Floating Action Bar Die Floating Action Bar ist dein zentraler Anlaufpunkt für schnelle Aktionen in awork. Diese praktische schwebende Aktionsleiste befindet sich am unteren Bildschirmrand . Sie passt
Floating Action Bar Die Floating Action Bar ist dein zentraler Anlaufpunkt für schnelle Aktionen in awork. Diese praktische schwebende Aktionsleiste befindet sich am unteren Bildschirmrand . Sie passt sich dem aktuellen Kontext an und bietet dir in jeder Ansicht die relevanten Werkzeuge für effizientes Arbeiten. [!IMPORTANT] Die Floating Action Bar bündelt Suche, awork AI, Schnellaktionen und Timer sowie kontextspezifische Aktionen. Suche öffnen Klicke auf das Lupen Icon in der Aktionsleiste, um die Suchfunktion zu starten. awork AI Assistant starten Klicke auf das Bot Icon (Tooltip: "awork AI") in der Aktionsleiste, um den KI Assistenten aus jeder Ansicht heraus zu starten. Neue Elemente erstellen Klicke auf das Plus Symbol in der Aktionsleiste. Es öffnet sich ein Erstellungs Panel mit folgenden Optionen: Neues Projekt – Ein neues Projekt anlegen Neue Aufgabe – Eine neue Aufgabe erstellen Neue Zeit – Einen Zeiteintrag erfassen Neuer Kunde – Einen neuen Kunden hinzufügen Den Timer starten Klicke auf den lila Play Button (Tooltip: "Timer starten") in der Floating Action Bar, um den Timer zu starten. Es öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem du nach Zeiterfassungen, Projekten oder Aufgaben suchen kannst. Im geöffneten Modal siehst du drei Tabs: Zuletzt , Projekt und Aufgabe . Unter "Zuletzt" werden kürzlich verwendete Einträge angezeigt. Wähle das gewünschte Element aus, um den Timer zu starten. Die Floating Action Bar in der Timeline Ansicht 1. Mehrfachauswahl: Wähle mehrere Elemente in der Timeline, um Aktionen auf die Auswahl auszuführen: Autofix , Bearbeiten mit AI , Verschieben , Status ändern , Bearbeiter hinzufügen/entfernen , Löschen . 2. Timeline vergrößern oder verkleinern Klicke auf das Lupen Symbol mit Plus (Tooltip: "Zoom in"), um die Timeline Ansicht zu vergrößern Klicke auf das Lupen Symbol mit Minus (Tooltip: "Zoom out"), um herauszuzoomen und einen größeren Zeitraum zu sehen 3. Zum heutigen Tag springen Klicke auf das Kalender Symbol mit dem Tooltip "Zu heute springen", um die Timeline automatisch auf das aktuelle Datum zu zentrieren.
Bei awork neu anmelden So meldest du dich schnell und einfach bei awork an. [!IMPORTANT] Starte mit einer kostenlosen 14 Tage Trial . Teste awork ausgiebig mit deinem Team. Keine Kreditkarte notwendig
Bei awork neu anmelden So meldest du dich schnell und einfach bei awork an. [!IMPORTANT] Starte mit einer kostenlosen 14 Tage Trial . Teste awork ausgiebig mit deinem Team. Keine Kreditkarte notwendig bei der Anmeldung. Wie funktioniert die Anmeldung bei awork? 1. Gehe auf www.awork.com oder app.awork.com/login. 2. Klicke auf Neu anmelden . 3. Folge dem Anmeldeprozess. [!WARNING] Es fallen keine Kosten an und du benötigst keine Kreditkarte. Anmelden via Google oder Microsoft Du kannst dich mit deiner E Mail Adresse und einem Passwort anmelden oder über deinen Google oder Microsoft Account. Wähle bei der Anmeldung Neu anmelden mit Google oder Neu anmelden mit Microsoft . Du wirst automatisch zum Login weitergeleitet. Hast du dich über Google oder Microsoft neu angemeldet, musst du dich auch in Zukunft mit diesem Anbieter anmelden. [!NOTE] Du kannst deinen awork Account auch nachträglich mit Google oder Microsoft verknüpfen oder die Verknüpfung wieder löschen. FAQ Welche Kosten entstehen bei der Registrierung? Es fallen keine Kosten an. Du kannst die awork Testversion 14 Tage lang kostenlos nutzen. Kann ich mich mit meinem Google oder Microsoft Account registrieren? Ja, du kannst dich entweder über deine E Mail Adresse oder deinen Google bzw. Microsoft Account anmelden.
Systemanforderungen für awork Betriebssysteme awork läuft im Browser und ist für die neuesten Windows und macOS Systeme optimiert. awork kann grundsätzlich auch auf älteren Systemen verwendet werden,
Systemanforderungen für awork Betriebssysteme awork läuft im Browser und ist für die neuesten Windows und macOS Systeme optimiert. awork kann grundsätzlich auch auf älteren Systemen verwendet werden, wir empfehlen jedoch, dass ihr eure Geräte stets aktuell haltet, um von den neuesten Sicherheits und Leistungsverbesserungen zu profitieren. Dein System sollte mindestens über einen Quad Core Prozessor mit 1,6 GHz oder mehr , 8 GB RAM und 500 MB freien SSD Speicherplatz verfügen, um optimale Leistung und Reaktionsgeschwindigkeit zu gewährleisten. Unterstützte Browser Bitte stellt sicher, die aktuellste Version eines der folgenden Browser zu verwenden: Chrome Edge Safari Firefox Die folgenden Browserfunktionen sollten aktiviert sind: JavaScript Cookies Lokaler Speicher und Sitzungsspeicher Hardware Beschleunigung [!NOTE] Hinweis: Browser Plugins oder Erweiterungen insbesondere Adblocker und Firewall Tools können die Leistung beeinträchtigen. Verbindungsanforderungen Stabile Internetverbindung (10 Mbit/s oder schneller empfohlen) VPNs, Firewalls oder Proxys dürfen Domains oder URLs, die von awork oder Drittanbietern verwendet werden, sowie Echtzeitverbindungen (Websockets, Long Polling) nicht blockieren Netzwerk und Firewall Einstellungen Bitte stellt sicher, dass euer Netzwerk Verbindungen zu unseren Diensten und Diensten von Drittanbietern, die awork für den Betrieb benötigt, erlaubt: erlauben WebSockets und HTTPS (TLS 1.2 oder höher) zulassen Die folgenden Domains erlauben (Änderungen vorbehalten): , , , , Desktop App Die Desktop App unterstützt Windows 10 und 11 sowie macOS 13 (Ventura) und neuer. Mindestens 8 GB RAM Mindestens 500 MB SSD Speicherplatz [!WARNING] Die macOS App gibt es in zwei Varianten: Eine für Intel x64 Prozessoren und eine für Apple M Prozessoren (seit 2020). Achte darauf, die richtige Version herunterzuladen, um Leistungsprobleme zu vermeiden. Mehr Informationen über die Desktop App. Mobile App Android 7.0 (Nougat) und neuer. iOS 14 und neuer. Mehr Informationen über die Mobile App.
Workspaces in awork Ein Workspace bietet eine von den Daten her getrennte digitale Arbeitsumgebung , in der Organisationen ihre Projekte und User\ innen verwalten können. Mit deinem awork Account kann
Workspaces in awork Ein Workspace bietet eine von den Daten her getrennte digitale Arbeitsumgebung , in der Organisationen ihre Projekte und User\ innen verwalten können. Mit deinem awork Account kannst du User in mehreren Workspaces sein. Über deinen Account im Hauptmenü links unten kannst du zwischen den verschiedenen Workspaces wechseln. So erstellst und konfigurierst du einen Workspace 1. Registrieren: Wenn du dich bei awork neu anmeldest (<https://app.awork.com/ ), legst du damit einen neuen Workspace an. Über Kostenlos registrieren > Neu anmelden , kannst du weitere Workspaces erstellen. 2. Konfigurieren: Den Workspace kannst du benennen und nach deinen Wünschen konfigurieren. Unter Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Workspace kannst du den Namen und das Logo deines Workspaces anpassen. Ab dem Professional Plan kannst du auch die URL (Subdomain) deines Workspaces anpassen. 1) Lizenzen: Zu jedem Workspace gehört ein eigener Plan. Die Lizenzen gelten jeweils für den gesamten Workspace und müssen für jeden Workspace separat gebucht werden. 2) User einladen: Sofern du über die notwendigen Berechtigungen verfügst, kannst du weitere User einladen. Wenn ein User\ in bereits einen awork Account hat und die E Mail Adresse beim Einladen übereinstimmt, wird derselbe Account verwendet. Den Workspace löschen Wenn du deinen awork Workspace nicht mehr benötigst, kannst du ihn ganz unten in dem Bereich Einstellungen > Workspace löschen. Nachdem du den Löschvorgang bestätigt hast, bekommst du eine E Mail, um diesen Schritt zu bestätigen. Wenn dein aktives Abo gekündigt wurde und oder die Testphase abgelaufen ist, kannst du den Workspace über das Buchungsfenster löschen. Klicke auf Jetzt buchen > Optionen > Workspace löschen . [!WARNING] Hinweis: Um deinen Workspace löschen zu können, musst du dich zuerst in awork einloggen, bevor du auf den Bestätigungslink in der E Mail klickst. [!CAUTION] Wichtig: Alle Daten des Workspaces werden unwiderruflich gelöscht . Denk daran, alles zu exportieren, was du noch brauchst.
awork buchen Wie kann ich awork buchen? Du kannst awork ganz einfach direkt im Tool buchen, nachdem du einen kostenlosen Test Account erstellt hast. [!WARNING] Die Testphase läuft für 14 Tage und wird
awork buchen Wie kann ich awork buchen? Du kannst awork ganz einfach direkt im Tool buchen, nachdem du einen kostenlosen Test Account erstellt hast. [!WARNING] Die Testphase läuft für 14 Tage und wird nicht automatisch verlängert. Um awork weiterhin zu nutzen müssen Zahlungsdaten hinterlegt und einen Tarif ausgewählt werden. Ablauf der Buchung 1. Einloggen in deinen Test Account Öffne deinen bestehenden awork Testaccount. 2. Klicke auf „Jetzt kaufen“ Der Button ist sichtbar für alle Admins deines Accounts und befindet sich: Direkt im oberen Navigationsmenü (z. B. „Jetzt kaufen“) In deinem Benutzer Menü unter „Abonnement verwalten“ 3. Wähle deinen Tarif und Nutzeranzahl Tarif wählen (z. B. Standard, Professional etc.) Anzahl der Lizenzen festlegen 4. Rechnungsdaten eingeben Unternehmensdaten Zahlungsart (Kreditkarte oder Lastschrift) 5. Bestätigen und buchen Nach Eingabe der Daten klickst du auf „Buchen“ , um dein awork Abo zu starten. Welche Zahlungsarten sind möglich? Kreditkarte SEPA Lastschrift Zahlung auf Rechnung (nur bei Enterprise Plänen auf Anfrage) Wichtige Hinweise zur Buchung Was passiert nach der Buchung? Dein Testaccount wird in einen regulären Account umgewandelt. Alle bestehenden Daten und Einstellungen bleiben dabei erhalten. Du erhältst im Anschluss eine Rechnung per E Mail. Kann ich weitere Nutzer später hinzufügen? Ja du kannst jederzeit weitere Nutzer über das Lizenzmanagement hinzufügen. Abgerechnet wird anteilig für den verbleibenden Zeitraum der aktuellen Abrechnungsperiode. FAQ Kann ich die Testphase verlängern? Ja, das ist möglich! Solltest du nach den 14 Tagen noch etwas mehr Zeit brauchen, um awork in deinem Team zu testen und dich zu entscheiden, melde dich gerne bei uns unter sales@awork.com oder buche dir direkt einen kostenfreien Beratungstermin bei uns. Muss ich awork direkt nach der Testphase buchen? Nein du kannst während oder nach Ablauf der Testphase buchen. Nach Ablauf ohne Buchung wird dein Testaccount jedoch deaktiviert. Was passiert mit meinen Daten nach der Testphase? Auch nach Ablauf der Testphase bleiben deine Daten erhalten und du kannst nach der Buchung mit dem gleichen Arbeitsstand weitermachen. Falls du all deine Daten unwiderruflich löschen möchtest, findest du eine Anleitung dazu hier. Wer kann awork im Unternehmen buchen? Nur Administratoren deines awork Accounts haben Zugriff auf die Buchungsfunktion. Erhalte ich eine Buchungsbestätigung? Ja du bekommst eine Bestätigung per E Mail sowie eine erste Rechnung, sobald die Buchung abgeschlossen ist. Kann ich die Zahlungsdaten nach der Buchung ändern? Ja du kannst deine Rechnungsdaten und Zahlungsmethode jederzeit im Bereich „Abonnement verwalten“ aktualisieren. Gibt es eine kostenlose Version von awork? Nein Einen Free Plan, wie du es von manch anderen Diensten kennst, gibt es bei awork nicht.
Das Ende der Trial – und jetzt? Der Artikel beschreibt, wie du nach der Testphase von awork weitermachen kannst, um alle Funktionen weiterhin zu nutzen. [!IMPORTANT] Steige auf die bezahlte Version um
Das Ende der Trial – und jetzt? Der Artikel beschreibt, wie du nach der Testphase von awork weitermachen kannst, um alle Funktionen weiterhin zu nutzen. [!IMPORTANT] Steige auf die bezahlte Version um , um alle Funktionen zu nutzen. So buchst du awork 1. Logge dich in awork ein. 2. Während deiner Testphase: Klicke auf den Button awork buchen in der Kopfzeile deines Dashboards. 3. Nach Ablauf deiner Testphase: Klicke auf den Button awork buchen in der Mitte des Bildschirms. 4. Wähle einen Plan: Basic Standard Professional Enterprise (Schreibe uns an <u sales@awork.com</u ) [!IMPORTANT] <u Hier</u findest du alle Infos zu den Modellen und ihren Unterschieden. Gerne beraten wir dich auch in einem <u kostenfreien Beratungstermin</u ! 1. Wähle deinen Zahlungszyklus: Monatlich (jederzeit kündbar) Jährlich (kündbar zum Ablauf der 12 Monate) Zweijährlich (kündbar zum Ablauf der 24 Monate) 2. Lege die Anzahl der benötigten User fest: Buche mindestens so viele User, wie in deinem Workspace aktiv sind. Du kannst jederzeit weitere User hinzufügen. 3. Klicke auf Jetzt buchen. 4. Gib deine Rechnungsadresse ein (die Rechnung erhältst du per E Mail von uns). 5. Wähle deine bevorzugte Zahlungsart: Kreditkarte Lastschrift Überweisung (nur in der Enterprise Version verfügbar) 6. Überprüfe deine Eingaben und akzeptiere unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). 7. Klicke auf Bezahlen und Abonnieren, um awork kostenpflichtig zu buchen. [!IMPORTANT] Wichtig: Die Buchung von awork kann nur durch einen User mit Administrator Rechten erfolgen. Sei versichert, dass alle deine Daten erhalten bleiben. Behalte deinen Workspace ohne Abo für später Du hast die Möglichkeit, deinen Account erst einmal ohne Abonnement bestehen zu lassen, jedoch ohne Zugriff auf deine Daten . So kannst du dir Zeit nehmen, um zu einem späteren Zeitpunkt ein Abo abzuschließen. Alle Daten bleiben dabei sicher. Den Workspace löschen Falls awork nicht deinen Anforderungen entspricht, kannst du deinen Account unwiderruflich löschen. Achte darauf, die folgenden Schritte zu befolgen: 1. Logge dich in awork ein. 2. Klicke auf Jetzt buchen. 3. Wähle einen Plan aus (Basic, Business oder Enterprise) und klicke auf Jetzt buchen . 4. Klicke unten auf Bearbeiten und dann auf Workspace löschen . 5. Der Workspace Creator erhält eine E Mail , in der er die Löschung der Daten bestätigen muss. [!CAUTION] Warnung: Alle Daten des Workspace werden unwiederbringlich gelöscht. Denk daran, alles zu exportieren, was du noch brauchst. FAQ Wie lange bleibt mein Account ohne Abonnement aktiv? Dein Account bleibt ohne Abo unbegrenzt bestehen, solange du ihn nicht selbst löschst. Kann ich jederzeit ein Abo abschließen? Ja, du kannst jederzeit ein Abo abschließen und deine Daten bleiben solange erhalten. Jedoch hast du bis zur Buchung keinen Zugriff auf deine Daten . Was passiert mit meinen Daten, wenn ich meinen Account lösche? Deine Daten werden nach 30 Tagen vollständig gelöscht.
Erstelle dein erstes Projekt Was ist ein Projekt in awork? In awork wird die Arbeit in Projekte gegliedert und ihnen werden User\ innen zugeordnet, die an den Projekten mitarbeiten. Jedes Projekt hat
Erstelle dein erstes Projekt Was ist ein Projekt in awork? In awork wird die Arbeit in Projekte gegliedert und ihnen werden User\ innen zugeordnet, die an den Projekten mitarbeiten. Jedes Projekt hat dabei einen Status, der anzeigt, ob das Projekt aktuell läuft, noch nicht begonnen oder bereits abgeschlossen ist. Innerhalb eines Projekts können Aufgaben erstellt und bearbeitet werden sowie Zeiten erfasst werden. In der Projektübersicht siehst du alle laufenden, geplanten und abgeschlossenen Projekte sowie die verantwortlichen User\ innen, den Fortschritt uvm. Lege ein neues Projekt an Gehe auf den lila Action Button oben rechts in der App Kopfzeile und wähle Neues Projekt . Es öffnet sich ein Popup, in dem du deinem Projekt einen Namen und eine Beschreibung eingeben sowie weitere Informationen festlegen kannst. Alle diese Informationen kannst du auch später noch hinzufügen oder ändern. Um Informationen zu deinem Projekt hinzuzufügen, klicke auf den Button Details hinzufügen oder nutze die Slash Befehle. Eine Liste der verfügbaren Slash Befehle findest du am unteren Rand des Screens. Klicke im nächsten Schritt auf Weiter . Du gelangt jetzt in die Auswahl der Projektvorlagen. Anschließend wird dein Projekt erstellt und du wirst automatisch zu dem Projekt weitergeleitet. Du findest dein Projekt jetzt auch in der Projektübersicht und je nach Filter auch auf deinem Dashboard. Der Projektstatus in awork Jedes Projekt befindet sich immer in einem Status. Dieser ist immer einer der vier Grundkategorien: Noch nicht gestartet (blau), Läuft (gelb), Abgeschlossen (grün) oder Geblockt (rot). Zwar kann man die genaue Statusbezeichnung und die Reihenfolge, in der ein Projekt die Status durchlaufen soll, in den Projekteinstellungen anpassen, allerdings sind die vier Grundkategorien vorgeschrieben. Wichtig ☝️:Das Besondere ist, dass oftmals in awork nur laufende Projekte, also Projekte in dem gelben Status, beachtet werden. So werden unter Meine Aufgaben nur Aufgaben aus laufenden Projekten angezeigt. Ebenso werden für die Zeiterfassung nur laufende Projekte vorgeschlagen. Wenn du mit deinem neuen Projekt direkt loslegen willst, ändere den Status zu Läuft . Mit oder ohne Kunden? Du kannst deinem Projekt einen Kunden zuordnen oder einen neuen Kunden bei Projekterstellung anlegen. Das hilft dir, deine Projekte nach Kunden zu gruppieren oder Projekte besser auseinander halten zu können. Eine gepflegte Projektübersicht mit Kundenlogos sieht einfach unschlagbar aus. Lade dein Team ein Bist du noch alleine auf deinem Projekt? Dann lade direkt dein Team ein, damit ihr gemeinsam an dem Projekt arbeiten könnt. Wenn du bereits weitere User\ innen zu awork eingeladen hast, dann ergänze sie einfach zu deinem Projekt entweder direkt bei der Projekterstellung oder über die Projektdetails im Projekt. Bist du noch alleine in awork, dann gehe links über das Hauptmenü auf User > User einladen und lade zuerst dein Team zu awork ein, bevor du es auf das Projekt besetzen kannst. Aufgaben anlegen und verteilen Das Herzstück eines jeden Projekts sind die Aufgaben. In dem Reiter Aufgaben eines Projekts stehen dir drei verschiedene Ansichten bereit, in denen du die Arbeit organisieren kannst: Die Listenansicht : Super für die erste Struktur und zum Anlegen neuer Aufgaben. Die Board Ansicht: Für die agile Arbeit. Jede Spalte ist dabei ein Status. Die Timeline Ansicht: Die zeitliche und abhängige Planung mit Meilensteinen. Durch das Klicken auf eine Aufgabe gelangst du in die Aufgabendetails, in denen du Fälligkeiten, Bearbeiter\ innen, Unteraufgaben, Briefings, Dateien, Kommentare, uvm. anlegen kannst. Erfahre mehr über das Thema Aufgaben in Projekten. Was kann ein Projekt noch alles? Dateien hochladen und teilen Innerhalb eines Projekts gibt es den Reiter Dateien . Hier kannst du Dateien hochladen oder aus deinem OneDrive oder Google Drive verknüpfen. Dir werden ebenfalls alle Dateien aus den Aufgaben des Projekts hier angezeigt und du kannst sie beispielsweise nach Dateityp oder Aufgabe gruppieren. Mehr erfahren über das Thema Dateien in Projekten. Projektfortschritt sichtbar machen Du kannst den Projektfortschritt auf verschiedene Arten sichtbar machen. 1. Du gibst deinem Projekt ein Zeitbudget und erfasst Zeiten auf das Projekt oder die Aufgaben deines Projekts. 2. Du misst den Fortschritt anhand der abgeschlossenen Aufgaben oder aller Aufgaben Mehr erfahren über die Themen Budgets & Fortschritt. Aufgaben aus E Mails erstellen In dem Reiter Einstellungen deines Projekts findest du am Ende eine projektspezifische E Mail Adresse. Sendest du eine E Mail an diese Adresse, so wird automatisch eine awork Aufgabe in genau diesem Projekt angelegt. Mehr erfahren über das Thema E Mails aus Aufgaben. Projektabläufe automatisieren In dem Reiter Einstellungen deines Projekts kannst du Automatisierungen für dein Projekt anlegen, um automatische Aktionen auszulösen. Beispiel: Wenn eine neue Aufgabe erstellt wird, dann weise "Projektverantwortlichem" als Bearbeiter zu. Mehr erfahren über das Thema Automatisierungen.
Workflows Workflows ermöglichen es, einen wiederverwendbaren Prozess einmal zu definieren und überall anzuwenden. Status, Automationen und Aufgaben Custom Fields bleiben in allen Projekten mit demselb
Workflows Workflows ermöglichen es, einen wiederverwendbaren Prozess einmal zu definieren und überall anzuwenden. Status, Automationen und Aufgaben Custom Fields bleiben in allen Projekten mit demselben Workflow synchron. Änderungen werden automatisch auf alle verknüpften Projekte angewendet. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Prozessstandardisierung Dieselben Projektstatus, Aufgabenstatus, Automationen und Custom Fields über mehrere Projekte hinweg anwenden. Einfache Aktualisierungen Den Workflow einmal aktualisieren und alle verbundenen Projekte aktualisieren sich automatisch. So verwendest du Workflows Workflows werden auf Workspace Ebene verwaltet und können Projekten oder Vorlagen zugewiesen werden. Einen Workflow erstellen oder verwalten 1. Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) und wähle den Menüpunkt Workflows . 2. Klicke auf + Hinzufügen oder wähle einen bestehenden Workflow aus. 3. Füge Projektstatus, Aufgabenstatus, Automationen und Aufgaben Custom Fields hinzu oder bearbeite sie. Einen Workflow einem Projekt oder einer Vorlage zuweisen 1. Öffne die Projekteinstellungen oder Vorlageneinstellungen . 2. Klicke auf Workflow verwenden . 3. Wähle den Workflow aus, den du anwenden möchtest, und bestätige. [!WARNING] Wichtig: Wenn ein Workflow aktiv ist, werden die vom Workflow gesteuerten Einstellungen auf Projektebene schreibgeschützt. Indikatoren für schreibgeschützte Felder zeigen an, welche Einstellungen vom Workflow gesteuert werden. Einen Workflow bei der Schnellerstellung zuweisen Wenn du ein neues Projekt über den Schnellerstellung erstellst, kannst du einen Workflow direkt im Erstellungsdialog auswählen. [!CAUTION] Wichtig : Das Auswählen einer Vorlage überschreibt immer deine Workflow Auswahl bei der Projekterstellung. Dein Projekt wird ohne den gewählten Workflow erstellt oder mit dem Workflow der Vorlage, falls diese einen enthält. Einen Workflow wechseln oder entkoppeln Projekte können Workflows wechseln oder sich komplett davon lösen. Beim Workflow Wechsel startet ein Migrationsassistent, der alte Projekt und Aufgabenstatus auf neue abbildet. Beim Entkoppeln wird eine bearbeitbare Kopie der Workflow Einstellungen für dieses Projekt erstellt. Eine Warnung zeigt an, welche Werte überschrieben werden, bevor du beim Workflow Wechsel bestätigst. Berechtigungen und Zugriffskontrolle Deine Berechtigungen hängen von deiner Rolle ab. Workspace Admins können Workflows erstellen, bearbeiten, löschen und archivieren sowie Workflows Vorlagen und Projekten zuweisen oder entfernen. Teammitglieder mit Rechten für Projekteinstellungen können Workflows erstellen, bearbeiten und löschen, Workflows Vorlagen zuweisen oder daraus entfernen und alle Workflows schreibgeschützt einsehen. Teammitglieder mit Bearbeitungsrechten für Projektdetails können Workflows Projekten zuweisen oder daraus entfernen und alle Workflows schreibgeschützt einsehen. Teammitglieder mit Rechten zum Erstellen von Projekten Können Workflows bei der Projekterstellung zuweisen und später wieder entfernen. Hauptfunktionen Workflows bleiben synchron Projektstatus, Aufgabenstatus, Automationen und Aufgaben Custom Fields bleiben über alle verbundenen Projekte hinweg abgestimmt. Workflow Wechsel mit Anleitung Der Migrationsassistent hilft, alte und neue Projekt und Aufgabenstatus sicher zuzuordnen. Vom Workflow entkoppeln Die Verbindung zum Workflow trennen und eine bearbeitbare Kopie behalten. Workflow aus einem Projekt erstellen Ein bestehendes Projekt Setup in einen wiederverwendbaren Workflow umwandeln über „Als Workflow speichern" in den Projekteinstellungen. Funktioniert mit Vorlagen Workflows Vorlagen zuweisen, damit neue Projekte automatisch demselben Prozess folgen. Flexibilität pro Projekt Bestimmte Workflow Automationen deaktivieren, während andere aktiv bleiben. Du kannst auch eigene Automationen und Aufgaben Custom Fields neben denen aus dem Workflow hinzufügen. Nach Workflow suchen, filtern und gruppieren Projekte nach ihrem zugewiesenen Workflow finden und organisieren. Einschränkungen und Hinweise Keine Workflow Versionierung oder Wiederherstellung Änderungen an Workflows werden sofort auf alle verbundenen Projekte angewendet. Scope Workflows wirken sich nicht auf Nutzer\ innen, private Einstellungen, Abrechnung, E Mail Konfiguration, Integrationen oder Autopilot aus. [!IMPORTANT] Hinweis: Workflows sind optional. Projekte können vollständig unabhängig bleiben, wenn du keinen Workflow aktivierst. FAQ Wer kann Workflows erstellen und bearbeiten? Workspace Admins und Teammitglieder mit Rechten für Projekteinstellungen können Workflows erstellen und bearbeiten. Was passiert, wenn ich einen Workflow bearbeite? Alle Projekte, die diesen Workflow verwenden, aktualisieren sich sofort. Kann ich ein Projekt anpassen, das einen Workflow verwendet? Ja. Projektstatus, Aufgabenstatus, Workflow Automationen und Workflow Aufgaben Custom Fields sind schreibgeschützt, aber du kannst projektspezifische Automationen und Aufgaben Custom Fields zusätzlich hinzufügen. Kann ich einen Workflow aus einem Projekt entfernen? Ja. Du kannst die Workflow Zuweisung aufheben oder das Projekt entkoppeln, um die volle Kontrolle zurückzugewinnen. Sind Workflows erforderlich? Nein. Workflows sind optional und ergänzend. Du kannst Projekte weiterhin ohne Workflows verwenden, wenn du das bevorzugst.
Dateien in Projekten Projekte haben ihre eigene Dateiablage, in der hochgeladenen Dateien, verknüpfte Cloud Dateien, oder Dateien aus Kommentaren und Projektaufgaben angezeigt werden (abhängig von dei
Dateien in Projekten Projekte haben ihre eigene Dateiablage, in der hochgeladenen Dateien, verknüpfte Cloud Dateien, oder Dateien aus Kommentaren und Projektaufgaben angezeigt werden (abhängig von deinen Berechtigungen). Hauptvorteile und Anwendungsfälle Die Projekt Dateiablage hilft dir dabei: Dateien zentral im Projekt sammeln statt sie in Kommentaren zu verlieren Zwischen Listen und Galerieansicht wechseln je nachdem, ob du viele Dateien oder viele Bilder hast Dateien schnell hinzufügen per Plus Button oder Drag & Drop Cloud Dateien verknüpfen aus Google Drive oder Microsoft OneDrive , ohne diese hochzuladen. Dateien automatisch sammeln aus Projekt Kommentaren und Aufgaben (abhängig von Berechtigungen) Dateien schneller finden durch Gruppieren, Sortieren und Suchen Die Dateiablage in einem Projekt öffnen 1. Öffne das gewünschte Projekt. 2. Klicke im Header auf Dateien . (Wenn dir der Reiter nicht angezeigt wird, klicke zuerst auf das Dropdown Menü Mehr .) Ansicht wechseln Du kannst zwischen Listenansicht und Galerieansicht wechseln, indem du die Icons oben in der Mitte unterhalb des Headers verwendest: Galerieansicht : Ideal für wenige Dateien oder viele Grafiken. Listenansicht : Empfehlenswert bei Projekten mit vielen Dateien. Dateien hinzufügen Klicken in der Registerkarte Dateien auf den + Datei Button in der oberen linken Ecke. Dateien von deinem Computer hinzufügen Wähle Von meinem Computer , um Dateien hochzuladen, oder ziehe eine oder mehrere Dateien per Drag & Drop von deinem Computer in die Dateiablage. Dateien aus Google Drive oder OneDrive hinzufügen (verknüpfen) Du kannst Dateien aus deinem Google Drive oder deinem Microsoft OneDrive mit dem Projekt verknüpfen. 1. Wähle Aus Google Drive oder Aus OneDrive 2. Wähle das entsprechende Drive aus, es öffnet sich ein Fenster 3. Melde dich mit deinen Benutzerdaten für Google oder Microsoft an 4. Suche eine Datei und wähle sie aus, um sie mit dem Projekt zu verknüpfen 5. Nach der Verknüpfung erscheint die Datei in der Dateiablage deines awork Projekts [!IMPORTANT] Wichtig: awork hat keinen Zugriff auf dein Cloud Drive. Es wird nur eine Verknüpfung zur Datei angelegt und der aktuelle Name gespeichert. Wenn eine andere Person die Datei öffnet, wird sie zum Cloud Drive weitergeleitet. [!WARNING] Es gelten die Berechtigungen des Cloud Drives. Das heißt: Nicht jede Person mit Zugriff auf die awork Dateiablage hat automatisch Zugriff auf die verknüpften Cloud Dateien. Dateien aus Kommentaren und Aufgaben Dateien, die als Kommentare im Projekt angehängt werden, tauchen automatisch in den Dateien auf. Das gilt ebenso für Dateien, die in Aufgaben liegen. [!WARNING] Es gelten immer die entsprechenden Leserechte. Wenn du z. B. keine Berechtigung hast, bestimmte Aufgaben zu sehen, siehst du auch deren Dateien in den Projektdateien nicht. Zu welcher Aufgabe eine Datei gehört Bei Dateien aus Aufgaben siehst du unter dem Dateinamen den Aufgabennamen. Darüber kannst du direkt zur Aufgabe springen. [!WARNING] Für Dateien aus Aufgaben brauchst du Leserechte für die Aufgaben. Zum Löschen brauchst du entsprechende Schreibrechte . Gruppieren, sortieren und suchen Du kannst Dateien gruppieren und sortieren. awork merkt sich deine Einstellungen automatisch für das Projekt. Gruppiere nach Aufgabe, User oder Typ Sortiere nach Datum , Name oder Aufgabe Suche über die Zeile oben links mit dem Lupen Symbol Tipps und Einschränkungen Eine awork weite Dateiablage gibt es nicht Dateiablagen stehen nur je Projekt zur Verfügung. Für globale Ablagen in deinem Team nutze ein Cloud Drive. Dort gibt es meist detailliertere Möglichkeiten für Rechtemanagement und Freigabe. Die maximale Dateigröße für eine einzelne Datei beträgt 1 GB . [!NOTE] Größen und Speicherlimitationen: Es gibt keine grundsätzliche Begrenzung für die Gesamtdatenmenge in awork. Allerdings behalten wir uns in unseren AGB vor, Speicher zu begrenzen oder bei sehr hohem Bedarf gesondert zu berechnen. FAQ Wo finde ich die Dateiablage eines Projekts? Klicke im Header eines Projektes auf Dateien . (Wenn dir der Reiter nicht angezeigt wird, klicke zuerst auf das Dropdown Menü Mehr .) Greift awork auf meine Google Drive oder OneDrive Dateien zu, wenn ich diese verknüpfe? Nein. awork erstellt eine Verknüpfung zur ausgewählten Datei und speichert den aktuellen Namen. Beim Öffnen der Datei wirst du zu deinem Cloud Drive weitergeleitet und es gelten die dortigen Berechtigungen. Warum sehe ich manche Dateien in den Projektdateien nicht? Dateien aus Kommentaren und Aufgaben werden nur angezeigt, wenn du die entsprechenden Leserechte hast. Wenn du bestimmte Aufgaben nicht sehen darfst, siehst du auch deren Dateien nicht. Gibt es eine workspace weite Dateiablage? Nein. Dateiablagen gibt es in awork nur per Projekt. Für globale Ablagen empfehlen wir ein Cloud Drive. Gibt es Speicherlimitationen in awork? Es gibt keine grundsätzliche Grenze für die Gesamtdatenmenge. In den AGBs behalten wir uns jedoch vor, Speicher zu limitieren oder bei sehr hohem Bedarf gesondert zu berechnen.
Autopilot für Projekte verwenden Der Autopilot (jetzt Smart alerts ) in awork besteht aus einer Reihe von E Mails, die den Projektmanager und das Projektteam über den Fortschritt eines Projekts auf de
Autopilot für Projekte verwenden Der Autopilot (jetzt Smart alerts ) in awork besteht aus einer Reihe von E Mails, die den Projektmanager und das Projektteam über den Fortschritt eines Projekts auf dem Laufenden halten. Anstatt ständig zu fragen „Liegen wir im Zeitplan?“ oder „Sind wir noch im Budget?“ , kannst du diese Aufgabe dem Autopilot überlassen. Solange er nicht Alarm schlägt, ist alles im grünen Bereich. Wenn Zeitbudget oder Enddaten überschritten werden, greift er ein und informiert dich mit entsprechenden Mailings. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Smart alerts helfen dir, die Kontrolle zu behalten, ohne sich täglich um das Projekt kümmern zu müssen: Warnen, wenn wichtige Werte überschritten werden (Zeitbudget oder Fälligkeitstermin). Senden unterschiedliche E Mails an verschiedene Rollen (Projektmanager vs. Projektteam) Halten Projektmanager für die Projektsteuerung auf dem Laufenden Sorgen dafür, dass sich die Projektmitglieder auf dringende Aufgaben konzentrieren Smart alerts einrichten Smart alerts in einem Projekt aktivieren oder deaktivieren 1. Öffne ein Projekt 2. Klicke im Header auf Einstellungen . (Wenn dir der Reiter nicht angezeigt wird, klicke zuerst auf das Dropdown Menü Mehr .) 1) Scrolle zum Abschnitt Smart alerts . 1. Aktivieren: Klicke auf den Button Einrichten . Aktiviere den Schalter Projekt Benachrichtigungen aktivieren . Klicke auf Speichern . Ein grüner Statusindikator ( Aktiv ) wird angezeigt. 2. Deaktivieren: Klicke auf den Button Einrichten . Deaktiviere den Schalter Projekt Benachrichtigungen aktivieren . Klicke auf Speichern . Projektmanagement Modus auswählen (Agil oder Wasserfall) Die Berechnung hängt vom Projekttyp ab: [!IMPORTANT] Agil : Verfolgt den Fortschritt anhand der Sprint Kapazität. Diese Methode ist ideal für Projekte ohne festen Zeitplan, bei denen du dich eher an verfügbaren Arbeitszeiten als an fixen Terminen orientierst (z. B. Kanban oder Scrum). Wasserfall : Vergleicht den Aufgabenabschluss mit ihren Fälligkeiten. Diese Methode ist geeignet, wenn Enddatum und feste Verantwortlichkeiten klar sind, und hilfreich, um mit Meilensteinen und einem Gantt Chart zu arbeiten. Um den Modus auszuwählen, klicke auf das Dropdown Menü neben Hinter Zeitplan und wähle entweder Agil oder Wasserfall . Durch Smart alerts versendete Nachrichten Sind die Smart alerts aktiviert, werden unterschiedliche Nachrichten an Projektverantwortliche und Projektteam versendet. Benachrichtigungen für Projektverantwortliche Diese Nachrichten enthalten (abhängig von der Nachricht) oberhalb der Hauptnachricht: Enddatum des Projekts Offene Aufgaben Erfasste Zeit Verbleibender geplanter Aufwand Verbleibendes Budget in Tagen Benachrichtigungen für das Projektteam Nachrichten an das Projektteam zeigen oberhalb der Hauptnachricht immer: Enddatum des Projekts Offene Aufgaben Verbleibender geplanter Aufwand Benachrichtigungen anpassen Klicke nach dem Aktivieren der Projekt Benachrichtigungen auf Benachrichtigungen anpassen . Es öffnet sich ein Dropdrown Menü mit weiteren Optionen. Aktiviere hier jeweils den Schalter. Mögliche Optionen für Projektverantwortliche Hinter Zeitplan Zeigt Aufgaben hinter Zeitplan, Aufgaben die starten sollten aber nicht gestartet wurden, sowie abgeschlossene Aufgaben, die zu der Verzögerung geführt haben (Wasserfall und Agil). Für agile Projekte wird ein linearer Burndown aller Aufgaben angenommen; fällt das Projekt dahinter zurück, wird die Nachricht ausgelöst. Bald fällig Zeigt Aufgaben mit hohem geplantem Aufwand, die noch nicht gestartet wurden, überfällige Aufgaben sowie Aufgaben, bei denen geplanter Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind (Wasserfall und Agil) Überfällig Zeigt Aufgaben mit hohem geplantem Aufwand, die noch nicht gestartet wurden, überfällige Aufgaben sowie Aufgaben, bei denen geplanter Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind (Wasserfall und Agil) Hinter Budget Zeigt Aufgaben, die länger gedauert haben als erwartet (geplanter Aufwand vs. erfasste Zeit), inklusive abgeschlossener Aufgaben; wird ausgelöst, wenn der erwartete Restaufwand das Restbudget übersteigt (Wasserfall und Agil) Budget bald erreicht Zeigt Aufgaben mit hohem geplantem Aufwand, die noch nicht gestartet wurden, überfällige Aufgaben sowie Aufgaben, bei denen geplanter Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind (Wasserfall und Agil) Über Budget Zeigt Aufgaben mit hohem geplantem Aufwand, die noch nicht gestartet wurden, überfällige Aufgaben sowie Aufgaben, bei denen geplanter Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind (Wasserfall und Agil) Vernachlässigt Info, dass es in einem Projekt seit 14 Tagen keine Aktivität mehr gegeben hat (Wasserfall und Agil) Noch nicht gestartet Info, dass es ein Projekt mit Projektteam und geplanten Aufgaben gibt, das noch nicht in den Status Läuft (gelb) gesetzt wurde (Wasserfall und Agil) Mögliche Optionen für das Projektteam Hinter Zeitplan Im Wasserfall Modus zeigt die Nachricht kritische (überfällige) Aufgaben des Users. Im agilen Modus zeigt sie kritische (überfällige) Aufgaben des Projekts. Bald fällig Im Wasserfall Modus zeigt die Nachricht offene Aufgaben des Users. Im agilen Modus zeigt sie offene Aufgaben des Projekts. [!NOTE] Tipp: Wenn du dich wunderst, warum jemand keine E Mails bekommt: Prüfe zuerst, ob die Rollen im Projekt korrekt hinterlegt sind (Projektverantwortliche vs. Projektteam). FAQ Was sind Smart alerts für Projekte? Smart alerts sind eine Reihe intelligenter E Mail Benachrichtigungen in awork, die den Projektmanager und das Projektteam über den Fortschritt eines Projekts auf dem Laufenden halten und dich benachrichtigen, wenn ein Zeitbudget oder ein Termin überschritten wird. Wie öffne ich die Smart alert Einstellungen in einem Projekt? Öffne die Projekteinstellungen . Im Bereich Smart alerts kannst du die Projekt Benachrichtigungen aktivieren und Benachrichtigungs Optionen festlegen. Was ist der Unterschied zwischen Agil und Wasserfall? Agil eignet sich für Projekte ohne festen Zeitplan (z. B. Kanban oder Scrum). Wasserfall passt besser, wenn Enddatum und Verantwortlichkeiten feststehen und du z. B. mit Meilensteinen und einem Gantt Chart arbeitest. Warum bekommen Projektverantwortliche und Projektteam unterschiedliche E Mails? Smart alerts unterstützen beide Rollen unterschiedlich: Projektmitglieder erhalten vor allem Infos zum Projektstatus und zu eigenen kommenden To dos. Projektverantwortliche bekommen zusätzlich Informationen, die zur Steuerung des Projekts notwendig sind.
Aufgaben im Kanban Board Das Board ist die Kanban Ansicht für deine Projektaufgaben. Du siehst jeden Aufgabenstatus als Spalte und jede Aufgabe als Karte in dieser Spalte. Per Drag & Drop kannst du Ka
Aufgaben im Kanban Board Das Board ist die Kanban Ansicht für deine Projektaufgaben. Du siehst jeden Aufgabenstatus als Spalte und jede Aufgabe als Karte in dieser Spalte. Per Drag & Drop kannst du Karten zwischen Status Spalten verschieben oder die Reihenfolge der Karten anpassen. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Status auf einen Blick durch Spalten pro Aufgabenstatus Verschieben Aufgaben zwischen Status , indem du Karten von einer Spalte in eine andere ziehst Schnell umsortieren mit Drag & Drop innerhalb einer Spalte zum Priorisieren Mehr Überblick durch Gruppierung nach Listen oder User Präsentationsmodus möglich Aufgaben verschieben und Karten sortieren 1. Öffne ein Projekt und klicke neben dem Tab Aufgaben auf Board . 2. Ziehe eine Aufgabenkarte per Drag & Drop in eine andere Spalte, um den Status zu ändern. oder ziehe Karten innerhalb einer Spalte, um die Reihenfolge anzupassen. [!WARNING] Wichtig: Die Reihenfolge im Board hat keine Auswirkungen auf die Reihenfolge der Aufgaben innerhalb einer Aufgabenliste. Spalten (Aufgabenstatus) hinzufügen oder ändern Die Spalten entsprechen Aufgabenstatus. Du kannst neue Spalten (also neue Aufgabenstatus) direkt im Board anlegen und bestehende anpassen. 1. Klicke auf die Spalte ganz rechts. 2. Gib einen Namen für die neue Spalte ein. 3. Wähle über das Farb Dropdown den Statustyp. 4. Um einen bestehenden Status zu bearbeiten, klicken auf den Aktionsbutton, um den Statusnamen, die Farbe oder das Symbol zu ändern. Spaltenreihenfolge ändern Du kannst die Reihenfolge der Spalten (Status) per Drag & Drop ändern. Die Reihenfolge der Spalten ist dieselbe Reihenfolge der Statuskreise des Pop ups, wenn du mit der Maus über die Aufgaben Checkbox gehst. Alternativ kannst du Aufgabenstatus auch im Tab Einstellungen eines Projekts anpassen und dort per Drag & Drop in der Reihenfolge ändern. Feste Spalte für abgeschlossene Aufgaben In der Board Ansicht gibt es eine feste Spalte für abgeschlossene Aufgaben. Du kannst entweder die kürzlich abgeschlossenen oder alle abgeschlossenen Aufgaben anzeigen lassen. [!WARNING] Wichtig: Diese Spalte kann nicht ausgeblendet werden. Deshalb bleibt immer einer der Haken aktiv: Alle abgeschlossenen oder Kürzlich abgeschlossene . Du kannst nur eine der beiden Ansichten gleichzeitig auswählen. Neue Aufgaben in der Board Ansicht anlegen Klicke oben in einer Spalte auf den + Button, um eine Aufgabe direkt in dieser Spalte anzulegen. Oder klicke oben links auf den Button + Aufgabe . Neue Aufgaben erscheinen in der Spalte, die zum Status passt. Aufgabendetails bearbeiten Fahre mit der Maus über eine Karte, um die verfügbaren Aktionen direkt an der Aufgabe zu sehen. Klicke auf den Aufgabennamen , um die Aufgabendetails zu öffnen. Board nach Listen oder User gruppieren 1. Öffne oben rechts (neben dem Fertig sichtbar Button) die Gruppierungs Option. 2. Wähle, ob du nach User oder Liste gruppieren möchtest. Ist die Liste gruppiert, kannst du per Drag & Drop auch Aufgaben anderen Usern zuweisen oder zwischen Listen hin und herschieben. Den Präsentationsmodus nutzen 1. Klicke oben rechts auf das Bildschirm Icon . 2. Das Board wird in den Präsentationsmodus versetzt (Lesemodus, überflüssige Elemente werden ausgeblendet). FAQ Wo finde ich die Board Ansicht im Projekt? Du findest Board direkt neben dem Tab Aufgaben im Projekt. Wie lege ich neue Spalten (Aufgabenstatus) im Board an? Klicke auf die ganz rechts angedeutete Spalte, vergib einen Namen und wähle über das Farb Dropdown den Statustyp. Ändert die Reihenfolge im Board auch die Reihenfolge in der Aufgabenliste? Nein. Die Reihenfolge der Aufgaben im Board hat keine Auswirkungen auf die Reihenfolge der Aufgaben innerhalb einer Aufgabenliste. Warum kann ich die Spalte für abgeschlossene Aufgaben nicht ausblenden? In der Board Ansicht gibt es eine feste Spalte für abgeschlossene Aufgaben. Da diese nicht ausgeblendet werden kann, bleibt immer entweder Alle abgeschlossenen oder Kürzlich abgeschlossene aktiviert. Was bedeutet Präsentationsmodus? Der Präsentationsmodus versetzt das Board in einen Lesemodus und blendet zusätzliche Elemente aus, um einen klaren Überblick zu bieten. Du kannst diesen über das Bildschirmsymbol in der oberen rechten Ecke aktivieren.
Kunden verwalten Kunden in awork geben den Projekten sofort mehr Kontext: Du siehst auf einen Blick, wem diese zugeordnet sind. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Schnellere Projektübersicht , indem du
Kunden verwalten Kunden in awork geben den Projekten sofort mehr Kontext: Du siehst auf einen Blick, wem diese zugeordnet sind. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Schnellere Projektübersicht , indem du Projekte einem Kunden zuweist und diesen Kunden in allen Projekten anzeigen lässt. Projekte schneller zuordnen , finden und unterscheiden, weil der Kunde direkt sichtbar ist Projektübergreifende Auswertungen auf Kundenebene, z. B. für Abrechnung Die Kundenübersicht Alle Kunden findest du im Hauptmenü im Abschnitt Workspace unter Kunden . Die Übersicht ähnelt der Projekt oder Benutzerübersicht. Hier kannst du: Suchen : Finde spezifische Kunden. Sortieren : Nach Branche, Name, Projekte oder Standort (auf oder absteigend). Filtern : Wähle, welche Spalten angezeigt werden (Branche, Projekte, Standort, Tags). Export : Klicke oben rechts in der Übersicht auf den Aktionsbutton > Exportieren , um die Liste der Kunden herunterzuladen. Kundendetails, projekte und zeiten öffnen Die Details eines Kunden Klicke auf den Namen eines Kunden, um die Kundendetails anzuzeigen. Diese umfassen: Gespeicherte Kontaktinformationen , Branche und Tags. Im rechten oberen Bereich findest du den Aktionsbutton , der dir folgende Optionen bietet: Bearbeiten, Link kopieren, In neuem Tab öffnen, Löschen. Darunter wird eine Liste aller aktiven Projekte (gelber Statustyp Läuft) des Kunden angezeigt. Die Projekte eines Kunden Öffne den Reiter Projekte im Header, um alle Projekte dieses Kunden zu sehen, sowohl aktive als auch abgeschlossene. Konfiguriere die Ansicht nach deinen Vorstellungen über die Optionen oben rechts. Sortiere nach: Aufgaben, Budget, Erstellt am, Fällig, Fortschritt, Key, Kunde, Name, Startdatum, Status, Workflow Gruppiere nach: Fällige Woche, Fälliger Monat, Kunde, Status, Statustyp, Typ, Verantwortlich, Workflow Wähle Angezeigte Spalten: awork merkt sich deine Auswahl automatisch. Erstelle einen Filter und speichere diesen oder wähle einen gespeicherten Filter. Die Filterleiste kann über die Filter Schaltfläche in der Aktionsleiste (Trichtersymbol) ein oder ausgeblendet werden. Suche Projekte über die Zeile oben links mit dem Lupen Symbol (neben dem + Projekt Button). Die Liste wird dabei automatisch durchsucht und entsprechend gefiltert. Wenn du den Suchtext entfernst, gelangst du zurück zu deiner vorherigen Ansicht. [!IMPORTANT] Setze die ausgewählten Kriterien zur Sortierung, Gruppierung und Filterung zurück, indem du über den Aktionsbutton oben rechts Auf Standard zurücksetzen wählst. Die erfassten Zeiten pro Kunde Im Reiter Zeiten findest du alle erfassten Zeiten für diesen Kunden. Gesamte erfasste Zeit : untergliedert in abrechenbar und nicht abrechenbar. Budget übrig : erfasste Zeit und Projektbudget. Abrechenbar : abzurechnende Zeit und bereits abgerechnete Zeit. Ist vs. Plan : erfasste Zeit im Vergleich zur Summe der geplanten Aufwände aller Aufgaben. Unterhalb der KPIs zeigt dir der Tab Zeiten alle Zeiten, die auf Projekte dieses Kunden erfasst wurden. Das Balkendiagramm visualisiert die Verteilung der getrackten Zeiten; fahre mit der Maus über die Balken für weitere Informationen. Wähle einen Zeitraum aus: Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr, gesamte Zeit Gruppiere nach: Projekt, Benutzer oder abhängig vom gewählten Zeitraum nach Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr. Wechsle von Zeiten zu Plan vs. Ist für einen Vergleich der geplanten Stunden auf Projekt, Listen, Aufgaben, Unteraufgaben sowie Erfasst und Fortschritt. So legst du einen neuen Kunden an Du hast mehrere Wege, um einen neuen Kunden zu erstellen: Über den kleinen + Button im Hauptmenü links, direkt neben Kunden . Dieser erscheint, wenn du mit der Maus über das Wort Kunden hoverst. In der Kundenübersicht ( Hauptmenü > Kunden ) über den + Kunde Button in der oberen linken Ecke. Nutze den Shortcut C Wähle Kunde hinzufügen über den + Button in der Aktionsleiste unten mittig. [!NOTE] Nach dem Anlegen wirst du nicht automatisch zum Kunden weitergeleitet. Du bekommst aber oben rechts eine Bestätigung. Wenn du darauf klickst, öffnet sich direkt der Kunde. Welche Kundeninfos du hinterlegen kannst Für jeden Kunden kannst du folgende Daten pflegen: Name (wird überall in Projekten angezeigt; ob mit Firmierung wie GmbH/AG, entscheidest du) Logo/Bild (hilft bei der schnellen visuellen Zuordnung von Kunden und Projekten) Branche (wird nur im Kunden angezeigt und kann frei beschrieben werden) Tags (zum Filtern, z. B. für besonders wichtige oder große Kunden) Kontaktdaten (flexible Felder, um beliebig viele Kontaktinformationen zu hinterlegen) Tipps und Best Practices Logo/Bild hinterlegen , wenn du Kunden und Projekte schnell visuell unterscheiden willst Tags nutzen , um Kunden schneller zu filtern (z. B. „Key Account“ oder „Großkunde“) Verwende den Reiter Projekte und Zeiten eines Kunden, um aktive Projekte und erfasste Zeiten an einem Ort zu sehen. Workaround zum Hinzufügen von Ansprechpartnern Du kannst in awork keine vollständigen Ansprechpartner bei Kunden hinterlegen. Hintergrund: awork ist kein CRM, sondern auf Projektmanagement und Zeiterfassung ausgelegt. Aber: Wenn du einfach einen Namen als Ansprechpartner speichern willst, kannst du ihn als zusätzliches Feld in den Kontaktdaten ablegen. 1. Öffne die Kundendetails 2. Klicke oben rechts auf den Aktions Button und wähle Bearbeiten 3. Wechsle in den Tab Kontakt und füge im letzten Abschnitt Andere ein neues Feld hinzu 4. Gib als benutzerdefiniertes Label z. B. Ansprechpartner ein und trage im Feld Wert den Namen ein 5. Klicke auf Speichern FAQ Wo finde ich alle Kunden? Du findest alle Kunden links im Menü unter Kunden . Gibt es einen einfachen Weg, alle Projekte eines Kunden zu sehen? Ja. In den Kundendetails findest du im Reiter Projekte eine Übersicht über alle Projekte. Zusätzlich kannst du in der Projektübersicht über das Filter Icon nach Projekten eines Kunden filtern oder die Suche verwenden. Kann ich den Kunden eines Projekts ändern? Ja. In den Projektdetails kannst du auf den Namen des aktuellen Kunden klicken und einen anderen oder keinen Kunden auswählen. Kann ich Ansprechpartner zu Kunden hinterlegen? Nein. Du kannst in awork keine Ansprechpartner bei Kunden anlegen, da awork nicht als CRM konzipiert ist. Wenn du nur einen Namen speichern willst, kannst du in den Kundendetails unter Bearbeiten im Tab Kontakt im Abschnitt Andere ein eigenes Feld (z. B. „Ansprechpartner“) hinzufügen.
Projektplanung in der Timeline In der Timeline siehst du alle Aufgaben eines Projekts im Zeitverlauf. [!IMPORTANT] Du bewegst dich in der Timeline per Scrollen nach links, rechts, oben oder unten. Es
Projektplanung in der Timeline In der Timeline siehst du alle Aufgaben eines Projekts im Zeitverlauf. [!IMPORTANT] Du bewegst dich in der Timeline per Scrollen nach links, rechts, oben oder unten. Es gibt keine Begrenzung , wie weit du in die Zukunft oder Vergangenheit scrollen kannst. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Die Timeline ist dein schneller Überblick fürs Projekt – und ein ziemlich gutes Planungstool. Zwischen Ansichten wechseln (Kompakt oder Gantt), je nachdem wie detailliert du planen willst Meilensteine markieren mit Datum und Farbe, damit wichtige Tage nicht untergehen Abhängigkeiten sichtbar machen durch Verknüpfungen zwischen Aufgaben Timeline exportieren als PNG oder SVG inklusive aktueller Darstellung (z. B. Zoomstufe, Sprache, Dark Mode) So nutzt du die Timeline Ansicht wechseln (Kompakt oder Gantt) Die Ansicht der Timeline änderst du per Klick auf die gewünschte Ansicht. Kompakte Ansicht ohne strikte Hierarchie für Aufgaben Gantt Ansicht mit Aufgaben und dazugehörigen Aufgabenlisten für genauere Planung Meilensteine erstellen und löschen 1. Klicke in der Zeitleiste auf das gewünschte Datum 2. Lege im Pop up Name , Datum und Farbe fest 3. Klicke erneut auf den Meilenstein, um ihn zu löschen Das Datum wird in der entsprechenden Farbe markiert und eine Linie über die Timeline gezogen. [!WARNING] Meilensteine sind nur in der Projekt Timeline sowie der Timeline der Projektübersicht sichtbar, nicht in der Listen oder Boardansicht. [!IMPORTANT] Tip: Nutze Farben, um schneller auf unterschiedliche Ereignisse aufmerksam zu werden. Aufgabendetails öffnen Wenn du auf eine Aufgabe klickst, öffnen sich die Aufgabendetails. Erweiterte Optionen und Aktionsmeü Aktionsmenü öffnen Klicke auf den Drei Punkte Button rechts neben den Ansichtsoptionen „Gantt" und „Kompakt". Es öffnet sich ein Dropdown Menü mit folgenden Optionen: Abhängige mitverschieben : Aktiviere den Schalter, um bei Änderungen abhängige Aufgaben automatisch mitzuverschieben: Ist der Modus aktiviert, werden alle als nachfolgend verknüpften Aufgaben um dieselbe Dauer verschoben, wenn eine Aufgabe verschoben oder das Fälligkeitsdatum via Drag & Drop geändert wird. [!WARNING] Das automatische Verschieben von verknüpften Aufgaben erfolgt ausschließlich in der Timeline, wenn der Modus aktiviert ist. Änderungen an Aufgaben außerhalb der Timeline, z. B. in der Aufgaben Detailansicht, führen nicht zum automatischen Verschieben anderer Aufgaben. Ob der Modus aktiviert ist, ist abhängig vom User und wird nicht für das gesamte Projekt gespeichert. Im Planer öffnen : Öffnet das Projekt im Planer Im Kalender öffnen : Zeigt die Kalenderansicht Als Vorlage speichern : Ermöglicht die Erstellung einer Aufgabenvorlage Aufgaben exportieren : Exportiert die Aufgabenliste Als SVG exportieren : Exportiert die Timeline als SVG Grafik Als PNG exportieren : Exportiert die Timeline als PNG Bild Weitere Optionen In der schwebenden Aktionsleiste am unteren Bildschirmrand findest du: die Mehrfachauswahl : Markiere Aufgaben in der Timeline und wähle im Aktionsmenü eine Option: Autofix, Bearbeiten mit AI, verschieben, Status ändern, Bearbeiter hinzufügen, Bearbeiter entfernen, Löschen Optionen zum Rein und Rauszoomen den Kalender Button Zu heute springen : Klicke darauf, um die Timeline direkt zum heutigen Datum zu scrollen. Der heutige Tag ist durch eine orange Linie gekennzeichnet. Minimap zur Orientierung nutzen Unten in der Timeline findest du eine Minimap. Klicke dort auf einen Zeitpunkt, um die große Ansicht direkt auf diesen Zeitbereich zu springen. FAQ Was ist der Unterschied zwischen kompakter Ansicht und Gantt Ansicht? Die kompakte Ansicht zeigt die Projekt Timeline ohne strikte Aufgaben Hierarchie. In der Gantt Ansicht siehst du Aufgaben und dazugehörige Aufgabenlisten für eine genauere Planung. Warum ändern sich Uhrzeiten, wenn ich nur den Anfang oder das Ende einer Aufgabe anpasse? Wenn du eigene Uhrzeiten gesetzt hast, bleiben sie nur erhalten, wenn du die Aufgabe als Ganzes verschiebst. Änderst du nur den Anfang oder das Ende, setzt awork den Start auf 08:00 Uhr und das Ende auf 18:00 Uhr. Was ist im Timeline Export enthalten? Der Export (PNG oder SVG) enthält alle angezeigten Aufgaben und den gesamten Zeitbereich dieser Aufgaben plus eine Woche an Start und Ende. Die aktuelle Ansicht wird übernommen, einschließlich Zoomstufe, Sprache und Light oder Dark Mode.
Timeline Kompakt In diesem Artikel erfährst du, wie du die kompakte Timeline Ansicht in optimal nutzt. Seitenleiste und Ansicht anpassen 1. Seitenleiste einklappen Klicke auf den Button mit dem Symbol
Timeline Kompakt In diesem Artikel erfährst du, wie du die kompakte Timeline Ansicht in optimal nutzt. Seitenleiste und Ansicht anpassen 1. Seitenleiste einklappen Klicke auf den Button mit dem Symbol für die Seitenleiste in der oberen Werkzeugleiste des Aufgabenbereichs auf der linken Seite. Dadurch erhältst du mehr Platz für die Timeline Darstellung. 2. Den Aufgabenbereich öffnen Klicke auf die vertikale Leiste Aufgaben am linken Rand der Timeline, um den Aufgabenbereich zu öffnen und Aufgaben in die Timeline zu planen. 3. Geplante Elemente ein oder ausblenden In der Werkzeugleiste des Aufgabenbereichs findest du einen Button mit einem Kalender Symbol: Geplante sichtbar . Klicke darauf, um bereits in der Timeline eingeplante Aufgaben sichtbar zu machen oder auszublenden. [!IMPORTANT] Nur Aufgaben mit Start und Enddatum angibst, erscheinen in der Timeline. 1. Abgeschlossene Aufgaben ein oder ausblenden Klicke auf den Button mit den Doppelhäkchen in der Werkzeugleiste, um abgeschlossene Aufgaben in der Ansicht ein oder auszublenden. Der Tooltip lautet Abgeschlossene Aufgaben einblenden . Aufgaben erstellen und verwalten 1. Neue Aufgabe anlegen Klicke auf den violetten + Aufgabe Button oben links im Arbeitsbereich. Über das Plus Symbol rechts neben dem Listentitel kannst du direkt eine neue Aufgabe in dieser Liste erstellen. Markiere per Drag & Drop einen gewünschten Zeitbereich und wähle die Aktion Neue Aufgabe . 6. Aufgabenlisten ein und ausklappen Klicke auf den Listentitel, um die Liste ein oder auszuklappen. 5) Aufgabenstatus ändern Klicke auf den kleinen Kreis links neben dem Aufgabennamen in der Aufgabenliste, um den Status der Aufgabe zu ändern. 6) Aufgaben einplanen Per Drag & Drop kannst du Aufgaben aus der Liste in die Timeline einplanen. Aufgaben in der Timeline bearbeiten 8. Aufgaben verschieben Greife die Aufgabe per Drag & Drop und verschiebe sie in einen anderen Zeitbereich 8) Fälligkeit einer Aufgabe verschieben Um das Startdatum oder Fälligkeitsdatum einer Aufgabe zu ändern, nutze den Griff zum Verschieben am Anfang oder Ende einer Aufgabe und ziehe den Aufgabenbalken in der Timeline horizontal auf das gewünschte Datum. 9) Aufgabendetails in der Timeline anzeigen Klicke auf eine Aufgabe in der Timeline, um die Aufgabendetails einzublenden. 10) Bearbeiter zuweisen und Planaufwand ändern Klicke auf die Icons am rechten Rand der Aufgabe. Bei kürzeren Aufgaben erscheinen diese, wenn du mit der Maus über die Aufgabe fährst. 8. Meilenstein erstellen Klicke in der Timeline auf das gewünschte Datum, an dem du einen Meilenstein setzen möchtest. Es erscheint der Tooltip „Meilenstein erstellen" und ein Dialog öffnet sich, in dem du den Namen, das Datum und eine Farbe für den Meilenstein festlegen kannst. Klicke auf „Speichern" oder schließe den Dialog mit dem X Button oben rechts. Buchungen und Verfügbarkeiten 11. Neue Buchung erstellen Öffne das Aktionsmenü, indem du auf einen freien Bereich in der Timeline klickst. Im erscheinenden Menü „Aktionen" wähle „Neue Buchung" aus. 11. Verfügbarkeit checken Klicke in einen freien Bereich der Timeline und wähle die Aktion Verfügbarkeit checken. Wähle einen Zeitraum und klicke auf den Button Verfügbarkeit , um die Verfügbarkeit der Teammitglieder für den ausgewählten Zeitraum einzublenden. Neben jedem Benutzer wird dann ein Verfügbarkeitsbalken mit der verfügbaren Stundenanzahl angezeigt. Fahre mit der Maus darüber, um zusätzlich Gesamtkapazität und Workload einzusehen. Abhängigkeiten erstellen 15. Abhängigkeit zwischen Aufgaben erstellen Um eine Abhängigkeit zu erstellen, klicke auf den Pfeil, der beim Hovern über eine Aufgabe am rechten Rand erscheint. Der Tooltip „Abhängigkeit erstellen" zeigt an, dass du nun eine Verbindung zu einer anderen Aufgabe ziehen kannst. Ziehe ihn zur Aufgabe, die verknüpft werden soll. 16. Abhängigkeit entfernen Um eine bestehende Abhängigkeit zu löschen, fahre mit der Maus über den pinken Pfeil und klicke auf das X Symbol unterhalb der Abhängigkeitslinie. Der Tooltip Abhängigkeit entfernen bestätigt die Aktion. FAQ Wie kann ich die Seitenleiste ein oder ausklappen? Du kannst die Seitenleiste ein oder ausklappen, indem du auf den Button mit dem Symbol für die Seitenleiste in der oberen Werkzeugleiste klickst. Wie erstelle ich eine neue Aufgabe? Um eine neue Aufgabe zu erstellen, klicke auf den violetten + Aufgabe Button oben links im Arbeitsbereich und markiere den gewünschten Zeitbereich per Drag & Drop. Wie kann ich die Verfügbarkeit von Teammitgliedern überprüfen? Indem du in einen freien Bereich der Timeline klickst und die Aktion „Verfügbarkeit checken" wählst, kannst du die Verfügbarkeit der Teammitglieder einsehen. Wie erstelle ich eine Abhängigkeit zwischen Aufgaben? Um eine Abhängigkeit zwischen Aufgaben zu erstellen, klicke auf den Pfeil, der beim Hovern über eine Aufgabe am rechten Rand erscheint, und ziehe diesen zur Aufgabe, die verknüpft werden soll. Wie kann ich einen Meilenstein setzen? Klicke auf das gewünschte Datum in der Timeline, an dem du einen Meilenstein setzen möchtest, und folge den weiteren Anweisungen in dem sich öffnenden Dialog.
Gantt Ansicht für die Projektplanung Die Gantt Ansicht zeigt deine Projektaufgaben als horizontale Balken auf einer Zeitachse, jeder Balken steht für die Dauer einer Aufgabe. Sie ist die richtige Wahl
Gantt Ansicht für die Projektplanung Die Gantt Ansicht zeigt deine Projektaufgaben als horizontale Balken auf einer Zeitachse, jeder Balken steht für die Dauer einer Aufgabe. Sie ist die richtige Wahl, wenn du sehen willst, wie Aufgaben zeitlich zusammenhängen, Abhängigkeiten verwalten oder einen Projektzeitplan mit Kunden und Stakeholdern teilen möchtest. Nutze die Gantt Ansicht, wenn du: Aufgaben innerhalb eines Projekts planst und terminierst Abhängigkeiten zwischen Aufgaben visualisieren und verwalten willst Einen Projektzeitplan mit Kunden, Stakeholdern oder Teammitgliedern teilen möchtest Zugriff auf die Gantt Ansicht 1. Öffne ein beliebiges Projekt. 2. Klicke auf Mehr und wähle Timeline . 3. Über den Button oben rechts kannst du zwischen Gantt und Kompakt wechseln. Zentrale Funktionen Anzeige und Organisation Jede Aufgabe hat eine eigene Zeile in der Zeitachse, sobald Start und Enddaten gesetzt sind. Listen, übergeordnete Aufgaben und Unteraufgaben sind klar in einer Hierarchie strukturiert. Klappe Listen und übergeordnete Aufgaben ein oder aus, um dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Planung und Terminierung Ziehe nicht geplante Aufgaben aus der Seitenleiste direkt in die Zeitachse, um ihnen ein Start und Enddatum zu geben. Das funktioniert nur für Aufgaben, die noch kein Datum haben. Du kannst Abhängigkeiten zwischen Aufgaben erstellen (Ende zu Start): Aufgabe 1 muss abgeschlossen sein, bevor Aufgabe 2 beginnen kann. Ganze Listen oder übergeordnete Aufgaben lassen sich per Drag and Drop verschieben , alle enthaltenen Aufgaben bewegen sich dabei gemeinsam. Navigation und Export Nutze die Mini Map , um schnell durch die Zeitachse zu navigieren. Der aktuelle sichtbare Bereich ist immer eingeblendet , klicke irgendwo darauf, um direkt zu diesem Abschnitt zu springen. Vertikales Scrollen: Halte die Leertaste gedrückt und ziehe mit der linken Maustaste. Auto Scrollen: Beim Ziehen von Aufgaben nahe dem Rand des Sichtbereichs scrollt der Bildschirm automatisch mit. Exportiere die Gantt Ansicht als SVG oder PNG Bild. Zur Ansicht Scrollen Klicke auf den Button Zur Ansicht scrollen in der Seitenleiste einer Aufgabe, um sofort zu ihr in der Zeitachse zu springen. [!NOTE] Hinweis Diese Funktion ist nur in der Gantt Ansicht verfügbar, nicht in der regulären Timeline. Zeitbereich von Unteraufgaben übernehmen Aktiviere Zeitbereich von Unteraufgaben automatisch übernehmen bei einer übergeordneten Aufgabe, damit sich ihre Start und Enddaten automatisch an die Unteraufgaben anpassen. Die Option erscheint sowohl in den Aufgabendetails als auch direkt in der Aufgabenleiste. Wenn die Funktion aktiv ist, werden die Daten der übergeordneten Aufgabe ausschließlich durch ihre Unteraufgaben bestimmt und können nicht manuell gesetzt werden. Standardmäßig ist sie deaktiviert. Aufgaben verschieben Wähle mehrere Aufgaben in der Gantt Ansicht per Mehrfachauswahl aus und klicke dann im Dreipunkt Menü auf Verschieben . Gib anschließend die Anzahl der Tage ein, um die die ausgewählten Aufgaben vor oder zurückverschoben werden sollen negative Werte sind möglich. Listen und Oberaufgaben in der Gantt Ansicht ein und ausklappen Listen und übergeordnete Aufgaben lassen sich ein und ausklappen, um die Hierarchie deiner Planung besser darzustellen. Du kannst Listen und übergeordnete Aufgaben auch per Drag & Drop verschieben – dabei werden alle enthaltenen Aufgaben in der Timeline gemeinsam verschoben. FAQ Werden wiederkehrende Aufgaben in der Gantt Ansicht unterstützt? Aktuell nicht. Wiederkehrende Aufgaben können in der Gantt Ansicht nicht abgebildet werden.
Die Listen und Tabellenansicht In diesem Artikel erfährst du, wie du die Listen und Tabellenansicht in awork nutzt, um deine Aufgaben effizient zu verwalten. Du lernst, wie du zwischen Ansichten wechs
Die Listen und Tabellenansicht In diesem Artikel erfährst du, wie du die Listen und Tabellenansicht in awork nutzt, um deine Aufgaben effizient zu verwalten. Du lernst, wie du zwischen Ansichten wechselst, Spalten anpasst, Aufgaben gruppierst und sortierst sowie verschiedene Aktionen auf deine Aufgaben anwendest. Du findest kannst überall in awork – z.B. in Projekten und Ansichten zwischen der Listen und Tabellenansicht wählen. Zwischen Listen und Tabellenansicht wechseln In der Toolbar oberhalb der Aufgabenliste findest du die Ansichtsoptionen List und Table . Klicke auf die gewünschte Ansicht, um zwischen der Listenansicht und der detaillierten Tabellenansicht zu wechseln. Aufgaben gruppieren und sortieren Sortierung anpassen Über das Sortieren Symbol in der Toolbar kannst du die Reihenfolge der Aufgaben ändern. Der Tooltip „Sortieren nach" zeigt dir die verfügbaren Sortieroptionen an: Aufgabenstatus , Bearbeiter , Erstellt von , Erstellung , Fällig , Geplanter Aufwand , Key , Name , Prio , Start Datum , Statustyp , Tätigkeit . Gruppierung ändern Klicke auf das Gruppieren Symbol in der oberen rechten Toolbar. Es öffnet sich ein Dropdown Menü mit der Überschrift „Gruppieren nach". Hier kannst du aus verschiedenen Optionen wählen: Bearbeiter , Erstellt von , Liste , Prio , Statustyp , Tätigkeit , Tageweise/Wochenweise/Monatsweise. Über einen Klick auf Auswahl aufheben kannst du die Sortierung oder Gruppierung aufheben. [!WARNING] Die klassischen Aufgabenlisten stellen auch eine Gruppierung dar. Entfernst du diese, siehst du die einzelnen Aufgaben ohne Listen chronologisch nach Aufgaben Key sortiert. Abgeschlossene Aufgaben ein oder ausblenden Klicke auf das Doppelhäkchen Symbol in der Toolbar, um abgeschlossene Aufgaben ein oder auszublenden. Es stehen 2 Optionen zur Wahl: Kürzlich abgeschlossene Aufgaben anzeigen (in den letzten 30 Tagen) und Alle anzeigen Aufgabenlisten verwalten Klicke auf das Aktionsmenü in der oberen rechten Ecke und wähle Aufgabenlisten verwalten . Es öffnet sich ein Modal Fenster, in dem alle Aufgabenlisten des Projekts aufgelistet sind. Aufgabenlisten neu anordnen Im Verwaltungsfenster kannst du die Reihenfolge der Listen per Drag and Drop ändern. Ziehe eine Liste am Griffsymbol links und lege sie an der gewünschten Position ab. Listenaktionen ausführen Klicke auf das Drei Punkte Menü rechts neben einer Liste, um weitere Optionen aufzurufen: Archivieren oder Aufgabenliste löschen. Schließe das Fenster über den Schließen Button oder das X Symbol. Aufgaben organisieren Jede Aufgabe befindet sich jetzt in einer klar abgegrenzten Zeile. Einzelne Aufgaben verschieben Mit dem Griff zum Verschieben (Symbol mit 6 Punkten links in der Aufgabenspalte) kannst du Aufgaben greifen und bewegen. Ziehe eine Aufgabenzeile so per Drag and Drop an eine andere Position innerhalb der Liste. Eine farbige Linie zeigt dir die Einfügeposition an. Neue Aufgaben erstellen Aufgabe hinzufügen Klicke in einer Aufgabenliste in die Zeile Aufgabe hinzufügen oder auf die Schaltfläche + Aufgabe zwischen Aufgaben. Unteraufgabe hinzufügen Klicke auf + Unteraufgabe , um eine verschachtelte Aufgabe unter einer bestehenden Aufgabe zu erstellen oder ziehe eine bestehende Aufgabe per Greifsymbol links nach rechts, um diese unter einer Aufgabe einzuordnen. [!IMPORTANT] Ganze Hierarchien bearbeiten Wenn du eine übergeordnete Aufgabe auswählst, kommen die Unteraufgaben automatisch mit. Aktionen für Aufgabenlisten Unteraufgaben ein und ausklappen Öffne das Aktionsmenü einer Aufgabenliste und wähle Unteraufgaben ausklappen oder Unteraufgaben einklappen , um alle Unteraufgaben anzuzeigen oder zu verbergen. Weitere Listenaktionen Über das Aktionsmenü einer Aufgabenliste stehen dir weitere Optionen zur Verfügung: Archivieren : Liste archivieren Neue Aufgabenvorlage : Vorlage erstellen Aufgabenliste duplizieren : Liste kopieren Zu Projekt verschieben : Liste in anderes Projekt verschieben Link kopieren : Direktlink zur Liste kopieren Verbergen für externe User: Aufgaben löschen : Alle Aufgaben der Liste löschen Aufgabenliste löschen : Gesamte Liste entfernen Planaufwand bearbeiten Klicke auf den Planaufwand Wert einer Aufgabenliste, um den geplanten Aufwand für die gesamte Liste zu bearbeiten. Mehrere Aufgaben bearbeiten 1. Aufgaben auswählen Klicke auf das Auswahlkästchen am linken Rand einer Aufgabenzeile, um diese auszuwählen. Du kannst mehrere Aufgaben nacheinander auswählen. 2. Mehrfachaktionen ausführen Bei ausgewählten Aufgaben erscheint am unteren Bildschirmrand eine Aktionsleiste. Diese zeigt die Anzahl der ausgewählten Aufgaben (z.B. „2 ausgewählt") und bietet verschiedene Aktionen über das Aktionsmenü (die waagerechten 3 Punkte): Tags hinzufügen Aufgaben duplizieren Aufgabenliste ändern Projekt ändern Fälligkeit ändern Verschieben Prio setzen Status ändern Bearbeiter setzen/entfernen Tätigkeit ändern Unter Aufgabe verschieben Aufgaben löschen Die Tabellenansicht Jede Liste lässt sich in die Tabellenansicht umschalten. Welche Spalten du in der Tabelle siehst, in welcher Reihenfolge und in welcher Breite, wählst du selbst. [!IMPORTANT] Dein awork merkt sich die Konfiguration pro Liste, sodass du sie je Projekt individuell einrichten kannst. Spalten konfigurieren in der Tabelleansicht Angezeigte Spalten auswählen Klicke auf das Spalten Symbol in der Toolbar, um das Dropdown Menü Spalten zu öffnen. Hier siehst du eine Liste aller verfügbaren Spalten. Aktiviere oder deaktiviere die gewünschten Spalten durch Klicken auf das jeweilige Auswahlkästchen. Spaltenbreite anpassen Ziehe die vertikale Trennlinie zwischen zwei Spaltenüberschriften, um die Breite einer Spalte zu ändern. Der Tooltip „Größe ändern" bestätigt diese Aktion. Spalten neu anordnen Ziehe eine Spalte per Drag & Drop an eine neue Position. Der Tooltip „Zum Neuordnen ziehen und ablegen" zeigt dir, dass die Spalte verschoben wird. Spalten auf oder absteigend sortieren Klicke auf den auf oder abwärtsgerichteten Pfeil neben dem Spaltentitel, um eine Spalte auf bzw. absteigend zu sortieren.
