Der Planer

Mit dem awork Planer kannst du die Aufgaben und die Workload deines Teams in der Timeline- oder Kalender-Ansicht planen

Der Planer bringt Projektkoordination, Aufgaben und dein Team an einem Ort zusammen. Du planst Arbeit entlang einer Timeline – mit Blick auf Kapazitäten und Verfügbarkeiten – für die nächsten Tage, Wochen und Monate.

Hauptvorteile und Anwendungsfälle

Projekte auf einer Timeline sehen (inkl. Start- und Enddatum)
Arbeit per Drag & Drop verschieben und schnell neu takten
Team-Auslastung prüfen in der User-Ansicht (Workload)
Planungsrisiken finden mit der Planer-Checkliste (z. B. Fristen, Abwesenheiten, Überbuchungen)
Aufgaben schnell einplanen über die Aufgaben-Sidebar (inkl. Filter)

So nutzt du den Planer

Den Planer öffnen

Wähle den Planer direkt über das Hauptmenü links aus (Bereich Workspace)
Oder öffne die Timeline eines Projektes, klicke auf den Aktionsbutton rechts oben > Im Planer öffnen

Wähle oben mittig zwischen der Ansicht Projekte oder User.

Die Projekt-Timeline

Im Bereich Projekte arbeitest du mit Projekten und deren Zeitverlauf.

Projektliste links und Timeline rechts (nur sichtbar, wenn Start- & Enddatum gesetzt sind)
Suchen, filtern, sortieren und gruppieren sowie Projektspalten ein- und ausblenden (Die Ansicht merkt sich, was du zuletzt im Filter ausgewählt hast.)
Projekt öffnen, um Aufgaben-Timeline oder Projekt-User und Workload zu sehen. Um zur Projektübersicht zurückzukehren, schließe oben mittig das ausgewählte Projekt über Schließen.
Zu Projekt-Details wechseln (du verlässt dabei den Planer)
Verschiebe ein Projekt in der Timeline per Drag & Drop auf das gewünschte Datum. Wähle dabei die Tage der Verschiebung (Der Wert kann auch negativ sein) und aktiviere je nach Bedarf folgende Optionen:
- Aufgaben verschieben
- Abgeschlossene Aufgaben ignorieren
- Buchungen verschieben
- Meilensteine verschieben

Die User-Ansicht (Workload)

Im Bereich User siehst du die Workload der User*innen des ausgewählten Filters und bekommst eine Übersicht über die Auslastung deines Teams.

Ohne Filter wird nur dein eigener User angezeigt
Innerhalb eines Projekts werden nur User*innen angezeigt, die dem Projekt hinzugefügt wurden

Mehr Details findest du hier: Workload-Übersicht

Planer-Checkliste

Die Planer-Checkliste unterstützt dich im Planungsprozess. Beim Generieren durchsucht awork automatisch deine Daten nach Punkten, die du prüfen solltest, z. B. bevorstehende Projekt- und Aufgabenfristen, Meilensteine, Abwesenheiten und überbuchte User*innen.

Wähle die Checkliste oben rechts
Öffne die Einstellungen oben rechts über das Zahnrad-Icon
Lege den Zeitraum fest (z. B. die nächsten 7 Tage) und optional Aufgabenfilter
Klicke Generieren
Klicke auf einen Eintrag, um direkt zur passenden Stelle in der Timeline zu springen

Projekte und User werden nach den selben Filtern durchsucht, die du in den Ansichten des Planers eingestellt hast.

Abgehakte Punkte bleiben bestehen, solange du die Checkliste erneut für denselben Zeitraum erzeugst. Ist der Zeitraum veraltet, wird eine neue Liste generiert.

Die Checkliste ist nutzerindividuell, gilt nur für dich und basiert auf deinen eigenen Filtern.

Die Aufgaben-Sidebar kannst du im Planer in der User-Ansicht (für ein Projekt oder in der Hauptansicht) am linken Rand einblenden. Diese ist in 3 Bereiche unterglieder:

die Standardfilter

Neu: Aufgaben, die dir innerhalb der letzten 7 Tage zugewiesen oder für dich erstellt wurden
Meine: Alle dir zugewiesenen Aufgaben (private & aus Projekten)
Privat: Deine privaten Aufgaben

die Liste deiner aktuell laufenden Projekte
deine Aufgaben-Filter

Klicke auf einen Bereich (Standardfilter, Projekt oder Aufgaben-Filter), um Aufgaben zu laden

Nutze den Pfeil oben links, um zur Übersicht zurückzugehen.

Abgeschlossene Aufgaben anzeigen

Abgeschlossene Aufgaben sind anfangs ausgeblendet. Über das Icon mit den Doppelhäkchen kannst du sie jederzeit in der Liste anzeigen.

Bereits eingeplante Aufgaben anzeigen

Bereits eingeplante Aufgaben werden automatisch ausgeblendet. Über das Kalendersymbol mit Häkchen (Tooltip Geplante sichtbar) kannst du sie wieder einblenden.

Du erkennst vollständig eingeplante Aufgaben an der lila Checkbox in der Liste.

Hinweis: In der Timeline-Ansicht bedeutet eingeplant, dass die Aufgabe ein Start- & Enddatum hat und dadurch in der Timeline sichtbar ist.

Aufgaben-Liste gruppieren, sortieren und durchsuchen

Du kannst die Aufgabenliste über die Icons oberhalb der Liste gruppieren, sortieren und durchsuchen.

Das funktioniert nur für Filter. Öffnest du ein Projekt in der Sidebar, ist es standardmäßig so gruppiert und sortiert, wie du es aus dem Projekt selbst kennst.

Verfügbarkeit checken

Markiere in der Workload-Ansicht eines Users einen Zeitbereich
Wähle die Aktion Verfügbarkeit checken
Sieh die Verfügbarkeit der angezeigten Personen als Balken an

Um die Verfügbarkeit einsehen zu können, benötigst du Leserechte bei der User-Planung.

FAQ

Kann ich im Planer die wöchentliche Arbeitszeit anpassen?

Ja. Du kannst deine eigene wöchentliche Arbeitszeit über deine Account-Einstellungen ändern oder direkt im Planer in der Workload-Ansicht mit den entsprechenden Berechtigungen die Kapazität eines Users. Klicke dafür auf die angezeigte Gesamtsumme der Arbeitszeit und passe die Stunden an. Hier kann auch die Feiertagsregion angepasst werden.