sowie Meilensteine), als auch anstehende Abwesenheiten sowie überbuchte User*innen.
​
In den Einstellungen der Checkliste (Button oben rechts), kannst du den zu betrachtenden Zeitbereich auswählen, wie bspw. die kommenden 7 Tage.
​
Die Checkliste durchsucht nur die Daten, die du aktuell in dem Filter für Projekte eingestellt hast.
​
Durch ein Klicken auf die Einträge in der Checkliste, navigiert awork zu dem entsprechenden Ort in der Timeline (User oder Projekt Ansicht). Hast du das entsprechende Theme gecheckt, kannst du den Checklisten-Eintrag abhaken.
​
Bei einer erneuten Generierung der Checkliste für denselben Zeitraum bleiben diese abgehakten Elemente sichtbar und erhalten. Ist der Zeitraum verstrichen und die Checkliste damit veraltet, so werden komplett neue Einträge generiert.
​
Die Checkliste ist unique für den eigenen User. D. h. sobald du sie generierst, ist diese nur für dich sichtbar und gültig. Andere User haben ggf. andere Filter, etc.
​
​Aufgaben-Filter als Checklist Eintrag:
In den Einstellungen für die Checkliste kannst du optional auch Aufgaben-Filter hinzufügen. Für jeden Filter wirst du ein Checklisten-Eintrag sehen. So kannst du dir beispielsweise bestimmte Filter zurechtlegen, die du beim Einplanen von Aufgaben immer checken möchtest.

Die Aufgaben-Sidebar lässt sich im Planer, in der User-Ansicht (für ein Projekt oder in der Hauptansicht), am linken Rand einblenden.

Dazu gibt es drei Standardfilter:

Darunter befindet sich die Liste deiner aktuell laufenden Projekte.

Der letzte Bereich sind deine Aufgaben-Filter, die du ebenfalls in dem Hauptmenü-Punkt Aufgaben einsehen und bearbeiten kannst.

Durch einen Klick auf einer dieser Bereiche werden die Aufgaben entsprechen geladen. Über den Pfeil oben links gelangst du in die Übersicht zurück.

Abgeschlossene Aufgaben sind initial ausgeblendet, da sie meist nicht mehr eingeplant werden müssen. Über das Icon mit den zwei Häkchen kannst du sie jederzeit in der Liste anzeigen lassen.

Bereits eingeplante Aufgaben werden automatisch in der Liste ausgeblendet. Über das Icon mit der Checkbox in dem Kalender kannst du dir die ausgeblendeten (bereits eingeplanten) Aufgaben in der Liste wieder anzeigen lassen. Du erkennst sie an der lila Checkbox in der Liste.

"Eingeplant" bedeutet im Kalender, dass sie im Umfang ihres Planaufwandes in den Kalender gezogen wurden.

"Eingeplant" in der Timeline-Ansicht bedeutet, dass die Aufgaben über Start- & Enddatum verfügen und somit in der Timeline bereits sichtbar sind.

Die Liste der Aufgaben lässt sich über die Icons oberhalb der Liste gruppieren, sortieren und durchsuchen.

Das geht allerdings nur für die Filter. Öffnest du ein Projekt in der Sidebar, so ist dieses standardmäßig in die Listen gruppiert und sortiert, so wie du es aus dem Projekt selbst auch kennst.

​Verwendet ihr den Planer und die Workload, so habt ihr auch die Möglichkeit bereits bei der Auswahl von User, beim Zuweisen zu Aufgaben oder Buchungen die Verfügbarkeit in dem Zeitraum einzusehen. Klicke dazu in dem Auswahl-Pop-up oben rechts auf den Button Verfügbarkeit. Die Verfügbarkeit wird dann für die angezeigten Personen geladen und in Form eines Balkens angezeigt.
​
Der voreingestellte Zeitbereich entspricht dem der Aufgabe oder der Buchung. Verfügt die Aufgabe nur über ein Enddatum, wird dieser Tag betrachtet. Ist kein Datum gesetzt, wird die Verfügbarkeit für die aktuelle Woche betrachtet. Du kannst die Verfügbarkeit und den angedachten Planwert in dem Auswahlfeld anpassen, um evtl. andere Zeitbereiche zu durchsuchen. Eine Änderung dieses Werts hat jedoch keine Auswirkungen auf die Aufgabe oder die Buchung.
​
☝️Hinweis: Um die Verfügbarkeit einsehen zu können, benötigst du Leserechte bei der User-Planung.

Wenn du in ein Projekt auf Aufgaben > Timeline gehst, kannst du über den Planer-Button oben rechts direkt in den Planer springen. Das Projekt sowie die Projektmitglieder*innen sind sofort vorausgewählt.

Ja! Deine wöchentliche Arbeitszeit kannst du nicht nur über deine Account-Einstellungen ändern, sondern auch direkt über den Planer in der Workload-Ansicht. Klicke einfach auf die angezeigte Gesamtsumme deiner Arbeitszeit und passe die Stunden auf die gewünschte Anzahl an.

Ebenfalls kann hier die Feiertagsregion angepasst werden.