OS/ Agentursoftware Integration

OS/ ist die State of the Art Projekt-Controlling Software für Agenturen und Produktionsstudios jeder Größe.

OS/ ist die Projekt-Controlling- und ERP-Software für Agenturen und Produktionsstudios. awork übernimmt das operative Workmanagement: Aufgaben planen, Deadlines und Kapazitäten organisieren, Fortschritt verfolgen und Arbeitszeiten erfassen.

Gemeinsam verbinden OS/ und awork Projektmanagement und Projektcontrolling: Ihr plant und arbeitet in awork, während OS/ die Zahlen in Echtzeit im Griff hält - Budgets, tatsächliche Arbeitskosten, Rentabilität, Forecasts und Abrechnung.

Hauptvorteile und Anwendungsfälle

Mit der Integration von OS/ und awork habt ihr einen durchgängigen Workflow: Kalkulation & Projektcontrolling in OS/ → Projektmanagement & Zeiterfassung in awork → Kosten, Abrechnung & Rentabilität wieder in OS/

So müssen Projektdaten nicht mehrfach gepflegt werden und ihr könnt eure Projekte von der Planung bis zur Abrechnung konsistent steuern.

Vorteile auf einen Blick

Projekte automatisch synchronisieren: Relevante Projektdaten werden zwischen OS/ und awork synchronisiert.
Ressourcen und Zeitbudgets im Blick behalten: Zeitbudgets aus OS/ stehen für die operative Planung in awork zur Verfügung.
Aufgaben und Aufgabenpakete automatisieren: awork Templates können über ein Custom Field bei der Projekterstellung in OS/ ausgewählt werden.
Zeiten dort erfassen, wo gearbeitet wird: Arbeitszeiten können in awork oder über myOS/ erfasst und nach OS/ übertragen werden.
Tatsächliche Arbeitskosten sehen: OS/ übernimmt die erfassten Stunden in die Projektkalkulation und bildet die True Labor Costs ab.
Projekte in Echtzeit kontrollieren: Budget, Ressourcen und Rentabilität bleiben während des gesamten Projektverlaufs im Blick.
Zeiten abrechnen: In awork erfasste Arbeitszeiten können in OS/ für die Abrechnung verwendet werden.
Forecasts erstellen: OS/ unterstützt euch dabei, zukünftige Projektkosten und Ressourcen zu prognostizieren.

So funktioniert die Synchronisation

Projekte

OS/ und awork arbeiten gemeinsam entlang des Projektlebenszyklus. Die Integration synchronisiert relevante Projektdaten, sodass ihr sie nicht in beiden Systemen separat verwalten müsst.

Projekte können in einem Schritt erstellt und gemeinsam aktualisiert werden.
Wichtige Informationen wie Kunde, Projektzeitraum und Team bleiben konsistent.
Die operative Projektarbeit erfolgt in awork, während OS/ die kaufmännische Perspektive mit Kalkulation, Budget und Projektcontrolling bereitstellt.

Sobald eure OS/ awork Integration eingerichtet ist, werden eure OS/ Projekte automatisch in awork angelegt und für das Projektteam freigegeben. Daten wie Kunde, Titel, Start, Ende und das Projektteam werden übernommen und bei jeder Änderung aktualisiert.

Ressourcen und Zeitbudgets

OS/ verbindet die Projektkalkulation mit der operativen Planung in awork. Dadurch könnt ihr die eingeplanten Ressourcen und Zeitbudgets in awork berücksichtigen und gleichzeitig in OS/ kontrollieren, wie sich das Projekt tatsächlich entwickelt.

Das awork Zeitbudget wird direkt aus eurer OS/ Kalkulation übernommen und fortlaufend aktualisiert. So kann das Team Projekte und Aufgaben effizient planen und kennt die verfügbaren Ressourcen.

Optional wird auch eure Projektkalkulation an awork übertragen. Dadurch seht ihr, in welcher Projektphase wie viele Ressourcen eingeplant sind. So könnt ihr genauer planen und präzise verfolgen, wie viel bereits verbraucht wurde.

Ihr nicht nur, was geplant wurde, sondern auch, wie viel davon bereits verbraucht wurde.

Aufgaben und Positionen synchronisieren

Die Integration verbindet die Aufgabenstruktur zwischen OS/ und awork. Aufgaben, zusätzliche Aufgaben und Unteraufgaben sind Teil der Zusammenarbeit. Euer Team nutzt awork für die operative Arbeit, während OS/ die Verbindung zu Projektpositionen und Budgets herstellt.

Tätigkeiten für eine saubere Zeiterfassung nutzen

Für die Zeiterfassung solltet ihr Tätigkeiten in awork den jeweiligen Aufgaben zuordnen. Tätigkeiten aus OS/, die nach awork synchronisiert werden, können dort ebenfalls für die Zeiterfassung genutzt werden. Zeiten auf synchronisierten OS/-Aufgaben werden der entsprechenden Leistungsposition im OS/-Budget zugeordnet. Synchronisierte Aufgaben sind in awork am OS/-Tag erkennbar.

Zeiterfassung

Mit der Integration könnt ihr die Zeiterfassung dort durchführen, wo euer Team ohnehin arbeitet: direkt in awork oder über myOS/.

Die erfassten Arbeitszeiten fließen nahtlos in die Projektkalkulation und Controlling von OS/ ein. Dadurch seht ihr neben den geleisteten Stunden auch die daraus entstehenden tatsächlichen Arbeitskosten.

