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Planer
Der Planer (Kalender & Timeline)
Der Planer (Kalender & Timeline)

Mit dem awork Planer kannst du die Aufgaben und die Workload deines Teams in der Timeline- oder Kalender-Ansicht planen

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Verfasst von Lucas Bauche
Vor über einer Woche aktualisiert

Bringe die Koordination von deinen Projekten, den Aufgabe und dein Team mit dem awork Planer zusammen. Er ermöglicht es dir, im zeitlichen Verlauf, unter Berücksichtigung der Kapazitäten und Verfügbarkeiten deines Teams, die Arbeit für die kommenden Tage, Wochen und Monate detailliert oder auch nur grob zu planen.

Am besten schaust du dir als Intro zum Planer einmal unser Video an 👇

Die Timeline-Ansicht

Projektübersicht

Die erste Ansicht im Planer ist die Timeline-Ansicht. Hier siehst du eine Übersicht über alle Projekte, die zeitlich eingeplant wurden (d.h. über ein Start- & Enddatum verfügen).

Durch einen Klick auf ein Projekt, öffnet sich die Aufgaben-Timeline des Projekts in derselben Ansicht.

Über den Button oben links über der Timeline gelangst du zurück in die Projektübersicht.

Befindest du dich in der Übersicht über die Projekte, werden dir hier immer alle Projekte angezeigt. Du kannst über den Button Projekte wählen einen Filter oder Team wählen, falls du nur bestimmte Projekte angezeigt haben möchtest. Die Ansicht merkt sich das, was du hier zuletzt ausgewählt hast.

Über Klicken & Ziehen kannst du in der Projekt-Timeline neue Projekte anlegen und Start- & Enddatum werden entsprechend deiner Selektion vorausgewählt.

Die Aufgaben-Timeline

Die Aufgaben-Timeline verfügt über dieselben Funktionen, wie die Timeline, die du schon aus den Projekten kennst.

In folgendem Artikel findest du eine detaillierte Beschreibung, wie die Aufgaben-Timeline funktioniert: Projektplanung in der Timeline

Die Workload-Ansicht

Am unteren Rand der Timeline findest du den Bereich Workload. Diesen kannst du dir im Planer immer zusätzlich oder maximiert ansehen, falls du bei deiner Planung von Projekten oder Aufgaben auch direkt eine Übersicht über die Verfügbarkeiten deiner User*innen im Blick haben möchtest.

☝️Hinweis: Den Workload-Bereich in der Planer-Ansicht kann mit der Maus größer und kleiner gezogen werden. So erhält man entweder eine größere Ansicht des Workload-Bereichs oder der Timeline.

Hier findest du eine detaillierte Beschreibung, wie du mit der Workload-Ansicht arbeitest: Workload-Übersicht

Die Kalender-Ansicht

In der Kalender-Ansicht kannst du zwischen den Kalendern der ausgewählten User*innen wechseln und Aufgaben aus der Seitenleiste einplanen.

Wurden Terminkalender integriert, so werden dir die Termine ebenfalls angezeigt.

Aufgaben einplanen, ausplanen oder verschieben

Die Aufgaben kannst du durch Drag & Drop in den Kalender ziehen und somit einplanen. Im Kalender kannst du die Aufgaben dann verschieben, verkleinern, vergrößern, duplizieren oder wieder aus dem Kalender entfernen.

Eingeplante Aufgaben, die keinen geplanten Aufwand haben, verschwinden automatisch aus der Liste (siehe nächster Abschnitt). Aufgaben, die einen geplanten haben, lassen sich mehrfach in den Kalender ziehen, bis die Summe der Stunden des geplanten Aufwands erreicht ist.

☝️ Wichtig: Ist eine Aufgabe gemäß des geplanten Aufwands komplett eingeplant und sind die geplanten Aufgaben ausgeblendet, so verschwindet diese Aufgabe aus der Liste. Dennoch ist es möglich, eine Aufgabe zu überbuchen, sprich sie beispielsweise für 3 Stunden einzuplanen, obwohl der geplante Aufwand nur 2 Stunden beträgt.

