Docs

Wenn du deine Docs in unserer Plattform verwaltest, ist es wichtig, die allgemeine Struktur unseres Docs-Features zu kennen. Es gibt drei Hauptbereiche, in denen ein Doc existieren kann: Private Docs, Space Docs und Projekt Docs.

Private Docs funktionieren ähnlich wie private Projekte: Nur du kannst sie sehen – bis du entscheidest, sie mit jemandem zu teilen oder sie in einen Space oder ein Projekt zu verschieben. Diese Docs sind ausschließlich für dich sichtbar und für niemanden sonst im Workspace zugänglich.

Spaces kannst du dir wie Ordner innerhalb eines Workspace vorstellen. Hier werden deine Docs organisiert und verwaltet. Du kannst mehrere Spaces in einem Workspace erstellen, aber ein Doc kann immer nur in einem Space gleichzeitig liegen. Du kannst Docs zwischen Spaces verschieben oder sie einem Projekt zuordnen.

Projekt Docs sind einem bestimmten Projekt zugeordnet und nur über dieses Projekt zugänglich. Sie bleiben so lange im Projekt, bis du sie in einen Space verschiebst oder privat machst. Damit bleiben alle projektbezogenen Docs gut organisiert und jederzeit auffindbar. Projekt Docs bieten zudem besondere Funktionen, z. B. das Verknüpfen von Aufgaben zur Statusverfolgung.

Für jeden Bereich, in dem Docs existieren können, gibt es einen eigenen Papierkorb. Dieser ist über die Seitenleiste zugänglich. Es gibt also einen Papierkorb für private Docs, einen für Space Docs und einen für Projekt Docs. In den Papierkörben liegende Docs können bis zu einem Jahr wiederhergestellt oder dauerhaft gelöscht werden.

☝️ Jetzt, da du die grundlegende Struktur unseres Dokumentationssystems verstanden hast, kannst du deine Docs optimal organisieren. Wenn du noch Fragen hast oder Unterstützung brauchst, melde dich gerne bei unserem Support-Team. 🚀

Die Docs Hauptseite ist deine zentrale Anlaufstelle, um deine Docs zu verwalten und zu organisieren. Hier hast du schnellen Zugriff auf alle Docs und kannst sie einfach verschiedenen Spaces oder Projekten zuordnen.

Die Docs-Seitenleiste ist dein zentrales Navigationselement. Sie befindet sich auf der linken Seite des Bildschirms und bietet schnellen Zugriff auf alle deine Docs, Favoriten, den Papierkorb und mit dir geteilte Inhalte.

Du kannst die Seitenleiste ein- und ausklappen. Auch die einzelnen Sektionen darin lassen sich für bessere Übersichtlichkeit individuell ein- und ausklappen.

Ein praktisches Feature ist die Möglichkeit, Sektionen, Spaces und einzelne Docs ein- oder auszuklappen. So kannst du dich auf die für dich relevanten Inhalte konzentrieren. Der Zustand (geöffnet oder geschlossen) wird für jeden Bereich, in dem du mit Docs arbeitest, gespeichert.

Du kannst Docs und Spaces ganz einfach per Drag & Drop in der Seitenleiste umsortieren. Klicke dazu auf ein Element, halte es gedrückt und ziehe es an die gewünschte Position – ein Platzhalter zeigt dir an, wohin es verschoben wird.

Du kannst Docs auch einrücken, um sie als untergeordnetes Doc zu organisieren. Ziehe dazu ein Doc leicht nach rechts – es wird automatisch untergeordnet. Wenn das übergeordnete Doc bisher keine untergeordneten Docs hatte, erscheint ein kleiner Pfeil, der die neue Struktur anzeigt.

Hier findest du deine Spaces, in denen du deine Docs ablegst. Ein Klick auf einen Space öffnet ihn und zeigt das erste Doc an. Um einen neuen Space zu erstellen, bewege den Mauszeiger über den Space-Titelbereich und klicke auf das Plus-Symbol. Dort kannst du das Aussehen anpassen und Berechtigungen für Workspace, Benutzer und Teams festlegen. Bestehende Spaces kannst du über das Drei-Punkte-Menü bearbeiten.

Markiere deine wichtigsten oder liebsten Docs als Favoriten, um schnellen Zugriff zu behalten. Du kannst Docs entweder über die Aktionsleiste oben im Doc oder über das Drei-Punkte-Menü in der Seitenleiste als Favorit markieren oder entfernen.

Alle Docs, die mit dir, deinem Team oder deinem Workspace geteilt wurden, erscheinen in diesem Bereich.

Ganz unten in der Seitenleiste findest du immer den Papierkorb – egal, wo du dich befindest. In der Hauptseitenleiste ist dies dein persönlicher Papierkorb für gelöschte private Docs.