Abgeschlossene Projekte anzeigen & auswählen
Abgeschlossene Projekte anzeigen & auswählen In awork kannst du abgeschlossene Arbeiten mit dem Status geschlossen kennzeichnen, sodass sie standardmäßig in den meisten Übersichten und Suchergebnissen
Abgeschlossene Projekte anzeigen & auswählen In awork kannst du abgeschlossene Arbeiten mit dem Status geschlossen kennzeichnen, sodass sie standardmäßig in den meisten Übersichten und Suchergebnissen ausgeblendet werden (z. B. bei der Auswahl eines Projekts während der Zeiterfassung). Die verfügbaren Projekt Status legst du pro Projekt in den Projekt Einstellungen fest oder definierst ihn bereits in Vorlagen. [!NOTE] Geschlossene Projekte können weiterhin gefunden und ausgewählt werden, wenn du sie explizit in Filter und Suche einbeziehst. So greifst du auf abgeschlossene Projekte zu [!IMPORTANT] In awork gelten zwei Status als abgeschlossen: Abgebrochen (rot) Abgeschlossen (grün) Sobald du ein Projekt in einen dieser Status setzt, gehört es zu den ausgeblendeten Projekten. Abgeschlossene Projekte in der Projektübersicht anzeigen Verwende in der Projektübersicht einen Filter oberhalb der Projektliste, um abgeschlossene Projekte ein oder auszublenden. Abgeschlossene Projekte in Auswahl Popups finden In Auswahl Popups (z. B. bei der Auswahl eines Projekts) werden abgeschlossene Projekte nur angezeigt, wenn du sie einbeziehst: 1. Suche nach dem Projekt (Shortcut f ) 2. Aktiviere den Switch unter dem Suchfeld, damit abgeschlossene Projekte bei der Suche berücksichtigt werden [!WARNING] Beachte: Der Switch wird erst angezeigt, wenn du etwas in das Suchfeld eingegeben hast. Abgeschlossene Projekte und Aufgaben in der Suche anzeigen Standardmäßig werden abgeschlossene Projekte und Aufgaben aus abgeschlossenen Projekten nicht in der Suche angezeigt . So bleibt der Fokus auf aktuellen Projekten und Aufgaben. So suchst du du innerhalb abgeschlossener Projekte: Öffne die globale Suche (Shortcut f ). Aktiviere den Schalter rechts neben dem Suchfeld, um abgeschlossene Projekte einzubeziehen . Erst dann werden auch Aufgaben aus diesen Projekten in den Ergebnissen angezeigt. Abgeschlossene Projekte in Slash Befehlen auswählen In den Slash Befehlen kannst du nicht nach abgeschlossenen Projekten suchen. Du kannst abgeschlossene Projekte aber trotzdem auswählen: 1. Klicke auf Details hinzufügen 2. Öffne das Popup zur Projektauswahl 3. Suche nach dem Projekt 4. Aktiviere den Switch, damit auch abgeschlossene Projekte durchsucht werden FAQ Welche Status gelten als abgeschlossen? Abgeschlossen (grün) und Abgebrochen (rot) gelten als abgeschlossen. Projekte mit diesen Status werden in den meisten Übersichten und Suchen ausgeblendet, sofern du abgeschlossene Projekte nicht ausdrücklich einbeziehst. Kann ich nach Aufgaben suchen, die zu abgeschlossenen Projekten gehören? Ja. In der globalen Suche (F) sind abgeschlossene Projekte und deren Aufgaben standardmäßig ausgeblendet. Aktiviere den Schalter unterhalb des Suchfelds, um abgeschlossene Projekte einzubeziehen und Aufgaben aus abgeschlossenen Projekten anzuzeigen. Warum sehe ich den Schalter zum Einbeziehen abgeschlossener Projekte nicht im Auswahlfenster? Der Schalter erscheint erst, nachdem du Text in das Suchfeld eingegeben hast. Beginne damit, den Projektnamen einzugeben, und aktiviere anschließend Auch geschlossene & blockierte Projekte und Tasks . Warum kann ich ein abgeschlossenes Projekt nicht über Slash Commands auswählen? Slash Commands berücksichtigen keine abgeschlossenen Projekte in der Auswahl. Um ein abgeschlossenes Projekt auszuwählen, klicke auf Details hinzufügen , öffne das vollständige Projektauswahlfenster, suche nach dem Projekt und aktiviere anschließend Auch geschlossene Projekte .
Private Projekte Erstelle private Projekte in awork, um deine Arbeit nur für dich und die Teammitglieder sichtbar zu machen, die du hinzufügst. [!NOTE] Private Projekte sind ausschließlich für die Ers
Private Projekte Erstelle private Projekte in awork, um deine Arbeit nur für dich und die Teammitglieder sichtbar zu machen, die du hinzufügst. [!NOTE] Private Projekte sind ausschließlich für die Erstellerin/den Ersteller und die Projektmitglieder sichtbar. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Arbeite privat , da nur der Ersteller und zugewiesene Mitglieder das Projekt sehen können Erkenne private Projekte in der Projektübersicht schnell am Schloss Symbol Filtere nach privaten Projekten mithilfe des Sichtbarkeitsfilters, um nur deine privaten Projekte anzuzeigen Teile einzelne Aufgaben mit Teammitgliedern, ohne den Rest deines privaten Projekts offenzulegen So verwendest du private Projekte Ein privates Projekt erstellen Du kannst ein Projekt direkt während der Erstellung auf privat setzen. Klicke auf Details hinzufügen und wähle die Option Als privat markieren . Ein bestehendes Projekt auf privat setzen Es gibt zwei Möglichkeiten, ein bestehendes Projekt auf privat zu setzen: Klicke im Reiter Home des Projekts auf den Aktions Button , wähle Bearbeiten und setze ein Häkchen bei Soll das Projekt privat sein? oder öffne den Reiter Einstellungen im Projekt und aktiviere den Schalter Privates Projekt im Bereich Allgemein Du kannst ein privates Projekt später auch wieder öffentlich machen. [!CAUTION] Wichtig: Bei privaten Projekten ist keine Zeiterfassung möglich. Wenn dein Projekt bereits erfasste Zeiten hat, musst du alle Zeiten mithilfe der Mehrfachauswahl in ein anderes Projekt übertragen, bevor du auf privat wechselst. Beim Ändern eines öffentlichen Projekts auf privat werden die erfassten Zeiten aus dem Projekt gelöscht. Du wirst gefragt, ob du mit der Aktion fortfahren möchtest. Private Projekte in der Projektübersicht erkennen Deine privaten Projekte werden in der Projektübersicht mit einem Schloss Symbol angezeigt. So siehst du sofort, ob ein Projekt privat oder öffentlich ist. Private Projekte per Filter anzeigen Wähle in einem Filter das Projektfeld Privat , um das Ergebnis auf deine privaten Projekte zu beschränken. Sichtbarkeit und Einschränkungen Besonderheiten in privaten Projekten Keine Teamzuordnung möglich : du kannst einzelne User\ innen selektiv zum privaten Projekt hinzufügen Keine Zeiterfassung möglich Sichtbarkeit von privaten Projekten Dein privates Projekt kann von niemandem im Team gefunden oder gesehen werden, außer du fügst die Person als Mitglied zu deinem Projekt hinzu. Du kannst außerdem einzelne Aufgaben anderen Teammitgliedern zuweisen. Diese sehen die Aufgaben dann in ihrer Meine Aufgaben Liste, aber nicht das restliche Projekt. So können andere User\ innen an einzelnen Aufgaben arbeiten, ohne dein privates Projekt zu sehen. Workload privater Projekte Eingeplante Aufgaben aus privaten Projekten wirken sich auf deinen Workload im Teamplaner aus. Andere User\ innen sehen nicht direkt, wie viel Zeit du auf private Projekte eingeplant hast, und private Projekte samt Aufgaben sind für andere im Teamplaner nicht sichtbar. FAQ Wer kann ein privates Projekt sehen? Nur der Ersteller und die dem Projekt zugewiesenen Teammitglieder können es sehen. Alle anderen im Team können es weder finden noch einsehen. Kann ich auf einem privaten Projekt Zeiten erfassen? Nein. Die Zeiterfassung ist für private Projekte deaktiviert, und alle Zeiterfassungsoptionen sind deaktiviert. Kann ich ein bestehendes Projekt auf privat ändern? Ja. Du kannst es über den Schalter Privates Projekt in den Projekteinstellungen umstellen. Oder du klickst im Reiter Home des Projekts auf den Aktions Button , wählst Bearbeiten und setzt ein Häkchen bei Soll das Projekt privat sein?. Wenn bereits Zeiten erfasst wurden, musst du entweder die erfassten Zeiten löschen (dies wird im Prozess abgefragt) oder die Zeiten mithilfe der Mehrfachauswahl in ein anderes Projekt übertragen. Woran erkenne ich, ob ein Projekt privat ist? Private Projekte werden in der Projektübersicht durch ein Schloss Symbol angezeigt. Beeinflussen private Projekte die Arbeitsauslastung? Ja. Private Projekte werden in deiner Arbeitsauslastung im Teamplaner berücksichtigt, aber andere können dein Projekt oder die eingeplante Zeit nicht sehen.
Aufgabenlisten helfen dir, Aufgaben im Projekt Tab Aufgaben zu strukturieren. Du kannst Aufgaben in Listen bündeln, Listen neu sortieren und Aufgaben flexibel zwischen Listen bewegen. [!NOTE] Eine Auf
Aufgabenlisten helfen dir, Aufgaben im Projekt Tab Aufgaben zu strukturieren. Du kannst Aufgaben in Listen bündeln, Listen neu sortieren und Aufgaben flexibel zwischen Listen bewegen. [!NOTE] Eine Aufgabe kann in mehreren Listen gleichzeitig (oder in keiner Liste) sein. Es bleibt immer dieselbe Aufgabe schließt du sie ab, ist sie in allen Listen abgeschlossen. Eine neue Aufgabenliste erstellen Es gibt drei Möglichkeiten, eine neue Liste anzulegen: Wenn du noch keine Liste im Projekt hast, klicke auf die gestrichelte Box zum Erstellen einer neuen Liste Klicke auf + Aufgabe (oben links) und wähle Aufgabenliste Bewege die Maus unterhalb einer bestehenden Liste, um nach dieser Liste (oder zwischen zwei Listen) eine neue Liste einzufügen Gib der Liste einen Namen. Die Reihenfolge von Aufgabenlisten ändern Du kannst Listen auf zwei Wegen sortieren: 1. Per Drag & Drop: Klicke auf die Kopfzeile einer Liste (wo der Listenname steht) und ziehe sie an die gewünschte Position 2. Über Aufgabenlisten managen (Listen Icon oben rechts): Im Fenster siehst du alle Listen und kannst sie per Drag & Drop umsortieren Aufgaben zu Listen hinzufügen oder zwischen Listen verschieben Wenn du eine neue Aufgabe über das Aufgabenfenster anlegst, kannst du im Feld Listen auswählen, in welchen Listen sie auftauchen soll. Das funktioniert auch bei bestehenden Aufgaben: Über die Schnellaktion Aufgabenlisten wählen In den Aufgabendetails im Feld Aufgabenlisten Aktions Button (drei Punkte) über Bearbeiten Mehrfachauswahl Du kannst direkt in der Zeile Neue Aufgabe einer Liste Aufgaben anlegen. Wenn du zwischen zwei Aufgaben hoverst und auf neue Aufgabe klickst, kannst du Aufgaben auch zwischen bestehenden Aufgaben der Liste anlegen. [!NOTE] Du kannst einzelne Aufgaben in ein anderes Projekt verschieben, indem du sie über den Aktions Button bearbeitest und das Projekt im Dropdown änderst. Alternativ kannst du Aufgaben über die Mehrfachauswahl in ein anderes Projekt verschieben oder ganze Listen über das 3 Punkt Menü zu einem anderen Projekt verschieben. Mehr dazu: Mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten. Sortierung von Aufgaben Per Drag & Drop kannst du Aufgaben zwischen Listen verschieben oder ihre Reihenfolge ändern. Wenn du eine Aufgabe zwischen zwei Listen verschiebst, fragt awork am unteren Bildschirmrand, ob du die Aufgabe verschieben willst oder sie nur zusätzlich in der neuen Liste sehen möchtest. Bestätigst du, taucht sie in beiden Listen auf. [!WARNING] In der Ansicht Ohne Liste kann die Reihenfolge nicht geändert werden (auch nicht in Aufgabenvorlagen), weil „ohne Liste“ technisch keine echte Liste ist. Erstelle alternativ neue Liste (z. B. mit dem Namen „ohne Liste“) und sortiere die Aufgaben dort. Schnellaktionen in Aufgabenlisten Einige Aktionen kannst du direkt in der Liste ausführen, zum Beispiel: 1. Den Status einer Aufgabe anpassen 2. Die Aufgabe als Prio markieren 3. Die Aufgabenlisten wählen 4. Tags hinzufügen und entfernen 5. Wiederkehrregel bearbeiten 6. Timer starten 7. Fälligkeit setzen 8. Bearbeiter zuweisen 9. Weitere Details der Aufgabe bearbeiten 10. Eigenes Feld (Custom Field) bearbeiten (wenn im Projekt hinterlegt) [!NOTE] Wenn der Timer an einer Aufgabe gestartet wurde, siehst du den laufenden Timer in der Listenansicht. Beim Hovern kannst du ihn pausieren oder stoppen. Mehr dazu: Zeiten erfassen. Arbeitsfortschritt einer Aufgabenliste anzeigen Oben rechts neben dem Listennamen siehst du den Fortschritt der Liste: Aufgaben Fortschritt als „Abgeschlossene Aufgaben / Vorhandene Aufgaben“ Zeit Fortschritt als „Erfasste Zeit / Geplante Zeit“ Ansichten für Aufgabenlisten In der Aufgabenübersicht hast du zwei Modi zur Auswahl: 1. Modus mit voller Breite Die Listen und Spalten passen sich automatisch an dein Browserfenster an. Bei kleineren Fenstern werden Aufgabendetails im Smart Stacking Modus angezeigt. Wenn mehr Platz da ist, siehst du Spalten, die du manuell ein und ausblenden kannst. 2. Kompakte Liste Hier kannst du zum gewohnten kompakten Modus zurückkehren. Dieser Modus ist nur für Aufgabenlisten und Aufgabenfilter möglich. [!NOTE] Tipp: Für den schnelleren Einstieg in den Modus mit voller Breite: Browser auf volle Größe ziehen und die Navigationsleiste links einklappen. Aufgabendetails öffnen Klicke auf den Aufgabennamen in der Liste. Die Aufgabe öffnet sich rechts. Wenn dein awork Fenster zu klein für die geteilte Ansicht ist, navigierst du automatisch in die Aufgabendetails. Mehr dazu: Alle Details der Aufgaben. Abgeschlossene Aufgaben anzeigen Wenn du eine Aufgabe abschließt, wird sie nach einem Neuladen automatisch in der Listenansicht ausgeblendet. Oben rechts findest du das Icon zum Anzeigen abgeschlossener Aufgaben. Du hast zwei Optionen: Kürzlich abgeschlossene Aufgaben anzeigen: Zeigt nur Aufgaben, die innerhalb der letzten 30 Tage abgeschlossen wurden. Das ist besonders sinnvoll, wenn sich in Dauerprojekten über die Zeit sehr viele Aufgaben ansammeln. Alle anzeigen: Zeigt alle abgeschlossenen Aufgaben des Projekts. awork merkt sich die Einstellung automatisch für deinen User und das Projekt. Aufgabenliste duplizieren, verlinken oder verschieben Über das Listenaktionsmenü (oben rechts in einer Aufgabenliste) kannst du die gesamte Liste verwalten: Aufgabenliste inkl. Aufgaben duplizieren: Ausgeblendete abgeschlossene Aufgaben werden dupliziert. Unteraufgaben und Beschreibungen werden ebenfalls kopiert. Nach dem Duplizieren erscheint die neue Liste zusammen mit allen Aufgaben unterhalb der ursprünglichen Liste. Link zur Aufgabenliste kopieren: Verwende den Aktionsbutton (drei Punkte), um einen direkten Link zur Liste zu kopieren. Aufgabenliste in ein anderes Projekt verschieben: Wähle das Zielprojekt aus und ordne die Aufgaben einem neuen Status zu, wenn sich die Aufgabenstatus unterscheiden. Nach dem Verschieben verschwindet die Liste nach dem Speichern aus dem ursprünglichen Projekt. Nach Aufgabenlisten filtern Bei Aufgabenfiltern kannst du Aufgabenlisten auswählen und danach filtern. Du kannst auch nur Teile eines Listentitels angeben (z. B. „Onboarding“). Dann werden Aufgaben aus allen Listen angezeigt, deren Titel dieses Wort enthält. So kannst du Filter weiter präzisieren und projektübergreifende Übersichten erhalten. Ungenutzte Listen einklappen, archivieren oder löschen Du kannst die Aufgaben einer Liste ausblenden, indem du die Liste über das Pfeil Icon oben rechts in der Kopfzeile einklappst. Wenn eine Liste komplett nicht mehr angezeigt werden soll, kannst du sie über den Aktions Button der Liste löschen oder archivieren . Bei Archivieren wird die Liste ausgeblendet. Archivieren ist nur möglich, wenn die Liste keine offenen Aufgaben mehr enthält. Wenn noch offene Aufgaben vorhanden sind, kannst du: Offene Aufgaben verschieben nach Ohne Liste Offene Aufgaben verschieben in eine andere Liste Offene Aufgaben erledigen (als erledigt markieren) Offene Aufgaben löschen Archivierte Listen wieder einblenden So verwalte archivierte Listen: Klicke auf das Listensymbol, um Aufgabenlisten verwalten zu öffnen. Verwende den Aktionsbutton neben einer archivierten Liste, um die Liste wiederherzustellen , Aufgaben zu löschen oder die Liste dauerhaft zu löschen. Aufgabenlisten durchsuchen Über das Lupen Icon oben rechts kannst du Aufgabenlisten durchsuchen. Neben dem Aufgabennamen kannst du gezielt nach Kriterien suchen: Aufgabenlisten Priorität (Prio) Tags Fälligkeit Statusname [!WARNING] Hinweis: Die Aufgabenbeschreibung kann hier nicht durchsucht werden. Aufgabenvorlagen importieren Du kannst vorgefertigte Aufgabenvorlagen in Projekte importieren. Mehr dazu: Vorlagen für Aufgaben. Mehrere Aufgaben bearbeiten Du kannst mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten (z. B. in ein anderes Projekt verschieben oder löschen). Mehr dazu: Mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten. Bekannte Einschränkungen „Ohne Liste“ unterstützt keine Sortierung per Drag & Drop die Suche ist limitiert und inkludiert nicht die Aufgabenbeschreibung FAQ Kann eine Aufgabe in mehreren Aufgabenlisten sein? Ja. Eine Aufgabe kann in mehreren Listen gleichzeitig (oder in keiner Liste) sein. Es bleibt immer dieselbe Aufgabe und wird z. B. in allen Listen als abgeschlossen angezeigt, wenn du sie abschließt. Kann ich die Aufgabenbeschreibung in der Aufgabenlisten Suche durchsuchen? Nein. Über die Suche (Lupen Icon) kannst du nach Aufgabenlisten, Prio, Tags, Fälligkeit und Statusname suchen, aber nicht in der Aufgabenbeschreibung. Warum kann ich Aufgaben in „ohne Liste“ nicht neu anordnen? Weil „ohne Liste“ technisch gesehen keine echte Liste ist. Die Reihenfolge der Aufgaben kann dort nicht geändert werden (auch nicht in Aufgabenvorlagen). Was passiert mit den Aufgabenstatus, wenn ich eine Aufgabenliste in ein anderes Projekt verschiebe? Wenn das Zielprojekt andere Aufgabenstatus verwendet, musst du auswählen, welchen neuen Status die bestehenden Aufgaben erhalten sollen. Nach dem Speichern wird die Liste verschoben und verschwindet aus dem ursprünglichen Projekt.
Projekte duplizieren Manchmal braucht man einfach nur eine schnelle Kopie ohne den Aufwand einer formalen Vorlage. [!IMPORTANT] Beim Duplizieren wird die vollständige Struktur eines Projekts in Sekund
Projekte duplizieren Manchmal braucht man einfach nur eine schnelle Kopie ohne den Aufwand einer formalen Vorlage. [!IMPORTANT] Beim Duplizieren wird die vollständige Struktur eines Projekts in Sekunden in ein neues, eigenständiges Projekt kopiert. [!NOTE] Du kannst festlegen, welche Projektdaten vor dem Duplizieren zurückgesetzt werden soll. Das Ergebnis ist eine saubere Kopie, mit der du sofort weiterarbeiten kannst ohne Verknüpfung zum Original. Wann du die Projektduplizierung nutzt Du startest ein neues Kundenprojekt, das denselben Ablauf wie ein bestehendes hat Du wiederholst eine Kampagne oder Dienstleistung mit einer einheitlichen Aufgabenstruktur Du möchtest ein aktives Projekt als schnelle Ad hoc Vorlage nutzen, ohne eine formale Vorlage anlegen zu müssen So duplizierst du ein Projekt [!IMPORTANT] Um ein Projekt zu duplizieren, benötigst du Schreibzugriff auf das Projekt sowie das Recht, Projekte im Workspace zu erstellen . 1. Öffne das Aktionsmenü eines Projekts. 2. Wähle Duplizieren . 3. Lege fest, welche optionalen Inhalte zurückgesetzt werden sollen. 1) Bestätige mit Duplizieren . Das neue Projekt heißt \[Projektname\] (Kopie) und kann umbenannt werden. [!WARNING] Je nach Projektgröße kann das Duplizieren einen Moment dauern. Bei größeren Projekten mit vielen Aufgaben, Dateien oder Dokumenten kann es etwas länger dauern, bis alle Inhalte vollständig verfügbar sind. Was immer kopiert wird Folgendes ist in jedem Duplikat immer enthalten: Aufgabenlisten und Aufgaben (einschließlich Beschreibungen und Checklisten) Benutzerdefinierte Felder und Tags Geplanter Aufwand und Aufgabenabhängigkeiten Wiederholungsregeln Automatisierungen Budget Was du optional zurücksetzen kannst Vor dem Erstellen des Duplikats kannst du folgende Inhalte unabhängig voneinander zurücksetzen. Alle sind standardmäßig auf beibehalten gesetzt (d.h. sie werden dupliziert, sofern du nichts anderes wählst): Aufgabenstatus zurücksetzen Custom Field Werte zurücksetzen Projektmitglieder zurücksetzen Zugewiesene User zurücksetzen Follower zurücksetzen Docs zurücksetzen Dateien zurücksetzen Was nie kopiert wird Aufgaben und Projektkommentare Erfasste Zeiten Connect Nutzer Kalender Buchungen und geplante Zeitblöcke bei Aufgaben [!WARNING] 💡 Wenn du deine Projekte mit einem aktiven Filter anzeigst (z. B. nach Status), wird das Duplikat möglicherweise nicht sofort angezeigt es erfüllt möglicherweise nicht die aktuellen Filterkriterien . Entferne oder passe den Filter an, falls du es nicht findest. FAQ Werden beim Duplizieren alle Aufgaben kopiert? Ja alle Aufgaben, Aufgabenlisten, Checklisten, Beschreibungen, benutzerdefinierten Felder, Tags, geplanter Aufwand, Wiederholungsregeln und Aufgabenabhängigkeiten werden immer kopiert. Werden Dateien und Dokumente kopiert? Standardmäßig ja. Du kannst sie beim Duplizieren optional zurücksetzen. Wenn sie übernommen werden, entstehen neue Objekte ohne Verknüpfung zu den Originalen. Kann ich Teammitglieder vom Kopieren ausschließen? Ja. Projektmitglieder und Aufgabenzuweisungen sind beide optional und standardmäßig auf beibehalten gesetzt. Du kannst beide unabhängig voneinander vor dem Bestätigen deaktivieren. Werden meine Automatisierungen übernommen? Ja. Individuelle Projektautomatisierungen werden immer dupliziert. Wenn das Quellprojekt einen Workflow verwendet, werden workflow gesteuerte Automatisierungen absichtlich nicht übernommen. Automatisierungen, die auf Nutzer oder Entitäten verweisen, die im neuen Projekt nicht ausgelöst werden können, werden automatisch deaktiviert. Werden Kommentare kopiert? Nein. Aufgaben und Projektkommentare werden nie kopiert. Wird erfasste Zeit übernommen? Nein. Alle erfassten Zeiten verbleiben beim Originalprojekt. Das Budgetziel bleibt erhalten. Werden externe Mitarbeiter (Connect Nutzer) übernommen? Nein. Connect Nutzer werden bei der Mitgliederübernahme ausgeschlossen. Sie müssen manuell neu eingeladen werden. Werden wiederkehrende Aufgaben neu berechnet? Nein. Wiederholungsregeln werden unverändert übernommen Daten werden nicht relativ zum Duplizierdatum verschoben. Überprüfe wiederkehrende Aufgaben nach dem Erstellen, wenn die Originaldaten in der Vergangenheit liegen. Kann ich mehrere Projekte gleichzeitig duplizieren? Nein, Projekte können nur einzeln dupliziert werden. Ist das Duplikat mit dem Original verknüpft? Das Duplikat ist vollständig eigenständig. Änderungen an einem der beiden Projekte wirken sich nicht auf das andere aus.
Automatisierungen in Projekten Mit Automatisierungen in Projekten kannst du wiederkehrende Schritte automatisch ausführen. [!IMPORTANT] Du definierst einen Auslöser („Wenn ...“) und eine oder mehrere
Automatisierungen in Projekten Mit Automatisierungen in Projekten kannst du wiederkehrende Schritte automatisch ausführen. [!IMPORTANT] Du definierst einen Auslöser („Wenn ...“) und eine oder mehrere Aktionen („Dann ...“). Beispiel: Wenn eine Aufgabe in einer bestimmten Liste erstellt wird, kann sie automatisch einer Person zugewiesen werden. So nutzt du Automatisierungen in Projekten Eine Automatisierung besteht immer aus genau einem Auslöser und beliebig vielen Aktionen . Eine neue Automatisierung einrichten 1. Öffne dein Projekt 2. Gehe zu Einstellungen > Automatisierungen 3. Klicke auf Hinzufügen 4. Wähle deinen Auslöser aus 5. Lege eine oder mehrere Aktionen fest 6. Klicke auf Speichern (die Automatisierung ist sofort aktiv) Auslöser wählen Der Auslöser ist das Ereignis, das eintreten muss, damit die Automatisierung gestartet wird. Je nach Auslöser musst du möglicherweise Bedingungen hinzufügen. Schau nach den unterstrichenen Felder im Fenster und klicke darauf, um die erforderlichen Werte auszuwählen. Aktionen definieren Wähle aus, welche Aktion(en) ausgeführt werden soll(en). Für einige Aktionen sind zusätzliche Angaben erforderlich. Verwende auch hier die unterstrichenen Felder, um die entsprechenden Werte festzulegen. So verwendest du manuelle Automatisierungen Neben ereignisbasierten Auslösern kannst du Automatisierungen auch mit einem manuellen Auslöser erstellen. Damit startest du sie gezielt per Benutzeraktion , statt automatisch bei einem Event. Beim Erstellen wählst du Manuell als Auslösertyp, vergibst einen individuellen Namen (z. B. QA Flow starten ) und definierst eine oder mehrere Aktionen. [!NOTE] Manuelle Auslöser geben dir die volle Kontrolle darüber, wann eine Automatisierung ausgeführt wird. Manuelle Automatisierungen in einer Aufgabe ausführen 1. Öffne die Aufgaben Detailansicht 2. Klicke oben rechts auf den Button für manuelle Automationen (Finger /Touch Symbol) 3. Wähle die gewünschte Automatisierung aus dem Dropdown Menü Die Automatisierung läuft im Hintergrund und du siehst eine kurze Bestätigungsmeldung. Projekt Automatisierungen vs. Aufgaben Automatisierungen Automatisierungen können für Projekte und für Aufgaben erstellt werden. Je nach Auslöser kannst du Projekt oder Aufgaben Aktionen auswählen. [!WARNING] Projekt Automatisierungen sind besonders hilfreich, um einen guten Überblick über bestimmte Projektstatus zu behalten. Budget Automatisierungen Die Budget Automatisierung „Wenn das Projekt X Einheiten des Budgets erreicht hat ...“ kannst du direkt im Projekt einstellen: 1. Öffne dein Projekt 2. Öffne den Tab Zeiten 3. Wechsle in den Retainer Tab 4. Klicke auf das Glockensymbol , um das Pop up zur Einstellung zu öffnen 5. Wähle die Einheit: Tage , Stunden oder Prozent Wenn die Automatisierung bereits eingerichtet ist, öffnet ein erneuter Klick auf das Glockensymbol das Pop up direkt zur Bearbeitung. Automatisierungen in Projektvorlagen Du kannst Automatisierungen schon in Projektvorlagen anlegen. Dann tauchen sie bei der Erstellung eines neuen Projekts mit dieser Vorlage automatisch im Projekt auf. So fügst du eine Automatisierung zur Projektvorlage hinzu: 1. Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Vorlagen > Projektvorlagen 2. Öffne die Vorlage 3. Klicke im Bereich Automatisierungen auf Hinzufügen 4. Erstelle die Automatisierung wie im Projekt beschrieben [!WARNING] Wichtig: Wenn du in einer bestehenden Projektvorlage Automatisierungen änderst oder neue erstellst, fragt awork dich, ob du die Änderungen auf alle Projekte übernehmen möchtest, die durch diese Vorlage erstellt worden sind. [!NOTE] Tipp: Du kannst in der Vorlage auch inaktive Automatisierungen anlegen. Sie werden in neue Projekte kopiert, sind dort aber erst aktiv, wenn du sie im Projekt einschaltest. Tipps und Fehlerbehebung Automatisierung deaktivieren statt löschen Du kannst Automatisierungen auch einfach deaktivieren , statt sie zu löschen. Das ist hilfreich, wenn du zum Beispiel einmalig aufräumst und bis dahin alle Aktionen unterdrücken willst. Automatisierung läuft nicht mehr Prüfe, ob sie sich durch einen Fehler selbst abgeschaltet hat (z. B. wenn eine verwendete Aufgabenliste gelöscht wurde): Fehlerdetails anzeigen: Unter Einstellungen > Automatisierungen siehst du bei automatisch abgeschalteten Automatisierungen ein rotes Ausrufezeichen; dieses zeigt den Grund Wieder aktivieren: Korrigiere die Automatisierung und schalte sie anschließend wieder an FAQ Kann eine Automatisierung eine weitere Automatisierung auslösen? Nein. Dass eine Automatisierung mit einer Aktion eine andere Automatisierung auslöst, wird technisch verhindert, um rekursive Ping Pong Effekte zu vermeiden. Wenn du mehrere Aktionen durch denselben Auslöser ausführen möchtest, lege alle Aktionen in derselben Automatisierung an. Ich habe einen Fälligkeits Auslöser. Wann wird dieser ausgelöst? Bei Automatisierungen mit Fälligkeits Auslöser (z. B. „Wenn Aufgabe fällig ist...“) werden die Aktionen bei Eintreten des Datums morgens (CEST) ausgelöst. Die Uhrzeit der Fälligkeit ist dabei irrelevant. Ist eine Aufgabe beispielsweise um 18 Uhr fällig, wird die Automatisierung trotzdem am Morgen des Fälligkeitsdatums ausgelöst. Für wen wird bei „Wenn eine neue Aufgabe via E Mail erstellt wird, dann starte Zeiterfassung auf die Aufgabe“ die Zeit erfasst? Die Zeit wird für die Person erfasst, die die E Mail versendet vorausgesetzt, diese Person hat einen awork Zugang. Die Zeit wird unabhängig davon erfasst, ob und welche\ r User\ in auf die Aufgabe besetzt ist. Wenn ich eine Automatisierung in einer Projektvorlage ändere, werden dann auch bestehende Projekte aktualisiert? Wenn du Automatisierungen in einer bestehenden Vorlage änderst oder hinzufügst, fragt awork dich, ob du diese Änderungen auf alle Projekte anwenden möchten, die mit dieser Vorlage erstellt wurden. Meine Automatisierung scheint nicht mehr zu laufen. Warum? Überprüfe, ob sich die Automatisierung durch einen Fehler selbst abgeschaltet hat (z. B. wenn eine verwendete Aufgabenliste gelöscht wurde). Gehe zu Einstellungen > Automatisierungen . Bei abgeschalteten Automatisierungen siehst du ggf. ein rotes Ausrufezeichen. Wenn du mit der Maus darüber gehst, siehst du den Grund. Korrigiere die Automatisierung und schalte sie wieder an.
Vorlagen für Projekte Projektvorlagen ermöglichen es dir, wiederkehrende Arbeitspakete einfach vorzudefinieren. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Projektvorlagen eignen sich besonders, wenn du ähnlich
Vorlagen für Projekte Projektvorlagen ermöglichen es dir, wiederkehrende Arbeitspakete einfach vorzudefinieren. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Projektvorlagen eignen sich besonders, wenn du ähnliche Projekte immer wieder erstellst: Standardisiere die Projekterstellung mit einheitlichen Beschreibungen, Tags und Einstellungen Starte mit fertigen Aufgabenlisten und Aufgaben , anstatt sie manuell zu erstellen Lege Projektstatus und Aufgabenstatus von vornherein fest Nutze Automatisierungen , indem du Projekt Automatisierungen vorab definierst Was Projektvorlagen enthalten Namen und optional ein Bild : Das Bild wird bei der Auswahl einer Vorlage bei der Projekterstellung angezeigt und hilft beim Wiedererkennen. Beschreibung , die beim Erstellen eines Projekts hinzugefügt wird Tags für Projekte, die mit der Vorlage erstellt werden Budget Projekteinstellungen : Erfasste Zeiten auf abrechenbar voreinstellen (einschließlich Auto, das davon abhängt, ob während der Projekterstellung ein Kunde ausgewählt wird) Auswahl Liste für Aufgaben, die aus E Mails kommen : in welche Aufgabenliste per E Mail erstellte Aufgaben hinzugefügt werden sollen Projekttyp Vorlagebild für Projekt verwenden : ist die Option deaktiviert, wird bei Projekterstellung mit Kunde standardmäßig das Kundenbild verwendet Projekt und Aufgabenstatus (Board Spalten) : hier mehr erfahren Eigene Felder für Aufgaben: hier mehr erfahren Automatisierungen : hier mehr erfahren Aufgabenlisten & Aufgaben als Start Set für neue Projekt Du kannst Status, Aufgabenlisten und Aufgaben per Drag & Drop neu anordnen. Aufgabenvorlagen können relative Felder enthalten (z. B. Fälligkeitsdaten). Mehr erfahren: Aufgabenvorlagen [!NOTE] Wichtig: Du benötigst mindestens einen gelben Status (laufendes Projekt) und einen grünen Status (abgeschlossenes Projekt). Eine neue Projektvorlage anlegen 1. Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Vorlagen . 2. Im oberen Bereich Vorlagen für Projekte, klicke auf + Hinzufügen . 3. Gib einen Namen ein und füge (optional) ein Bild hinzu. 4. Klicke Speichern . 5. Passe anschließend die Details der Vorlage an (z. B. Aufgaben, Automatisierungen, Status). Wenn du Aufgabenvorlagen erstellt hast, kannst du auch Aufgabenlisten in deine Projektvorlage importieren. Ein bestehendes Projekt in eine Vorlage umwandeln 1. Öffne das Projekt. 2. Öffne das Aktions Menü oben rechts (im Header oder im Register Home) und wähle Vorlage erstellen 3. Gib der Vorlage einen Namen und (optional) ein Bild. 4. Wähle aus, welche Projektelemente übernommen werden sollen (standardmäßig sind alle ausgewählt). Ein Projekt mit Vorlage erstellen 1. Beginne, ein neues Projekt zu erstellen, und gib deine Projektinformationen ein. 2. Wenn das Fenster zur Vorlagenauswahl erscheint, klicke auf die Vorlage, die du verwenden möchtest. Wähle zwischen deinen eigenen Vorlagen und einer awork Vorlage. [!NOTE] Wenn du ohne Vorlage fortfahren willst, klicke auf Ohne Vorlage erstellen , um ein leeres Projekt zu erstellen. Projektvorlagen in der Vorschau ansehen und Favoriten festlegen Um Projektvorlagen effizient zu nutzen, stehen dir folgende Funktionen zur Verfügung: Vorschau anzeigen Über die Projektvorlagenauswahl wird dir durch Hovering ein Info Icon in der linken unteren Ecke eingeblendet. Damit kannst du eine Vorschau der Vorlage öffnen. In der Vorschau siehst du die Einstellungen und Inhalte, die auf dein Projekt angewendet werden. Favoriten festlegen Klicke auf das Stern Symbol in der rechten unteren Ecke, welches durch Hovering über die Auswahl eingeblendet wird, um die Vorlage als Favorit zu speichern. Favoriten werden in der Reihenfolge der Auswahl als erstes angezeigt. Rückwärtsplanung für Vorlagen Mit der Rückwärtsplanung kannst du beim Erstellen eines Projekts mit Vorlage festlegen, bis zu welchem Datum die letzte Aufgabe abgeschlossen sein soll. Statt alle Aufgaben ab „heute“ zu planen, bestimmst du beim Auswählen einer Vorlage ein Referenzdatum (z. B. Projektende oder ein benutzerdefiniertes Datum). Die Aufgaben werden dann automatisch rückwärts von diesem Datum aus eingeplant. Vorlagen verwalten Gehe zu Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Vorlagen In den Projektvorlagen kannst du alle in deinem awork gespeicherten Vorlagen ansehen. Über den Aktions Button kannst du eine Vorlage bearbeiten (Name und Bild ändern), duplizieren oder löschen. Klicke auf eine Vorlage, um die Details zu öffnen und den Inhalt zu bearbeiten. [!IMPORTANT] Änderungen werden sofort übernommen, ein separates Speichern der gesamten Vorlage ist nicht notwendig. Tipps zur Nutzung von Projektvorlagen und Hinweise Vorlagen und Projekte sind nach der Erstellung nicht miteinander verknüpft. Die Verwendung einer Vorlage kopiert die Daten in das Projekt. [!WARNING] Änderungen am Projekt wirken nicht auf die Vorlage und Änderungen an einer Vorlage haben keinen Einfluss auf bereits erstellte Projekte. Ausnahme: Bei Änderungen an Automatisierungen fragt awork, ob laufende Projekte die Änderungen übernehmen sollen (du kannst diesen Schritt auch überspringen). Automatisierungen optional halten , indem du sie in der Vorlage auch als deaktiviert anlegen kannst Zusätzlich zu selbst erstellten Vorlagen findest du in awork auch vorgefertigte Projektvorlagen , die das awork Team erstellt hat. Hier findest du weitere Informationen zu den awork Vorlagen. FAQ Sind Projektvorlagen mit den daraus erstellten Projekten verknüpft? Nein. Wenn du ein Projekt mit einer Vorlage erstellst, werden die Vorlagendaten in das Projekt kopiert. Du kannst den Projektinhalt bearbeiten oder löschen, ohne die Vorlage zu beeinflussen. Wenn ich eine Vorlage später ändere, werden bestehende Projekte aktualisiert? Nein. Änderungen an der Vorlage wirken sich nicht auf bereits daraus erstellte Projekte aus. Die Ausnahme sind Automatisierungen: Wenn du eine Automatisierung in der Vorlage änderst, fragt awork, ob bestehende Projekte die Änderung übernehmen sollen (dies kannst du überspringen). Kann ich eine Projektvorlage ansehen, bevor ich sie verwende? Ja. Beim Auswählen von Projektvorlagen während der Projekterstellung klicke auf das Info Icon , um eine Vorschau der Einstellungen und Inhalte der Vorlage zu sehen. Was ist die Rückwärtsplanung für Vorlagen? Die Rückwärtsplanung ermöglicht es dir, das Datum festzulegen, bis zu dem die letzte Aufgabe abgeschlossen sein soll, wenn ein Projekt mit einer Vorlage erstellt wird. Die Aufgaben werden dann rückwärts von diesem Referenzdatum geplant. Wie wird das Fälligkeitsdatum für eine Aufgabe dynamisch festgelegt, wenn eine Projektvorlage verwendet wird? Dynamische Fälligkeitsdaten werden auf Basis des Erstellungsdatums des Projekts festgelegt (dem Tag, an dem die Vorlage verwendet wird). Beispiel: Wenn du eine Projektvorlage am 05.03.2026 lädst und die Aufgabe auf ein Fälligkeitsdatum 5 Tage nach Erstellung gesetzt ist, ist das Fälligkeitsdatum der 10.03.2026.
Projekteinstellungen ändern Die Projekteinstellungen befinden sich in der Registerkarte Einstellungen deines Projekts. Projekteinstellungen öffnen 1. Öffne dein Projekt. 2. Klicke im Header auf Einste
Projekteinstellungen ändern Die Projekteinstellungen befinden sich in der Registerkarte Einstellungen deines Projekts. Projekteinstellungen öffnen 1. Öffne dein Projekt. 2. Klicke im Header auf Einstellungen . (Wenn dir der Reiter nicht angezeigt wird, klicke zuerst auf das Dropdown Menü Mehr .) Verwalte zugewiesene User Unter Zugewiesene User siehst du alle Projektmitglieder mit deren projektspezifischen Berechtigungsrollen. Hier kannst du: Projektmitglieder hinzufügen : Klicke auf + Hinzufügen über der Liste. Projektmitglieder vom Projekt entfernen : Klicke auf das X auf der rechten Seite. Einen User zum Projektverantwortlichen machen : Klicke auf das Auswahlkästchen. Die Projektrolle eines Users ändern : Klicke auf das Auswahl Dropdown Menü. Zum Rechtemanagement gelangen : Klicke auf den Link Rollen bearbeiten . Aktualisiere Allgemeine Einstellungen Im Bereich Allgemein findest du diese Optionen: Projekt als privat markieren Dann können nur Ersteller und Projektmitglieder das Projekt sehen. In diesem Artikel findest du mehr Informationen zu privaten Projekten. Erfasste Zeiten auf abrechenbar voreinstellen : Bei Projekten, die mit einem Kunden angelegt werden, ist diese Einstellung automatisch aktiv, bei Projekten ohne Kunden nicht. Auf das Projekt (oder die Aufgaben) erfasste Zeiten werden automatisch als abrechenbar markiert. Der Status kann pro Zeiteintrag manuell geändert werden. Aufgaben und Projektkeys einstellen : Aufgaben und Projektkeys für dieses Projekt anzeigen oder ausblenden und die Workspace Einstellung überschreiben oder verwende den Workspace Standard. Einen Workflow verknüpfen Im Abschnitt Workflow siehst du den für dieses Projekt ausgewählten Workflow. Klicke auf den Aktionsbutton rechts, um den verknüpften Workflow zu verwalten, ihn zu ändern oder zu trennen. Alternativ kannst du Workflow verknüpfen wählen und den gewünschten Workflow auswählen. Ordne jeden vorhandenen Projektstatus und Aufgabenstatus einem Status aus dem neuen Workflow zu. (Beachte: Projekt und Aufgabenstatus werden durch den Workflow überschrieben.) Passe Projektstatus und Aufgabenstatus (Board Spalten) an Die Projektstatus zeigen, in welcher Phase sich dein Projekt befindet, und sind durch eine Farbkodierung mit den vier Systemstatus gekennzeichnet. Du kannst innerhalb deines Projekts festlegen, welche Status durchlaufen werden und deren Bezeichnungen anpassen. Die Aufgabenstatus sind spezifisch für jedes Projekt. Hinzufügen: Klicke auf den Button + Hinzufügen , um neue Status zu erstellen. Bearbeiten/Löschen: Nutze den Aktionsbutton rechts, um bestehende Status zu bearbeiten oder zu löschen. Reihenfolge anpassen: Verwende den Griff auf der linken Seite, um die Status per Drag & Drop zu verschieben. [!IMPORTANT] Tipp: Wenn du in verschiedenen Projekten dieselben Aufgabenstatus benötigst, erstelle eine Projektvorlage mit vordefinierten Status. Benutzerdefinierte Felder für Aufgaben verwalten Benutzerdefinierte Felder werden auf Workspace Ebene erstellt und auf Projektebene aktiviert. User mit Schreibrechten für Projektdetails können die für das Projekt benötigten Felder durch Klicken auf den Button + Hinzufügen aktivieren. Sobald das Feld in den Projekteinstellungen aktiviert ist, stehen die benutzerdefinierten Felder allen Usern in den Projektaufgaben zur Verfügung. Felder vom Projekt entfernen : Klicke auf das X auf der rechten Seite. Reihenfolge anpassen: Verwende den Griff auf der linken Seite, um die Felder per Drag & Drop zu verschieben. Smart alerts aktivieren oder deaktivieren Du kannst die Smart Alerts (ehemals Autopilot) für das jeweilige Projekt ein oder ausschalten sowie die Benachrichtigungs Einstellungen anpassen. Integrationen verwalten (Slack oder Teams) Wenn du das Projekt mit einem Slack oder Teams Channel verknüpfen möchtest, kannst du das im Abschnitt Integrationen tun. 1. Integration hinzufügen : Klicke auf + Hinzufügen , um neue Integrationen einzufügen. 2. Integration anzeigen : Nach erfolgreicher Integration wird sie in den Projekteinstellungen aufgeführt. 3. Integration verwalten : Du hast die Möglichkeit, die Integration zu entfernen oder zu bearbeiten, um z. B. die angezeigten Benachrichtigungen zu filtern. Hier gibt es mehr zu den Integrationen. Automatisierungen erstellen und verwalten Im Abschnitt Automatisierungen kannst du Automatisierungen für das aktuelle Projekt erstellen, löschen oder ändern. [!NOTE] Jede Automatisierung gilt immer nur für das aktuelle Projekt. Du kannst sie aber auch in Projektvorlagen anlegen, damit du sie nicht für jedes Projekt neu bauen musst. Hier erfährst du, wie Automatisierungen funktionieren. Aufgaben via E Mail erstellen Hier findest du die E Mail Adresse für das Projekt, wenn Aufgaben via E Mail erstellt werden sollen. Außerdem legst du fest, in welcher Liste diese Aufgaben landen sollen. In diesem Artikel findest du alle Informationen zum Erstellen von Aufgaben via E Mails. Tipps zur Fehlerbehebung [!WARNING] Wenn du die Registerkarte Einstellungen nicht sehen kannst, verfügst du vermutlich nicht über ausreichende Rechte auf dem Projekt, um die Projekteinstellungen einsehen oder ändern zu können. Wende dich am besten an den\ die Projektverantwortliche\ n oder den\ die Ersteller\ in des Projekts. Häufige Fragen (FAQs) Wo finde ich die Projekteinstellungen? Die Projekteinstellungen befinden sich im Reiter Einstellungen im Header. Warum sehe ich den Reiter Einstellungen in meinem Projekt nicht? Wahrscheinlich hast du nicht die nötigen Rechte für das Projekt. Wende dich an den Projektmanager oder den Ersteller des Projekts. Was passiert, wenn ich ein Projekt als privat markiere? Nur der Ersteller und die Projektmitglieder können das Projekt sehen, und auf privaten Projekten können keine Zeiten erfasst werden. Was bewirkt die Einstellung "Erfasste Zeiten auf abrechenbar voreinstellen"? Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle erfassten Zeiten auf dem Projekt oder seinen Aufgaben automatisch als abrechenbar markiert. Du kannst jedoch den Status für jede erfasste Zeit nachträglich ändern. Kann ich dieselben Aufgabenstatus oder Automatisierungen in mehreren Projekten verwenden? Ja, du kannst dieselbe Konfiguration in mehreren Projekten nutzen. Erstelle eine Projektvorlage, um diese Konfiguration beim Anlegen neuer Projekte vordefiniert zu haben. An welcher Stelle sehe ich, wer ein Projekt erstellt hat? Öffne die Einstellungen eines Projektes und scrolle zum Abschnitt Info . Dort siehst du, von wem das Projekt erstellt wurde.
Details innerhalb eines Projekts Nach Erstellung eines neuen Projekts findest du alle Informationen rund um das Projekt unter dem Tab Home in dem Projekt. Hier kannst du die meisten Felder bearbeiten,
Details innerhalb eines Projekts Nach Erstellung eines neuen Projekts findest du alle Informationen rund um das Projekt unter dem Tab Home in dem Projekt. Hier kannst du die meisten Felder bearbeiten, in dem du einfach hineinklickst. Über den Aktions Button oben rechtserreichst du weitere Aktionen, wie z. B. das Löschen des Projekts. Projektname Der Name deines Projekts soll dir helfen, es zu identifizieren. Wähle deshalb eine knackige, eindeutige Bezeichnung. Du kannst den Namen einfach direkt inline bearbeiten, wenn du ihn ändern möchtest. Status Jedes Projekt hat immer einen aktuellen Status. Dieser wird in den Übersichten angezeigt und spielt eine wichtige Rolle in awork. So werden häufig nur laufende Projekte in Auswahlfeldern oder Übersichten angezeigt. Die verfügbaren Status für dein Projekt kannst du in den Projekteinstellungen festlegen. Beschreibung/Briefing Das Projekt Briefing ist eine Beschreibung des Projekts für deine Projektmitglieder. Es empfiehlt es sich, hier alles Wichtige festzuhalten und auch relevante Links und Dokumente aufzuführen, damit jede\ r alles schnell griffbereit hat. Neben dem Einfügen von Überschriften, Listen, Trennstrichen sowie dem Anhängen und Verlinken von Bildern & Dateien ermöglicht dir die Toolbar des Text Editors die Textgröße zu ändern, zusätzliche Stile wie fett, kursiv, durchgestrichen, unterstrichen oder Code Markierung hinzuzufügen und Links zum Text einzugeben. Projektbild Für jedes Projekt kann ein kleines Bild hochgeladen werden, damit dein Team es schneller wiedererkennt. Klicke dazu in den Projektdetails auf das runde Projektbild oder lade ein Bild über das Bearbeitungsfenster ( Aktions Button Bearbeiten) hoch. Ist dem Projekt ein Kunde zugewiesen, welcher bereits ein Bild hat, wird dieses standardmäßig ebenfalls für das Projekt angezeigt. Ist gar kein Bild ausgewählt weder für Projekt noch für Kunden wird das Icon des Projekttypen angezeigt. Tags Tags sind Label, die du nutzen kannst, um deine Projekte zu kategorisieren oder sie für Filter zu verschlagworten. So kannst du einfach nach ihnen suchen, filtern oder erkennst bestimmte Projekte in den Übersichten schneller wieder. Das Fenster zum Bearbeiten der Tags zeigt dir all die Tags an, die bereits für bestehende Projekte in awork verwendet wurden. Lerne mehr über Tags in awork. Enddatum Ein Projekt kann, muss aber kein Enddatum haben. Sie ist jedoch sehr hilfreich in der Kommunikation mit dem Team und für die Aufgabenplanung in der Timeline. Dort wird das Enddatum nämlich präsent dargestellt. Ein Projekt Enddatum hat in awork keine Uhrzeit. Aufgaben haben eine Uhrzeit, jedoch ist die Präzisionsstufe für Projekte aus unserer Erfahrung nicht notwendig. Das Projekt Budget Projekt Budget Das Projekt Budget ist ein zeitliches Budget, dass für das Projekt geplant werden kann. Es entspricht häufig dem verkauften Kunden Budget. Einmaliges Budget Das einmalige Projekt Budget wird einmalig vergeben und kann dann zur Berechnung des Projekt Budgets verwendet werden. Durch Klicken auf den lilafarbenen Budget Button kann das Projekt Budget jederzeit von Usern mit den nötigen Rechten bearbeitet werden. Retainer Budget Mit dem Retainer Budget kannst du ein wiederkehrendes monatliches Budget für deine Projekte festlegen. Klicke einfach auf das Budget und gebe über das Pop up die Daten ein. Budget basierend auf .. Du kannst festlegen, ob hier nur die abrechenbaren erfassten Zeiten auf das Budget angerechnet werden sollen oder ob alle Zeiten angerechnet werden sollen. Standardmäßig haben alle Projekte, die bereits in awork aktiv sind, die Option „alle Zeiten“ gewählt. Dies kann jedoch bearbeitet werden. Zeitraum des Retainers Für den Retainer muss immer ein Start und ein Enddatum angegeben werden. Dies kann hier in Form des Monats angegeben werden. Ihr habt hier die Möglichkeit ein eigenes festes Datum einzutragen oder die Zeitspanne an das Start und Enddatum des Projekts anzupassen. Wenn diese Option eingestellt ist, synchronisiert der Retainer das Start und Enddatum des Projekts (Monat). Ist trotz dieser gewählten Option kein Start und Enddatum für das Projekt festgelegt, erscheint eine rot hinterlegte Fehlermeldung, die euch auffordert, ein Datum festzulegen. Wenn das Start und/oder Enddatum des Projektes geändert wird, wird der Retainer ebenfalls synchronisiert. Wird das Start oder Enddatum vom Projekt entfernt, erscheint eine Fehlermeldung auf der Projekt Home Seite mit der Aufforderung den Fehler zu beheben. Wenn du auf die Fehlermeldung klickst, öffnet sich das Modal der Budgeteinstellungen mit einer Infobox, die angibt, um welches Feld es sich handelt, das bearbeitet werden muss. Im Tab Zeiten seht ihr ebenfalls eine Infobox am oberen Rand, mit der Fehlermeldung. Übertragsoptionen konfigurieren Hier kannst du einstellen, was mit deinen ungenutzten oder vorgenutzten Stunden im nächsten Monat passieren soll. Du hast hier folgende Möglichkeiten: Ungenutzte Stunden auf den nächsten Zeitraum übertragen Aktivierst du diese Option, werden die ungenutzten Stunden einfach auf den nächsten Monat übertragen. Beispiel: Budget hat 200h, Monat A: 180h verbraucht → Monat B: 220h verfügbar Zu viel verbrauchte Stunden vom nächsten Zeitraum abziehen Aktivierst du diese Option, werden die vorgenutzten Stunden vom Folgemonat abgezogen. Beispiel: Budget hat 200h, Monat A: 220h verbraucht → Monat B: 180 Stunden verfügbar Du kannst hier beide oder keine dieser Optionen wählen. Wählst du beide Optionen, berechnet das System die Stunden immer passgenau mit Berücksichtigung der ungenutzten und vorgenutzten Stunden. Wählst du keine dieser beiden Optionen bleibt der monatliche Retainer statisch ohne ungenutzten und vorgenutzten Stunden zu berücksichtigen. Fortschritt Der Fortschritt berechnet sich über die erfasste Zeit und das Budget. Wenn kein Budget hinterlegt wurde, dann berechnet er sich über den geplanten Aufwand. Wenn dieser auch nicht hinterlegt ist, so wird der Fortschritt anhand der abgeschlossenen vs. aller Aufgaben berechnet. Durch ein Klicken auf den Fortschrittswert lässt sich jederzeit zwischen den drei Modi hin und herschalten. ☝️ Hinweis : Wenn ein Admin die Zeiterfassung für alle User\ innen deaktiviert hat, dann wird der Fortschritt hier nur anhand der erledigten Aufgaben angezeigt. ☝️ Tipp : Du kannst den Fortschritt deines Projekts auch in der Projekt Übersicht einsehen. Durch hovern über den Balken werden dir hier mehr Details angezeigt. Hier kannst du ebenfalls durch Klicken auf den Balken zwischen den 3 Modi wechseln. Offenes Projekt Budget Wird der geplante Aufwand einer Projektaufgabe bearbeitet, so taucht in einem kleinen Pop up das noch offene Projekt Budget auf. Es setzt sich zusammen aus: = Budget erfasste Zeit (nur auf Projekt) erfasste Zeit (auf abgeschlossene Aufgaben) geplante Zeit (noch offener Aufgaben) Gesamt erfasst Unter Gesamt erfasst siehst du die erfasste Zeit vs. den geplanten Aufwand, sprich die Summe aller geplanten Aufwände der Projektaufgaben. ☝️ Hinweis : Wenn ein Admin die Zeiterfassung für alle User\ innen deaktiviert hat, dann wird die erfasste Zeit (blaues Kästchen) nicht angezeigt und vollständig ausgeblendet. Kunde Projekte in awork können Kunden haben, müssen sie aber nicht. Kunden helfen dabei, deine Projekte den echten Auftraggebern zuzuordnen und innerhalb von awork zu kategorisieren und Zeiten bspw. projektübergreifend auszuwerten oder abzurechnen. Beim Anlegen eines neuen Projekts kannst du immer einen bereits hinterlegten Kunden auswählen, oder einfach schnell einen neuen Kunden anlegen. Tipp ☝️: Wenn du die Kundenlogos sauber pflegst, dann übernehmen deine Projekte mit den Kunden automatisch das Logo und deine Projektübersicht sieht super übersichtlich aus. Hier gibt’s mehr zu den Kunden in awork. Projektmitglieder Das Hinzufügen von Mitgliedern zu deinem Projekt hat zwei Funktionen: Anzeige als Mein Projekt Ein Projekt, auf dem ich Mitglied bin, wird für meinen User als Mein Projekt von awork erkannt und zeigt es mir (wenn laufend) z. B. auf dem Dashboard oder als Vorschlag in der Zeiterfassung an. Ich finde es damit also schnell, weil es meinem User zugeordnet ist. Spezifische Projektrechte Bei der Zuordnung eines\ einer User\ in als Projektmitglied musst du eine Rolle auswählen, die die Rechte des\ der User\ in auf dem Projekt definiert, sofern diese\ r nicht sowieso schon die Rechte hat, alle Projekte sehen und bearbeiten zu dürfen. Mehr dazu gibt es im Bereich Rechtemanagement. Projektverantwortlich Jedes Projekt hat genau eine verantwortlichen User\ in. Die Auswahl dessen erfolgt in dem Fenster zum Auswählen der\ die User\ in mittels der Checkbox zwischen dem User Namen und der Projektrolle. Der\ die Projektverantwortliche wird in der Projektübersicht mit seinem\ ihrem Bild dargestellt und kann sowohl für die Gruppierung der Projekte, als auch in den Filtern verwendet werden. Eine weitere relevante Rolle spielt der\ die Projektverantwortliche bei Aktivierung des Autopiloten. Dabei erhält dieser User gesonderte Mails, die für die Leitung des Projekts bestimmt sind. Weitere Implikationen hat die Zuordnung nicht. Die Aktivität auf dem Projekt Das Aktivitäts Log zeigt alle wichtigen Veränderungen des Projekts in chronologischer Reihenfolge. So kann die Aktivität nachvollzogen werden. Good to know ☝️: Updates zu der Zeiterfassung und zu den Aufgaben werden nur durch die User\ innen gesehen, die auch die Berechtigung haben, die Aufgaben bzw. die Zeiten des Projekts zu sehen. Kommentare Du kannst in dem Aktivitäts Log auch Kommentare hinterlassen. Dabei kannst du auch Dateien in den Kommentaren hochladen und andere Benutzer\ innen mittels "@" taggen/erwähnen, sodass diese eine explizite Benachrichtigung erhalten, egal ob sie die allgemeinen Benachrichtigungen für das Projekt erhalten oder nicht. Die einzige Voraussetzung hier ist, dass du die Benachrichtigung "Jemand hat dich in einem Kommentar erwähnt." in deinen Profileinstellungen aktiviert hast. Zudem kannst du die User\ innen auch noch mit @Workspace, @Projekt und @"Team" taggen/erwähnen. @Workspace : Jede\ r User\ in des Workspaces wird benachrichtigt. @Projekt : Jede\ r User\ in, der\ die auf das Projekt besetzt ist ODER das Glocken Icon im Projekt aktiviert hat, wird benachrichtigt. @"Team" (z. B. @Marketing): Jedes Teammitglied wird benachrichtigt. Voraussetzungen für das Erhalten von diesen Benachrichtigungen: Die User\ innen müssen die entsprechenden Benachrichtigungen in ihren Profileinstellungen aktiviert haben. Die User\ innen müssen das Glocken Icon im Projekt aktiviert haben. Die User\ innen können das Projekt gemäß Rechtemanagement einsehen. Benachrichtigungen abonnieren oder abstellen In dem Detail Tab des Projekts findest du oben rechts ein Glocken Icon. Ist es aktiviert, so bedeutet das, dass du automatisch Benachrichtigungen zu Updates über das Projekt erhältst, wenn andere User\ innen z. B. den Status ändern oder einen Kommentar hinterlassen. Für jede\ n User\ in, der\ die auf das Projekt besetzt wird, werden diese Benachrichtigungen aktiviert. Nach Bedarf können diese Benachrichtigungen wieder abgeschaltet werden. In deinen Profileinstellungen kannst du selbst entscheiden, welche Benachrichtigungen du zu Projekten erhalten möchtest und auf welchem Kanal (bspw. ob auch per E Mail) du diese erhalten möchtest. FAQ Ich habe ein Projekt gelöscht. Kann es wiederhergestellt werden? Ja. Wenn du versehentlich ein Projekt gelöscht hast, kann unser Support Team das Projekt wiederherstellen. Kontaktiere dazu das Support Team und teile den Projekttitel mit.
Ein neues Projekt erstellen Ein neues Projekt kannst du an folgenden Stellen in awork erstellen: Über den + Button im Hauptmenü links, direkt neben Projekte . Dieser erscheint, wenn du mit der Maus üb
Ein neues Projekt erstellen Ein neues Projekt kannst du an folgenden Stellen in awork erstellen: Über den + Button im Hauptmenü links, direkt neben Projekte . Dieser erscheint, wenn du mit der Maus über das Wort Projekte hoverst. In der Projektübersicht ( Hauptmenü > Projekte ) über den + Projekt Button in der oberen linken Ecke. Über den Shortcut P . Wähle Projekt hinzufügen über den + Button in der Aktionsleiste unten mittig. So erstellst du ein Projekt Schritt 1: Die Projektdetails ausfüllen In diesem Schritt stattest du dein Projekt mit den Basis Informationen aus: Namen : Gib deinem Projekt einen eindeutigen Namen, damit ihr es gut wiederfindet und in den Übersichten erkennt. Kunden : Du kannst deinem Projekt einen Kunden zuweisen, für eine bessere Übersicht und Gruppierung. Das Projekt wird automatisch das Kundenlogo als Projektbild verwendet, sofern du kein eigenes hochlädst. Projektbild : Das Projektbild gibt deinem Projekt einen stärkeren Wiedererkennungswert. Falls du dem Projekt einen Kunden zuordnest, der schon Bild hat, wird dieses verwendet. Beschreibung : Hier kannst du deinem Projekt ein Briefing spendieren. Zeitbudget & Enddatum : Dein Projekt kann ein Zeitbudget haben, falls du den Fortschritt über die Zeiterfassung managen willst. Ein Projekt Enddatum ist immer zu empfehlen. Projektmitglieder : Die Zuordnung von Users zum Projekt hat zwei Zwecke. Auf der einen Seite sehen die User dann dieses Projekt unter ihren Projekten und es taucht in den Vorschlägen, z. B. für die Zeiterfassung auf. Der zweite Zweck sind Rechte, die ein User auf dem Projekt haben soll. Jeder User kann mit einer bestimmten Rechterolle dem Projekt zugeordnet werden. Team Zugehörigkeit : Wenn du möchtest, dass dein neues Projekt für bestimmte Teams sichtbar ist, musst du hier die Teams auswählen, sofern Teams in deinem awork Workspace konfiguriert sind. Projekttyp : Der Projekttyp ist eine Kategorisierung für deine Projekte, wenn du z. B. deine Zeiten danach auswerten möchtest. Das Feld ist optional und auch nur dann sichtbar, wenn Projekttypen in deinem Workspace konfiguriert sind. [!NOTE] Du kannst alle diese Felder auch noch nach Erstellung des Projekts bearbeiten. Schritt 2: Eine Vorlage auswählen (optional) [!IMPORTANT] Die Auswahl einer Vorlage ist optional und wird auch nur vorgeschlagen, wenn du bereits eine Vorlage in deinem awork Workspace hast. Wenn du ein leeres Projekt mit Standardeinstellungen auswählen möchtest, wähle Überspringen . Wählst du eine Vorlage aus, so werden die Einstellungen und Aufgaben aus der Vorlage in dein neu angelegtes Projekt kopiert. So kannst du dir viel Zeit sparen, wenn du häufig ähnliche Projekte bearbeitest. [!NOTE] Innerhalb deines Projekts kannst du alle aus der Vorlage stammenden Einstellungen und Aufgaben jetzt beliebig anpassen, ohne dass es eine Rückkopplung zu der Vorlage gibt. Lerne hier mehr über die Projektvorlagen. Schritt 3: Dein Projekt wird angelegt Nach Auswahl einer Vorlage oder nach dem Überspringen, wird dein Projekt direkt erstellt. Best Practices und Tipps zur Fehlerbehebung Aktiviere Smart alerts Du kannst nun in den Projekteinstellungen die awork Smart alerts für dein Projekt aktivieren. Diese unterstützen dich und deine Projektmitglieder dabei, das Projekt in Zeit und Budgetplan zum Erfolg zu führen. Smart alerts schicken euch dazu bei dem Erreichen bestimmter Budget Schwellen und anstehender Fälligkeiten hilfreiche E Mails. Wenn Teams aktiviert sind, wählen mindestens ein Team aus [!WARNING] Sind in deinem awork Workspace Teams aktiviert und du bist Teil von einem der Teams, so ist es notwendig, dass du bei Projekterstellung mindestens ein Team auswählst ansonsten wäre das Projekt für dich und dein Team ggf. nicht sichtbar. Das ist wiederum abhängig von der Rechtekonfiguration. Wenn du kein Projekt erstellen kannst Falls dir der Button zum Erstellen eines neuen Projekts fehlt bzw. ausgeblendet ist, verfügst du nicht über ausreichend Rechte. Wende dich dazu am besten an deine\ n internen awork Administrator\ in oder Teamleiter\ in. FAQ Wo kann ich ein neues Projekt erstellen? Du kannst ein Projekt erstellen, indem du im linken Hauptmenü über Projekte hoverst und auf das + klickst, über Hauptmenü > Projekte mit + Projekt , mit dem Shortcut P oder über den + Button in der Aktionsleiste unten mittig. Muss ich eine Projektvorlage auswählen? Nein. Vorlagen sind optional und werden nur vorgeschlagen, wenn es in deinem Workspace Vorlagen gibt. Du kannst den Schritt überspringen und ein leeres Projekt mit Standardeinstellungen erstellen. Warum muss ich beim Erstellen eines Projekts ein Team auswählen? Wenn Teams in deinem Workspace aktiviert sind und du einem Team angehörst, musst du mindestens ein Team auswählen. Andernfalls ist das Projekt für dich und dein Team nicht sichtbar. Das hängt von deiner Rechtekonfiguration ab. Was machen Smart alerts für Projekte? Smart alerts unterstützen dich und deine Projektmitglieder, indem hilfreiche E Mails versendet werden, wenn bestimmte Budget Schwellenwerte erreicht werden oder wenn Fälligkeitsdaten näher rücken. Warum kann ich kein Projekt erstellen? Wenn der Button zum Erstellen eines neuen Projekts fehlt oder ausgeblendet ist, hast du nicht die erforderlichen Rechte. Wende dich an deine\ n interne\ n awork Administrator\ in oder deine Teamleitung.
Projekt und Aufgaben Keys Projekt und Aufgaben Keys geben jedem Projekt eine kurze, eindeutige Kennung und jeder Aufgabe eine permanente Nummer. Anstatt lange Titel oder Links zu kopieren, können Team
Projekt und Aufgaben Keys Projekt und Aufgaben Keys geben jedem Projekt eine kurze, eindeutige Kennung und jeder Aufgabe eine permanente Nummer. Anstatt lange Titel oder Links zu kopieren, können Teams Arbeit mit einfachen, lesbaren IDs wie MKTG 42 referenzieren. Kommunikation wird klarer, Nachverfolgbarkeit einfacher. Und deine Workflows werden schneller. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Klarere Kommunikation ​ Arbeit klar in Gesprächen, Kommentaren und Standups benennen. Stabile Aufgabenreferenzen ​ Aufgabennummern ändern sich nie, auch wenn sich Aufgabennamen ändern. Schnellere Entwickler Workflows ​ Aufgaben Keys direkt in Commit Nachrichten und Tools verwenden. Compliance und Audit Nachverfolgbarkeit Klare Dokumentationspfade für Rechnungsstellung und ISO konforme Audits erstellen. So funktionieren Projekt und Aufgaben Keys Jedes Projekt erhält einen kurzen Key und jede Aufgabe in diesem Projekt eine fortlaufende Nummer. Projekt Keys sind kurze Codes wie MKTG oder BRND Aufgaben Keys kombinieren den Projekt Key und die Nummer, wie MKTG 42 Diese Keys erscheinen überall in awork und lassen sich suchen, kopieren und überall verwenden. [!IMPORTANT] Bearbeitbare Projektschlüssel: Projektschlüssel können umbenannt werden. Aufgabennummern bleiben gleich. Keys aktivieren und verwenden Keys werden automatisch für alle Projekte und Aufgaben basierend auf Projektnamen und Erstellungsreihenfolge generiert. Keys sind in Workspaces, die vor der Keys Einführung erstellt wurden, standardmäßig ausgeblendet. In neueren Workspaces sind sie standardmäßig sichtbar. Ein Workspace Admin kann die Sichtbarkeit jederzeit in den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) → Workspace → Aufgaben anpassen: Aktiviere oder deaktiviere Projekt und Aufgaben Keys für alle Projekte anzeigen Einzelne Projekte können die Workspace Einstellung über die Projekteinstellungen → Allgemein überschreiben: Wähle Anzeigen , Ausblenden oder Workspace Standard für die Option Aufgaben und Projekt Key [!IMPORTANT] Wichtig: Keys erscheinen erst, wenn die Sichtbarkeit auf Workspace oder Projektebene aktiviert ist. So funktioniert die Sichtbarkeitssteuerung Die Key Sichtbarkeit wird auf zwei Ebenen gesteuert: Workspace Einstellung: Ein einfacher An/Aus Schalter in Einstellungen → Workspace → Aufgaben : Projekt und Aufgaben Keys für alle Projekte anzeigen Dies legt den Standard für alle Projekte fest. Projekt Einstellung , Jedes Projekt kann wählen: Workspace Standard : Folgt der Workspace Einstellung (Standardwert) An : Keys für dieses Projekt immer anzeigen Aus : Keys für dieses Projekt nie anzeigen [!WARNING] Was die Sichtbarkeit steuert: Wenn Keys ausgeblendet sind, erscheinen sie nicht in Aufgabenlisten, Dropdown Menüs, Aufgaben Widgets oder anderen Stellen in awork. Sie werden jedoch immer auf der Projekt Detailseite, in der Spalte Key in der Projektübersicht und in URLs angezeigt. Hauptfunktionen Automatisch generierte Projekt Keys Neue Projekte erhalten einen 4 Zeichen Key basierend auf dem Projektnamen. Fortlaufende Aufgabennummerierung Aufgaben werden in Erstellungsreihenfolge innerhalb jedes Projekts nummeriert und ändern sich nie. Bearbeitbare Projekt Keys Projekt Admins können Keys mit bis zu 32 Zeichen umbenennen (Großbuchstaben, Zahlen, Bindestriche und Unterstriche). Intelligente Suche nach Key Über alle Projekte hinweg mit einem vollständigen Key (MKTG 42) oder nur einer Nummer (42) suchen. Flexible Sichtbarkeitssteuerung Standardwerte auf Workspace Ebene festlegen und pro Projekt überschreiben. Per Klick kopieren Auf einen Aufgaben Key klicken, um die Aufgaben URL zu kopieren, oder auf einen Projekt Key, um die Projekt URL zu kopieren. Audit Log Einträge Änderungen an Projekt Keys werden für die Compliance Nachverfolgung protokolliert. Berechtigungen und Zugriffskontrolle Sichtbarkeit und Bearbeitung hängen von deiner Rolle ab. Alle User\ innen können Projekt und Aufgaben Keys sehen, wenn die Sichtbarkeit in den Workspace oder Projekteinstellungen aktiviert ist. User\ innen mit Schreibrechten für Projekteinstellungen oder Projektdetails oder die neue Projekte erstellen können , können den Projekt Key bearbeiten und die Sichtbarkeit für einzelne Projekte anpassen. Workspace Admins können die Keys bearbeiten und die Standardsichtbarkeit für alle Projekte im gesamten Workspace festlegen. [!NOTE] Tipp: Verwende Workspace Standardwerte, um die Sichtbarkeit konsistent zu halten, und überschreibe nur bei Bedarf. Bekannte Einschränkungen und Hinweise Keine Keys für private Aufgaben Private Aufgaben ohne Projekt erhalten keine Aufgabennummern. Alte Keys leiten nach Umbenennung nicht weiter Alte Keys funktionieren nach einer Umbenennung nicht mehr. Nur der aktuelle Key funktioniert. [!NOTE] Wichtig: Beim Umbenennen eines Projekt Keys erscheint eine Warnung, um bestehende Referenzen nicht versehentlich ungültig zu machen. [!CAUTION] Bitte beachte: Keys sind nach Projektlöschung wiederverwendbar Das Löschen eines Projekts macht seinen Key wieder verfügbar, was bei alten Referenzen zu Verwirrung führen kann. FAQ Was passiert, wenn ich einen Projekt Key umbenenne? Alte Referenzen funktionieren sofort nicht mehr. Ab dann funktioniert nur noch der neue Projekt Key. Kann ich nur mit einer Aufgabennummer suchen? Ja. Wenn du nur eine Nummer wie 42 eingibst, werden alle Aufgaben gefunden, die auf 42 enden, über alle Projekte hinweg. Wer kann Projekt Keys bearbeiten? User mit Schreibrechten für Projekteinstellungen oder Projektdetails, User die neue Projekte erstellen können und Workspace Admins können Projekt Keys bearbeiten. Erhalten private Aufgaben Aufgaben Keys? Nein. Private Aufgaben erhalten keine Aufgabennummern, da sie persönliche Notizen und keine nachverfolgbare Projektarbeit sind. Können Projekt Keys ausgeblendet werden? Ja. Die Sichtbarkeit kann sowohl auf Workspace als auch auf Projektebene gesteuert werden.
