Gäste in awork einladen

Kunden, Freelancer, Partner & Co. lassen sich als Gäste auf ein einzelnes Projekt besetzen und sind günstiger als normale awork User*innen.

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Verfasst von Tobias Hagenau
Vor über einer Woche aktualisiert

Was ist ein Gast in awork?

awork bietet eine spezielle Art der User*innen an, um Externe an deinen Projekten zu beteiligen. Übliche Anwendungsfälle sind Kunden*innen, Freelancer*innen und Partner*innen, die an einzelnen Projekten in awork mitarbeiten.

Was unterscheidet Gäste von anderen Usern*innen in awork?

Die Besonderheit eines Gasts gegenüber normalen Usern*innen ist, dass Gäste parallel immer nur an einem einzelnen Projekt teilnehmen können.

Um das aktuelle Projekt eines Gasts festzulegen, fügst du den Gast einfach dem Projektteam hinzu. Ein Gast kann dabei für dieses eine Projekt jede beliebige Projektrolle innehaben.

Welche Rechte ein Gast also innerhalb des einen Projektes hat, ist frei wählbar. Typische Optionen könnten sein:

  • Ein*e Freelancer*in übernimmt auf seinem*ihrem Projekt die Projektleitung

  • Ein*e Kund*in hat auf ihrem Projekt ausschließlich Leserechte

  • Ein*e Partner*in ist ganz normales Mitglied auf ihrem Projekt

Was kostet ein Gast

Ein Gast verbraucht 1/3 einer Lizenz, während ein* normale*r User*in eine volle Lizenz verbraucht.

Beispiel: In einem Workspace wurden 10 Lizenzen gebucht, diese können nun z.B. wie folgt genutzt werden:

  • Beispiel 1: 10 User*innen

  • Beispiel 2: 9 User*innern + 3 Gäste

  • Beispiel 3: 5 User*innen + 15 Gäste

Wenn z.B. 5 Lizenzen gebucht sind und es 4 User*innen und 2 Gäste im Workspace gibt, kann nur noch ein weiterer Gast eingeladen werden. Ein weiterer normaler User würde eine weitere Lizenz benötigen, da nur noch eine 1/3 Lizenz frei ist.

Einen neuen Gast-User*in in awork anlegen

In awork ist im Rechtemanagement eine spezielle Rolle für Gäste voreingestellt. Sie hat den Namen Gast (oder Guest, wenn dein awork auf Englisch angelegt wurde). Diese Rolle ist vordefiniert und lässt sich nicht bearbeiten.

Jede*r User*in, der*dem du diese spezielle Rolle zuweist, ist automatisch ein Gast.

Um eine*r User*in die Gastrolle zuzuweisen, kannst du sie entweder schon beim Einladen des Users vorauswählen oder unter Einstellungen > Rechtemanagement nachträglich zuweisen.

Wenn du die Zuweisung nachträglich vornimmst, musst du zuerst sicherstellen, dass der *die User*in auch nur noch maximal einem Projekt und auch nur Aufgaben aus diesem Projekt zugewiesen ist (da das das Limit für Gäste ist), sonst wird awork dir eine entsprechende Fehlermeldung anzeigen.

awork Connect

Bisher konnte man in awork externe Personen als Gäste hinzufügen. Dies wird durch awork Connect in der Zukunft nicht mehr notwendig sein. Hier habt ihr die Möglichkeit bei bestehenden Gast-Usern*innen, diese zu externen Personen zu migrieren. Weitere Informationen zur Migration findest du hier.

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