easyJOB Integration mit awork

easyJOB ist eine vielseitige ERP-Lösung für Agenturen und Dienstleister im Projektgeschäft. Von Kalkulation über Projektmanagement bis Abrechnung und Controlling: easyJOB bündelt Daten, liefert Auswertungen und lässt sich über Schnittstellen wie eine RESTful API integrieren.

Mit der easyJOB-Integration synchronisierst du die Verwaltung deiner Projekte und Aufgaben zwischen easyJOB und awork. Markiere in easyJOB, was nach awork soll, und die Systeme tauschen die relevanten Daten automatisch aus.

Hauptvorteile und Anwendungsfälle

Wenn du easyJOB für Projektplanung und awork für Aufgabenmanagement und Zeiterfassung nutzt, verbindet die Integration beide Tools sauber miteinander.

• Weniger manuelle Arbeit durch automatische Synchronisation

• Klarer Projektüberblick durch konsistente Daten in beiden Systemen

• Projektstruktur und Aufgaben synchron (Auftragsgruppen → Aufgabenlisten, stündliche Tätigkeiten → Aufgaben)

• Zeiten automatisch zurück nach easyJOB für Abrechnung und Projektüberwachung

So nutzt du die easyJOB-Integration mit awork

Die Integration folgt einem klaren Ablauf: Du markierst in easyJOB, was synchronisiert werden soll. In awork entsteht daraus ein Projekt inklusive Aufgaben, und erfasste Zeiten fließen zurück.

Jobs aus easyJOB nach awork synchronisieren

1. Auftrag in easyJOB markieren
   Setz in easyJOB beim gewünschten Auftrag das Feld, das in awork als Sync-to-awork-Feld konfiguriert ist, auf „true“. awork erkennt solche Aufträge automatisch und synchronisiert sie.

2. Projekt in awork prüfen
   Jeder synchronisierte Auftrag wird in awork als Projekt angelegt. Auftragsgruppen aus easyJOB können zu Aufgabenlisten werden. Nur nicht stornierte Stunden-Tätigkeiten werden als Aufgaben übernommen, andere Tätigkeitsarten und stornierte Tätigkeiten werden übersprungen. Hat eine übernommene Tätigkeit eine benannte Aufgabengruppe, wird die Aufgabe in der zugehörigen Aufgabenliste angelegt. Ohne benannte Aufgabengruppe wird sie direkt im Projekt angelegt. Danach arbeitest du in awork wie gewohnt mit dem Projekt weiter.

3. Auftrag bei Bedarf manuell synchronisieren
   Als Admin kannst du einen Auftrag auch manuell synchronisieren. Gib dafür seine Auftragsnummer oder seine numerische ID an. Optional verknüpfst du den Auftrag dabei mit einem bestehenden awork-Projekt, statt ein neues anlegen zu lassen.

4. Projekt bei Bedarf erneut synchronisieren
   Die Projektsynchronisation läuft automatisch im eingestellten Intervall (standardmäßig alle fünf Minuten). Wenn du nicht warten willst, kannst du als Admin ein Projekt manuell erneut synchronisieren.

Zeiten in awork erfassen und nach easyJOB zurücksynchronisieren

1. Zeiten in awork erfassen
   Erfasse deine Zeiten in awork wie gewohnt.

2. Abgleich mit easyJOB
   Deine awork-Zeiteinträge werden automatisch nach easyJOB übertragen. Die Zuordnung folgt dabei einer festen Reihenfolge:

   • Zuerst wird die mit der Aufgabe (oder deren übergeordneter Aufgabe) verknüpfte easyJOB-Tätigkeit verwendet.
   • Gibt es keine direkte Verknüpfung, sucht awork eine passende, nicht stornierte Stunden-Tätigkeit anhand der awork-Tätigkeit und Aufgabenliste. Bei Aufgaben ohne Liste wird zuerst außerhalb einer Tätigkeitsgruppe gesucht.
   • Wird keine passende Tätigkeit gefunden, wird „Nicht zuordenbare Stunden" verwendet.
   • Eine Buchung direkt auf Auftragsebene erfolgt nur, wenn keine Tätigkeit passt und die entsprechende Workspace-Option aktiviert ist.

   Neue Einträge, Änderungen und Löschungen werden abgeglichen, du musst in easyJOB also nichts nachpflegen.

Falls bei der Synchronisation etwas schiefgeht, sorgt die Integration selbst für einen sauberen Stand: Jede Nacht läuft eine Konsistenzprüfung für Zeiteinträge. Bei erneuten Versuchen werden bestehende awork-Verknüpfungen wiederverwendet und bereits verknüpfte easyJOB-Zeiteinträge aktualisiert.

