Verbinde die Projektabwicklung in awork mit den kaufmännischen Prozessen in helloHQ (CRM, Angebote, Abrechnung und Controlling) und halte beide Systeme über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg synchron.
Vorteile und Hauptanwendungsfälle
Nutze die helloHQ-Integration, wenn du doppelte Dateneingaben reduzieren und gleichzeitig eine höhere Datenqualität in deinen Projekten erreichen möchtest:
Projekte in beiden Tools synchron halten, indem Projektdaten von helloHQ nach awork übertragen werden
Eine gemeinsame Projektstruktur nutzen, indem Phasen (Listen) und Aufgaben bidirektional synchronisiert werden
Ressourcen- und Kapazitätsplanung durch synchronisierte Zuweisungen und (optional) Abwesenheiten unterstützen
Zeiteinträge für Abrechnung und Controlling übertragen, indem in awork erfasste Zeiten nach helloHQ synchronisiert werden
Einrichtung der helloHQ-Integration
Die helloHQ × awork Integration wird durch den helloHQ Support aktiviert.
Aktivierung durch den helloHQ Support anfordern
Sende eine E-Mail an: [email protected]
Bitte gib dabei folgende Informationen an:
Deine Synchronisationseinstellungen
Informationen zu deinen Workspaces (inklusive des awork API-Keys)
Die unten aufgeführten Bestätigungen zur Einrichtung
Synchronisationseinstellungen
Sollen Aufgaben und Zeiteinträge synchronisiert werden? Ja / Nein
Soll die Synchronisation nur von awork nach helloHQ erfolgen? Ja / Nein
Sollen Abwesenheiten synchronisiert werden? Ja / Nein
Falls ja: Ab welchem Datum sollen Abwesenheiten synchronisiert werden?
Workspace-Informationen
URL deines helloHQ Workspaces
URL deines awork Workspaces
awork API-Key
Zusätzliche Informationen
Wurde bereits die alte Version der helloHQ-Integration verwendet? Ja / Nein
Soll die helloHQ-Projektnummer im awork-Projektnamen angezeigt werden? Ja / Nein
Erforderliche Voraussetzungen bestätigen
Gleiche E-Mail-Adressen: Alle Teammitglieder verwenden in beiden Systemen dieselbe E-Mail-Adresse.
Zuordnung von Aufgabentypen: Die Aufgabentypen in helloHQ entsprechen den Tätigkeiten in awork.
Zuordnung von Statuswerten: Die Statuswerte stimmen zwischen beiden Systemen überein.
Projektvorlagen in beiden Systemen: Alle Projektvorlagen in helloHQ sind ebenfalls als Projektvorlagen in awork eingerichtet.
Wichtig: Die helloHQ-Einstellung „Reporting auf geschlossene Aufgaben unterbinden“ darf nicht aktiviert sein. Die entsprechende awork-Einstellung „Keine Reportings auf geschlossene Projekte“ muss aktiviert sein.
Welche Daten synchronisiert die helloHQ-Integration?
Daten | Richtung | Hinweise |
Projekte | helloHQ → awork | Projektname, Kunde, Startdatum, Enddatum |
Aufgabenlisten (Phasen) | Bidirektional | helloHQ-Phasen werden zu Listen in awork |
Aufgaben | Bidirektional | helloHQ-Aufgaben der Ebene 2 werden zu awork-Aufgaben |
Unteraufgaben | Bidirektional | Bis zu 3 Ebenen unterstützt (awork-Limit) |
Ressourcenplanung / Zuweisungen | Bidirektional | awork verteilt Aufwände gleichmäßig; helloHQ unterstützt individuelle Verteilungen |
Sollwerte | Bidirektional | Werden als |
Zeiteinträge (Reportings) | awork → helloHQ | Werden für Abrechnung und Controlling in helloHQ verwendet |
Abwesenheiten | helloHQ → awork | Optional; nur ganztägige Abwesenheiten werden synchronisiert |
Welche Daten werden nicht synchronisiert?