Hier siehst du eine Liste der zuletzt von dir bearbeiteten Docs. Wenn du häufig zwischen vielen Docs wechselst, hilft dir dieser Bereich, den Überblick zu behalten.

☝️ Hinweis: In diesem Bereich ist keine eigene Sortierung möglich.

Die Doc-Seite ist der Hauptbereich zum Erstellen, Bearbeiten und Teilen deiner Inhalte. Hier spielt sich die eigentliche Arbeit mit deinen Docs ab.

Oben auf der Doc-Seite findest du die Top-Bar mit allen wichtigen Schaltflächen und Informationen.

Der blaue Button oben links dient zum Erstellen neuer Docs.

Links in der Top-Bar siehst du die Breadcrumbs, die dir zeigen, wo sich dein Doc befindet (Space, Projekt oder privat). Du kannst auf die einzelnen Elemente klicken, um direkt dorthin zu navigieren.

Rechts in der Top-Bar findest du Aktionen wie Favorit setzen, Teilen, Beobachter verwalten oder die Doc-Suche. Über das Drei-Punkte-Menü erreichst du weitere Optionen wie Verschieben, Duplizieren, Link kopieren oder Löschen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein Doc als PDF zu exportieren. Du findest die option immer über das Drei-Punkte-Menü (…) eines Docs und über den Export-Button oben rechts innerhalb des geöffneten Docs.

Und das war’s! Du hast jetzt eine PDF-Version deines Docs, die du ganz einfach weitergeben kannst.

Hier schreibst und bearbeitest du den eigentlichen Inhalt deines Docs. Der Editor unterstützt alles, was du bereits aus Aufgaben- und Projektbeschreibungen kennst – und mehr.

Wir haben auch weitere großartige Funktionen hinzugefügt. 👉 Siehe Abschnitt unten Doc-Funktionen.

Im Titelbereich kannst du deinem Doc auch ein Emoji hinzufügen – über das Emoji-Symbol rechts neben dem Titel.

Wenn du deine Inhalte mit Überschriften strukturierst, erscheinen sie als kleine Marker rechts im Doc. Die blaue Markierung zeigt, welche Überschrift gerade im sichtbaren Bereich liegt.

Fährst du mit der Maus an den rechten Rand, öffnet sich ein Pop-up mit allen Überschriften im Doc – ein Klick springt direkt zur entsprechenden Stelle.

☝️ Hinweis: Das Inhaltsverzeichnis ist immer sichtbar und kann nicht deaktiviert werden.

Du kannst Docs auf verschiedene Arten erstellen – abhängig davon, wo du dich in awork befindest und welchen Doc-Typ du erstellen willst.

Der + Doc-Button oben links ist auf der Docs-Hauptseite, in einem Space oder im Projekt-Tab sichtbar. Er erstellt ein neues Doc auf derselben Ebene wie das aktuell angezeigte.

Für untergeordnete Docs nutze den kleinen + Button, der beim Hovern über ein Doc in der Seitenleiste erscheint.

Mit den kleinen + Buttons bei den Doc-Elementen kannst du gezielt untergeordnete Docs erstellen. Die Breadcrumbs zeigen dir dabei sofort die neue Position des untergeordneten Docs an.

💡 Tipp: Du kannst Docs auch später per Drag & Drop verschieben und unterordnen.

Gehe zur Docs-Hauptseite und klicke auf den + Doc-Button, um ein privates Doc zu erstellen.

Über das Kontextmenü eines Docs kannst du es einfach in einen anderen Space, ein Projekt oder in den privaten Bereich verschieben.

Im Pop-up zur Auswahl klickst du auf das gewünschte Ziel (Space, Projekt, Privat). Das Doc wird standardmäßig auf der obersten Ebene platziert. Willst du es als untergeordnetes Doc verschieben, wähle ein übergeordnetes Doc im Pop-up aus.

Teile Docs ganz einfach über den Teilen-Button in der Aktionsleiste oder das Kontextmenü. Du kannst den Zugriff auf Workspace-, Team- oder Benutzerebene regeln und individuelle Berechtigungen festlegen.

☝️ Hinweis: Es ist nur möglich, innerhalb von untergeordneten Docs-Ebenen weitere Einschränkungen zu machen – nicht umgekehrt.

Jeder Doc-Typ hat seinen eigenen Papierkorb – der jeweils letzte Abschnitt in der Seitenleiste.

Wenn ein Doc gelöscht wird, wandern alle untergeordneten Docs automatisch mit in den Papierkorb. Sie können dort nicht bearbeitet werden und werden nach einem Jahr endgültig gelöscht.

Einzelne Docs oder untergeordnete Docs können über das Kontextmenü wiederhergestellt werden.

