Wochenüberblick für Projekte erstellen

Montagmorgen, das Weekly steht an – und der Überblick ist schon da. Ein automatisierter AI Workflow sammelt jede Woche, was in deinen Projekten Aufmerksamkeit braucht, damit ihr direkt ins Gespräch starten könnt.

Gut für Projektverantwortliche, die mehrere aktive Projekte im Blick behalten möchten.

Das Problem

Offene Aufgaben, überfällige To-dos und fehlende Zuständigkeiten sind über mehrere Projekte verteilt. Vor dem Weekly alles zusammenzusuchen kostet Zeit – und trotzdem kann etwas Wichtiges untergehen.

1. Das macht der Use Case

Der Workflow erstellt zu einem festgelegten Zeitpunkt einen Wochenüberblick für die ausgewählten Projekte. Er fasst offene und überfällige Aufgaben zusammen, weist auf fehlende Zuständigkeiten hin und markiert mögliche Themen für das Weekly. Die Einordnung und Priorisierung bleiben bei dir.

Kalendertermine können einbezogen werden, wenn ein geeigneter Kalenderzugriff eingerichtet ist.

2. So kannst du ihn verwenden

Lass den Überblick beispielsweise jeden Montag vor eurem Team-Weekly erstellen. Wähle die Projekte aus, die berücksichtigt werden sollen, und nutze das Ergebnis als Ausgangspunkt für eure Besprechung.

Beispiel für die Anweisung:

Erstelle für die als Kontext hinterlegten Projekte einen Wochenüberblick für unser nächstes Weekly. Gliedere ihn nach Projekten und zeige jeweils offene und überfällige Aufgaben, Aufgaben ohne Zuständigkeit sowie mögliche Besprechungspunkte. Markiere fehlende Informationen, statt sie zu ergänzen. Nimm keine Änderungen an Projekten oder Aufgaben vor.

3. So legst du ihn an

1. Öffne in einem Projekt den AI-Tab und füge unter Geplant eine geplante Ausführung hinzu.

2. Gib dem Workflow einen Namen und wähle den awork Agent aus. Ein eigener spezialisierter Agent ist dafür nicht nötig.

3. Füge deine Anweisung und die gewünschten Projekte als Kontext hinzu. Beschreibe, welche Aufgaben geprüft und wie die Ergebnisse gegliedert werden sollen.

4. Stelle ein wöchentliches Intervall sowie Wochentag, Uhrzeit und Zeitzone ein und speichere die Ausführung.

5. Teste den Workflow zunächst mit einem begrenzten Projektumfang und prüfe, ob der Überblick die gewünschten Informationen enthält. Für Termine benötigst du gegebenenfalls einen passenden Kalenderzugriff.

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