Alle Projekte überblicken In der Projektübersicht siehst du alle Projekte, die für dich sichtbar sind. Du kannst zwischen Liste und Timeline wechseln je nachdem, ob du lieber Tabellen Logik oder Zeita
Alle Projekte überblicken In der Projektübersicht siehst du alle Projekte, die für dich sichtbar sind. Du kannst zwischen Liste und Timeline wechseln je nachdem, ob du lieber Tabellen Logik oder Zeitachsen Logik magst. Du kannst die Übersicht durch Sortieren, Gruppieren und gespeicherte Filter anpassen. Die Projekt Liste Du erreichst die Projektübersicht über das Hauptmenü und dort den Menüpunkt Projekte . In der Übersicht siehst du eine Liste aller Projekte, die für dich sichtbar sind. Alle Projekte sind alphabetisch sortiert. Für die Anordnung gilt: Sonderzeichen stehen vor Zahlen und Buchstaben Unterstrich steht vor Bindestrich Zahlen stehen vor Buchstaben Aktionen an Projekten Sobald du über eine Projektzeile hoverst, wird neben dem Projekttitel ein Aktionsbutton eingeblendet. Folgende Aktionen stehen zur Verfügung: Bearbeiten, Link kopieren, Als Favorit im Menü fixieren, Duplizieren, Timer starten, Neue Zeit erfassen, Mitglieder zuweisen, Status wechseln, Projekttyp wechseln, Farbe, Slack verknüpfen, Vorlage erstellen, Workflow erstellen, Projekt verschieben, Timeline öffnen, In neuem Tab öffnen, Löschen. Die Projekt Timeline Klicke im Header oben mittig neben Liste auf Timeline , um alle Projekte als Zeitachse zu sehen. Parallel siehst du auf der linken Seite die Projekt Liste. Per Drag & Drop der Trennlinie zwischen beiden Bereichen kannst du die Liste bzw. Timeline vergrößern bzw. verkleinern. [!IMPORTANT] Damit ein Projekt in der Timeline angezeigt wird, muss es ein Start und Enddatum haben. Ergänze die Daten in den Projektdetails oder im Bearbeitungsfenster. Meilensteine in der Timeline anzeigen Über das Meilenstein Icon oben rechts kannst du Meilensteine einblenden. Sie werden als kleine Rauten am oberen Rand des jeweiligen Projektstrahls dargestellt. [!NOTE] Meilensteine, die außerhalb des Projektzeitbereichs liegen, werden nicht angezeigt. Wenn du über einen Meilenstein hoverst, wird dir der vollständige Name angezeigt. [!IMPORTANT] Tip: Verwende für die gleiche Art von Meilensteinen am besten die gleichen Farben. So erkennst du in der Timeline schneller, um welche Art von Meilenstein es sich handelt. Konfiguriere die Darstellung Konfiguriere die Ansicht nach deinen Vorstellungen über die Optionen oben rechts. Sortiere nach: Aufgaben, Budget, Erstellt am, Fällig, Fortschritt, Key, Kunde, Name, Startdatum, Status, Workflow Gruppiere nach: Fällige Woche, Fälliger Monat, Kunde, Status, Statustyp, Typ, Verantwortlich, Workflow Wähle Angezeigte Spalten: awork merkt sich deine Auswahl automatisch. Erstelle einen Filter und speichere diesen oder wähle einen gespeicherten Filter. Die Filterleiste kann über die Filter Schaltfläche in der Aktionsleiste (Trichtersymbol) ein oder ausgeblendet werden. Suche Projekte über die Zeile oben links mit dem Lupen Symbol (neben dem + Projekt Button). Die Liste wird dabei automatisch durchsucht und entsprechend gefiltert. Wenn du den Suchtext entfernst, gelangst du zurück zu deiner vorherigen Ansicht. [!IMPORTANT] Setze die ausgewählten Kriterien zur Sortierung, Gruppierung und Filterung zurück, indem du über den Aktionsbutton oben rechts Auf Standard zurücksetzen wählst. Projekte exportieren Über den Aktionsbutton oben rechts in der Liste und Timeline > Exportieren kannst du die Projektübersicht im Excel Format herunterladen. Der Export beinhaltet die Rohdaten der Projektübersicht, die du z. B. für eigene Auswertungen nutzen kannst. Weiterführende Informationen zum Exportieren findest du hier. Best Practices So kannst du alle Projekte eines Users oder Kunden einsehen Es gibt zwei Möglichkeiten, um dir alle Projekte anzeigen zu lassen, auf denen ein\ e User\ in oder ein\ e Kunde\ in besetzt ist: Filtere die Projektübersicht nach dem\ r User\ in oder dem\ r Kunden\ in Öffne die User oder Kundendetails ( Einstellungen > User oder Kunden im Hauptmenü) und wechsle dort auf den Reiter Projekte. FAQ Wo finde ich die Projektübersicht? Öffne das Hauptmenü und klicke auf Projekte . Warum sehe ich ein Projekt nicht in der Timeline Ansicht? Damit ein Projekt in der Timeline angezeigt wird, muss es ein Start und ein Enddatum haben. Ergänze diese in den Projektdetails oder im Bearbeitungsfenster. Warum finde ich mein Projekt nicht? Wenn du ein Projekt weder in der Projektübersicht noch über die Suche findest, hast du wahrscheinlich nicht ausreichend Rechte, um es zu sehen. Frag den\ die Projektverantwortliche\ n nach Zugriff, z. B. durch Besetzung auf dem Projekt oder Zuordnung zum Team. Ich kann mein Projekt über die Suche finden, aber es wird nicht in der Projektliste angezeigt. Was kann ich tun? Oft ist einfach noch ein Filter aktiv. Klicke auf das Trichter Symbol, um zu überprüfen, ob ein Filter ausgewählt ist. Warum kann keinen Filter erstellen in der Projektliste? Klicke auf das Trichter Symbol oben rechts ( Filter einblenden ). Über der Projektliste/Timeline wird eine Zeile mit Filteroptionen eingeblendet. Hier kannst du einen Filter hinzufügen oder mit einem Klick auf Erweitert einen komplexen Projektfilter erstellen.
Zeiten in Projekten In diesem Artikel erfährst du, wie du die Zeiterfassung in deinem Projekt nutzen kannst. Du lernst, wie du Budgets verwaltest, Zeiteinträge erstellst, verschiedene Ansichten und Fi
Zeiten in Projekten In diesem Artikel erfährst du, wie du die Zeiterfassung in deinem Projekt nutzen kannst. Du lernst, wie du Budgets verwaltest, Zeiteinträge erstellst, verschiedene Ansichten und Filter verwendest sowie Zeitdaten exportierst. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Mit den Projektzeiten behältst du Aufwand, Budget und Abrechnung im Blick: Alle erfassten Zeiten anzeigen – direkt im Projekt Budget und Abrechnung überwachen – inklusive Abrechenbarkeit Plan vs. Ist vergleichen – geplante Aufwände anpassen und Fortschritt sehen Retainer Budgets prüfen – Entwicklung pro Monat als Balkendiagramm Mehrere Zeiteinträge auf einmal bearbeiten – im Projekt oder in den Auswertungen So gelangst du zu den Zeiten im Projekt 1. Öffne ein Projekt. 2. Klicke im Header auf Zeiten . (Wenn dir der Reiter nicht angezeigt wird, klicke zuerst auf das Dropdown Menü Mehr .) Im Tab Zeiten deines Projekts sind alle Zeiten aufgeführt, die bisher auf dem Projekt (oder den Aufgaben des Projekts) erfasst wurden. [!NOTE] Wichtig: Aktuell laufende Zeiten, die mit dem Timer gestartet, aber noch nicht gestoppt wurden, werden hier noch nicht angezeigt. Die Projekt KPIs Gesamte erfasste Zeit – untergliedert in abrechenbar und nicht abrechenbar Budget – Projektbudget und erfasste Zeit; über Bearbeiten kannst du das Projektbudget direkt anpassen Abrechenbar – abzurechnende Zeit und bereits abgerechnete Zeit; über + Rechnung gelangst du in die Zeitauswertung und kannst eine Rechnung erstellen (dort ist automatisch der aktuelle Monat ausgewählt und kann angepasst werden) Ist vs. Plan – erfasste Zeit vs. Summe der geplanten Aufwände aller Aufgaben [!WARNING] Hinweis: Der Button + Rechnung ist ausgegraut, wenn es keine abrechenbaren Zeiten gibt. Ansichten wechseln Oberhalb des Diagramms findest du einen Umschalter mit zwei Optionen: Plan vs. ist : Zeigt einen Vergleich zwischen geplanten und tatsächlich erfassten Stunden als Liniendiagramm. Retainer : monatliches Balkendiagramm, das zeigt, wie sich das Budget im Laufe der Monate entwickelt hat. Zeiten : Zeigt die erfassten Zeiten als Balkendiagramm nach Zeitraum. Plan vs. Ist Mit dem Liniendiagramm in der Ansicht Plan vs. Ist erkennst du schnell den Fortschritt des Projektbudgets. Die Linie zeigt die getrackte Zeit im Vergleich zum Projektbudget. Sobald sich die getrackte Zeit dem Projektbudget nähert, wird die Linie rot. Anzeigeoptionen konfigurieren Klicke auf das Einstellungen Symbol rechts oberhalb des Diagramms. Es öffnet sich ein Einstellungen Menü mit folgenden Optionen: Zeige abgeschlossene Aufgaben : Blendet abgeschlossene Aufgaben ein oder aus Anzeigen von Listen und Aufgaben ohne geplanten Aufwand : Zeigt auch Einträge ohne Planwerte Nur abrechenbare erfasste Zeit anzeigen : Filtert die Anzeige auf abrechenbare Zeiten Klicke auf den jeweiligen Schalter, um die Option zu aktivieren oder zu deaktivieren. Im Zeitraum navigieren: Nutze die Pfeilsymbole im Diagramm rechts oben. [!IMPORTANT] Wichtig: In dieser Ansicht werden erledigte Aufgaben immer einberechnet, egal ob sie ein oder ausgeblendet werden. Oben rechts über dem Liniendiagramm siehst du die fertigen Aufgaben im Vergleich zu den offenen Aufgaben . Unterhalb des Liniendiagramms findest du eine Gegenüberstellung der erfassten und der geplanten Zeiten. Aufgabenlisten erweitern Die Zeiten sind zunächst nach Liste zusammengefasst. Klicke auf den Pfeil links neben einem Listennamen, um die enthaltenen Aufgaben anzuzeigen. Planaufwand bearbeiten In der erweiterten Listenansicht kannst du auf die Stundenangaben in der Spalte klicken, um den Planaufwand für einzelne Listen oder Aufgaben anzupassen. Zeiten In der Ansicht Zeiten siehst du alle erfassten Zeiten des Projekts über den gesamten Zeitraum. Über das Balkendiagramm bekommst du einen Überblick, wie sich getrackte Zeiten nach Kriterien aufteilen. Wenn du mit der Maus über Balken hoverst, siehst du weitere Infos (je nach Gruppierung). Zeitraum anpassen Klicke auf das Dropdown rechts oberhalb des Diagramms, um den angezeigten Zeitraum zu ändern. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Tag : Tagesansicht Woche : Wochenansicht Monat : Monatsansicht Quartal : Quartalsansicht Jahr : Jahresansicht Gesamte Zeit : Alle erfassten Zeiten Nutze den Zurück Pfeil und Vorwärts Pfeil links und rechts neben dem Zeitraum Dropdown, um zum zum vorherigen oder nächsten Zeitraum zu navigieren. Gruppierung ändern Klicke auf das Gruppieren Symbol in der Steuerleiste, um die Zeiteinträge nach verschiedenen Kriterien zu gruppieren: Tätigkeit Abrechenbarkeit Benutzer Tag, Woche, Monat, Quartal oder Jahr Die Zeitentabelle konfigurieren Verschiebe die Spalten per Drag & Drop und ordne diese neu an Sortiere je Spalte Zeiteneinträge auf und absteigend über die Dropdown Pfeile, die beim Hovern über den Spaltentitel erscheinen Ändere die Größe der Spalten über den Spaltengriff Aktionen auf ausgewählte Einträge anwenden In der Zeitentabelle kannst du einzelne Einträge über das Auswahlkästchen am linken Rand jeder Zeile auswählen. Ausgewählte Zeilen werden farblich hervorgehoben. Klicke auf das Auswahlkästchen in der Kopfzeile der Tabelle, um alle sichtbaren Einträge auszuwählen oder die Auswahl aufzuheben. Bei ausgewählten Einträgen erscheint am unteren Bildschirmrand eine Aktionsleiste. Diese zeigt die Anzahl der ausgewählten Einträge und bietet verschiedene Aktionen: Einträge löschen über das Papierkorb Symbol Über das Aktions Menü: Als abgerechnet markieren, Als abrechenbar markieren, Als nicht abgerechnet markieren, Als nicht abrechenbar markieren, Tätigkeit setzen, Projekt setzen, Aufgabe setzen, User setzen, Löschen Aktionsbutton pro Zeiteintrag In der linken Spalte User befindet sich ein Aktionsbutton, über den du den Zeiteintrag bearbeiten, duplizieren oder löschen kannst sowie den Timer erneut starten kannst. Retainer Überwache das monatliche Retainer Budget für dein Projekt in der Ansicht Retainer . Dort findest du ein monatliches Balkendiagramm, das zeigt, wie sich das Budget im Laufe der letzten Monate entwickelt hat. Für zukünftige Monate wird das aktuell festgelegte Budget angezeigt. Das Diagramm zeigt: eine hellgraue Linie – monatliches Basisbudget eine Lila Linie – tatsächlich erfasste Stunden, die auf das Budget angerechnet wurden Ist der Übertrag aktiviert, ist der Bereich des aktuellen Monats gestreift. Wenn du mit der Maus über die Linienpunkte Balken hoverst, werden dir monatliches Budget und verwendetes Budget angezeigt. Zeiten erfassen, suchen und exportieren Zeiten im Projekt erfassen Klicke auf + Zeit oberhalb des Diagramms, um einen neuen Zeiteintrag anzulegen. Das Projekt ist dabei bereits vorausgewählt. Zeiteinträge nach Aufgaben suchen Über die Zeile oben links mit dem Lupen Symbol rechts neben dem + Zeit kannst du innerhalb des Projekts nach Haupt und Unteraufgaben suchen. Daten exportieren 1. Klicke auf den Aktionsbutton rechts oberhalb des Diagramms. Es öffnet sich ein Dropdown Menü. 2. Wähle die Option Exportieren , um die Zeitdaten herunterzuladen. FAQ Werden laufende Timer im Projekt Tab Zeiten angezeigt? Nein. Aktuell laufende Zeiten (Timer gestartet, aber noch nicht gestoppt) werden dort noch nicht angezeigt. Kann ich das Projektbudget direkt in der Zeiten Übersicht anpassen? Ja. In der Kachel Budget kannst du über Bearbeiten das Projektbudget direkt anpassen. Warum ist der Button + Rechnung ausgegraut? Der Button + Rechnung ist ausgegraut, wenn es keine abrechenbaren Zeiten gibt. Kann ich die Zeiten in einem Projekt alle auf einmal bearbeiten? Ja. Das geht im Tab Zeiten im Projekt sowie in den Zeitauswertungen . Du kannst mehrere oder alle Zeiten über die Auswahlkästchen links markieren und gesammelt bearbeiten.
Mit Projekttypen arbeiten Projekttypen helfen dir dabei, deine Projekte zu kategorisieren und besser auswerten zu können. [!NOTE] Jedes Projekt kann nur einem Projekttyp angehören. Die Zuweisung ist o
Mit Projekttypen arbeiten Projekttypen helfen dir dabei, deine Projekte zu kategorisieren und besser auswerten zu können. [!NOTE] Jedes Projekt kann nur einem Projekttyp angehören. Die Zuweisung ist optional . Sobald Projekttypen eingerichtet sind, kannst du ein Projekt einem bestimmten Projekttyp zuordnen, Projekte nach Typ filtern und Zeitberichte entsprechend auswerten so werden deine Daten auf einen Blick übersichtlicher. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Organisiere Projekte einheitlich , indem du ihnen eine klare Kategorie zuweist Filtere und gruppiere Projekte in der Projektübersicht nach Projekttyp Werte Zeitberichte aus , indem du einen oder mehrere Projekttypen auswählst Vergleiche erfasste Zeiten nach Typ , indem du die erfassten Zeiten pro Projekttyp in Berichten summierst So verwendest du Projekttypen Projekttypen anlegen und verwalten 1. Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü). 2. Öffne die Kategorien. 3. Im Abschnitt Projekttypen , klicke auf + Projekttyp . 1) Lege die Details für den Projekttyp fest: ein eindeutiger Name, eine kurze Beschreibung und ein Icon In der Liste kannst du Projekttypen bearbeiten und löschen. [!NOTE] Projekttypen sind nur dann beim Erstellen eines neuen Projekts auswählbar, wenn du unter Einstellungen > Kategorien > Projekttypen bereits Projekttypen angelegt hast. Standardmäßig sind keine Projekttypen angelegt. Zeiten nach Projekttypen auswerten Im Menü Zeitauswertungen (🔐 ab Professional Plan ) kannst du Projekttypen gezielt für deine Auswertung auswählen. 1. Öffne die Zeitauswertungen . 2. Öffne im Dropdown Menü zur Projektauswahl den Tab Filter . 3. Wähle einen oder mehrere Projekttypen aus, um die Auswertung auf diese Typen zu begrenzen. 4. Summiere nach Projekttyp , sodass du vergleichen kannst, wie viel Zeit auf verschiedene Projekttypen in einem Zeitraum erfasst wurde Projekte nach Projekttypen filtern und gruppieren In der Projektübersicht ( Hauptmenü > Projekte ) kannst du: Filter basierend auf Projekttypen erstellen Projekte gruppieren nach Projekttypen So behältst du einen optimalen Überblick über deine Projekte aufgeteilt nach Projekttypen. FAQ Was sind Projekttypen? Projekttypen helfen dir dabei, Projekte zu kategorisieren und besser auswerten zu können. Kann ein Projekt mehreren Projekttypen angehören? Nein. Jedes Projekt kann nur einem Projekttyp angehören. Muss ich einem Projekt einen Projekttyp zuweisen? Nein. Die Zuweisung eines Projekttyps zu einem Projekt ist optional. Wie erstelle und verwalte ich Projekttypen? Gehe zu Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Kategorien > Projekttypen , klicke auf + Projekttyp und erstelle einen Typ mit einem eindeutigen Namen, einer kurzen Beschreibung und einem Icon. In der Liste kannst du Projekttypen bearbeiten und löschen. Warum kann ich beim Erstellen eines Projekts keinen Projekttyp auswählen? Projekttypen sind beim Erstellen eines neuen Projekts nur auswählbar, wenn du Projekttypen angelegt hast. Standardmäßig sind keine Projekttypen angelegt.
Dark mode Wechsle das Erscheinungsbild von awork in den Dark mode und wähle, ob er dauerhaft aktiviert, deaktiviert oder den Einstellungen deines Browsers bzw. Geräts folgen soll. Aktiviere oder deakt
Dark mode Wechsle das Erscheinungsbild von awork in den Dark mode und wähle, ob er dauerhaft aktiviert, deaktiviert oder den Einstellungen deines Browsers bzw. Geräts folgen soll. Aktiviere oder deaktiviere den Dark mode über dein Profil 1. Klicke auf dein Profilbild links unten im Hauptmenü (oder deine Initialen) 2. Schalte den Dark mode über die Schaltfläche ein oder aus Dark mode Optionen in den Account Einstellungen festlegen 1. Klicke auf dein Profilbild links unten im Hauptmenü (oder deine Initialen). 2. Öffne die Account Einstellungen. 3. Wähle eine der folgenden Optionen: Aus : Dark mode ist immer deaktiviert Auto : awork übernimmt automatisch die Einstellung deines Betriebssystems/Browsers (Dark mode ist aktiv, wenn dein Browser bzw. System Dark mode verwendet) Ein : Dark mode ist immer aktiviert [!IMPORTANT] Für den Dark mode kannst du außerdem die Variante wählen: Standard oder Hoher Kontrast FAQ Wie aktiviere ich den Dark mode in awork? Klicke auf dein Profilbild links unten im Hauptmenü (oder deine Initialen) und schalte den Dark mode per Toggle ein oder aus. Alternativ kannst du in deine Account Einstellungen gehen und den Dark mode auf Ein , Aus oder Auto setzen. Was bedeutet die Option „Auto“ beim Dark mode? Bei Auto übernimmt awork die Einstellung deines Betriebssystems bzw. Browsers. Wenn dein System/Browser Dark mode nutzt, zeigt awork ebenfalls den Dark mode an. Wie funktioniert der Dark mode in der mobilen App? In der mobilen App richtet sich der Dark mode nach den Systemeinstellungen deines Geräts. Wenn du ihn ändern möchtest, passe das Theme direkt in iOS/Android an. Kann ich andere Farben oder Schriftarten in awork anpassen? Nein. Weitere Designanpassungen sind in awork nicht möglich. Farben, Kontraste und Typografie sind bewusst so gewählt, dass awork möglichst gut lesbar ist. awork unterstützt derzeit nur Light mode und Dark mode . Individuelle Themes (eigene Farben/Fonts) sind nicht vorgesehen, damit Darstellung, Lesbarkeit und Bedienbarkeit konsistent bleiben.
Account Einstellungen Account Einstellungen sind dein persönliches Kontrollzentrum in awork. Hier stellst du Login, Anzeige, Zeiterfassung Optionen, Reports und Benachrichtigungen so ein, wie es für d
Account Einstellungen Account Einstellungen sind dein persönliches Kontrollzentrum in awork. Hier stellst du Login, Anzeige, Zeiterfassung Optionen, Reports und Benachrichtigungen so ein, wie es für dich passt. So öffnest du die Account Einstellungen Es gibt 2 Wege, um auf deine Account Einstellungen zuzugreifen: klicke auf dein Profilbild links unten im Hauptmenü (oder deine Initialen) und wähle Account Einstellungen oder navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) und wähle Account Verwalte deinen Account Workspace E Mail für Benachrichtigungen öffentlich sichtbar in deinem Workspace Account E Mail zum Anmelden und für wichtige Konto E Mails wird in all deinen awork Workspaces verwendet [!NOTE] Das Ändern deiner E Mail Adresse erfordert eine Verifizierung. Gib den Einmal Code ein, der an deinen Posteingang gesendet wurde. Passwort um dein Passwort zu ändern, benötigst du dein aktuelles Passwort Login ermöglichen via Google oder Microsoft Wenn du lieber auf Passwörter verzichten möchtest, verknüpfe dein Google oder Microsoft Konto und melde dich mit einem Klick an. Von Anfang an verknüpfen : Wähle beim Erstellen deines Kontos oder beim Annehmen einer Einladung Mit Google anmelden oder Mit Microsoft anmelden , um dein Konto sofort zu verknüpfen. Nachträglich verknüpfen 1. Klicke neben Login ermöglichen via Google oder Microsoft auf Einrichten 2. Wähle deinen bevorzugten Anbieter und schließe den Login Prozess ab 3. Verwende den Anbieter Button auf der awork Login Seite Verknüpfung trennen 1. Klicke neben Login ermöglichen via Google oder Microsoft auf Einrichten 2. Klicke auf Verbindung zu Google/Microsoft trennen [!WARNING] Wenn du die Verknüpfung trennst und nie ein Passwort festgelegt hast, sendet dir awork eine E Mail mit einem Link, um eines zu erstellen. Die Anmeldung per E Mail/Passwort funktioniert immer parallel zu verknüpften Konten. Passkey Anmeldung aktivieren Schau dir diesen Artikel für weitere Informationen zur Einrichtung an: Passkeys Multi Faktor Authentifizierung (MFA) Schau dir diesen Artikel für weitere Informationen zur Aktivierung an: Multi Faktor Authentifizierung (MFA) Anzeigeeinstellungen anpassen Sprache wähle Deutsch oder Englisch Zeitzone Deine Zeitzone bestimmt, wie Daten und Uhrzeiten in awork angezeigt werden. Sie wird beim Erstellen deines Kontos festgelegt. Stelle deine Zeitzone manuell ein, wenn du reist, da sie sich nicht automatisch aktualisiert. [!NOTE] Hinweis: Der erste Tag der Woche in Zeiten > Meine Woche folgt der Sprach /Regionseinstellung deines Browsers. Englisch (UK) beginnt am Montag; Englisch (US) beginnt am Sonntag. Dark Mode Wähle deine bevorzugte Darstellung: Aus verwendet immer den Light Mode Auto übernimmt die Einstellungen deines Browsers/Betriebssystems (Standard) An verwendet immer den Dark Mode: [!NOTE] Für den Dark Mode kannst du außerdem die Variante wählen: Standard oder Hoher Kontrast Öffne Links in Desktop App aktiviere diese Option, wenn Links immer in der Desktop App geöffnet werden sollen (du musst die Mac oder Windows App installiert haben) Start/Stop Timer ausblenden blende die Stoppuhr Buttons (Timer) für deinen User aus die Stoppuhr unten rechts sowie die kleineren Timer in Projekten und Aufgaben Zeitformat für Summen Steuere, wie erfasste Gesamtzeiten in Projekten und Aufgaben angezeigt werden: Summen erfasster Zeiten werden standardmäßig im Modus Auto angezeigt und wechseln je nach Umfang: Unter 8h als Stundenformat (z. B. 5:30h) Über 8h als Tagesformat (z. B. 1,2d) Stunden zeigt Summen immer als 20:00h Tage zeigt Summen immer als 2,5d Einzelne Zeiten und laufende Timer werden weiterhin immer im Format 01:20:30 oder 01:20h angezeigt. Namensanzeige Vor & Nachname (zeigt deinen vollständigen Namen in awork an; der Nachname muss in den persönlichen Details hinterlegt sein) Vorname Empfehlungen in Zeiten > Mein Tag ausblenden Deaktiviere den Switch, damit dir deine Termine unter Zeiten > Mein Tag angezeigt werden und du direkt eine Zeiterfassung daraus erstellen kannst. [!WARNING] Hinweis: Wenn der Admin die Zeiterfassung für alle User deaktiviert hat, werden die Einstellungen Start/Stop Timer ausblenden und Empfehlungen in Zeiten > Mein Tag ausblenden ausgeblendet. Projekte im Hauptmenü Der Projekte Bereich im Hauptmenü ist in Favoriten, Externe Projekte und Meine Projekte unterteilt. Lege in den Account Einstellungen fest, welche Projekte im Menü angezeigt werden: Favoriten anzeigen Externe Projekte anzeigen Meine Projekte anzeigen [!NOTE] Bereiche werden nur angezeigt, wenn sie Projekte enthalten. Lege deine Verfügbarkeit fest Wöchentliche Kapazität (in Stunden) Die wöchentliche Arbeitszeit spielt eine Rolle in der Teamplanung und stellt im Planer deine verfügbare, verplanbare Zeit dar. Voreingestellt sind 40 Stunden pro Woche. Arbeitest du Teilzeit oder an bestimmten Tagen gar nicht? Dann passe die Stundenanzahl an. Feiertagsregion Wähle deine Region, damit dir die passenden Feiertage in der Workload Übersicht angezeigt werden. [!WARNING] Hinweis: Das Ändern der eigenen Feiertagsregion erfordert Schreibberechtigungen für die User Planung. Wenn deine Region nicht aufgeführt ist, können User\ innen mit den entsprechenden Berechtigungen benutzerdefinierte Feiertage einrichten. Workspace Administratoren können diese Einstellung jederzeit bearbeiten. Reports und Briefings aktivieren oder deaktivieren Bleibe mit automatisierten E Mail Zusammenfassungen auf dem Laufenden, die du hier aktivieren oder deaktivieren kannst: Wöchentliches Briefing kommt am Montagmorgen mit anstehenden Fälligkeiten, überfälligen Aufgaben und einer Vorschau auf die kommende Woche Wochenbericht kommt am Freitag mit abgeschlossenen Aufgaben, erfassten Zeiten und den Erfolgen der Woche Monatsbericht kommt am 1. des Monats mit einer vollständigen Monatsübersicht einschließlich erfasster Zeiten und Produktivitätsstatistiken Benachrichtigungseinstellungen auswählen Aktiviere oder deaktiviere: Benachrichtigungen beim Klicken automatisch als gelesen markieren Automatisch Benachrichtigungen erhalten für selbst erstellte Aufgaben (Beobachter) Entscheide, welche Benachrichtigungen für Aufgaben, Projekte, Docs und Allgemeines du über welche Kanäle erhalten möchtest: In der awork Web Anwendung Push Benachrichtigungen in der awork App für iOS oder Android E Mail für direkte Zustellung in dein Postfach Slack für Nachrichten über die Integration für Slack (sofern verknüpft) Aufgaben via E Mail erstellen Sende eine E Mail an deine persönliche Aufgaben E Mail Adresse, und eine private Aufgabe wird automatisch erstellt. Schau dir diesen Artikel für weitere Details an: Aufgaben aus E Mails erstellen FAQ Wo finde ich die Account Einstellungen? Klicke auf dein Profilbild links unten im Hauptmenü (oder deine Initialen) und wähle Account Einstellungen oder navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) und wähle Account . Gelten die Account Einstellungen für alle meine Workspaces? Ja. Deine Account Einstellungen steuern, wie du awork über alle deine Workspaces hinweg nutzt. Deine Account E Mail ist deine primäre Identifikation in allen awork Workspaces. Warum unterscheidet sich meine Account E Mail von meiner Workspace E Mail? Deine Account E Mail ist die, die du für die Anmeldung bei awork verwendest. Nur du kannst sie in deinen Account Einstellungen ändern. Mit demselben Konto kannst du auf mehrere awork Workspaces zugreifen. Innerhalb jedes Workspaces hast du ein eigenes Benutzerprofil. Dieses Profil kann je nach Workspace unterschiedliche Informationen enthalten. Wenn die Berechtigungen es erlauben, können andere Nutzer (z. B. Admins) dein Workspace Profil bearbeiten , zum Beispiel, um Kontaktinformationen hinzuzufügen. Diese Änderungen haben keinen Einfluss auf deine Login E Mail oder deine Kontoeinstellungen. Benachrichtigungen werden immer an die in deinem Konto hinterlegte E Mail Adresse gesendet. Deshalb können sich deine Konto E Mail Adresse und deine Workspace E Mail unterscheiden. Kann ich nach der Verknüpfung mit Google/Microsoft weiter mit E Mail und Passwort einloggen? Ja. Nach erfolgreicher Verknüpfung kannst du dich mit Google/Microsoft einloggen, und der Login mit E Mail und Passwort funktioniert ebenfalls noch. Was passiert, wenn ich Google/Microsoft trenne und nie ein Passwort festgelegt habe? awork sendet dir eine E Mail mit einem Link, um ein Passwort zu erstellen. Warum sehe ich „Start/Stop Timer ausblenden“ oder „Empfehlungen in Zeiten > Mein Tag ausblenden“ nicht? Wenn der Admin die Zeiterfassung für alle User deaktiviert hat, werden diese beiden Einstellungen ausgeblendet.
Passkeys Passkeys sind die schnelle, sichere Art, dich bei awork einzuloggen – ganz ohne Passwort. Dieser Artikel zeigt dir, was Passkeys sind, wie du sie aktivierst und wie du dich damit anmeldest. H
Passkeys Passkeys sind die schnelle, sichere Art, dich bei awork einzuloggen – ganz ohne Passwort. Dieser Artikel zeigt dir, was Passkeys sind, wie du sie aktivierst und wie du dich damit anmeldest. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Warum du Passkeys in awork nutzen solltest: Erhöhte Sicherheit durch eindeutige, sicher gespeicherte Schlüssel pro Konto Phishing resistent , da Passkeys nie über das Netzwerk geteilt werden Mehr Komfort , weil du dir keine komplexen Passwörter merken musst Schnelleres Einloggen mit wenigen Klicks So nutzt du Passkeys Passkeys basieren auf kryptografischen Schlüsseln, die auf deinem Gerät oder in deinem Passwortmanager gespeichert sind. [!WARNING] Wichtig: Stelle sicher, dass dein Gerät und Browser Passkeys unterstützen. Moderne Browser wie aktuelle Versionen von Chrome, Safari und Edge unterstützen diese Funktion. Passkeys aktivieren 1. Logge dich in dein awork Konto ein 2. Öffne die Account Einstellungen über dein Profil im Hauptmenü unten links 3. Aktiviere Passkey Anmeldung aktivieren im Abschnitt Account 4. Klicke auf Einrichten 5. Folge den Anweisungen, um den Passkey nach deiner bevorzugten Methode zu registrieren 6. Authentifiziere dich über die Methode deines Geräts, z. B. Face ID, Touch ID oder einen Sicherheitsschlüssel 7. Schließe die Registrierung ab, um Passkeys für dein awork Konto zu aktivieren Einloggen mit Passkeys 1. Gehe zur awork Login Seite und wähle Mit Passkey anmelden 2. Wähle deinen Passkey aus, wenn du dazu aufgefordert wirst 3. Authentifiziere dich, um dich schnell und sicher einzuloggen Hinweise Passkeys entfernen Passkeys können nicht innerhalb von awork entfernt werden, da sie über die von dir gewählte Methode verwaltet werden. [!NOTE] Tip: Schau in die Anleitung deines Browsers oder Passwortmanagers, um dort einen Passkey zu entfernen. Du kannst jederzeit in awork erneut auf Einrichten klicken, um einen neuen Passkey zu erstellen. FAQ Was sind Passkeys? Passkeys sind eine Login Methode mit kryptografischen Schlüsseln, die auf deinem Gerät oder in einem Passwortmanager gespeichert sind. Sie sind phishing resistent und werden nie über das Netzwerk geteilt. Welche Geräte und Browser unterstützen Passkeys? Dein Gerät und Browser müssen Passkeys unterstützen. Moderne Geräte und aktuelle Versionen von Chrome, Safari und Edge unterstützen diese Funktion. Wo aktiviere ich Passkeys in awork? In den Account Einstellungen im Abschnitt Account . Dort findest du Passkey Anmeldung aktivieren und die Option Einrichten . Wie logge ich mich mit einem Passkey ein? Auf der awork Login Seite wählst du Mit Passkey anmelden , wählst deinen Passkey aus und authentifizierst dich über die Methode deines Geräts. Kann ich Passkeys in awork entfernen? Nein. Passkeys können nicht innerhalb von awork entfernt werden. Du entfernst sie in deinem Browser oder Passwortmanager. Einen neuen Passkey kannst du jederzeit über Einrichten erstellen.
OLED mode In diesem Artikel erfährst du, wie du den OLED Modus (Hoher Kontrast) in awork aktivierst. Diese Einstellung optimiert die Darstellung für OLED Displays und bietet einen erhöhten Kontrast fü
OLED mode In diesem Artikel erfährst du, wie du den OLED Modus (Hoher Kontrast) in awork aktivierst. Diese Einstellung optimiert die Darstellung für OLED Displays und bietet einen erhöhten Kontrast für bessere Lesbarkeit. Dark Mode mit hohem Kontrast konfigurieren 1. Einstellungen aufrufen Klicke auf das Zahnrad Symbol in der unteren linken Ecke der awork Oberfläche. Du findest es in der Fußzeile der linken Navigationsleiste, rechts neben deinem Profilnamen. 2. Account Bereich auswählen Wähle in der Einstellungsnavigation den Menüpunkt Account aus. Dieser befindet sich direkt unter dem Suchfeld der Einstellungsseitenleiste. 3) Theme Variante öffnen Scrolle im Account Bereich nach unten zum Abschnitt Anzeigeeinstellungen . Klicke in der Zeile Dark mode auf das Dropdown Feld für die Theme Variante. 4) Hoher Kontrast auswählen Wähle im geöffneten Dropdown Menü die Option Hoher Kontrast aus anstelle von Standard. Diese Einstellung aktiviert den OLED optimierten Modus mit erhöhtem Kontrast. Der OLED Modus mit hohem Kontrast ist nun konfiguriert. Die Änderungen werden sofort übernommen und die Benutzeroberfläche zeigt den optimierten Kontrast.
Workspace Beitritt per E Mail Domain Sobald ein Teammitglied sich mit der gleichen E Mail Domain bei awork registriert, wird diese Domain erkannt und automatisch dem bestehenden Workspace zugeordnet.
Workspace Beitritt per E Mail Domain Sobald ein Teammitglied sich mit der gleichen E Mail Domain bei awork registriert, wird diese Domain erkannt und automatisch dem bestehenden Workspace zugeordnet. Dieser Artikel erklärt, wie du diese Funktion aktivieren kannst und was du beachten solltest. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Einfache Verwaltung : Domain wird automatisch erkannt und zugewiesen. Flexibilität : Admins können Domains in den Workspace Einstellungen anpassen. Wie funktioniert die Registrierung mit der gleichen E Mail Domain? 1. Öffne die Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü). 2. Gehe zum Abschnitt Workspace . 3. Aktiviere die Funktion Erlaube den Workspace Beitritt per E Mail Domain . 4. Klicke auf + Domain , um eine E Mail Domain hinzuzufügen, die bereits von Teammitgliedern verwendet wird. 5. Wähle die Berechtigungsrolle aus, die diese Personen in deinem Workspace erhalten. Wenn sich nun jemand mit dieser E Mail Domain registriert, wird er oder sie gefragt, ob er oder sie diesem Workspace beitreten oder einen neuen Workspace erstellen möchte. [!IMPORTANT] Stelle sicher, dass immer genügend Lizenzen im Workspace verfügbar sind. Wenn alle Lizenzen bereits genutzt sind und ein Teammitglied beitreten möchte, erhält der Admin eine E Mail und kann die Lizenzen erweitern. FAQ Was passiert, wenn alle Lizenzen verwendet sind und ein User dem Workspace beitreten möchte? Der Admin erhält eine E Mail, um über die neuen Lizenzanforderungen informiert zu werden. Wie kann ich die E Mail Domain für meinen Workspace ändern? Du kannst dies in den Einstellungen im Abschnitt Workspace tun. Kann ich mehrere E Mail Domains in einem Workspace verwenden? Ja, Admins können mehrere E Mail Domains für ihren Workspace festlegen.
Multi Faktor Authentifizierung (MFA) Mit der neuen Multi Faktor Authentifizierung (MFA) bietet awork eine zusätzliche Sicherheitsebene für deinen Login. Neben deinem Passwort kannst du dich jetzt auch
Multi Faktor Authentifizierung (MFA) Mit der neuen Multi Faktor Authentifizierung (MFA) bietet awork eine zusätzliche Sicherheitsebene für deinen Login. Neben deinem Passwort kannst du dich jetzt auch per App oder E Mail Code verifizieren schnell, sicher und ganz einfach einzurichten. Ideal für alle, die ihre Konten besser schützen möchten oder besonderen Sicherheitsanforderungen unterliegen. Was ist MFA? MFA (auch 2 Faktor Authentifizierung genannt) schützt dein awork Konto zusätzlich, indem beim Login ein zweiter Faktor abgefragt wird z. B. ein Code per E Mail oder aus einer Authenticator App. Dadurch wird das Risiko von unbefugtem Zugriff deutlich reduziert. Unterstützte Authentifizierungsmethoden Du kannst in awork derzeit folgende MFA Methoden verwenden: E Mail Code (an deine verifizierte awork E Mail Adresse) App Authentifizierung über beliebige TOTP Apps wie: Google Authenticator 1Password Authenticator in Safari (macOS) … und alle anderen TOTP kompatiblen Apps 💡 Passkeys (biometrische Anmeldung) sind bereits separat in awork integriert und unabhängig von MFA verwendbar. MFA einrichten Du kannst MFA ganz einfach in deinen Account Einstellungen aktivieren: 1. Klicke auf dein Profilbild links unten im Hauptmenü . 2. Öffne die Account Einstellungen . 3. Klicke im Abschnitt Account > Mehrfaktor Authentifizierung (MFA) auf Verwalten . 4. Aktiviere den Hauptschalter für Authentifizierung um die E Mail Code Option zu aktiveren. 5. Auf dem Authenticator App Schalter kannst du zusätzlich die App Code Option aktivieren. App Authentifizierung aktivieren 1. Klicke auf den Schalter bei App Authentifizierung . 2. Scanne den angezeigten QR Code mit deiner bevorzugten Authenticator App. 3. Gib den generierten Code zur Bestätigung ein. 4. Nach erfolgreicher Eingabe ist MFA aktiviert. E Mail Authentifizierung Die E Mail Option ist immer aktiv , sobald MFA eingeschaltet ist. Sie nutzt deine verifizierte awork E Mail Adresse. Wenn deine E Mail noch nicht verifiziert ist, wirst du vor der Einrichtung zur Bestätigung aufgefordert. MFA deaktivieren oder ändern Du kannst MFA jederzeit in deinen Einstellungen wieder deaktivieren: 1. Klicke auf Verwalten und deaktiviere den Schalter, um MFA oder die App Methode zu deaktivieren. 2. Bestätige die Deaktivierung im Dialogfenster. 3. Danach muss MFA erneut vollständig eingerichtet werden. 💡 Hinweis: Auch wenn die App deinen Code noch kennt, muss die Einrichtung in awork erneut durchgeführt werden. Login mit MFA Wenn MFA aktiviert ist, wird beim Login mit Email und Password nach dem zweiten Faktor gefragt. So funktioniert der Login mit MFA 1. Du gibst deine E Mail Adresse und dein Passwort ein. 2. Danach wirst du aufgefordert, entweder: Den Code aus deiner Authenticator App einzugeben Oder den per E Mail zugesandten Code zu verwenden 3. Du kannst jederzeit über einen Link zwischen den beiden Optionen wechseln. 4. Nach Eingabe des gültigen Codes wirst du eingeloggt. [!NOTE] Wenn du dich per E Mail Provider (z. B. Google Login) anmeldest, wird keine MFA angezeigt die Sicherheitsprüfung erfolgt in diesem Fall durch den Provider. Workspace weite MFA Aktivierung Administratoren können die 2 Faktor Authentifizierung für den gesamten Workspace verpflichtend machen. 1. Gehen zu Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Workspace > Abschnitt Workspace 2. Aktiviere den Schalter bei Multifaktor Authentifizierung erforderlich Beim nächsten Login müssen alle Benutzer einen zweiten Faktor (E Mail Code oder Authenticator App) angeben. User können die MFA Einstellungen in ihrem Profil anpassen, aber nicht deaktivieren. Dies gilt für alle Workspaces, die mit dem awork Konto des Users verknüpft sind.
Dein User Profil In diesem Artikel erfährst du, wie du auf dein User Profil in awork zugreifst und welche Optionen dir dort zur Verfügung stehen. Du lernst, wie du deine Account Einstellungen öffnest,
Dein User Profil In diesem Artikel erfährst du, wie du auf dein User Profil in awork zugreifst und welche Optionen dir dort zur Verfügung stehen. Du lernst, wie du deine Account Einstellungen öffnest, den Workspace wechselst, die Sprache änderst und weitere Profiloptionen nutzt. Das User Profil öffnen Klicke auf deinen Profilbereich Im Hauptmenü unten links findest du deinen Profilbereich mit deinem Profilbild/Avatar und Namen. Klicke darauf, um das User Profil zu öffnen. Die verfügbaren Optionen Nach dem Öffnen des Profil Menüs siehst du verschiedene Optionen: Account Einstellungen Öffne deine persönlichen Kontoeinstellungen Workspace Auswahl Wechsle zwischen mehreren Workspaces Der Workspace, in dem du dich derzeit befindest, wird im Profil Menü angezeigt. Klicke darauf, um das Workspace Auswahlfenster zu öffnen. Sprache Ändere die Anzeigesprache Die aktuelle Spracheinstellung wird durch ein Flaggensymbol angezeigt. Klicke zum Wechseln auf "Sprache" und wähle deine bevorzugte Sprache. Du kannst zwischen Deutsch und English wählen. Die aktuell ausgewählte Sprache ist durch einen farbigen Rahmen markiert. Dark mode Schalte um zwischen hellem und dunklem Design awork empfehlen Zugang zum Empfehlungsprogramm mit Prämien Klicke auf awork empfehlen , um das Empfehlungsprogramm zu öffnen und deine bevorzugte Prämie auszuwählen. Über awork Erhalte Informationen zur aktuellen Version und zum Workspace Klicke auf Über awork , um Informationen zu deinem aktuellen Workspace anzuzeigen, darunter: Workspace Name und URL Workspace ID Release Titel und Version Impressum und Datenschutzerklärung Abmelden Logge dich aus awork aus
Die Tätigkeiten richtig verwenden Tätigkeiten sind ein fest definierbares Set an Werten, das du an Aufgaben und Zeiten vergibst. Damit klassifizierst du, welche Art von Arbeit erledigt wurde – praktis
Die Tätigkeiten richtig verwenden Tätigkeiten sind ein fest definierbares Set an Werten, das du an Aufgaben und Zeiten vergibst. Damit klassifizierst du, welche Art von Arbeit erledigt wurde – praktisch, wenn du z. B. je Tätigkeit unterschiedliche Stundensätze abrechnen möchtest. [!IMPORTANT] Wichtig: Die Tätigkeit ist bei Zeiten und Aufgaben ein Pflichtfeld und muss immer angegeben werden. Die zuletzt von dir verwendete Tätigkeit wird dir bei der Erstellung neuer Zeiten und Aufgaben immer vorausgewählt . Wenn du einen Timer auf einer Aufgabe startest, übernimmt die gestartete Zeit automatisch die Tätigkeit der Aufgabe . Hauptvorteile und Anwendungsfälle Mit Tätigkeiten wird deine Arbeit schneller auswertbar und einfacher zu steuern: Arbeit sauber klassifizieren über Aufgaben und Zeiten Abrechnung nach Tätigkeit ermöglichen , z. B. mit unterschiedlichen Stundensätzen Zeiterfassung konsistent halten , weil die Tätigkeit ein Pflichtfeld ist So verwendest du Tätigkeiten Tätigkeiten erstellen 1. Navigiere zu Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Kategorien > Tätigkeiten . 2. Klicke oben rechts auf + Tätigkeit . 3. Gib einen Namen ein und wähle ein Icon aus. 4. Optional: Ergänze eine Beschreibung. Tätigkeit bearbeiten oder löschen Du kannst Tätigkeiten über den Aktions Button löschen. [!WARNING] Wichtig: Beim Löschen musst du immer eine andere Tätigkeit auswählen. Diese erhält dann alle Zeiten und Aufgaben, die zuvor die gelöschte Tätigkeit hatten. Die Tätigkeit einer Aufgabe festlegen Du kannst die Tätigkeit einer Aufgabe im Bearbeitungsfenster oder direkt in der Detail Ansicht festlegen. 1. Öffne die Aufgabe. 2. Klicke in der Detail Ansicht auf die Tätigkeit. 3. Wähle eine andere Tätigkeit aus der Liste. Beim Anlegen einer neuen Aufgabe kannst du die Tätigkeit über Details hinzufügen im Dropdown auswählen. Du kannst die Tätigkeit auch für mehrere Aufgaben gleichzeitig ändern. Die Tätigkeit bei der Zeiterfassung festlegen Die Tätigkeit einer Zeit legst du im Bearbeitungsfenster fest, wenn du eine Zeit erstellst oder bearbeitest. Wenn du über den Timer eine Zeit erfasst, kannst du die Optionen öffnen und dort die Tätigkeit anpassen: 1. Klicke auf die laufende Zeit. 2. Öffne die Optionen. 3. Passe die Tätigkeit an. Wenn du den Timer auf einer Aufgabe startest, wird die Tätigkeit der Aufgabe übernommen. Ansonsten ist die zuletzt bei der Zeiterfassung verwendete Tätigkeit vorausgewählt. FAQ Was sind Tätigkeiten? Tätigkeiten sind ein fest definierbares Set an Werten, das du an Aufgaben und Zeiten vergibst, um die Art der Arbeit zu klassifizieren. Sind Tätigkeiten Pflichtfelder? Ja. Die Tätigkeit ist bei Zeiten und Aufgaben ein Pflichtfeld und muss immer angegeben werden. Warum sollte ich Tätigkeiten verwenden? Tätigkeiten helfen dir, Arbeit zu klassifizieren. Das ist z. B. hilfreich, wenn du für verschiedene Tätigkeiten unterschiedliche Stundensätze abrechnen möchtest. Was passiert, wenn ich eine Tätigkeit lösche? Beim Löschen musst du eine andere Tätigkeit auswählen. Diese erhält dann alle Zeiten und Aufgaben, die vorher die zu löschende Tätigkeit hatten. Welche Tätigkeit wird bei neuen Aufgaben oder Zeiten vorausgewählt? Bei der Erstellung neuer Aufgaben und Zeiten wird dir immer die zuletzt von dir verwendete Tätigkeit vorausgewählt.
Die Quick Actions verwenden Mit den Quick Actions ist es dir möglich, von überall schnell und effizient Zeiten zu erfassen, Projekte, Aufgaben und Kunden anzulegen und awork zu durchsuchen. Aber das B
Die Quick Actions verwenden Mit den Quick Actions ist es dir möglich, von überall schnell und effizient Zeiten zu erfassen, Projekte, Aufgaben und Kunden anzulegen und awork zu durchsuchen. Aber das Beste daran ist: Man kann sie vollständig mit der Tastatur verwenden und somit sehr sehr schnell sein. [!IMPORTANT] Die Quick Actions öffnest du mit ⌘ + J (Mac) oder Strg + J (Windows) .
Benachrichtigungen In diesem Artikel erfährst du, wie du auf deine Benachrichtigungen in awork zugreifen und diese verwalten kannst. Du lernst, welche Benachrichtigungen es gibt und wie du Benachricht
Benachrichtigungen In diesem Artikel erfährst du, wie du auf deine Benachrichtigungen in awork zugreifen und diese verwalten kannst. Du lernst, welche Benachrichtigungen es gibt und wie du Benachrichtigungen abbestellen kannst. Benachrichtigungen helfen dir dabei, wichtige Fälligkeiten nicht zu verpassen und über Updates informiert zu bleiben. Benachrichtigungen öffnen und anzeigen 1. Benachrichtigungs Icon im Hauptmenü Das Benachrichtigungs Icon befindet sich am unteren Rand der linken Navigationsleiste, im Fußbereich neben dem Zahnradsymbol. Das Glocken Symbol zeigt dir mit einem Badge an, wie viele ungelesene Benachrichtigungen du hast. 2. Benachrichtigungs Panel öffnen Klicke auf das Glocken Symbol, um das Benachrichtigungs Panel zu öffnen. Es erscheint ein schwebendes Fenster, das dir verschiedene Informationen anzeigt. Anstehende Fälligkeiten Deine neuen Projekte Deine neuen Aufgaben Deine neuen Dokumente Deine neuen geteilten Filter Projektneuigkeiten Geburtstage Gruppierte Benachrichtigungen: Benachrichtigungen zu Statusänderungen von Projekten und Aufgaben werden als ausklappbare Zeile angezeigt. Diese fasst die Statuswechsel von Aufgaben (visualisiert durch farbige Icons) seit dem letzten „Gelesen“ Zeitpunkt für das Projekt zusammen. Klappe die Zeile auf über das Pfeil Symbol nach rechts auf, um alle Details zu sehen. Für deine neuen neuen Projekte, neuen Aufgaben, neuen Dokumente und neuen geteilten Filter kannst du direkt über das Benachrichtigungs Panel Benachrichtigungen abschalten oder Erinnerungsfunktionen aktivieren ( Erinner mich morgen , Erinner mich in einer Stunde ) Benachrichtigungen als gelesen markieren Klicke auf das Häkchen neben einer Benachrichtigung: Als gelesen markieren In einer Gruppe kannst du über die Doppelhäkchen Alle in dieser Gruppe als gelesen markieren Über die Doppelhäkchen in der rechten unteren Ecke des Benachrichtigungs Popups kannst du Alle als gelesen markieren . [!WARNING] Für das Benachrichtigungs Popup der Glocke gibt es keine Ansicht für bereits gelesene Einträge. Benachrichtigungen aktivieren oder abbestellen Die Benachrichtigungseinstellungen befinden sich in deinen Account Einstellungen . Du hast zwei Möglichkeiten, um dorthin zu gelangen: 1. Klicke auf das Zahnrad Icon im Benachrichtigungs Popup (Glocke). Der Abschnitt Benachrichtigungen öffnet sich automatisch. 2. Öffne die Account Einstellungen über dein Profil oder das Zahnrad Symbol im Hauptmenü und scrolle zum Bereich Benachrichtigungen . [!IMPORTANT] Aktiviere oder deaktiviere: Benachrichtigungen beim Klicken automatisch als gelesen markieren Automatisch Benachrichtigungen erhalten für selbst erstellte Aufgaben (Beobachter) Für jede Benachrichtigungsart kannst du festlegen, über welche Kanäle du benachrichtigt werden möchtest: In der awork Web Anwendung Push Benachrichtigungen in der <u awork App</u für iOS oder Android (nicht für alle Benachrichtungen aktivierbar) E Mail für direkte Zustellung in dein Postfach Slack für Nachrichten über die <u Integration für Slack</u (sofern verknüpft) [!WARNING] Hinweis: Die Benachrichtigung, dass jemand eine Aufgabe zugewiesen bekommen hat, erhält ein User erst, wenn das Projekt von Noch nicht gestartet auf Läuft (gelber Status) gesetzt wurde. So kann ein Projekt vorab geplant werden, ohne dass bereits Benachrichtigungen ausgelöst werden. Benachrichtigungen zu bald fälligen Aufgaben und Projekten Bald fällige Aufgaben Wochenbeginn: Benachrichtigung über Aufgaben, die in dieser Woche fällig sind. Tägliche Erinnerungen: Benachrichtigung für Aufgaben, die am nächsten Tag fällig sind. Freitag: Erinnerung umfasst auch Aufgaben, die am Wochenende (Samstag und Sonntag) fällig sind. Bald fällige Projekte Freitag: Benachrichtigung über Projekte, die in der kommenden Woche fällig sind. E Mail Benachrichtigungen werden in der Regel morgens versendet. FAQ Kann ich verhindern, dass Benachrichtigungen beim Anklicken als gelesen gelten? Ja, das ist möglich. Öffne deine Account Einstellungen und scrolle zum Bereich Benachrichtigungen . Hier kannst du festlegen, ob Benachrichtigungen beim Anklicken automatisch als gelesen markiert werden oder ob du sie manuell über das Häkchen als gelesen markieren möchtest. Wie deaktiviere ich E Mail Benachrichtigungen? In deinen Benachrichtigungseinstellungen (klicke auf das Zahnrad im Benachrichtigungsmenü oder öffne die Account Einstellungen). Du kannst für jeden Benachrichtigungstyp die E Mail Benachrichtigung deaktivieren. Ich habe alles deaktiviert, bekomme aber weiterhin E Mails. Warum? Einige System E Mails, wie zu Exporten oder Automatisierungen, lassen sich nicht vollständig deaktivieren und werden unabhängig von deinen persönlichen Benachrichtigungseinstellungen versendet. Überprüfe auch, ob es sich um den Newsletter handelt. Dieser kann über den Abmelde Link unten in der jeweiligen E Mail abbestellt werden.
Docs Es gibt drei Hauptbereiche, in denen ein Doc existieren kann: Private Docs, Space Docs und Projekt Docs. Private Docs Private Docs funktionieren ähnlich wie private Projekte: Nur du kannst sie se
Docs Es gibt drei Hauptbereiche, in denen ein Doc existieren kann: Private Docs, Space Docs und Projekt Docs. Private Docs Private Docs funktionieren ähnlich wie private Projekte: Nur du kannst sie sehen bis du entscheidest, sie mit jemandem zu teilen oder sie in einen Space oder ein Projekt zu verschieben. Diese Docs sind ausschließlich für dich sichtbar und für niemanden sonst im Workspace zugänglich. Space Docs Spaces kannst du dir wie Ordner innerhalb eines Workspace vorstellen. Hier werden deine Docs organisiert und verwaltet. Du kannst mehrere Spaces in einem Workspace erstellen, aber ein Doc kann immer nur in einem Space gleichzeitig liegen. Du kannst Docs zwischen Spaces verschieben oder sie einem Projekt zuordnen. Projekt Docs Projekt Docs sind einem bestimmten Projekt zugeordnet und nur über dieses Projekt zugänglich. Sie bleiben so lange im Projekt, bis du sie in einen Space verschiebst oder privat machst. Damit bleiben alle projektbezogenen Docs gut organisiert und jederzeit auffindbar. Projekt Docs bieten zudem besondere Funktionen, z. B. das Verknüpfen von Aufgaben zur Statusverfolgung. Papierkorb Für jeden Bereich, in dem Docs existieren können, gibt es einen eigenen Papierkorb. Dieser ist über die Seitenleiste zugänglich. Es gibt also einen Papierkorb für private Docs, einen für Space Docs und einen für Projekt Docs. In den Papierkörben liegende Docs können bis zu einem Jahr wiederhergestellt oder dauerhaft gelöscht werden. Docs Hauptseite Die Docs Hauptseite ist die zentrale Anlaufstelle, um deine Docs zu verwalten und zu organisieren. Hier hast du schnellen Zugriff auf alle Docs und kannst sie einfach verschiedenen Spaces oder Projekten zuordnen. Seitenleiste Die Docs Seitenleiste ist das zentrales Navigationselement. Sie befindet sich auf der linken Seite des Bildschirms und bietet schnellen Zugriff auf alle Docs, Favoriten, den Papierkorb und mit dir geteilte Inhalte. Du kannst die Seitenleiste ein und ausklappen. Auch die einzelnen Sektionen darin lassen sich für bessere Übersichtlichkeit individuell ein und ausklappen. So kannst du dich auf die für dich relevanten Inhalte konzentrieren. Der Zustand (geöffnet oder geschlossen) wird für jeden Bereich, in dem du mit Docs arbeitest, gespeichert. Docs neu anordnen & unterordnen Du kannst Docs und Spaces ganz einfach per Drag & Drop in der Seitenleiste umsortieren. Klicke dazu auf ein Element, halte es gedrückt und ziehe es an die gewünschte Position ein Platzhalter zeigt dir an, wohin es verschoben wird. Du kannst Docs auch einrücken, um sie als untergeordnetes Doc zu organisieren. Ziehe dazu ein Doc leicht nach rechts es wird automatisch untergeordnet. Wenn das übergeordnete Doc bisher keine untergeordneten Docs hatte, erscheint ein kleiner Pfeil, der die neue Struktur anzeigt. Spaces Hier findest du Spaces, in denen du deine Docs ablegst. Ein Klick auf einen Space öffnet ihn und zeigt das erste Doc an. Um einen neuen Space zu erstellen, bewege den Mauszeiger über den Space Titelbereich und klicke auf das Plus Symbol. Dort kannst du das Aussehen anpassen und Berechtigungen für Workspace, Benutzer und Teams festlegen. Bestehende Spaces kannst du über das Drei Punkte Menü bearbeiten. Favoriten Markiere deine wichtigsten oder liebsten Docs als Favoriten, um schnellen Zugriff zu behalten. Du kannst Docs entweder über die Aktionsleiste oben im Doc oder über das Drei Punkte Menü in der Seitenleiste als Favorit markieren oder entfernen. Mit mir geteilt Alle Docs, die mit dir, deinem Team oder deinem Workspace geteilt wurden, erscheinen in diesem Bereich. Zuletzt bearbeitete Docs Hier siehst du eine Liste der zuletzt von dir bearbeiteten Docs. Wenn du häufig zwischen vielen Docs wechselst, hilft dir dieser Bereich, den Überblick zu behalten. [!WARNING] Hinweis: In diesem Bereich ist keine eigene Sortierung möglich. Das Doc und seine Bestandteile Die Doc Seite ist der Hauptbereich zum Erstellen, Bearbeiten und Teilen deiner Inhalte. Hier spielt sich die eigentliche Arbeit mit deinen Docs ab. Oben auf der Doc Seite findest du die Top Bar mit allen wichtigen Schaltflächen und Informationen. Der blaue Button oben links dient zum Erstellen neuer Docs. Rechts in der Top Bar findest du Aktionen wie Favorit setzen, Teilen, Beobachter verwalten oder die Doc Suche. Über das Drei Punkte Menü erreichst du weitere Optionen wie Verschieben, Duplizieren, Link kopieren oder Löschen. Breadcrumbs Links in der Top Bar siehst du die Breadcrumbs, die dir zeigen, wo sich dein Doc befindet (Space, Projekt oder privat). Du kannst auf die einzelnen Elemente klicken, um direkt dorthin zu navigieren. Inhaltsverzeichnis Wenn du deine Inhalte mit Überschriften strukturierst, erscheinen sie als kleine Marker rechts im Doc. Die blaue Markierung zeigt, welche Überschrift gerade im sichtbaren Bereich liegt. Fährst du mit der Maus an den rechten Rand, öffnet sich ein Pop up mit allen Überschriften im Doc ein Klick springt direkt zur entsprechenden Stelle. [!WARNING] Hinweis: Das Inhaltsverzeichnis ist immer sichtbar und kann nicht deaktiviert werden. Docs erstellen und bearbeiten Du kannst Docs auf verschiedene Arten erstellen abhängig davon, wo du dich in awork befindest und welchen Doc Typ du erstellen willst. Haupt Button Der + Doc Button oben links ist auf der Docs Hauptseite, in einem Space oder im Projekt Tab sichtbar. Er erstellt ein neues Doc auf derselben Ebene wie das aktuell angezeigte. Untergeordnete Docs erstellen Mit den kleinen + Buttons bei den Doc Elementen kannst du gezielt untergeordnete Docs erstellen. Die Breadcrumbs zeigen dir dabei sofort die neue Position des untergeordneten Docs an. [!NOTE] Tipp: Du kannst Docs auch später per Drag & Drop verschieben und unterordnen. Private Docs erstellen Gehe zur Docs Hauptseite und klicke auf den + Doc Button, um ein privates Doc zu erstellen. Docs verschieben Über das Kontextmenü eines Docs kannst du es einfach in einen anderen Space, ein Projekt oder in den privaten Bereich verschieben. Im Pop up zur Auswahl klickst du auf das gewünschte Ziel (Space, Projekt, Privat). Das Doc wird standardmäßig auf der obersten Ebene platziert. Willst du es als untergeordnetes Doc verschieben, wähle ein übergeordnetes Doc im Pop up aus. Ein Doc teilen Teile Docs ganz einfach über den Teilen Button in der Aktionsleiste oder das Kontextmenü. Du kannst den Zugriff auf Workspace , Team oder Benutzerebene regeln und individuelle Berechtigungen festlegen. [!WARNING] Hinweis: Es ist nur möglich, innerhalb von untergeordneten Docs Ebenen weitere Einschränkungen zu machen nicht umgekehrt. Doc als Markdown kopieren (.md) Dokumentstruktur und Formatierungen bleiben auch außerhalb von awork erhalten, damit du den Dokumentinhalt z. B. in KI Tools oder Markdown basierten Workflows weiterverwenden kannst. 1. Klicke auf das Drei Punkte Menü oben rechts. 2. Wähle Als Markdown kopieren aus. [!WARNING] Das formatierte Markdown wird direkt in deine Zwischenablage kopiert. Ein Dateidownload wird nicht unterstützt. Der Markdown Export unterstützt: Überschriften (H1 H3) Absätze, Fett, Kursiv, Durchgestrichen, Unterstrichen und Inline Code Codeblöcke Aufzählungen, nummerierte Listen und Checklisten Tabellen Blockzitate Trennlinien Emojis Benutzererwähnungen (werden als Links exportiert) Inline Kommentare (werden am Ende als Kommentarbereich angehängt) Dateianhänge (werden als Links zurück zu awork exportiert) Jeder Export enthält außerdem einen YAML Front Matter Block mit dem Dokumenttitel sowie Links zum zugehörigen awork Kontext, z. B. Projekten, Aufgaben oder Dokumentbereichen. Export eines Docs als PDF Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein Doc als PDF zu exportieren. Du findest die option immer über das Drei Punkte Menü (…) eines Docs und über den Export Button oben rechts innerhalb des geöffneten Docs. Klicke auf Als PDF exportieren Ein Druckfenster wird geöffnet, das je nach verwendetem Browser etwas unterschiedlich aussehen kann. Achte darauf, die Option Hintergrund drucken im Druck Fenster zu aktivieren. Speichere die PDF Datei auf deinem Gerät oder drucke sie direkt aus. Du hast jetzt eine PDF Version deines Docs, die du ganz einfach weitergeben kannst. [!WARNING] Hinweise Wenn bei einem exportierten PDF bestimmte Hintergrundfarben fehlen, für zum Beispiel Textfarben oder Codeblock Formate, dann checke die Einstellungen in dem Exportfenster und stelle sicher, dass die Option Hintergrundgrafiken aktiviert ist. Der PDF Export ist aktuell nur für einzelne Docs verfügbar. Subdocs sind im Export nicht enthalten. Erwähnungen enthalten keine Links, bieten aber weiterhin hilfreichen Kontext. Kommentare werden beim Export nicht berücksichtigt. Ein Doc löschen Jeder Doc Typ hat seinen eigenen Papierkorb der jeweils letzte Abschnitt in der Seitenleiste. Der Papierkorb für Space Docs ist im Space selbst. Der für Projekt Docs im Projekt. Der für Private Docs in der Hauptseitenleiste. Wenn ein Doc gelöscht wird, wandern alle untergeordneten Docs automatisch mit in den Papierkorb. Sie können dort nicht bearbeitet werden und werden nach einem Jahr endgültig gelöscht. Einzelne Docs oder untergeordnete Docs können über das Kontextmenü wiederhergestellt werden. [!WARNING] Wichtig: Beim endgültigen Löschen eines Docs über das Kontextmenü im Papierkorb werden alle Inhalte dauerhaft entfernt und lassen sich nicht wiederherstellen. Doc Funktionen Live Zusammenarbeit Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Doc arbeiten. Du siehst dabei, wer gerade schreibt oder Text markiert in Echtzeit. Aufgabe mit Doc verknüpfen Es gibt zwei verschiedene Wege um eine Aufgabe und ein Projekt Doc zu verknüpfen. 1. Im Doc Wenn du dich in einem Projekt Doc befindest, siehst du unter dem Titel einen Bereich, in dem du eine Aufgabe aus dem Projekt verknüpfen oder eine neue erstellen kannst. Diese bleibt verknüpft, bis du sie entfernst. 2. In der Aufgabe In den Aufgabendetails gibt es zusätzlich einen Reiter, um direkt aus der Aufgabe ein Doc zu verknüpfen oder ein neues verknüpftes Doc für die Aufgabe zu erstellen. Über “Doc auswählen” kann die Verknüpfung vorgenommen werden. Verknüpfung aufheben Die Verknüpfung zwischen einer Aufgabe und einem Doc kann auf beiden Seiten entfernt werden. Im Doc bei der Aufgaben Verlinkung gibt es im Drei Punkte Menü die Option “ Verknüpfung zu Doc lösen ”. Dies geht auch über das Drei Punkte Menü in der Docs Seitenleiste. In den Aufgabendetails kannst du über das verlinkte Doc mit der Maus fahren und über das (X) das Doc entfernen. [!WARNING] Hinweis: Es kann immer nur eine Aufgabe gleichzeitig mit einem Projekt Doc verknüpft sein. Aufgaben per KI erstellen Markiere Text in einem Doc und nutze die Schaltfläche Aufgabe erstellen, um daraus Aufgaben zu generieren. Wähle dann das Projekt und die Aufgabenliste aus, in der die Aufgaben gespeichert werden sollen. Kommentare in Docs Markiere Text, klicke auf das Kommentar Symbol und starte so eine neue Kommentarkonversation. Du kannst andere erwähnen, antworten, Emojis nutzen oder Kommentare löschen. Ein Thread bleibt bestehen, bis er als „erledigt“ markiert wird. Wird der erste Kommentar gelöscht, verschwindet der ganze Thread. Du kannst den Link zum Thread kopieren, um ihn einfacher zu teilen. Docs durchsuchen Du kannst Docs über die globale Suche finden. Es gibt einen eigenen Docs Tab in den Suchergebnissen. [!NOTE] Hinweis: Auch gelöschte Docs im Papierkorb werden hier angezeigt. Inhalte im Editor gestalten Titel & Inhalt Hier schreibst und bearbeitest du den eigentlichen Inhalt deines Docs. Der Editor unterstützt alles, was du bereits aus Aufgaben und Projektbeschreibungen kennst und mehr. Im Titelbereich kannst du deinem Doc auch ein Emoji hinzufügen über das Emoji Symbol rechts neben dem Titel. Textfarben Markiere den gewünschten Text und klicke auf das A Symbol, um eine Textfarbe auszuwählen. Syntax Highlighting in Code Blocks Füge über die schwebende Aktionsleiste einen Code Block hinzu. Fahre mit der Maus über den Code Block, um die Programmiersprache auszuwählen. Der Code wird automatisch farblich hervorgehoben (Syntax Highlighting). Du kannst den Code per Klick auch kopieren. Vollbildansicht für eingebettete Bilder Füge Bilder über die schwebende Aktionsleiste mit dem Bild Symbol hinzu. Es erscheint ein Platzhalter für das Bild. Lade ein Bild über den Button oder per Drag & Drop hoch. Nach dem Hochladen kannst du das Bild über einen Schieberegler in der Größe anpassen. Versionierung Mit der Versionierung in awork Docs kannst du ganz einfach Änderungen nachverfolgen und deine Docs im Laufe der Zeit verwalten. Egal, ob du an einem privaten, Space oder Projekt Doc arbeitest jede Bearbeitung wird automatisch als neue Version gespeichert. So behältst du jederzeit die volle Kontrolle über den Verlauf deiner Dokumente und kannst dich auf eine zuverlässige Sicherung deiner Arbeit verlassen. Du kannst: Frühere Versionen eines Dokuments anzeigen Nachverfolgen, wann und von wem Änderungen vorgenommen wurden Eine ältere Version wiederherstellen, wenn nötig So ist dein Fortschritt jederzeit gesichert und die Zusammenarbeit im Team bleibt auch bei vielen Änderungen reibungslos. Die Versionierung ist für alle Doctypen verfügbar und jedes Doc besitzt seine eigene Versionshistorie. Untergeordnete Docs haben eine eigene Versionshistorie und sind nicht Teil der übergeordneten Doc Versionierung. Wie funktioniert die Versionierung? Neue Versionen werden automatisch alle 5 10 Minuten erstellt während der Bearbeitung oder nach Sitzungsende. Jede Version enthält Datum, Uhrzeit und, wenn vorhanden, den Avatar der letzten Bearbeiter:in. Die Versionshistorie ist über das Drei Punkte Menü (⋯) abrufbar oben rechts im geöffneten Doc oder über das Kontextmenü in der Seitenleiste. Nach dem Klick auf Versionen öffnet sich ein Modal mit einer Liste und Vorschau aller Versionen (neueste oben). Eine frühere Version wiederherstellen Um eine ältere Version wiederherzustellen, wähle sie aus der Liste aus und klicke unten rechts auf Wiederherstellen . Bestätige die Aktion im nächsten Schritt danach wird dir die wiederhergestellte Version des Dokuments angezeigt. Die aktuelle Version deines Dokuments wird dabei nicht gelöscht. Stattdessen speichert awork sie als neuen Eintrag in der Versionshistorie, bevor die ältere Version wiederhergestellt wird so geht nichts verloren. Je nach deinem awork Plan kann es sein, dass ältere Versionen nach einer gewissen Zeit gesperrt werden. Gesperrte Versionen bleiben in der Liste sichtbar, können aber nicht mehr geöffnet oder wiederhergestellt werden. Wer kann Versionen wiederherstellen? Ab dem Professional Plan können alle Nutzer:innen mit Bearbeitungszugriff auf ein Dokument die Versionshistorie einsehen und Versionen wiederherstellen. Admins haben grundsätzlich Zugriff auf die Historie. Die aktuellen Freigabe oder Berechtigungseinstellungen bleiben beim Wiederherstellen einer Version erhalten sie werden durch die Wiederherstellung nicht verändert. Rechtemanagement Allgemeine und Projektspezifische Rechterolle In der Allgemeinen und Projektspezifischen Rechterolle kannst du festlegen, ob die User\ innen dieser Rolle keine Rechte, Leserechte oder Schreibrechte auf die Docs haben sollen. [!WARNING] Für die Erstellung von Spaces sind Admin Rechte notwendig. Mehr über unser Rechtemanagement erfährst du hier in diesem Artikel. Funktionsumfang je Plan Basic : Limitiert; nur global (1 Space) Standard : 1 Space und Docs auf Projekt Ebene ab Professional : Unbegrenzt; beliebig viele Spaces und Docs auf Projektebene, Wiederherstellung gelöschter Docs bis 3 Monate FAQ Sind Docs in allen Plänen verfügbar? Docs sind in allen Plänen verfügbar, es gibt allerdings Unterschiede was den Umfang angeht. Auf unserer Preise Seite findest du die genauen Details. Können externe User\ innen auf Docs zugreifen? Das hängt von den genauen Berechtigungen ab. Externe User\ innen können in allen Fällen nur auf Projektdocs zugreifen. Besteht kein allgemeiner Zugriff auf Docs, können externe User\ innen Docs die mit ihnen geteilt wurden auch im Reiter Docs unter Mit mir geteilt sehen.