Du siehst anhand der kleinen Zahl in dem Planaufwand, wie häufig diese Aufgabe bereits im Kalender eingeplant wurde.

Ungeplante Aufgaben mit heutiger Fälligkeit

Für Aufgaben, die noch gar nicht oder unvollständig eingeplant sind, wird an dem Tag, an dem die Aufgabe fällig ist, eine rote Zahl im Kalender angezeigt. Diese weist dich darauf hin, wie viele Aufgaben heute fällig, aber noch nicht (vollständig) eingeplant sind.

☝️Hinweis: Hier werden nur die Aufgaben hineingerechnet, die noch gar nicht oder noch nicht vollständig eingeplant sind. Dies bedeutet, dass hier auch Aufgaben hineingerechnet werden, die du zum Teil schon eingeplant hast.

Die Aufgaben-Sidebar

Die Aufgaben-Sidebar lässt sich im Planer jederzeit am linken Rand einblenden. Hier kannst du schnell und einfach zu den Aufgaben navigieren, die du einplanen möchtest.

Dazu gibt es drei Standardfilter:

  • Neu: Aufgaben, die dir innerhalb der letzten 7 Tagen zugewiesen oder für dich erstellt wurden

  • Meine: Alle dir zugewiesenen Aufgaben (private & aus Projekten)

  • Privat: Deine privaten Aufgaben

Darunter befindet sich die Liste deiner aktuell laufenden Projekte.

Der letzte Bereich sind deine Aufgaben-Filter, die du ebenfalls in dem Hauptmenü-Punkt Aufgaben einsehen und bearbeiten kannst.

Durch einen Klick auf einer dieser Bereiche werden die Aufgaben entsprechen geladen. Über den Pfeil oben links gelangst du in die Übersicht zurück.

Abgeschlossene Aufgaben anzeigen

Abgeschlossene Aufgaben sind initial ausgeblendet, da sie meist nicht mehr eingeplant werden müssen. Über das Icon mit den zwei Häkchen kannst du sie jederzeit in der Liste anzeigen lassen.

Bereits eingeplante Aufgaben anzeigen

Bereits eingeplante Aufgaben werden automatisch in der Liste ausgeblendet. Über das Icon mit der Checkbox in dem Kalender kannst du dir die ausgeblendeten (bereits eingeplanten) Aufgaben in der Liste wieder anzeigen lassen. Du erkennst sie an der lila Checkbox in der Liste.

"Eingeplant" bedeutet im Kalender, dass sie im Umfang ihres Planaufwandes in den Kalender gezogen wurden.

"Eingeplant" in der Timeline-Ansicht bedeutet, dass die Aufgaben über Start- & Enddatum verfügen und somit in der Timeline bereits sichtbar sind.

Die Aufgaben-Liste gruppieren, sortieren und durchsuchen

Die Liste der Aufgaben lässt sich über die Icons oberhalb der Liste gruppieren, sortieren und durchsuchen.

Das geht allerdings nur für die Filter. Öffnest du ein Projekt in der Sidebar, so ist dieses standardmäßig in die Listen gruppiert und sortiert, so wie du es aus dem Projekt selbst auch kennst.

Häufige Fragen

Kann ich ein Projekt im Planer öffnen?

Wenn du in ein Projekt auf Aufgaben > Timeline gehst, kannst du über den Planer-Button oben rechts direkt in den Planer springen. Das Projekt sowie die Projektmitglieder*innen sind sofort vorausgewählt.

Kann ich im Planer meine wöchentliche Arbeitszeit anpassen?

Ja! Deine wöchentliche Arbeitszeit kannst du nicht nur über deine Account-Einstellungen ändern, sondern auch direkt über den Planer in der Workload-Ansicht. Klicke einfach auf die angezeigte Gesamtsumme deiner Arbeitszeit und passe die Stunden auf die gewünschte Anzahl an.

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