Arbeitskosten

OS/ ermöglicht es, auf Basis der erfassten Arbeitszeiten die tatsächlichen Arbeitskosten (True Labor Costs) eines Projekts zu ermitteln. Mit dieser Funktion könnt ihr:

Erkennen, wie viele Stunden bereits geleistet wurden
Den Verbrauch des geplanten Budgets nachvollziehen
Die entstandenen Personalkosten einsehen
Die Rentabilität des Projekts analysieren

So liefert die Zeiterfassung in awork eine verlässliche Grundlage für das Projektcontrolling in OS/.

Automatisches Ausrollen von awork Vorlagen und Aufgabenpaketen

Ihr könnt awork Vorlagen direkt bei der Projekterstellung in OS/ verwenden, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. So geht's:

Öffne die Integrations-Einstellungen in OS/.
Klicke auf Bearbeiten in der awork-Integration.
Aktiviere die Option Benutzern die Möglichkeit geben, beim Erstellen eines neuen Projekts eine Vorlage auszuwählen.
Speichere die Einstellungen.

OS/ erstellt automatisch ein Custom Field in den Projekt-Custom-Fields. Bei der Erstellung eines neuen Projekts könnt ihr die gewünschte awork Vorlage auswählen. Sobald das Projekt startet, weiß OS/ über das Custom Field, welche Aufgabenliste in awork ausgerollt werden soll. So standardisiert ihr wiederkehrende Aufgabenpakete und startet die operative Projektarbeit ohne manuelle Zuordnung.

Zeit abrechnen

OS/ übernimmt eure Zeiterfassung aus awork und ihr könnt diese bequem in OS/ abrechnen – auf Wunsch auch zusätzlich zu eurem Projektpreis oder Fremdkosten.

Abgerechnete Zeiteinträge werden in awork als abgerechnet markiert, sobald die entsprechende Ausgangsrechnung ausgestellt ist.

OS/ errechnet aus eurer Zeiterfassung außerdem eure konkreten Arbeitskosten. So hast du neben den Arbeitsstunden auch den finanziellen Aufwand pro Kunde oder Projekt im Blick.

Berichte und Forecasts

Die Synchronisation liefert nicht nur aktuelle Projektdaten, sondern schafft auch eine Grundlage für zukünftige Entscheidungen. OS/ stellt Forecast-Reporting bereit, mit dem ihr Projektkosten und Ressourcenentwicklung vorausplanen könnt.

So erkennt ihr frühzeitig, wenn sich ein Projekt anders entwickelt als geplant, und könnt eure operative Planung in awork entsprechend anpassen.

Weitere Sync-Infos

OS/ aktualisiert ständig den Status eurer awork Projekte, sodass das gesamte Team transparent informiert ist, ob ein Projekt bestätigt oder abgeschlossen ist. Eure awork Kundenliste wird ständig aktualisiert, und ihr könnt einfach über das Logo in der Projektliste auf euer awork Projekt zugreifen.

So verbindest du awork mit OS/

Für die Verbindung legst du zunächst in awork einen API Client an und kopierst anschließend den API Key in die OS/ Integration.

1. API Client in awork anlegen

Öffne in deinem awork Workspace Einstellungen > Integrationen
Im Bereich API Clients klicke auf + API Client
Lege den Client mit folgenden Werten an:
Name: OS/ Integration
Client-ID: {Workspace-ID}-OS (Beispiel: MUSTER-OS
Redirect URI: http://localhost/os-api

Nach dem Speichern des API Clients zeigt awork einen Secret Key an.

Dieser Secret Key ist nicht der API Key, den du in OS/ hinterlegen musst.

So findest du den richtigen API Key:

Schließe das Fenster nach dem Erstellen des API Clients.
Klicke neben dem erstellten API Client rechts auf den Aktionsbutton.
Öffne API-Keys verwalten.
Klicke auf das Schlüssel-Symbol, um den API Key zu öffnen.
Kopiere den angezeigten API Key (196 Zeichen lang).

2. awork in OS/ hinzufügen

Öffne in OS/ die Workspace Settings.
Gehe zum Menüpunkt Integrationen.
Unter Verfügbare Integrationen findest du awork.
Klicke in der awork-Kachel auf + Hinzufügen.
Trage den zuvor kopierten awork API Key ein.
Klicke auf Speichern.

Damit ist die Integration eingerichtet.

Hinweis: Die Option „Synchronize budget sections and internally-sourced line items to awork lists and tasks“ ist ein Beta Feature.

FAQ

Welche Daten werden von OS/ nach awork übernommen?

OS/ Projekte werden automatisch in awork angelegt und für das Projektteam freigegeben. Daten wie Kunde, Titel, Start, Ende und das Projektteam werden übernommen und bei Änderungen aktualisiert.

Wo kann ich Zeiten erfassen und was passiert danach?

Zeiten kannst du direkt in awork oder mit myOS/ per Spracheingabe erfassen. Die Zeit wird sofort an OS/ übertragen.

Wie erkenne ich Aufgaben, die aus OS/ synchronisiert wurden?

Aufgaben, die aus OS/ synchronisiert wurden, erkennst du in awork am kleinen OS/-Tag. Erfasst du Zeit darauf, wird sie direkt auf die entsprechende Leistungsposition im OS/-Budget gebucht.

Werden abgerechnete Zeiten in awork markiert?

Ja. Abgerechnete Zeiteinträge werden in awork als abgerechnet markiert, sobald die entsprechende Ausgangsrechnung in OS/ ausgestellt ist.

Kann ich die Projektkalkulation ebenfalls nach awork übertragen?

Ja, wenn ihr möchtet, wird auch eure Projektkalkulation an awork übertragen. So kannst du z. B. sehen, in welcher Projektphase wie viele Ressourcen geplant sind.

Erfahre hier mehr zur Integration

OS/ mit awork verbinden