Konfiguriere dein Dashboard In diesem Artikel erfährst du, wie du dein awork Dashboard personalisieren kannst, indem du neue Widgets hinzufügst. Konfiguriere dir ein individuell angepasstes Dashboard
Konfiguriere dein Dashboard In diesem Artikel erfährst du, wie du dein awork Dashboard personalisieren kannst, indem du neue Widgets hinzufügst. Konfiguriere dir ein individuell angepasstes Dashboard mit den Widgets deiner Wahl. Dashboard anpassen 1. Navigiere zum Home Bereich Klicke in der linken Seitenleiste auf Home , um zum Dashboard zu gelangen. Der Menüpunkt befindet sich direkt unter dem Suchfeld und zeigt ein kleines Haus Symbol. 2. Öffne den Bearbeitungsmodus Am unteren Bildschirmrand findest du eine schwebende Aktionsleiste. Klicke auf die erste Schaltfläche ganz links – beim Überfahren mit der Maus erscheint der Tooltip Dashboard anpassen . Widgets auswählen 1. Widget hinzufügen In der nun aktiven Bearbeitungsleiste klickst du auf den + Button links , um ein Widget hinzuzufügen. 4) Wähle ein Widget aus Es öffnet sich ein Modal Fenster mit dem Titel Wähle ein Widget zum Hinzufügen aus . Hier siehst du ein Raster mit verschiedenen Widget Optionen: Meine heutigen Zeiten Liste von Projekten Liste von Aufgaben Zeitauswertungs Diagramme Text Notiz Aktivitäten Bevorstehende Geburtstage Abwesenheiten von Usern Projekt Fortschritt Klicke auf das gewünschte Widget, um es auszuwählen. Änderungen speichern Um deine Anpassungen zu übernehmen, klicke auf den Speichern Button mit dem Häkchen in der schwebenden Aktionsleiste am unteren Bildschirmrand. Widgets bearbeiten Im Bearbeitungsmodus, nach dem Klick auf Dashboard anpassen, kannst du Widgets durch einen Klick auf den Titel umbenennen, Widgets per Drag & Drop in den Spalten verschieben, Widget Einstellungen anpassen oder Widgets entfernen. 2. Widget Einstellungen öffnen Um die Einstellungen eines Widgets zu bearbeiten, klicke auf das Zahnrad Symbol in der oberen rechten Ecke des jeweiligen Widgets. 3. Widget Einstellungen speichern Im geöffneten Dialogfenster Widget Einstellungen kannst du den Namen des Widgets anpassen und über das Dropdown Menü z.B. Angezeigtes Projekt bzw. Angezeigte Aufgaben die ausgewählten Daten ändern. Klicke auf den Button Speichern , um deine Änderungen zu übernehmen. Mit Abbrechen schließt du das Fenster ohne zu speichern. 4. Um deine Anpassungen zu übernehmen, klicke auf den \ \ Speichern \ \ Button mit dem Häkchen in der der schwebenden Aktionsleiste am unteren Bildschirmrand. Widget vom Dashboard entfernen Um ein Widget zu entfernen, klicke auf das X Symbol in der oberen rechten Ecke des Widgets. Der Tooltip Widget entfernen bestätigt, dass das Widget durch diesen Klick aus deinem Dashboard gelöscht wird. Um deine Anpassungen zu übernehmen, klicke auf den \ \ Speichern \ \ Button mit dem Häkchen in der der schwebenden Aktionsleiste am unteren Bildschirmrand. Änderungen verwerfen Falls du deine Änderungen nicht übernehmen möchtest, klicke in der schwebenden Aktionsleiste am unteren Bildschirmrand auf das X Symbol mit dem Tooltip Abbrechen . Alle vorgenommenen Änderungen werden verworfen und dein Dashboard kehrt zum vorherigen Zustand zurück. Alle Widgets kurz erklärt Meine heutigen Zeiten Das Widget zeigt dir alle heute erfassten Zeiten an. Die runde Fortschrittsanzeige läuft dabei voll – mit einem maximalen Wert deiner Wochenarbeitszeit geteilt durch fünf Tage (40h / 5 = 8h). Über den + Button neben der Fortschrittsanzeige kannst du eine neue Zeit erfassen und über das Stoppuhr Icon das Menü \ \ Zeiten erreichen. [!IMPORTANT] Hast du bereits Zeiten für den heutigen Tag erfasst, kannst du über den Aktions Buttons rechts den Timer erneut starten mit denselben Zeiterfassungsdetails. Liste von Projekten Hier werden dir standardmäßig alle Projekte angezeigt, bei denen du Teil des Projektteams bist und die aktuell laufen (gelber Status). Sollte dein Workspace über weniger als drei Projekte verfügen, werden hier auch nicht laufende Projekte angezeigt. Du kannst auch einen bereits gespeicherten Projektfilter wählen oder einen neuen anlegen. Navigiere über den Titel des Widgets zur Projektübersicht. Gruppiere deine Projekte Klicke auf die Schaltfläche mit dem Listen Symbol in der oberen rechten Ecke. Ein Dropdown Menü öffnet sich mit verschiedenen Gruppierungsoptionen: Projektstatus , Projektstatus Typ , Kunde , Projekttyp , Verantwortlicher , Fällige Woche , Fälliger Monat oder Workflow . Sortiere deine Projekte Klicke auf die Sortier Schaltfläche mit den auf und abwärtsgerichteten Pfeilen) in der oberen rechten Ecke des Widgets. Das Dropdown Menü zeigt die Sortieroptionen an. Du kannst jeweils auf oder absteigend nach Enddatum , Startdatum , Erstellt am , Name , Kunde , Workflow , Budget , Aufgaben , Fortschritt oder nach Status sortieren. Liste von Aufgaben Hier werden standardmäßig alle deine offenen Aufgaben aus laufenden Projekten angezeigt. Du kannst einstellen, ob du Abgeschlossene Aufgaben einblenden möchtest. Klicke dazu auf das Icon mit den Doppelhäkchen. Du kannst neben der Standardansicht auch einen bereits gespeicherten Aufgabenfilter auswählen oder einen neuen Filter anlegen. Gruppiere deine Aufgaben Klicke auf die Schaltfläche mit dem Listen Symbol in der oberen rechten Ecke. Ein Dropdown Menü öffnet sich mit verschiedenen Gruppierungsoptionen: Projekt , Projekttyp , Kunde , Tätigkeit , User , Tageweise , Wochenweise oder Monatsweise . Sortiere deine Aufgaben Klicke auf die Sortier Schaltfläche mit den auf und abwärtsgerichteten Pfeilen) in der oberen rechten Ecke des Widgets. Das Dropdown Menü zeigt die Sortieroptionen an: Du kannst jeweils auf oder absteigend nach Aufgabenname , Tätigkeit , Start Datum , Fälligkeit , Erstellungsdatum , Geplanter Aufwand , Aufgaben Status oder User sortieren. [!IMPORTANT] Wenn du mit der Maus über eine Aufgabe hoverst, wird dir der Projekt Key angezeigt. [!NOTE] Um die Gruppierung im Projekt oder Aufgaben Widget zurückzusetzen, klicke auf Sortierung aufheben im Sortier Dropdown oder Gruppierung aufheben im Gruppierungs Dropdown. Zeitauswertungs Diagramme Über dieses Widget kannst du die <u Diagramme aus den Zeitauswertungen</u auf dem Dashboard anzeigen lassen. Beim Hinzufügen des Widgets wählst du einfach die entsprechende Auswertung aus. Über den Chart Button oben rechts kannst du zwischen dem Matrix und dem Tortendiagramm wechseln. Text Notiz Hier kannst du völlig frei Notizen hinterlegen. Über den + Button am Ende der Notiz kannst du schnell weitere Notizen anlegen. Aktivitäten In diesem Widget werden dir die Aktivitäten aus allen laufenden Projekten angezeigt, in denen du im Projektteam bist oder dessen Benachrichtigungen du aktiviert hast. Die Aktivitäten sind nach Tag und Projekt gruppiert. Die Anzeige ist maximal limitiert auf Aktivitäten, die sieben Tage in der Vergangenheit liegen. Bevorstehende Geburtstage Hier werden die kommenden Geburtstage der für dich sichtbaren User\ innen angezeigt. Abwesenheiten von Usern In diesem Widget werden dir die Abwesenheiten der anderen User\ innen angezeigt, die in der <u Workload Übersicht</u hinterlegt wurden. Springe zu heutigem Datum, Navigiere zu früheren Daten oder Navigiere zu späteren Daten. Über den Titel des Widgets gelangst du direkt zur Workload Übersicht. Wähle im Bearbeitungsmodus durch Klick auf das Zahnrad Symbol in der rechten oberen Ecke, wessen Abwesenheiten angezeigt werden sollen: Alle User – Zeige Abwesenheiten für alle Benutzer in deinem Workspace Team auswählen – Zeige Abwesenheiten nur für ausgewählte Teams (klicke auf Teams auswählen, um den Teamauswahldialog zu öffnen) [!IMPORTANT] Das Abwesenheits Widget kannst du zum Beispiel so einstellen, dass deine User nur die Abwesenheiten von ihrem Team sehen. Dazu muss über das <u Rechtemanagement</u in der Allgemeinen Berechtigungsrolle der Button Nur User der eigenen Teams im Abschnitt User aktiviert sein. [!NOTE] 🔐 Das Abwesenheits Widget ist ab dem Professional Plan verfügbar. Projekt Fortschritt Für das Widget kannst du ein Projekt auswählen, welches dir in Form einer Batterie die anteilige Anzahl der Aufgaben in ihrem jeweiligen Status (Farbe) anzeigt. Die Zahlen unterhalb der Batterie stellen das Verhältnis von abgeschlossenen Aufgaben (grün) zu allen Aufgaben des Projekts dar. Widget Größe anpassen Mit den Pfeil Icons am Ende mancher Widgets kannst du die Anzahl der angezeigten Einträge in der Liste anpassen. awork merkt sich deine bevorzugte Widget Größe, sodass du beim nächsten Neuladen die gleichen Einstellungen vorfindest. FAQ Wie kann ich mein Dashboard anpassen? Du kannst dein Dashboard anpassen, indem du zu Home navigierst und am unteren Bildschirmrand auf die erste Schaltfläche ganz links in der schwebenden Aktionsleiste klickst. Jetzt ist der Bearbeitungsmodus aktiv. Wo finde ich die Widgets, die ich hinzufügen kann? Die Widgets sind in einem Modal Fenster verfügbar, das du öffnen kannst, wenn du auf + Hinzufügen in der schwebenden Aktionsleiste am unteren Bildschirmrand klickst. Kann ich Widgets vom Dashboard entfernen? Ja, du kannst Widgets entfernen, indem du während des Bearbeitungsmodus auf das X Symbol in der oberen rechten Ecke des Widgets klickst. Was passiert, wenn ich Änderungen nicht speichern möchte? Wenn du deine Änderungen nicht speichern möchtest, klick auf das X Symbol mit dem Tooltip Abbrechen in der schwebenden Aktionsleiste am unteren Bildschirmrand. Wie kann ich die Größe der Widgets anpassen? Du kannst die Größe der Widgets anpassen, indem du die Pfeil Icons am unteren Ende mancher Widgets benutzt.
Deine persönliche Inbox Die Inbox in awork ist dein zentraler Ort für Benachrichtigungen und Updates. In diesem Artikel erfährst du, wie du schnell auf deine persönliche Inbox zugreifst und wo du die
Deine persönliche Inbox Die Inbox in awork ist dein zentraler Ort für Benachrichtigungen und Updates. In diesem Artikel erfährst du, wie du schnell auf deine persönliche Inbox zugreifst und wo du die zugehörigen Benachrichtigungseinstellungen findest. Inbox öffnen 1. Navigiere zur Inbox über das Hauptmenü Klicke in der linken Seitenleiste auf Inbox . Du findest diesen Eintrag im oberen Bereich der Seitenleiste, direkt unterhalb von Home und oberhalb von Kalender . Das Inbox Symbol zeigt ein kleines Ablage Icon neben dem Text. 2) Benachrichtigungseinstellungen aufrufen Um deine Benachrichtigungseinstellungen anzupassen, klicke auf das kleine Einstellungs Icon mit Glockensymbol im oberen Bereich der Inbox. Ein Tooltip mit dem Text „Einstellungen für Benachrichtigungen" bestätigt dir, dass du die richtige Schaltfläche gefunden hast. Kommentare und Erwähnungen Folgende Benachrichtigungen landen in deiner Inbox: neue Kommentare zu Aufgaben und Projekten, die du beobachtest Erwähnungen in Kommentaren neue Reaktionen (z. B. Emoji Reaktionen) auf Kommentare [!IMPORTANT] Neue Kommentar Benachrichtigungen werden automatisch nach Projekten gruppiert. Das Projekt mit der neuesten ungelesenen Benachrichtigung wird zuerst angezeigt. Benachrichtigungsgruppen Benachrichtigungen werden automatisch gruppiert Kommentare, Erwähnungen und Reaktionen auf derselben Aufgabe, demselben Projekt oder demselben Dokument werden automatisch gruppiert, sobald mehr als zwei Benachrichtigungen zur gleichen Entität vorhanden sind. Benachrichtigungszähler in Gruppen Eine Gruppe erkennst du an dem Zähler oben links , der die Anzahl der enthaltenen Benachrichtigungen anzeigt. Benachrichtigungsgruppen öffnen und schließen Bewege den Mauszeiger über den Zähler links und klicke dann auf die dargestellte Schaltfläche mit Pfeil nach rechts zum Aus und Einklappen einer Gruppe. Kommentare als gelesen markieren Wenn du auf das Häkchen klickst rechts neben einem Kommentar, kannst du diesen Als gelesen markieren . Dieser wird somit in die Liste deiner Gelesene Benachrichtigungen verschoben. Automatisch als gelesen markieren In deinen Account Einstellungen kannst du folgende Option aktivieren: Benachrichtigungen beim Klicken automatisch als gelesen markieren. [!WARNING] Beachte: Erst nach dem Neuladen der Seite wird der angeklickte Kommentar ausgeblendet. Eine ganze Gruppe als gesehen markieren Ist eine Gruppe eingeklappt, zeigt die Schaltfläche Alle als gesehen markieren ein Symbol mit einem Doppelhäkchen. Wenn du darauf klickst, werden alle Benachrichtigungen innerhalb der Gruppe gleichzeitig als gesehen markiert. Der Gelesen Status bei Kommentar Benachrichtigungen Links neben neuen Kommentar Benachrichtigungen befindet sich ein violetter Punkt . Dieser zeigt an, ob du die Benachrichtigung bereits angeklickt hast. Sobald du sie anklickst, verschwindet der blaue Punkt. So kannst du Benachrichtigungen abarbeiten, ohne dass sie sofort ausgeblendet werden. Gelesene Kommentar Benachrichtigungen einsehen Klicke im Kommentar Popup der Inbox unten links auf Gelesene Benachrichtigungen . Hier siehst du bereits gelesene Kommentar Benachrichtigungen chronologisch. Navigation Kommentare werden hervorgehoben Wenn du eine Benachrichtigung zu einem Aufgaben oder Projektkommentar öffnest, scrollt die Ansicht automatisch zum entsprechenden Kommentar. Dieser wird kurz hervorgehoben und die Markierung blendet sich anschließend aus. Das funktioniert sowohl für ungesehene als auch bereits als gesehen markierte Kommentare. Elemente in einem neuen Tab öffnen Halte CMD (Mac) oder STRG (Windows) gedrückt und klicke auf eine Benachrichtigung oder einen Kommentar, um die zugehörige Seite im Hintergrund in einem neuen Tab zu öffnen. Benachrichtigungs Popup bleibt geöffnet Nach dem Anklicken einer Benachrichtigung bleiben sowohl das Benachrichtigungs Popup geöffnet. Schließe das Popup, indem du außerhalb des Popups klickst. [!IMPORTANT] Tipp: So kannst du mehrere Benachrichtigungen nacheinander bearbeiten, ohne das Popup jedes Mal erneut öffnen zu müssen. FAQ Wann werden Benachrichtigungen gruppiert? Benachrichtigungen werden gruppiert, wenn mehr als zwei Kommentare, Erwähnungen oder Reaktionen zur selben Aufgabe, zum selben Projekt oder zum selben Dokument vorhanden sind. Kann ich eine gesamte Gruppe als gesehen markieren? Ja. Ist die Gruppe eingeklappt, markiert die Schaltfläche Als gesehen markieren mit dem Doppelhäkchen alle enthaltenen Benachrichtigungen gleichzeitig als gesehen. Kann ich gelesene Kommentar Benachrichtigungen noch einmal ansehen? Ja. Klicke im Hauptmenü auf Inbox und unten links auf Gelesene Benachrichtigungen . Dort findest du deine zuletzt gelesenen Kommentar Benachrichtigungen in chronologischer Reihenfolge. Bleibt das Benachrichtigungs Popup nach einem Klick geöffnet? Ja. Beide Benachrichtigungs Popups bleiben geöffnet, bis du außerhalb des Popups klickst. Kann ich Benachrichtigungen in einem neuen Tab öffnen? Ja. Halte CMD (Mac) oder STRG (Windows) gedrückt und klicke auf eine Benachrichtigung oder einen Kommentar, um die Seite im Hintergrund in einem neuen Tab zu öffnen.
Der Text-Editor mit seinen Formatierungen
Der Text Editor mit seinen Formatierungen Der Text Editor in awork hilft dir dabei, Inhalte sauber zu strukturieren und schnell zu formatieren – direkt in Beschreibungsfeldern , Kommentaren und Docs .
Der Text Editor mit seinen Formatierungen Der Text Editor in awork hilft dir dabei, Inhalte sauber zu strukturieren und schnell zu formatieren – direkt in Beschreibungsfeldern , Kommentaren und Docs . Hauptvorteile und Anwendungsfälle Sauber strukturierte Inhalte durch Überschriften, Listen, Trenner und Formatierungen Schneller schreiben mit Slash Befehlen () direkt über die Tastatur Gemeinsam bearbeiten durch Live Bearbeitung in Projekt und Aufgabenbeschreibungen So nutzt du den Text Editor Du kannst die Formatierung in folgenden Bereichen in awork verwenden: Docs (Seiten & Kommentare) – voller Funktionsumfang Projektbeschreibungen Aufgabenbeschreibungen Projektkommentare Aufgabenkommentare Je nach Ort sind nicht alle Slash Befehle verfügbar. [!NOTE] Hinweis: Für Notizen auf dem Dashboard sind alle Formatierungen verfügbar. Dort sind jedoch keine Anhänge, keine Erwähnungen () und keine Slash Befehle möglich. Gemeinsame Live Bearbeitung in Beschreibungen Mehrere Teammitglieder können gleichzeitig Projekt und Aufgabenbeschreibungen bearbeiten. So erkennst du, was gerade passiert: Live Cursor zeigt dir, wer gerade in der Beschreibung arbeitet Farbcode pro Person für den Live Cursor (kann nicht geändert werden) Markierungen in Nutzerfarbe wenn jemand Text auswählt Statusanzeige oben rechts mit „Aktualisiert“ oder „Synchronisieren“ Nur in Details verfügbar (Projekt und Aufgabendetails), nicht über den Bearbeiten Button Verfügbare Optionen zur Formatierung des Texts Du kannst unter anderem folgende Formatierungen nutzen: Textgrößen (Header, Titel, Untertitel, Text) Textstile (Fett, Kursiv, Durchgestrichen, Unterstrichen) Listen (nummeriert und nicht nummeriert) Abschnittstrennlinie Emojis Zeilen und Paragrafenumbrüche Dateien anhängen Links hinterlegen Code darstellen mit entsprechender Schriftart Wenn dein Cursor in einer leeren Zeile steht, kannst du über den + Button Elemente schnell einfügen. Elemente in leeren Zeilen einfügen 1. Setze den Cursor in eine leere Zeile 2. Klicke links neben der Zeile auf das + Icon 3. Wähle eine Formatierung für den Beginn der Zeile (z. B. Titel oder Auflistung) Markierten Text formatieren 1. Markiere ein Wort oder eine Passage 2. Nutze die Formatierungsoptionen oberhalb der Markierung Slash Befehle Mit Slash Befehlen erstellst du Inhalte schneller: Tippe , wähle einen Befehl und füge Formatierungen, Elemente oder Aktionen direkt über die Tastatur ein. Mit Slash Befehlen kannst du direkt beim Schreiben: Textformate umwandeln (z. B. Überschrift, Liste, Zitat) Inhalte einfügen (z. B. Bilder, Emojis, Dateien, Tabellen) Aktionen per Tastatur ausführen So funktionieren Slash Befehle 1. Tippe in ein unterstütztes Textfeld 2. Es öffnet sich ein Popup mit verfügbaren Befehlen 3. Tippe weiter, um die Liste zu filtern 4. Der erste Eintrag ist immer vorausgewählt 5. Navigiere mit den Pfeiltasten (↑/↓) durch die Liste 6. Drücke Enter , um den gewünschten Befehl auszuführen Slash Befehle funktionieren am Anfang einer neuen Zeile und auch mitten im Text. Du kannst auch bestehende Zeilen in andere Formate umwandeln. Unterstützte Befehle und Formatierungen Übersicht der verfügbaren Slash Commands (🇬🇧 und 🇩🇪 werden gleichermaßen unterstützt): <table style="min width: 100px;" <colgroup <col style="min width: 25px;" <col style="min width: 25px;" <col style="min width: 25px;" <col style="min width: 25px;" </colgroup <tbody <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p AKTION</p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p SLASH BEFEHL 🇬🇧</p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p SLASH BEFEHL 🇩🇪</p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p FUNKTION</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Überschrift (H1)</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /header</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /header</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Wandelt Text in eine H1 Überschrift um</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Titel (H2)</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /title</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /titel</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Wandelt Text in eine H2 Überschrift um</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Untertitel (H3)</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /subtitle</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /untertitel</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Wandelt Text in eine H3 Überschrift um</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Absatz</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /text</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /text</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Wandelt Text in einen normalen Absatz um</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Aufzählung</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /bulletlist</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /liste</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Wandelt einen Absatz in eine Bullet Liste um</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Nummerierte Liste</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /numberedlist</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /nummerierteliste</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Wandelt einen Absatz in eine nummerierte Liste um</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Checkliste</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /checklist</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /checkliste</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Erstellt eine Checkliste</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Codeblock</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /checklist</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /checklist</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Fügt einen Codeblock ein</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Zitat</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /blockquote</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /zitat</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Wandelt Text in ein Zitat um</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Tabelle</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /table</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /tabelle</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Fügt eine leere Tabelle ein</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Trenner</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /divider</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /abschnittstrenner</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Fügt eine horizontale Linie ein</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Emoji</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /emoji</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /emoji</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Öffnet den Emoji Selector</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Bild einfügen</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /image</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /bild</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Fügt ein eingebettetes Bild ein</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Datei hochladen</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /file</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /datei</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Öffnet den Dateiauswahldialog deines Computers</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Google Drive Datei</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /googledrive</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /googledrive</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Öffnet Google Drive in einem neuen Tab</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong OneDrive Datei</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /onedrive</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <code /onedrive</code </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Öffnet OneDrive in einem neuen Tab</p </td </tr </tbody </table [!WARNING] Hinweis: Slash Befehle funktionieren nicht bei aktiver Textauswahl . In Codeblöcken sind Slash Befehle deaktiviert . Bereits angewendete Formatierungen werden im Popup nicht erneut angezeigt. Tipps, Shortcuts und Best Practices Tastenbefehle im Text Editor Diese Shortcuts wenden Formatierungen auf markierten Text an. Wenn nichts markiert ist, schreibst du im entsprechenden Format weiter: Fett mit (MacOS) oder (Windows) Kursiv mit (MacOS) oder (Windows) Weitere Shortcuts für schnelle Texterstellung und gestaltung: Rückgängig mit Wiederherstellen mit H1 aktivieren mit und dann Leerzeile H2 aktivieren mit und dann Leerzeile H3 aktivieren mit und dann Leerzeile Kursiv schreiben mit Fett schreiben mit Durchgestrichen schreiben mit Code schreiben mit Trennstrich einfügen mit [!CAUTION] Wichtig: Rückgängig und Wiederherstellen funktionieren nur, solange du aktiv im Textfeld bist. Wenn du aus dem Textfeld heraus klickst, können Änderungen nicht mehr rückgängig gemacht oder wiederhergestellt werden. Automatische Erkennung am Anfang einer Zeile Am Zeilenanfang kannst du Zeichenkombinationen tippen, damit die Zeile automatisch formatiert wird: Aufzählung mit + Leerzeichen Nummerierte Liste mit + Leerzeichen Titel mit + Leerzeichen Abschnittstrennlinie mit + Leerzeichen Zeilen und Paragrafenumbrüche Du kannst in deinem Text: Paragrafenumbrüche mit Enter erzeugen Zeilenumbrüche mit erzeugen Paragrafenumbrüche erzeugen mehr Abstand zwischen den Zeilen und legen in Aufzählungen ein neues Element an. Zeilenumbrüche behalten den normalen Zeilenabstand. In Aufzählungen kannst du damit mehrzeilige Elemente schreiben. Dateien anhängen Im Text Editor kannst du Dateien: Neu hochladen über die Slash Befehle (siehe Abschnitt Slash Befehle) Bereits vorhandene Dateien verlinken , indem du tippst und den Dateinamen eingibst Wähle die Datei im Popup aus. Danach erscheint sie im Textfeld. Speichern und Zurücksetzen der Eingabe In Aufgaben und Projektdetails kannst du Beschreibungen „inline“ ändern: Automatisch speichern , wenn du außerhalb des Textfelds klickst Speichern und schließen mit (MacOS) oder (Windows) Ohne Speichern schließen mit Esc (zeigt wieder den Stand vor der Bearbeitung) FAQ In welchen Bereichen kann ich Formatierungen verwenden? Du kannst formatieren in Docs (Seiten & Kommentare) (voller Funktionsumfang), Projektbeschreibungen , Aufgabenbeschreibungen , Projektkommentaren und Aufgabenkommentaren . Warum sehe ich nicht alle Slash Befehle? Je nach Ort sind nicht alle Slash Befehle verfügbar. Außerdem funktionieren Slash Befehle nicht bei aktiver Textauswahl und sind in Codeblöcken deaktiviert. Warum kann ich in Dashboard Notizen keine Anhänge oder @ Erwähnungen nutzen? In Dashboard Notizen sind alle Formatierungen verfügbar. Dort kannst du aber keine Anhänge hochladen, keine Erwähnungen () machen und keine Slash Befehle nutzen. Warum kann ich Änderungen nicht mehr rückgängig machen? Rückgängig und Wiederherstellen funktionieren nur, solange du aktiv im entsprechenden Textfeld bist. Wenn du aus dem Textfeld heraus klickst, geht das nicht mehr. Wie speichere ich Änderungen oder verwerfe sie? Wenn du außerhalb des Textfelds klickst, wird sofort gespeichert. Mit (MacOS) oder (Windows) speicherst du und schließt den Bearbeitungsmodus. Mit Esc schließt du ohne Speichern und siehst wieder den Stand vor der Bearbeitung.
Suchen und finden Du kannst die Suche in awork mit einem Klick auf die Lupe oben links im Hauptmenü , über die Floating Action Bar unten mittig oder durch das Tastenkürzel F öffnen. Gib einfach deinen
Suchen und finden Du kannst die Suche in awork mit einem Klick auf die Lupe oben links im Hauptmenü , über die Floating Action Bar unten mittig oder durch das Tastenkürzel F öffnen. Gib einfach deinen Suchbegriff in die Suchleiste ein und awork zeigt dir die Top 100 Treffer an. [!WARNING] ☝️ Hinweis : Die Suche ist sehr verzeihend gegenüber leichten Tippfehlern oder verschiedenen grammatikalischen Formen. Suchen in awork Mit der Einstellungsleiste oben rechts kannst du dann spezifizieren, ob du alle Ergebnisse oder nur Projekte, Aufgaben, User\ innen oder Kund\ innen sehen möchtest. Durch das Aktivieren des Buttons "\ Auch geschlossene Projekte anzeigen\ " kannst du auch Einheiten aus bereits abgeschlossenen Projekten in deine Suche einbeziehen. Diese Funktion ermöglicht dir eine präzise und benutzerdefinierte Suche, die genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist. In der awork Suche werden Namen generell höher gewichtet. Das bedeutet, dass Übereinstimmungen in Namen bevorzugt angezeigt werden. Zudem speichert awork die Häufigkeit des Zugriffs auf Projekte oder Aufgaben, wodurch häufiger genutzte Elemente in den Suchergebnissen höher eingestuft werden. Rechts neben dem Suchergebnis wird dir hier angezeigt, über welchen Pfad awork dein Ergebnis gefunden hat. Zum Beispiel wird dir angezeigt, ob dein Suchergebnis zu einer Beschreibung oder zu einer Aufgabenliste führt. awork durchsucht neben Aufgaben, Projekten, User\ innen und Kund\ innen auch das Menü, sodass du bequem über die Suche navigieren kannst. Probiere es einfach mal aus, indem du nach Projekte suchst. awork durchsucht im Detail die folgenden Einheiten: Menü Projektname Projektbeschreibung Projektbeteiligte Aufgabenlisten Aufgabenname Aufgabenbeschreibung Dateien Bearbeiter\ in Kommentare Tags Status Notizen im Dashboard Widget Vorname User\ in Nachname User\ in awork Links (Projekt , Aufgaben , Aufgabenlisten Links) ☝️ Tipp : Mit der Suche nach awork Links kannst du nun auch über Links in der Desktop App suchen. 🚀 Suchergebnisse in einem neuen Tab öffnen oder Link zum Ergebnis kopieren Um Suchergebnisse in einem neuen Tab zu öffnen oder um den Link zu kopieren, klicke einfach auf das 3 Punkt Menü von dem jeweiligen Ergebnis und wähle die Aktion, die du ausführen möchtest. ☝️ Pro Tipp : Bearbeite Objekte direkt aus den Suchergebnissen! Manche Objekte, wie z. B. Aufgaben oder Projekte, kannst du auch direkt aus der Suche heraus bearbeiten. Bei Aufgaben kannst du wie gewohnt einfach den Status ändern und bei allen anderen Suchergebnissen hast du am rechten Rand den Button für das Aktionsmenü. Suchen in awork als externer Connect User (Basic Connect Plan) Für Inhalte aus dem eigenen Workspace, die nicht zu externen Projekten gehören, gelten die Standard Suchkriterien (siehe oben). Externe User können aus dem eigenen Workspace heraus basierend auf den Berechtigungen auch alle Inhalte finden, zu denen der User "connectet" ist. Das bedeutet, es können hier auch Inhalte aus externen Projekten gefunden werden, auf die der User besetzt ist. Was soll ich tun, wenn ich nicht finde, was ich suche? Wenn dein gesuchtes Objekt nicht in den Suchergebnissen auftaucht, musst du wahrscheinlich spezifischer werden. Gebe z. B. neben dem Aufgabennamen auch den Projektnamen oder Teile davon in das Suchfeld ein. Ähnlich wie die Suchmaschine im Web kann awork so passgenauere Ergebnisse liefern.
Exportiere deine Daten So exportierst du Projekte, Aufgaben, Zeiten, Zeitauswertungen sowie Daten zu User\ innen und Kunden – inklusive Google Tabellen (Sheets) Integration. [!IMPORTANT] Wichtig: Wenn
Exportiere deine Daten So exportierst du Projekte, Aufgaben, Zeiten, Zeitauswertungen sowie Daten zu User\ innen und Kunden – inklusive Google Tabellen (Sheets) Integration. [!IMPORTANT] Wichtig: Wenn ein Export erfolgreich erstellt wurde, bekommst du in awork eine Benachrichtigung mit einem Link zum Download des Dokuments. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Rohdaten weiterverarbeiten für eigene Auswertungen Projekt und Aufgabenstände teilen als Excel oder Timeline Bild Zeiten dokumentieren als Excel oder Stundenzettel (PDF) User\ innen und Kundendaten sichern inklusive zugehöriger Projekte und Zeiten Daten per Google Tabellen Add on ziehen und per Knopfdruck aktualisieren Projekte exportieren Die Projektübersicht kann in der Listenansicht und der Timeline Ansicht exportiert werden. Der Export beinhaltet die Rohdaten der Projektübersicht, die du z. B. für eigene Auswertungen nutzen kannst. 1. Öffne die Projektübersicht und wähle im Header Liste oder Timeline. 2. Klicke oben rechts auf den Aktionsbutton . 3. Wähle Exportieren . Aufgaben exportieren Du kannst alle Aufgaben eines Projekts im Excel Format ( .xlsx ) herunterladen und dann weiterverarbeiten. 1. Öffne das Projekt und wechsle in die gewünschte Ansicht ( Aufgaben , Board oder Timeline ). 2. Klicke oben rechts unterhalb des Headers auf den Aktionsbutton . 3. Wähle Aufgaben exportieren. Ansichten exportieren 1. Öffne Ansichten im Hauptmenü 2. Wähle eine Standard Ansicht oder einen erstellten Filter . 3. Klicke oben rechts unterhalb des Headers auf den Aktionsbutton . 4. Wähle Exportieren. Timeline als Bild exportieren Du kannst die gesamte Timeline als Bild exportieren, herunterladen und z. B. an einen Kunden verschicken oder in einer Präsentation einbauen. 1. Öffne die Timeline im Projekt. 2. Klicke oben rechts unter dem Header auf den Aktionsbutton . 3. Wähle Als SVG exportieren oder Als PNG exportieren . [!IMPORTANT] Der Export umfasst alle angezeigten Aufgaben sowie den gesamten Zeitbereich dieser Aufgaben plus eine Woche an Start und Ende. Die gesamte eingestellte Ansicht wird übernommen (z. B. Zoom Stufe, Sprache, Darkmode). Zeiten exportieren Du kannst erfasste Zeiten im Excel Format ( .xlsx ) herunterladen und dann weiterverarbeiten. Meine Zeiten Im Menüpunkt Zeiten kannst du deine erfassten Zeiten exportieren. Der Export steht in der Übersicht , Mein Tag und Meine Woche zur Verfügung. 1. Öffne das Menü Zeiten in der Navigationsleiste links. 2. Bleibe in der Übersicht mit allen Zeiten, wähle oben mittig den Zeitraum und gruppiere nach Tätigkeit, Abrechenbarkeit, Projekt, Tag, Woche, Monat, Quartal oder Jahr; oder wechsle zu Mein Tag oder Meine Woche . 1) Klicke oben rechts auf den Button Exportieren und lade den Export herunter. Zeiten einer Aufgabe 1. Klicke in der Detailansicht einer Aufgabe bei den Aufgaben KPIs ( Fällig bis , Geplant , Erfasst ) auf den grünen Kasten Erfasst . Dadurch erhältst du eine Übersicht der erfassten Zeiten zu dieser Aufgabe. 2. Klicke für den Export auf das Icon oben rechts Exportieren . Zeitauswertungen exportieren Die Daten der Auswertung können über die Icons rechts oben auf zwei Arten exportiert werden: Stundenzettel drucken oder als PDF speichern Tabelle als Excel Datei (.xlsx) als Rohdaten oder formatiert exportieren [!IMPORTANT] Tipp: Über die Optionen kannst du den Export ( nur verfügbar für PDF Format und den formatierten Export ) formatieren, indem du Daten filterst, gruppierst, summierst oder sortierst. Lege außerdem Spalten fest und entscheide, wie Daten gerundet werden sollen. Weitere Informationen zu Zeitauswertungen findest du hier. User\ innen exportieren Du kannst die Übersicht der User\ innen exportieren oder Zeiten bzw. Projekte einzelner User\ innen herunterladen. Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü). Wähle User . Um die User Übersicht zu exportieren: 1. Sortiere oder filtere die Ansicht und wähle die angezeigten Spalten. 2. Klicke oben rechts auf den Aktionsbutton > Exportieren. Um User Zeiten und User Projekte zu exportieren: 1. Wähle eine\ n User\ in in der Übersicht aus. 2. Öffne den Tab Projekte oder Zeiten 3. Klicke den Aktionsbutton > Exportieren . Kunden exportieren Du kannst die Übersicht der Kunden oder die Projekte und Zeiten eines Kunden exportieren. 1. Öffne im Hauptmenü links im Abschnitt Workspace den Menüpunkt Kunden . Um die Kunden Übersicht zu exportieren: 1. Klicke oben rechts auf den Aktionsbutton > Exportieren. Um Zeiten und Projekte eines Kunden zu exportieren: 1. Wähle einen Kunden aus. 2. Gehe zum Tab Projekte oder Zeiten 3. Klicke den Aktionsbutton > Exportieren . Daten per Google Sheets Integration exportieren awork bietet ein praktisches Add on für Google Tabellen, das dir einen schnellen Export der wichtigsten Informationen ermöglicht. Funktionen des Add ons: Datenexport : Projekte, Aufgaben, Nutzer und Zeiten Einfache Integration : Lade deine Daten mit wenigen Klicks in deine geöffnete Tabelle Aktualisierung : Halte deine Daten jederzeit per Knopfdruck aktuell Mit diesem Add on kannst du individuelle Auswertungen und Analysen einfach erstellen. Weitere Informationen zur Google Sheets Integration findest du hier. Best practices [!IMPORTANT] Du willst per E Mail benachrichtigt werden, sobald ein Export zur Verfügung steht? Aktiviere dazu in deinen Accounteinstellungen die Option Erhalte eine Benachrichtigung, wenn ein Export zur Verfügung steht . FAQ In welchen Formaten kann ich Daten exportieren? Projektübersichten, Aufgaben, Zeiten sowie Daten zu User\ innen und Kunden kannst du im Excel Format ( .xlsx ) exportieren. Zeitauswertungen kannst du als PDF (Stundenzettel) oder als Excel ( .xlsx , Rohdaten oder formatierter Export) exportieren. Eine Projekt Timeline kann außerdem als Bild ( png oder svg ) exportiert werden. Wo finde ich den Download nach dem Export? Wenn der Export erfolgreich angelegt wurde, bekommst du in awork eine Benachrichtigung mit einem Link zum Download des Dokuments. Was ist im Timeline Bildexport enthalten? Der Export umfasst alle angezeigten Aufgaben sowie den gesamten Zeitbereich dieser Aufgaben plus eine Woche an Start und Ende. Außerdem wird die gesamte eingestellte Ansicht übernommen (z. B. Zoom Stufe, Sprache, Darkmode). Kann ich zusätzlich per E Mail informiert werden, wenn ein Export verfügbar ist? Ja. Aktiviere in deinen Accounteinstellungen die Option Erhalte eine Benachrichtigung, wenn ein Export zur Verfügung steht . Welche Daten kann ich über die Google Sheets Integration exportieren? Über das Google Tabellen Add on kannst du die wichtigsten Daten exportieren: Projekte, Aufgaben, User und Zeiten. Du kannst die Daten in eine geöffnete Tabelle laden und später per Knopfdruck aktualisieren.
Verwendung von Tags in awork Erfahre, wie du Tags nutzen kannst, um deine Projekte, Aufgaben, User\ innen und Kunden zu kategorisieren und sie leichter zu finden. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Kat
Verwendung von Tags in awork Erfahre, wie du Tags nutzen kannst, um deine Projekte, Aufgaben, User\ innen und Kunden zu kategorisieren und sie leichter zu finden. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Kategorisierung: Organisiere deine Projekte und Aufgaben mit Tags. Schnellere Suche: Finde Objekte in deinem awork Konto schneller. Filtermöglichkeiten: Erstelle benutzerdefinierte Filter für bessere Übersichtlichkeit. Neue Tags hinzufügen 1. Navigiere zur Detailseite des Objekts (Aufgabe, Projekt, User\ in oder Kunde). 2. Klicke auf das Tag Fenster unter dem Namen oder im Bearbeitungsfenster. 3. Gib den gewünschten Tag in das Eingabefeld ein und bestätige mit Enter . 4. Um einen Tag zu entfernen, klicke auf das "X" neben dem Tag. Vorschläge von bereits verwendeten Tags awork bietet für jede Kategorie einen eigenen Tag Pool von bereits verwendeten Tags. Tags werden im unteren Bereich des Fensters angezeigt und können direkt durch einen Klick hinzugefügt werden. Suchen Während du einen Tag eingibst, wird der Tag Pool gefiltert, um bereits vorhandene Tags anzuzeigen. [!WARNING] Hinweis: Der Pool von privaten und Projektaufgaben ist getrennt. Deine genutzten Tags für private Aufgaben sind nur für dich sichtbar. Der Tag Pool für Projektaufgaben ist für alle User\ innen sichtbar. Zuletzt verwendete Tags Der Bereich „Zuletzt verwendet“ zeigt die 10 zuletzt verwendeten Tags innerhalb einer Kategorie wie Aufgaben oder Projekte. Bestehende Tags bearbeiten oder löschen Gehe in das Tag Fenster und wähle den gewünschten Tag aus dem Pool. Um die Änderungen vorzunehmen, klicke auf das Stift Icon, um den Tag zu bearbeiten. Um einen Tag zu löschen, klicke im Bearbeitungsfenster auf Tag löschen und bestätige. FAQ Wie füge ich einen neuen Tag hinzu? Um einen neuen Tag hinzuzufügen, gehe zur Detailseite des Objekts, klicke auf das Tag Fenster, gib den Tag ein und bestätige mit Enter . Kann ich bestehende Tags ändern? Ja, du kannst einen Tag bearbeiten, indem du das Stift Icon klickst, oder ihn löschen, indem du die Option Tag löschen wählst. Sind Tags zwischen privaten und Projektaufgaben geteilt? Nein, die Tags für private Aufgaben sind nur für dich sichtbar, während die Tags für Projektaufgaben für alle User\ innen zugänglich sind.
Das Hauptmenü In diesem Artikel erfährst du, wie du das Hauptmenü in awork verwendest und durch die verschiedenen Bereiche der Anwendung navigierst. Du lernst die Struktur der Seitenleiste kennen und
Das Hauptmenü In diesem Artikel erfährst du, wie du das Hauptmenü in awork verwendest und durch die verschiedenen Bereiche der Anwendung navigierst. Du lernst die Struktur der Seitenleiste kennen und wie du schnell auf alle wichtigen Funktionen zugreifen kannst. Die Seitenleiste ein und ausklappen Seitenleiste minimieren oder erweitern Um mehr Platz für den Hauptinhalt zu schaffen, kannst du die linke Seitenleiste ein oder ausklappen. Klicke dazu auf das kleine Schaltflächen Symbol oben rechts in der Seitenleiste, direkt neben dem awork Logo. Ein Tooltip mit dem Text „Aus /Einklappen" zeigt dir die Funktion an. Die Hauptnavigation verwenden Das Hauptmenü enthält alle wichtigen Navigationselemente, um schnell zwischen den verschiedenen Bereichen von awork zu wechseln und ist in 3 Bereiche unterteilt: Persönliche Inhalte (Home, Inbox, Kalender, Zeiten und Ansichten) die Workspace Ebene (Projekte, Docs, Planer, Kunden und Zeitauswertungen) der Schnellzugriff auf Projekte (Favoriten, Geteilte Projekte, Meine Projekte). [!IMPORTANT] Der ausgewählte Menüpunkt wird jeweils mit einem hellen violetten Hintergrund hervorgehoben. Persönliche Inhalte 1. Suche öffnen Klicke auf Suchen ganz oben in der Seitenleiste, um die Suchfunktion zu öffnen. Es erscheint ein Overlay mit einem Suchfeld und Schnellzugriff auf häufig verwendete Aktionen wie „Neues Projekt", „Neue Aufgabe", „Neue Zeit" und „Neuer Kunde". 2) Home aufrufen Klicke auf Home in der Seitenleiste, um zur Startseite zu gelangen. Hier findest du dein Dashboard. 3) Kalender öffnen Klicke auf Kalender , um zur Kalenderansicht zu wechseln. Hier siehst du eine Wochen oder Tagesübersicht mit deinen Terminen und Aufgaben in einem Zeitraster. 4) Zeiten aufrufen Klicke auf Zeiten , um zur Zeiterfassungsübersicht zu gelangen. In dieser Ansicht findest du Tabs wie „Übersicht", „Mein Tag" und „Meine Woche" sowie eine Tageskalenderansicht für deine erfassten Zeiten. 5) Ansichten öffnen Klicke auf Ansichten , um zu deinen gespeicherten Aufgabenansichten zu wechseln. Hier kannst du verschiedene Filteransichten für deine Aufgaben verwalten und neue Ansichten erstellen. Die Workspace Ebene 7. Projekte aufrufen Klicke auf Projekte im Workspace Bereich, um zur Projektübersicht zu gelangen. Wähle zwischen der Listen oder Timelineansicht. 8. Docs öffnen Hier kannst du Dokumente erstellen, in Spaces organisieren und mit anderen teilen. 9. Planer aufrufen Klicke auf Planer , um zur Ressourcenplanungsansicht zu gelangen. 10. Kunden verwalten Klicke auf Kunden , um zur Kundenverwaltung zu wechseln. In dieser Ansicht siehst du eine Übersicht aller Kunden mit Tags, Projekten, Branche und Standort. 11. Zeitauswertungen öffnen Klicke auf Zeitauswertungen , um zu den Berichten und Analysen zu gelangen. Hier findest du Sofort Auswertungen wie „Monatliche Erfassungsübersicht", „Erfasst vs geplant", „Abrechenbarkeit pro User" oder "Bereit zur Rechnungsstellung" sowie Freigegebene Auswertungen und kannst neue Auswertungen erstellen. Schnellzugriff auf Projekte 12. Im unteren Bereich der Seitenleiste findest du den Projekte Bereich Dieser ist in Favoriten, Externe Projekte und Meine Projekte unterteilt. Deine Projekte erreichst du darüber oder direkt über die Suche. In den Account Einstellungen kannst du anpassen, welche Bereiche im Menü angezeigt werden. [!IMPORTANT] Die Bereiche Workspace, Favoriten und Meine Projekte haben einen Dropdown Pfeil, um die Liste jeweils ein oder auszuklappen .
awork Forms awork Forms ist ein eigenständiges Formular Tool. Externe Personen füllen dein Formular aus, und die Einsendung wird automatisch als Aufgabe in awork angelegt. Hauptvorteile und Anwendungs
awork Forms awork Forms ist ein eigenständiges Formular Tool. Externe Personen füllen dein Formular aus, und die Einsendung wird automatisch als Aufgabe in awork angelegt. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Verwende awork Forms, wenn du strukturiertere Eingaben und eine schnellere Weiterverarbeitung möchtest: Strukturierte Anfrageerfassung , sodass alle erforderlichen Informationen über ein Formular eingehen Weniger Rückfragen , da die richtigen Informationen von Anfang an über Pflichtfelder gesammelt werden Automatische Aufgabenerstellung für jede Einsendung, einschließlich Projekt, Aufgabenliste, zuständiger Person und Priorität So nutzt du awork Forms 1. Öffne die Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü), wähle den Menüpunkt Forms und klicke auf den Button Forms verwalten oder öffne forms.awork.com direkt. 2. Melde dich mit deinem awork Account an. 3. Du landest auf dem Dashboard und siehst eine Übersicht deiner Formulare, Einreichungen und erstellten Aufgaben 4. Klicke auf Formular erstellen , um dein erstes Formular anzulegen Ein Formular erstellen Beim Erstellen legst du fest, welche Informationen abgefragt werden und was mit den Einsendungen passiert. Formularfelder definieren Füge individuelle Felder hinzu, um genau die Infos abzufragen, die du brauchst (z. B. Titel, Beschreibung oder Dateianhang). Du kannst Felder als Pflichtfeld markieren. [!IMPORTANT] Unterstützte Dateianhänge: PNG, JPG und PDF bis 10 MB. Aufgaben Einstellungen festlegen Lege fest, was beim Absenden des Formulars passiert: Projekt und Aufgabenliste für die automatisch erstellte Aufgabe Zuweisung optional direkt an eine\ n User Priorität als Standard Priorität für neue Einsendungen Weitere Felder um zusätzliche Aufgabenfelder automatisch zu befüllen Formular teilen Jedes Formular hat einen öffentlichen Link, den du an Kund\ innen oder externe Partner weitergeben kannst. Die Absender\ innen brauchen keinen awork Account, füllen das Formular aus und klicken auf Senden . Das Dashboard und Einreichungen Das Dashboard zeigt dir auf einen Blick: Formulare insgesamt wie viele Formulare du erstellt hast Einreichungen wie viele Einsendungen in diesem Monat eingegangen sind Erstellte Aufgaben wie viele Aufgaben daraus in awork erstellt wurden Über die Schnellaktionen springst du direkt zu den wichtigsten Funktionen: Formular erstellen, Formulare anzeigen und Einsendungen anzeigen. Einreichungen verwalten Unter Einreichungen in der Seitenleiste findest du alle eingegangenen Formular Einsendungen. Von hier aus kannst du nachvollziehen, welche Aufgaben erstellt wurden und welche Informationen eingegangen sind. Berechtigungen Über den Menüpunkt Einstellungen kannst du den Workspace Zugriff festlegen. Steuere, ob alle Benutzer im gewählten Workspace awork Forms öffnen dürfen sollen oder nur ausgewählte Personen. Alle Benutzer zulassen ist der empfohlene Standard. Deaktiviere diese Option, um Forms auf eine Auswahl zu beschränken. Zugelassene Benutzer : Wähle die User aus, denen du den Zugriff auf Forms erlauben möchtest. [!WARNING] awork Admins und User mit Berechtigungen für die Workspace Einstellungen behalten immer Zugriff, auch wenn sie nicht explizit auf der Liste Zugelassener Benutzer stehen. [!CAUTION] Bei der Erstellung eines Formulars werden nur die Projekte und Aufgabenliste zur Auswahl angezeigt, auf die die User\ innen Zugriff haben bzw. welche nicht privat sind. Bekannte Einschränkungen und Hinweise awork Forms ist eine eigenständige Anwendung und noch nicht direkt in awork integriert erreichbar über forms.awork.com nicht über awork selbst als Open Source Projekt auf GitHub verfügbar : Wenn du Entwickler\ innen im Team hast, kannst du das Tool auch selbst hosten oder eigene Features beitragen awork Rechtemanagement greift nicht bei Aufgabenerstellung via Forms: [!CAUTION] Jeder User, der auf ein Projekt besetzt ist, könnte für dieses Projekt eine Aufgabe über Forms hinzufügen. [!NOTE] Hinweis: Der Support für awork Forms läuft aktuell über GitHub und die awork Community nicht über den regulären awork Support. FAQ Brauchen meine Kund\ innen einen awork Account, um das Formular auszufüllen? Nein. Das Formular ist öffentlich zugänglich Absender\ innen brauchen keinen Account. Wo greife ich auf awork Formulare zu? Gehe zu forms.awork.com und melde dich mit deinem awork Konto an. Sind awork Formulare in die awork App integriert? Noch nicht. awork Formulare sind eine eigenständige Anwendung und nicht direkt in awork integriert. Kann ich mehrere Formulare für unterschiedliche Zwecke erstellen? Ja. Du kannst so viele Formulare erstellen, wie du brauchst zum Beispiel eines für Bug Reports und eines für neue Aufträge. Welche Dateiformate werden bei Anhängen unterstützt? PNG, JPG und PDF jeweils bis zu 10 MB. Kann ich awork Formulare selbst hosten oder neue Funktionen beitragen? Ja. awork Formulare sind als Open Source Projekt auf GitHub verfügbar, sodass du sie selbst hosten oder neue Funktionen beitragen kannst. Support erfolgt derzeit über GitHub und die awork Community. Kann ich das Formular an mein Branding anpassen? awork Forms befindet sich aktuell in einer ersten Version. Erweiterte Anpassungsmöglichkeiten können über das Open Source Projekt auf GitHub beigetragen werden.
awork verwendet eine Live Verbindung, um deine Daten in Echtzeit aktuell zu halten. Wenn diese Verbindung nicht hergestellt werden kann, kann es zu verzögerten Updates, nicht synchronisierten Daten, L
awork verwendet eine Live Verbindung, um deine Daten in Echtzeit aktuell zu halten. Wenn diese Verbindung nicht hergestellt werden kann, kann es zu verzögerten Updates, nicht synchronisierten Daten, Ladeproblemen oder nicht reagierenden Funktionen kommen. Kurze Checks Starte mit diesen einfachen Schritten: Seite neu laden Aus awork abmelden und erneut anmelden Browser neu starten Einen anderen unterstützten Browser testen (Chrome, Edge, Safari) awork Status Seite ansehen Browser Voraussetzungen Stelle sicher, dass du die aktuelle Version eines unterstützten Browsers verwendest und dass Folgendes aktiviert ist: JavaScript Cookies Lokaler und Session Speicher Browser Erweiterungen (insbesondere Ad Blocker, Datenschutz Tools oder Firewall Erweiterungen) können awork beeinträchtigen. Wenn möglich, versuche: awork in einem privaten / Inkognito Fenster zu öffnen Browser Erweiterungen vorübergehend zu deaktivieren VPNs, Firewalls und Firmennetzwerke Verbindungsprobleme werden häufig durch VPNs, Firewalls oder Firmennetzwerke verursacht, die Echtzeit Verbindungen blockieren. Versuche Folgendes: Aktive VPN Verbindungen trennen Zu einem anderen Netzwerk wechseln (z. B. Heim WLAN oder mobiler Hotspot) Firewalls deaktivieren (z. B. Apple Advanced Data Protection, Windows Defender, JAMF Trust usw.) Wenn awork in einem anderen Netzwerk funktioniert, liegt das Problem sehr wahrscheinlich an Netzwerkeinschränkungen. Wende dich in diesem Fall bitte an dein IT Team, um eine Ausnahme für awork einzurichten. Für dein IT Team Bitte stelle sicher, dass das Netzwerk Folgendes erlaubt: Zugriff auf .awork.com HTTPS (TLS 1.2 oder höher) WebSockets und Long Polling Verbindungen Erforderliche Drittanbieter Domains (nicht vollständig): .intercom.io, .intercomcdn.com, .intercomassets.com .birdie.so .hcaptcha.com .segment.io, .segment.com .launchdarkly.com .chargebee.com, .chargebeestaticv2.com .typekit.net accounts.google.com, apis.google.com .googleusercontent.com, .gstatic.com Desktop App Wenn du die awork Desktop App verwendest: Stelle sicher, dass dein Betriebssystem unterstützt wird Prüfe unter macOS, ob du die richtige Version installiert hast (Intel vs. Apple Silicon) [!CAUTION] Besonders im Zusammenspiel mit Windows Defender auf Windows haben wir starke Performance Einschränkungen in der awork Desktop App feststellen müssen. In diesem Fall empfehlen wir die Verwendung von awork im Browser. Brauchst du Hilfe? Wenn das Problem weiterhin besteht, kontaktiere bitte den awork Support und gib folgende Informationen an: Deinen Browser und die Version Ob du ein VPN oder ein Firmennetzwerk verwendest Ob das Problem auch auf anderen Geräten oder Netzwerken auftritt Das hilft uns, das Problem schneller zu lösen.
Vorlagen für Aufgaben Vorlagen für Aufgaben helfen dir dabei, wiederkehrende Abläufe vorzudefinieren und sie schnell und einfach in deine Projekte zu laden. Sie umfassen Aufgaben und Aufgabenlisten mi
Vorlagen für Aufgaben Vorlagen für Aufgaben helfen dir dabei, wiederkehrende Abläufe vorzudefinieren und sie schnell und einfach in deine Projekte zu laden. Sie umfassen Aufgaben und Aufgabenlisten mit sämtlichen Details, die du aus den Aufgaben bereits kennst. [!IMPORTANT] Wenn du nachträglich eine Vorlage anpasst, hat das keine Auswirkungen auf die Aufgaben und Projekte, wo du die Vorlage bereits eingesetzt hast. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Wenn Arbeit sich wiederholt, sollte sie nicht jedes Mal neu starten müssen. Wiederkehrende Abläufe standardisieren durch vordefinierte Aufgabenlisten und Aufgaben Projekte schneller starten , indem du komplette Vorlagen in Projekte lädst Aufgabendetails direkt mitnehmen , inklusive bekannter Felder aus Aufgaben Aufgabenvorlagen verwalten Die Übersicht über alle deine Vorlagen findest du unter Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Vorlagen . Hier kannst du neue Vorlagen anlegen oder bestehende über den Aktionsbutton bearbeiten , duplizieren oder löschen . Klicke auf eine Vorlage, um die Details zu öffnen und den Inhalt zu bearbeiten. [!IMPORTANT] Änderungen werden sofort übernommen, ein separates Speichern der gesamten Vorlage ist nicht notwendig. Eine neue Aufgabenvorlage erstellen 1. Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Vorlagen . 2. Im unteren Bereich Vorlagen für Aufgaben, klicke auf + Hinzufügen . 1) Gib einen Namen und eine Beschreibung ein und wähle ein Icon. 2) Klicke Speichern . 3) Du wirst auf die Detailseite der Vorlage geleitet. Dort kannst du Aufgabenlisten und Aufgaben zur Vorlage hinzufügen. Konfigurationsoptionen für Aufgaben Abhängigkeiten definieren Wähle, von welchen Aufgaben diese Aufgabe abhängig sein soll. Die erforderlichen Aufgaben, die vorher erledigt sein müssen, werden automatisiert in den Aufgabendetails angezeigt. In der Timeline werden sie durch Pfeilverknüpfungen dargestellt. Relatives Start und Enddatum festlegen Definiere über Start nach Erstellen und Fälligkeit nach Erstellen , wie viele Tage das Startdatum und die Fälligkeit nach der Erstellung der Aufgabe liegen. Dies basiert auf dem Zeitpunkt, an dem die Vorlage in ein Projekt geladen wird. Projektrolle statt User\ in verwenden Wenn du anstelle eines Users eine Projektrolle wählst, wird bei Nutzung der Vorlage in einem Projekt der erste User mit der definierten Rolle besetzt. Aufgabenvorlage aus einem bestehenden Projekt erstellen Eine neue Vorlage kann aus den bestehenden Aufgaben und Listen eines Projekts erstellt werden. Folge diesen Schritten: 1. Öffne den Reiter Aufgaben deines Projekts. 2. Klicke auf den Aktionsbutton oben rechts über den Listen. 3. Wähle Als Vorlage speichern , um alle Listen als Vorlage zu speichern. Alle Aufgabenlisten und ihre Details werden als Vorlagen gespeichert und können in anderen Projekten wiederverwendet werden. Start und End Datum können ebenfalls übernommen werden. Einzelne Listen als Vorlage speichern 1. Öffne den Aktionsbutton einer Aufgabenliste. 2. Wähle Neue Aufgabenvorlage , um eine neue Vorlage aus dieser spezifischen Liste zu erstellen. Aufgabenvorlagen in ein Projekt laden 1. Öffne den Reiter Aufgaben eines Projekts. 2. Klicke oben links auf den Button + Aufgabe . 3. Wähle Aufgabenvorlagen importieren . Alle Listen und Aufgaben werden dann zu deinem Projekt hinzugefügt. [!IMPORTANT] Hast du bereits Listen mit denselben Namen in deinem Projekt, werden diese wiederverwendet und die Aufgaben aus der Vorlage in diesen ergänzt. Best practices und Hinweise Plane mit relativen Daten , wenn sich Zeitpläne immer am Start des Projekts orientieren sollen Nutze Projektrollen , wenn Aufgaben beim Import automatisch an passende Teammitglieder gehen sollen Setze Abhängigkeiten , damit Aufgaben erst dann startklar sind, wenn die Vorarbeit erledigt ist Behalte deine Listen Namen im Blick , weil gleichnamige Listen beim Import wiederverwendet werden FAQ Wo finde ich alle Aufgabenvorlagen? Unter Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Vorlagen findest du die Übersicht über alle Vorlagen. Dort kannst du neue Vorlagen anlegen sowie bestehende bearbeiten und löschen. Wirken Änderungen an einer Vorlage rückwirkend in Projekten? Nein. Wenn du eine Vorlage nachträglich anpasst, hat das keine Auswirkungen auf Aufgaben und Projekte, in denen du die Vorlage bereits eingesetzt hast. Wonach richtet sich die dynamische Setzung der Fälligkeit bei einer Aufgabe? Sie richtet sich nach dem Anlagedatum, also dem Tag, an dem die Aufgabenvorlage verwendet wurde. Was passiert, wenn mein Projekt bereits Listen mit denselben Namen hat? Dann werden die vorhandenen Listen wiederverwendet und die Aufgaben aus der Vorlage in diesen ergänzt.
Die Integrations Bibliothek Integriere deine vorhandenen Tools, um awork nahtlos in deine Workflows einzufügen. So öffnest du die Integrationsbibliothek 1. Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbo
Die Integrations Bibliothek Integriere deine vorhandenen Tools, um awork nahtlos in deine Workflows einzufügen. So öffnest du die Integrationsbibliothek 1. Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü). 2. Wähle Integrationen . 3. Sieh dir die verfügbaren und aktuell genutzten Integrationen an. 4. Öffne eine Integration und folge der jeweiligen Einrichtungsanleitung Verfügbare Integrationen Chat Apps Slack (🔐 ab dem Professional Plan) Microsoft Teams (🔐 ab dem Professional Plan) Agentursoftware easyJOB (Add on) OS/ (🔐 ab dem Professional Plan) MOCO ( Add On) Rechnungs Software sevdesk (🔐 ab dem Professional Plan) helloHQ (🔐 ab dem Professional Plan) Lexware Office (🔐 ab dem Professional Plan) easybill (🔐 ab dem Professional Plan) MOCO (🔐 ab dem Professional Plan) bexio (🔐 ab dem Professional Plan) Xero (🔐 ab dem Professional Plan) Weitere Informationen zur Einrichtung hier. Kalender Google Calendar Microsoft Exchange iCloud Calendar HR Management Personio (🔐 ab dem Professional Plan) Leapsome (demnächst) Produktivität GoogleSheets (🔐 ab dem Professional Plan) memtime (🔐 ab dem Professional Plan) Shift (🔐 ab dem Professional Plan) sitebrunch (🔐 ab dem Professional Plan) Cloud Speicher Google Drive Microsoft OneDrive Weitere Informationen hier. Social Login Google Microsoft Weitere Informationen zur Einrichtung hier. Single Sign On (SSO) 🔐 nur im Enterprise Plan verfügbar Auth0 Microsoft Azure AD GSuite/Google IAM okta onelogin Keycloak Weitere Informationen zur Einrichtung hier. SCIM 🔐 nur im Enterprise Plan verfügbar onelogin okta Microsoft Azure AD SCIM Weitere Informationen zur Einrichtung hier. API Konnektoren Webhooks Zapier Make n8n FAQ Wo finde ich die Integrations Bibliothek? Gehe zu Einstellungen ( Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Integrationen , um eine Übersicht über verfügbare und genutzte Integrationen zu sehen. Welche Chat Apps kann ich verbinden? awork unterstützt Integrationen für Slack und Microsoft Teams . Welche Integrationen sind an einen Plan gebunden? Reguläre Integrationen sind in allen Plänen verfügbar, spezielle Integrationen ab dem Professional Plan . Single Sign On (SSO) und SCIM sind nur im Enterprise Plan verfügbar. Weitere Informationen zu unseren Plänen und Preisen findest du hier und zu unseren Integrationen hier.
User verwalten User\ innen sind in awork immer an Accounts geknüpft. Sie können deshalb nicht einfach angelegt werden, sondern es müssen Einladungen per E Mail versendet werden an eindeutige und exist
User verwalten User\ innen sind in awork immer an Accounts geknüpft. Sie können deshalb nicht einfach angelegt werden, sondern es müssen Einladungen per E Mail versendet werden an eindeutige und existente E Mail Adressen. Die User\ innen Übersicht 1. Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü). 2. Wähle User Über das Icon mit dem Filter Symbol hast du die Möglichkeit, nach diversen Kriterien zu filtern. Über den Action Button (drei Punkte) rechts neben dem\ r User\ in kannst du den\ die User\ in Bearbeiten, Deaktivieren oder Löschen. Über die weiteren Icons oben rechts kannst du die User\ innen exportieren und die dir angezeigten Spalten auswählen, ähnlich wie in anderen Listen in awork auch. Neue User\ in anlegen/einladen Du kannst über den Button + Hinzufügen jederzeit neue User\ innen in deinen Workspace einladen. Zum Einladen eines\ einer neuen User\ in brauchst du Admin Rechte und musst ausreichend Lizenzen in deinem Plan gebucht haben. Ist dies nicht der Fall, erscheint ein Hinweis, der dich darüber informiert. In dem Fenster wird dir außerdem angezeigt, wie viele User\ innen du noch einladen kannst. Innerhalb deiner kostenlosen 14 Tage Trial kannst du beliebig viele User\ innen einladen. Hier gibt es eine genaue Erläuterung zum Einladen und was es da ggf. zu beachten gibt. Lerne hier mehr über das Zu oder Abbuchen von User\ innen. User\ in deaktivieren Über den Aktions Button in jeder Zeile der User Übersicht oder oben rechts in den User\ in Details, kannst du eine\ n User\ in deaktivieren oder aktivieren. [!WARNING] Wenn User deaktiviert werden, bleiben diese zunächst den bestehenden Projekten und Aufgaben zugewiesen. Um User vollständig aus diesen Zuweisungen zu entfernen, entferne diese manuell aus den Projekten und Aufgaben, denen diese aktuell zugewiesen sind. Sobald deaktivierte User entfernt wurden, können diese keinen Projekten oder Aufgaben mehr zugewiesen werden. User löschen User können außerdem über das Aktionsmenü dauerhaft gelöscht werden. [!CAUTION] Wichtig: Das Löschen von Usern ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Das Löschen von Usern kann zu Datenverlust führen. Wenn du dir unsicher bist, solltest du User deaktivieren statt löschen. Wenn User gelöscht werden, wird diese automatisch aus allen Projekten und Aufgaben entfernt, denen sie zugewiesen war. [!WARNING] Wichtig: Das Deaktivieren und das Löschen von Usern im Modul User führt nicht dazu, dass sich die von dir bestellte Lizenzzahl automatisch verringert. Um die Lizenzen zu reduzieren, musst du deinen Plan anpassen. User Details Klickst du auf eine\ n User\ in in der Übersicht, so gelangst du in die User Details. Hier hast du die Möglichkeit die hinterlegten Kontaktinformationen einzusehen und zu bearbeiten. Projekte von User\ innen einsehen Über den Tab Projekte gelangst du in eine Übersicht über alle Projekte, bei denen der\ die User\ in Mitglied ist. Hier kannst du zwischen der Listenansicht und der Timeline wechseln. Zudem kannst du mithilfe der Icons oben rechts nach Projekten suchen, diese gruppieren, filtern, die angezeigten Spalten festlegen und die Projekte exportieren. Alle Zeiten und Abwesenheiten von User\ innen einsehen Über den Tab Zeiten gelangst du in die Übersicht über alle Zeiten, die der\ die User\ in erfasst hat. Zeit erfassen Über den Button + Zeit öffnet sich das Zeiterfassungsfenster. Du kannst direkt eine Zeit erfassen und der\ die entsprechende User\ in ist schon vorausgewählt, vorausgesetzt du verfügst über die entsprechenden Rechte, für andere User\ innen Zeiten erfassen zu können (Schreibrechte auf den Projektzeiten). Summen auf einen Blick Oberhalb der Liste der Zeiten siehst du eine Zusammenfassung der erfassten Zeiten sowie die Abwesenheiten. Wenn du keinen speziellen Zeitraum ausgewählt hast, werden dir hier alle erfassten Zeiten und Abwesenheiten des\ r Users\ in angezeigt. Gesamte erfasste Zeit : unterteilt in Abrechenbar und nicht Abrechenbar Bereit zum Abrechnen : unterteilt in abzurechnende Zeit und abgerechnete Zeit; über den Button + Rechnung kannst du hier direkt zur Zeitauswertung springen und eine Rechnung erstellen (vorausgesetzt du hast einer unserer Rechnungstool Integrationen eingerichtet). In der Zeitauswertung wird automatisch der aktuelle Monat ausgewählt, dies kann dann noch angepasst werden. Abwesenheiten : die Summe der abwesenden Tage im Zeitraum; wähle Anzeigen , um zur Auflistung der Abwesenheiten (Typ, Zeitraum, Anzahl Tage) zu gelangen [!WARNING] Hinweis : Die Abwesenheiten siehst du erst, wenn du einen Zeitraum ausgewählt hast. Balkendiagramm Über das Balkendiagramm können User einen besseren Überblick bekommen, wie die getrackten Zeiten sich in die verschiedenen Kriterien unterteilen. Durch das hovern mit der Maus über die Balken werden dir dann weitere Informationen zu den Zeiten angezeigt, je nachdem welche Gruppierung du auswählst. Ebenfalls kann hier der angezeigte Zeitrahmen ausgewählt werden wie Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr oder gesamte Zeit. Folgende Kriterien können gruppiert werden: Tätigkeiten Abrechenbarkeit Projekt FAQ Was passiert mit der erfassten Zeit, wenn ein\ User\ in gelöscht wird? Werden User\ innen gelöscht, dann bleibt die erfasste Zeit der gelöschten User\ innen bestehen. Die erfassten Zeiten werden dann lediglich ohne Zuordnung zu User\ innen angezeigt. Gibt es auch Dummy User\ innen in awork? Nein, Dummy User\ innen, im Sinne von User\ innen, die in awork verwaltet werden können, aber keinen Account haben, gibt es in awork nicht. Man könnte das zwar tun, in dem man eigene, ungenutzte E Mail Adressen verwendet, aber die User\ innen müssen trotzdem gebucht werden. Was ist der Unterschied zwischen User\ in und externen User\ in? Ein\ e externe\ User\ in ist ein\ e User\ in, die\ der weniger Rechte und Funktionen in awork hat, dafür aber auch kostenfrei hinzugefügt werden kann. Externe User\ innen via awork Connect können an Projekten teilnehmen, die Funktion eignet sich beispielsweise für Freelancer oder Kunden. Erfahre hier mehr zu den externen User\ innen in awork. Wie kann ich meinen eigenen User\ in anpassen? Du hast zwei Möglichkeiten dein eigenes Userprofil zu bearbeiten: 1. Navigiere dazu in den Einstellungen zu User , scrolle zu deinem Namen und klicke auf den Aktions Button rechts neben dem Name und dann auf Bearbeiten . 2. Klicke auf dein Profilbild links unten im Hauptmenü (oder deine Initialen), wähle Account Einstellungen und klicke auf den Button unter deinem User Bild User bearbeiten . Falls du nicht ausreichend Rechte hast, die User\ in Übersicht zu sehen, gehe einfach über den zweiten Weg. Warum ist meine Account E Mail Adresse eine andere, als die in meinen User\ in Details? Deine Account E Mail Adresse ist die E Mail Adresse, die du zum Anmelden in awork verwendest. Diese kannst nur du selbst über deinen Account bearbeiten. Du kannst mit demselben Account in mehreren awork Workspaces sein. In unterschiedlichen Workspaces hast du unterschiedliche User\ innen und kannst diese Informationen wie das Bild, Name, Position, aber auch die Kontaktinformationen, die du in dem Workspace anzeigen möchtest, frei wählen. Dein\ e User\ in innerhalb eines awork Workspaces kann von anderen User\ innen bearbeitet werden (wenn gemäß Rechtemanagement möglich), um z.B. deine Kontaktinformationen zu hinterlegen. Das sollte natürlich deinen Account und dein Login nicht beeinflussen. An die dort hinterlegte E Mail Adresse bekommst du deine awork Benachrichtigungen. Aus diesen Gründen können die E Mail Adressen unterschiedlich sein. Was ist der Unterschied zwischen dem Deaktivieren und dem Löschen von Usern? Deaktivierte User bleiben bestehenden Projekten und Aufgaben zugewiesen, bis diese manuell entfernt werden. Gelöschte User werden automatisch aus allen zugewiesenen Projekten und Aufgaben entfernt. Welche Option wird empfohlen: Sollte ich User deaktivieren oder löschen? Wenn du bestehende Daten behalten und versehentlichen Datenverlust vermeiden möchtest, solltest du User deaktivieren. Das Löschen ist dauerhaft und sollte nur verwendet werden, wenn du sicher bist, dass die Userdaten und zugriffe vollständig entfernt werden sollen.
Neue User einladen Es gibt 2 Wege, um das Fenster zum Einladen neuer User\ innen in awork zu öffnen: 1. Öffne die Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü), wähle User und klicken auf den
Neue User einladen Es gibt 2 Wege, um das Fenster zum Einladen neuer User\ innen in awork zu öffnen: 1. Öffne die Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü), wähle User und klicken auf den Button + Hinzufügen . 1) Öffne das Popup zum Zuweisen eines\ einer User\ in zu einer Aufgabe und wähle dort Einladen per E Mail Zum Einladen eines\ einer neuen User\ in musst du ausreichend User\ innen in deinem Plan gebucht haben. Lerne mehr über das Zu oder Abbuchen von User\ innen. In dem Fenster wird dir angezeigt, wie viele User\ innen du noch einladen kannst. Innerhalb deiner kostenlosen 14 Tage Trial kannst du beliebig viele User\ innen einladen. ☝️ Wichtig: Nur Admins können neue User\ innen einladen, da je nach Lizenzzahl neue Lizenzen gebucht und Rechte vergeben werden müssen. Gebe die E Mail Adresse für den\ die einzuladenden User\ in in das entsprechende Feld ein. awork versucht, den Namen aus der E Mail Adresse zu erkennen. Gebe den Namen sonst händisch ein, falls awork falsch liegt. Du musst noch eine Berechtigungsrolle auswählen, die der User haben soll. Sind Teams in deinem awork aktiv, so kannst du hier auch schon auswählen, zu welchem Team der\ die User\ in gehören soll. Nachdem der\ die User\ in eingeladen ist, kannst du weitere Teams zuweisen. Du kannst mehrere Zeilen und damit Einladungen gleichzeitig absenden, um die Einladung zu verschicken. Direkt nach dem Einladen ist der\ die neue User\ in in awork verfügbar und du kannst ihn\ sie bearbeiten, auf Projekte besetzen und Aufgaben zuweisen. Der\ die eingeladene User\ in erhält eine E Mail mit einem Link zu awork und zum Annehmen der Einladung sowie zum Festlegen eines Passworts. Viele User auf einmal einladen Über den Button User importieren unten links in dem Einladungsfenster kannst du das Einladungsfenster automatisch mit einer großen Anzahl an User Einladungen ausfüllen, in dem du eine Excel Tabelle mit E Mail Adressen, Namen und optional dem Geschlecht sowie dem Namen der Berechtigungsrolle hochlädst. Wer kann neue User\ innen einladen? Da man beim Einladen von neuen User\ innen die Berechtigungsrollen vergeben kann, ist es nur User\ innen mit der Berechtigungsrolle Admin erlaubt, neue User\ innen einzuladen. Muss ich eine Rolle auswählen? Ja, es muss immer eine Berechtigungsrolle ausgewählt werden, da sonst nicht klar ist, was der\ die User\ in beim ersten Anmelden sehen darf. Kann ich eine Einladung erneut versenden? Solange der\ die User\ in den Status Eingeladen hat, hat er\ sie die Einladung noch nicht angenommen und noch keinen Account vervollständigt. Innerhalb dieses Status kannst über den Aktions Button rechts in der User Übersicht oder den User Details, die Einladung erneut versenden. Die Einladung ist abgelaufen, was kann ich tun? Sollte der Link zum erstmaligen Anmelden in der Einladung nicht mehr funktionieren, sende die Einladung einfach erneut (siehe oben).