Typische Workflows

Die Integration ist anpassbar. Hier sind typische Nutzungsmuster aus der Praxis:

Beispiel: Kreativagentur

Jobs werden in easyJOB markiert und automatisch als Projekte in awork erstellt. So bleiben Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung in awork übersichtlich.

• Projekterstellung: Jobs aus easyJOB werden automatisch nach awork synchronisiert. Jobnummer und -bezeichnung werden als Projektname übernommen, das Kundenfeld wird synchronisiert

• Aufgabenverwaltung: Leistungspositionen werden als Aufgaben erstellt und in awork weiter strukturiert

• Zeiterfassung: Zeiten aus awork werden zurück nach easyJOB übertragen und Leistungspositionen zugeordnet

Beispiel: Full-Service-Agentur

Hier steht die Synchronisation von Projektstruktur und Zeiterfassung im Fokus (plus Benutzerabgleich über E-Mail).

• Benutzersynchronisation: Mitarbeiter werden über die in beiden Systemen hinterlegte E-Mail-Adresse automatisch abgeglichen

• Projekteinrichtung: Bei der Synchronisation wird ein Template aus awork geladen; geplante Stunden aus easyJOB werden als Sollstunden in awork übernommen

• Zeitenabgleich: Erfasste Zeiten in awork werden automatisch passenden Leistungspositionen in easyJOB zugeordnet; falls nicht möglich, gibt es den Prozess „Unzugeordnete Zeiterfassungen“

Beispiel: Eventagentur

Die Agentur arbeitet mit einer strukturierten Aufgabenlisten-Verwaltung: Leistungsgruppen aus easyJOB werden in awork als Aufgabenlisten abgebildet.

• Aufgabenlisten: Leistungsgruppen in easyJOB werden als Aufgabenlisten in awork übernommen, Aufgaben werden automatisch erstellt

• Flexibilität bei Aufgaben: Aufgaben können in awork bearbeitet, ergänzt oder gelöscht werden, während die Struktur erhalten bleibt

• Zeiterfassung: Zeiten aus awork werden mit Leistungszeilen in easyJOB verknüpft; falls keine Zuordnung möglich ist, wird eine spezielle Leistungszeile erstellt

So richtest du die easyJOB-Integration ein

Die Integration richtest du direkt in awork ein. Dafür brauchst du Admin-Rechte im Workspace.

1. Integrationseinstellungen öffnen
   Geh in awork zu „Einstellungen“ > „Integrationen“ > „EasyJob“.

2. Zugangsdaten hinterlegen
   Trag die Zugangsdaten deiner easyJOB-Instanz ein:

   • EasyJob API-URL
   • OAuth-Token-URL
   • OAuth Client-ID
   • Client-Secret

3. Sync-to-awork-Feld konfigurieren
   Leg das easyJOB-Feld fest, über das awork Aufträge automatisch erkennt. Synchronisiert werden alle Aufträge, bei denen dieses Feld auf „true“ gesetzt ist.

4. Sync-Intervall festlegen
   Die Projektsynchronisation läuft standardmäßig alle fünf Minuten. Stell bei Bedarf einen anderen Wert zwischen 1 und 1.440 Minuten (24 Stunden) ein.

Hast du easyJOB bisher über die n8n-Synchronisation mit awork verbunden, können eure bestehenden Verknüpfungen migriert werden. Diese Migration führst du nicht selbst im Integrationspanel aus.

FAQ

Über easyJOB

easyJOB ist eine ERP-Lösung für Agenturen und Dienstleister im Projektgeschäft. Sie unterstützt die Wertschöpfungskette von Kalkulation über Projektmanagement bis Abrechnung und Controlling und liefert detaillierte Auswertungen.

Synchronisierte Daten von easyJOB nach awork

Synchronisiert werden Aufträge, bei denen das konfigurierte Sync-to-awork-Feld auf „true“ gesetzt ist. Jeder Auftrag wird in awork als Projekt angelegt. Auftragsgruppen können zu Aufgabenlisten werden, stündliche Tätigkeiten zu Aufgaben.

Zeitsynchronisation zwischen awork und easyJOB

Zeiteinträge, die du in awork erfasst, werden automatisch nach easyJOB übertragen. Neue Einträge, Änderungen und Löschungen werden abgeglichen. Zusätzlich läuft jede Nacht eine Konsistenzprüfung für Zeiteinträge.

Lizenzen für beide Systeme

Um die easyJOB-Integration in awork zu nutzen, benötigst du eine gültige Lizenz für beide Systeme.

Integration bekommen und einrichten

Als Workspace-Admin richtest du die Integration selbst unter „Einstellungen“ > „Integrationen“ > „EasyJob“ ein. Du brauchst dafür die EasyJob API-URL, die OAuth-Token-URL, die OAuth Client-ID und das Client-Secret.