💡 Diese Schnittstelle ist ein kostenpflichtiges Add-on. Wenn du unsere MOCO-Integration nutzen möchtest, melde dich ganz einfach bei uns unter [email protected]. Wir freuen uns auf deine Anfrage!
MOCO ist eine Agentursoftware, mit der du deine Buchhaltung neben vielen weiteren hilfreichen Features ohne Stress und Papierkram erledigen kannst.
Für MOCO haben wir verschiedene Integrationen:
kostenfreie MOCO Integration für Rechnungen
kostenpflichtige MOCO Integration für Übertragung von Projekten und Zeiten
Allgemeine Informationen
Die MOCO-Integration ermöglicht dir, Projekte und Zeiten zwischen awork und MOCO nahtlos zu übertragen. So kannst du sicherstellen, dass alle wichtigen Daten an einem Ort verfügbar sind und deine Workflows optimal unterstützt werden. In diesem Artikel erfährst du, wie du die Integration einrichtest und welche Funktionen sie dir bietet.
Funktionen der MOCO-Integration
Projekte übertragen:
Neue Projekte aus MOCO können direkt in awork angelegt werden.
Dabei ist es möglich Projektvorlagen aus awork zu nutzen.
Bestehende Projekte aus awork können nach MOCO übertragen werden.
Zeiterfassung:
Zeiten, die in awork erfasst werden, werden übertragen, sodass keine manuelle Synchronisation nötig ist.
Dabei kann auch zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten unterschieden werden.
Zeiten können in awork sowohl im Nachhinein verändert, als auch gelöscht werden. Diese Anpassungen werden ebenfalls nach MOCO übertragen.
Funktionsweise der MOCO-Schnittstelle
1. Projekterstellung:
Das Projekt wird in MOCO neu angelegt und mit dem Tag „Sync to awork“ versehen.
Die Schnittstelle legt das Projekt automatisch in awork an. Dabei werden folgende Daten übertragen:
Projektnummer
Projektname
Start- und Enddatum
Kunde (wird angelegt oder ausgewählt und dem Projekt zugeordnet).
2. Aufgaben aus Leistungspositionen:
Für jede Leistungsposition aus dem MOCO-Projekt wird eine Aufgabe in der Liste „MOCO“ in awork erstellt.
3. Zeiterfassung:
Es wird eine Zeit in awork auf dem verlinkten Projekt angelegt.
Wenn die Zeit auf einem Task erfasst wurde, der aus einer MOCO-Leistungsposition entstanden ist, wird die Zeit direkt zugeordnet.
Wenn keine direkte Zuordnung möglich ist, erfolgt ein Abgleich der Zeiterfassung basierend auf dem Namen der Tätigkeit und dem Namen der MOCO-Position.
Falls kein Match erfolgt, wird in MOCO eine neue Leistungsposition „Nicht zugeordnete Zeiterfassung“ erstellt und die Zeit dort zugeordnet.
Der Nutzer aus MOCO und awork wird über die E-Mail-Adresse abgeglichen.
Informationen über die Abrechenbarkeit oder Nicht-Anrechenbarkeit der Zeit werden übernommen.
4. Projekterstellung in awork mit Templates:
Eigenes Feld anlegen: Erstelle in MOCO ein eigenes Feld mit dem Namen „awork Projektvorlage“ als Typ „Einfachauswahl“.
Vorlagen hinzufügen: Füge in die Einfachauswahl-Optionen die Vorlagen hinzu, die du in MOCO/awork verwenden möchtest. Wichtig: Achte darauf, dass keine Leerzeichen vor oder hinter dem Komma vorhanden sind.
Template nutzen: Das ausgewählte Template wird automatisch zur Projekterstellung in awork verwendet.
Einrichtung der MOCO-Integration
1. API-Schlüssel in MOCO erstellen
Melde dich in deinem MOCO-Account an und klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol.
Gehe zu Erweiterungen → API und Webhooks.
Scrolle nach unten und erstelle einen neuen API-Schlüssel:
Vergib einen Namen (z. B. „awork“).
Wähle Vollzugriff und setze die Gültigkeitsdauer auf Unlimitiert gültig.
Kopiere den Schlüssel und speichere ihn sicher.
2. Custom-Felder in MOCO erstellen
Damit die Übertragung korrekt funktioniert, müssen Custom-Felder in MOCO eingerichtet werden:
Gehe zu Einstellungen → Eigene Felder.
Erstelle die folgenden Felder:
awork Projekt (Typ: Link)
Sync zu awork (Typ: Ja/Nein)
Wähle in der zweiten Zeile Projekt aus
Achte dabei auf Groß- und Kleinschreibung.
Speichere beide Felder.
3. Integration in awork aktivieren
Wende dich nun an unseren Support und bitte diesen, die MOCO-Schnittstelle in awork für dich freizuschalten.
Schicke dabei den eben erstellen Schlüssel und deine MOCO-Subdomain mit. Beides wird von uns benötigt, um die Schnittstelle zu konfigurieren.
4. Erster Test
Projekt anlegen:
Lege ein neues Projekt in MOCO an und aktiviere das Feld Sync zu awork.
Speichere das Projekt.
Übertragung prüfen:
Überprüfe in awork, ob das Projekt korrekt übertragen wurde.
Wichtige Hinweise
Resync-Funktion:
Falls eine Übertragung fehlschlägt und Zeiten nachträglich nach awork übertragen werden müssen, wende dich bitte an unseren Support. Dieser kann eine erneute Übertragung initiieren.Benutzerberechtigungen in beiden Systemen:
Überprüfe in beiden Systemen, ob die Benutzerberechtigungen korrekt gesetzt und ob der Benutzer auf den jeweiligen Projekten besetzt ist. Dies muss in awork und MOCO identisch sein.Bereits bestehende Projekte:
Wenn du bestehende awork-Projekte nachträglich nach MOCO übertragen möchtest, lege dafür ein MOCO-Projekt an, füge den entsprechenden Link des awork-Projektes ein und aktiviere danach den Sync zu awork.
Kündigung der MOCO Integration
Die MOCO Integration kann nicht vom User selbst in awork gekündigt werden. Meldet euch dazu bei unserem Support-Team unter [email protected]
Muss die MOCO-Integration separat gekündigt werden, wenn man den awork Workspace kündigen möchte?
Nein, wenn ihr euren Workspace kündigt, wird die Integration automatisch mit gekündigt.
Die MOCO Integration kann immer zum Ende eures aktuellen Rechnungszyklus gekündigt werden.
Häufige Fragen
Wer richtet die Integration ein?
Die Einrichtung erfolgt in Zusammenarbeit. Wir benötigen von dir die Konfiguration in MOCO, den API-Schlüssel aus MOCO und deine MOCO-Subdomain. Die Aktivierung für deinen awork-Workspace wird durch uns vorgenommen.
Melde dich ganz einfach bei uns unter [email protected]