Abwesenheiten Abwesenheiten (zum Beispiel Urlaub, Feiertage, Elternzeit oder Krankheitstage) reduzieren die verfügbare Kapazität auf null oder halbieren die Kapazität bei halbtägigen Abwesenheiten. Pr
Abwesenheiten Abwesenheiten (zum Beispiel Urlaub, Feiertage, Elternzeit oder Krankheitstage) reduzieren die verfügbare Kapazität auf null oder halbieren die Kapazität bei halbtägigen Abwesenheiten. Projekte und Aufgaben werden in der Workload Berechnung des Planers nicht oder verringert (bei halbtägigen Abwesenheiten) auf diese Tage verteilt. 🔐 Abwesenheiten (+Workload Bereich) können ab dem Standard Plan genutzt werden. Individuelle Abwesenheiten für User Eine neue Abwesenheit anlegen Neue Abwesenheiten können für einen User durch Klicken und Ziehen in der Workload Ansicht des Planers eingetragen werden. ☝️ Wichtig: Beachte, dass du hier die Ansicht für Projekte und Aufgaben an dem jeweiligen User ausklappen musst, damit du über Klicken und Ziehen in diesem Bereich die Abwesenheit eintragen kannst. Eine Abwesenheit kann idealerweise einen Namen haben. Um einen Namen einzutragen, kannst du einfach einen Namen in das Feld tippen und diesen dann über Enter oder den Speichern Button einstellen. Es muss hier allerdings nichts eingetragen werden. Bei Abwesenheiten ohne Namen steht in der Übersicht einfach "Abwesend". ☝️ Tipp: Du kannst auch einen Namen aus der Liste mit Vorschlägen wählen, die angezeigt wird, sobald du das Textfeld anklickst. Beachte bitte, dass dies keine Lernende Liste ist, sie merkt sich hier also nicht deine vorherigen Abwesenheits Namen für zukünftige Einträge. Wählst du an dem Start oder Enddatum nureinen halben Tag am ersten/letzten Tag aus, so wird für den Tag nur eine halbtägige Abwesenheit angelegt. Es erfolgt demnach nur eine Halbierung der Kapazität an dem Tag. Für das Startdatum wird die zweite Tageshälfte als abwesend, und für das Enddatum, die erste Tageshälfte, markiert. Individuelle Abwesenheit für User löschen Wenn du mit der Maus über die entsprechende Abwesenheit hoverst, dann erscheint oben rechts an der Abwesenheit ein Kreuz, mit der du die Abwesenheit löschen kannst. Termine & Aufgaben an abwesenden Tagen Anders als bei Projekten und Aufgaben, wo sich der Workload über verschiedene verfügbare Tage verteilen kann, bleibt der Workload bei Terminen und im Kalender eingeplanten Aufgaben auch an Tagen bestehen, an denen Abwesenheiten existieren. Abwesenheiten auf dem Dashboard Es gibt ein Dashboard Widget zum Anzeigen der anstehenden Abwesenheiten. Dieses kannst du zum Beispiel so einstellen, dass du nur die Abwesenheiten von deinem Team siehst. Das Abwesenheits Widget kann auf dem Dashboard mehrfach verwendet werden. Mehr dazu erfährst du hier. Verwaltung von Workspace weiten Abwesenheiten Der neue Tab Abwesenheiten in den Workspace Einstellungen, der von Usern mit Schreibrechten auf die User Planung eingesehen werden kann, ist in die folgenden 2 Bereiche unterteilt: 1. Feiertage (Feiertagsregionen) 2. Workspace weite Abwesenheiten Folgend findest du zu diesen Bereichen weitere Informationen. Feiertage (Feiertagsregionen) Regionale Feiertage für deinen Workspace erstellen Um als User mit Schreibrechten auf die User Planung die regionalen Feiertage für deinen Workspace zu verwalten, gehe über die Workspace Einstellungen zu Abwesenheiten . ☝️ Hinweis: Die regionalen Feiertage der verschiedenen Regionen werden per API automatisch zu awork übertragen. Über den + Hinzufügen Button kannst du regionale Feiertage hinzufügen. Du kannst dann über das Pop up Fenster einen individuellen Namen festlegen und eine vorgegebene Region auswählen. ☝️ Tipp: Eure User kommen alle aus derselben Region? Dann kannst du im Pop up Fenster ebenfalls einstellen, dass diese Region als Standard für neue User eingestellt wird. Im nächsten Schritt kannst du dann über das 3 Punkt Menü an der Feiertagsregion User zu dieser Region zuordnen. Die erstellten Regionen können dann von den Usern in den Account Einstellungen ausgewählt werden. Mehr zu der Auswahl der Region in den Account Einstellungen findest du hier. ☝️ Tipp: Direkt über deinen regionalen Feiertagen kannst du neben dem +Hinzufügen Button gelb hinterlegt die Info sehen, wie viele User aus deinem Workspace noch keiner Region zugeordnet sind. Bearbeitung und Verwaltung regionaler Feiertage Über das 3 Punkt Menü an der jeweiligen regionalen Feiertagsregion kannst du diese nachträglich bearbeiten und somit Namen oder Region anpassen. ☝️ Tipp: Du kannst die Feiertagsregion deiner User auch im Planer anpassen, in dem du auf den Wert mit den Wochenarbeitsstunden rechts neben der Person in der User Ansicht klickst. Regionale Feiertage löschen Regionale Feiertage können über das 3 Punkt Menü gelöscht werden. ☝️ Wichtig: Bitte beachte, dass wenn du regionale Feiertage löscht, auch die dazugehörigen (gleiche Region) Workspace weiten Abwesenheiten gelöscht werden. ☝️ Wichtig: Beachte auch, dass dies Auswirkungen auf die Kapazitätsplanung hat, da die Feiertage beim Löschen aus dem Workload gestrichen werden. Workspace weite Abwesenheiten Abwesenheiten für den gesamten Workspace einstellen Um als User mit Schreibrechten auf die User Planung eine Abwesenheit für den gesamten Workspace zu hinterlegen, kannst du über die Workspace Einstellungen zu Abwesenheiten gehen. Über den + Hinzufügen Button kannst du eine Workspace weite Abwesenheit im gleichnamigen Bereich erstellen. Lege über das Pop up Fenster einen Zeitraum und einen Titel fest. Ebenfalls kannst du hier auswählen, für welche Region dies gelten soll. Nachdem du die Abwesenheit gespeichert hast, wird sie automatisch im Workload der User berücksichtigt, die diese Region ausgewählt haben. Mehr zu der eingestellten Region in den Account Einstellungen findest du hier. ☝️ Tipp: Neben dem +Hinzufügen Button findest du die aktuelle Jahreszahl mit der Möglichkeit ein Drop down Menü zu öffnen, mit dem du zwischen den Jahren wechseln kannst so kannst du die Termine für die nächsten oder vergangenen Jahre überblicken. Workspace weite Abwesenheiten bearbeiten Über das 3 Punkt Menü an der jeweiligen Workspaceweiten Abwesenheit kannst du diese bearbeiten. So kannst du nachträglich Namen oder Daten anpassen. Workspace weite Abwesenheiten löschen Workspace weite Abwesenheiten können über das 3 Punkt Menü gelöscht werden. ☝️ Wichtig: Beachte, dass dies Auswirkungen auf die Kapazitätsplanung hat, da die Abwesenheiten beim Löschen aus dem Workload gestrichen werden. Häufige Fragen Gibt es halbe Abwesenheitstage? Ja, du kannst Abwesenheiten auch halbtägig anlegen. Siehe dazu den Abschnitt Eine neue Abwesenheit anlegen. Kann ich auch einzelne Wochentage grundsätzlich ausschließen? Ja, du kannst in der wöchentlichen Verfügbarkeit des Users einfach die Arbeitsstunden auf 0h reduzieren, um einzelne Tage grundsätzlich als nicht verfügbar zu markieren. Welche Rechte werden benötigt, um Abwesenheiten einzutragen, Feiertage einzustellen oder Workspace weite Abwesenheiten anzulegen? Damit ein User Abwesenheiten im Planer eintragen kann, Feiertage erstellen kann oder Workspace weite Abwesenheiten anlegen kann, benötigt er Schreibrechte auf die User Planung (Einstellungen > Rechtemanagement > Allgemeine Berechtigungsrollen > User > User Planung ). Wie kann ich eine individuelle Abwesenheit für einen User wieder löschen? Wenn du mit der Maus über die entsprechende Abwesenheit hoverst, dann erscheint oben rechts an der Abwesenheit ein Kreuz, mit der du die Abwesenheit löschen kannst. ☝️ Hinweis : Solltest du die Personio Integration nutzen, dann müssen die von Personio zu awork übermittelten Abwesenheiten in Personio gelöscht werden. Diese können dann NICHT in awork gelöscht werden. Wie kann ich Feiertage oder Workspace weite Abwesenheiten löschen? Feiertage oder Workspace weite Abwesenheiten können über die Workspace Einstellungen im Abwesenheiten Tabüber das 3 Punkt Menü gelöscht werden. Um Feiertage oder Workspace weite Abwesenheiten zu löschen, benötigt der User Schreibrechte auf die User Planung.
Kalender Der Kalender zeigt dir deine Aufgaben und persönlichen Termine in einem gemeinsamen Überblick. Eingeplante Aufgaben fließen automatisch in die Workload Kalkulation ein und liefern Transparenz
Kalender Der Kalender zeigt dir deine Aufgaben und persönlichen Termine in einem gemeinsamen Überblick. Eingeplante Aufgaben fließen automatisch in die Workload Kalkulation ein und liefern Transparenz über deine Auslastung. Informationen zur Kalenderintegration findest du hier. Aufgaben in den Kalender einplanen Am linken Rand des Screens findest du die Seitenleiste mit den Aufgaben. Sollte diese eingeklappt sein, kannst du sie einfach durch einen Klick ausklappen. Die Aufgaben kannst du durch Drag & Drop in den Kalender ziehen und somit einplanen. Im Kalender kannst du die Aufgaben dann verschieben, verkleinern, vergrößern, duplizieren oder wieder aus dem Kalender entfernen . Eingeplante Aufgaben, die keinen geplanten Aufwand haben, verschwinden automatisch aus der Liste. Aufgaben, die einen geplanten Aufwand haben, lassen sich mehrfach in den Kalender ziehen, bis die Summe der Stunden des geplanten Aufwands erreicht ist. [!NOTE] Wichtig: Ist eine Aufgabe gemäß dem geplanten Aufwand komplett eingeplant und sind die geplanten Aufgaben ausgeblendet, so verschwindet diese Aufgabe aus der Liste. Dennoch ist es möglich, eine Aufgabe zu Überbuchen, sprich sie beispielsweise für 3 Stunden einzuplanen, obwohl der geplante Aufwand nur 2 Stunden beträgt. Du siehst anhand der kleinen Zahl in dem Planaufwand, wie häufig diese Aufgabe bereits im Kalender eingeplant wurde. Geplante Aufgaben in Zeiteinträge umwandeln Aufgaben, die du im Kalender geplant hast, kannst du jetzt direkt in Zeiteinträge umwandeln. Klicke dazu einfach auf das 3 Punkt Menü an der jeweiligen Aufgabe und wähle Zeit erstellen aus. [!NOTE] Hinweis: Nach dem auf die Aufgabe eine Zeit gebucht wurde, wird diese in Lila neben der Aufgabe angezeigt. Wenn du dann mit der Maus über die Anzeige hoverst, wird dir angezeigt, wie viel Zeit du darauf erfasst hast. Wenn du auf den lila Bereich klickst, kannst du die Informationen zum Zeiteintrag bearbeiten. Zeiten und Aufgaben per Drag & Drop erstellen Du kannst direkt im Kalender neue Zeiten oder Aufgaben erstellen, indem du einfach mit der Maus einen Bereich ziehst und anschließend auswählst, ob du eine Zeit oder eine Aufgabe erstellen möchtest. Zeiteinträge und Termine anderer User ansehen Möchtest du die Zeiteinträge und Kalendertermine eines anderen Users sehen? Über das Seitenmenü kannst du gezielt User, Teams oder Projekte auswählen der Kalender zeigt dir dann deren Zeiteinträge und Termine an. [!NOTE] Hinweis: Wenn ein anderer User in den Einstellungen ausgewählt hat, die Titel seiner Termine nicht zu teilen, siehst du diese als „Privat“. Ganztägige Elemente Zusätzlich zu Abwesenheiten und Terminen des verknüpften Kalenders können in derZeile ganztags am oberen Rand jeden Tages Aufgaben und Buchungen angezeigt werden, die für diesen Tag geplant sind. So erhältst du direkt innerhalb des Kalenders einen schnellen Überblick über alles ohne die Ansicht wechseln zu müssen. [!NOTE] Über die Kalender Einstellungen kannst du festlegen, ob Ganztägige Aufgaben angezeigt oder ausgeblendet werden sollen. Buchungen haben eine gepunktete Umrandung Aufgaben haben eine durchgezogene Umrandung Wenn du mit der Maus über ein Element fährst, wird der vollständige Name in einem Tooltip angezeigt. Wenn du über die entsprechenden Berechtigungen verfügst, kannst du Aufgaben und Buchungen direkt aus dem Kalender heraus öffnen oder bearbeiten , indem du auf das jeweilige Element klickst. Ganztägige Elemente können nicht verschoben oder in ihrer Größe verändert werden. [!WARNING] Hinweis: In der Zeile ganztags werden nur Aufgaben aus laufenden Projekten angezeigt (gelber Status). Aufgaben in Projekten mit blauem, rotem oder grünem Status werden hier nicht angezeigt. Kalender Einstellungen Oben rechts findest du die Kalendereinstellungen, indem du auf den Button mit den Schiebereglern klickst. In den Einstellungen kannst du festlegen, was in deinem Kalender angezeigt wird. Du hast die Möglichkeit: Im Kalender geplante Aufgaben ein oder auszublenden Mit Uhrzeit geplante Aufgaben ein oder auszublenden Geplante ganztägige Aufgaben ein oder auszublenden\ \ :\ \ Zeigt dir deine zugewiesenen Aufgaben an, die im Planer geplant sind, aber keine Stundenbuchung im Kalender haben. Aufgaben ohne Startdatum ein oder auszublenden\ \ :\ \ Zeigt dir deine zugewiesenen Aufgaben auch dann an, wenn sie lediglich ein Fälligkeitsdatum haben (sie erscheinen als ganztägiges Element an diesem Tag). Diese Einstellung kann nur aktiviert werden, wenn Ganztägige Aufgaben aktiv ist. Termine aus dem externen Kalender ein oder auszublenden Erfasste Zeiten ein oder auszublenden Buchungen ein oder auszublenden\ \ :\ \ Zeigt dir deine zugewiesenen Buchungen in der Zeile ganztags an. Den Kalender integrieren Du kannst deinen Google, Microsoft oder Apple Kalender mit awork integrieren, sodass deine Termine unter Kalender angezeigt werden. Dabei kannst du selbst entscheiden, ob der integrierte Kalender nur für dich sichtbar ist, oder auch für die Workload Berechnung herangezogen werden soll. Alle Details hierzu findest du in dem Artikel zur Kalenderintegration. Zeiten auf Kalendertermine buchen Wenn du deinen Google oder Microsoft Kalender verbunden hast, kannst du bestehende Termine ganz einfach in Zeiteinträge umwandeln. Klicke dazu einfach auf das 3 Punkt Menü an dem jeweiligen Termin und wähle Zeit erstellen aus. Wenn du auf den lila Bereich klickst, kannst du die Informationen zum Zeiteintrag bearbeiten. Der Titel der Aufgabe wird automatisch als Notiz für den Zeiteintrag übernommen. Schneller Zugriff auf erfasste Zeiten für einen Tag oder eine Woche Du möchtest wissen, was du an einem bestimmten Tag oder in einer bestimmten Woche alles erfasst hast? Kein Problem! Klicke einfach auf das Zeit Badge im Kalender neben dem Datum oder oben neben dem Wochenwechsler. In einem Pop up werden dir dann alle Zeiteinträge für diesen Tag oder diese Woche angezeigt. [!NOTE] Hinweis: Auch erfasste Zeiten ohne Start oder Endzeit werden in die Summe einbezogen, sodass alle Zeiten berücksichtigt werden, nicht nur jene, die visuell im Kalender dargestellt werden. Wird das Tageslimit überschritten, wird das Badge rot hervorgehoben, wie in „Meine Woche“ bei Zeiten . FAQ Kann ich eingeplante Aufgaben in der Aufgabenliste ein oder ausblenden? Bereits eingeplante Aufgaben kannst du über den Filter mit dem Kalender Icon mithilfe der Checkbox ein oder ausblenden. Das ist praktisch, wenn du nur die Aufgaben sehen willst, die du noch nicht im Kalender eingeplant hast. Blendest du sie ein, erkennst du bereits im Kalender eingeplante Aufgaben anhand der lila Checkbox in der Aufgabenliste. Du kannst bereits eingeplante Aufgaben auch immer wieder in den Kalender einplanen. Können bereits abgeschlossene Aufgaben eingeblendet werden? Abgeschlossene Aufgaben sind initial ausgeblendet, da sie meist nicht mehr eingeplant werden müssen. Über das Icon mit den zwei Checkmarks kannst du sie jederzeit in der Liste anzeigen lassen. Wie sind die Aufgaben in der Liste sortiert? Öffnest du ein Projekt, so werden die Aufgaben automatisch nach den Listen innerhalb des Projektes gruppiert und sortiert dargestellt, so wie du es aus dem Projekt kennst. Kann ich Zeiten für andere User\ innen erfassen? Wenn du genügend Berechtigungen hast kannst du im Kalender Zeiten für andere User\ innen erfassen. Füge hierfür über den Filter die entsprechenden User\ innen im Kalender hinzu und wähle sie aus. Kann ich auch meine Termine aus awork heraus bearbeiten? Nein, die in awork angezeigten Termine lassen sich aktuell nicht aus awork heraus bearbeiten. Kann ich meine im Kalender eingeplanten Aufgaben auch in meinem externen Kalender sehen? Ja, du kannst deine im awork Kalender geplanten Aufgaben automatisch in deinen integrierten Google oder Microsoft Kalender übertragen lassen. Aktivere dazu einfach Sync in den Kalendereinstellungen. Kann ich Aufgaben und Buchungen aus der Zeile "ganztags" öffnen oder bearbeiten? Ja. Wenn du über die entsprechenden Berechtigungen verfügst, kannst du Aufgaben oder Buchungen in der Zeile ganztags anklicken und direkt öffnen oder bearbeiten. Kann ich ganztägige Elemente verschieben oder ihre Größe ändern? Nein. Ganztägige Elemente im Kalender können weder verschoben noch in ihrer Größe verändert werden.
Rechtemanagement in awork Steuere, wer was sehen und bearbeiten darf. Lerne hier, wie du Berechtigungen effizient verwaltest. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Einfache Rollenverwaltung: Verstehe, wer
Rechtemanagement in awork Steuere, wer was sehen und bearbeiten darf. Lerne hier, wie du Berechtigungen effizient verwaltest. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Einfache Rollenverwaltung: Verstehe, wer Zugriff auf was hat. Eindeutige Struktur: Allgemeine und Projektrollen definieren spezifische Zugriffsrechte. Flexibilität: Passe Berechtigungen an die Bedürfnisse deines Teams an. [!IMPORTANT] Das Rechtemanagement in awork basiert auf zwei Ebenen: 1. Allgemeine Berechtigungsrollen (Workspace Ebene): Gilt für den gesamten awork Workspace. 2. Projektrollen (Projekt Ebene): Gilt nur für spezifische Projekte, in denen ein User Mitglied ist. Das Rechtemanagement aufrufen 1. Navigiere zu Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü). 2. Klicke auf Rechtemanagement . [!IMPORTANT] Nur User\ innen mit der Rolle Admin können diese Einstellungen konfigurieren. Die allgemeinen Berechtigungsrollen Jede Person im Workspace hat eine allgemeine Berechtigungsrolle (z.B. Admin oder User) Wichtig: Wenn ein User kein Projektmitglied ist, gelten nur die Rechte der allgemeinen Rolle. Eine allgemeine Rolle erstellen 1. Im Abschnitt Allgemeine Berechtigungsrollen , klicke auf + Rolle . 2. Vergib einen Namen und wähle entweder eine leere Rolle oder eine Vorlage. 3. Passe die individuellen Berechtigungen an. Vorkonfigurierte Rollen Admin: Vollzugriff und kann Workspace Einstellungen verwalten. User: Kann mit Projekten arbeiten, aber keine zentralen Einstellungen verändern. Menü Sichtbarkeit pro Rolle festlegen In den Details einer Berechtigungsrolle findest du den Tab Menü Sichtbarkeit , wo du festlegst, welche Bereiche im Menü sichtbar sind. Wichtig: Ist das Augen Icon deaktiviert, fehlen der Rolle die notwendigen Rechte. Allgemeine Rollen zuweisen Am Ende der Seite Rechtemanagement findest du eine Liste aller Nutzer\ innen, wo du jeder Person eine Rolle zuweisen kannst. Hinweis: Du kannst dich selbst nicht aus der Rolle Admin entfernen. So verwaltest du die Projektrollen Projektrollen definieren spezifische Rechte auf Projektebene. [!WARNING] Wichtig: Projektrollen können Berechtigungen erweitern, jedoch nicht einschränken. Einschränkungen steuern immer über die allgemeine Rolle. Eine Projektrolle erstellen 1. Im Abschnitt Projektspezifische Berechtigungsrollen , klicke auf + Rolle 2. Vergib einen Namen und lege die Sicht und Bearbeitungsrechte fest. Optional: Markiere die Rolle als Standardrolle , damit sie beim Hinzufügen von Mitgliedern zu Projekten vorausgewählt wird. Rolle bearbeiten oder löschen In der Rollenübersicht kannst du über den Aktions Button Rollen bearbeiten oder löschen. Wichtig: Systemrollen wie Admin und Gast sind nicht editierbar oder löschbar. Bei der Löschung einer Rolle, die bereits User\ innen zugewiesen ist, musst du eine Ersatzrolle auswählen. Berechtigungen im Detail <table style="min width: 50px;" <colgroup <col style="min width: 25px;" <col style="min width: 25px;" </colgroup <tbody <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Projekt erstellen</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Aktiv</strong </p <p Nutzer innen können Projekte erstellen.</p <p <br ​<strong Inaktiv</strong </p <p Nutzer innen können keine Projekte erstellen.</p <p <br ​<strong Wichtig:</strong Der die Projektersteller in hat auf diesem Projekt immer alle Rechte.</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Projektdetails</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Verwalten</strong </p <ul <li <p alle Projekte in der Projektübersicht sehen</p </li <li <p Projektdetails aller Projekte einsehen und bearbeiten</p </li <li <p Projekte löschen</p </li </ul <p <strong Lesen</strong </p <ul <li <p alle Projekte in der Projektübersicht sehen</p </li <li <p Projektdetails aller Projekte einsehen</p </li </ul <p <strong Keine</strong </p <ul <li <p nur Projekte sehen, bei denen man Mitglied ist</p </li </ul </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Projektaufgaben</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Verwalten</strong </p <ul <li <p Aufgaben in allen Projekten sehen, bearbeiten, erstellen und löschen</p </li <li <p Aufgabenvorlagen innerhalb von Projekten nutzen</p </li </ul <p <strong Lesen</strong </p <ul <li <p Aufgaben in allen Projekten einsehen</p </li <li <p keine Bearbeitung von Aufgabendetails (inkl. keine Kommentare)</p </li </ul <p <strong Keine</strong </p <ul <li <p keine pauschale Sicht auf Projektaufgaben (außer über Projektmitgliedschaft und Projektrolle)</p </li </ul </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Projektzeiten</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Verwalten</strong </p <ul <li <p Zeiten aller Projekte einsehen, bearbeiten und löschen</p </li <li <p summierte Zeiten für Projekt /Aufgabenfortschritt sehen</p </li </ul <p <strong Lesen</strong </p <ul <li <p Zeiten aller Projekte einsehen</p </li <li <p summierte Zeiten für Projekt /Aufgabenfortschritt sehen</p </li </ul <p <strong Keine</strong </p <ul <li <p keine pauschale Sicht auf Projektzeiten (außer über Projektmitgliedschaft und Projektrolle)</p </li <li <p keine aggregierten Zeiten für Projekt /Aufgabenfortschritt</p </li </ul </td </tr </tbody </table User\ innen Neue User\ innen können nur von Admins angelegt werden. <table style="min width: 50px;" <colgroup <col style="min width: 25px;" <col style="min width: 25px;" </colgroup <tbody <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong User Details</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Verwalten</strong </p <ul <li <p Übersicht und Details aller Nutzer innen einsehen</p </li <li <p Nutzer innen aktivieren oder deaktivieren</p </li <li <p Nutzer innen bearbeiten</p </li </ul <p <strong Lesen</strong </p <ul <li <p Übersicht und Details aller Nutzer innen einsehen</p </li </ul <p <strong Keine</strong </p <ul <li <p keine Übersicht/Details einsehbar</p </li <li <p sichtbar sind nur Personen, mit denen man Projekte teilt (z.B. zum Erwähnen oder Besetzen)</p </li </ul </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong User Zeiten</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Verwalten</strong </p <ul <li <p alle erfassten Zeiten anderer Nutzer innen einsehen und bearbeiten (auch ohne Projektbezug)</p </li </ul <p <strong Lesen</strong </p <ul <li <p alle erfassten Zeiten anderer Nutzer innen einsehen (auch ohne Projektbezug)</p </li </ul <p <strong Keine</strong </p <ul <li <p keine pauschale Sicht auf Zeiten anderer Nutzer innen (außer über Projektmitgliedschaft, Projektrollen oder generelle Rechte auf Projektzeiten)</p </li </ul </td </tr </tbody </table Kunden <table style="min width: 50px;" <colgroup <col style="min width: 25px;" <col style="min width: 25px;" </colgroup <tbody <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Kunden Details</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Verwalten</strong </p <ul <li <p alle Kunden einsehen, bearbeiten und löschen</p </li <li <p neue Kunden anlegen</p </li </ul <p <strong Lesen</strong </p <ul <li <p Kundenübersicht und details einsehen</p </li <li <p Kunden stehen beim Erstellen neuer Projekte zur Auswahl</p </li </ul <p <strong Keine</strong </p <ul <li <p kein Zugriff auf Kundenübersicht und details</p </li </ul </td </tr </tbody </table Einstellungen <table style="min width: 50px;" <colgroup <col style="min width: 25px;" <col style="min width: 25px;" </colgroup <tbody <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Projekteinstellungen</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <ul <li <p Projektvorlagen und Projekttypen anlegen und verwalten</p </li </ul </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Aufgabeneinstellungen</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <ul <li <p Tätigkeiten und Aufgabenvorlagen anlegen, bearbeiten und löschen (auch in Projektvorlagen)</p </li </ul </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong Allgemeine Einstellungen</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <ul <li <p Workspace Einstellungen verwalten (z.B. Name, Logo, URL)</p </li <li <p Integrationen verwalten</p </li <li <p Einstellungen zur Zeiterfassung verwalten</p </li </ul <p <strong Hinweis:</strong Der Workspace kann nur von <strong Admins</strong gelöscht werden.</p </td </tr </tbody </table Tipps & Hinweise Bitte beachte: Projektrollen erweitern nur Rechte, sie können keine Rechte entziehen. Du kannst dich nicht selbst aus der Admin Rolle entfernen. Projektersteller\ innen behalten immer volle Rechte auf ihren Projekten. Tipp: Zugriff nur auf bestimmte Projekte Wenn User\ innen nur Zugriff auf ausgewählte Projekte haben sollen, empfiehlt sich folgendes Vorgehen: In der allgemeinen Rolle die projektübergreifenden Rechte (z.B. Sicht auf alle Projekte/Projektaufgaben/Projektzeiten) restriktiv halten. Die Person anschließend gezielt als Projektmitglied hinzufügen und über die Projektrolle die benötigten Rechte im jeweiligen Projekt geben. FAQ Ist es möglich, dass User\ innen nur eigene Projekte & Aufgaben sehen können? Ja. Du kannst eine allgemeine Rolle so konfigurieren, dass Nutzer\ innen nur Projekte sehen, in denen sie Mitglied sind. Gibt es eine Einstellung, damit User grundsätzlich keine Zeiten erfassen können? Ja. Admins können unter Einstellungen > Workspace die Zeiterfassung für den gesamten Workspace deaktivieren. Dies ist ab dem Professional Plan möglich. Wer kann Projekte löschen? User\ innen, die Projektdetails verwalten dürfen (in der allgemeinen Rolle und/oder per Projektrolle), können Projekte löschen. Zusätzlich kann jeder User selbst erstellt Projekte jederzeit löschen. Gelten die Rechte auch in der API? Ja, die im Rechtemanagement konfigurierten Rechte gelten auch für den Zugriff über die awork API.
Einstellungen zur Zeiterfassung vornehmen
Einstellungen zur Zeiterfassung vornehmen [!NOTE] 🔐 Verfügbar ab dem Professional Plan. Die Einstellungen zur Zeiterfassung ermöglichen es dir, festzulegen, ob und für welche Projekte oder Zeiträume
Einstellungen zur Zeiterfassung vornehmen [!NOTE] 🔐 Verfügbar ab dem Professional Plan. Die Einstellungen zur Zeiterfassung ermöglichen es dir, festzulegen, ob und für welche Projekte oder Zeiträume Zeiten erfasst und bearbeitet werden dürfen. Du findest die Einstellungsmöglichkeiten unter Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Workspace > Zeiterfassung . [!WARNING] ☝️Hinweis: User\ innen der Admin Gruppe sind von den Einstellungen nicht betroffen und können Zeiten jederzeit bearbeiten, anlegen oder löschen. So können trotzdem Korrekturen auf abgeschlossene Projekte vorgenommen werden, ohne dass die Einstellungen aufgehoben werden müssen. Ausnahme hier ist das Deaktivieren der Zeiterfassung, diese Einstellung gilt auch für alle Admins. Zeiterfassung deaktivieren Im Enterprise Plan haben Admins die Möglichkeit, die Zeiterfassung für alle User\ innen zu deaktivieren. Wenn diese Einstellung aktiv ist, können alle User\ innen grundsätzlich keine Zeiten mehr erfassen. Zeiterfassung auf abgeschlossenen Projekten verhindern Wenn diese Einstellung aktiv ist, kann auf abgeschlossene Projekte keine Zeit mehr erfasst werden und die Zeiten auf diesen Projekten lassen sich nicht mehr bearbeiten. Zeiterfassung in der Zukunft verhindern Diese Einstellung verhindert das Erfassen von Zeiten, die weiter in der Zukunft liegen als heute. Zeiterfassung in die Vergangenheit einschränken Hier kannst du die Erfassung und Bearbeitung von Zeiten nur für eine gewisse Anzahl an Tagen in die Vergangenheit erlauben. Der entsprechende Wert wird in Tagen angegeben. 0 Tage bedeutet, dass Zeiten nur für heute erfasst werden dürfen. Zeiten, die vor diesem Zeitraum liegen, können nicht mehr bearbeiten werden. Ist das Feld leer, dürfen Zeiten beliebig in der Vergangenheit angelegt und bearbeitet dürfen, sofern sie nicht durch eine der anderen Einstellungen eingeschränkt sind. ☝️Hinweis: Der Abgerechnet Status ( Abgerechnet / Abrechenbar ) lässt sich auch trotz der Einschränkung bearbeiten, sodass Zeiten auch nach dem Projektabschluss abgerechnet werden können und der entsprechende Status gesetzt wird. 10 Stunden Limitierung für die Zeiterfassung Das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sieht vor, dass pro Tag maximal 10 Stunden gearbeitet werden darf: Möchtest du deshalb die Zeiterfassung in deinem awork Workspace auf 10h pro Tag limitieren, um deine Mitarbeiter\ innen daran zu erinnern oder einfach deine Daten über Zeiterfassung "sauber" zu halten, so kannst du diese Einstellung aktivieren. Ist diese Einstellung aktiv, so wirkt sich unmittelbar auf alle Möglichkeiten des Anlegens oder Bearbeiten von Zeiten aus: Start/Stop Timer Bearbeitungsfenster Tages & Wochenansicht Quick Actions Zeitauswertungen Mobile App Bereits erfasste Zeiten sind davon nur bei einer Bearbeitung betroffen. ☝️Hinweis: Wie am Anfang des Artikels bereits erwähnt, können User\ innen der Admin Gruppe trotzdem weiterhin Zeiten über 10h anlegen und bearbeiten, weil sie von dieser Einschränkung nicht betroffen sind. Zeiterfassung nur mit Projekt zulassen Möchtest du, dass in deinem Workspace ausschließlich Zeiten erfasst werden, die auch einem Projekt zugeordnet sind, so kannst du das mit dieser Einstellung erzwingen. Für alle User und Userinnen, die nicht in der Admin Rolle sind, wird das Feld Projekt zum Pflichtfeld beim Anlegen oder Bearbeiten von Zeiten. Ist die Einstellung aktiv, so wirkt sich das auch auf die Stoppuhr aus. Erst sobald das Projekt ausgewählt wurde, startet der Timer. Das Erfassen von Zeiten auf private Aufgaben wird damit ebenfalls nicht mehr möglich sein.
Zeitauswertungen erstellen [!NOTE] 🔐 Die globalen Zeitauswertungen sind ab dem Professional Plan verfügbar. In den Zeitauswertungen kannst du die erfassten Zeiten umfangreich auswerten. Dabei sind ve
Zeitauswertungen erstellen [!NOTE] 🔐 Die globalen Zeitauswertungen sind ab dem Professional Plan verfügbar. In den Zeitauswertungen kannst du die erfassten Zeiten umfangreich auswerten. Dabei sind verschiedene Filterungen, Gruppierungen und Summierungen möglich. Von hier aus lassen sich Stundenzettel anfertigen, Rechnungen über externe Tools erstellen, Zeiten exportieren oder als abgerechnet markieren. Übersicht der Zeitauswertungen Du findest die Auswertungen im Hauptmenü unter Zeitauswertungen . Die Übersichtsseite ist aufgeteilt in Meine Auswertungen und Freigegebene Auswertungen . Allerdings siehst du den Bereich Freigegebene Auswertungen nur, wenn es dort auch Auswertungen gibt. Unter Meine Auswertungen findest du alle Auswertungen die du erstellt hast. Unter Freigegebene Auswertungen sind alle Auswertungen zu finden die andere Benutzer\ innen mit dir geteilt haben. Über den Button + Auswertung in der oberen linken Ecke kannst du eine neue Auswertung erstellen. Um eine bestehende Auswertung zu öffnen, kannst du einfach auf den Namen klicken. In der Übersicht kannst du im Weiteren noch nach Auswertungen suchen oder sie löschen. Die gespeicherten Auswertungen können nach Name oder dem letzten Bearbeitungszeitpunkt auf oder absteigend sortiert werden. Auswertungen erstellen, speichern, löschen, teilen & duplizieren Auswertung erstellen und speichern Wenn du eine neue Auswertung erstellt hast, kannst du oben einen Namen für die Auswertung festlegen und sie speichern. Gespeicherte Auswertungen kannst du dir auf dem Dashboard als Widget anzeigen lassen. Wenn du eine Auswertung erstellst oder änderst wirst du beim Verlassen der Seite aufgefordert zu bestätigen, ob die Auswertung gespeichert werden soll. Zum Exportieren oder Erstellen von Rechnungen musst du deine Auswertung nicht speichern. Auswertung löschen, duplizieren und Teilen Über den Aktions Button rechts in der jeweiligen Zeile der Auswertung kannst du die Auswertung wieder löschen, duplizieren oder mit deinem Team teilen. Wenn du eine Auswertung mit deinem Team geteilt hast, kann dieses deine gespeicherte Auswertung einsehen und verwenden. Natürlich können die Ergebnisse hier variieren, je nachdem welche Daten der\ die User\ in gemäß Rechtemanagement sehen darf. [!WARNING] Hinweis : Geteilte Auswertungen können nur vom Ersteller\ in der Auswertung oder von einem Admin gelöscht werden. Filter verwenden Die Filter zum Erstellen von Auswertungen sind in vier Bereiche/Zeilen unterteilt: 1. Zeitfilter 2. Datenfilter 3. Sortierung & Gruppierung 4. Angezeigte Spalten 1. Zeitfilter Hier kannst du den Zeitbereich wählen, der in der Auswertung verwendet wird. awork unterscheidet zwischen relativen und absoluten Optionen. Wenn du einen konkreten Monat (z.B. August) auswählst, wird die Auswertung immer die Daten für den August zeigen. Natürlich kannst du dann trotzdem noch oben in der Auswertung manuell zwischen den Monaten wechseln. Wenn du aber einen relativen Zeitbereich wählst, z.B. Diesen Monat , dann wird immer der aktuelle Monat angezeigt. 2. Datenfilter Bei den Datenfiltern hast du verschiedene Optionen: Filtern nach User\ in Filtern nach Projekt Filtern nach Tätigkeit Filtern nach Tags Filtern nach Abrechnungsstatus Filtern nach Notiz der Zeiten Alle Filter lassen sich in Kombination verwenden. Es wird immer eine Und Operation durchgeführt, also z.B. alle abgerechneten Zeiteinträge und eine bestimmte Tätigkeit. 3. Sortierung & Gruppierung Es gibt verschiedene Möglichkeiten: Gruppierung auswählen Summierung nach Feld wählen Liste sortieren nach Rundung festlegen Gruppierung auswählen Hier kannst du festlegen, wie die Daten in der Auswertung gruppiert werden sollen. Die Gruppen werden dann als Überschrift in der Liste angezeigt. Summierung nach Feld wählen Hier kannst du Summierungen für die Liste einstellen. Wenn du z.B. nach User summierst, wird in der Liste für jeden User ein Eintrag mit der Gesamtsumme der erfassten Zeiten im gewählten Zeitraum angezeigt. Dieser kann dann aufgeklappt werden, um die Einträge darunter sichtbar zu machen. [!WARNING] Hinweis: Bei der Gruppierung oder Summierung nach Aufgabenliste muss beachtet werden, dass wenn sich Aufgaben in mehreren Aufgabenlisten befinden, eine primäre Liste für die Zeitauswertung ausgewählt werden sollte. Liste sortieren nach Hier entscheidest du, nach welchem Feld die Liste aufsteigend oder absteigend sortiert werden soll. Es kann auch nach Feldern sortiert werden, die du nicht in der Liste anzeigen lässt. Hier kann nun auf einen Blick gesehen werden, ob die Sortierung ab oder aufsteigend eingestellt ist. Je nachdem welche Sortierung ausgewählt ist, wird das Symbol für Ab oder Aufsteigende Sortierung angezeigt. Rundungen festlegen Hier kannst du festlegen, wie die Einträge gerundet werden. Dabei gibt es zwei Optionen: zur nächsten vollen Einheit auf oder abrunden (15 Min., 30 Min. oder Stunde). Dann wird z.B. 1:17 zu 1:15 Aufrunden: dann wird immer der nächstgrößere Wert verwendet, z.B. 1:17 wird zu 1:30. 4. Angezeigte Spalten wählen Diese Funktion befindet sich weiter unten auf der Seite und ist über das Menü rechts neben den Zeiteinträgen zu erreichen. Hier legst du fest, welche Spalten in der Tabelle angezeigt werden. Es können nur die Spalten angezeigt werden, die hier zur Auswahl stehen. Es ist nicht möglich, weitere Spalten anzulegen. Summen und Charts in der Zusammenfassung In der Zusammenfassung findest du die Summe der Zeiten nach Abrechenbarkeit in den einzelnen Widgets: Gesamt (Lila): Summe aller Zeiten die im gewählten Zeitraum erfasst wurden. Abrechenbar (Gelb): Erfasste Zeiten, die abrechenbar sind. Abgerechnet (Grün): Erfasste Zeiten, die abrechenbar sind und abgerechnet wurden. Nicht abrechenbar (Rot): Erfasste Zeiten, die nicht abrechenbar sind. Wenn sie abgerechnet werden soll, muss sie vorher auf abrechenbar gesetzt werden. Für die Grafik gibt es drei Einstellungen: Balkendiagramm, Matrix und Tortendiagramm. awork zeigt automatisch das Balkendiagramm an, wenn die Daten nicht gruppiert sind. Für gruppierte Daten wird automatisch die Matrix Ansicht verwendet. Balkendiagramm Ist die Auswertung nicht gruppiert, werden Balken in der Höhe der erfassten Zeiten für den jeweiligen Zeitbereich angezeigt. Durch Bewegen der Maus über den Eintrag wird das genaue Datum und der Wert der erfassten Stunden angezeigt. Matrix Ist die Auswertung gruppiert, wird eine Matrix angezeigt. Die Zeilen entsprechen der jeweiligen Gruppe der Auswertung. In der Matrix selbst stehen die Einträge für die jeweilig betrachteten Einheiten, z.B. Tage, sowie am Ende die Gesamtsumme für die Gruppe. Durch Bewegen der Maus über den Eintrag wird das genaue Datum und der Wert der erfassten Stunden angezeigt. [!WARNING] Wichtig: Zur besseren Lesbarkeit werden alle Werte auf Stundenbasis gerundet, wenn nicht genügend Platz vorhanden ist. Wenn du mit der Maus über den Eintrag hoverst, wird der genaue Wert angezeigt. Tortendiagramm Wenn die Auswertung nicht gruppiert ist, wird hier das Verhältnis der nicht abrechenbaren, der noch nicht abgerechneten und der bereits abgerechneten Zeiten angezeigt. Wird die Auswertung gruppiert, wird das Verhältnis der Gruppensummen angezeigt. Wenn die Maus über einen Eintrag bewegt wird, werden der Wert des Eintrags und der prozentuale Anteil angezeigt. Daten exportieren Die Daten der Auswertung können auf zwei Arten exportiert werden. Als Stundenzettel im PDF Format Drucke deine Auswertung oder speichere sie als PDF. Um einen Auszug der gefilterten Werte als PDF zu erhalten und diese z.B. im Rechnungstool der Rechnung beizufügen, klickst du auf das Dokumenten Icon . Es öffnet sich das Drucken Fenster deines Browsers. Hier kannst du nun verschiedene Einstellungen (abhängig vom Browser) vornehmen und den Auszug drucken oder als PDF speichern. Hierbei werden die Gruppen, Summen und Spaltenfilter, die du ausgewählt hast, berücksichtigt. [!NOTE] Tipp: Du kannst unter Einstellungen > Allgemeines dein Logo hinterlegen, damit es auf dem PDF erscheint. Als Tabelle im Excel Format (.xlsx) Exportiere die Rohdaten oder erstelle einen formatierten Export. Über die Filteroptionen kannst du den Export (nur verfügbar für PDF Format und den formatierten Export) nach deinen Wünschen formatieren, in dem du die Daten gruppierst, summierst oder sortierst. Lege außerdem die zu exportierenden Spalten fest oder entscheide wie die Daten gerundet werden sollen. Weitere Informationen zum Thema Export findest du hier. Zeiten bearbeiten Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Zeiten in der Auswertungsansicht zu bearbeiten. Einzelne Zeiten bearbeiten Du kannst über den Aktions Button einer Zeit das Bearbeitungsfenster öffnen, um den Eintrag zu bearbeiten. Mehrere Zeiten gleichzeitig bearbeiten Du kannst auch mehrere Zeiten gleichzeitig bearbeiten, z.B. um sie als abgerechnet zu markieren. Unter Berücksichtigung deiner Rechte (Rechtemanagement) kannst du für mehrere Zeiteinträge gleichzeitig die Tätigkeit, das Projekt, die Aufgabe, den\ die User\ in ändern oder auch Zeiteinträge löschen. Wähle dazu über die Checkboxen links neben der Liste der Zeiten einzelne Zeiten oder ganze Gruppen aus. Die Checkboxen tauchen auf, wenn du mit der Maus über die Aufgabenzeilen oder die Gruppen gehst. Es erscheint ein Aktionsmenü am unteren Rand des Screens. Hier kannst du jetzt verschiedene Aktionen vornehmen oder die Selektion wieder aufheben. [!WARNING] Hinweis: Aktuell können leider nicht alle Zeiteinträge per Klick markiert werden. Wenn du aber eine Gruppierung eingestellt hast, kannst du die Zeiteinträge pro Gruppierung per Klick markieren und musst nicht alle Zeiten einzeln anklicken. Zeiten als abgerechnet markieren Du kannst einfach alle Zeiten in deinem Report als abgerechnet markieren. Baue dir dazu deinen gewünschten Filter und klicke dann oben rechts auf das Dollar Icon und wähle dort Auf abgerechnet setzen . [!WARNING] Hinweis : Nur Zeiten, die noch nicht als abgerechnet markiert wurden, können zu Rechnungen übertragen werden. Rechnungen erstellen Die Weiterberechnung der Zeiten erfolgt durch integrierte Rechnungstools. Klicke dazu auf das Dollar Icon oben rechts und wähle Rechnung erzeugen . [!WARNING] Hinweis : In Rechnung gestellte Zeiten können nicht mehr bearbeitet werden. Nur der Admin hat das Recht eine bereits als abgerechnet markierte Zeit wieder auf nicht abgerechnet zu setzen, wodurch die Zeit dann wieder bearbeitet werden kann. Hier erfährst du mehr über das Abrechnen von Zeiten. FAQ Werden die Pausen (pausierte Zeiten) bei der Zeiterfassung in der Auswertung angezeigt? Pausierte Zeiten werden hier erstmal nicht angezeigt. Wenn du über den Aktionsbutton eines Zeiterfassungseintrags auf Bearbeiten klickst, kannst du die pausierte Zeit/Dauer einsehen. Die pausierte Zeit kann nicht geändert, jedoch gelöscht werden. Die pausierte Zeit kann nur gelöscht werden, wenn der Zeiteintrag noch nicht auf "abgerechnet" steht. Weitere Informationen findest du hier. Kann ich den Planaufwand von Aufgaben auswerten? Ja, hierfür gibt es eine Spalte die du hinzufügen kannst. In dieser Spalte siehst du den gesamt geplanten Aufwand einer Aufgabe unabhängig vom ausgewählten Zeitraum des Berichts. Das bedeutet: Wenn eine Aufgabe insgesamt 10 Stunden geplanten Aufwand hat, der Bericht aber nur den aktuellen Monat umfasst, zeigen wir trotzdem die vollen 10 Stunden an also nicht nur den Anteil im ausgewählten Zeitraum. Warum ist in meiner PDF Datei eine URL sichtbar? Wenn z.B. unten ein Link auf dem PDF sichtbar ist, liegt das wahrscheinlich an deinen Druckeinstellungen. Hier müssen diese Informationen im Drucken Fenster deaktiviert werden.
Erinnerungen für die Zeiterfassung Nutze die Tages und Wochenübersicht In dem Menü Punkt Zeiten findest du eine visuelle Übersicht über die Zeiten. In der Tagesansicht kannst du dir einzelne Tage ansc
Erinnerungen für die Zeiterfassung Nutze die Tages und Wochenübersicht In dem Menü Punkt Zeiten findest du eine visuelle Übersicht über die Zeiten. In der Tagesansicht kannst du dir einzelne Tage anschauen und Lücken in den Tagen sofort erkennen. In der Wochenansicht bekommst du eine Übersicht über die gesamte Woche und kannst leicht checken, ob du an bestimmten Tagen etwas noch nicht erfasst hast. Nutze die Zeitauswertungen z.B. als Dashboard Widget Sofern du Zugriff auf die Zeitauswertungen hast, kannst du dir ein eigenes Dashboard Widget bauen, in dem du deine erfassten Zeiten des aktuellen Tages oder von einer gespeicherten Zeitauswertung sehen kannst. Gespeicherte Zeitauswertung Schritt 1 Erstelle dazu zuerst eine Zeitauswertung für deine\ n User\ in. Hier erfährst du wie das geht. Schritt 2 Füge eine neues Widget zu deinem Dashboard hinzu und wähle die soeben gespeicherte Zeitauswertung aus. Hier erfährst du wie du dein Dashboard bearbeitest. Aktiviere die wöchentlichen und monatlichen Reports (E Mails) Nutze die E Mail Reports von awork, um am Ende der Woche oder Ende des Monats eine Übersicht über deine erfassten Zeiten zu erhalten. In der E Mail siehst du auf einen Blick, an welchen Tagen du Zeiten erfasst hast (und wie viel) und ob ggf. noch welche nachgetragen werden müssen. Die Reports kannst du in deinem Account aktivieren. Hier erfährst du mehr dazu.
Connect Trust Connect Trust reduziert den Aufwand bei wiederkehrender Zusammenarbeit. Workspace Admins können externe Workspaces als vertrauenswürdige Partner festlegen, sodass Connect Einladungen von
Connect Trust Connect Trust reduziert den Aufwand bei wiederkehrender Zusammenarbeit. Workspace Admins können externe Workspaces als vertrauenswürdige Partner festlegen, sodass Connect Einladungen von diesen Workspaces automatisch akzeptiert werden. Keine Genehmigungen. Keine Verzögerungen. Sofortige Zusammenarbeit mit Personen, denen du bereits vertraust. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Vereinfachte Zusammenarbeit mit Partnern ​ Genehmigungsschritte für bekannte Partner überspringen. Schnelleres Onboarding für gemeinsame Projekte Externe Teammitglieder können sofort Aufgaben zugewiesen bekommen, auf Projekte gebucht werden und direkt loslegen ohne auf die Annahme der Einladung zu warten. Weniger Administrationsaufwand Keine wiederkehrende Genehmigungsarbeit mehr für Connect Einladungen von bekannten Partnern. So verwendest du Connect Trust Workspace Admins konfigurieren Connect Trust in den Workspace Einstellungen. Einen vertrauenswürdigen Workspace hinzufügen 1. Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) 2. Wähle Connect 3. Klicke im Abschnitt Vertrauenswürdige Workspaces auf + Hinzufügen . 1) Gib die Workspace ID oder URL des Partner Workspaces ein. 2) Klicke auf Speichern . Nach dem Speichern erscheint ein Badge, das die Vertrauensverbindung bestätigt. [!NOTE] Wichtig: Das Vertrauen legt immer der empfangende Workspace fest. So funktioniert Connect Trust Wenn ein vertrauenswürdiger Workspace eine Connect Einladung an Nutzer in deinem Workspace sendet, wird die Einladung automatisch akzeptiert. Automatische Akzeptanz ​ Einladungen von vertrauenswürdigen Workspaces überspringen den manuellen Genehmigungsprozess. Kontrolle auf Workspace Ebene ​ Der empfangende Workspace muss das Vertrauen zuerst aktivieren. [!CAUTION] Sicherheitsfallback für Multi Workspace Nutzer: Wenn ein Nutzer zu mehreren Workspaces gehört und der richtige nicht eindeutig bestimmt werden kann, greift der Standard Genehmigungsablauf, um sicherzustellen, dass Nutzer nie mit dem falschen Workspace verbunden werden. Berechtigungen und Zugriffskontrolle Workspace Admins können vertrauenswürdige Workspaces hinzufügen und löschen. Normale Teammitglieder können Einstellungen für vertrauenswürdige Workspaces nicht einsehen oder ändern. Bekannte Einschränkungen und Hinweise Vertrauen ist standardmäßig einseitig . Wenn Workspace A Workspace B vertraut, werden nur Einladungen von B an A automatisch akzeptiert. Für beidseitiges Vertrauen müssen beide Workspaces sich gegenseitig als vertrauenswürdig hinzufügen. FAQ Wer kann Connect Trust konfigurieren? Nur Workspace Admins können vertrauenswürdige Workspaces hinzufügen oder entfernen. Werden Connect Einladungen immer automatisch akzeptiert? Nur Einladungen, die von einem vertrauenswürdigen Workspace an den empfangenden Workspace gesendet werden, werden automatisch akzeptiert. Was passiert, wenn ein Nutzer zu mehreren Workspaces gehört? Wenn das System den richtigen Workspace nicht eindeutig bestimmen kann, durchläuft die Einladung den normalen Genehmigungsprozess. Ist Connect Trust standardmäßig bidirektional? Nein. Beide Workspaces müssen sich gegenseitig hinzufügen, damit Einladungen in beide Richtungen automatisch akzeptiert werden. Können normale Teammitglieder vertrauenswürdige Workspaces sehen? Nein. Einstellungen für vertrauenswürdige Workspaces sind nur für Workspace Admins sichtbar.
Gäste in externe User umwandeln [!CAUTION] Der Artikel bezieht sich nur auf Workspaces, die vor dem 21.06.2024 erstellt wurden und bei denen noch Gastlizenzen aktiv sind. Wie du Gäste in externe User\
Gäste in externe User umwandeln [!CAUTION] Der Artikel bezieht sich nur auf Workspaces, die vor dem 21.06.2024 erstellt wurden und bei denen noch Gastlizenzen aktiv sind. Wie du Gäste in externe User\ innen umwandeln kannst, um nahtlos über Projekte zu kommunizieren. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Flexibilität: Lade Partner\ innen, Kund\ innen oder Freelancer\ innen ohne feste Benutzerlizenz in Projekte ein. Kollaboration: Teile Zugriff auf Projekte mit denselben Funktionen wie bei Gästelizenzen. Wie funktioniert die Umwandlung? 1. Navigiere zu Einstellungen > Rechtemanagement im linken Menü. 2. Scrolle nach unten zur Liste der zugewiesenen Berechtigungsrollen. 3. Gib das Wort "Gast" in die Suchleiste oben links ein, um alle Gastnutzer\ innen zu sehen. 4. Wähle einen Gast zur Umwandlung aus und klicke auf das Connect Symbol neben der Berechtigungsrolle der User\ in. 5. Nach Bestätigung erhält der Gast ein Popup in awork, wenn er deinen Workspace das nächste Mal besucht ( Hinweis: Ein Neuladen der Seite kann notwendig sein). 6. Nach Akzeptieren der Migration erhält der Gast seinen eigenen kostenlosen awork Workspace und Zugang zu deinem gemeinsamen Projekt. Wichtige Informationen Eine Person mit einer vollen awork Lizenz kann NICHT zu einer externen Person migriert werden. Deaktivierte Gäste können zu externen Personen migriert werden. Wenn durch die Migration eine volle Lizenz freigeworden ist, kannst du unter Einstellungen > Plan verwalten die Anzahl der Lizenzen reduzieren. Dies wird bei der nächsten Rechnungsstellung berücksichtigt.
awork Connect - Lade deine externen Partner\*innen ein
awork Connect Lade deine externen Partner\ innen ein Mit awork Connect schließt du die Lücke zwischen deinem Projektteam und deinen externen Partner\ innen, indem du dein Projekt einfach, direkt und k
awork Connect Lade deine externen Partner\ innen ein Mit awork Connect schließt du die Lücke zwischen deinem Projektteam und deinen externen Partner\ innen, indem du dein Projekt einfach, direkt und kostenlos mit externen Personen teilst. Lade diese mit awork Connect zur Kollaboration in dein Projekt ein und los geht's ganz gleich ob Agenturen, Kund\ innen oder Freelancer\ innen. 🪢 Du bist ein\ e externe\ r Partner\ in? Dann schaue dir hier den awork Connect Artikel für externe User an. Wie funktioniert awork Connect? Ein externer User erhält Zugriff auf ein Projekt eines anderen Workspaces. Sobald die Einladung angenommen wurde, erscheint das freigegebene Projekt direkt im Workspace der externen Person. Voraussetzung dafür ist, dass die eingeladene Person bereits einen bestehenden Workspace hat oder alternativ einen kostenlosen awork Connect Workspace einrichtet. Die Einladung enthält alle notwendigen Informationen, damit der Einstieg reibungslos funktioniert. Externe Personen einladen Wie geht das? Welche Einladungswege gibt es? Du kannst externe Personen auf vier Arten einladen: 1. Projekt Home: über das Icon Teammitglieder hinzufügen oder entfernen → Externe User einladen 2. Projekt Home: über den Connect Button oben rechts 3. Projekt Home: über den Aktions Button → Mitglieder zuweisen → Externe User einladen 4. In den Projekteinstellungen im Abschnitt Zugewiesene User → + Hinzufügen → Externe User einladen [!IMPORTANT] ☝️ Hinweis : Während der Projekterstellung können keine externen Personen hinzugefügt werden. Du musst das Projekt zuerst erstellen. 💡 Tipp: Wenn du eine externe Person bereits zu einem anderen Projekt eingeladen hast, wird sie dir automatisch vorgeschlagen, sobald du die ersten Buchstaben ihrer E Mail Adresse eingibst. Nach der Einladung Was passiert dann? Der externe User erhält eine Einladung per E Mail sowie Informationen zur weiteren Nutzung. Nach Annahme der Einladung erscheint die Person in den Projekteinstellungen unter „Zugewiesene User“. Dort kannst du eine projektspezifische Berechtigungsrolle zuweisen oder nachträglich ändern. Du kannst beliebig viele externe Personen zu einem Projekt einladen. Sobald sie der Einladung folgen, werden sie im Projekt sichtbar. Wird die Einladung innerhalb von drei Tagen nicht angenommen, erhält die externe Person automatisch eine Erinnerungs E Mail. Nach der Annahme der Einladung bekommt die einladende Person eine Benachrichtigung per E Mail. Externe Einladungen steuern Connect im Workspace aktivieren/deaktivieren Unter Einstellungen → Allgemein findest du den Button „Erlauben externe Personen zu Projekten einzuladen (Connect)“ . Wenn du diesen Button deaktivierst: Bestehende externe Verbindungen bleiben aktiv. Neue Einladungen sind jedoch nicht möglich. Du kannst die Funktion jederzeit wieder aktivieren. Verwaltung und Zusammenarbeit mit externen Personen Wo finde ich einen Überblick über externe Personen? In den allgemeinen Workspace Einstellungen gibt es den Menüpunkt „Connect“ . Dort sind alle externen Personen deines Workspaces aufgelistet, inklusive der Information, zu welchem Projekt sie gehören und wann sie zuletzt aktiv waren. Über das Drei Punkte Menü neben einer Person kannst du direkt das Projekt öffnen oder die Person aus dem Projekt entfernen. Die Liste kann nach letzter Aktivität, Projekt oder User sortiert und gruppiert werden. Mithilfe des Suchfelds kannst du gezielt nach Name, E Mail Adresse, Projekt oder Workspace suchen. Welche Möglichkeiten habe ich mit externen Personen im Projekt? Wenn ein Projekt für eine externe Person freigegeben ist, kannst du diese Person auf Aufgaben innerhalb des Projekts besetzen. Außerdem kannst du sie im Aktivitätslog sowohl im Projekt selbst als auch in den Projektaufgaben erwähnen. Nimmt die externe Person Änderungen vor, etwa indem sie den Status einer Aufgabe ändert, wirst du wie gewohnt entsprechend deiner Accounteinstellungen benachrichtigt. Was ist mit externen Personen nicht möglich? Sie erscheinen nicht im Menüpunkt „User“ , sondern nur in der Connect Übersicht in den Einstellungen. Sie können im Planer (Workload und Kalender) nicht ausgewählt werden. Sie können nicht zu Teams hinzugefügt werden. Es ist nicht möglich, Aufgabenfilter mit ihnen zu teilen. In Aufgaben , Projekt und Zeitauswertungsfiltern lassen sie sich nicht verwenden. In Automatisierungen können sie nicht direkt als User ausgewählt werden allerdings ist die Auswahl über ihre projektspezifische Berechtigungsrolle möglich. Sie können Aufgaben aus freigegebenen Projekten nicht eigenständig in den Kalender oder Planer einplanen. Rechtemanagement Berechtigungsrollen für externe User\ innen Eine externe Person erhält stets automatisch eine projektspezifische Berechtigungsrolle(Definiert speziell für externe User) für das freigegebene Projekt. Die allgemeine Berechtigungsrolle der Person in ihrem eigenen Workspace spielt keine Rolle, weil der Zugriff ausschließlich dieses eine geteilte Projekt betrifft und der Workspace, in dem das Projekt erstellt wurde, die Berechtigungen bestimmt. Rollen für externe User festlegen und ändern Beim Erstellen einer neuen projektspezifischen Berechtigungsrolle kann festgelegt werden, ob diese Rolle für externe User gelten soll. Diese Einstellung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. In denProjektdetails können keine Bearbeitungsrechte für externe Personen vergeben werden. Inhalte vor externen Personen verbergen Welche Inhalte können verborgen werden? Du kannst entweder ganze Aufgabenlisten oder einzelne Kommentare für externe Personen unsichtbar machen. Diese Möglichkeit erlaubt dir, weiterhin eine klare interne Kommunikation zu pflegen, ohne auf zusätzliche Tools ausweichen zu müssen. Um einen Kommentar zu verbergen, aktivierst du im Kommentarfeld den Button mit dem Augen Symbol. Wenn der Button aktiv ist, erscheint er rot hinterlegt und der Kommentar ist für externe Personen nicht sichtbar. Möchtest du den Kommentar wieder freigeben, kannst du ihn bearbeiten und den Button deaktivieren. Ganze Aufgabenlisten zeigen oder verbergen Wenn du eine komplette Aufgabenliste verbergen möchtest, öffnest du das Drei Punkte Menü der Liste und wählst „Verbergen für externe User“. Oberhalb der Liste erscheint dann ein Hinweis, dass sie verborgen ist. Um die Liste wieder sichtbar zu machen, klickst du erneut in das Menü und wählst „Zeigen für externe User“. Die Hinweisnotiz verschwindet anschließend. Kann ich nur einzelne Aufgaben sichtbar machen? Es ist möglich, Aufgaben vollständig vor externen Personen zu verbergen, sodass sie ausschließlich die Aufgaben sehen, auf die sie direkt besetzt sind. Dazu legst du in der projektspezifischen Berechtigungsrolle fest, dass externe User keine allgemeinen Aufgabenrechte haben. Die externe Person sieht dann lediglich die zugewiesenen Aufgaben im Tab „Meine Aufgaben“ und kann über den Aufgabenfilter „Meine Aufgaben“ darauf zugreifen. FAQ Kann ich die eigenen Mitarbeitenden über awork Connect zu meinen Projekten einladen? Es ist nicht möglich, User mit der selben E Mail Domain über awork Connect einzuladen. awork Connect ist dafür vorgesehen, mit externen Usern zusammenzuarbeiten. Interne Nutzer müssen über eine Lizenz in eurem Workspace verfügen. Für den Abgleich ist die Domain der Workspace Ersteller\ innen ausschlaggebend. Gibt es valide Gründe, warum du deine Mitarbeitenden zu deinen Projekten über awork Connect einladen möchtest? Melde dich in diesem Fall gerne bei unserem Support. Wir prüfen dein Anliegen dann individuell. Kann ich awork Connect in der 14 tägigen Testphase nutzen? Ja, awork Connect kann in der kostenlosen Testphase uneingeschränkt ausprobiert werden. Was passiert, wenn die Testphase oder das Abo endet? Wenn die Testphase oder das Abo des einladenden Workspaces endet, sieht die externe Person eine Hinweisbox im Projekt. Sie kann weiterhin Aufgaben erstellen und deren Status ändern, Kommentare auf Projektebene sind jedoch vorübergehend nicht möglich. Sobald der Workspace wieder in einem kostenpflichtigen Plan aktiv ist, verschwindet die Hinweisbox und das Kommentieren auf Projektebene wird wieder erlaubt. Wie erkenne ich externe User\ innen im Workspace? Am Profilbild von externen User\ innen wird rechts unten das Workspace Logo dieser Person angezeigt. Alle Projektmitglieder können die externe Person sehen. Kann eine Person, mit einer vollen awork Lizenz zu einer externen Person migriert werden? Nein, interne User können nicht zu Connect Usern umgewandelt werden. Wie funktioniert awork Connect, wenn z.B. Kunden\ innen awork bisher noch nicht nutzen? Die Kund\ innen erhalten eine Einladung per E Mail und werden dann aufgefordert, sich bei awork zu registrieren und einen eigenen Workspace zu erstellen, in dem das geteilte Projekt angezeigt wird. Was passiert mit den bisherigen Gast Lizenzen? Früher konntest du externe Personen als Gäste hinzufügen. Diese Funktion wurde durch awork Connect ersetzt. Bestehende Gäste können zu externen Personen migriert werden. Weitere Informationen dazu findest du in einem eigenen Artikel. Können externe Personen auf den Planer zugreifen? Ja, aber diese sehen nur sich als User und nur das geteilte Projekt und eigene Projekte. Sie können keine Aufgaben oder Projekte planen. Steht mir awork Connect automatisch zur Verfügung oder muss ich das hinzubuchen? awork Connect steht jedem awork Kunden unabhängig vom Plan zur Verfügung. Es muss nichts hinzugebucht werden und es entstehen keine extra Kosten. Sieht die externe Person in dem geteilten Projekt auch alle anderen User? Ja, externe User können alle Projektmitglieder sehen. Funktionieren die Automatisierungen auch mit externen Personen? Die externen Personen selbst können nicht als individuelle User in der Automatisierung ausgewählt werden. Dies Auswahl von externen Nutzern ist jedoch über die projektspezifische Berechtigungsrolle möglich. Können externe Personen auch bei API Integrationen berücksichtigt werden? Externe Personen werden bei dem Erstellen von Integration über unsere API aufgelistet und können somit auch ausgewählt werden. Diese werden auch als "extern" markiert. Kann ich beliebig viele Projekte mit einer externen Person teilen? Du kannst externen Personen zu beliebig vielen Projekten einladen. Wo werden die Zeiten der externen Person erfasst? Die Zeiten werden in dem Workspace erfasst, in dem das freigegebene Projekt initial erstellen worden ist. Das entspricht dem einladenden Workspace. Kann die externe Person die erfassten Zeiten in dem eigenen Workspace unter "Zeitauswertungen" auswerten? Die externe Person sieht ihre eigenen Zeiten links im Menü unter "Zeiten", jedoch nicht bei den Zeitauswertungen. Können andere User Zeiten für Externe User erfassen? Nein, nur externe Nutzer selbst können ihre eigene Zeit erfassen. Andere User können keine Zeiteinträge für Connect User erstellen. Wie wird der Datenschutz gewährleistet? Wir können Datenschutz garantieren, weil externe User nicht mit dem gesamten Workspace verbunden sind, sondern wirklich nur mit dem Projekt. Kostet es etwas, externe User in den Workspace zu integrieren? Nein, awork Connect ist als Feature in allen Plänen enthälten und verursacht keine weiteren Kosten. Wer kann externe Personen einladen? Personen, die Bearbeitungsrechte auf Projekte haben können externe Personen zu Projekten hinzufügen.
Eine neue Aufgabe erstellen Aufgaben sind in awork das Herzstück der Arbeitsorganisation. Du kannst darin ausführliche Briefings schreiben, gemeinsam im Team daran arbeiten, Zeiten erfassen und den Fo
Eine neue Aufgabe erstellen Aufgaben sind in awork das Herzstück der Arbeitsorganisation. Du kannst darin ausführliche Briefings schreiben, gemeinsam im Team daran arbeiten, Zeiten erfassen und den Fortschritt transparent machen. Was Aufgaben alles können und was die einzelnen Felder bedeuten, findest du im Artikel zu den Aufgabendetails. So erstellst du eine Aufgabe Du kannst Aufgaben an mehreren Stellen anlegen: über den Schnellaktionsbutton + in der schwebenden Aktionsleiste am unteren Bildschirmrand: Aufgabe hinzufügen per Shortcut im Projekt: Aufgaben , Board oder Timelineansicht E Mails weiterleiten Aufgabe über den Quick Creator erstellen 1. Das Pop up zum Anlegen neuer Aufgaben erreichst du über mehrere Wege in awork (z. B. über den Schnellaktionsbutton oder den Shortcut ). 2. Gib im Textfeld den Titel der Aufgabe ein. 3. Klicke auf Details hinzufügen , um weitere Infos zu ergänzen. 4. Speichere mit oder klicke auf Speichern . [!NOTE] Nach dem Speichern bleibt das Fenster offen, sodass du direkt die nächste Aufgabe anlegen kannst. Zum Schließen des Pop ups klickst du auf das Schließen Icon rechts oben, drückst oder klickst auf den Hintergrund (außerhalb des Quickcreators). Das Klicken auf den Hintergrund funktioniert nur, wenn du noch keinen Text oder weitere Details eingegeben hast. Bei erfolgreicher Erstellung erscheint oben rechts im Fenster ein Bestätigungshinweis. Wenn du darauf klickst, gelangst du direkt zur Aufgabe. [!IMPORTANT] Tipp: Wenn du den Quickcreator zur Aufgabenerstellung innerhalb eines Projektes öffnest, ist dieses Projekt bereits vorausgewählt. Details mit Slash Befehlen ergänzen Du kannst Details auch ohne Maus hinzufügen. 1. Gib im Aufgabenfeld ein, um die Slash Commands zu starten. 2. Tippe oder wähle den Befehl aus, den du ausführen willst. [!IMPORTANT] Eine Liste verfügbarer Befehle wird dir eingeblendet, sobald du eingibst solange das Pop up geöffnet ist. Aufgabe in einem Projekt erstellen Klicke auf den + Aufgabe Button: Dieser befindet sich oben links im Reiter Aufgaben, Board oder Timeline eines Projektes. Oder klicke am Anfang einer Aufgabenliste in die Zeile Aufgabe hinzufügen . Alternativ: Bewege die Maus zwischen zwei Aufgaben an die gewünschte Position und klicke auf den Button + Aufgabe oder + Unteraufgabe . Aufgaben aus E Mails erstellen Du kannst private und Projektaufgaben erstellen, indem du E Mails weiterleitest. Mehr dazu findest du hier: Aufgaben über E Mails erstellen. Best practices Nutze Slash Befehle , um Details ohne Maus zu ergänzen Starte im Projekt , wenn die Aufgabe direkt dem richtigen Projekt zugeordnet sein soll (Projekt ist dann vorausgewählt) Öffne die Aufgabe über den Bestätigungshinweis , um nach dem Erstellen direkt weiterzuarbeiten FAQ Wie kann ich neue Aufgaben erstellen? Du kannst Aufgaben über den Schnellaktionsbutton + in der schwebenden Aktionsleiste am unteren Bildschirmrand hinzufügen, per Shortcut , in einem Projekt oder über weitergeleitete E Mails erstellen. Wie funktionieren Slash Befehle beim Erstellen? Gib im Aufgabenfeld ein, um die Slash Commands zu starten. Danach kannst du den gewünschten Befehl tippen oder auswählen. Die Liste verfügbarer Befehle siehst du solange das Pop up geöffnet ist. Wie schließe ich das Pop up des Quickcreators? Du kannst das Fenster über das Schließen Icon oben rechts, mit oder per Klick auf den Hintergrund schließen. Der Klick auf den Hintergrund funktioniert nur, wenn du noch keinen Text oder weitere Details eingegeben hast.
Private Aufgaben vs. Projektaufgaben Private Aufgaben sind für deinen persönlichen Arbeitsalltag gedacht. Projektaufgaben gehören zu einem Projekt und sind für alle sichtbar, die die Aufgaben des Proj
Private Aufgaben vs. Projektaufgaben Private Aufgaben sind für deinen persönlichen Arbeitsalltag gedacht. Projektaufgaben gehören zu einem Projekt und sind für alle sichtbar, die die Aufgaben des Projekts sehen dürfen. Hauptvorteile und Anwendungsfälle So hilft dir die Unterscheidung im Alltag: Privat bleibt privat – Private Aufgaben können nur von dir gesehen werden Kontrollierte Übergabe – Du kannst eine private Aufgabe an eine andere Person weitergeben, indem du sie zuweist Projektarbeit für alle mit Zugriff – Projektaufgaben sind sichtbar für alle User\ innen, die die Aufgaben des Projekts sehen dürfen So nutzt du private Aufgaben und Projektaufgaben Private Aufgabe erstellen 1. Erstelle eine Aufgabe über den Schnellaktionsbutton + in der schwebenden Aktionsleiste am unteren Bildschirmrand oder per Shortcut T 2. Wähle kein Projekt aus 3. Speichere die Aufgabe – sie ist automatisch eine private Aufgabe Private Aufgaben finden und sortieren Um deine privaten Aufgaben anzuzeigen und zu organisieren, navigiere zu den Ansichten. Deine privaten Aufgaben werden in den Standard Ansichten Private Aufgaben und Meine Aufgaben aufgeführt. Wenn du in der Ansicht Meine Aufgaben nach Projekt gruppierst, erhält jede private Aufgabe eine eigene Liste. Projektaufgabe erstellen (oder aus privat machen) Erstelle eine Aufgabe mit Projektbezug, indem du beim Erstellen ein Projekt auswählst Oder weise einer bestehenden privaten Aufgabe ein Projekt zu. Die Aufgabe wird in das Projekt verschoben und ist dann eine Projektaufgabe. [!CAUTION] Wichtig: Sobald eine Aufgabe einen Projektbezug hat, können alle User\ innen, die die Aufgaben des Projekts sehen dürfen, auch diese Aufgabe sehen. Einschränkungen und Hinweise Keine Mehrfach Zuweisung – Andere User\ innen haben keinen Zugriff auf deine privaten Aufgaben, daher ist Mehrfach Zuweisung nicht möglich Keine Aufgabenlisten – Private Aufgaben können keinen eigens erstellten Aufgabenlisten angehören Status eingeschränkt – Bei privaten Aufgaben können keine bestehenden Status geändert oder eigene Status erstellt werden Sprache der Aufgabenstatus nicht wählbar Aufgabenstatus werden in der Sprache angezeigt, die beim Erstellen des Workspaces ausgewählt wurde FAQ Wer kann meine privaten Aufgaben sehen? Private Aufgaben können nur von dir selbst gesehen werden, außer du weist sie einer anderen Person zu. Was passiert, wenn ich eine private Aufgabe an eine andere Person zuweise? Du kannst eine private Aufgabe weitergeben, indem du eine andere Person zuweist. Du siehst die Aufgabe trotzdem weiterhin in deinem Aufgabenfilter Meine Aufgaben . Kann ich private Aufgaben mehreren Personen zuweisen? Nein. Für private Aufgaben ist keine Mehrfach Zuweisung möglich. Kann ich private Aufgaben in eigenen Aufgabenlisten organisieren? Nein. Private Aufgaben können keinen eigens erstellten Aufgabenlisten angehören.
