Die Workload-Übersicht

Die Workload-Übersicht zeigt dir die Auslastung deines Teams in einem Zeitstrahl.

Die Auslastung berechnet sich smart aus geplanten Aufgaben, Buchungen und Terminen und berücksichtigt bei Aufgaben die bereits erfasste Zeit.

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Hauptvorteile und Anwendungsfälle

Die Workload-Übersicht hilft dir vor allem dabei:

• Auslastung im Zeitverlauf erkennen und Engpässe früh sehen

• Kapazität für Zeiträume prüfen – für einzelne User*innen oder Gruppen

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So funktioniert die Workload-Betrachtung

Die Workload-Betrachtung beginnt stets mit heute und betrachtet nur die Zukunft:

1. Es werden nur aktuell offene Aufgaben und Projekte berücksichtigt.

2. Nicht geleisteter Aufwand von Aufgaben wird in die Zukunft (heute bis Ende der Aufgabe) geschoben. Der heutige Tag spielt eine wichtige Rolle dabei, wie sich der noch offene Aufwand auf den Zeitbereich verteilt.

Mehr dazu erfährst du hier.

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So nutzt du die Workload-Übersicht

Workload-Übersicht öffnen

1. Öffne den Planer im Hauptmenü (Bereich Workspace)

2. Wähle die User-Ansicht

Angezeigte User*innen filtern

Setze zuerst einen Filter. Wenn kein Filter gesetzt ist, wird dir nur der eigene User angezeigt.

1. Klicke in der User-Sidebar oben auf Filter

2. Wähle eine oder mehrere Optionen (beliebig kombinierbar):

• Einzelne User*innen

• Teams (alle User*innen des Teams)

• Tags (alle Nutzer der vorherigen Filter, die auch über einen der ausgewählten Tags verfügen)

Wochenarbeitszeit und verfügbare Kapazität verstehen

Die gestrichelte Linie im Workload-Chart zeigt die verfügbare Kapazität der User*innen.

• Kapazität pro Wochentag kann von 0–12h angegeben werden

• 0h bedeutet: Die Person arbeitet an diesem Tag nicht

• die Zahl neben dem Namen ist die Wöchentliche Kapazität in Stunden: Klicke direkt auf den Wert, um die Kapazität pro Tag anzupassen

Geplante Zeiten durch Aufgaben und Buchungen werden nur auf die verfügbaren Tage anteilig verteilt – je nachdem, wie hoch die Arbeitszeit an dem jeweiligen Tag ist.

Regionale Feiertage im Planer anpassen

1. Klicke in der User-Ansicht im Planer rechts neben der Person auf die Wöchentliche Kapazität in Stunden

2. Passe hier die Feiertagsregion an

Mehr zu regionalen Feiertagen und Abwesenheiten erfährst du in diesem Artikel.

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Kapazitätsplanung in der Workload-Übersicht

Freie Kapazität für einen Zeitraum prüfen

• Hover über einen Tag im Workload-Chart.
• Ziehe mit der Maus, um einen Zeitraum im Planer zu markieren. Wichtig: Greife den Button zum Ziehen direkt unter dem Datum.

Du siehst dann:

• Freie Kapazität pro User*in im ausgewählten Zeitraum

• Gesamtkapazität für alle ausgewählten User*innen (unter Beachtung von Überbuchungen, Aufgaben und Abwesenheiten)

Aufgaben, Buchungen und Termine pro Tag anzeigen

Um zu sehen, welche Projekte, Aufgaben, Buchungen und Termine für eine*n User*in eingeplant sind, hovere über den jeweiligen Tag im Workload-Chart. Dort siehst du, wie sich der Workload für den Tag zusammensetzt.

Die kannst du User-Zeile über den kleinen Pfeil-Button ausklappen (Tooltip Erweitern, um Projekte und Aufgaben zu sehen).

Im ausgeklappten Zustand siehst du alle Abwesenheiten, Aufgaben und Buchungen (mit Start- & Endzeit), die eingeplant sind.

Abwesenheiten erkennen

Über das Workload-Chart siehst du auch, wann deine User*innen Abwesenheiten geplant haben. Mehr dazu erfährst du hier.

Neue Aufgaben, Buchungen und Abwesenheiten anlegen (Klicken & Ziehen)

Nutze Klicken & Ziehen in der Zeile eines*r Users*in, um neue Einträge anzulegen. Bestehende Einträge kannst du verschieben oder verlängern.