Beim endgültigen Löschen eines Docs über das Kontextmenü werden alle Inhalte dauerhaft entfernt und lassen sich nicht wiederherstellen.

Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Doc arbeiten. Du siehst dabei, wer gerade schreibt oder Text markiert – in Echtzeit.

Nur bei Projekt Docs möglich: Über das Feld Aufgabe auswählen unter dem Titel kannst du eine Aufgabe aus dem Projekt verknüpfen oder eine neue erstellen. Diese bleibt verknüpft, bis du sie entfernst.

☝️ Hinweis: Es kann immer nur eine Aufgabe gleichzeitig mit einem Projekt Doc verknüpft sein.

Markiere Text in einem Doc und nutze die Schaltfläche Aufgabe erstellen, um daraus Aufgaben zu generieren. Wähle dann das Projekt und die Aufgabenliste aus, in der die Aufgaben gespeichert werden sollen.

Markiere Text, klicke auf das Kommentar-Symbol und starte so eine neue Kommentarkonversation. Du kannst andere erwähnen, antworten, Emojis nutzen oder Kommentare löschen.

Ein Thread bleibt bestehen, bis er als „erledigt“ markiert wird. Wird der erste Kommentar gelöscht, verschwindet der ganze Thread. Du kannst den Link zum Thread kopieren, um ihn einfacher zu teilen.

Du kannst Docs über die globale Suche finden. Es gibt einen eigenen Docs-Tab in den Suchergebnissen.

☝️Hinweis: Auch gelöschte Docs im Papierkorb werden hier angezeigt.

Mit der Versionierung in awork Docs kannst du ganz einfach Änderungen nachverfolgen und deine Docs im Laufe der Zeit verwalten. Egal, ob du an einem privaten, Space- oder Projekt-Doc arbeitest – jede Bearbeitung wird automatisch als neue Version gespeichert. So behältst du jederzeit die volle Kontrolle über den Verlauf deiner Dokumente und kannst dich auf eine zuverlässige Sicherung deiner Arbeit verlassen.

Du kannst:

So ist dein Fortschritt jederzeit gesichert – und die Zusammenarbeit im Team bleibt auch bei vielen Änderungen reibungslos.

Die Versionierung ist für alle Doctypen verfügbar und jedes Doc besitzt seine eigene Versionshistorie. Untergeordnete Docs haben eine eigene Versionshistorie und sind nicht Teil der übergeordneten Doc-Versionierung.

Neue Versionen werden automatisch alle 5–10 Minuten während der laufenden Bearbeitung oder nach dem Ende einer Sitzung erstellt.

Jede Version ist mit Datum und Uhrzeit der Speicherung gekennzeichnet. Wenn verfügbar, wird auch der Avatar der zuletzt bearbeitenden Person angezeigt.

Die Versionshistorie kann jederzeit über das Drei-Punkte-Menü (⋯) aufgerufen werden – entweder beim Hovern eines Docs mit der Maus oder oben rechts innerhalb des geöffneten Docs über denselben Button

Nach dem Klick auf Versionen öffnet sich ein Modal, das eine Liste aller verfügbaren Versionen des Dokuments sowie eine Vorschau der ausgewählten Version anzeigt. (Die neueste Version steht immer ganz oben in der Liste.)

Um eine ältere Version wiederherzustellen, wähle sie aus der Liste aus und klicke unten rechts auf Wiederherstellen. Bestätige die Aktion im nächsten Schritt – danach wird dir die wiederhergestellte Version des Dokuments angezeigt.

Die aktuelle Version deines Dokuments wird dabei nicht gelöscht. Stattdessen speichert awork sie als neuen Eintrag in der Versionshistorie, bevor die ältere Version wiederhergestellt wird – so geht nichts verloren.

Je nach deinem awork-Plan kann es sein, dass ältere Versionen nach einer gewissen Zeit gesperrt werden. Gesperrte Versionen bleiben in der Liste sichtbar, können aber nicht mehr geöffnet oder wiederhergestellt werden.

Ab dem Professional Plan können alle Nutzer:innen mit Bearbeitungszugriff auf ein Dokument die Versionshistorie einsehen und Versionen wiederherstellen. Admins haben grundsätzlich Zugriff auf die Historie.

Die aktuellen Freigabe- oder Berechtigungseinstellungen bleiben beim Wiederherstellen einer Version erhalten – sie werden durch die Wiederherstellung nicht verändert.

In der Allgemeinen und Projektspezifischen Rechterolle kannst du festelegen ob die User dieser Rolle keine Rechte, lesende Rechte oder Schreibrechte auf die Docs haben sollen.

Mehr über unser Rechtemanagement erfährst du hier in diesem Artikel.