Unteraufgaben in awork Hier erfährst du, wie du Unteraufgaben in awork nutzen kannst, um deine Projekte besser zu organisieren und zu verwalten. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Verbessere die Übersi
Unteraufgaben in awork Hier erfährst du, wie du Unteraufgaben in awork nutzen kannst, um deine Projekte besser zu organisieren und zu verwalten. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Verbessere die Übersichtlichkeit: Unteraufgaben bringen Struktur in größere Projekte. Einfache Bearbeitung: Du kannst Aufgaben einfach in Unteraufgaben umwandeln oder umsortieren. Flexibilität: Unteraufgaben lassen sich anpassen, ohne die Hauptaufgabe zu beeinflussen. Unteraufgaben erstellen Du kannst Aufgaben in awork in Unteraufgaben umwandeln: 1. Drag & Drop verwenden: Du kannst Aufgaben in awork in Unteraufgaben umwandeln. Ziehe eine bestehende Aufgabe unter eine andere, um sie als Unteraufgabe zu verschachteln. 2. Neue Unteraufgaben anlegen: Klicke unterhalb einer Aufgabe auf + Unteraufgabe , um ein Eingabefeld zu öffnen. 3. Oberaufgabe zuordnen: Wähle beim Anlegen neuer Aufgaben die Option Details hinzufügen > Unter Aufgabe hängen , um eine Oberaufgabe auszuwählen, unter die die neue Aufgabe gehängt werden soll. Die Reihenfolge ändern Drag & Drop: Ändere die Reihenfolge und die Ebenen, indem du Aufgaben einfach ziehst. Checkliste in Unteraufgaben umwandeln Falls deine Aufgabe eine Checkliste hat und du diese in echte Aufgaben umwandeln möchtest, klicke auf den Aktions Button neben der Checkliste und wähle In Aufgaben umwandeln . Fortschritt und erfasste Zeit Eine Aufgabe mit Unteraufgaben zeigt in der Detail sowie Listenansicht die gesamte erfasste Zeit und den Fortschritt an, einschließlich der Unteraufgaben. Unteraufgaben im Board und in der Timeline Board Ansicht: Nur die obersten Aufgaben werden angezeigt. Mit einem Klick auf Aus /Einklappen siehst du die Unteraufgaben. Timeline: Hier kannst du sowohl Ober als auch Unteraufgaben planen und Abhängigkeiten festlegen. Unteraufgaben sind durch ein Icon und den Namen der Oberaufgaben klar erkennbar. Unteraufgaben in Aufgabenfiltern Wenn du einen Aufgabenfilter erstellst, kann es sein, dass Unter sowie Oberaufgaben deinen Kriterien entsprechen. Oberaufgaben werden angezeigt, wenn sie dem Filter entsprechen, während Unteraufgaben auf der obersten Ebene erscheinen, falls ihre Oberaufgabe nicht angezeigt wird. FAQ Wie kann ich Unteraufgaben anlegen? Unteraufgaben kannst du per Drag & drop erstellen, indem du eine Aufgabe ziehst oder in der Aufgabenliste eine neue Unteraufgabe anlegst. Was passiert, wenn ich eine Oberaufgabe verschiebe? Wenn du eine übergeordnete Aufgabe auswählst, kommen die Unteraufgaben automatisch mit. Eine ganze Aufgabengruppe neu zuweisen oder verschieben geht in einer Aktion. Was passiert, wenn ich eine Unteraufgabe filtere? Wenn eine Unteraufgabe die Filterkriterien erfüllt, wird sie in der Ergebnisliste angezeigt, auch wenn die Oberaufgabe nicht gezeigt wird.
Alle Details der Aufgaben In den Aufgabendetails siehst du die Aufgabe samt Infos und Fortschritt und kannst sie direkt bearbeiten. Hauptfunktionen Die Aufgabendetails sind dein Kontrollzentrum für al
Alle Details der Aufgaben In den Aufgabendetails siehst du die Aufgabe samt Infos und Fortschritt und kannst sie direkt bearbeiten. Hauptfunktionen Die Aufgabendetails sind dein Kontrollzentrum für alles, was an einer Aufgabe dranhängt: Infos schnell prüfen und ändern – Name, Beschreibung, Status, Daten, Tags und mehr Zusammenarbeit bündeln – Kommentare, @Erwähnungen, Dateien und Aktivitätslog an einem Ort Planung & Auswertung – Planaufwand, erfasste Zeiten, verbleibender Aufwand und Kalenderplanung Benachrichtigungen steuern – über das Glocken Icon und die Liste der Beobachter\ innen Aufgabenname und Beschreibung Der Aufgabenname ist der Titel der Aufgabe. Die Beschreibung ermöglicht es dir, z.B. ausführliche Briefings zu verfassen. Die Toolbar des Text Editors unterstützt folgende Formatierungen: Textgrößen : Header, Titel, Untertitel, Text Textstile : Fett, Kursiv, Durchgestrichen, Unterstrichen Code : Darstellung mit entsprechender Schriftart Links : Einfügen von Hyperlinks Zitat : Zitate einfügen Listen : Nummerierte und nicht nummerierte Listen, Checklisten Abschnittstrennlinie : Ästhetische Trennung von Inhalten Dateien : Anhängen von Dateien Die Toolbar erscheint, wenn dein Cursor in einer leeren Zeile steht (klicke auf den + Button ) oder wenn du Text markierst. [!IMPORTANT] Markiere Text in einer Aufgabe und frag AI , um: Übersetzungen anzufordern Zusammenfassungen zu erstellen Nächste Schritte vorzuschlagen Unteraufgaben zu generieren Aufgabenstatus Jede Aufgabe hat einen aktuellen Status . Du wechselst ihn über das runde Status Symbol. [!NOTE] Für private Aufgaben gibt es ein Standardset aus fünf Status. Diese können nicht bearbeitet werden. Für Projektaufgaben lassen sich Status in jedem Projekt selbst definieren. Sie sind gleichzeitig die Spalten im Kanban Board des Projekts. Farbliche Bedeutung der Aufgabenstatus Grau / Blau (To Do) : Aufgaben, an denen noch nicht aktiv gearbeitet wird. Gelb (In Arbeit) : Aufgaben, an denen aktiv gearbeitet wird. Lila (In Freigabe) : Aufgaben in einer Feedback oder Freigabeschleife. Rot (Geblockt) : Aufgaben, die aktuell nicht bearbeitet oder zurückgestellt werden. Grün (Fertig) : Aufgaben, die abgeschlossen sind. Projekt und Aufgabenlisten [!IMPORTANT] Eine Aufgabe in einem Projekt ist eine Projektaufgabe , während eine Aufgabe ohne Projekt eine private Aufgabe ist. Du kannst das Projekt einer Aufgabe im Bearbeitungsfenster über den Aktions Button > Bearbeiten ändern. Alternativ kannst du direkt über den Aktions Button die Option Verschieben ins Projekt wählen. Aufgabenlisten (nur in Projekten) Aufgabenlisten gibt es nur in Projekten. Darum sind die Listen Felder nur bei Projektaufgaben sichtbar. [!WARNING] Eine Aufgabe kann in keiner, einer oder mehreren Listen gleichzeitig sein – es bleibt dieselbe Aufgabe. Wenn du sie in einer Liste abschließt, ist sie überall abgeschlossen. Eine Aufgabenliste ist die Primäre Liste . [!IMPORTANT] Erfasste Zeiten und Planaufwände werden nur für primäre Liste gezählt. Tätigkeit Die Tätigkeit kategorisiert Aufgaben und Zeiten. Das hilft bei Auswertung, Abrechnung und beim Filtern von Aufgaben und Zeiten. Jede Aufgabe muss genau einer Tätigkeit zugeordnet sein. Standardmäßig ist die zuletzt verwendete Tätigkeit vorausgewählt. Mehr dazu: Tätigkeiten richtig verwenden. Bearbeiter\ innen Du kannst Aufgaben den für dich sichtbaren User\ innen im Workspace zuweisen. Wenn eine Aufgabe zugewiesen ist, taucht sie in den Aufgabenfiltern der jeweiligen User\ innen auf. Beim Zuweisen werden außerdem die Benachrichtigungen für Updates dieser Aufgabe für die User\ innen aktiviert. [!IMPORTANT] Hinweis: Wenn der Status auf To Do steht, die Aufgabe noch keinen Bearbeiter hat und du sie auf In Arbeit setzt, wirst du automatisch als Bearbeiter\ in gesetzt. Eine oder mehrere Bearbeiter\ innen im Workspace Du kannst im Workspace einstellen, ob Aufgaben nur eine oder mehrere Bearbeiter\ innen haben dürfen. 1. Navigiere in die Einstellungen > wähle Workspace und scrolle zum Abschnitt Aufgaben 2. Aktiviere Eine Aufgabe kann mehrere Bearbeiter\ innen haben Nur eine\ n Bearbeiter\ in Wenn du mehrere Bearbeiter\ innen deaktivierst, kannst du nur eine\ n User\ in zuweisen. Eine neue Zuweisung ersetzt dann die vorherige. Mehrere Bearbeiter\ innen Wenn mehrere Bearbeiter\ innen aktiv sind, kannst du mehrere User\ innen nacheinander auswählen und einzeln entfernen. Über das Personen Icon in der User\ innen Auswahl kannst du alle Bearbeiter\ innen durch eine\ n User\ in ersetzen. [!NOTE] Hinweis: Mehrfach Zuweisung ist für private Aufgaben nicht möglich. Mehr dazu: Private Aufgaben vs. Projektaufgaben. Startdatum, Fälligkeit und Uhrzeiten Eine Aufgabe kann ein Start und ein Enddatum haben – oder nur eines von beiden. Wenn beide Felder gefüllt sind, wird die Aufgabe in der Projekt Timeline im Zeitstrahl angezeigt. Das Enddatum gilt als Fälligkeit . Dieses Feld wird in Listen und Übersichten angezeigt und genutzt, um bald fällige Aufgaben zu markieren. Neben dem Datum kannst du auch Uhrzeiten für Start und Ende setzen. awork setzt automatisch 8:00 Uhr (Start) und 18:00 Uhr (Ende). Checkliste Jede Aufgabe kann eine Checkliste mit beliebig vielen Einträgen haben. Ein Checklisten Eintrag hat nur zwei Status: offen und abgeschlossen . Einträge können beliebig lang sein und brechen automatisch um. Du kannst die Reihenfolge per Drag & Drop ändern und den Text durch Anklicken bearbeiten. Den Fortschritt der Checkliste siehst du in der Listenansicht der Aufgabe. Unteraufgaben In awork gibt es zwei Aufgabenebenen: Unter Aufgaben der ersten Ebene kannst du weitere Aufgaben hängen (Unteraufgaben). Das sind ganz normale Aufgaben mit allen Funktionen. In den Details einer Aufgabe auf der obersten Ebene gibt es den Bereich Aufgaben . Dort kannst du Unteraufgaben anlegen und sehen. In den Details einer Unteraufgabe kannst du zusätzlich eine Checkliste anlegen. Mehr dazu: Unteraufgaben. Planaufwand, erfasste Zeiten und Kalenderplanung Geplant Für jede Aufgabe kannst du einen geplanten Aufwand festlegen. Das ist der erwartete zeitliche Aufwand. Beim Festlegen kannst du wählen, ob der Planaufwand automatisch oder manuell auf die Bearbeiter\ innen verteilt wird: A = Automatisch – der zu verteilende Aufwand wird automatisch zugewiesen M = Manuell – der zu verteilende Aufwand wird manuell zugewiesen [!IMPORTANT] Der geplante Aufwand ist erforderlich, wenn die Aufgabe Auswirkungen auf die Workload haben und für die Kapazitätsplanung genutzt werden soll. Wenn du nur einen Gesamtwert festlegst, wird er gleichmäßig auf alle Bearbeiter\ innen verteilt. Du kannst aber auch pro User\ in einen eigenen Planaufwand eintragen. Erfasst In den Aufgabendetails und in Listen siehst du die Summe aller Zeiten, die auf die Aufgabe erfasst wurden. Um alle Zeiten einer Aufgabe anzusehen, gehe in die Detailansicht und klicke bei den Aufgaben KPIs auf den grünen Button Erfasst . Es öffnet sich ein Fenster mit allen erfassten Zeiten. Dort kannst du suchen und die Zeiten direkt exportieren. Im Kalender Wenn eine Aufgabe im Kalender eingeplant ist, siehst du die geplanten Einträge direkt in den Aufgabendetails. Klicke auf Im Kalender , um Datum, Uhrzeit und Dauer der eingeplanten Einträge anzuzeigen. Über den Aktionsbutton kannst du direkt Umplanen und den Zeitbereich anpassen oder die Planung entfernen . Dateien und Anhänge Du kannst einer Aufgabe beliebig viele Dateien anhängen (z. B. Bilder, PDFs). Lade sie über den Datei hochladen Button hoch bzw. das Büroklammer Icon in Kommentaren oder ziehe sie per Drag & Drop in die Aufgabe oder den Kommentar. [!IMPORTANT] Dateien, die du an ein Kommentar anhängst, tauchen automatisch auch als Anhang in der Aufgabe auf. Du kannst Dateien auch aus Google Drive oder OneDrive verknüpfen. Diese Dateien werden nur verlinkt. Andere Personen brauchen die entsprechenden Rechte im jeweiligen Drive, um sie zu öffnen. So geht’s: Google Drive & Microsoft OneDrive Integration. [!NOTE] Eine Vorschau von Google Drive oder OneDrive Dateien ist in awork aktuell nicht möglich. Dateien erwähnen Tippe @ und den Name der Datei (nur Dateien, die zur Aufgabe gehören), um auf diese in der Beschreibung oder einem Kommentar zu verweisen. [!NOTE] Hinweis: Wenn du ein Kommentar löschst, wird die angehängte Datei nicht automatisch aus der Aufgabe entfernt. Wenn du die Datei aus der Aufgabe löschst, ist sie auch im Kommentar nicht mehr erreichbar. Dateien aus Aufgaben kannst du im Projekt unter dem Tab Dateien einsehen – inklusive Hinweis, zu welcher Aufgabe die Datei gehört. Mehr dazu: Dateien in Projekten. Tags Aufgaben können Tags haben. Du kannst neue Tags erstellen oder aus dem Tag Pool auswählen. [!IMPORTANT] Projektaufgaben und private Aufgaben haben unterschiedliche Tag Pools. Entsprechend werden dir je nach Aufgabentyp unterschiedliche Tags vorgeschlagen. Mehr dazu: Tags verwenden. [!NOTE] Tags werden alphabetisch sortiert dargestellt. Prio Markierung Über das Flaggen Icon kannst du eine Aufgabe als Prio markieren . Die Markierung ist in den Details und Übersichten sichtbar. Du kannst danach filtern oder Automatisierungen darauf aufbauen. Aktivitätslog und Kommentare Im Aktivitätslog unterhalb der Aufgabendetails siehst du alle Veränderungen und Kommentare zur Aufgabe. Mit „@“ kannst du andere User\ innen erwähnen, um eine explizite Benachrichtigung auszulösen. Du kannst außerdem erwähnen: @Workspace – benachrichtigt jede\ n User\ in im Workspace @Aufgabe – benachrichtigt alle, die auf der Aufgabe besetzt sind oder das Glocken Icon aktiviert haben @"Team" (z. B. @Marketing) – benachrichtigt jedes Teammitglied Voraussetzungen für diese Benachrichtigungen: Profileinstellungen – die entsprechenden Benachrichtigungen sind aktiviert Glocken Icon – ist in der Aufgabe aktiviert Rechte – die Aufgabe ist gemäß Rechtemanagement sichtbar Benachrichtigungen und Beobachter\ innen Über das Glocken Icon oben rechts in den Aufgabendetails kannst du Benachrichtigungen für eine Aufgabe aktivieren oder deaktivieren. Mehr dazu: Benachrichtigungen erhalten oder abstellen. Als Beobachter\ in gelten User\ innen, die Benachrichtigungen für eine Aufgabe erhalten. Sie werden in den Aufgabendetails aufgelistet. Benachrichtigungen werden für eine\ n User\ in automatisch aktiviert, wenn er\ sie: Die Aufgabe erstellt hat Auf die Aufgabe besetzt wird In einem Kommentar erwähnt wurde Wenn du Benachrichtigungen deaktivierst, wirst du aus der Liste der Beteiligten entfernt und erhältst keine Updates mehr. Jede\ r User\ in kann nur sich selbst aus der Liste entfernen. Wichtig: Bearbeiter\ innen werden nicht zusätzlich unter den Beobachtenden angezeigt, obwohl sie Benachrichtigungen erhalten. Wiederkehr Regel Du kannst Aufgaben über das Icon mit dem Kreispfeil als wiederkehrend markieren. Mehr dazu: Wiederkehrende Aufgaben. Eigene Felder In den Aufgabendetails kannst du Eigene Felder verwenden. Mehr dazu: Eigene Felder (Custom Fields). Tipps und Best practices Du kannst die Größe der Detailansicht verändern: Fahre über den Rand der Detailansicht und ziehe die Ansicht größer oder kleiner. Beim To Do Status kannst du zwischen zwei Layouts wählen: grau oder mit blauem Hintergrund. FAQ Ich habe eine Aufgabe gelöscht. Kann diese wiederhergestellt werden? Ja. Wenn du versehentlich eine Aufgabe gelöscht hast, kann unser Support Team diese wiederherstellen. Kontaktiere dazu den Support und teile den Aufgabentitel mit. Kann ich die Detailansicht größer oder kleiner machen? Ja. Hover über den Rand der Detailansicht und ziehe die Ansicht größer oder kleiner. Können private Aufgaben mehrere Bearbeiter\ innen haben? Nein. Eine Multi Zuweisung von Bearbeiter\ innen ist für private Aufgaben nicht möglich. Gibt es ein Limit für die Dateigröße bei Anhängen? Nein. In awork gibt es kein Limit in Bezug auf die Dateigröße. Wie sehe ich alle erfassten Zeiten für eine Aufgabe? Öffne die Aufgabe in den Aufgabendetails und klicke bei den Aufgaben KPIs auf den grünen Button Erfasst . Dann öffnet sich ein Fenster mit allen erfassten Zeiten.
Den Kalender integrieren Mit der Kalender Integration kannst du deine Termine in Zeiten, im Kalender und im Planer von awork anzeigen lassen. Außerdem werden deine Termine in die Workload Berechnung e
Den Kalender integrieren Mit der Kalender Integration kannst du deine Termine in Zeiten, im Kalender und im Planer von awork anzeigen lassen. Außerdem werden deine Termine in die Workload Berechnung einbezogen oder du kannst Aufgaben aus awork automatisch in deinen Kalender synchronisieren. Deine Termine werden nicht in awork gespeichert und die Sichtbarkeit kann über die Einstellungen konfiguriert werden. Welche Kalender Anbieter unterstützt awork? awork unterstützt folgende Kalender Dienste: Google Workspace Microsoft (Outlook & Exchange) Apple iCloud Du kannst beliebig viele eigene Kalender verbinden gleicher oder unterschiedlicher Anbieter. [!WARNING] Bitte beachte: Es können lediglich Cloud basierte Microsoft Exchange Server verknüpft werden. awork unterstützt keine eigenständig gehosteten lokalen Exchange Server. Den Kalender verknüpfen Google & Microsoft 1. Starte die Integration in awork über: das Kalender Icon in Zeiten, Kalender oder Planer oder die Integrationsbibliothek unter Einstellungen > Integrationen. 2. Du wirst auf die Login Seite des Anbieters weitergeleitet. 3. Melde dich an und erlaube awork den Zugriff. 4. Wähle in awork die Kalendergruppen aus, die angezeigt werden sollen. Deine Termine erscheinen nun in awork. Anhand der Symbole erkennst du den jeweiligen Anbieter. Apple iCloud 1. Trage deine Apple ID im awork Popup ein. 2. Rufe appleid.apple.com auf und folge den Anweisungen in dem awork Popup. 3. Navigiere zum Abschnitt Sicherheit > Anwendungsspezifische Passwörter und generiere ein App Passwort 4. Bestätige in awork, dass du die Schritte befolgt hast 5. Gib das Passwort in awork ein. Deine Termine erscheinen nun in awork. Anhand der Symbole erkennst du den jeweiligen Anbieter. Die Kalender Einstellungen Dort, wo du die Integration gestartet hast, kannst du auch die Einstellungen bearbeiten. Kalender auswählen Wähle, welche Kalender angezeigt werden sollen Sichtbarkeit für andere User\ innen Lege über den Button Kalender teilen & für Workload nutzen fest, ob deine Kalenderevents für andere in awork sichtbar sind Über den Button Namen der Termine teilen (nur nicht private) legst du fest, dass Termin Namen im Planer sichtbar sind (außer private Termine). Abwesend Termine laden Du kannst Abwesend Termine aus deinem verknüpften Kalender laden und sie in awork als Abwesenheiten behandeln. Aktiviere oder deaktiviere dafür die Option „Abwesend“ Termine laden und als Abwesenheit behandeln in den Kalender Integrations­einstellungen. Ist diese Einstellung aktiviert: werden Abwesend Termine im awork Kalender angezeigt reduzieren diese die verfügbare Kapazität der User\ in im Workload des Planners wird die Gesamtdauer der Abwesend Zeiten pro Tag im Detail Popup des Workloads angezeigt analog zu Kalendereinträgen Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert und kann pro Nutzer\ in in den Kalender Integrations­einstellungen aktiviert werden. [!WARNING] Hinweis: awork erkennt Überschneidungen zwischen Abwesend Termine und bestehenden Abwesenheiten (aus awork oder externen Quellen). Wird eine Überschneidung festgestellt, wird die Zeit nicht doppelt berücksichtigt . Aufgaben Sync (nur Google & Microsoft) Aktiviere Aufgaben aus awork mit deinem Kalender synchronisieren , damit diese automatisch in deinen externen Kalender synchronisiert werden Wähle den Zielkalender (z. B. Hauptkalender). Du kannst den Zielkalender später auch noch ändern und awork fragt dich, was mit den bisherigen Terminen in dem vorherigen Kalender geschehen soll: Behalte alle, Lösche alle oder nur zukünftige Termine. [!CAUTION] Hinweis : Es werden nur Aufgaben von awork in deinen externen Kalender übertragen. Alle Änderungen im externen Kalender an den aus awork erstellten Terminen werden aktuell nicht zurück zu awork übertragen. Änderungen in den Terminen können durch awork überschrieben werden. [!NOTE] Für Apple iCloud Kalender ist der Aufgaben Sync nicht verfügbar. Den Kalender für den gesamten Workspace integrieren Mit Google Workspace und Microsoft Office 365 kannst du eine Workspace weite Integration einrichten. [!WARNING] Voraussetzung: Die Einrichtung kann nur von Personen durchgeführt werden, die sowohl in awork, als auch in dem Microsoft Account die Rolle Admin haben. [!CAUTION] Hinweis: Bei einer Workspace weiten Integration können einzelne User ihre eigenen Kalender Einstellungen nicht mehr ändern. Workspace weite Google Kalender Integration 1. Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü), wähle Integrationen und öffne die Integrationsbibliothek öffnen. 2. Wähle die Workspace weite Google Kalender Integration 3. Installiere die awork App im Google Workspace Marketplace 4. Wähle die Domain aus 5. Speichere , das Matching mit den awork User\ innen läuft automatisch: Ein Matching der User\ innen in awork und bei Google erfolgt auf Basis dieser Domain und mit den E Mail Adressen, die User\ innen hinterlegt haben. 6. Bearbeite jetzt die Einstellungen der User oder deaktiviere die Integration für einzelne User Workspace weite Microsoft Kalender Integration Die awork Microsoft Kalender Integration benötigt einen Microsoft 365 Tenant . Wir authentifizieren die User über <u Microsoft Entra ID</u . Wir lesen und schreiben Daten (Kalendereinträge, Nutzerzuordnung, etc.) über den <u Microsoft Graph</u . Zur Einrichtung muss ein Admin im awork Workspace auch Admin im Microsoft Tenant sein (Globaler Administrator, Administrator für privilegierte Rollen, Cloudanwendungsadministrator oder Anwendungsadministrator). [!WARNING] Für den Abgleich ist es notwendig, dass die E Mail Adressen des Admins in beiden Accounts identisch sind. Bei der Authentifizierung werden folgende Scopes angefragt und für den weiteren Betrieb benötigt: , , und . 1. Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü), wähle Integrationen und öffne die Integrationsbibliothek öffnen. 2. Wähle die Workspace weite Microsoft Kalender Integration 3. Installiere die awork App im Microsoft 365 Konto 4. Wähle die Domain aus die Tenant ID wird durch die Weiterleitung nach der Installation vorausgefüllt 5. Speichere , das Matching mit den awork User\ innen läuft automatisch: Die E Mail Domain der User im awork Workspace muss mit der Microsoft 365 Tenant Domain übereinstimmen. 6. Bearbeite jetzt die Einstellungen der User oder deaktiviere die Integration für einzelne User [!WARNING] Hinweis: Bei einer Workspace weiten Integration können einzelne User ihre eigenen Kalender Einstellungen nicht mehr ändern. Wie wirken sich Termine auf die Workload Berechnung aus? Beschäftigt wird für den Workload berücksichtigt Verfügbar wird nicht für den Workload berücksichtigt Fokuszeit wird nicht für den Workload berücksichtigt (schraffiert angezeigt) Ganztages Abwesenheit / Außer Haus Termine : wähle, ob diese für den Workload berücksichtigt werden sollen FAQ Kann ich eine bestehende Integration ändern oder löschen? Ja, über das Kalender Icon in Zeiten kannst du: Kalender bearbeiten, Kalender löschen, Weitere Kalender hinzufügen. Die Workspace weite Kalenderintegration kann zudem unter Einstellungen > Integrationen geändert werden. Warum kann awork die User Daten in Microsoft Entra ID lesen? awork kann die Daten in Entra ID und die Benutzerdaten auslesen, um User anhand ihrer E Mail Adresse abzugleichen und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen die Integration einrichten können. Dadurch wird eine sichere Verknüpfung der Accounts gewährleistet und unbefugter Zugriff verhindert. Warum sind für die Workspace weite Microsoft Kalender Integration Schreibrechte nötig, damit die Kalenderintegration funktioniert? Die Kalenderintegration funktioniert bidirektional. Kalendereinträge werden aus dem externen Kalender zu awork synchronisiert. Und es können, abhängig von den Kalendereinstellungen, auch geplante Aufgaben aus awork heraus zurück in den externen Kalender übertragen werden. Unsere Nutzer erhalten nach der Anmeldung mit ihrem Microsoft Konto eine Berechtigungsfehlermeldung. Was kann ich tun? Wenn eure User nach der Anmeldung mit ihrem Microsoft Konto beim Verbinden ihres Kalenders eine Fehlermeldung erhalten, verfügen sie möglicherweise nicht über die erforderlichen Berechtigungen, um den Kalender zu verbinden. Bitte stellt sicher, dass sie Apps installieren dürfen oder eine Administratorzustimmung anfordern können. Geht dafür im Entra Admin Center zu Unternehmensanwendungen > Zustimmung und Berechtigungen und stellt sicher, dass entweder die Benutzerzustimmung aktiviert ist oder dass User die Administratorzustimmung anfordern dürfen . Falls nötig, wenden euch bitte an einen Microsoft Administrator, um die Berechtigungen korrekt einzurichten.
Mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten
Mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten Nutze die Mehrfachauswahl in Aufgabenfiltern und in der Listen oder Tabellenansicht von Projektaufgaben, um für mehrere Aufgaben gleichzeitig bestimmte Aktione
Mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten Nutze die Mehrfachauswahl in Aufgabenfiltern und in der Listen oder Tabellenansicht von Projektaufgaben, um für mehrere Aufgaben gleichzeitig bestimmte Aktionen durchzuführen. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Die Mehrfachauswahl ist ideal, wenn du wiederkehrende Änderungen nicht einzeln klicken willst. Schneller aufräumen durch Status , Fälligkeits oder Prio Updates für viele Aufgaben Einheitlich zuweisen indem du User\ innen für mehrere Aufgaben setzt oder entfernst Strukturiert umsortieren durch Verschieben in andere Projekte oder Aufgabenlisten So bearbeitest du mehrere Aufgaben gleichzeitig Aufgaben auswählen 1. Öffne eine Ansicht oder den Reiter Aufgaben eines Projekts. 1) Wähle einzelne Aufgaben oder ganze Listen über die Auswahlkästchen auf der linken Seite aus. Aktion auf die Auswahl anwenden 1. Am unteren Bildschirmrand findest du eine schwebende Aktionsleiste, die dir zeigt, wie viele Aufgaben ausgewählt sind (über einen Klick auf das X kannst du die Auswahl aufheben ) 1) Klicke auf den Aktionsbutton in der Leiste (die 3 waagerechten Punkte) 2) Wähle die gewünschte Aktion aus und wende sie auf alle ausgewählten Aufgaben an. [!NOTE] Auf dem Dashboard (Home) sowie in der Board oder Timeline Ansicht ist die Mehrfachauswahl nicht verfügbar. Mögliche Aktionen Diese Aktionen stehen dir bei der Mehrfachauswahl zur Verfügung: Tags hinzufügen : Füge einen oder mehrere Tags zu allen ausgewählten Aufgaben hinzu. Aufgaben duplizieren : Dupliziere die ausgewählten Aufgaben. Aufgabenliste ändern : Verschiebe alle ausgewählten Aufgaben in eine andere Liste. Um die Aufgaben zusätzlich in der derzeitigen Liste zu behalten, entferne optional das Häkchen Aus aktuellen Listen herausnehmen. Projekt ändern : Ändere das Projekt für alle ausgewählten Aufgaben. Ein neuer Aufgabenstatus muss ausgewählt werden, da Aufgabenstatus im neuen Projekt variieren können. Optional kannst du eine Liste wählen, in die die Aufgaben verschoben werden sollen. Fälligkeit ändern : Ändere die Fälligkeit für alle ausgewählten Aufgaben oder entferne sie. Verschieben : Verschiebe die Start und Enddaten der ausgewählten Aufgaben oder Listen. Prio setzen : Ändere die Priorität für alle ausgewählten Aufgaben. Status ändern : Ändere den Status der ausgewählten Aufgaben. Bearbeiter\ in setzen oder entfernen : Ändere den/die Bearbeiter\ in für alle ausgewählten Aufgaben oder entferne ihn\ sie. Tätigkeit ändern : Ändere die Tätigkeit für alle ausgewählten Aufgaben. Du kannst auch wählen, ob dieselbe Tätigkeit für alle Zeiten geändert werden soll, die auf die Aufgabe erfasst wurden. Unter Aufgabe verschieben : Wandle die Aufgabe in eine Unteraufgabe um. Wähle die neue Aufgabe aus, unter die die Aufgabe geschoben werden soll. Aufgaben löschen : Lösche die ausgewählten Aufgaben. FAQ Wo kann ich mehrere Aufgaben gleichzeitig auswählen? In den Aufgabenfiltern und in der Listenansicht von Projektaufgaben. Wie wähle ich Aufgaben oder ganze Listen aus? Über die Auswahlkästchen links neben der Aufgabenliste. Du kannst einzelne Aufgaben oder ganze Listen auswählen. Welche Berechtigungen brauche ich für die Mehrfachbearbeitung? In der Listenansicht der Aufgaben eines Projekts brauchst du Bearbeitungsrechte für die Aufgaben des Projekts. In den Aufgabenfiltern kann jede\ r User\ in eigene private Aufgaben und Projektaufgaben gleichzeitig bearbeiten.
Eine Aufgabe als wiederkehrend einstellen
Eine Aufgabe als wiederkehrend einstellen Erfahre, wie du wiederkehrende Aufgaben erstellst und verwaltest, um deinen Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. [!IMPORTANT] Wiederkehrende Aufgaben sind
Eine Aufgabe als wiederkehrend einstellen Erfahre, wie du wiederkehrende Aufgaben erstellst und verwaltest, um deinen Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. [!IMPORTANT] Wiederkehrende Aufgaben sind Kopien der Ursprungsaufgabe und werden erst beim Eintreffen der eingestellten Wiederholungs Regel erstellt. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Wiederkehrende Aufgaben lohnen sich besonders, wenn du wieder und wieder dasselbe erledigst: Weniger manuelles Anlegen durch automatische Erstellung neuer Aufgaben Mehr Zuverlässigkeit bei regelmäßigen To dos im Alltag Klare Planung durch Timeline Vorschau und Workload Berücksichtigung So funktionieren wiederkehrende Aufgaben Eine als wiederkehrend eingestellte Aufgabe wird beim Eintreffen der Regel aus der Ursprungsaufgabe kopiert und mit einer neuen Fälligkeit versehen. [!WARNING] Jede kopierte Instanz ist unabhängig: Sie kann separat bearbeitet, gelöscht und verschoben werden. Über die Einstellungen der Wiederkehr Regel kannst du jederzeit die Ursprungsaufgabe bearbeiten, wenn du z. B. den Namen der zukünftig erstellten Aufgaben anpassen möchtest. Diese Werte werden aus der Ursprungsaufgabe kopiert: Name Beschreibung Unteraufgaben Dateien Beobachter\ in Bearbeiter\ in Listenzugehörigkeit (nur für Projektaufgaben) Tags Tätigkeit Priorität Geplanter Aufwand Alles andere (z. B. Kommentare oder erfasste Zeiten) wird nicht übernommen. [!WARNING] Hinweis: User\ innen, die später zu einer wiederkehrenden Aufgabe hinzugefügt werden, werden bei folgenden wiederkehrenden Aufgaben nicht automatisch zugewiesen. Nur Bearbeiter\ innen der Ursprungsaufgabe werden immer wieder hinterlegt. Das gilt auch für weitere Einstellungen (z. B. Anpassung des Budgets). Eine Aufgabe wiederkehrend machen Es gibt 2 Wege, um eine Aufgabe wiederkehrend zu machen: Klicke auf das Kreispfeil Icon in der Aufgabendetail Ansicht Oder klicke auf den Aktions Button in der Aufgabendetail Ansicht und wähle die Option Aufgabe wiederkehrend machen aus [!IMPORTANT] Wiederkehrende Aufgaben sind mit dem aktivierten Kreispfeil Icon in Aufgabenlisten und details gekennzeichnet. Einstellungen für die Wiederkehr Regel Das Festlegen der Wiederkehr Regel erfolgt in mehreren Schritten: Intervall: Bestimme, wie oft die Aufgabe kopiert werden soll (Tage, Wochen, Monate, Jahre). Startzeitpunkt: Wähle, ab wann die Regel in Kraft treten soll (Standard: Heute). Fälligkeit: Lege fest, wann die Aufgabe fällig ist, relativ zur Erstellung. Intervall konfigurieren Tag(e): Wähle aus, an welchen Wochentagen die Aufgabe erstellt wird. Woche(n): Bestimme, ob die Aufgabe jede Woche oder in Abständen (z.B. alle 2 Wochen) erstellt wird. Monat(e): Wähle einen festen Kalendertag oder eine relative Woche+Wochentag für die Erstellung. Jahr(e): Definiere, ob die Aufgabe jedes Jahr oder in Abständen (z.B. alle 2 Jahre) erstellt werden soll. Startzeitpunkt festlegen Regel beginnt: Wähle im Feld Regel beginnt das Datum aus, ab wann die Regel in Kraft treten soll. Ab diesem Zeitpunkt beginnt das Intervall. Standardwert: Heute (d.h., das Intervall startet sofort). Alternativen: Du kannst ein beliebiges Datum wählen oder die Aufgaben Fälligkeit als Startzeitpunkt auswählen. In diesem Fall startet die Zählung erst mit der Fälligkeit der aktuellen Aufgabe. Achte darauf, dass die Fälligkeit in der Aufgabe gesetzt sein muss. Das Fenster unten zeigt das Datum an, an dem die nächste Aufgabe erstellt wird. Erstellzeit: Das Feld Erstellzeit legt die Uhrzeit fest, zu der die Aufgabe erstellt wird. Standardmäßig ist dies auf 8:00 Uhr (Ortszeit) eingestellt. Fälligkeit Fällig nach: Die Fälligkeit wird relativ zur Erstellung der Aufgabe angegeben. Zum Beispiel kann eine Aufgabe, die alle vier Wochen erstellt wird, eine relative Fälligkeit von sieben Tagen nach Erstellung haben. Dadurch erscheint sie alle vier Wochen wieder, hat aber nicht sofort ein Fälligkeitsdatum. Der zugewiesene User hat somit sieben Tage Zeit, um die Aufgabe zu erledigen. Wiederkehr Regel löschen Um eine Aufgabe als nicht mehr wiederkehrend zu markieren, klicke auf das Kreispfeil Icon in den Aufgabendetails und hier Entfernen . Das funktioniert sowohl in der Ursprungsaufgabe als auch in allen wiederkehrenden Aufgaben. [!NOTE] Wichtig: Die Wiederkehr Regel wird automatisch gelöscht, sobald der Projektstatus auf Beendet gesetzt wird. Wiederkehrende Aufgaben in der Timeline In der Timeline werden wiederkehrende Aufgaben als Vorschau angezeigt – und zwar in der Dauer, die du in der Wiederkehrregel über Fällig nach festgelegt hast. [!WARNING] Diese Einträge sind nur eine Vorschau : Die Aufgaben können erst dann bearbeitet und verschoben werden, wenn sie tatsächlich erstellt wurden. Wenn du auf eine Vorschau klickst, siehst du die Wiederkehrregel und kannst direkt in die Ursprungsaufgabe springen. Als Vorschau werden nur die nächsten 8 Monate rollierend angezeigt. In der Workload Berechnung werden wiederkehrende Aufgaben ebenfalls berücksichtigt, sofern die Ursprungsaufgabe (als Basis für die Folgeaufgaben) einen Planaufwand sowie zugewiesene User\ innen enthält. FAQ Sind wiederkehrende Aufgaben immer dieselbe Aufgabe oder neue Aufgaben? Nein, es sind Kopien der Ursprungsaufgabe. Jede Instanz bekommt eine neue Fälligkeit und kann unabhängig bearbeitet, gelöscht und verschoben werden. Wie bearbeite ich eine wiederkehrende Aufgabe? Bearbeite die Ursprungsaufgabe über die Einstellungen der Wiederkehr Regel. Änderungen werden auf alle zukünftigen Aufgaben angewendet. Wie entferne ich die Wiederkehr Regel? Klicke in den Aufgabendetails auf das Kreispfeil Icon und entferne die Regel. Das geht in der Ursprungsaufgabe und auch in allen wiederkehrenden Aufgaben. Warum kann ich die Vorschau in der Timeline nicht direkt bearbeiten? Die Timeline Einträge sind nur eine Vorschau. Bearbeiten und verschieben kannst du die Aufgaben erst, wenn sie tatsächlich erstellt wurden.
Eigene Felder Eigene Felder sind benutzerdefinierte Felder in awork, in denen individuelle Informationen für Projekte und Aufgaben hinterlegt werden können. Diese geben deinem Team die Flexibilität, P
Eigene Felder Eigene Felder sind benutzerdefinierte Felder in awork, in denen individuelle Informationen für Projekte und Aufgaben hinterlegt werden können. Diese geben deinem Team die Flexibilität, Projekte und Projektaufgaben übersichtlich an eure Prozesse anzupassen. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Damit werden Projekte nicht komplizierter, sondern klarer: Individuelle Informationen zentral erfassen für Projekte und Aufgaben Einheitliche Struktur im Team durch workspaceweit definierte Felder Mehr Übersicht in Aufgabenlisten durch Spalten für Eigene Felder Bessere Filter durch Eigene Felder als Kriterien in Aufgabenfiltern So erstellst du Eigene Felder Eigene Felder werden in den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) unter Eigene Felder erstellt, bearbeitet und gelöscht. [!WARNING] Wichtig: Du brauchst Rechte auf die Projekteinstellungen (Allgemeine Berechtigungsrolle) , um Eigene Felder in den Einstellungen zu verwalten. 1. Navigiere zu den Einstellungen und wähle Eigene Felder 2. Klicke bei Eigene Felder für Projekte oder Eigene Felder für Aufgaben auf + Hinzufügen 3. Vergib einen Namen und wähle einen Feldtyp 4. Speichere das Feld [!IMPORTANT] Nach dem Erstellen sind die eigenen Felder für Projekte in jedem Projekt unter Home in den Details verfügbar und können genutzt werden. [!WARNING] Eigene Felder für Aufgaben werden auf Workspace Ebene erstellt, auf Projektebene aktiviert und anschließend in Aufgaben genutzt. Diese Feldtypen stehen zur Verfügung: Text für Texteingaben Nummer für Zahlenwerte Datum optional mit Uhrzeit Auswahl optional mit Farbe Link für URLs Checkbox zum Aktivieren/Deaktivieren User zur Auswahl eines Users im Workspace (einschließlich externer User) Kunde zur Auswahl eines Kunden [!CAUTION] Wichtig: Feldtypen können nachträglich nicht verändert werden. Eigene Felder für Aufgaben im Projekt aktivieren In den Einstellungen im Hauptmenüs > Eigene Felder : 1. Klicke auf den Aktionsbutton eines Feldes > In Projekten aktivieren 2. Wähle beliebig viele Projekte und bestätige mit Auswählen In den Einstellungen eines Projektes : 1. Klicke im Bereich Eigene Felder für Aufgaben auf + Hinzufügen 2. Weise die verfügbaren Felder dem Projekt zu und klicke Speichern [!WARNING] Nur User mit Schreibrechten auf Projektdetails können die Felder aktivieren, die im Projekt benötigt werden. Nach der Aktivierung stehen die Felder in den Projektaufgaben zur Verfügung. Eigene Felder in Aufgaben nutzen Aktivierte Felder erscheinen in Aufgaben als zusätzliche Details. [!NOTE] User mit Schreibrechten auf Aufgaben können die Felder befüllen. User mit Leserechten auf Aufgaben können die Felder lesen, aber nicht bearbeiten. In den Aufgabendetails als zusätzliche Detailfelder Als Spalte in der Tabellenansicht von Aufgabenlisten als Kriterium in Aufgabenfiltern in Projektvorlagen Eigene Felder verwalten Sortiere eigene Felder per Drag & Drop für Projekte über die Einstellungen im Hauptmenü für Aufgaben über die Einstellungen eines Projektes Bearbeite ein eigenes Feld in den Einstellungen im Hauptmenü über das Aktionsmenü am jeweiligen Feld Eigene Felder löschen Option 1: Eigene Felder für Aufgaben aus einem Projekt löschen 1. Öffne die Projekteinstellungen 2. Klicke am Feld auf das X (Entfernen) 3. Bestätige mit Feld entfernen [!CAUTION] Damit werden die Daten des Felds werden in allen Aufgaben des Projekts gelöscht. Option 2: Eigene Felder workspaceweit löschen 1. Öffne in den Einstellungen im Hauptmenü den Menüpunkt Eigene Felder 2. Klicke den Aktionsbutton am jeweiligen Feld 3. Wähle Löschen und bestätige mit Feld löschen [!CAUTION] Bei eigenen Feldern für Aufgaben: Die Daten des Felds werden in allen Aufgaben der Projekt, in denen das Feld verwenden wird, ebenfalls gelöscht. Bei eigenen Feldern für Projekte: Die Daten des Felds werden in allen Projekten, die das Feld verwenden, ebenfalls gelöscht. Berechtigungen Erstellen, bearbeiten, löschen von eigenen Feldern: Rechten für die Projekteinstellungen (Allgemeine Berechtigungsrolle > Einstellungen > Projekteinstellungen) Aktivieren von eigenen Feldern für Aufgaben pro Projekt: Schreibrechte für Projektdetails Eigene Felder in Aufgaben nutzen Schreibrechte für Projektaufgaben zum Bearbeiten; Leserechte zum Anzeigen FAQ Warum kann ich keine Eigenen Felder anlegen oder verwalten? Wahrscheinlich hast du nicht genügend Rechte. Prüfe das am besten mit einem Workspace Admin. Sind Eigene Felder automatisch in meinem Projekt sichtbar? Sobald eigene Felder für Projekte auf Workspace Ebene erstellt worden sind, werden diese in jedem Projekt angezeigt. Eigene Felder für Aufgaben müssen auf Projekt Ebene aktiviert werden und können anschließend in Aufgaben genutzt werden. Kann ich den Feldtyp nachträglich ändern? Nein. Feldtypen können nachträglich nicht verändert werden. Können Eigene Felder in Automatisierungen genutzt werden? Nein. Eigene Felder stehen aktuell nicht für Automatisierungen zur Verfügung.
Filter Erstelle in Sekunden einfache Filter oder baue bei Bedarf komplexere Logiken. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Filter helfen dir, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren, indem Listen anhand
Filter Erstelle in Sekunden einfache Filter oder baue bei Bedarf komplexere Logiken. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Filter helfen dir, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren, indem Listen anhand bestimmter Kriterien eingegrenzt werden. Finde schnell die richtigen Aufgaben , indem du nur Aufgaben anzeigst, die diese Woche fällig sind. Finde gezielt bestimmte Aufgaben aller Projekte für einen bestimmten Kunden. Filtere nach vielen Kriterien wie User, Teams und eigenen Feldern. Kombiniere Bedingungen , um sehr spezifische Ergebnisse zu erhalten. Filter anwenden [!IMPORTANT] Du kannst an verschiedenen Stellen in awork filtern, einschließlich Aufgabenfiltern (als Ansichten gespeichert) und Übersichtsseiten für Projekte, Kunden und User . Aufgabenfilter in Ansichten Aufgabenfilter werden als Ansichten gespeichert und sind über Ansichten im Seitenmenü zugänglich. In der Seitenleiste kannst du neue Aufgabenfilter erstellen, danach suchen, sie organisieren und mit anderen Nutzern oder deinem gesamten Workspace teilen (mit Lese oder Bearbeitungsrechten). Standardfilter Der erste Abschnitt in der Seitenleiste „Ansichten“ enthält deine Standardfilter ( Neue Aufgaben , Meine Aufgaben , Private Aufgaben ). [!WARNING] Standardfilter können nicht geändert oder gelöscht werden , aber du kannst den gesamten Abschnitt einklappen , um ihn auszublenden. Neue Aufgaben: Zeigt alle Aufgaben, denen du in den letzten 7 Tagen zugewiesen wurdest und die nicht abgeschlossen sind. Meine Aufgaben: Zeigt alle Aufgaben, denen deinem Nutzer zugewiesen sind. Aufgaben aus Projekten mit dem Status „Nicht gestartet“, „Blockiert“ oder „Erledigt“ sind ausgeschlossen. Private Aufgaben: Zeigt alle deine privaten Aufgaben. So erstellst du einen Aufgabenfilter (Ansicht) Erstelle einen Aufgabenfilter über die Seitenleiste Ansichten . Dieser startet als leerer Entwurf, den du mit Schnellfiltern oder dem erweiterten Filter Modal füllst. Eine neue Entwurfs Ansicht erstellen 1. Navigiere im Seitenmenü zu Ansichten 2. Klicke auf den + Button im Abschnitt Filter in der Seitenleiste Ansichten 3. Füge Kriterien über Schnellfilter oder Erweitert hinzu 1) Klicke in der Filterleiste oben rechts auf Speichern und wähle Als neu speichern 2) Gib dem Aufgabenfilter einen Namen und drücke ENTER oder klicke außerhalb des Popups [!CAUTION] Der Hinweis Ungespeicherte Änderungen mit einem orangen Punkt zeigt dir, dass ein Filter noch nicht gespeichert wurde oder Änderungen nicht übernommen wurden [!NOTE] Sobald ein Entwurf gespeichert ist, kann der Filter geteilt und favorisiert werden. So verwendest du Schnellfilter Schnellfilter sind der schnellste Weg, Daten direkt auf einer Seite zu filtern. Werden als Badges in der Filterleiste angezeigt Sind immer mit UND verknüpft Erweiterte Kriterien werden als „Erweiterter Filter“ Badge angezeigt , wenn sie nicht mehr als Schnellfilter Badges dargestellt werden können Verfügbare Optionen variieren je nach Seite und können weniger sein als im erweiterten Filter Modal Schnellfilter sind verfügbar auf: Aufgabenfiltern (Ansichten) Projektübersicht Nutzerübersicht Kundenübersicht Schnellfilter anwenden 1. Öffne eine unterstützte Übersichtsseite (z. B. Projekte) oder einen Aufgabenfilter (Ansicht) 2. Klicke auf + Filtern nach 3. Wähle eine oder mehrere Eigenschaften als Felder 4. Klicke außerhalb des Popups, um diese anzuwenden 5. Sieh die Ergebnisse sofort Eine Schnellfilter Konfiguration speichern 1. Nimm Änderungen vor, bis der Hinweis Ungespeicherte Änderungen erscheint 2. Klicke auf Filter speichern/laden 3. Speichere die Änderungen im aktuellen Filter (falls einer geladen ist) oder speichere sie als neuen 4. Gib einen Namen ein und klicke außerhalb des Popups, um zu bestätigen [!NOTE] Tipp: Du kannst jederzeit weitere Schnellfilter hinzufügen, indem du erneut auf + Filtern nach klickst. Wenn du komplexere Logik brauchst, klicke auf Erweitert . Einen gespeicherten Filter auf Übersichtsseiten laden Dies gilt für Übersichtsseiten von Projekten, Nutzern und Kunden. 1. Klicke in der Filterleiste auf Filter speichern/laden 2. Wähle einen gespeicherten Filter aus der Liste Einen geladenen Filter auf Übersichtsseiten entfernen Um einen geladenen Filter auf einer Übersichtsseite zu entfernen, klicke ganz rechts in der Filterleiste auf die X Schaltfläche. [!WARNING] Möglicherweise siehst du statt des X einen Pfeil. Das bedeutet, dass du lokale Änderungen an deinem gespeicherten Filter hast und diese verwerfen musst, bevor du den geladenen Filter entfernen kannst. So verwendest du erweiterte Filter Erweiterte Filter ermöglichen dir, komplexere Logiken zu erstellen. Du kannst das Modal in jeder Ansicht öffnen, in der Filtern möglich ist, über die Schaltfläche Erweiterter Filter (wenn die Filterleiste sichtbar ist). Du kannst: Mehrere Bedingungen kombinieren UND /ODER Logik verwenden Operatoren wie Ist , Ist nicht , Enhält verwenden Bedingungen in Filtergruppen gruppieren Einen Filter mit Hilfe von KI erstellen Einen erweiterten Filter erstellen 1. Klicke auf Erweiterter Filter (ist die Filterleiste nicht sichtbar, aktiviere diese über das Trichter Symbol rechts oben Filter einblenden ) 2. Klicke auf + Filter hinzufügen und wähle oder suche eine Eigenschaft 3. Gib einen Wert ein oder wähle ein Element aus dem Popup 4. Klicke außerhalb des Popups, um zu bestätigen 5. Passe den Operator an (z. B. von Ist zu Ist nicht oder Enthält ) 6. Füge so viele Filter hinzu, wie du möchtest 7. Wenn du zwei oder mehr Filter in einer Filtergruppe hast, wechsle zwischen UND und ODER 8. Klicke auf Anwenden , um die Änderungen zu übernehmen 9. Klicke auf Speichern , um den Filter zu aktualisieren oder als neuen zu speichern Verknüpfungen verwenden (UND / ODER) Verbinde Segmente mit: UND → Alle Bedingungen müssen erfüllt sein ODER → Mindestens eine Bedingung muss erfüllt sein [!WARNING] Du kannst innerhalb einer Filtergruppe nur dieselbe Verknüpfung verwenden (entweder nur UND oder nur ODER). Filtergruppen (Klammern) verwenden Gruppiere Segmente in Klammern, um die Logik zu steuern. Beispiel: (Status = „In Bearbeitung“ ODER Status = „Review“) UND Zugewiesen an = Ich So kannst du komplexe Strukturen erstellen, ohne dass es unübersichtlich wird. Bausteine von Filtern (Filterleiste, Segmente und Gruppen) Filterleiste Die Filterleiste kann über die Filter Schaltfläche in der Aktionsleiste ein oder ausgeblendet werden. Sie ist für Aufgabenfilter und auf den Übersichtsseiten von Projekten, Kunden und Nutzern verfügbar. [!CAUTION] Standardfilter haben keine Filterleiste. [!WARNING] Wenn die Filterleiste nicht sichtbar ist, das Filtersymbol aber blau ist, ist ein Filter aktiv. Die Filterleiste gibt dir Zugriff auf: Schnellfilter hinzufügen oder entfernen Erweiterten Filter öffnen Änderungen speichern Lokale Änderungen verwerfen Filtersegmente Jeder Filter besteht aus Segmenten. [!NOTE] Ein Segment ist eine einzelne Bedingung: Eigenschaft → Operator → Wert Beispiele: Status ist „In Bearbeitung“ Fälligkeitsdatum vor morgen Filtergruppen Um Filter zu bündeln, verwende Filtergruppen . 1. Klicke auf + Filtergruppe hinzufügen 2. Füge die gewünschten Filter hinzu 3. Klicke auf den Verknüpfer, um die Verbindung zu ändern 4. Um eine ganze Filtergruppe zu löschen, fahre rechts über die Gruppe, bis ein rotes X erscheint, und klicke darauf Lokale Änderungen an einem Filter Du kannst jederzeit lokale Änderungen an einem Filter vornehmen (auch bei geteilten Filtern), wenn du eine spezifische Konfiguration benötigst. Verwerfe lokale Änderungen über das Icon mit dem drehenden Pfeil in der Filterleiste: Änderungen zurücksetzen Speichere Änderungen im Filter, wenn du die Berechtigung hast [!WARNING] Änderungen an einem Filter werden nicht automatisch gespeichert. Wurden Änderungen an einem Filter vorgenommen, wird der Hinweis Ungespeicherte Änderungen angezeigt. Verfügbare Filteroptionen und Operatoren Verfügbare Filteroptionen Je nachdem, wo du Filter verwendest, kannst du filtern nach: Aufgaben Projekten Usern Kunden Operatoren erklärt Operatoren definieren, wie ein Filter funktioniert. Häufige Operatoren sind: Ist / ist nicht → Exakte Übereinstimmung Enthält / enthält nicht → Textbasierter Vergleich Ist gesetzt / ist nicht gesetzt → Prüft, ob ein Wert vorhanden ist Vor / nach / zwischen → Datumsbasierte Filter So speicherst du Filter Du kannst Filter speichern, um sie später wiederzuverwenden. Verfügbare Aktionen: Neuen Filter speichern Bestehenden Filter aktualisieren Filter duplizieren Filter löschen Um gespeicherte Filter aufzurufen: Öffne das Filtermenü Wähle einen Filter aus deiner Liste gespeicherter Filter So teilst du Aufgabenfilter Du kannst erweiterte Aufgabenfilter mit anderen Nutzern, Teams oder deinem gesamten Workspace teilen. 1. Klicke auf das Drei Punkte Menü eines Filters und wähle Teilen 2. Füge im Popup Nutzer oder Teams hinzu und lege Berechtigungen fest Berechtigungen umfassen: Zugriff anzeigen : Nutzer können den Filter nur ansehen Zugriff verwalten : Nutzer können den Filter bearbeiten und speichern (Änderungen gelten für alle mit Zugriff) So verwendest du Filter in Dashboard Widgets Du kannst Aufgabenfilter und Projektfilter als Widgets zu deinem Dashboard im Home Bereich hinzufügen. 1. Öffne den Bearbeitungsmodus und klicke dann auf + Widget 2. Wähle Liste von Projekten oder Liste von Aufgaben 3. Benenne das Widget und wähle einen bestehenden Filter aus oder erstelle einen neuen über + Filter erstellen Tipps und Einschränkungen Starte einfach mit Schnellfiltern und verfeinere dann Verwende Gruppen (Klammern) , um komplexe Logik zu steuern Speichere häufig verwendete Filter , um Zeit zu sparen Verwende „ist nicht“ und „nicht gesetzt“ , um Ergebnisse auszuschließen Sieh dir Ergebnisse vor dem Speichern an FAQ Wo kann ich Schnellfilter verwenden? Schnellfilter sind verfügbar bei Aufgabenfiltern (Ansichten) , der Projektübersicht , der Nutzerübersicht und der Kundenübersicht . Warum ist das Filtersymbol blau, aber ich sehe die Filterleiste nicht? Wenn die Filterleiste ausgeblendet ist, das Filtersymbol aber blau ist, bedeutet das, dass ein Filter aktiv ist. Kann ich jeden Filter mit meinem Workspace teilen? Nur Aufgabenfilter können mit anderen Nutzern, Teams oder dem gesamten Workspace geteilt werden. Was ist der Unterschied zwischen Archivieren und Löschen eines Filters? Archivierte Filter werden in Archivierte Filter verschoben und können später wiederhergestellt werden. Gelöschte Filter können nicht wiederhergestellt werden. Warum kann ich einen archivierten Filter nicht bearbeiten? Es ist nicht möglich, Änderungen an einem archivierten Filter vorzunehmen. Du musst ihn zuerst wiederherstellen . Warum sehe ich keine Ergebnisse? Die Bedingungen könnten zu restriktiv sein. Entferne ein Segment nach dem anderen und versuche es erneut. Warum kann ich ein Segment nicht bearbeiten? Einige Eigenschaften müssen entfernt und neu hinzugefügt werden, um geändert werden zu können.
Ansichten Ansichten ist eine eigene Seite für deine gespeicherten Aufgabenfilter. Erstelle Ansichten mit Filtern, speichere sie und öffne sie jederzeit genau so, wie du sie verlassen hast. Eine Sideba
Ansichten Ansichten ist eine eigene Seite für deine gespeicherten Aufgabenfilter. Erstelle Ansichten mit Filtern, speichere sie und öffne sie jederzeit genau so, wie du sie verlassen hast. Eine Sidebar hält alles übersichtlich – mit Bereichen, Suche, Favoriten und Archiv. Zentrale Vorteile und Anwendungsfälle Alles an einem Ort Greife auf Standardansichten und alle gespeicherten Ansichten gebündelt an einem Ort zu Immer gleich starten Deine Ansichten öffnen sich jedes Mal mit denselben Filtern und Einstellungen Gemeinsam auf einer Linie Teile Ansichten mit deinem Team, damit alle mit dem selben Stand arbeiten Zeit sparen und direkt loslegen Spare dir wiederholtes Filtern und starte direkt mit der Arbeit Einfach organisiert bleiben Behalte den Überblick, indem du Ansichten in der Sidebar sortierst, favorisierst und strukturierst Ansichten öffnen Navigiere zu Ansichten über das Hauptmenü Klicke in der linken Seitenleiste auf Ansichten . Du findest diesen Menüpunkt im oberen Bereich der Seitenleiste, direkt unterhalb von Zeiten . Sollte die Sidebar ausgeblendet sein, klicke auf den Button Ansichten zum Aufklappen. Standardansichten nutzen Jeder User erhält automatisch diese Ansichten: Neue Aufgaben Meine Aufgaben Private Aufgaben Favorisierte Ansichten Über das Sternsymbol rechts oben kannst du eine Ansicht als Favorit speichern. Wenn eine Ansicht (Aufgabenfilter) als Favorit markiert ist, erscheint sie im Abschnitt Favoriten der Seitenleiste Ansichten . Neue Filteransicht erstellen und speichern 1. Klicke in der Sidebar auf den + Button im Abschnitt Filter, um eine neue Ansicht zu erstellen. 2. Lege deine Filter fest (Projekte, Nutzer:innen, Status, Fälligkeitsdaten, benutzerdefinierte Felder usw.) 3. Klicke auf Speichern Ansicht teilen 1. Öffne eine gespeicherte Ansicht 2. Klicke auf Teilen 3. Wähle Nutzer:innen, Teams oder den gesamten Workspace 4. Lege die Berechtigungen fest (Lesen oder Bearbeiten) [!IMPORTANT] Tipp: Teile Ansichten mit Bearbeitungsrechten , wenn ihr gemeinsam daran arbeiten wollt, oder schreibgeschützt , um alle auf dem gleichen Stand zu halten, ohne dass Änderungen gemacht werden. Mit dir geteilte Ansichten finden Unter Mit mir geteilt siehst du alle Filter, die mit dir, deinem Team oder deinem Workspace geteilt wurden. Ansicht archivieren Du kannst jede Ansicht – persönliche oder geteilte – archivieren, um sie aus deiner Sidebar zu entfernen, ohne sie zu löschen oder andere zu beeinflussen. 1. Klicke auf den Aktionsbutton einer Ansicht 2. Wähle Archivieren Archivierte Filter erscheinen im Abschnitt Archivierte Filter . Der Bereich Archiviert erscheint nur, wenn mindestens eine Ansicht archiviert wurde. [!WARNING] Archivierte Filter können nicht geändert werden , solange sie archiviert sind. Ansicht wiederherstellen Scrolle in der Sidebar zum Bereich Archiviert Klicke auf den Aktionsbutton der archivierten Ansicht Wähle Wiederherstellen Die Ansicht kehrt in ihren ursprünglichen Bereich zurück [!NOTE] Wichtiges zur Archivfunktion Archivieren ist persönlich – es betrifft nur deine Sidebar. Andere User sehen keine Änderung Die Person, der die Ansicht gehört, wird nicht benachrichtigt, wenn du sie archivierst Archivierte Ansichten sind schreibgeschützt Archivierte Ansichten sind weiterhin über die Suche und die direkte URL zugänglich Archivierte Ansichten können nicht in Dashboard Widgets verwendet werden Ansichten löschen 1. Klicke auf das Drei Punkte Menü bei einem Filter 2. Wähle Filter löschen [!CAUTION] Wichtig: Gelöschte Filter können nicht wiederhergestellt werden. Ansichten in der Seitenleiste neu anordnen Du kannst Filter in der Seitenleiste Ansichten per Drag & Drop neu anordnen. [!WARNING] Standard und archivierte Filter können nicht neu angeordnet werden. Ansichten in der Sidebar verwalten Ansichten suchen: Finde gespeicherte Ansichten über den Namen Ansichten neu anordnen: Ziehe Ansichten per Drag & Drop innerhalb von Bereichen Ansichten favorisieren: Markiere wichtige Ansichten für schnellen Zugriff über das Sternsymbol rechts oben Bereiche ein und ausklappen: Halte deine Sidebar übersichtlich und fokussiert Ansicht archivieren: Blendet eine Ansicht aus deiner Sidebar aus, ohne sie zu löschen Smarte Bereiche: Favoriten, Mit mir geteilt und Archiviert werden nur angezeigt, wenn sie mindestens eine Ansicht enthalten Best Practices Häufig genutzte Filter speichern Speichere wiederkehrende Ansichten einmal und spare dir doppelte Arbeit Klare Namen vergeben Nutze einfache, verständliche Namen, damit jeder sofort weiß, worum es geht Gezielt teilen Teile nur die Ansichten, die wirklich relevant sind Wichtige Ansichten favorisieren Markiere deine wichtigsten Ansichten, damit du sie jederzeit schnell findest Team Standards definieren Erstelle gemeinsame Ansichten für typische Workflows (z. B. Daily Triage oder Sprintplanung) [!IMPORTANT] Pro Tipp: Lege rollenbasierte Ansichten an (z. B. für Manager:innen oder bestimmte Teams), um Fokus zu schaffen und Ablenkung zu reduzieren. FAQ Kann ich Ansichten mit meinem Team teilen? Ja. Du kannst Ansichten mit einzelnen User\ innen, Teams oder dem gesamten Workspace teilen – mit Lese oder Bearbeitungsrechten. Kann ich eine geteilte Ansicht bearbeiten? Ja, wenn du Bearbeitungsrechte hast. Andernfalls hast du nur Lesezugriff. Was passiert, wenn ich eine Ansicht ändere, die geteilt ist? Wenn du Bearbeitungsrechte hast, sehen alle, mit denen die Ansicht geteilt ist, deine Änderungen sofort, sobald sie gespeichert sind. Kann ich private Ansichten erstellen? Ja. Wenn du eine Ansicht nicht teilst, bleibt sie nur für dich sichtbar. Kann ich meine Ansichten organisieren? Ja. Du kannst Ansichten in der Sidebar neu anordnen, favorisieren und archivieren und Bereiche ein oder ausklappen. Kann ich Ansichten über mehrere Projekte hinweg erstellen? Ja – erstelle eine Filteransicht ohne Projekteinschränkung, und sie zeigt Aufgaben aus allen Projekten. Kann ich private Aufgaben direkt in der Ansicht erstellen? Ja. In der Ansicht „Private Aufgaben" erscheint oben in der Liste eine Platzhalterzeile. Klicke darauf, um eine neue private Aufgabe direkt in der Ansicht zu erstellen.
Aufgaben in Projekten Projektaufgaben sind dein Steuerpult für die tägliche Arbeit im Projekt: Plane Arbeit im Tab Aufgaben deines Projekts Bearbeitungsstand überwachen und Fortschritt im Blick behalt
Aufgaben in Projekten Projektaufgaben sind dein Steuerpult für die tägliche Arbeit im Projekt: Plane Arbeit im Tab Aufgaben deines Projekts Bearbeitungsstand überwachen und Fortschritt im Blick behalten Gemeinsam mit weiteren User\ innen direkt an Aufgaben arbeiten Einfach die Ansicht wechseln zwischen Aufgaben , Board und Timeline So nutzt du Aufgaben in Projekten Ansicht wechseln (Aufgaben, Board, Timeline) 1. Öffne dein Projekt. 2. Wähle die Darstellung von Aufgaben: Wechsle je nach Bedarf auf Aufgaben , Board oder Timeline. [!IMPORTANT] Die Aufgaben bleiben in jeder Ansicht dieselben, und awork merkt sich die zuletzt verwendete Ansicht pro Projekt. Für die Details zu den einzelnen Ansichten findest du hier die passenden Artikel: Aufgaben in Listen Aufgaben im Kanban Board Projektplanung in der Timeline [!WARNING] Einen Aufgabenfilter gibt es bei den Projektaufgaben nicht. Du kannst stattdessen die Suchfunktion nutzen, z. B. um nach User\ in oder Tags zu suchen und so Aufgaben zu filtern. Aufgabendetails öffnen und bearbeiten In den Aufgabendetails fügst du die Informationen hinzu, die eine Aufgabe benötigt. 1. Klicke auf den Aufgabennamen 2. Bearbeite oder ergänze in den Details z.B. Beschreibung, Fälligkeit oder Bearbeiter\ in Mehr dazu findest du hier: Alle Details der Aufgaben. Mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten Wenn du mehrere Aufgaben auf einmal bearbeiten willst, schau hier rein: Mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten. Ansicht zurücksetzen Du kannst die Ansicht auf ihre Standardeinstellungen zurücksetzen. Dabei werden Sortierung, Gruppierung und Spaltenauswahl auf die ursprünglichen Werte zurückgesetzt. 1. Klicke auf das Aktionsmenü rechts oben 2. Wähle Auf Standard zurücksetzen Die Ansicht zeigt danach wieder die Standardsortierung, die Standardgruppierung und die Standardspalten. FAQ Welche Ansichten gibt es für Aufgaben im Projekt? Du kannst zwischen Aufgaben , Board und Timeline wechseln. Ändern sich Aufgaben, wenn ich die Ansicht wechsle? Nein. Die Aufgaben bleiben in jeder Ansicht dieselben. awork merkt sich außerdem pro Projekt die zuletzt verwendete Ansicht. Gibt es Filtermöglichkeiten direkt in Projektaufgaben? Nein. Du kannst aber über die Suchfunktion im Projekt z. B. nach User\ in oder Tags suchen, um Aufgaben zu filtern. Wie öffne ich die Details einer Aufgabe? Klicke auf den Aufgabennamen. In den Details kannst du z. B. Beschreibung, Fälligkeit und Bearbeiter\ in festlegen. Mehr dazu: Alle Details der Aufgaben. Kann ich mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten? Ja, wähle die entsprechenden Aufgaben oder ganze Listen über die Kästchen links neben der Aufgabenliste aus. Eine ausführliche Anleitung findest du hier: Mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten.
MOCO Integration für Übertragung von Projekten, Zeiten und Abwesenheiten
MOCO Integration für Übertragung von Projekten, Zeiten und Abwesenheiten 💡 Diese Schnittstelle ist ein kostenpflichtiges Add on. Wenn du unsere MOCO Integration nutzen möchtest, melde dich ganz einfa
MOCO Integration für Übertragung von Projekten, Zeiten und Abwesenheiten 💡 Diese Schnittstelle ist ein kostenpflichtiges Add on. Wenn du unsere MOCO Integration nutzen möchtest, melde dich ganz einfach bei uns unter sales@awork.com. Wir freuen uns auf deine Anfrage! MOCO ist eine Agentursoftware, mit der du deine Buchhaltung neben vielen weiteren hilfreichen Features ohne Stress und Papierkram erledigen kannst. Für MOCO haben wir verschiedene Integrationen: 1. kostenfreie MOCO Integration für Rechnungen 2. kostenpflichtige MOCO Integration für Übertragung von Projekten und Zeiten 3. kostenfreie MOCO Browser Erweiterung für Chrome und Firefox, um Zeiten direkt in MOCO zu erfassen, während du in awork arbeitest Allgemeine Informationen Die MOCO Integration ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul, das eine nahtlose Übertragung von Projekten, Zeiterfassungen und Abwesenheiten zwischen awork und MOCO ermöglicht. So bleiben alle relevanten Daten zentral verfügbar und unterstützen deinen Workflow effizient. In diesem Artikel erfährst du, wie du die Integration einrichtest und welche Funktionen sie dir bietet. Welche Funktionen bietet die Integration? Projekte Synchronisation neuer Projekte von MOCO zu awork Nutzung von Projektvorlagen aus awork Übertragung bestehender Projekte von awork nach MOCO Zeiterfassung Automatische Übertragung aller Zeiten, keine manuelle Nacharbeit nötig Option, die Übertragung nur ab einem bestimmten Zeitpunkt zu beginnen Unterscheidung zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten möglich Abwesenheiten Nur neue oder geänderte Abwesenheiten werden von MOCO zu awork synchronisiert Keine Synchronisation in die andere Richtung (awork → MOCO) Wie funktioniert die Integration technisch? 1. Projekterstellung: Das Projekt wird in MOCO neu angelegt und mit dem Tag „Sync zu awork“ versehen. Die Schnittstelle legt das Projekt automatisch in awork an. Dabei werden folgende Daten übertragen: Projektnummer Projektname Start und Enddatum Kunde (wird angelegt oder ausgewählt und dem Projekt zugeordnet). Projektverantwortlicher und Projektmitglieder werden standardmäßig zu awork synchronisiert. 2. Aufgaben aus Leistungspositionen: Für jede Leistungsposition aus dem MOCO Projekt wird eine Aufgabe in der Liste „MOCO“ in awork erstellt. 3. Zeiterfassung: Es wird eine Zeit in awork auf dem verlinkten Projekt angelegt. Wenn die Zeit auf einem Task erfasst wurde, der aus einer MOCO Leistungsposition entstanden ist, wird die Zeit direkt zugeordnet. Wenn keine direkte Zuordnung möglich ist, erfolgt ein Abgleich der Zeiterfassung basierend auf dem Namen der Tätigkeit und dem Namen der MOCO Position. Falls kein Match erfolgt, wird in MOCO eine neue Leistungsposition „Nicht zugeordnete Zeiterfassung“ erstellt und die Zeit dort zugeordnet. Unteraufgaben werden derselben MOCO Leistungsposition zugeordnet, wie die Hauptaufgabe. Der Nutzer aus MOCO und awork wird über die E Mail Adresse abgeglichen. ​ Wichtig: Die E mail Adresse in awork muss unter Account Einstellungen (Klick auf das Profilbild oben rechts) > User bearbeiten > Kontakt als geschäftliche E mail hinterlegt sein. Admins können die E mail unter User in der linken Navigationsleiste ebenfalls für andere anpassen. Informationen über die Abrechenbarkeit oder Nicht Anrechenbarkeit der Zeit werden übernommen. Zeiten können in awork sowohl im Nachhinein verändert, als auch gelöscht werden. Diese Anpassungen werden ebenfalls nach MOCO übertragen. Zeiterfassungsmodi: Aufgabenlisten vs. Aufgaben Für die Synchronisierung der Zeiterfassung zwischen MOCO und awork gibt es zwei unterstützte Modi: 1. Zeiterfassung über Aufgabenlisten (empfohlen) 2. Zeiterfassung über Aufgaben Jeder Modus bestimmt, wie Leistungspositionen und erfasste Zeiten zwischen den Systemen zugeordnet werden. 1. Zeiterfassung über Aufgabenlisten (empfohlen) Für jede Leistungsposition wird in awork eine eigene Aufgabenliste erstellt. Aufgaben werden dabei nicht automatisch angelegt. Benutzer können innerhalb der erzeugten Aufgabenlisten manuell Aufgaben oder Unteraufgaben erstellen. Wiederverwendung bestehender Aufgabenlisten: Wenn die Projektvorlage bereits Aufgabenlisten mit identischen Namen enthält werden diese bestehenden Aufgabenlisten wiederverwendet und Aufgaben den vorhandenen passenden Listen zugeordnet, anstatt doppelte Listen zu erstellen. Zuordnung der Zeiterfassung: Alle Zeiten, die innerhalb der entsprechenden Aufgabenliste erfasst werden, werden der verknüpften Leistungsposition zugeordnet, einschließlich Zeiten auf Aufgaben und Zeiten auf Unteraufgaben. Zuordnungs Logik: MOCO Leistungsposition = Aufgabenliste in awork. Erfasste Zeiten auf Aufgaben/Unteraufgaben = Zuordnung zur entsprechenden Leistungsposition. [!NOTE] Dieser Modus wird empfohlen, da er folgendes bietet: Mehr Flexibilität bei der Aufgabenorganisation Bessere Kompatibilität mit Projektvorlagen Übersichtlichere Projektstrukturen Einfachere manuelle Aufgabenverwaltung 2. Zeiterfassung über Aufgaben In awork wird automatisch eine Liste mit dem Namen „MOCO“ erstellt. Innerhalb dieser Liste wird für jede MOCO Leistungsposition eine eigene Aufgabe angelegt. Zuordnung der Zeiterfassung: Zeiten, die direkt auf diesen erzeugten Aufgaben erfasst werden, werden zurück zur entsprechenden Leistungsposition synchronisiert. Die Zuordnung erfolgt direkt über die aus der Leistungsposition erstelle Aufgabe oder über die verknüpfte awork Aktivität. Zurordnungs Logik: MOCO Leistungsposition = Aufgabe innerhalb der „MOCO“ Liste in awork. Erfasste Zeit auf Aufgabe oder Aktivität = Übertragung zur entsprechenden Leistungsposition. Wie richte ich die Integration ein? Schritt 1: API Schlüssel in MOCO erstellen Im MOCO Account: Einstellungen (Zahnrad oben rechts) → Erweiterungen → API und Webhooks Neuen API Schlüssel erstellen mit: Namen (z. B. „awork“) Vollzugriff , unlimitiert gültig Schlüssel kopieren und sicher aufbewahren 2. Eigene Felder in MOCO erstellen Damit die Übertragung korrekt funktioniert, müssen Eigene Felder in MOCO eingerichtet werden: 1. Gehe zu Einstellungen (Zahnrad oben rechts) → Eigene Felder . 2. Erstelle die folgenden Felder: awork Projekt (Typ: Link) Sync zu awork (Typ: Ja/Nein) awork Projektvorlage (Typ: Einfachauswahl). Füge Vorlagennamen hinzu, wie oben beschrieben. 3. Wähle bei der Erstellung in der zweiten Zeile jeweils Projekt aus. 4. Achte dabei auf Groß und Kleinschreibung. 5. Speichere die Felder. 3. Integration in awork aktivieren Wende dich nun an unseren Support und bitte diesen, die MOCO Schnittstelle in awork für dich freizuschalten. Schicke dabei den eben erstellen Schlüssel und deine MOCO Subdomain mit. Beides wird von uns benötigt, um die Schnittstelle zu konfigurieren. [!NOTE] Teile dem Team bitte mit, wie folgende Details konfiguriert werden sollen: 1. Synchronisierung von Abwesenheiten von MOCO zu awork: Ja/Nein 2. Zeiterfassung über Aufgabenlisten oder über Aufgaben 3. Zeiterfassungen ab einem bestimmten Zeitpunkt 4. Erster Test 1. Projekt anlegen: Lege ein neues Projekt in MOCO an und aktiviere das Feld Sync zu awork . Speichere das Projekt. 2. Übertragung prüfen: Überprüfe in awork, ob das Projekt korrekt übertragen wurde. Zusätzliche optionale Integrations Einstellungen Die folgenden optionalen Einstellungen können konfiguriert werden: [!NOTE] Nicht planbare Abwesenheiten ignorieren: Lege fest, ob nicht planbare MOCO Abwesenheiten von der Synchronisierung ausgeschlossen werden sollen MOCO gesteuerte Aktualisierung von awork Projektdaten deaktivieren: verhindert, dass Änderungen aus MOCO bestehende Projektdaten in awork überschreiben (einschließlich Projektbudget und Projektbeschreibung) Oder nur Aktualisierungen der awork Projektbeschreibungen deaktivieren: ermöglicht weiterhin die Synchronisierung von Projektdaten, während bestehende awork Projektbeschreibungen erhalten bleiben, um Textüberschreibungen zu vermeiden MOCO ID Präfix in awork Projektnamen entfernen: sorgt für einheitlichere Benennungen im Workspace („Projektname“ statt „P1234 Projektname“) Projektbudget aus geplanten Dauern aktualisieren: berechnet das awork Projektbudget anhand der gesamten geplanten Dauern von Aufgaben und Aufgabenlisten Aktualisierung der Projektmitglieder bei Projektupdates deaktivieren Oder Projektmitglieder niemals übertragen: deaktiviert die Synchronisierung der Projektmiglieder zwischen MOCO und awork vollständig Bitte teile uns mit, welche Optionen wir für deinen Workspace aktiviert sollen. Projekterstellung in awork mit Vorlagen 1. Eigenes Feld anlegen: Erstelle in MOCO in die Einstellungen (Zahnrad oben rechts) ein eigenes Feld mit dem Namen „awork Projektvorlage“ als Typ „Einfachauswahl“. 2. Vorlagen hinzufügen: Füge in die Einfachauswahl Optionen die Vorlagen hinzu, die du in MOCO/awork verwenden möchtest. Wichtig: Achte darauf, dass keine Leerzeichen vor oder hinter dem Komma vorhanden sind. 3. Template nutzen: Das ausgewählte Template wird automatisch zur Projekterstellung in awork verwendet. [!IMPORTANT] Wenn du möchtest, dass standardmäßig keine Vorlage vorausgewählt ist , oder wenn User die Möglichkeit haben sollen, ein Projekt komplett ohne Vorlage zu erstellen , dann setze im Feld awork Projektvorlage direkt vor den Namen der Projektvorlagen am Anfang ein Komma. Wichtige Hinweise Benutzerberechtigungen in beiden Systemen: Überprüfe in beiden Systemen, ob die Benutzerberechtigungen korrekt gesetzt und ob der Benutzer auf den jeweiligen Projekten besetzt ist. Dies muss in awork und MOCO identisch sein. In MOCO benötigt der Benutzer Vollzugriff auf Projekte und muss als "Person für die Zeiterfassung" im Projekt hinzugefügt werden. Bereits bestehende MOCO Projekte zu awork übermitteln: Wenn du bestehende MOCO Projekte in awork erstellen möchtest, aktiviere einfach den Sync zu awork nachträglich. Dann wird das Projekt in awork erstellt. Eigene Subdomain: Wenn ihr die awork Domain nach der Aktivierung der MOCO Integration ändern solltet, dann wende dich bitte an den Support, damit die Domain für die Integration aktualisiert wird. Bereits bestehende awork Projekte zu MOCO übertragen: Wenn du bestehende awork Projekte nachträglich nach MOCO übertragen möchtest, lege dafür ein MOCO Projekt an, füge den entsprechenden Link des awork Projektes ein und aktiviere danach den Sync zu awork . [!CAUTION] Die Verlinkung von Projekten ist nur einmalig möglich. Bereits verwendete awork Projekt Links können nicht in einem weiteren MOCO Projekt eingefügt werden. Das führt zu Fehler bei der Synchronisation. Kündigung der MOCO Integration Die MOCO Integration kann nicht vom User selbst in awork gekündigt werden. Meldet euch dazu bei unserem Support Team unter support@awork.com. Häufige Fragen (FAQ) Was kostet die Integration? Für die Integration berechnen wir einen Festpreis von 50 Euro pro Monat. Die Mindestvertragsdauer und Kündigungsfrist für dieses Add on richten sich nach den Konditionen eures aktuellen Plans. Wird der Titel der Aufgabe in awork in die Beschreibung der Zeiterfassung in MOCO übernommen? Ja, der Aufgabenname kann in das Notizfeld der Zeiterfassung in MOCO übernommen werden. Gib dazu einfach bei Aktivierung der Integration dem Support Team Bescheid, dass du diese Funktion nutzen möchtest. Das Feature kann auch nachträglich aktiviert werden. Kann eine Aufgabe in awork umbenannt werden oder werden Zeiten dann nicht mehr zugeordnet werden? Die Zuordnung der Zeiterfassung funktioniert weiterhin, auch wenn eine Aufgabe umbenannt wird. Werden Änderung an den Zeiten in awork auch in MOCO aktualisiert? Ja, Dauer und Notiz einer Zeiterfassung werden bei Änderungen in awork zu MOCO übertragen. Werden Zeiten erneut von awork zu MOCO synchronisiert, wenn die Zeiten bereits manuell zu MOCO übertragen wurden und danach die Integration aktiviert wird? Ja, die Zeiten würden erneut übertragen werden, aber du kannst einen Zeitpunkt definieren, ab welchem die Übertragung der Zeiten erfolgen soll. Informiere unser Support Team über diesen Zeitpunkt wenn die Schnittstelle aktiviert wird. Ist es möglich, dass Änderungen an Projekten in MOCO auch nach der ersten Projekterstellung zu awork synchronisiert werden? Eine erneute Übertragung erfolgt ausschließlich für neu angelegte Leistungen sowie die in MOCO festgelegten Projektmitglieder. Hierzu muss der Projektname bearbeitet werden (z.B. durch Hinzufügen eines Leerzeichens am Ende), damit die Synchronisierung angestoßen wird. Werden Zeiten, die in MOCO bearbeitet/gelöscht werden auch in awork bearbeitet/gelöscht? Wird eine Zeit in MOCO bearbeitet oder gelöscht, erfolgt keine Synchronisation zu awork. Andersherum, wenn du eine Zeiterfassung in awork änderst oder löschst, wird diese auch in MOCO aktualisiert bzw. gelöscht. Wenn ein Projekt in MOCO gelöscht wird, wird dann auch das Projekt in awork gelöscht? Nein, das Löschen eines Projektes in MOCO hat keine Auswirkungen auf das Projekt in awork. Das Projekt in awork wird dadurch nicht gelöscht. Können Zeiten von MOCO zu awork synchronisiert werden? Zeiterfassungen werden nur von awork zu MOCO übertragen, nicht umgekehrt. Wird das Budget von in MOCO angelegten Aufgaben auch zu awork übertragen? Das Budget wird nicht direkt von MOCO zu awork übertragen. In MOCO wird ein monetäres Budget verwendet, in awork ein zeitliches Budget. Der Planaufwand einer Aufgabe in awork basiert allerdings auf dem Budget einer MOCO Leistung und dem in MOCO hinterlegten Stundensatz. (Formel: MOCO Budget / MOCO Stundensatz = awork Planaufwand) Ist für die Leistung kein Budget hinterlegt, verwendet die Integration das Budget des MOCO Projekts. Wird die Beschreibung der Leistung aus MOCO mit in das Beschreibungsfeld in awork übertragen? Ja, das ist möglich. Die Beschreibung sollte hier mit übertragen werden. Kann die Übertragung der Projektmitglieder von MOCO zu awork deaktiviert werden? Ja, die Übertragung von Projektmitgliedern kann entweder nur für bestehende Projekte oder auch beim Erstellen von neuen Projekten komplett deaktiviert werden. Wende die hierzu bitte an den Support damit wir die Schnittstelle entsprechend konfigurieren können. Ich habe bereits ein Projekt in MOCO erstellt, das zu awork übertragen wurde. Kann ich aus diesem Projekt ein neues awork Projekt erstellen? Die Projekte sind automatisch verlinkt. Möchtest du die Verlinkung löschen, kannst du das Sync Häkchen in MOCO deaktivieren. Möchtest du aus dem MOCO Projekt ein neues awork Projekt erstellen, gehe wie folgt vor: Bearbeite das Projekt in MOCO und lösche den awork Link Im Link Feld, füge folgenden Text ein: <https://recreate Sobald du dann das Projekt in MOCO speicherst wird in awork ein neues Projekt erstellt Kann ich die Verlinkung später ändern und ein awork Projekt mit einem anderen Moco Projekt verlinken? Nein, ein awork Projekt kann nur mit einem Moco Projekt verlinkt werden. Wird z.B. ein Moco Projekt archiviert kann das awork Projekt nicht mit einem anderen Moco Projekt verknüpft werden. Die Orginal Verknüpfung bleibt bestehen.