Ansichtseinstellungen in der User-Ansicht

Klicke oben rechts in der User-Ansicht des Planers auf Einstellungen. Es öffnet sich ein Pop-up mit Optionen.

Diese Einstellungen stehen zur Verfügung:

• Workload Ansicht anzeigen – Workload-Charts ein- oder ausblenden. Wenn du die Workload ausblendest, sind automatisch alle User-Zeilen ausgeklappt

• Abgeschlossen Aufgaben zeigen – Abgeschlossen Aufgaben werden in der Timeline (User Ansicht) angezeigt

• Aufgaben abgeschlossener Projekte zeigen – Aufgaben abgeschlossener Projekte werden in der Timeline (User Ansicht) angezeigt

• Wiederkehrende Aufgaben anzeigen – Wiederkehrende Aufgaben werden in der Timeline (User Ansicht) angezeigt

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Mehrfach-Bearbeitung in der Timeline

Über den Cursor-Button in der schwebenden Aktionsleiste am unteren Rand kannst du die Mehrfachbearbeitung von Aufgaben und Buchungen aktivieren. Die Timeline wechselt dann in den Selektions-Modus.

Wenn der Selektions-Modus aktiv ist (Cursor-Button aktiviert/lila hervorgehoben), kannst du:

• Elemente auswählen durch einfaches Anklicken (blauer Rand)

• Mehrere Elemente gleichzeitig verschieben: Verschiebst du eine Aufgabe/Buchung, werden alle selektierten Elemente in dieselbe Richtung und um denselben Zeitraum verschoben

• Aktionen für diese Auswahl vornehmen über den Aktionsbutton in der Aktionsleiste

  • Autofix – KI verschiebt selektierte Aufgaben in der Timeline und optimiert die Dauer so, dass sie in die Workload passen, ohne Überbuchung zu verursachen. Die KI versucht, das Element so nah wie möglich am aktuellen Ort zu belassen. Bei mehreren Elementen werden sie nacheinander eingeordnet (frühstes zuerst). Aktuell nur für Elemente nutzbar, die nur einen Bearbeiter haben. Findet die KI keine optimale Lösung, bleibt das Element am Ursprungsort
  • Bearbeiten mit AI – es öffnet sich ein Pop-up, in das du einen Prompt eingeben kannst, um selektierte Elemente zu verschieben (z. B. in den nächsten Monat)
  • Verschieben, Status ändern, Bearbeiter hinzufügen/entfernen

• die Auswahl löschen per Klick auf das Papierkorb-Symbol in der Aktionsleiste

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Farbliche Kennzeichnung (Color-coding) nach Projekten

Du kannst Projekten eine Farbe zuweisen. Das geht über die Option Farbe des Aktionsmenüs eines Projekts.

Projekte, Aufgaben und Buchungen werden in der Projekt-, Aufgaben bzw. Projekt-User-Timeline sowie der User-Workloadansicht mit einem Rand in dieser Farbe angezeigt. So kannst du Einträge leichter unterscheiden oder als zusammengehörig erkennen.

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FAQ

Warum wird eine Aufgabe oder Buchung nicht angezeigt?

Das kann passieren, wenn du keine Berechtigung hast, die Aufgabe oder das zugehörige Projekt zu sehen. Eine andere Ursache kann sein, dass das Projekt bereits abgeschlossen oder abgebrochen wurde. Aufgaben und Buchungen dieser Projekte werden nicht mehr in der Timeline der Workload angezeigt und auch nicht in die Berechnung einbezogen.

Zeigt die Workload-Übersicht die Vergangenheit?

Nein, die Workload-Betrachtung beginnt stets mit heute und betrachtet nur die Zukunft. Es werden nur aktuell offene Aufgaben und Projekte berücksichtigt. Nicht geleisteter Aufwand von Aufgaben wird in die Zukunft (heute bis Ende der Aufgabe) geschoben.

Werden Aufgaben ohne geplanten Aufwand im Workload berechnet?

Aufgaben ohne geplanten Aufwand werden im Workload innerhalb des Planers grundsätzlich angezeigt, sofern diese ein Start- und Enddatum haben, aber nicht in der Workload-Berechnung berücksichtigt.

Wirken sich die Ansichtseinstellungen auf andere User aus oder auf die Workload-Berechnung?

Die Ansichtseinstellungen gelten nur für den eigenen Account und haben keine Auswirkungen auf die Workload-Berechnung.