Personio Integration

Nutzt ihr das HR-Tool Personio? Integriere es mit awork um die Abwesenheiten automatisch ebenfalls in awork für den Planer zu sehen.

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Verfasst von Lucas Bauche
Vor über einer Woche aktualisiert

Was genau macht die Personio Integration?

Mit der Integration von awork zu Personio werden die Abwesenheiten deines Teams automatisch von Personio zu awork übertragen.

Dies erfolgt in einem stündlichen Abgleich. Es kann deshalb dazu kommen, dass eine neue Abwesenheit in Personio mit einer maximalen Verzögerung von 1h in awork auftaucht.

Es werden alle Abwesenheiten bis 14 Tage in die Vergangenheit und 180 Tage in die Zukunft übertragen. Wenn eine Abwesenheit außerhalb dieses Zeitraums beginnt oder endet, dann wird diese trotzdem übermittelt, sollte diese innerhalb dieses Zeitraums enden oder beginnen.

Beispiel: Heute ist der 21.07. Daher werden alle Abwesenheiten vom 07.07 und weitere 180 Tage zu awork übertragen. Startet nun eine Abwesenheit am 05.07, geht aber bis zum 10.07, dann wird diese Abwesenheit ebenfalls übertragen, auch wenn diese außerhalb der 14 Tage in der Vergangenheit startet. Genauso verhält es sich auch mit den 180 Tage in der Zukunft.

Der Abgleich zwischen den Usern erfolgt über die Account E-Mail-Adresse. Diese muss in Personio als auch awork die selbe sein. Die Account E-Mail-Adresse kann nur von dem jeweiligen User selbst geändert werden.

Die Abwesenheiten, die von Personio kommen, können in awork nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Sie sind entsprechend auch mit dem Personio-Icon gekennzeichnet.

Es können jedoch weiterhin manuell Abwesenheiten in awork angelegt und bearbeitet werden.

☝️Hinweis: Feiertage werden von Personio NICHT zu awork übertragen.

Personio Integration einrichten

Um die Integration einzurichten, benötigst du entsprechende Rechte in deinem Personio Account.

1. Gehe in Personio unten Links auf Einstellungen und wähle in dem Bereich Integration das Feld API-Zugriffsdaten

2. Klicke hier auf den Button Neue Zugriffsdaten generieren

3. Gib dem Zugriff einen Namen z.B. "awork Integration für Abwesenheiten".

Stelle die im Screenshot angezeigten Zugriffsrechte ein.

Stelle die im Screenshot angezeigten Mitarbeiterattribute im Bereich Lesbare Mitarbeiterattribute ein.

Lasse das Fenster noch offen, da du gleich die Client-ID und das Secret benötigst.

4. Gehe in awork auf Einstellungen > Integrationen und öffne die Integrations-Bibliothek. Wähle dort Personio und klicke auf Integration einrichten.

5. Kopiere die Client-Id und das Client-Secret von Personio und füge sie in dem awork Fenster ein. Mit einem Klick auf Speichern wird die Integration eingerichtet.

6. Du siehst anschließend ein Fenster mit den gematchten Usern*innen (anhand ihrer E-Mail-Adresse in beiden Tools). Sind dort unerwarteterweise User*innen in der Liste der nicht-gematchten User, so überprüfe deren E-Mail-Adressen.

Dein Sync ist jetzt aktiv.

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