Integrationen für Abrechnung & Agentursoftware
Aufgaben exportieren So exportierst du Aufgaben aus awork: als Excel Datei (.xlsx) für die Weiterverarbeitung oder die Timeline als Bild ( png oder svg ). [!IMPORTANT] Nach einem erfolgreichen Export
Aufgaben exportieren So exportierst du Aufgaben aus awork: als Excel Datei (.xlsx) für die Weiterverarbeitung oder die Timeline als Bild ( png oder svg ). [!IMPORTANT] Nach einem erfolgreichen Export erhältst du in awork eine Benachrichtigung mit einem Link zum Download. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Exports sind praktisch, wenn du Aufgaben außerhalb von awork nutzen willst: Aufgaben weiterverarbeiten – Aufgaben aus einem Projekt oder einem Aufgabenfilter als .xlsx herunterladen Timeline teilen – Die Timeline als Bild exportieren und z. B. an Kunden verschicken oder in Präsentationen einbauen So exportierst du Aufgaben als Excel Datei In einem Projekt kannst du Aufgaben in der Listenansicht , Tabellenansicht , Board Ansicht exportieren. 1. Öffne das Projekt und wechsle in die gewünschte Ansicht ( Aufgaben , Board oder Timeline ). 2. Klicke oben rechts unterhalb des Headers auf den Aktionsbutton . 3. Wähle Aufgaben exportieren. Eine Ansicht exportieren 1. Öffne Ansichten im Hauptmenü 2. Wähle eine Standard Ansicht oder einen erstellten Filter . 3. Klicke oben rechts unterhalb des Headers auf den Aktionsbutton . 4. Wähle Exportieren. Die Timeline als Bild exportieren Du kannst die gesamte Timeline im png oder svg Format exportieren und herunterladen. 1. Öffne die Timeline im Projekt. 2. Klicke oben rechts unter dem Header auf den Aktionsbutton . 3. Wähle Als SVG exportieren oder Als PNG exportieren . [!IMPORTANT] Der Export umfasst alle angezeigten Aufgaben sowie den gesamten Zeitbereich dieser Aufgaben plus eine Woche an Start und Ende. Die gesamte eingestellte Ansicht wird übernommen (z. B. Zoom Stufe, Sprache, Darkmode). FAQ Welche Aufgaben kann ich exportieren? Du kannst alle Aufgaben eines Projekts oder eines Aufgabenfilters im Excel Format ( .xlsx ) herunterladen. Wo finde ich den Download Link nach dem Export? Nach erfolgreichem Export bekommst du in awork eine Benachrichtigung mit einem Link zum Download des Dokuments. In welchen Formaten kann ich die Timeline als Bild exportieren? Du kannst die gesamte Timeline als png oder svg exportieren. Was ist im Timeline Bildexport enthalten? Der Export umfasst alle angezeigten Aufgaben sowie den gesamten Zeitbereich dieser Aufgaben plus eine Woche an Start und Ende. Außerdem wird die eingestellte Ansicht übernommen (z. B. Zoom Stufe, Sprache, Darkmode).
Integration von Rechnungs Tools Mit der Integration eines Rechnungs Tools kannst du in awork erfasste Zeiten direkt auf Rechnungen in dem integrierten Tool übertragen. In diesem Artikel erfährst du, w
Integration von Rechnungs Tools Mit der Integration eines Rechnungs Tools kannst du in awork erfasste Zeiten direkt auf Rechnungen in dem integrierten Tool übertragen. In diesem Artikel erfährst du, wie das abläuft. [!WARNING] 🔐 Verfügbar ab dem Professional Plan. Folgende Integrationen werden von awork unterstützt: sevDesk Lexware Office HQ Easybill MOCO bexio Xero Eine neue Integration einrichten Um eine neue Integration einzurichten, gehst du in awork im Menü auf Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Integrationen . Öffne die Integrations Bibliothek und wähle das entsprechende Tool in der Sektion Rechnungs Tools . Du kannst die Einrichtung der Integration auch direkt aus den Zeitauswertungen heraus starten, sofern noch kein Rechnungs Tool integriert ist. Klicke dazu einfach auf das Dollar Icon oben rechts und wähle Rechnung erzeugen . sevDesk awork User\ innen erhalten 60% Rabatt auf die ersten 12 Monate bei sevdesk klicke hier, um ihn einzulösen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem du den API Schlüssel von sevDesk eingeben musst. Nachdem du den API Schlüssel in das Feld kopiert hast, klickst du auf Speichern und die Integration ist eingerichtet. Den API Token findest du in sevDesk unter Erweiterungen/ Integrationen . Von dort kannst du ihn kopieren und in awork einfügen. Hier erfährst du, wie du mit der Sevdesk Integration Zeiten aus awork abrechnen kannst (Rechnungen erstellen). Lexware Office Wenn du die Integration zu Lexware Office aus awork startest, wirst du zu Lexware Office weitergeleitet und muss dich dort mit deinem Lexware Benutzer und Passwort anmelden. Du wirst anschließend zurück zu awork geleitet und kannst die Integration direkt nutzen. Die Integration ist so lange gültig, bis die Berechtigung in Lexware Office entfernt oder gesperrt wird. Hier erfährst du, wie du mit der Lexware Office Integration Zeiten aus awork abrechnen kannst (Rechnungen erstellen). HQ Es öffnet sich ein Fenster, in dem du den API Schlüssel vom HQ eingeben musst. Nachdem du den API Schlüssel in das Feld kopiert hast, klickst du auf Speichern und die Integration ist eingerichtet. Den API Token findest du im HQ unter Admin > API Clients . Von dort kannst du ihn kopieren und in awork einfügen. Hier erfährst du, wie du mit der HQ Integration Zeiten aus awork abrechnen kannst (Rechnungen erstellen). Easybill Es öffnet sich ein Fenster, in dem du den API Schlüssel von Easybill eingeben musst. Nachdem du den API Schlüssel in das Feld kopiert hast, klickst du auf Speichern und die Integration ist eingerichtet. Den API Token findest du in Easybill unter Profil > Profil & Einstellung > Api Key . Von dort kannst du ihn kopieren und in awork einfügen. Hier erfährst du, wie du mit der Easybill Integration Zeiten aus awork abrechnen kannst (Rechnungen erstellen). MOCO Es öffnet sich ein Fenster, in dem du deine MOCO Subdomain (z. B. deine subdomain.mocoapp.com) und den API Schlüssel von MOCO eingeben musst. 💡 Den API Schlüssel findest du in MOCO unter: Profil → Integrationen → Persönlicher API Schlüssel. Von dort kannst du ihn kopieren und in awork einfügen. Nachdem du alle Informationen in die Felder eingegeben hast, klicke auf „Speichern“ und die Integration ist eingerichtet. Hier erfährst du, wie du mit der MOCO Integration Zeiten aus awork abrechnen kannst (Rechnungen erstellen). bexio awork User erhalten 40% Rabatt auf ihr erstes Jahr bei bexio 🎉 💡 Nutze dafür den Aktionscode awork40 bei der Anmeldung in bexio oder klicke hier . Du kannst die Einrichtung der Integration auch direkt aus den Zeitauswertungen heraus starten, sofern noch kein Rechnungs Tool integriert ist. Klicke dazu einfach auf das Dollar Icon oben rechts und wähle Rechnung erzeugen . Wenn du die bexio Integration aus awork startest, wirst du zu bexio weitergeleitet und muss dich dort mit deinem bexio Benutzernamen und Passwort anmelden. Du wirst anschließend zurück zu awork geleitet und kannst die Integration direkt nutzen. Hier erfährst du, wie du mit der bexio Integration Zeiten aus awork abrechnen kannst (Rechnungen erstellen). Xero Es öffnet sich ein Fenster, in dem du den Verbindungsprozess mit Xero starten kannst. Klicke auf Mit Xero verbinden . Du wirst auf die Website von Xero weitergeleitet, wo du dich einloggen und awork den Zugriff auf deinen Xero Account erlauben kannst. Nach erfolgreicher Autorisierung wirst du zurück zu awork geleitet und die Integration ist eingerichtet. Xero verwendet OAuth 2.0 zur Authentifizierung. Das bedeutet, dass du beim Verbinden von awork mit Xero auf die Login /Autorisierungsseite von Xero weitergeleitet wirst, dich dort anmeldest und awork die entsprechenden Berechtigungen erteilst. Hier erfährst du, wie du mit der Xero Integration Zeiten aus awork abrechnen kannst (Rechnungen erstellen).
awork AI - Die smarte Projektassistenz (Beta)
awork AI Die smarte Projektassistenz (Beta) awork AI ist ein integrierter Projektassistent, der über natürliche Sprache (Prompts) gesteuert wird. Er liefert kontextbezogene Unterstützung für Projekte,
awork AI Die smarte Projektassistenz (Beta) awork AI ist ein integrierter Projektassistent, der über natürliche Sprache (Prompts) gesteuert wird. Er liefert kontextbezogene Unterstützung für Projekte, Aufgaben, Zeiterfassung, Docs und mehr , damit du Antworten bekommst, Aktionen ausführen und Inhalte erstellen kannst ohne deinen Workflow zu verlassen. Du kannst awork AI überall nutzen, wo du die Schaltfläche awork AI siehst in der schwebenden Toolbar, in der Projektansicht oder per Shortcut. Der Assistent versteht dabei, was du gerade geöffnet hast, und gibt dir passende, relevante Antworten. Hauptvorteile und Anwendungsfälle So erledigst du Arbeit schneller und smarter: Fragen kontextbezogen beantworten z. B. zu deinem aktuellen Projekt oder einer konkreten Aufgabe. Aktionen direkt ausführen z. B. Projekte und Aufgaben erstellen oder bearbeiten. Zusammenfassungen und Inhalte generieren für Projekte, Status Updates, Reports oder Docs. Zeiteinträge ansehen, bearbeiten und zusammenfassen ohne dich durch Menüs zu klicken. Infos zu Personen und Auslastung anzeigen mit einfachen Prompts. awork Dokumentation und Hilfeartikel durchsuchen direkt innerhalb von AI. Ideen brainstormen, planen und verfeinern mit integrierten Kreativitäts und Textfunktionen. So nutzt du awork AI Assistent öffnen Klicke auf die Schaltfläche awork AI im schwebenden Menü unten mittig. Oder nutze Tastenkürzel : Mac: Windows: Oder klicke auf awork AI in der Projekt Aufgabenübersicht (oben rechts), um direkt mit Projektinhalten zu arbeiten. Zum Schließen drücke Esc oder klicke auf Schließen oben rechts. Anzeigemodus auswählen Popup Modus Erscheint über der schwebenden Toolbar. Prompts oben eingeben, Antworten darunter erhalten. Je nach Bedarf auf oder zuklappen. Seitenleisten Modus Öffnet sich rechts über die gesamte Höhe. Kann angeheftet werden, damit der Assistent neben deinem Workflow geöffnet bleibt. Unterhaltungen verwalten 1. Gib deinen Prompt ein awork AI antwortet im selben Thread. 2. Über Verlauf (oben) kannst du frühere Unterhaltungen erneut öffnen oder fortsetzen. 3. Klicke auf Neu (Neue Konversation starten) oder nutze den Shortcut, um neu zu starten. Mit Kontext arbeiten awork AI kennt den Kontext deines Bildschirms . Formulierungen wie „aktuelles Projekt“ oder „diese Aufgabe“ werden anhand dessen interpretiert, was du gerade geöffnet hast. [!NOTE] Wichtig: AI sieht nur Informationen, für die du die entsprechenden Zugriffsrechte hast. Was awork AI kann Projekte Projekte erstellen und bearbeiten Mitglieder zuweisen Status ändern Projektzusammenfassungen erstellen Aufgaben Erstellen, bearbeiten, neu zuweisen Aufgabenstatus ändern Neu sortieren, als erledigt markieren Zeiterfassung Erfasste Zeiten anzeigen Summen/Aggregate anzeigen Einträge bearbeiten Personen & Auslastung Nutzerinfos, Abwesenheiten und Auslastung anzeigen Docs Suchen, lesen, bearbeiten, übersetzen Inhalte und Ideen ergänzen Neue Docs erstellen Dateien Projektdateien zusammenfassen oder Informationen daraus extrahieren Help Center „How to“ Fragen mithilfe von Hilfeartikeln direkt beantworten Allgemeine AI Funktionen Brainstorming Schreiben & Inhalte anreichern Projektplanung Massenaktionen Vor größeren oder umfangreichen Änderungen bittet AI um eine Bestätigung, bevor die Aktion ausgeführt wird. Bekannte Einschränkungen Das Kopieren oder Duplizieren von Projekten funktioniert möglicherweise nicht korrekt. Die Verteilung von Aufgaben auf Listen kann mitten im Vorgang stoppen. Das Einladen von Nutzern in den Workspace oder über Connect ist nicht möglich. Du kannst Nutzer über AI nicht einladen. Du kannst benutzerdefinierte Felder über AI nicht erstellen. AI kann sich gelegentlich irren prüfe wichtige Ergebnisse immer nach. [!WARNING] Wichtig: Als Beta Funktion kann awork AI ungenaue oder unvollständige Vorschläge liefern. Bitte überprüfe Ergebnisse immer, bevor du sie verwendest. Tipps für beste Ergebnisse Formuliere Prompts möglichst konkret statt sehr allgemeiner Anfragen. Prüfe alle generierten Inhalte sorgfältig , bevor du sie übernimmst oder anwendest. Nutze awork AI als Startpunkt nicht als endgültige Entscheidungsinstanz. Bewerte Antworten mit 👍 / 👎, um das System zu verbessern. Probiere Beispiel Prompts aus, die unten im Popup angezeigt werden. Compliance und Sicherheit Wichtig: awork AI ist vollständig DSGVO konform, wird in der EU gehostet und erfüllt Transparenzanforderungen des EU AI Acts. Es nutzt keine Kundendaten zum Training und respektiert Berechtigungen AI sieht nur, was du auch sehen darfst. FAQ Was ist awork AI? awork AI ist ein smarter Projektassistent, der dir hilft, Projektinhalte direkt in awork zu erstellen, zu verbessern und schneller zu bearbeiten. Arbeitet awork AI automatisch im Hintergrund? Nein. awork AI erstellt Vorschläge nur, wenn du aktiv danach fragst, und nimmt niemals eigenständig Änderungen vor. Kann ich AI generierte Inhalte bearbeiten? Ja. Alle AI Ergebnisse sind vollständig editierbar du kannst sie anpassen, neu generieren oder verwerfen. Ist awork AI in meinem Plan enthalten? Während der Beta Phase ist awork AI in allen Plänen verfügbar. Kann ich AI Funktionen in meinem Workspace deaktivieren? Ja. Admins können awork AI vollständig deaktivieren unter Einstellungen > Allgemein . Wer kann meine AI Chats lesen? Nur du kannst deine AI Unterhaltungen lesen. Admins können AI Chats anderer Nutzer weder sehen noch darauf zugreifen.
Aufgaben aus E Mails erstellen Du kannst E Mails in Aufgaben umwandeln, indem du sie an eine einzigartige E Mail Adresse weiterleitest. Diese gibt es sowohl pro Projekt als auch pro Nutzer\ in . Haupt
Aufgaben aus E Mails erstellen Du kannst E Mails in Aufgaben umwandeln, indem du sie an eine einzigartige E Mail Adresse weiterleitest. Diese gibt es sowohl pro Projekt als auch pro Nutzer\ in . Hauptvorteile und Anwendungsfälle Damit lassen sich Prozesse schlank organisieren, zum Beispiel: Rechnungsfreigabe durch Weiterleitung von Rechnungen an ein zentrales Projekt Kundenanfragen abarbeiten für z. B. regelmäßige Social Media Beiträge Bewerber\ innen strukturiert bearbeiten Feedback & Bugs sammeln für Software Produkte Wie funktioniert die Aufgabenerstellung per E Mail Aufgabe in einem Projekt per E Mail anlegen 1. Öffne das gewünschte Projekt und gehe zu den Einstellungen . 2. Kopiere im Abschnitt Aufgaben via E Mail erstellen die dort angezeigte E Mail Adresse für dieses Projekt . 1) Wähle die Liste für Aufgaben aus, die aus E Mails kommen 2) Leite die E Mail an diese Adresse weiter. Private Aufgabe per E Mail anlegen 1. Öffne deine Account Einstellungen . 2. Im Abschnitt Aufgaben via E Mail erstellen , kopiere die E Mail Adresse für deine privaten Aufgaben . 3. Leite die gewünschte E Mail an diese Adresse weiter. Informationen, die aus der E Mail übernommen werden Die folgende Informationen werden aus der E Mail in die Aufgabe übernommen: <table style="min width: 50px;" <colgroup <col style="min width: 25px;" <col style="min width: 25px;" </colgroup <tbody <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong E Mail</strong </p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p <strong awork</strong </p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p Empfänger</p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Bearbeiter in</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p Betreff</p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Aufgabenname</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p Tag im Format tag im Betreff</p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Aufgaben Tag</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p E Mail Inhalt</p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Aufgabenbeschreibung</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p Anhänge</p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Aufgabenanhänge<br (bis zu 30 MB pro E Mail)</p </td </tr <tr <td colspan="1" rowspan="1" <p CC Empfänger</p </td <td colspan="1" rowspan="1" <p Beobachter in</p </td </tr </tbody </table [!NOTE] Gibt es mehrere Empfänger\ innen, wird der erste neben der awork E Mail Adresse ausgewählt. Kann awork diese\ n Nutzer\ in zuordnen, wird diese Person als Bearbeiter\ in der Aufgabe festgelegt. E Mail Aufgaben automatisieren In den Projekteinstellungen kannst du Automatisierungen für Aufgaben anlegen, die aus E Mails erstellt wurden. So können direkt weitere Aktionen mit den Aufgaben aus E Mails durchgeführt werden, wie: 1. Bearbeiter\ innen festlegen 2. Tags hinzufügen 3. den Status wechseln 4. eine Fälligkeit hinzufügen Tipps und Hinweise Behalte die Tätigkeit der Aufgabe im Blick , da diese automatisch (zuletzt genutzt oder oberster in der Liste) gesetzt wird. [!IMPORTANT] Du kannst die Tätigkeit beim Erstellen nicht auswählen: Standard ist die zuletzt verwendete Tätigkeit der jeweiligen User\ in in dem jeweiligen Projekt. Alternativ wird automatisch die Tätigkeit gewählt, die in der Liste der Tätigkeiten ganz oben steht. Nach dem Erstellen kannst du den Aufgabentyp bearbeiten. Nutze HTML E Mails , da nur diese korrekt in Aufgaben umgewandelt werden können Berechtigungsprüfung: Das Anlegen von Aufgaben über E Mails geschieht anonym, ohne Berechtigungsprüfung. Auch Nutzer\ innen ohne Schreibrechte können Aufgaben anlegen. Nutze die vCard für dein Adressbuch [!NOTE] Neben der in den Projekt bzw. Account Einstellungen hinterlegten E Mail Adresse befindet sich die Option vCard herunterzuladen . Damit kannst du die E Mail Adresse schnell an deinem Adressbuch speichern und E Mails schneller weiterleiten. FAQ Wo finde ich die E Mail Adresse für ein Projekt? Du findest die Projekt E Mail Adresse zur Aufgabenerstellung in den Projekteinstellungen . Wo finde ich die E Mail Adresse für private Aufgaben? Du findest die E Mail Adresse zum Erstellen von privaten Aufgaben in deinen Account Einstellungen . Warum kann ich die Tätigkeit beim Erstellen per E Mail nicht auswählen? Beim Erstellen aus einer E Mail ist der Aufgabentyp fest voreingestellt: Standard ist der zuletzt verwendete Aufgabentyp der jeweiligen User\ in in diesem Projekt. Alternativ: die Tätigkeit, die in der Liste der Tätigkeiten ganz oben steht. Nach dem Erstellen kannst du den Aufgabentyp bearbeiten. Welche E Mail Formate werden unterstützt? Nur HTML E Mails können korrekt in Aufgaben umgewandelt werden. Wenn dein E Mail Programm RTF statt HTML sendet, kannst du das umstellen. Werden E Mail Anhänge übernommen? Anhänge werden als Aufgabenanhänge übernommen (bis zu 30 MB pro E Mail ).
sitebrunch Integration sitebrunch vereint Accessibility Center und UX Center in einer Plattform. Dank Browser Extension kannst du alle Features direkt auf deiner Website anwenden. Hauptvorteile und An
sitebrunch Integration sitebrunch vereint Accessibility Center und UX Center in einer Plattform. Dank Browser Extension kannst du alle Features direkt auf deiner Website anwenden. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Ganzheitlich: Kombiniert Accessibility Center & UX Center in einem Tool – von Compliance bis Performance Rechtskonform & inklusiv: kontinuierliche Automatisierte WCAG Checks (inkl. Monitoring) & manuelle Prüfkataloge gemäß WCAG 2.2 AA (EN 301 549) Analysen und Dashboards: Individuell konfigurierbares Interface, Kommentare und Aufgabenverteilung via Browser Extension Live Klick Heatmaps zur Visualisierung von Nutzeraktivitäten User Flows: Darstellung der drei häufigsten Nutzerpfade Marketing Tracking: UTM Kampagnen Tracking für Marketing Erfolgsmessung Direkte Kommentarfunktion für Elemente inkl. Integration zu allen gängigen Projektmanagement Tools unter anderem „awork“ Wie funktioniert die sitebrunch Integration 1. Konto anlegen: Erstelle ein sitebrunch Konto über die sitebrunch Website oder die awork Integrationsbibliothek. [!IMPORTANT] Mit dem Promo Code AWORK erhältst du in den ersten 3 Monaten 50 % Rabatt. 1. Erstes Projekt erstellen: Klicke auf das graue Pluszeichen und gib die URL der Website ein, die du analysieren möchtest. 2. awork Integration aktivieren: Öffne das Projektmenü in sitebrunch und klicke auf awork integrieren . Melde dich bei awork an, wähle ggf. einen Workspace aus und stimme den Datenschutzbestimmungen zu. Aktiviere die Integration im Pop up in sitebrunch. Wähle ein Standardprojekt aus und lege Status sowie Art der Arbeit fest. 3. Chrome Extension installieren: Lade die sitebrunch Chrome Extension über den Chrome Web Store herunter. 👉🏼 <u Hier geht’s direkt zum Store</u 1) Kommentare erstellen & Aufgaben synchronisieren: Öffne die hinterlegte Website in sitebrunch und aktiviere die Extension. Klicke auf das Kommentarsymbol und erstelle deinen Kommentar. Wähle aus, dass dieser Kommentar als Ticket in awork erstellt werden soll. Nach dem Speichern wird der Kommentar automatisch als Aufgabe im vordefinierten awork Projekt angelegt. 2) Erweiterte Features freischalten: Um alle Analysefunktionen von sitebrunch nutzen zu können, füge den Code Snippet aus deinem sitebrunch Projekt in den Bereich deiner Website ein (Beispiel mit Dummy Daten): [!NOTE] Sobald das Snippet eingebettet ist, erhältst du automatisch einen 30 tägigen Testzeitraum. Tipps und Best practices Du entscheidest bei jedem Kommentar, ob eine awork Aufgabe erstellt wird Kommentare lassen sich über die Export Funktion ausgeben und anschließend in awork importieren Wenn du eine Aufgabe erzeugst, kannst du ihr einen Namen geben, kann der Kommentar als Aufgabenbeschreibung übernommen werden und ein aktueller Screenshot wird automatisch angehängt FAQ Was ist sitebrunch? sitebrunch ist eine All in One Agentur Software für digitale Barrierefreiheit und User Experience. Mit sitebrunch machst du deine Website zugänglich, nutzerfreundlich und zukunftssicher – alles in einer Software. Was macht die sitebrunch Integration in awork? Du kannst bei der Prüfung einer Website einen Kommentar erstellen, der automatisch als Aufgabe in einem vordefinierten awork Projekt erscheint. Muss jeder Kommentar als Aufgabe in awork erstellt werden? Nein. Bei jedem Kommentar kannst du individuell festlegen, ob daraus eine Aufgabe in awork erstellt werden soll oder nicht. Was wird bei der Aufgabe in awork übernommen? Wenn eine Aufgabe erzeugt wird, kannst du ihr einen Namen geben, den Kommentar als Aufgabenbeschreibung übernehmen und ein aktueller Screenshot der Website wird automatisch als Anhang hinzugefügt. Kann ich Kommentare auch ohne direkte Integration nach awork bringen? Ja. Kommentare lassen sich über die Export Funktion ausgeben und anschließend in awork importieren – ganz ohne direkte Integration. Gibt es einen Rabatt für neue Nutzer? Ja, mit dem Promo Code AWORK erhältst du in den ersten 3 Monaten 50 % Rabatt.
Integrationen für Workflows & Produktivität
easyJOB Integration mit awork easyJOB ist eine vielseitige ERP Lösung für Agenturen und Dienstleister im Projektgeschäft. Von Kalkulation über Projektmanagement bis Abrechnung und Controlling: easyJOB
easyJOB Integration mit awork easyJOB ist eine vielseitige ERP Lösung für Agenturen und Dienstleister im Projektgeschäft. Von Kalkulation über Projektmanagement bis Abrechnung und Controlling: easyJOB bündelt Daten, liefert Auswertungen und lässt sich über Schnittstellen wie eine RESTful API integrieren. Mit der easyJOB Integration synchronisierst du die Verwaltung deiner Projekte und Aufgaben zwischen easyJOB und awork. Markiere in easyJOB, was nach awork soll – und die Systeme tauschen die relevanten Daten automatisch aus. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Wenn du easyJOB für Projektplanung und awork für Aufgabenmanagement und Zeiterfassung nutzt, verbindet die Integration beide Tools sauber miteinander. Weniger manuelle Arbeit durch automatische Synchronisation Klarer Projektüberblick durch konsistente Daten in beiden Systemen Projektstruktur und Aufgaben synchron (z. B. Leistungspositionen → Aufgaben) Zeiten automatisch zurück nach easyJOB für Abrechnung und Projektüberwachung So nutzt du die easyJOB Integration mit awork Die Integration folgt einem klaren Ablauf: Du markierst in easyJOB, was synchronisiert werden soll. In awork entsteht daraus ein Projekt inklusive Aufgaben – und erfasste Zeiten fließen zurück. Jobs aus easyJOB nach awork synchronisieren 1. Markiere in easyJOB einen Job über das Zusatzfeld „Sync zu awork“. Damit wird dieser Job automatisch mit awork synchronisiert. 2. Prüfe das automatisch erstellte Projekt in awork. Dabei werden wichtige Daten übernommen: Jobnummer und bezeichnung aus easyJOB → Projektname in awork Kunde/Produkt aus easyJOB → Kundenfeld in awork Start und Enddatum des Jobs aus easyJOB → Start und Enddatum in awork Leistungspositionen aus easyJOB → Aufgaben in awork 3. Jede Leistungsposition in easyJOB wird in awork als Aufgabe erstellt. Arbeite in awork mit den Aufgaben weiter (z. B. Aufgaben unterteilen oder zusätzliche Unteraufgaben ergänzen) Zeiten in awork erfassen und nach easyJOB zurücksynchronisieren 1. Erfasse Zeiten in awork auf den Aufgaben 2. Die erfassten Zeiten werden automatisch nach easyJOB synchronisiert 3. In easyJOB werden die Zeiten auf die jeweilige Leistungsposition übertragen Typische Workflows Die Integration ist anpassbar. Hier sind typische Nutzungsmuster aus der Praxis: Beispiel: Kreativagentur Jobs werden in easyJOB markiert und automatisch als Projekte in awork erstellt. So bleiben Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung in awork übersichtlich. Projekterstellung : Jobs aus easyJOB werden automatisch nach awork synchronisiert. Jobnummer und bezeichnung werden als Projektname übernommen, das Kundenfeld wird synchronisiert Aufgabenverwaltung : Leistungspositionen werden als Aufgaben erstellt und in awork weiter strukturiert Zeiterfassung : Zeiten aus awork werden zurück nach easyJOB übertragen und Leistungspositionen zugeordnet Beispiel: Full Service Agentur Hier steht die Synchronisation von Projektstruktur und Zeiterfassung im Fokus – plus Benutzerabgleich über E Mail. Benutzersynchronisation : Mitarbeiter werden über die in beiden Systemen hinterlegte E Mail Adresse automatisch abgeglichen Projekteinrichtung : Bei der Synchronisation wird ein Template aus awork geladen; geplante Stunden aus easyJOB werden als Sollstunden in awork übernommen Zeitenabgleich : Erfasste Zeiten in awork werden automatisch passenden Leistungspositionen in easyJOB zugeordnet; falls nicht möglich, gibt es den Prozess „Unzugeordnete Zeiterfassungen“ Beispiel: Eventagentur Die Agentur arbeitet mit einer strukturierten Aufgabenlisten Verwaltung: Leistungsgruppen aus easyJOB werden in awork als Aufgabenlisten abgebildet. Aufgabenlisten : Leistungsgruppen in easyJOB werden als Aufgabenlisten in awork übernommen, Aufgaben werden automatisch erstellt Flexibilität bei Aufgaben : Aufgaben können in awork bearbeitet, ergänzt oder gelöscht werden, während die Struktur erhalten bleibt Zeiterfassung : Zeiten aus awork werden mit Leistungszeilen in easyJOB verknüpft; falls keine Zuordnung möglich ist, wird eine spezielle Leistungszeile erstellt [!WARNING] Achte darauf, dass die E Mail Adresse in beiden Systemen hinterlegt ist. So richtest du die easyJOB Integration ein [!NOTE] Um die easyJOB Integration in awork nutzen zu können, benötigst du eine gültige Lizenz für beide Systeme . Die Einrichtung erfolgt gemeinsam mit unserem Team, damit die Integration sauber und passgenau auf eure Anforderungen abgestimmt wird. Für die technische Konfiguration bieten wir ein spezielles Onboarding Paket an, das dich Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess begleitet. Wenn du die easyJOB Integration nutzen möchtest, melde dich bei uns unter sales@awork.com. FAQ Was ist easyJOB? easyJOB ist eine ERP Lösung für Agenturen und Dienstleister im Projektgeschäft. Sie unterstützt die Wertschöpfungskette von Kalkulation über Projektmanagement bis Abrechnung und Controlling und liefert detaillierte Auswertungen. Welche Daten werden von easyJOB nach awork synchronisiert? Wenn ein Job in easyJOB mit „Sync zu awork“ markiert wird, erstellt awork ein Projekt und übernimmt u. a. Jobnummer und bezeichnung (als Projektname), Kunde/Produkt (ins Kundenfeld), Start und Enddatum sowie Leistungspositionen (als Aufgaben). Wie funktioniert die Zeitsynchronisation zwischen awork und easyJOB? Zeiten, die du in awork erfasst, werden automatisch nach easyJOB synchronisiert und dort auf die jeweilige Leistungsposition übertragen. Brauche ich Lizenzen für beide Systeme? Ja. Um die easyJOB Integration in awork zu nutzen, benötigst du eine gültige Lizenz für beide Systeme. Wie kann ich die easyJOB Integration bekommen und einrichten lassen? Die Einrichtung erfolgt gemeinsam mit unserem Team. Für die technische Konfiguration gibt es ein spezielles Onboarding Paket. Schreib uns dafür an sales@awork.com.
Raycast Integration <u Raycast</u ist ein vielseitiger Launcher für macOS, mit dem du blitzschnell per Tastenkombination auf wichtige Funktionen deiner Lieblings Tools zugreifen kannst. Hauptvorteile
Raycast Integration <u Raycast</u ist ein vielseitiger Launcher für macOS, mit dem du blitzschnell per Tastenkombination auf wichtige Funktionen deiner Lieblings Tools zugreifen kannst. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Steuere awork über Raycast und spare Zeit Erfasse Zeit direkt in Raycast für Projekte oder Aufgaben Automatisiere wiederkehrende Abläufe mit benutzerdefinierten Befehlen Raycast unterstützt zudem zahlreiche andere Tools wie Slack, Notion und Spotify und bietet nützliche Features wie eine Zwischenablage Historie, Fensterverwaltung und die Möglichkeit, eigene Skripte zu erstellen. Wie funktioniert die Raycast Integration für awork Um die Integration einzurichten, folge diesen Schritten: 1. API Client in awork hinzufügen: Gehe zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) → Integrationen → API Clients [!NOTE] Hinweis: Admin Rechte erforderlich. 1. Neuen API Client erstellen: Fülle folgende Infos aus: Name: awork Integration für Raycast Client ID: Frei wählbar, z.B. raycast EuerUnternehmensname extension Redirect URI: 2. Client Secret speichern: Ein Client Secret wird generiert. Speichere es sicher ab. 3. Raycast Erweiterung installieren: Lade die awork Erweiterung im Raycast Store herunter. 4. Zugangsdaten eingeben: Trage die Client ID und das Client Secret ein. 5. Anmeldung abschließen: Melde dich auf der angezeigten awork Seite an. Nach der Anmeldung wirst du automatisch zu Raycast zurückgeleitet. Die Integration ist jetzt aktiv. Nützliche awork Befehle in Raycast Projekte Projekte finden: Nach Projekt oder Kundennamen filtern Im Browser öffnen: Drücke ⏎ In die Zwischenablage kopieren: Drücke ⌘⏎ Projekt Mail Adresse kopieren: Drücke ⌃E Zeit erfassen: Drücke ⌃⌘⏎ Aufgaben anzeigen: Drücke ⌃Space Aufgaben Aufgaben durchsuchen: Optional nach Projekt filtern Im Browser öffnen: Drücke ⏎ In die Zwischenablage kopieren: Drücke ⌘⏎ Aufgaben ID kopieren: Drücke ⌃I Zeit erfassen: Drücke ⌃⌘⏎ Zeit erfassen Arbeitszeit direkt in Raycast erfassen ob für ein Projekt oder eine Aufgabe Bestätigen: Drücke ⌘⏎ , um die Eingabe abzuschließen FAQ Was ist Raycast? Raycast ist ein vielseitiger Launcher für macOS, mit dem du per Tastenkombination schnell auf Funktionen deiner Tools zugreifen kannst. Was kann ich mit der Raycast Integration für awork machen? Du kannst Projekte und Aufgaben durchsuchen und anzeigen, Zeit für Projekte oder Aufgaben erfassen und wiederkehrende Abläufe mit benutzerdefinierten Befehlen automatisieren. Welche Rechte brauche ich, um die Integration einzurichten? Zum Hinzufügen eines API Clients in awork sind Admin Rechte erforderlich. Welche Zugangsdaten muss ich in Raycast eingeben? Du musst deine Client ID und dein Client Secret in Raycast eintragen und die Anmeldung auf der angezeigten awork Seite abschließen. Welche Redirect URI muss ich beim API Client verwenden? Verwende als Redirect URI.
MOCO Browser Erweiterung Das MOCO Plugin ist die perfekte Erweiterung, um mühelos Zeiten zu erfassen und Projekte effizient zu verwalten, während du awork nutzt. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Stre
MOCO Browser Erweiterung Das MOCO Plugin ist die perfekte Erweiterung, um mühelos Zeiten zu erfassen und Projekte effizient zu verwalten, während du awork nutzt. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Stressfreies Arbeiten: MOCO ist eine Agentursoftware, mit der du deine Buchhaltung neben vielen weiteren hilfreichen Features ohne Stress und Papierkram erledigen kannst. Echtzeit Zeiterfassung: Erfasse deine Arbeitszeiten direkt in Moco, während du in awork bist. So richtest die MOCO Erweiterung ein 1. Installiere das MOCO Plugin: Chrome: MOCO Zeiterfassung Firefox: MOCO Zeiterfassung 2. Öffne das MOCO Zeiterfassungs Plugin. 3. Gib deine Sub Domain sowie den API Schlüssel ein. Diese Informationen findest du in MOCO unter Profil > Integrationen > Persönlicher API Schlüssel Profil > Integrationen > URL für Anzeige der Planung im externen Kalender. 4. Lade awork neu. 5. Klicke auf eine Aufgabe in awork; die MOCO Erweiterung erscheint unten rechts. Wenn du auf die MOCO Erweiterung klickst, wird der Name der Aufgabe automatisch im Kommentarfeld eingetragen, und du kannst die Tätigkeit auswählen. [!WARNING] Die Erweiterung merkt sich die von dir gewählte Tätiogkeit für diese Aufgabe und zeigt sie bei der nächsten Zeiterfassung automatisch an. Best practices Zeitüberwachung: Die Erweiterung erkennt, wie viel Zeit du bereits für die Aufgabe erfasst hast und zeigt dir diese an. Einstellungen: Stelle sicher, dass alle Tätigkeiten in deinem MOCO Account eingerichtet sind. FAQ Funktioniert die MOCO Erweiterung in jedem Browser? Die MOCO Erweiterung ist für Chrome und Firefox verfügbar.
awork Community Tausche dich mit anderen awork Nutzern\ innen aus, teile Produktfeedback mit uns und entdecke die vielen Facetten von awork. Hier geht's zur Community [!IMPORTANT] Die Sprache unserer
awork Community Tausche dich mit anderen awork Nutzern\ innen aus, teile Produktfeedback mit uns und entdecke die vielen Facetten von awork. Hier geht's zur Community [!IMPORTANT] Die Sprache unserer awork Community ist Deutsch. Im Developer Forum wird ausschließlich Englisch gesprochen. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Inspiration: Lasst uns zusammen eine inspirierende und unterstützende Community aufbauen, um das Beste aus awork herauszuholen! Austausch: Stelle Fragen und teile wertvolle Tipps mit anderen Nutzern. Neueste Informationen: Sei immer auf dem neuesten Stand durch Neuigkeiten, Webinare und Events. In der Community anmelden Logge dich mit deinen awork Login Daten ein. [!IMPORTANT] User mit einem awork Account können sich einloggen, Fragen stellen und sich austauschen. Wenn du keinen awork Account hast, hast du vorerst nur Leserechte. Aufbau der Community Kategorien: Getting Started: Informationen zur Nutzung unserer Community Hilfe, Tipps und Use Cases: Unterstützender Austausch zu konkreten Anwendungsfällen Webinare, Podcasts und Events: Bleibe informiert Neuigkeiten: Aktuelles aus der Community Produkt Feedback: Teile dein Feedback direkt mit uns Developer Forum: Diskutiere über technische Themen Die Oberflächensprache ändern Du kannst die Oberflächensprache ändern, aber nicht alles wird immer übersetzt. 1. Logge dich ein. 2. Klicke oben rechts auf dein Profilbild . 3. Klicke unten rechts auf dein Profil . 4. Gehe zu Einstellungen . 5. Klicke oben rechts auf Oberfläche . 6. Wähle eine andere Oberflächensprache aus. 7. Scrolle runter und klicke auf Änderungen speichern . FAQ Wie komme ich zur awork Community? Über diesen Link oder das Fragezeichen Icon links unten im Hauptmenü gelangst du zur awork Community. Welche Sprachen werden unterstützt? Die Sprache unserer awork Community ist Deutsch. Die Sprache im Developer Forum ist ausschließlich Englisch. Du kannst die Oberflächensprache ändern. Jedoch kann dadurch aktuell leider nicht alles übersetzt werden. Was kann ich tun, wenn ich keinen Account habe? Nur User mit einem awork Account können sich einloggen. Du hast in der Community nur Leserechte, wenn du noch keinen awork Account erstellt hast.
Personio Integration Die Personio Integration kann ab dem Professional Plan genutzt werden. Hier erfährst du, wie die Integration von awork zu Personio funktioniert und was sie für dich tun kann. Haup
Personio Integration Die Personio Integration kann ab dem Professional Plan genutzt werden. Hier erfährst du, wie die Integration von awork zu Personio funktioniert und was sie für dich tun kann. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Automatische Abwesenheitstransfers : Abwesenheiten werden automatisch von Personio zu awork übertragen. Stündliche Synchronisation : Änderungen in Personio erscheinen mit maximaler Verzögerung von 1 Stunde in awork. Zukunfts und Vergangenheitstransfers : Abwesenheiten werden bis 14 Tage in die Vergangenheit und bis 365 Tage in die Zukunft übertragen. Wie funktioniert die Personio Integration 1. Navigiere zu Personio : Melde dich in deinem Personio Account an. 2. Einstellungen öffnen : Klicke unten links auf Einstellungen und gehe dann zum Marketplace . 3. awork suchen : Suche nach awork und wähle es aus. 4. Verbinden : Klicke auf Verbinden . 5. API Credential generieren : Generiere einen neuen API Credential, gib ihm einen Namen und klicke auf Gehe zu awork . 6. Eingabe in awork : Du wirst zu awork weitergeleitet, wo du deine API Credentials eingeben kannst. 7. Einstellungen in awork : Gehe in awork auf Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Integrationen und öffne die Integrations Bibliothek . 8. Personio auswählen : Wähle dort Personio und klicke auf Integration einrichten . 9. IDs kopieren : Kopiere die Client Id und das Client Secret von Personio und füge sie in dem awork Fenster ein. 10. Speichern : Mit einem Klick auf Speichern wird die Integration eingerichtet. [!NOTE] Hinweis: Wenn "Verberge Abwesenheits Details in awork" aktiv ist, werden keine Abwesenheitstypen oder Notizen übertragen. Du siehst anschließend ein Fenster mit den gematchten Usern (anhand ihrer E Mail Adresse in beiden Tools). Überprüfe die E Mail Adressen, falls unerwartet User in der Liste der nicht gematchten User sind. Hinweise Der Abgleich erfolgt über die Account E Mail Adresse. Diese muss in Personio und awork die gleiche sein. Abwesenheiten, die von Personio kommen, können in awork nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Sie sind entsprechend mit dem Personio Icon gekennzeichnet. Manuell kannst du jedoch Abwesenheiten in awork anlegen und bearbeiten. Wichtig: Feiertage werden von Personio NICHT zu awork übertragen. FAQ Was passiert, wenn ich eine Abwesenheit außerhalb der 14 Tage übertrage? Abwesenheiten, die außerhalb dieses Zeitraums beginnen oder enden, werden dennoch übertragen, sofern sie innerhalb der 14 Tage enden oder beginnen. Wie oft findet die Synchronisation statt? Die Synchronisation zwischen Personio und awork geschieht stündlich. Was mache ich, wenn ich User in der Liste der nicht gematchten User sehe? Überprüfe die E Mail Adressen der User in beiden Tools. Kann ich Abwesenheiten in awork bearbeiten? Abwesenheiten, die von Personio kommen, können in awork nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
awork kündigen So kündigst du dein awork Abo schnell und einfach. [!WARNING] Mit Admin Berechtigungen kannst du das Abo jederzeit selbstständig kündigen. Die Kündigung erfolgt direkt in deinem Account
awork kündigen So kündigst du dein awork Abo schnell und einfach. [!WARNING] Mit Admin Berechtigungen kannst du das Abo jederzeit selbstständig kündigen. Die Kündigung erfolgt direkt in deinem Account und greift am Ende des Zahlungszyklus. Erhalte eine Bestätigung per E Mail nach der Kündigung Wie funktioniert die Kündigung von awork? 1. Öffne in deinem awork Workspace die Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü). 2. Wähle Abonnement . 3. Klicke auf den Button Abonnement verwalten . 4. Anschließend auf Optionen klicken. 5. Auf Abo kündigen klicken. 6. Kündigung bestätigen. FAQ Wer kann das Abo kündigen? Nur Admins eines awork Accounts können die Kündigung durchführen. Erhalte ich eine Kündigungsbestätigung? Ja – nach dem Kündigungsvorgang erhältst du eine Bestätigung per E Mail. Kann ich mein Jahresabo vorzeitig kündigen? Du kannst dein Jahresabo kündigen. Es bleibt jedoch bis zum Ende der bereits bezahlten Laufzeit aktiv. Es erfolgt keine anteilige Rückerstattung. Kann ich nach der Kündigung erneut buchen? Ja – du kannst jederzeit ein neues Abo abschließen, solange du deine Daten nicht gelöscht hast. Wird mein Account sofort deaktiviert nach der Kündigung? Nein – nach der Kündigung läuft dein Vertrag bis zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums weiter. Erst danach wird dein Account deaktiviert. Bleiben meine Workspace Daten erhalten nach der Kündigung? Ja – deine Projektdaten bleiben bis zum Vertragsende erhalten. Du kannst sie bei Bedarf exportieren und jederzeit löschen.
Zeiten erfassen Allgemeines zur Zeiterfassung in awork Für jede\ n projektbasierte\ n Dienstleister\ in ist die Zeiterfassung ein essenzieller Bestandteil für die Abrechnung gegenüber Kunden. Deshalb
Zeiten erfassen Allgemeines zur Zeiterfassung in awork Für jede\ n projektbasierte\ n Dienstleister\ in ist die Zeiterfassung ein essenzieller Bestandteil für die Abrechnung gegenüber Kunden. Deshalb ist es wichtig, dass jede\ r Mitarbeitende, der\ die an den Projekten arbeitet, seine\ ihre Zeiten erfasst. Die Zeiterfassung ist häufig für den\ die Mitarbeitende\ n nur ein notwendiges Übel. Deshalb ist die Zeiterfassung in awork vollständig in das Task Management integriert und so schnell, einfach und vielfältig, dass sie niemandem zur Last wird. Was ist ein Zeiteintrag? Ein Zeiteintrag enthält stets: Datum Dauer Zugehörigkeit zu einer User\ in Optional lassen sich hinzufügen: Start und Endzeit Projekt und Aufgabe Notiz Tätigkeitstyp Abrechenbarkeit Wer kann alles Zeiten erfassen? Jede\ r User\ in kann in awork Zeit erfassen. Man kann allerdings nur auf die Projekte und Aufgaben Zeiten erfassen, die man auch sehen kann (gemäß Rechtemanagement). ☝️ Hinweis : Ab dem Professional Plan haben Admins die Möglichkeit, die Zeiterfassung für alle User\ innen zu deaktivieren. Wie kann ich Zeiten erfassen? Es gibt viele Wege und Orte, in awork Zeiten zu erfassen. Der maßgebliche Unterschied liegt in der nachträglichen Erfassung oder der Live Erfassung mittels eines Start Stop Timers. Nachfolgend sind die verschiedenen Möglichkeiten genauer beschrieben. Start Stop Timer In awork läuft immer nur ein Timer gleichzeitig. Sobald du einen neuen startest, stoppt der vorherige automatisch. Der wichtigste Einstiegspunkt ist der globale Timer unten mittig im Bildschirm. Über das Stoppuhr Symbol kannst du ihn steuern und zusätzliche Infos wie Projekt, Aufgabe oder Notizen ergänzen. Du kannst einen Timer an verschiedenen Stellen starten: direkt im globalen Timer in den Aufgabendetails oben rechts in den Projektdetails oben rechts im Aktionsmenü eines bestehenden Zeiteintrags (übernimmt alle Einstellungen außer Datum und Uhrzeit) Zunächst kannst du über die Suchfunktion nach einem Projekt oder einer Aufgabe suchen und die Zeit darauf erfassen. Während der Laufzeit hast du mehrere Optionen: Pausieren: Der Timer blinkt blau und kann später fortgesetzt werden. Löschen einer Pausierung: Wird die pausierte Zeit gelöscht, addiert sich die Dauer auf die Gesamterfassung. Stoppen: Klick auf das Quadrat Icon beendet den Timer. Abbrechen: Über das Papierkorb Symbol wird der gesamte Eintrag verworfen. Zur Sicherheit stoppt awork den Timer auch automatisch: entweder nach 24 Stunden oder wenn das in den Einstellungen festgelegte Tageslimit (z. B. 10 Stunden) erreicht ist unabhängig davon, ob der Timer zwischenzeitlich pausiert war. Manuelle Zeiteingabe Zeiten lassen sich über folgende Wege manuell erfassen: Über den + Button im linken Menü, direkt neben Zeiten . Dieser erscheint, wenn du mit der Maus über das Wort Zeiten hoverst. In der Zeitenübersicht ( Hauptmenü > Zeiten ) über den + Zeit Button in der oberen linken Ecke. Über den Shortcut Z. Wähle Zeit hinzufügen über den + Button in der Aktionsleiste unten mittig. Es öffnet sich ein Pop up, in dem du die Dauer entweder über einen Regler oder per Eingabe festlegen kannst. Über „Details hinzufügen“ ergänzt du weitere Angaben wie Tätigkeit, Start und Endzeit oder eine Notiz. Besonders praktisch sind die Slash Befehle : Mit öffnest du Befehle wie das Suchen nach Projekten oder Aufgaben. setzt die Endzeit auf die aktuelle Uhrzeit und bei einer Standarddauer von 1 Stunde die Startzeit entsprechend eine Stunde zurück. erstellt automatisch einen Eintrag von 08:00 Uhr bis jetzt. Die Dauer und Startzeit passen sich bei Bedarf dynamisch an. Außerdem lassen sich im Notizfeld mit Shift + Enter Zeilenumbrüche für mehrzeilige Notizen einfügen. Tages und Wochenansichten Im Bereich „Zeiten“ stehen dir verschiedene Ansichten zur Verfügung. In der Tagesansicht kannst du Einträge direkt per Drag & Click erfassen. Das Fenster öffnet sich automatisch mit vorgeschlagenen Start und Endzeiten. In der Wochenansicht legst du Zeiten tageweise an, indem du auf die gestrichelten Felder klickst. So lässt sich die gesamte Woche schnell und übersichtlich planen. Hier findest du mehr Informationen zu dem Bereich Meine erfassten Zeiten . Zeiteintrag bearbeiten Zeiteinträge können ganz einfach über das Aktionsmenü bearbeitet werden. Du kannst die Startzeit oder Endzeit unabhängig voneinander ändern; die Dauer ändert sich dabei jeweils. Wenn du die Dauer änderst, passt awork automatisch die Endzeit an und behält die Startzeit bei. Wenn du explizit zuletzt die Endzeit geändert hast, wird beim Ändern der Dauer stattdessen die Startzeit angepasst. Zeiteintrag duplizieren Um einen bestehenden Zeiteintrag zu löschen, öffne das Aktionsmenü und klicke Duplizieren . Dabei wird eine Kopie erstellt, die du nach Bedarf anpassen kannst, ohne alles erneut eingeben zu müssen. Zeiteintrag löschen Um einen bestehenden Zeiteintrag zu löschen, öffne das Aktionsmenü und klicke Löschen . Dieser Eintrag wird dann dauerhaft vom User und aus dem Projekt entfernt. Zeiten für andere User\ innen erfassen Wenn du über Schreibrechte für ein Projekt verfügst, kannst du auch Zeiten für andere Teammitglieder erfassen. Beim Anlegen eines Eintrags wählst du dafür einfach die betreffende Person aus. Solltest du eine Zeit in ein Projekt verschieben, für das du keine Schreibrechte hast, wird der Eintrag automatisch deinem eigenen Profil zugeordnet. FAQ Kann ich die Startzeit im Timer bearbeiten? Auch wenn der Timer noch läuft, kannst du währenddessen die Timer Startzeit bearbeiten und anpassen. Die erfasste Zeit passt sich dann entsprechend an. Ist der Zeiteintrag abgeschlossen kannst du unter Zeiten die Startzeit auch nachträglich anpassen, sofern die Workspace Einstellungen dies erlauben. Kann ich den Timer pausieren? Du kannst den Timer jederzeit pausieren. Wenn der Timer pausiert ist, wird dieser blau hinterlegt und blinkt auf, damit man nicht vergisst, diesen wieder zu starten. Durch Klick auf den pausierten Timer öffnet sich dieser wieder und dann kann die Zeiterfassung über das Play Icon fortgeführt werden Wenn du in dem Zeiteintrag über den Aktionsbutton auf Bearbeiten gehst, siehst du dann, für wie lange die erfasste Zeit pausiert war. Durch Klick auf das "x" kannst du die pausierte Zeit auf wieder löschen und die pausiert Zeit wird dann auf die gesamte erfasste Zeit addiert. Kann ich den Timer abbrechen? Wenn du auf den laufenden Timer klickst und dann auf das Icon mit dem Papierkorb gehst, dann kannst du die Zeiterfassung abbrechen und löschen. Diese taucht dann nirgendwo in awork auf. Kann ich den Timer ausblenden? Ja, ab dem Professional Plan können Admins den Timer unter Einstellungen > Workspace > Zeiterfassung für den gesamten Workspace ausblenden. Zeiten können trotzdem erfasst werden. Kann ich die Zeiterfassung deaktivieren? Ja, ab dem Professional Plan können Admins Zeiterfassung unter Einstellungen > Allgemein für den gesamten Workspace deaktivieren. Können mehrere Timer gleichzeitig laufen? Nein, es kann nur ein Timer zu einer Zeit laufen. Wird der Timer automatisch gestoppt? Der Timer läuft bis zu max. 24 Stunden weiter (auch wenn der Browser bereits geschlossen wurde). Nach 24 Stunden wird der Timer dann automatisch gestoppt, es sei denn, du hast in den Zeiterfassungs Einstellungen die maximale Zeiterfassung von 10 Stunden pro Tag aktiviert. Dann wird der Timer natürlich nach den 10 Stunden automatisch gestoppt. Können externe Nutzer\ innen Zeiten erfassen? Auch externe User\ innen die über awork Connect auf ein Projekt besetzt sind können Zeiten erfassen. Diese werden normal auf das Projekt gebucht und können über die Zeitauswertungen eingesehen werden. Sie sind für die externen User\ innen ebenfalls im eigenen Workspace unter Meine Zeiten sichtbar.
Mit Teams arbeiten Mit Teams lassen sich Projekte und User deines Workspaces gruppieren und die Sichtbarkeit gegenüber anderen Teams einschränken. So ist es möglich, dass Teams nur ihre eigenen Projek
Mit Teams arbeiten Mit Teams lassen sich Projekte und User deines Workspaces gruppieren und die Sichtbarkeit gegenüber anderen Teams einschränken. So ist es möglich, dass Teams nur ihre eigenen Projekte sehen können, aber nicht die Projekte anderer Teams. Anlegen von Teams Im Menüpunkt Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Teams kannst du die Teams in deinem Workspace verwalten. Solange du keine Teams angelegt hast, wirst du in deinem Workspace auch nicht Optionen sehen, um User oder Projekte zu Teams zuzuweisen oder nach ihnen zu filtern. Um ein neues Team anzulegen, klicke zuerst auf den + Team Button. Du musst deinem Team einen Namen geben, sowie eine Farbe und ein Icon auswählen. Die Icons mit einem kleinen blauen Haken stellen Icons dar, die du bereits für andere Teams verwendet hast. Du kannst sie dennoch für weitere Teams verwenden. Wenn du ein neues Team angelegt hast, wird dir sofort die User Auswahl angezeigt. Hier kannst du dein neues Team direkt besetzen. User\ innen zu Teams zuweisen Die User\ innen kannst du in der Team Verwaltung unter Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Teams auf deine Teams verteilen. Jede\ r User\ in kann dabei in beliebig vielen Teams gleichzeitig sein. Klicke dazu auf den Aktions Button des jeweiligen Teams und dort auf User zuweisen . Es öffnet sich ein Fenster, indem du die User\ innen aus oder abwählen kannst. User\ innen haben auf ihrer Detail Seite eine Teams Auswahl (direkt unterhalb des Namens), über welche die Teamzugehörigkeit festgelegt werden kann. Da diese Änderungen Berechtigungsänderungen mit sich bringen können, bedarf es hier Admin Rechte, um die Änderungen vornehmen zu können. Beim Einladen von neuen User\ innen musst du ein Team auswählen, zu dem der\ die jeweilige User\ in zugewiesen wird. Du kannst die Teams nach der Einladung jederzeit in den Einstellungen oder User Details ändern. Projekte zu Teams zuweisen Projekte haben auf ihrer Detail Seite und im Bearbeitungsfenster eine Team Auswahl, über welche die Teamzugehörigkeit festgelegt werden kann. Wenn ausreichend Berechtigungen für das Projekt vorliegen, können die Teams geändert werden. Man hat hier allerdings immer nur die Projekte zur Auswahl, die man selbst sehen kann. Legt man ein neues Projekt an und darf selbst als User\ in nur die Projekte der eigenen Teams sehen, muss das Projekt beim Anlegen bereits einem der eigenen Teams zugeordnet werden. Sichtbarkeit auf eigene Teams beschränken In den Einstellungen der Berechtigungsrollen ( Einstellungen > Rechtemanagement > Allgemeine Berechtigungsrollen > Klick auf Rollenname ) gibt es die zwei Optionen: Nur Projekte vom eigenen Team (Abschnitt Projekte) und Nur User vom eigenen Team (Abschnitt User). Werden diese aktiviert, dürfen User dieser Berechtigungsrolle nur noch die Projekte oder User\ innen der eigenen Teams sehen, bzw. es gelten dann die eingestellten Berechtigungen. Aktiviere ich beispielsweise Nur Projekte vom eigenen Team für eine Berechtigungsrolle und vergebe dann nur Leserechte für die Projektdetails, Aufgaben und Zeiten, so können User\ innen nur noch die Projekte des eigenen Teams sehen und zwar nur mit Leserechten. Ist die Einstellung nicht aktiviert, gelten die eingestellten Berechtigungen für Projektdetails, Aufgaben und Zeiten für alle Projekte des Workspace. Welche Projekte sehe ich trotzdem? Wenn ein\ e User\ in auf ein Projekt besetzt wurde, dass nicht zu seinem\ ihrem Team gehört, wird der\ die User\ in dieses trotzdem sehen dürfen. Es gelten die Berechtigungen der jeweiligen Projektrolle, die der User auf dem Projekt hat. Wenn der\ die User\ in der Ersteller des Projekts ist, darf dieser das Projekt jederzeit sehen und bearbeiten. Wird ein\ e User\ in lediglich auf eine Aufgabe eines Projektes besetzt, das dieser eigentlich nicht sehen darf, so wird er Aufgaben sehen dürfen, jedoch nicht die Projektdetails einsehen können. Nach Teams filtern Sind im Workspace Teams angelegt, so gibt es Filter, die es erlauben, nach Teams zu filtern. Diese Filter findest du beispielsweise hier: Teamplanung Zeitauswertungen Aufgaben Projektübersicht User Übersicht Achtung ☝️: Man beachte, dass es einen Unterschied macht, ob man beispielsweise die Zeitauswertung nach Teams über die User\ innen oder die Projekte filtert. Filtert man die Projekte nach Teams, so werden alle Zeiten der Projekte angezeigt, die dem Team zugeordnet sind. Das können auch Zeiten von User\ innen sein, die eigentlich nicht dem Team angehören. Filtert man die User\ innen nach Teams, so werden alle Zeiten der User\ innen angezeigt, die dem Team angehören. Das müssen aber nicht alle Zeiten sein, die auf dem Projekt erfasst wurden. Löschen von Teams Teams können jederzeit in der Team Übersicht unter Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Teams über das Aktionsmenü des Aktions Buttons gelöscht werden. Die User\ innen werden automatisch von dem gelöschten Team entfernt. Waren dem Team Projekte zugeordnet, können diese durch die Auswahl eines anderen Teams innerhalb des Löschfensters verschoben werden. Teams deaktivieren Wenn du die Teams in deinem Workspace nicht mehr nutzen willst, musst du lediglich alle Teams entfernen und schon verschwinden auch die Team Filter und Auswahlmöglichkeiten in deinem Workspace.
Lizenzen zu oder abbuchen Wie kann ich zusätzliche Lizenzen buchen? Weitere Lizenzen können jederzeit und mit sofortiger Wirkung dazu gebucht werden. Gehe wie folgt vor: Gehe zu: Einstellungen (Zahnra
Lizenzen zu oder abbuchen Wie kann ich zusätzliche Lizenzen buchen? Weitere Lizenzen können jederzeit und mit sofortiger Wirkung dazu gebucht werden. Gehe wie folgt vor: Gehe zu: Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Abonnement > Abonnement verwalten Erhöhe die Anzahl der Benutzer\ innen über den Schieberegler oder per Eingabe im Zahlenfeld Klicke auf den lila Bestätigungsbutton Die neue Lizenz ist sofort aktiv Es wird eine anteilige Rechnung für den restlichen Zeitraum des aktuellen Zahlungszyklus erstellt Beispiel: Monatlicher Preis für eine Lizenz : 12 € → Eine zweite Lizenz wird nach zwei Wochen hinzugefügt → ca. 6 € Nachberechnung für den aktuellen Monat → Ab dem nächsten Monat 24 € für zwei Lizenzen Wie kann ich Lizenzen abbuchen oder reduzieren? Eine Abbuchung der Lizenzen wird jeweils zum Ende des nächsten Zahlungszyklus wirksam. Folgende Schritte sind nötig, um die Lizenzen zu reduzieren: Öffne: Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Plan verwalten > Abonnement verwalten Reduziere die Anzahl der Benutzer\ innen über den Schieberegler oder per Eingabe im Zahlenfeld Klicke auf den lila Button zur Bestätigung Die Änderung tritt im nächsten Zahlungszyklus in Kraft. Bis dahin kannst du die Lizenzen weiterhin nutzen FAQ Was passiert, wenn ich einen Benutzer deaktiviere oder lösche? Das Deaktivieren von Nutzern verringert nicht automatisch die Anzahl deiner gebuchten Lizenzen. Um die Lizenzanzahl zu senken, musst du dein Abo manuell im Menü „Abonnement verwalten“ anpassen Kann ich geplante Änderungen rückgängig machen? Ja, du kannst geplante Änderungen jederzeit anpassen oder stornieren. Dies gilt, solange die Änderung noch nicht aktiv geworden ist Wann werden Änderungen wirksam? Erhöhung der Lizenzen: sofort aktiv, anteilig abgerechnet Reduzierung der Lizenzen: erst ab dem nächsten Zahlungszeitraum gültig
Hilfe erhalten Wenn Fragen zu awork auftauchen, ist das Fragezeichen Icon links unten im Hauptmenü dein zentraler Einstiegspunkt. Dort findest du Zugang zu unserem Chat und Support Team, zum Onboardin
Hilfe erhalten Wenn Fragen zu awork auftauchen, ist das Fragezeichen Icon links unten im Hauptmenü dein zentraler Einstiegspunkt. Dort findest du Zugang zu unserem Chat und Support Team, zum Onboarding Tutorial und zur Community. Hilfe & Doku 1. Klicke auf das Fragezeichen Icon links unten im Hauptmenü 2. Wähle den Bereich, den du brauchst: Onboarding: Dein persönliche awork Guide Help Center: Anleitungen, Tipps & Tricks Community: Teile hier dein Feedback, reiche Featurewünsche ein, etc. Support Chat: 24/7 Chat mit Bot Fin, kontaktiere jederzeit das Team Was ist neu? Bleib informiert über alle Updates Über awork: Details zu Workspace, Release, Version, etc. FAQ Wann ist der Chat erreichbar? Chatte 24/7 mit unserem Bot Fin. Dieser ist 24/7 verfügbar. Du hast auch jederzeit die Möglichkeit, das Team anzufordern und kannst direkt Probleme oder Fehlverhalten melden. Unser Support Team ist Montag bis Freitag von 09:00 bis 17:00 Uhr verfügbar. Kann ich den Support per E Mail kontaktieren? Ja, schreib uns gerne eine E Mail an support@awork.com. Warum kann ich den Support Chat nicht starten? Wenn du auf Support kontaktieren klickst und sich das Chatfenster nicht öffnet, blockiert wahrscheinlich ein Ad Blocker das Laden des Chats. Deaktiviere den Ad Blocker für awork und versuche es erneut. Sobald der Ad Blocker deaktiviert ist, solltest du den Chat mit dem Support Team wie gewohnt starten können.
Eigene Subdomain in awork buchen und verwalten
Eigene Subdomain in awork buchen und verwalten Was ist die eigene Subdomain in awork? Mit einer eigenen Subdomain erhält euer Workspace eine benutzerdefinierte URL im Format: ​ deinteam.awork.app Das
Eigene Subdomain in awork buchen und verwalten Was ist die eigene Subdomain in awork? Mit einer eigenen Subdomain erhält euer Workspace eine benutzerdefinierte URL im Format: ​ deinteam.awork.app Das erleichtert den Zugang und stärkt euer Team Branding. Wie viel kostet die Subdomain? Preislich liegt die eigene Subdomain bei 15 € pro Monat. Bei Buchung innerhalb eines laufenden Abrechnungszeitraums erfolgt eine anteilige Berechnung für die restliche Laufzeit. Subdomain Verfügbarkeit nach Plan In welchen Plänen ist die eigene Subdomain enthalten? Die Subdomain ist bereits inklusive in : Professional Enterprise Enterprise+ Im Basic und Standard Plan kann die Subdomain als kostenpflichtiges Add on gebucht werden. Verwaltung & Änderungen Kann ich die Subdomain selbst ändern? 1. Nach der Buchung kannst du die Subdomain einmalig selbst festlegen. Öffne dazu die Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü). 2. Wähle den Bereich Workspace . 3. Klicke auf das Stift Symbol neben der URL im Abschnitt Workspace und hinterlegte die gewünschte Subdomain. Was, wenn ich die Subdomain nochmal ändern möchte? Weitere Änderungen sind nur über den Support möglich. Kontaktiere unser Support Team für eine manuelle Anpassung. Kündigung & Gültigkeit Was passiert mit der Subdomain bei Kündigung meines awork Plans? Wenn du deinen awork Plan kündigst wird die eigene Subdomain automatisch mitgekündigt. FAQ Ist die eigene Subdomain verpflichtend? Nein die Nutzung einer eigenen Subdomain kann optional gebucht werden. Können mehrere Subdomains verwendet werden? Nein pro Workspace ist nur eine Subdomain möglich. Wird die Subdomain automatisch aktiviert? Ja direkt nach der Buchung und Festlegung der URL ist sie aktiv. Kann ich nur die eigene Subdomain kündigen? Ja wende dich hierzu bitte an unseren Support. Im Falle einer Kündigung wird die alte Subdomain wiederhergestellt.