Die folgenden Daten werden nicht übertragen:
CRM- und Lead-Daten
Angebotsinhalte
Kundendaten
Projektstatus
Abrechnungs- und Rechnungsdaten
Controlling-Daten
Aufgaben-Checklisten
Änderungen der Aufgabenreihenfolge nach der ersten Synchronisation
In helloHQ erfasste Zeiteinträge
So arbeiten helloHQ und awork zusammen
1. Angebots- und Projekterstellung (helloHQ)
Leads, Angebote und die Projektanlage erfolgen in helloHQ.
Wird ein Projekt in helloHQ erstellt – direkt oder aus einem Angebot heraus –, kann es sofort nach awork synchronisiert werden.
Folgende Informationen werden automatisch übertragen:
Projektname
Kunde
Startdatum
Enddatum
2. Projektplanung (helloHQ → awork)
Nach der Synchronisation gilt:
helloHQ-Phasen werden zu Aufgabenlisten in awork
helloHQ-Aufgaben werden zu awork-Aufgaben
Ab diesem Zeitpunkt werden Änderungen in beiden Systemen automatisch synchronisiert.
Tipp: Für optimale Ergebnisse sollte es pro Projekt nur einen Projektplan geben – entweder in helloHQ oder in awork, nicht in beiden Systemen gleichzeitig.
Projektvorlagen in helloHQ sollten ebenfalls als Projektvorlagen in awork vorhanden sein.
3. Projektumsetzung und Zeiterfassung (awork)
Die tägliche Projektarbeit findet in awork statt, einschließlich:
Aufgaben und Unteraufgaben
Zuweisungen
Kapazitätsplanung
Zeiterfassung
Die Kapazitätsplanung berücksichtigt:
Ressourcenzuweisungen aus helloHQ
Abwesenheiten aus helloHQ (falls aktiviert)
4. Übertragung von Zeiten (awork → helloHQ)
In awork erfasste Zeiten werden automatisch nach helloHQ übertragen und dort dem entsprechenden Projekt sowie der passenden Aufgabe zugeordnet.
Diese Zeiten können anschließend verwendet werden für:
Abrechnung
Projektcontrolling
Rentabilitätsanalysen
5. Abrechnung und Controlling (helloHQ)
Alle abrechnungsrelevanten Prozesse werden ausschließlich in helloHQ durchgeführt:
Verrechnungssätze
Rechnungsstellung
Projektcontrolling
Profitabilitätsanalysen
Synchronisierte Zeiteinträge werden automatisch den passenden Verrechnungssätzen zugeordnet.
Synchronisationsdetails und Regeln
Aufgabensynchronisation
Folgende Eigenschaften werden zwischen awork und helloHQ synchronisiert:
Name
Beschreibung
Zuweisungen (Staffing)
Startdatum
Enddatum
Sollwert
Aufgabentyp
Aufgabenstatus
Zuordnung von Aufgabentypen und Statuswerten
Damit die Synchronisation korrekt funktioniert:
Die Aufgabentypen in helloHQ müssen den Tätigkeiten in awork entsprechen.
Die Statuswerte innerhalb der Aufgabentypen müssen mit den Aufgabenstatus in awork übereinstimmen.
One-way-Synchronisation (awork → helloHQ)
Auf Wunsch kann die Aufgabensynchronisation ausschließlich von awork nach helloHQ erfolgen.
Dies ist besonders sinnvoll, wenn:
Komplexe Projektstrukturen in helloHQ gepflegt werden
Weitere Integrationen (z. B. Jira) genutzt werden
Zeitsynchronisation
Wichtig: Zeiteinträge können nur synchronisiert werden, wenn die betreffenden Teammitglieder in beiden Systemen existieren und dieselbe E-Mail-Adresse verwenden.
