1. Setup – Die Basis für reibungslose Planung 🛠️
Bevor du mit der Planung loslegen kannst, solltest du ein paar wichtige Dinge vorbereiten. So stellst du sicher, dass deine Planung realistisch ist – und nicht im Chaos endet.
Der Planer in awork verbindet dein Projektmanagement mit deinem Kalender. Du kannst Aufgaben, Meetings und Buchungen direkt auf die Kapazitäten deines Teams abstimmen.
Damit das funktioniert, braucht es ein solides Setup.
Das gehört ins Setup:
Feiertagsregion festlegen: Damit du weißt, wann dein Team im wohlverdienten Feiermodus ist.
Kalenderintegration aktivieren: Verbinde deinen Google- oder Outlook-Kalender – entweder selbst oder zentral als Admin für dein Team.
Arbeitszeiten korrekt hinterlegen: Niemand möchte täglich 8 Stunden verplant werden, wenn er oder sie nur Teilzeit arbeitet. Also: Arbeitszeiten einstellen!
Abwesenheiten pflegen: Urlaube, Krankheitstage & Co. gehören direkt in den Planer – geht auch automatisiert durch Integrationen mit Personio oder MOCO.
Skills & Rollen eintragen: Nutze Tags, um den Überblick zu behalten, wer was kann.
Rechtemanagement checken: Wer darf Projekte und Aufgaben sehen oder bearbeiten?
💡 Tipp: Erinnere dein Team daran, diese Einstellungen direkt zu Beginn vorzunehmen. Das spart später jede Menge Verwirrung.
2. Die Planer-Ansichten im Überblick 👀
Projekt-Ansicht
Zeigt dir alle laufenden und geplanten Projekte
Nutze Filter (z. B. nach Team oder Prio), Sortierungen, Gruppen und Spalten
Plane direkt in der Timeline – per Drag & Drop
Projekte verlängern oder verschieben? Einfach ziehen oder im Pop-up anpassen
User-Ansicht
Hier siehst du Aufgaben, Buchungen und Kalender deiner Teammitglieder
Filtere nach Skills, Tags oder Projekten
Nutze den Workload-Balken, um Überbuchungen zu erkennenAufgaben lassen sich direkt zuweisen, verschieben oder kommentieren
💡 Tipp: Du kannst dir über das User-Icon auch die Kalender deines Teams einblenden – so behältst du auch Meetings & Routinen im Blick.
3. Projekte clever planen – vom großen Ganzen bis ins Detail ✨
In awork kannst du Projekte aufbauen, strukturieren und auf die vorhandenen Kapazitäten deines Teams abstimmen. Dabei kannst du ganz flexibel entscheiden, ob du grob oder fein planst – oder beides kombinierst.
Projektstruktur anlegen:
Jedes Projekt lebt von Struktur. Überlege dir deshalb:
Wie sollen Aufgaben und ggf. Subtasks aussehen?
Welche Deadlines und Budgets gibt es?
Welche Aufgaben brauchen ein Zeitbudget?
Welche Personen oder Teams werden für das Projekt & die einzelnen Aufgaben eingeplant?
Und ganz wichtig: Denk nicht nur an „klassische“ Aufgaben – auch E-Mails, Calls oder Feedbackschleifen kosten Zeit. Plane sie mit ein!
Nutze Task-Status wie „Offen“, „In Bearbeitung“, „Blockiert“ oder „Erledigt“, um den Überblick zu behalten.
4. Grob oder fein – du entscheidest! 🎯
Grobplanung: Der Überblick für Wochen & Monate
Wenn du schnell einen Überblick brauchst oder lieber auf Wochenebene planst, ist die Grobplanung mit Buchungen genau dein Ding.
Mit Buchungen reservierst du Kapazitäten, ohne gleich jede Aufgabe im Detail zu planen. Das ist ideal, wenn:
Aufgaben noch nicht konkret sind,
du wochenweise planst (z. B. im Jour Fixe jeden Donnerstag),
oder du nur grobe Zeitfenster blocken möchtest.
Das solltest du beachten:
Buchungen verteilen sich gleichmäßig über die Zeit.
Sie beeinflussen den Workload, aber sie verschieben sich nicht automatisch.
Es wird keine Zeit auf Buchungen erfasst – es sind nur Reservierungen.
Nutze die User-Ansicht, um zu sehen, wer wie viel Kapazität frei hat.
Feinplanung: Für maximale Transparenz im Tagesgeschäft
Die Feinplanung eignet sich perfekt, wenn du tagesgenau planen und den Workload deines Teams immer im Blick haben möchtest.
Hier arbeitest du direkt mit Aufgaben, die:
Start- und Enddatum haben,
mit Zeitbudgets versehen sind,
und auf die du entweder Zeiten erfassen oder sie in den Kalender einplanen kannst.
Wichtig: Aufgaben ohne Zeiten oder Kalendereinträge werden automatisch in die Zukunft geschoben – so bleibt der Workload korrekt.
💡 Tipp: Grob- und Feinplanung lassen sich wunderbar kombinieren: Nutze Buchungen zur Vorausplanung und ersetze sie, sobald du konkrete Aufgaben hast.
5. Änderungen? Kein Problem! 🔄
Planung ist nie in Stein gemeißelt. Mit awork bleibst du flexibel, auch wenn mal etwas dazwischen kommt.
So gehst du vor:
Halte wöchentliche Planungsmeetings (z. B. Donnerstags) ab.
Lade das Team in den Planer (User-Ansicht) und bespreche, wer woran arbeitet.
Nutze Checklisten & Filter, um Aufgaben oder Kapazitäten schnell zu finden.
Bei spontanen Änderungen:
Erstelle eine Abwesenheit (z. B. bei Krankheit).
Prüfe die Verfügbarkeit der anderen Teammitglieder.
Plane Aufgaben neu oder nutze die Mehrfachauswahl + AI-Support.
Typische Szenarien:
Neues Projekt: Wer hat Kapazitäten frei? Finde es mit dem Verfügbarkeit Filter heraus.
Kundenanfrage: Schnell prüfen, wer Zeit hat – und direkt Aufgaben zuweisen.
Engpässe im Team: Aufgaben mit Prio markieren, kommentieren, verschieben.
Und jetzt? Los geht’s! 🎉
Starte mit deinem ersten Planungsmeeting, reserviere grob Kapazitäten oder weise konkrete Aufgaben zu – ganz egal, wie du loslegst: Mit dem awork Planer wird’s strukturiert, flexibel und garantiert nicht langweilig.