Was ist Filestage?
Filestage ist ein Tool für Review- und Freigabeprozesse, das speziell für Marketing-Assets entwickelt wurde. Es organisiert Versionen, Feedback und Freigaben für Marketingprojekte und unterstützt Annotationen in vielen verschiedenen Dateiformaten – von PDFs über Websites bis hin zu Videos.
Was kann die awork – Filestage Integration?
Die Integration zwischen awork und Filestage ermöglicht drei Hauptfunktionen:
Verknüpfen eines awork-Projekts mit einem Filestage-Projekt
Starten neuer Reviews in Filestage durch das Hochladen einer Datei in awork
Synchronisieren des Review-Status von Filestage zurück zu awork
Wie richte ich die awork – Filestage Integration ein?
API-Key in awork erstellen
Erstelle einen API-Key in awork gemäß dieser Anleitung (API-Key ohne Benutzer-Authentifizierung).API-Key in Filestage erstellen
Erstelle einen API-Key in Filestage gemäß dieser Anleitung.Integration aktivieren
Mit beiden Schlüsseln kannst du das awork – Filestage Setup-Formular ausfüllen, um die Integration in deinem Workspace zu aktivieren.
Wie funktioniert die Integration, sobald sie eingerichtet ist?
Integration für ein Projekt aktivieren
Die awork – Filestage Integration ist projektspezifisch und muss für jedes awork-Projekt einzeln aktiviert werden.
Nach der Einrichtung erscheint in awork ein neues benutzerdefiniertes Feld namens „Filestage-Integration aktivieren“.
Wenn du diesen Schalter aktivierst:
Wird automatisch ein Filestage-Projekt mit dem gleichen Namen wie das awork-Projekt erstellt.
Der Link zum Filestage-Projekt wird im Feld „Filestage-Link“ hinterlegt.
Das Projekt in Filestage wird in einem Ordner mit dem Kundennamen angelegt (sofern in awork gesetzt).
Falls kein Kunde in awork hinterlegt ist, wird der Ordner „Internal awork projects“ verwendet.
Projektmitglieder in awork werden als Reviewer in Filestage hinzugefügt, wenn sie dort bereits ein Konto mit identischer E-Mail-Adresse haben.
Sobald diese Schritte abgeschlossen sind, ist die Filestage-Integration aktiv.
Kann ich bestehende Filestage-Projekte mit awork verknüpfen?
Ja, bestehende Projekte lassen sich verbinden. Gehe dazu folgendermaßen vor:
Link einfügen: Kopiere den Link zu deinem Filestage-Projekt und füge ihn in das Feld „Filestage-Link“ in deinem awork-Projekt ein.
Integration aktivieren: Schalte den Schalter „Filestage-Integration aktivieren“ ein.
Felder manuell hinzufügen:
Öffne die Einstellungen des awork-Projekts und füge die benutzerdefinierten Task-Felder (Filestage-Link, Filestage-Status, Filestage-Review) hinzu.
Hinweis: Bereits bestehende Reviews werden nicht automatisch verknüpft.
Neue Reviews, die ab sofort aus diesem awork-Projekt gestartet werden, erscheinen jedoch im verbundenen Filestage-Projekt.
Wie starte ich ein neues Review in Filestage?
Um ein neues Review zu starten:
Filestage Review aktivieren:
Aktiviere den Schalter „Filestage Review“ in der Task (dieser ist nur sichtbar, wenn die Integration für das Projekt aktiviert ist).Datei hochladen:
Lade eine Datei zur Task hoch.Automatischer Review-Start:
Ein Review wird automatisch in Filestage gestartet.
Sobald der Upload abgeschlossen ist, erscheint der direkte Link zum Filestage-Review im Feld „Filestage-Link“.
In Filestage wird ein interner Team-Kommentar mit dem Link zur awork-Task hinzugefügt.
Wichtig:
Dieser Prozess wird nur für die erste Datei ausgelöst, die einem awork Task hinzugefügt wird. Befindet sich bereits eine Datei in der Task, wird diese Datei verwendet, unabhängig davon, ob du zuerst den Schalter aktiviert oder die Datei hochgeladen hast.
Kann ich einen bestehenden Review-Prozess aus Filestage in awork einbinden?
Nein, aktuell werden nur Reviews unterstützt, die in awork gestartet werden.
Bestehende Filestage-Reviews können nicht nachträglich synchronisiert werden.
Was passiert, wenn ein Review gestartet wurde?
Das Feld „Filestage-Status“ wird automatisch aktualisiert und zeigt den aktuellen Gesamtstatus des Reviews an:
Open
Under Review
Needs Changes
Approved
Für jede Review-Stufe/Gruppe in Filestage wird automatisch ein Checklist-Item in awork erstellt.
Sobald die Gruppe die Datei freigibt, wird das entsprechende Item abgehakt.
Kommentare in awork:
Status-Updates aus Filestage werden als Kommentare in der awork-Task angezeigt.
Wenn Änderungen angefordert werden, wird der Änderungsbericht automatisch an den Kommentar angehängt.
Gibt es Verzögerungen bei der Synchronisation?
Ja, vor allem bei großen Dateien kann es bis zu 30 Sekunden (oder auch mal länger) dauern, bis Statusänderungen aus Filestage in awork sichtbar werden.
Kann ich die Integration mit Automatisierungen in awork erweitern?
Ja, die Integration lässt sich durch Automatisierungen in awork ergänzen.
Zum Beispiel:
Wenn alle Checklist-Items abgehakt sind (also alle Review-Schritte abgeschlossen wurden), könnte automatisch:
Der Task-Status auf „Review erfolgreich“ gesetzt werden.
Die Task in eine andere Liste verschoben werden.
Ein neues Fälligkeitsdatum gesetzt werden.
Weitere Prozesse angestoßen werden.