Keine Rücksynchronisation: In helloHQ erfasste Zeiten werden nicht nach awork übertragen.
Änderungen und Löschungen: Bearbeitete oder gelöschte Zeiteinträge werden zwischen beiden Systemen synchronisiert.
Standardaufgabe für Zeiten ohne Aufgabe: Zeiteinträge, die in awork ohne Aufgabenbezug erfasst werden, werden in helloHQ der Administrationsaufgabe zugeordnet.
Synchronisation des abrechenbar-Flags: Wenn die helloHQ-Einstellung „Reportings automatisch angenommen“ deaktiviert ist, wird zusätzlich das Abrechenbar-Flag aus awork synchronisiert.
Abwesenheitssynchronisation
Die Synchronisation von Abwesenheiten ist optional und kann deaktiviert werden.
Führendes System: helloHQ ist das führende System.
Synchronisationsrichtung: Abwesenheiten werden ausschließlich von helloHQ nach awork übertragen.
Unterstützte Abwesenheiten: Es werden nur ganztägige Abwesenheiten synchronisiert.
Überschreiben von Änderungen: In awork erstellte oder bearbeitete Abwesenheiten werden durch die Daten aus helloHQ überschrieben.
Folgende Abwesenheitsarten werden nicht synchronisiert: Homeoffice und Persönliche Abwesenheiten, da diese die Kapazitätsplanung nicht beeinflussen
Startdatum für die Synchronisation
Bei der Einrichtung muss ein Startdatum definiert werden. Nur Abwesenheiten, die an oder nach diesem Datum beginnen, werden synchronisiert.
Fehlerbehebung und Best Practices
Zeiteinträge werden nicht synchronisiert: Prüfe, ob die betreffende Person in beiden Systemen vorhanden ist und in beiden Systemen dieselbe E-Mail-Adresse verwendet.
Aufgaben werden nicht korrekt synchronisiert: Prüfe, ob die Aufgabentypen den Tätigkeiten in awork entsprechen und ob die Statuswerte zwischen beiden Systemen übereinstimmen
Abwesenheiten sehen in awork falsch aus: Denke daran: helloHQ ist das führende System und überschreibt Änderungen an Abwesenheiten in awork.
Arbeiten mit Checklisten: Aufgaben-Checklisten werden nicht synchronisiert.
Änderungen der Aufgabenreihenfolge: Änderungen an der Reihenfolge von Aufgaben nach der ersten Synchronisation werden nicht übertragen.
Weitere Ressourcen
Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung findest du im helloHQ Integrationsleitfaden im helloHQ Help Center.
FAQ
Welches System ist für Abwesenheiten führend?
Welches System ist für Abwesenheiten führend?
helloHQ ist das führende System. Abwesenheiten werden ausschließlich von helloHQ nach awork synchronisiert. Änderungen in awork werden durch helloHQ überschrieben.
Warum werden meine Zeiteinträge nicht nach helloHQ synchronisiert?
Warum werden meine Zeiteinträge nicht nach helloHQ synchronisiert?
Zeiteinträge werden nur synchronisiert, wenn die betreffende Person in beiden Systemen existiert und in beiden Systemen dieselbe E-Mail-Adresse verwendet.
Werden in helloHQ erfasste Zeiten nach awork übertragen?
Werden in helloHQ erfasste Zeiten nach awork übertragen?
Nein. In helloHQ erfasste Zeiteinträge werden nicht nach awork synchronisiert.
Werden Aufgaben-Checklisten synchronisiert?
Werden Aufgaben-Checklisten synchronisiert?
Nein. Aufgaben-Checklisten werden nicht synchronisiert.
Kann die Integration auch nur in eine Richtung synchronisieren?
Kann die Integration auch nur in eine Richtung synchronisieren?
Ja. Die Aufgabensynchronisation kann auf Wunsch ausschließlich von awork nach helloHQ erfolgen.