Empfehlungsprogramm Mit dem Empfehlungsprogramm kannst du deinen persönlichen Empfehlungslink teilen, eine Prämie auswählen und belohnt werden, wenn jemand über deinen Link ein awork Abonnement mit 12
Empfehlungsprogramm Mit dem Empfehlungsprogramm kannst du deinen persönlichen Empfehlungslink teilen, eine Prämie auswählen und belohnt werden, wenn jemand über deinen Link ein awork Abonnement mit 12 oder 24 Monaten Laufzeit bucht. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Empfiehl awork weiter und profitiere davon: Teile einen persönlichen Empfehlungslink und verfolge erfolgreiche Empfehlungen darüber Wähle eine Prämie, die du wirklich möchtest (Gutschrift, Geschenkkarte oder Merch Paket) Deine Empfehlung erhält ebenfalls einen Rabatt (einen einmaligen Rabatt in Höhe eines Monats) So verwendest du das Empfehlungsprogramm Dein persönlicher Empfehlungslink 1. Klicke auf dein Profilbild links unten im Hauptmenü (oder deine Initialen) 2. Klicke auf awork empfehlen , um das Empfehlungsfenster mit deinem persönlichen Link zu öffnen 3. Wähle im selben Fenster deine bevorzugte Prämie aus 4. Kopiere deinen persönlichen Empfehlungslink und teile ihn [!NOTE] Wichtig: Du kannst awork nur aus einem Workspace mit aktivem Abonnement empfehlen. Prämien und Teilnahmebedingungen Im Empfehlungsfenster kannst du deine bevorzugte Prämie auswählen. Diese Auswahl wird gespeichert. Nach einer erfolgreichen Empfehlung erhältst du die Prämie, die zum Zeitpunkt der Buchung des neuen Abonnements ausgewählt war. Verfügbare Prämien Gutschrift auf deine nächste awork Rechnung: Für jedes über deinen Empfehlungs Link gebuchte Abo von mindestens 12 Monaten, bekommst du einen Rabatt auf deine nächste Rechnung. Amazon Geschenkkarte: Für jedes über deinen Empfehlungs Link gebuchte Abo von mindestens 12 Monaten, bekommst du einen 30€ Amazon Geschenkgutschein. Der Gutschein wird Ihnen 4 5 Werktage nach einer erfolgreichen Empfehlung per E Mail zugeschickt. Mystery Merch Paket: Für jedes über deinen Empfehlungs Link gebuchte Abo von mindestens 12 Monaten, bekommst du einen awork Mystery Bag (mit einer Stofftasche oder einem Notizbuch, plus Sticker). Du erhältst deine Prämie, sobald die von dir empfohlene Person: sich über deinen persönlichen Empfehlungslink registriert ein kostenpflichtiges Abonnement mit einer Vertragslaufzeit von 12 oder 24 Monaten bucht Wenn zunächst ein monatliches Abonnement gebucht wird, wird deine Empfehlung (und damit auch deine Prämie) erst wirksam, sobald auf ein 12 oder 24 Monats Abonnement gewechselt wird. [!NOTE] Wichtig: Zum Zeitpunkt der Buchung deiner Empfehlung muss dein Workspace weiterhin über ein aktives Abonnement verfügen. Empfehlungslink nach der Registrierung anwenden Wenn sich die Person ohne deinen Link registriert hat, kann sie ihn trotzdem noch im Buchungsfenster anwenden. Teile deinen persönlichen Empfehlungslink mit der empfohlenen Person Bitte sie, den Code einzugeben, nachdem sie auf Jetzt buchen geklickt hat. Anschließend erscheint ein Pop up, in dem sie auf Gutschein anwenden klicken kann. [!WARNING] Wichtig: Der Code kann nur einmal eingegeben werden. Wenn bereits ein Link hinterlegt ist oder der Workspace über einen Empfehlungslink erstellt wurde, ist die Eingabe nicht möglich. FAQ Wer kann das Empfehlungsprogramm nutzen? Jede Person in einem awork Workspace mit aktivem Abonnement kann awork über das Benutzermenü empfehlen. Welche Prämien stehen zur Auswahl? Du kannst zwischen einer Gutschrift auf deine nächste awork Rechnung, einer Amazon Geschenkkarte oder einem Mystery Merch Paket wählen. Wann erhalte ich meine Prämie? Nachdem sich die Person über deinen persönlichen Empfehlungslink registriert und ein kostenpflichtiges Abonnement mit 12 oder 24 Monaten Laufzeit gebucht hat. Wenn zunächst monatlich abgerechnet wird, wird die Prämie wirksam, sobald auf 12 oder 24 Monate umgestellt wird. Wie hoch ist das Guthaben, wenn ich die Gutschrift als Prämie wähle? Das Guthaben richtet sich nach dem Wert des neuen Abonnements und entspricht genau dem Betrag eines Monats. Wie profitiert die empfohlene Person von der Registrierung über meinen Link? Die von dir empfohlene Person erhält ebenfalls einen einmaligen Rabatt in Höhe eines Monats. Wenn beispielsweise ein 12 Monats Abonnement gebucht wird, müssen auf der ersten Rechnung nur 11 Monate bezahlt werden. Kann der Empfehlungslink angewendet werden, wenn der Workspace nicht über meinen Link erstellt wurde? Ja, solange noch kein Abonnement gebucht wurde. Die empfohlene Person kann den Code eingegeben, nach dem Klick auf Jetzt buchen . Anschließend erscheint ein Pop up; hier Gutschein anwenden klicken. Warum kann ich den Empfehlungslink während der Buchung nicht eingeben? Das Empfehlungsfeld ist gesperrt, wenn bereits ein Link hinterlegt ist oder der Workspace über einen Empfehlungslink erstellt wurde.
Rechnungen deines awork Vertrages erhalten
Rechnungen deines awork Vertrages erhalten Allgemeines zur Rechnungsübersicht Wo finde ich meine Rechnungen in awork? Du kannst alle Rechnungen jederzeit direkt in awork abrufen. Zu finden sind diese
Rechnungen deines awork Vertrages erhalten Allgemeines zur Rechnungsübersicht Wo finde ich meine Rechnungen in awork? Du kannst alle Rechnungen jederzeit direkt in awork abrufen. Zu finden sind diese auf folgendem Weg: Gehe in die Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) Klicke auf Abonnement Öffne den Reiter Rechnungen Dort kannst du alle bisherigen Rechnungen einsehen und herunterladen. Rechnungsdetails und Download Kann ich Rechnungen herunterladen? Ja du kannst jede Rechnung als PDF herunterladen. Welche Informationen enthält die Rechnung? Jede Rechnung enthält: Firmenname und Adresse Umsatzsteuer ID (sofern angegeben) Zahlungsbetrag Rechnungszeitraum Zahlungsart FAQ Erhalte ich Rechnungen automatisch per E Mail? Ja jede Rechnung wird automatisch an die beim Account für die Rechnungen hinterlegte E Mail Adresse gesendet. Was tun, wenn ich eine Rechnung nicht finde? Überprüfe den Bereich Rechnungen unter Abonnement verwalten oder kontaktiere den awork Support. Kann ich meine Rechnungsdaten anpassen? Ja gehe in den Bereich Abonnement verwalten unter Zahlungsmethoden & Rechnungen und bearbeite dort deine Unternehmens und Zahlungsdaten. Änderungen gelten nur für zukünftige Rechnungen.
Daten importieren Damit du deine bestehenden Aufgaben möglichst einfach übernehmen kannst, gibt es einen Daten Importer in awork. Um ihn zu verwenden, müssen die Aufgaben inkl. Projekte einfach im Exc
Daten importieren Damit du deine bestehenden Aufgaben möglichst einfach übernehmen kannst, gibt es einen Daten Importer in awork. Um ihn zu verwenden, müssen die Aufgaben inkl. Projekte einfach im Excel Format (.xlsx) vorliegen. ☝️Tipp: Wie du deine Daten aus Trello, Asana, Monday, Jira oder Meistertask exportierst und für den Import in awork vorbereitest, erfährst du hier. Wer kann Daten importieren? Nur Admins können Daten importieren. Welche Daten können importiert werden? Der Daten Import in awork umfasst in erster Linie Aufgaben mit ihren Details. Folgende Felder lassen sich mit den Aufgaben importieren: Name der Aufgabe Projekt (Name) Kunde (Name) Beschreibung der Aufgabe Tätigkeit Startdatum Fälligkeit Geplanter Aufwand Bearbeiter\ in Status der Aufgabe Aufgabenliste Dabei sind Projekte , Kunden und Aufgabenlisten eigenständige Objekte in awork. Wenn sie beim Import nicht in awork gefunden werden, so werden diese Objekte neu angelegt. Werden gleichnamige Objekte gefunden, so werden diese wieder verwendet. Somit lassen sich auch Kunden und Projekte importieren, jedoch nicht als eigenständigen Import mit allen Projekt oder Kundendetails. Kann ich auch Zeiten importieren? Nein, einen Import von Zeiten in awork ist aktuell nur über die API möglich. Kann ich auch nur Kunden oder Projekte importieren? Der eigenständige Import von Kunden oder Projekten mit all ihren Details ist nur über die API möglich. Es lassen sich jedoch Projekte und Kunden in einfacher Form über die Aufgaben importieren (siehe oben). Schritt für Schritt: Der Daten Import Schritt 1: Navigiere in Einstellungen Unter Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Importer findest du den Bereich zum Importieren von Daten. Schritt 2: Die Daten vorbereiten Durch einen Klick auf den Button Import starten öffnet sich ein Fenster, in dem du eine Vorlage herunterladen kannst, die bereits perfekt auf den Import abgestimmt ist. Wie du deine Daten aus anderen Tools exportierst, erfährst du hier. Fülle die Vorlage, benutze oder erstelle eine eigene Excel Tabelle (.xlsx) und befülle sie mit deinen Aufgaben. In demselben Fenster kannst du deine Excel Tabelle zum Import wieder hochladen. Schritt 3: Die Felder zwischen awork und den Excel Spalten zuweisen Sollten die Spaltenüberschriften deiner Excel Tabelle nicht automatisch mit den Feldern in awork verknüpft werden können, so öffnet sich ein Fenster, in dem du die Zuordnung manuell vornehmen musst. Benutzt du die Vorlage, die in awork bereitgestellt wird, so wird dieser Schritt übersprungen. Schritt 4: Die Daten überprüfen und manuell korrigieren In einem großen Fenster werden dir nun alle Daten übersichtlich angezeigt. Die Daten sind zu diesem Zeitpunkt noch nicht importiert. Fall es Probleme und z.B. unvollständige Datensätze gibt, wird dir das am oberen Fensterrand angezeigt. Pflichtfelder wie bspw. der Aufgabenname müssen immer einen Wert haben, um importiert werden zu können. Die entsprechenden Felder werden rot in der Tabelle markiert. Wenn Projekte oder Kunden mit demselben Namen bereits in awork existieren, werden sie für den Import verwendet und es werden keine neuen Objekte angelegt. Du erkennst durch den kleinen Stern neben dem Namen in dem Feld, dass ein bestehendes Projekt oder Kunde verwendet wird. ​ Du kannst alle Daten hier Zeile für Zeile und Zelle für Zelle noch bearbeiten, bevor sie importiert werden. Klicke dazu einfach in die entsprechende Zelle. Unvollständige oder fehlerhafte Zeilen werden während des Imports übersprungen. Schritt 5: Import starten Wenn du nun auf Importieren klickst, werden die Daten in awork angelegt. Sobald der Import abgeschlossen ist, erhältst du eine Benachrichtigung per E Mail.
Notion Importer So startest du den Import Du findest den Notion Importer an zwei Stellen: Auf der Docs Startseite Klicke auf das Import Symbol auf der Docs Seite. In den Einstellungen (Zahnradsymbol l
Notion Importer So startest du den Import Du findest den Notion Importer an zwei Stellen: Auf der Docs Startseite Klicke auf das Import Symbol auf der Docs Seite. In den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) unter „ Importer “ Klicke dort auf „ Import starten “ bei Notion. Notion Export vorbereiten Um deine Daten aus Notion zu exportieren, gibt es zwei Möglichkeiten: 1. Gesamten Workspace exportieren : Gehe in Notion zu den Einstellungen → Allgemein → Exportieren . Wähle das HTML Format, aktiviere „\ Inhalte einbeziehen: Alles\ “ und „\ Ordner für Unterseiten erstellen\ “. ​ 2. Einzelne Seite mit Unterseiten exportieren : Öffne die gewünschte Seite in Notion, klicke oben rechts auf das Menü (drei Punkte) und wähle „\ Exportieren\ “. Stelle sicher, dass du das HTML Format und die Option „\ Unterseiten einbeziehen\ “ auswählst. ☝️ Hinweis: Der Export enthält nur Inhalte, auf die du Zugriff hast. Idealerweise sollte der Export von einer Person mit Admin Rechten durchgeführt werden. Import in awork durchführen 1. Lade die exportierte ZIP Datei im Notion Importer hoch. 2. Wähle den Docs Space in awork aus, in den die Inhalte importiert werden sollen. 3. Entscheide, ob die importierten Dokumente privat (nur für dich sichtbar) oder für das Team zugänglich sein sollen. Was wird importiert? Seiten und Unterseiten : Als Dokumente in awork. Datenbanken : Werden als Tabellen basierend auf den in Notion gewählten Ansichtseinstellungen importiert. Für optimale Ergebnisse empfiehlt sich ein separater Export der Datenbank. Kommentare und Papierkorb Inhalte : Werden nicht importiert. Maximale Dateigröße : Exporte größer als 1,5 GB werden nicht unterstützt. In diesem Fall exportiere bitte einzelne Unterbereiche separat. Rechtemanagement Nach dem Import kannst du die Zugriffsrechte für Dokumente und Bereiche in awork individuell anpassen.
Monday Importer Mit dem Monday Importer kannst du Projekte und dazugehörige Inhalte aus Monday.com in deinen awork Workspace importieren. ☝️ Der Import dauert zwischen 2 und 15 Minuten, abhängig von d
Monday Importer Mit dem Monday Importer kannst du Projekte und dazugehörige Inhalte aus Monday.com in deinen awork Workspace importieren. ☝️ Der Import dauert zwischen 2 und 15 Minuten, abhängig von der Menge an Projekten, die ihr importiert. Vorteile des Imports Strukturierter Umzug: Importiere Projekte aus Monday.com inklusive Aufgaben, Unteraufgaben, Dateien und Kommentaren in awork. Flexibles Mapping: Mappe Monday Spalten auf Eigene Felder und entscheide, welche Inhalte übernommen werden. Transparenter Fortschritt: Sieh den Import Fortschritt und eine geschätzte verbleibende Zeit direkt im Import Prozess. So startest du den Import von Monday Daten 1. Navigiere zum awork Importer Tab in den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) und klicke auf „Import starten“ bei Monday. 2. Klicke auf dein Profil in Monday.com und klicke dann auf „Entwickler“ im Menü. 3. Klicke auf „Meine Zugangstoken“ . 4. Klicke auf „Show“ . 5. Kopiere den Zugangstoken. Projekt Import 1. Füge den Zugangstoken in das zugehörige Feld und klicke auf „Weiter“ . 2. Im nächsten Schritt kannst du ein oder mehrere Projekte auswählen, die du importieren möchtest. 3. Es ist auch möglich, einen Projekttyp und eine Projektvorlage auszuwählen. Hinweis: Diese müssen allerdings vorher in awork angelegt werden. 4. Im nächsten Schritt kannst du Spalten auf Eigene Felder mappen. Hinweis: Die Eigenen Felder müssen vorher in awork angelegt werden, bevor du sie im Import nutzen kannst. Wichtig: Ein Status muss erst in einer Projektvorlage angelegt werden, bevor du ihn benutzen kannst. Andernfalls wird der Status nicht korrekt importiert werden. 5. Usern, denen eine Aufgabe zugewiesen wird, müssen in Monday.com und awork mit identischer E Mail Adresse existieren. 6. Wenn du eine Spalte nicht mappen möchtest, wähle „Nicht zuordnen“ . 7. Du kannst Unteraufgaben separat mappen. Ebenfalls kannst auch auswählen, ob du Kommentare importieren möchtest. Wichtig: Importierte Kommentare werden nicht der jeweiligen kommentierenden Person zugewiesen, sondern der importierenden Person. 8. Im nächsten Schritt siehst du eine Zusammenfassung über deine importierten Projekte, Aufgaben, Unteraufgaben, Dateien und Kommentare. Dies kann ein paar Sekunden dauern. 9. Klicke danach auf „Import starten“ . 10. Dein Import startet jetzt. Du siehst den Fortschritt deines Imports und dir wird eine geschätzte verbleibende Zeit eingeblendet. 11. Wenn dein Import erfolgreich war, siehst du eine Bestätigung dafür. 12. Wenn der Import fehlschlägt, erhältst du auch eine Benachrichtigung darüber. Durch einen Klick auf „Zurück zur Startseite“ kannst du den Import Prozess nochmal von Vorne starten. 13. In deinem awork Workspace siehst du jetzt dein importiertes Projekt. Spalten zu Eigenen Feldern Du kannst Spalten aus Monday.com zu den folgenden Eigenen Feldern in awork mappen: Item (Monday) → Aufgabe (awork) Sub Item (Monday) → Unteraufgabe (awork) Aktualisierung (Monday) → Kommentare (awork) Text (Spalte) → Tags (awork) Text (Eigenes Feld in awork) Aufgabenbeschreibung Zahl (Spalte) → Zahl (Eigenes Feld in awork) Datum (Spalte) → Text (Eigenes Feld in awork) Datum (Eigenes Feld in awork) Timeline (Spalte) → Timeline (Start /Fälligkeitsdatum in awork) Label (Spalte) → Text (Eigenes Feld in awork) Auswahl (Eigenes Feld in awork) Status Checkbox (Spalte) → Priorität (awork) Checkbox(Eigenes Feld in awork) Personen (Spalte) → Zugewiesener Benutzer (awork) Person (Eigenes Feld in awork) Ort (Spalte) → Text (Eigenes Feld in awork) Link (Spalte) → Text (Eigenes Feld in awork) Link (Eigenes Feld in awork) Dateien (Spalte) → Aufgabendateien (awork) Zeiterfassung (Spalte) → Erfasste Zeit bei Aufgabe (awork)
Asana Importer Mit dem Asana Importer kannst du Projekte, Aufgaben und optional Unteraufgaben, Kommentare sowie Anhänge aus Asana in awork übernehmen. Die Importdauer liegt in der Regel zwischen 2 und
Asana Importer Mit dem Asana Importer kannst du Projekte, Aufgaben und optional Unteraufgaben, Kommentare sowie Anhänge aus Asana in awork übernehmen. Die Importdauer liegt in der Regel zwischen 2 und 15 Minuten und hängt von der Anzahl und Größe der zu importierenden Projekte ab. Voraussetzungen Du hast Zugriff auf den Importer Hub in awork (typischerweise Admin /Owner Rechte). Du kannst in Asana einen Personal Access Token erstellen (Zugriff auf die Asana Entwickler Konsole). Wenn du Eigene Felder , Projektvorlagen oder Projekttypen nutzen möchtest, müssen diese vorher in awork angelegt sein. Wichtig: Nutzerzuweisungen funktionieren nur zuverlässig, wenn die Personen in Asana und awork mit identischer E Mail Adresse existieren. Wie starte ich den Asana Import? Der Import besteht aus zwei Teilen: (1) Token in Asana erstellen und (2) Import in awork starten und konfigurieren. 1) Importer Hub in awork öffnen 1. Öffne in awork die Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) und navigiere zum Importer. 2. Wähle Asana und klicke auf Import starten . 2) Personal Access Token in Asana erstellen Für den Import benötigt awork einen Asana Personal Access Token (Zugangstoken). So erstellst du ihn in Asana: 1. Öffne deinen Asana Workspace. 2. Klicke in Asana auf dein Profil und wähle Einstellungen . Es öffnet sich ein Pop up. 1. Scrolle im Pop up ganz nach unten und klicke auf Entwickler Konsole anzeigen . 1. Es öffnet sich ein neuer Tab. Klicke dort auf Neuen Token erstellen . 1. Vergib einen Namen (z. B. awork Token ), bestätige die Asana API Nutzungsbedingungen und klicke auf Token erstellen . 1. Im nächsten Pop up wird dir dein Token angezeigt. Kopiere ihn und speichere ihn sicher, damit du ihn gleich in awork einfügen kannst. 3) Token in awork einfügen 1. Wechsle zurück zu awork. 2. Füge den Token in das entsprechende Feld ein und klicke auf Weiter . 4) Projekttyp und Projektvorlage (optional) auswählen Optional kannst du einen Projekttyp und eine Projektvorlage auswählen. Beide müssen vorher in awork existieren. 5) Eigene Felder mappen Im nächsten Schritt kannst du Eigene Felder aus Asana auf Eigene Felder in awork abbilden (Mapping). Die Eigenen Felder müssen in awork bereits angelegt sein, bevor du sie im Import auswählen kannst. Wichtig: Ein Status muss zuerst in einer Projektvorlage angelegt werden, bevor du ihn im Mapping verwenden kannst. Andernfalls wird der Status nicht korrekt importiert. Wichtig: Personen Zuweisungen funktionieren nur, wenn die Person in Asana und awork mit identischer E Mail Adresse existiert. Wenn du eine Spalte nicht mappen möchtest, wähle Nicht zuordnen . 6) Import Optionen auswählen (Unteraufgaben, Kommentare, Anhänge) Du kannst separat auswählen, ob du Unteraufgaben , Kommentare und Anhänge importieren möchtest. Hinweis: In awork gibt es nur eine Ebene an Unteraufgaben. 7) Zusammenfassung prüfen und Import starten Vor dem Start siehst du eine Zusammenfassung deiner Auswahl (z. B. Projekte, Aufgaben, Unteraufgaben, Dateien und Kommentare). Die Berechnung kann ein paar Sekunden dauern. Klicke danach auf Import starten . 8) Fortschritt verfolgen und Ergebnis prüfen Während des Imports siehst du den Fortschritt sowie eine geschätzte verbleibende Zeit. Wenn dein Import erfolgreich war, erhältst du eine Bestätigung. Wenn der Import fehlschlägt, siehst du ebenfalls eine Benachrichtigung. Mit Zurück zur Startseite kannst du den Importprozess erneut starten. Nach erfolgreichem Import findest du dein importiertes Projekt in deinem awork Workspace. Tipps & Einschränkungen Bekannte Einschränkungen Unteraufgaben: awork unterstützt nur eine Ebene an Unteraufgaben. Tiefer verschachtelte Strukturen aus Asana werden entsprechend reduziert. Status Mapping: Ein Status muss in einer Projektvorlage existieren, sonst wird er nicht korrekt importiert. Personen Zuweisungen: Zugewiesene Personen werden nur dann korrekt übernommen, wenn die Person in Asana und awork mit derselben E Mail Adresse vorhanden ist. Eigene Felder: Felder, auf die du mappen möchtest, müssen vorab in awork angelegt werden. Tipps für ein sauberes Ergebnis Lege vor dem Import eine passende Projektvorlage (inkl. Status) und ggf. einen Projekttyp in awork an. Stimme E Mail Adressen deiner Teammitglieder zwischen Asana und awork ab, bevor du importierst. Nutze im Mapping konsequent Nicht zuordnen , wenn du Felder nicht übernehmen willst. Wenn du unsicher bist, starte zuerst mit einem Import von wenigen Projekten und erweitere danach. Spalten zu Eigenen Feldern mappen Du kannst Spalten/Felder aus Asana auf folgende awork Felder mappen (Auszug/Übersicht): 1. Name Aufgabe (Asana) → Aufgabe (awork) 2. Genehmigungsstatus (Asana) → Aufgabe (awork) 3. Aufgabe als erledigt markieren (Asana) → Status (awork) 4. Unteraufgabe (Asana) → Unteraufgabe (awork) sowie Timeline (Start /Fälligkeitsdatum) (awork) und Datum (awork) (Custom Field) 5. Verantwortlich (Asana) → Zugewiesen an (awork) und Person (awork) (Custom Field) 6. Beschreibung (Asana) → Beschreibung (awork) sowie Text (awork) (Custom Field) 7. Kommentare (Asana) → Kommentar (awork) 8. Dateien anhängen (Asana) → Anhang (awork) 9. Einzelauswahl (Asana) → Text (Custom Field), Auswahl (Custom Field) oder Status (awork) 10. Mehrfachauswahl (Asana) → Text (awork) (Custom Field) 11. Datum (Asana) → Timeline (Start /Fälligkeitsdatum) (awork) und Datum (awork) (Custom Field) 12. Personen (Asana) → Zugewiesen an (awork) und Person (awork) (Custom Field) 13. Text (Asana) → Beschreibung (awork) und Text (awork) (Custom Field) 14. Zahl (Asana) → Text (awork) (Custom Field) und Zahl (awork) (Custom Field) Die Zahl in Asana ist mit Text und Zahl in awork verknüpft. 15. Formel (Asana) → Text (awork) (Custom Field) 16. ID (Asana) → Text (awork) (Custom Field) 17. Zeiterfassung (Asana) → Erfasste Zeiten (awork) 18. Berechnung (Asana) → Text (awork) (Custom Field) 19. Projekte (Asana) → Text (awork) (Custom Field) 20. Tags (Asana) → Tags (awork) sowie Text (Custom Field) oder Auswahl (Custom Field) 21. Erledigt am (Asana) → Text (Custom Field) und Datum (Custom Field) 22. Zuletzt geändert am (Asana) → Text (Custom Field) und Datum (Custom Field) 23. Erstellt am (Asana) → Text (Custom Field) und Datum (Custom Field) 24. Erstellt von (Asana) → Zugewiesen an (awork) und Person (awork) (Custom Field) 25. Beteiligte (Asana) → Zugewiesen an (awork) und Person (awork) (Custom Field) Sicherheit: Umgang mit dem Token Behandle deinen Asana Personal Access Token wie ein Passwort und teile ihn nicht öffentlich. Wenn du vermutest, dass der Token kompromittiert wurde, widerrufe ihn in Asana und erstelle einen neuen. FAQ Wie lange dauert der Import aus Asana? Meist dauert der Import zwischen 2 und 15 Minuten . Die Dauer hängt von der Anzahl der Projekte sowie der Menge an Aufgaben, Unteraufgaben, Kommentaren und Anhängen ab. Warum werden Aufgaben nicht der richtigen Person zugewiesen? Zuweisungen funktionieren nur, wenn die Person in Asana und awork mit identischer E Mail Adresse existiert. Prüfe außerdem, ob die Person in awork Zugriff auf den Workspace hat. Warum werden Status nicht korrekt importiert? Ein Status muss zuerst in einer Projektvorlage in awork angelegt sein, bevor du ihn im Mapping verwenden kannst. Wenn kein passender Status existiert, kann er beim Import nicht korrekt zugeordnet werden. Kann ich Eigene Felder aus Asana auf awork mappen? Ja. Die Ziel Felder müssen jedoch vor dem Import als Eigene Felder in awork angelegt werden. Im Mapping kannst du Felder außerdem bewusst auslassen, indem du Nicht zuordnen auswählst. Werden verschachtelte Unteraufgaben aus Asana vollständig übernommen? awork unterstützt nur eine Ebene an Unteraufgaben. Wenn du in Asana mehrere Verschachtelungsebenen nutzt, werden diese beim Import entsprechend vereinfacht.
Single Sign On (SSO) einrichten Single Sign On (SSO) ermöglicht es deinem Team, sich mit einem bestehenden Account bei einem Identity Provider anzumelden ohne ein Passwort in awork zu setzen. [!NOTE]
Single Sign On (SSO) einrichten Single Sign On (SSO) ermöglicht es deinem Team, sich mit einem bestehenden Account bei einem Identity Provider anzumelden ohne ein Passwort in awork zu setzen. [!NOTE] SSO ist nur im awork Enterprise Plan verfügbar. [!WARNING] Wichtig: awork unterstützt kein SAML 2.0 . Stattdessen nutzt awork den OpenID Connect Standard auf Basis von OAuth 2.0. Hauptvorteile und Anwendungsfälle SSO macht Anmeldungen einfach und konsistent: Ermögliche Teammitgliedern, ihre bestehenden Identity Provider Konten zu verwenden , anstatt ein neues awork Passwort zu erstellen Nutze einen modernen OpenID Connect Login basierend auf OAuth 2.0 Deaktiviere optional andere Anmeldemethoden , sobald SSO eingerichtet ist So richtest du Single Sign On (SSO) ein Wähle einen unterstützten Identity Provider Unterstützte Identity Provider sind: Okta (website) Auth0 (website) Microsoft Entra ID (formerly Azure AD) (website) OneLogin (website) GSuite (Google IAM: website) Keycloak (website) Falls dein Identity Provider nicht dabei ist, kontaktiere uns über den Support und wir prüfen eine mögliche Anbindung. SSO in awork einrichten 1. Navigiere zu Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Integrationen 2. Öffne die Integrations Bibliothek und wähle den gewünschten Provider aus 3. Fülle die angezeigten Felder aus und schließe die Einrichtung ab [!WARNING] Hinweis: Mit Subdomain ist nicht deine awork Workspace URL gemeint, sondern die Subdomain des Providers. Benötigte Redirect URLs freischalten Folgende Redirect URLs müssen freigeschaltet werden: https://app.awork.com/enterprise login https://app.awork.com/api/v1/accounts/authorize slack https://app.awork.com/api/v1/accounts/external/{Name des Login Providers} https://app.awork.com/api/v1/accounts/msteams/authorize https://app.awork.com/api/v1/accounts/authorize Dienstspezifische Redirect URLs: Web Login : Slack Autorisierung : Microsoft Teams Autorisierung : Zapier : SSO via Okta konfigurieren 1. Öffne die Okta Konfiguration unter YOUR SUBDOMAIN.okta.com/admin 2. Gehe im Menü in den Bereich Applications 3. Füge eine neue Application hinzu und nenne sie z.B. awork 4. Übernimm Client ID , Client Secret und Subdomain in die awork Konfiguration und speichere über Speichern [!NOTE] Wichtig: Die Login Redirect URLs müssen korrekt eingerichtet sein, da Okta Nutzer sonst nicht richtig weiterleiten kann. Der Implicit (Hybrid) Flow (einschließlich des ID Token grant type) muss aktiviert sein. User consent ist nicht erforderlich, da awork beim Login nur auf den Namen und die E Mail Adresse des Nutzers zugreift. Setze in Okta im Bereich Login noch zusätzlich: 1. Initiate login URI: AWORK SUBDOMAIN.awork.com/login 2. Login redirect URIs: https://app.awork.com/enterprise login https://app.awork.com/api/v1/accounts/authorize slack https://app.awork.com/api/v1/accounts/external/okta https://app.awork.com/api/v1/accounts/msteams/authorize https://app.awork.com/api/v1/accounts/authorize SSO mit Auth0 konfigurieren 1. Öffne die Auth0 Konfiguration 2. Gehe im Menü in den Bereich Applications 3. Füge eine neue Application vom Typ Regular Web Applications hinzu und nenne sie z.B. awork 4. Übernimm Client ID , Client Secret und Subdomain in die awork Konfiguration und speichere 5. Setze folgende URLs im Abschnitt Application URls: 6. Application login URl: AWORK SUBDOMAIN.awork.com/login 7. Allowed callback URLs: https://app.awork.com/enterprise login, https://app.awork.com/api/v1/accounts/authorize slack, https://app.awork.com/api/v1/accounts/external/auth0, https://app.awork.com/api/v1/accounts/msteams/authorize, https://app.awork.com/api/v1/accounts/authorize 8. Allowed web origins: AWORK SUBDOMAIN.awork.com app.awork.com [!WARNING] Hinweis: Alle anderen Einstellungen sind standardmäßig schon richtig eingestellt. SSO mit OneLogin konfigurieren 1. Öffne die OneLogin Konfiguration unter SUBDOMAIN.onelogin.com 2. Gehe im Menü in den Bereich Applications 3. Füge eine neue Anwendung hinzu, indem du oben rechts auf Add App klickst, und nenne sie z.B. awork 4. Wähle OpenID Connect (OIDC) als Typ, setze den Namen z.B. auf awork und speichere 5. Im Bereich SSO erhältst du Client ID und Client Secret . Die Subdomain findest du in der URL deines OneLogin Accounts ( {Subdomain}.onelogin.com ). Trage die Werte in awork ein und speichere 6. Setze im Bereich Configuration diese URLs: 7. Login url: AWORK SUBDOMAIN.awork.com/login 8. Redirect URIs: https://app.awork.com/enterprise login https://app.awork.com/api/v1/accounts/authorize slack https://app.awork.com/api/v1/accounts/external/onelogin https://app.awork.com/api/v1/accounts/msteams/authorize https://app.awork.com/api/v1/accounts/authorize SSO mit Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD) konfigurieren 1. Öffne die Entra ID Konfiguration im Azure Portal 2. Klicke im Menü im Bereich Verwalten auf App Registrierungen 3. Füge eine neue Registrierung hinzu und nenne sie z.B. awork SSO 4. Stelle Unterstützte Kontotypen auf Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis (nur "deine Domain" einzelner Mandant) ein und trage bei Umleitungs URI für die Web Platform ein. Danach auf Registrieren klicken 5. In der Übersicht findest du die Anwendungs ID (Client) (= Client Id in awork) und die Verzeichnis ID (Mandant) (= Subdomain in awork) 6. Unter Zertifikate und Geheimnisse kannst du einen neuen Geheimen Clientschlüssel erstellen und den Wert in awork als Client Secret eintragen. [!WARNING] Wichtig: Kopiere den Wert, nicht die Secret ID [!WARNING] Um Geheime Clientschlüssel zu rotieren musst du die SSO Integration in awork löschen und mit dem neuen Geheimnis neu hinzufügen. 7. Trage unter Authentifizierung folgende Umleitungs URLs für eine Web Platform ein: https://app.awork.com/enterprise login https://app.awork.com/api/v1/accounts/authorize slack https://app.awork.com/api/v1/accounts/external/azure https://app.awork.com/api/v1/accounts/msteams/authorize https://app.awork.com/api/v1/accounts/authorize Unter Implizite Genehmigung und Hybridflows muss ein Haken bei ID Token gesetzt werden. Bei Unterstützte Kontotypen muss Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis (nur "deine Domain" einzelner Mandant) ausgewählt sein Der Login Flow nutzt standardmäßig den preferred username Claim des Entra Users. Wenn du stattdessen den nutzen möchtest, kannst du den UPN als optionalen Anspruch konfigurieren in der Tokenkonfiguration : Token type : Claim : Dann klicke Hinzufügen . [!WARNING] Wichtig: UPN als optionaler Anspruch wird nur für App Registrierungen für Mandanten unterstützt und nicht für persönliche Microsoft Accounts. Stelle sicher, dass dies im Bereich Authentifizierung korrekt hinterlegt ist. SSO mit GSuite (Google IAM) konfigurieren 1. Gehe zu <https://console.cloud.google.com/apis/credentials und wähle dein Projekt aus 2. Klicke auf Anmeldedaten erstellen und wähle OAuth Client ID 3. Wähle als Typ Webanwendung 4. Vergib einen Namen, z.B. awork 5. Füge bei den URIs folgende Umleitungs URLs hinzu: https://app.awork.com/enterprise login https://app.awork.com/api/v1/accounts/authorize slack https://app.awork.com/api/v1/accounts/external/gsuite https://app.awork.com/api/v1/accounts/msteams/authorize https://app.awork.com/api/v1/accounts/authorize 6. Speichere über Erstellen 7. Rechts findest du die Client ID und den Clients Schlüssel (Client Secret) , die du in awork eintragen musst Mehr Infos zu SSO mit GSuite findest du hier. SSO mit Keycloak konfigurieren [!NOTE] Wichtig: Bitte kontaktiere unseren Support, wenn du SSO via Keycloak einrichten möchtest, da diese Option aktuell noch nicht in der Web Anwendung verfügbar ist. Um Keycloak SSO via OpenID Connect einzurichten: 1. Logge dich in deiner Keycloak Admin Konsole ein 2. Navigiere zu den Clients 3. Lade die Client Konfigurations Datei herunter: Keycloak awork Client Konfiguration 4. Ziehe die Datei in das Ressourcen Feld, um die benötigten Einstellungen zu importieren 5. Speichere den neuen Client 6. In den Client Details, gehe zum Register Passwörter und kopiere das Client secret 7. In den Realm Einstellungen befindet sich der Link am Ende der General Einstellungen (\ OpenID Endpoint Configuration\ ) Die URL sieht normalerweise so aus: https://{deine keycloak url}/realms/master/.well known/openid configuration 8. Kontaktiere den Support mit Client ID , Client Secret und der URL, damit wir die Integration für dich einrichten können [!WARNING] Wichtig: Die URL muss dauerhaft verfügbar sein, um Fehler beim Einloggen mit SSO zu verhindern. Eigene SSO Provider konfigurieren (OpenID Connect) awork unterstützt auch weitere beliebige SSO Provider, die OpenID Connect unterstützen. Dazu wird die vollständige OpenID Configuration URL (z. B. ), Client ID und Client Secret benötigt. Anmelden via SSO über app.awork.com 1. Gehe zu app.awork.com 2. Wähle Einloggen mit SSO 3. Gib deine Workspace Subdomain ein Du wirst zur SSO Login Maske weitergeleitet oder wenn du bereits eingeloggt bist direkt zu deinem awork Dashboard. Tipps und Hinweise Nach der Einrichtung War die Konfiguration erfolgreich, ist SSO Sign in im Login Bereich verfügbar. [!NOTE] Hinweis: Rechte, Nutzer oder Gruppen werden aktuell nicht über den Identity Provider gesteuert. SSO ermöglicht nur den Login für bestehende awork Accounts. Ein User muss daher bereits in awork vorhanden sein. Das User Matching erfolgt über die E Mail Adresse. Andere Login Möglichkeiten deaktivieren Wenn SSO konfiguriert ist, kannst du andere Login Methoden deaktivieren und ausblenden (E Mail & Passwort sowie Social Login via Google & Apple). 1. Navigiere zu den Einstellungen > Allgemein . 2. Deaktiviere andere Login Optionen Das ist nur dann ratsam, wenn keine externen User im Workspace arbeiten, die nicht über das Identity Management verwaltet werden. [!WARNING] Hinweis: Wenn du die SSO Einstellungen in awork entfernst, wird Login mit E Mail und Passwort automatisch wieder aktiviert, damit du dich immer mit deinem Admin Konto einloggen kannst. Globaler vs. Workspace Login Wenn du E Mail/Passwort und/oder Social Login deaktiviert hast, werden diese Optionen auf der globalen Seite app.awork.com weiterhin angezeigt. Sie werden nur auf der Workspace Seite ausgeblendet. [!NOTE] Ein Login ist über die globale Seite dann trotzdem nicht möglich. Nutze , um dich über SSO einzuloggen. Ist SSO konfiguriert, erscheint auf zusätzlich Einloggen mit SSO . Du wirst zur SSO Login Maske oder direkt ins Dashboard weitergeleitet. Häufige Fragen (FAQs) Ist SSO in jedem Plan verfügbar? Nein, SSO ist nur im awork Enterprise Plan verfügbar. Unterstützt awork SAML 2.0? Nein. awork unterstützt kein SAML 2.0 und nutzt stattdessen OpenID Connect auf Basis von OAuth 2.0. Kann mein Identity Provider Rechte, Nutzer oder Gruppen in awork verwalten? Nein. Rechte, Nutzer und Gruppen werden derzeit nicht über den Identity Provider gesteuert. SSO ermöglicht lediglich die Anmeldung für bestehende awork User Account, die über die E Mail Adresse zugeordnet werden. Was passiert, wenn ich die SSO Einstellungen entferne, nachdem ich andere Login Optionen deaktiviert habe? Die Anmeldung per E Mail und Passwort wird automatisch wieder aktiviert, sodass du dich jederzeit mit deinem Admin Konto anmelden kannst. Kann ich SSO mit Keycloak in der awork Weboberfläche einrichten? Noch nicht. Bitte kontaktiere den Support, um Keycloak SSO einzurichten, da dies derzeit noch nicht über die Weboberfläche möglich ist (kommt bald).
Integrationen für Single-Sign-On (SSO) & SCIM
SCIM einrichten Was ist SCIM? System for Cross domain Identity Management, kurz SCIM, vereinfacht die Benutzerverwaltung, indem es dir ermöglicht, User\ innen mithilfe eines Standardprotokolls zwische
SCIM einrichten Was ist SCIM? System for Cross domain Identity Management, kurz SCIM, vereinfacht die Benutzerverwaltung, indem es dir ermöglicht, User\ innen mithilfe eines Standardprotokolls zwischen verschiedenen Anwendungen zu synchronisieren. Auf diese Weise kannst du eine einzige Anwendung als zentrale Informationsquelle verwenden, in der du alle User\ innen verwaltest. Beispiele für solche Identitätsanbieter sind Microsoft Entra ID (zuvor Azure AD), OneLogin oder Okta. Aus diesen können dann User\ innen zu awork importiert oder aus awork deaktiviert werden. Änderungen an den Nutzerinformationen wie Name, Zeitzone oder Userrolle werden dann automatisch in awork importiert. Diese Integration unterstützt die aktuelle Version SCIM 2.0. Warum sollte ich SCIM mit awork verwenden? Die Nutzung von SCIM mit awork hat viele Vorteile. Erstens musst du dir keine Gedanken über den Import von Usern\ innen in awork machen. Bei der Konfiguration von SCIM wählst du aus, welche Informationen mit awork synchronisiert werden sollen. Das minimale Setup umfasst Vorname, Nachname und E Mail. Zusätzlich zu diesen Informationen können auch die bevorzugte Sprache, Zeitzone, awork Userrollen, awork Teams, Abwesenheitsregion und mehr synchronisiert werden. Zweitens funktioniert SCIM am besten mit Single Sign On (SSO). Auf diese Weise müssen sich die User nur um einen Login für alle ihre Apps kümmern, keine potenziell unsicheren Passwörter einrichten und können zusätzliche Sicherheitsmechanismen wie die Multi Faktor Authentifizierung (MFA) nutzen. Wenn du nur interne User\ innen in deinem Workspace hast, die von deinem Identitätsanbieter verwaltet werden, kannst du alle anderen Anmeldeoptionen außer SSO deaktivieren. Wenn du auch externe User\ innen in deinem awork Workspace hast, kannst du trotzdem die Anmeldung per Passwort zulassen. Wie funktioniert die SCIM Synchronisierung? Die SCIM Synchronisierung funktioniert nur in eine Richtung, nämlich von deinem Identitätsanbieter zu awork. Informationen werden zu awork geleitet, nicht aber von awork zurück in deinem Identitätsanbieter. Wenn du also Informationen in awork für eine\ n User\ in manuell änderst, der über SCIM synchronisiert wird, werden diese Änderungen nicht zurück synchronisiert und ggf. überschrieben, sobald der\ die User\ in das nächste Mal von Ihrem Identitätsanbieter aktualisiert wird. Um die SCIM Synchronisation zu benutzen, erstellst du normalerweise eine App in deinem Identitätsanbieter. Hier kannst du in der Konfiguration angeben, welche Felder synchronisiert werden sollen. Du hast auch die Kontrolle darüber, welche User\ innen mit awork synchronisiert werden sollen. Dies erfolgt durch Hinzufügen von Usergruppen oder einzelnen Usern\ innen zur SCIM App in deinem Identitätsanbieter. Unterstützte Funktionen User\ in erstellen User\ in aktualisieren User\ in deaktivieren Rollenzuweisungen von awork Usern\ innen awork Teamzuweisungen aktualisieren awork Abwesenheitsregion aktualisieren awork globale Berechtigungsrolle aktualisieren Anforderungen Die SCIM Bereitstellung mit awork erfordert: Ein aktives Enterprise Abonnement Eine konfigurierte SSO (OpenID Connect) Integration Hinweis : Für OneLogin haben wir eine vorkonfigurierte App, die SCIM und SSO (OpenID Connect) in einer einzigen App integriert. Was passiert mit bestehenden Usern\ innen in awork? Sobald du SCIM in deinem Identitätsanbieter aktivierst, werden die vorhandenen User\ innen von awork abgerufen. Dann werden sie über ihre E Mail mit den bestehenden Usern\ innen in deiner SCIM App abgeglichen. ☝️ Hinweis : Wir verwenden die Konto E Mail des\ r Users\ in, die nur vom ihr\ ihm über sein\ ihr Profil geändert werden kann, nicht die primäre Arbeits E Mail, die in den Userdetails konfiguriert werden kann. Bestehende User\ innen, die anhand der E Mail übereinstimmen, werden in awork aktualisiert, User\ innen, die noch nicht in awork existieren, werden importiert und alle anderen User\ innen in awork werden nicht aktualisiert. Daher kannst du SCIM auch nur für einen Teil der awork User\ innen verwenden, ohne dass andere User\ innen davon betroffen sind. Beim Import neuer User\ innen zu awork erhalten diese keine Einladung zu awork. Du musst ihnen den Link zu Ihrem awork Workspace senden, sobald du mit der Einrichtung fertig bist. Die User\ innen können sich dann direkt mit SSO anmelden. Du musst auch sicherstellen, dass du genügend ungenutzte Userlizenzen in awork hast, damit der\ die User\ in aktiviert werden kann. Wenn du dies nicht manuell tun möchtest, haben wir hierfür eine Einstellung am Workspace erstellt, durch die neue User Lizenzen automatisch gebucht werden können. Die Rechnung wird 30 Minuten nach dem ersten gebuchten zusätzlichen User erstellt, sodass im Falle, dass du mehrere User\ innen auf einmal importierst, nicht mehrere Rechnungen erstellt werden. Du findest diese Einstellung in deinem awork Workspace unter Einstellungen > Allgemeines > Workspace Einstellungen mit dem Namen Automatische User Buchungen über SCIM erlauben ☝️ Hinweis : Wenn ein\ e User\ in jedoch vom Admin reaktiviert wird, dann bekommt diese Person eine E Mail, die sie über die Reaktivierung informiert. ☝️ Hinweis : Derzeit wird in awork nicht anzeigt, welche\ r User\ in über SCIM synchronisiert wird. Du kannst den Synchronisierungsstatus aber bei deinem Identitätsanbieter überprüfen. SCIM für awork einrichten Die Einrichtung von SCIM umfasst drei Schritte: 1. awork für SCIM vorbereiten 2. awork in deinem Identitätsanbieter einrichten 3. Das Mapping konfigurieren 1. awork für SCIM vorbereiten In diesem Abschnitt wirst du durch die Einrichtungsschritte in awork geführt. 1. Melde dich in deinem awork Workspace an. 2. Richte SSO für deinen Workspace ein (falls noch nicht geschehen). 3. Gehe zu Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Integrationen . 4. Klicke auf Integration Bibliothek öffnen. 5. Wähle im SCIM Bereich den Anbieter aus, den du verbinden möchtest. Falls dein Anbieter nicht in der Liste zu finden ist, kannst du die generische SCIM Integration wählen. Wenn du Hilfe bei der Einrichtung brauchst, kontaktiere gerne unseren Support. 6. Bestätige und richte die Integration ein. 7. Es erscheint ein Popup mit einem Bearer Token. Kopiere diesen in deine Zwischenablage . Du brauchst ihn, um deinem Identitätsanbieter Zugriff auf awork zu gewähren. 8. Du solltest jetzt die neue SCIM Integration in der Integrationsliste sehen und eine neue Client Anwendung in der Liste darunter mit dem Namen API Access . Die Client Anwendung dient der Authentifizierung des SCIM Clients und kann genutzt werden, um das Bearer Token neu zu generieren, falls du es erneut kopieren musst. Bitte bearbeite oder lösche diese Client Anwendung nicht! 2. awork in deinem Identitätsanbieter einrichten Für OneLogin, Okta und Microsoft Entra ID (früher Azure AD) stellen wir zusätzliche Informationen zur Verfügung, die dich durch die Einrichtung führen. Springe zum Abschnitt deines Anbieters für die nächsten Schritte. Für OneLogin bieten wir eine vordefinierte awork App, die praktische Standardwerte enthält und auch als SSO App genutzt werden kann. Du brauchst also nur eine App für SSO und SCIM. Okta 1. Gehe zu Menü > Applications > Applications ​ 2. Klicke auf Browse App Catalogue 3. Suche nach SCIM 2.0 4. Wähle SCIM 2.0 Test App (OAuth Bearer Token) 5. Klicke auf Add Integration 6. Vergib ein App Label, z.B. awork SCIM integration, und klicke auf Next 7. Überspringe die Sign on Methoden (da wir SAML für SSO nicht unterstützen) 8. Wähle bei Credentials Details im Dropdown Email aus 9. Klicke auf Done 10. Gehe zum Provisioning Tab und klicke auf Configure API Integration ​ 11. Aktiviere Enable API Integration 12. Gib https://app.awork.com/api/v1/scim im Feld SCIM 2.0 Base Url ein 13. Kopiere das Client Secret aus deiner awork SCIM Integration ins Feld OAuth Bearer Token 14. Klicke auf Save OneLogin 1. Gehe in den Administrationsbereich von OneLogin und öffne Applications > Applications 2. Klicke oben rechts auf "Add App" 3. Suche nach awork im Suchfeld 4. Klicke auf die awork.com App und dann oben rechts auf Click 5. Nach dem Speichern siehst du eine Grundkonfiguration, die wir bereits für dich eingerichtet haben. Du kannst diese Konfiguration an deinen Anwendungsfall anpassen. 6. Öffne links den Tab Configuration 7. Im Feld Login Url kannst du entweder " https://app.awork.com/login " oder direkt den Link zu deiner Subdomain eintragen, also z.B. " https://deine subdomain.awork.com/login " (bevorzugt). 8. Im Feld awork.com subdomain musst du den Link zu deinem Workspace vor awork.com eintragen, also für https://precious asteroid.awork.com wäre das precious asteroid. 9. Im Abschnitt API Status kannst du einfach auf Enable klicken. 10. Im Abschnitt SCIM Bearer Token kannst du nun den Token einfügen, den du bei der SCIM Integration in awork erhalten hast. 11. Im Feld SCIM JSON Template kannst du festlegen, welche Informationen aus OneLogin mit awork synchronisiert werden. Die Standardkonfiguration synchronisiert nur E Mail, Vorname und Nachname und sieht so aus: { "schemas": \[ "urn:ietf:params:scim:schemas:core:2.0:User" \], "userName": "{$parameters.scimusername}", "name": { "givenName": "{$parameters.firstname}", "familyName": "{$parameters.lastname}" }, "emails": \[ { "value": "{$parameters.email}", "primary": true, "type": "work" } \] } 12. Du kannst diese Konfiguration erweitern, um weitere Benutzerfelder zuzuordnen. Die verfügbaren Felder findest du im Abschnitt Mappings. Für jedes Feld musst du einen Parameter im Tab Parameters anlegen und den Wert aus OneLogin zuweisen. Kontaktiere uns für weitere Informationen. 13. Gehe anschließend zum Tab Provisioning auf der linken Seite 14. Unter Workflow kannst du das Provisioning aktivieren. 15. Du kannst auch entscheiden, ob vor bestimmten Aktionen eine Admin Freigabe erforderlich sein soll. Wir empfehlen, diese Optionen nur für die Ersteinrichtung/Tests aktiviert zu lassen. 16. Im Abschnitt Entitlements klicke auf Refresh, um die Benutzerrollen aus awork abzurufen. Hinweis: Die Gastrolle wird hier nicht angezeigt, da sie nur für externe Benutzer genutzt werden kann. 17. Wenn du Standard Benutzerrollen für deine User in awork festlegen möchtest, gehe zum Tab Rules auf der linken Seite.Klicke auf Add Rule, um eine neue Regel hinzuzufügen. 18. Klicke auf Add Rule, um eine neue Regel hinzuzufügen. 19. Gib einen Namen ein und füge eine Bedingung für deine Regel hinzu, z.B. "user is in group Admin". 20. Nun kannst du Aktionen hinzufügen, wie z.B. das Setzen der Gruppe in awork. Wichtig ist, dass du vorher das Entitlements Refresh durchgeführt hast, um alle Benutzerrollen abzurufen. Wähle außerdem "From Existing", da Benutzerrollen nur direkt in awork erstellt/aktualisiert werden können. Nach Auswahl einer Rolle nicht vergessen auf Add zu klicken, sonst wird die Gruppe nicht hinzugefügt. Füge nur eine Gruppe hinzu, da ein awork Benutzer immer nur eine Rolle haben kann. 21. Klicke auf Save. 22. Wiederhole diese Schritte für alle deine awork Benutzerrollen. 23. Schließe die Konfiguration ab, indem du oben rechts auf Save klickst. 24. Achtung: Du hast alle Konfigurationen abgeschlossen, um Benutzer zu deiner App hinzuzufügen. Wenn du die Konfiguration testen möchtest, empfehlen wir, einen Testbenutzer zur App hinzuzufügen (unter Benutzer > Benutzer > Testbenutzer auswählen > Anwendungen) 25. Im letzten Schritt kannst du deine Benutzer der App hinzufügen entweder einzeln oder über Richtlinien (empfohlen). 26. Für Richtlinienzugriff auf die App gehe zum Tab Access auf der linken Seite, wähle die Rollen aus, die zur App hinzugefügt werden sollen. 27. Für individuelle Zuweisungen gehe zu den Benutzerdetails und zum Application Tab. Hier kannst du eine neue App durch Klick auf das Plus Symbol oben rechts hinzufügen. 28. Den Provisionierungsverlauf findest du unter Benutzer > Provisioning. 29. Alle Ereignisse der awork App findest du unter Activity > Events. Bekannte Probleme Falls du einen Fehler mit der Beschreibung " Invalid Accept Header Value " erhältst, kannst du das Problem lösen, indem du im Setup deiner SCIM Anwendung folgenden benutzerdefinierten Header hinzufügst: Accept: application/scim+json Microsoft Entra ID (früher Azure AD) 1. Gehe zu Microsoft Entra ID 2. Gehe zu Enterprise Applications 3. Erstelle eine neue Anwendung 4. Klicke in der Entra ID Gallery auf "Create your own Application" 5. Vergib einen Namen, z.B. awork SCIM 6. Wähle "Integrate any other application you didn't find in the gallery" aus 7. Klicke auf "Create" 8. Gehe zur neu erstellten App 9. Gehe zum Provisioning Tab ​ 10. Bearbeite das Provisioning 11. Setze den Provisioning Mode auf "Automatic" 12. Setze die Admin Zugangsdaten 1. Setze die Tenant URL auf: https://app.awork.com/api/v1/scim 2. Setze das Secret Token auf den Token, den du bei der SCIM Integration in awork bekommen hast 3. Teste die Verbindung, um zu prüfen, ob das Secret korrekt ist 13. Speichere die Konfiguration. Danach erscheinen zwei weitere Abschnitte 14. Bearbeite die Mappings 1. Klicke auf Groups. Deaktiviere dieses Feature und speichere. Aktuell unterstützt awork keine Gruppen mit Entra ID. 2. Gehe zurück zu den Mappings und bearbeite die Users Mappings ​ 1. Setze Target Object Actions auf alle: Create, Update, Delete 2. Die Standardliste der Mappings enthält bereits die richtigen Zuordnungen für die Pflichtfelder. Die restlichen Mappings müssen gelöscht werden, damit die Synchronisation wie erwartet funktioniert. Die benötigten Mappings von Entra ID Mapping zu customappsso Attribute sind: 3. userPrincipalName > userName (userPrincipalName muss auf die E Mail des Benutzers gesetzt sein) 4. Switch(\[IsSoftDeleted\], , "False", "True", "True", "False") > active 5. mail > emails\[type eq "work"\].value 6. preferredLanguage → preferredLanguage 7. givenName → name.givenName 8. surname → name.familyName 9. Optional kannst du aktuell auch zuordnen: 10. jobTitle → userType (wird als Position in awork angezeigt) 11. Wenn du Abwesenheitsregionen, Benutzerrollen und/oder awork Teams synchronisieren möchtest, musst du die awork SCIM Benutzer Erweiterung konfigurieren: 12. Aktiviere: "Show advanced options" 13. Klicke auf Edit attribute list for custommapsso. Füge folgende Felder als String hinzu: 1. urn:ietf:params:scim:schemas:extension:awork.com:2.0:User:teams 2. urn:ietf:params:scim:schemas:extension:awork.com:2.0:User:absenceRegion 3. urn:ietf:params:scim:schemas:extension:awork.com:2.0:User:userRole ​ 14. Klicke oben auf Save und gehe zurück zum Mapping 15. Füge für jede Erweiterung, die du nutzen möchtest, ein neues Attribut hinzu 1. Als Source Attribut empfehlen wir, den Wert als Textfeld beim Azure Benutzer als benutzerdefiniertes Feld zu speichern und hier auszuwählen, z.B. awork user role. 2. Als Target das neu hinzugefügte Extension Feld wählen, z.B. urn:ietf:params:scim:schemas:extension:awork.com:2.0:User:absenceRegion 3. Klicke auf Ok, um das neue Attribut Mapping hinzuzufügen 15. Speichere die Benutzermappings 16. Bearbeite die Einstellungen 1. Aktiviere "Prevent accidental deletion", falls gewünscht. Das verhindert, dass viele Benutzer gleichzeitig gelöscht werden, falls z.B. die falsche Gruppe entfernt wurde. Wir empfehlen eine Zahl wie 50, abhängig von deiner Nutzeranzahl und typischen Gruppengrößen. 2. Aktiviere "Sync only assigned users and groups" 17. Setze den Provisioning Status auf On und speichere 18. Teste das Provisioning für einen einzelnen Benutzer 19. Gehe zum Provisioning Tab der Enterprise Anwendung und klicke auf "Provision on demand" 20. Wähle einen einzelnen Benutzer per E Mail aus 21. Klicke auf Provision 22. Prüfe die Validierungsergebnisse. Deine Benutzerfelder sollten nun in awork aktualisiert werden. ​ 23. Füge die Gruppen/Benutzer hinzu, die die App nutzen sollen. Für jeden neuen Benutzer wird eine zusätzliche Lizenz benötigt stelle sicher, dass du genügend awork Lizenzen gebucht hast. 24. Gehe zum Provisioning Tab. Klicke auf Benutzer und Gruppen und füge die gewünschten Gruppen und Benutzer hinzu. Gruppen Zuweisungen sind nur mit einer Entra ID Premium P2 Subscription verfügbar. 25. Gehe zur Provisionierungsübersicht und starte den Provisioning Job. Dieser läuft alle 40 Minuten und synchronisiert alle Änderungen zwischen Entra ID und awork. Felder, die nicht im Mapping enthalten sind, werden in awork nicht überschrieben. ​ awork Benutzer Erweiterungsattribute Beispiele Abwesenheitsregionen Abwesenheitsregion muss ein String Feld sein, das dem Namen der in awork konfigurierten Abwesenheitsregion entspricht. Hinweis: Die Abwesenheitsregion kann über die SCIM Integration nicht entfernt, sondern nur aktualisiert werden. Die Namensübereinstimmung ist Groß /Kleinschreibungs empfindlich. Benutzerrollen Die globale Benutzerrolle für Workspace weite Berechtigungen kann über die userRole Erweiterung aktualisiert werden. Der Name der Benutzerrolle muss mit dem konfigurierten Namen in awork übereinstimmen. Hinweis: Die Namensübereinstimmung ist Groß /Kleinschreibungs empfindlich. Die Gastrolle kann nicht zugewiesen werden. Ein Benutzer kann nur eine Rolle gleichzeitig haben. Es muss immer mindestens ein Admin Benutzer vorhanden sein. Die Benutzerrolle kann nicht entfernt werden. Lege hier ggf. einen Standardwert fest, wenn du steuern möchtest, welche Standardberechtigung ein neu eingeladener Benutzer haben soll. Fehlerbehebung Entra ID SCIM Sync Falls die SCIM Synchronisation nicht wie erwartet funktioniert, kannst du zur Enterprise App Provisioning Overview gehen und auf View provisioning logs klicken. Dort findest du Informationen über die synchronisierten Benutzer und Eigenschaften. Bei Problemen wird der Status auf Failure gesetzt. Klicke auf den Eintrag, gehe auf Troubleshooting & Recommendations und kopiere die Fehlermeldung. Kontaktiere dann unseren Support und sende die Fehlermeldung, damit wir uns das genauer ansehen können. [!NOTE] Weitere Infos zur Entra ID Seite der SCIM Integration findest du in der Microsoft Entra ID Dokumentation: How Application Provisioning works in Microsoft Entra ID 3. Das Mapping konfigurieren Die awork Benutzerfelder werden auf das SCIM Benutzer Resource gemappt. Eine Liste der unterstützten Felder findest du hier: | SCIM Feld | awork Feld | awork Feld | Notiz | | | | | | | SCIM user | awork user | awork account | | | | Id | | | | | Contact Infos → (primary user email) | Email | Diese email wird benutzt um den awork user/account mit dem SCIM user zu matchen. | | → | LastName | LastName | | | → | FirstName | FirstName | | | | Title | | | | | Position | | | | | Language | | Aktuell wird nur de DE oder en GB unterstützt (andere en oder de Prefixe werden zu en GB konvertiert) | | | | Timezone | The IANA Zeitzonen Information (https://www.iana.org/time zones) | | | User Deactivated | | | | SCIM User multi value attributes | | | | | | Contact Infos → | | Die erste Arbeits E Mail wird als primäre E Mail gesetzt. | | | Contact Infos → | | | | | Contact Infos → | | | | | Custom User Schema | | | | | User to Team assignment | | Komma separierte Liste von Team Namen. Groß /Kleinschreibungs empfindlich. | | | Absence Region of User | | Name der Abwesenheitsregion des Benutzers in awork. Groß /Kleinschreibungs empfindlich. | | userRole | Global permission role of the user | | Name der globalen Benutzerrolle. Groß /Kleinschreibungs empfindlich. | | SCIM Group | awork User role | | | | | Id | | (not supported in Entra ID) | | | Name | | (not supported in Entra ID) | | | User to Role assignment | | (not supported in Entra ID) | Wenn es Felder gibt, die du synchronisieren möchtest, die hier nicht aufgeführt sind, lass es uns bitte wissen. Hinweis: awork bietet eine eigene Erweiterung für Teamzuweisungen, Abwesenheitsregionen und Benutzerrollen über das Schema urn:ietf:params:scim:schemas:extension:awork.com:2.0:User. Die Zuordnung erfolgt über den Namen von Team und Abwesenheitsregion, sie müssen daher exakt in awork und deinem SCIM Provider übereinstimmen. Hinweis: awork Benutzerrollen können auf zwei Arten verwaltet werden: entweder über das /Groups Feature oder die awork Benutzererweiterung. Die awork Benutzererweiterung : Hierfür muss das Erweiterungsattribut auf ein Textfeld des Benutzers (oder ein anderes Feld für den SCIM Sync) gemappt werden, in dem der Name der Benutzerrolle steht (\ \ bevorzugt\ \ ) Beim SCIM /Groups Feature : Zuerst müssen die verfügbaren Benutzerrollen synchronisiert werden. Dies geht meist manuell, indem die verfügbaren Gruppen abgerufen und die Gruppen auf Basis definierter Regeln gemappt werden. Beachte, dass ein awork Benutzer nur eine Benutzerrolle gleichzeitig haben kann. Stelle also sicher, dass du nicht mehr als eine Rolle über die Gruppenzuweisungen zuweist, da diese Einschränkung von SCIM nicht direkt unterstützt wird. Falls eine Rolle umbenannt, eine neue Rollen hinzugefügt oder eine existierende Rolle gelöscht wird, musst du in der Regel die verfügbaren Gruppen manuell neu synchronisieren. FAQ Kann ich Benutzerrollen über SCIM erstellen/aktualisieren? Nein, du kannst Rollen nur zuordnen. Um Berechtigungsrollen in awork zu erstellen oder zu aktualisieren, gehe zu Menü → Einstellungen → Berechtigungen . Kann ich E Mail Adressen über SCIM aktualisieren? Ja, das Aktualisieren von Account E Mails und Benutzer Kontakt E Mails wird über SCIM unterstützt. Die Account E Mail, die für den Login und SSO verwendet wird, wird über das userName Attribut aktualisiert. Einschränkungen: Wenn der Benutzer in mehr als einem Workspace ist, erlauben wir keine Änderung der Account E Mail und der Benutzer muss seine E Mail manuell in den Profileinstellungen ändern. Wenn die E Mail bereits von einem anderen Account verwendet wird, wird ein Fehler zurückgegeben. Um die E Mail zu verwenden, muss der bestehende Account gelöscht werden. Das geht, indem du den Benutzer löschst, der mit diesem Account verbunden ist. Kann ich Profilbilder über SCIM synchronisieren? Dies wird aktuell von den Anbietern OneLogin und Okta nicht unterstützt. Daher bieten wir diese Funktionalität derzeit generell nicht an. Was passiert, wenn ich den Namen einer Berechtigungsrolle in awork ändere? Nachdem du die Berechtigungsrollen in awork umbenannt hast, musst du die Gruppen in deinem SCIM Client aktualisieren, damit die korrekten Namen angezeigt werden. Die Zuordnung sollte sich nicht ändern, da diese anhand der ID der Benutzerrolle erfolgt und nicht anhand des Anzeigenamens. Was kann ich tun, wenn meine SCIM Integration nicht wie erwartet funktioniert? Überprüfe die Benutzer, die nicht bereitgestellt werden können, und schaue dir die jeweiligen Fehlermeldungen an. Sende unserem Support Team die Trace ID, damit wir das für dich prüfen können. Stelle sicher, dass deine Client Anwendung korrekt eingerichtet ist und auch das API Access Element (Eintrag in der Liste unter den Integrationen) vorhanden ist. Andernfalls lösche die Integration in awork und versuche, sie erneut einzurichten. Können Gastbenutzer über SCIM synchronisiert werden? Gastbenutzer können über die SCIM Integration nicht erstellt werden, da bei der Benutzererstellung automatisch die Benutzerrolle mit den geringsten Berechtigungen zugewiesen wird, die nicht die Gastrolle ist. Wenn der Benutzer bereits in awork existiert, wird die Rolle über die SCIM Integration nicht geändert, es sei denn, dies ist explizit über das SCIM Gruppen Feature konfiguriert. Bereits bestehende Gastbenutzer können über die SCIM Integration synchronisiert werden, allerdings unterstützt das SCIM Gruppen Feature keine Zuweisung von Gastrollen.
Salesforce Integration (Partner) Salesforce ist ein Customer Relationship Management (CRM) Tool zur Verwaltung von Beziehungen und Interaktionen mit bestehenden und potenziellen Kund\ innen. Es unters
Salesforce Integration (Partner) Salesforce ist ein Customer Relationship Management (CRM) Tool zur Verwaltung von Beziehungen und Interaktionen mit bestehenden und potenziellen Kund\ innen. Es unterstützt die Integration und Automatisierung von Geschäftsbereichen wie Vertrieb, Kundenservice und Marketing. Mit Salesforce kannst du Kundendaten zentral speichern, um effizienter zu arbeiten. Die Lösung eignet sich für unterschiedlichste Nutzer\ innen von kleinen bis hin zu großen Unternehmen aus verschiedensten Branchen. [!WARNING] Hinweis: Diese Partnerintegration wird über Aviando bereitgestellt. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Mache deine Projektverwaltung zu einem besser vernetzten System: Halte Projektdaten aktuell , indem Informationen zwischen Salesforce und awork synchronisiert werden. Vereinfache die Abrechnung durch einen verbundenen Workflow zwischen beiden Systemen. Automatisiere Arbeitsabläufe , indem relevante Projekt und Zeiterfassungsdaten synchronisiert werden. Welche Daten werden synchronisiert? Die Salesforce Integration für awork kann die folgenden Daten zwischen den beiden Systemen synchronisieren. Von Salesforce zu awork: Projekte Projektmitglieder oder Benutzer:innen Zeiteinträge Von awork zu Salesforce: Projekte Projektmitglieder und ihre Rollen Projektstatus Projektvorlagen Zeiterfassung Integration einrichten 1. Öffne die Integrationsseite awork + Salesforce von Aviando. 2. Folge den dort beschriebenen Anweisungen, um awork mit Salesforce zu verbinden. FAQ Welche Daten werden von Salesforce zu awork synchronisiert? Von Salesforce zu awork können Projekte , Projektmitglieder oder User\ innen sowie Zeiteinträge synchronisiert werden. Welche Daten werden von awork zu Salesforce synchronisiert? Von awork zu Salesforce können Projekte , Projektmitglieder und ihre Rollen , Projektstatus , Projektvorlagen sowie Zeiterfassungsdaten synchronisiert werden. Wo richte ich die Integration ein? Nutze die Integrationsseite von Aviando, um zu erfahren, wie du awork mit Salesforce verbindest.
Zapier Integration Nutze Zapier, wenn awork mit deinen anderen Apps kommunizieren soll, ohne dass du Informationen manuell kopieren und einfügen musst. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Sende awork Da
Zapier Integration Nutze Zapier, wenn awork mit deinen anderen Apps kommunizieren soll, ohne dass du Informationen manuell kopieren und einfügen musst. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Sende awork Daten an andere Apps , wenn etwas in awork passiert (über Zapier Trigger) Erstelle Elemente in awork aus anderen Apps heraus (über Zapier Aktionen) Decke weitere Anwendungsfälle mit Webhooks ab , wenn die Standardintegration von Zapier nicht das bietet, was du benötigst [!NOTE] Automatisierte Workflows in Zapier werden „Zaps“ genannt und bestehen aus einem Trigger und einer Aktion. So funktioniert die awork Zapier App Es gibt eine eigene awork App in Zapier mit vorgefertigten Triggern und Aktionen. [!NOTE] Trigger = etwas, das in awork passiert (Beispiel: ein neuer Zeiteintrag). Aktion = etwas, das Zapier in awork ausführt (Beispiel: eine Aufgabe in awork erstellen). Verfügbare Trigger und Aktionen: Trigger Neue Aufgabe erstellt Neue Zeit erfasst Zeiteintrag aktualisiert Aktionen Neues Projekt erstellen Neues Unternehmen erstellen Neue Projektaufgabe erstellen Neuen Kunden erstellen So richtest du deinen eigenen Zap ein In Zapier wird ein automatisierter Workflow aus Trigger und Aktion als „Zap“ bezeichnet. Deinen ersten Zap aus awork erstellen 1. Gehe in awork zu Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Integrationen 2. Öffne die Integrationsbibliothek und wähle Zapier aus der Kategorie API Konnektoren 3. Klicke auf Integration einrichten , um zu Zapier weitergeleitet zu werden 4. Erstelle ein Zapier Konto (Zapier bietet eine kostenlose Version mit den erforderlichen Grundfunktionen an). Du kannst dich per E Mail oder mit Google registrieren 5. Folge dem Einrichtungsprozess in Zapier und wähle deine Apps aus 6. Im Zapier Editor ist awork bereits als Zap Verbindung angelegt. Klicke auf das graue Plus Symbol, um die App hinzuzufügen, die du mit awork verbinden möchtest 7. Wähle die Trigger und Aktionsereignisse zwischen awork und der anderen App aus 8. Klicke auf Continue und melde dich bei den jeweiligen Konten deiner Apps an, wenn du dazu aufgefordert wirst 9. Bestätige die Einrichtung und teste sie in Zapier 10. Vergib einen Namen für deinen Zap und setze ihn auf Publish So richtest du Zapier über awork Webhooks ein Wenn du Informationen aus awork senden möchtest, die nicht standardmäßig in der awork Zapier App verfügbar sind, nutze die Webhooks Integration von Zapier. Einen „Catch Hook“ Trigger in Zapier erstellen 1. Gehe zu zapier.com und wähle Webhooks als Trigger aus 2. Wähle Catch Hook 3. Kopiere die URL, die Zapier anzeigt 4. Trage diese URL in einen Webhook in awork ein. Eine Anleitung dazu findest du hier 5. Füge in Zapier einen Filter hinzu, um festzulegen, was den Zap auslösen soll, zum Beispiel den Aufgabenstatus 6. Fahre anschließend mit der Zap Einrichtung fort, wie im Abschnitt oben beschrieben FAQ Wofür wird Zapier mit awork verwendet? Zapier hilft dir dabei, awork mit anderen Tools zu integrieren. So kannst du Informationen von awork an andere Anwendungen übertragen oder Informationen aus anderen Anwendungen in awork verwenden. Welche Trigger und Aktionen sind in der awork Zapier App verfügbar? Trigger: Neue Aufgabe erstellt, Neue Zeit erfasst, Zeiteintrag aktualisiert. Aktionen: Neues Projekt erstellen, Neues Unternehmen erstellen, Neue Projektaufgabe erstellen, Neuen Kunden erstellen. Wo starte ich die Zapier Einrichtung in awork? Gehe zu Einstellungen > Integrationen , öffne die Integrationsbibliothek , wähle Zapier unter API Konnektoren aus und klicke anschließend auf Integration einrichten , um Zapier zu öffnen. Wann sollte ich Zapier Webhooks statt der awork Zapier App verwenden? Nutze die Webhooks Integration von Zapier, wenn du Informationen aus awork übertragen möchtest, die nicht als standardisierter Trigger oder standardisierte Aktion in der awork Zapier App verfügbar sind.
Make Integration Mit den awork Modulen in Make können Aktionen in awork andere App Aktionen auslösen oder von diesen ausgelöst werden. So gestaltest du deine Workflows genau nach deinen Anforderungen.
Make Integration Mit den awork Modulen in Make können Aktionen in awork andere App Aktionen auslösen oder von diesen ausgelöst werden. So gestaltest du deine Workflows genau nach deinen Anforderungen. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Nutze Make, um Workflow Automatisierungen mit den folgenden awork Modulen zu erstellen: Projekte: Erstellen, aktualisieren, abrufen und löschen Unternehmen: Überwachen, erstellen, aktualisieren, abrufen und löschen Zeiteinträge: Überwachen, erstellen, aktualisieren, abrufen und löschen So verbindest du awork mit Make Du richtest zunächst den API Zugriff in awork ein und erstellst anschließend eine Verbindung in Make. API Zugriff in awork einrichten 1. Stelle sicher, dass du sowohl ein awork als auch ein Make Konto hast 2. Gehe in deinem awork Workspace zu Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) und wähle Integrationen 3. Klicke im Bereich API clients auf + API Client , um einen neuen Client anzulegen Gib die folgenden Informationen ein und klicke auf Speichern : Name: Beliebiger Name mit mindestens 6 Zeichen Client ID: Gib die Client ID im Format my app ein (zum Beispiel ) Redirect URI: Füge und hinzu und klicke jeweils auf + Hinzufügen Aktiviere Vertraulicher Client [!NOTE] Wichtig: Nach dem Speichern wird ein Pop up mit deinem neuen Client Secret angezeigt. Kopiere es und bewahre es sicher auf. Szenario und Modul in Make einrichten 1. Öffne die Make Web App und melde dich an 2. Öffne Scenarios und klicke auf + Create a new scenario 3. Klicke auf das Plus Symbol , um ein awork Modul zu deinem Szenario hinzuzufügen Eine Verbindung zu deinem awork Workspace erstellen Klicke im Modul neben dem Feld Connection auf Add. Gib die folgenden Informationen ein und speichere die Verbindung: Connection name: Beliebiger Name (muss nicht mit dem Namen des API Clients in awork übereinstimmen) Client ID: Die Client ID aus awork Client Secret: Das zuvor kopierte Client Secret aus awork Verbindung autorisieren Autorisiere die Make App, auf dein awork Konto zuzugreifen. 1. Erteile im neuen Fenster make.com die Berechtigung für einen dauerhaften uneingeschränkten Zugriff 2. Wähle deinen awork Workspace aus , um fortzufahren Sobald die Verbindung erfolgreich verifiziert wurde, kannst du appübergreifende Workflows erstellen. Best Practices und nächste Schritte Bewahre dein Client Secret sicher auf: Kopiere es aus dem Pop up und speichere es an einem sicheren Ort Starte mit einem einfachen Szenario: Zum Beispiel eine Nachricht in einem bestimmten Slack Kanal senden, wenn sich bestimmte Aufgaben ändern [!NOTE] Tipp: Weitere Unterstützung und Beispiele findest du im Make Help Center. FAQ Was ist Make? Make ist eine No Code Plattform für Workflow Automatisierung, mit der du visuell Workflows zwischen verschiedenen Apps erstellen, verwalten und automatisieren kannst. Wo richte ich den API Zugriff in awork ein? Gehe in deinem awork Workspace zu Einstellungen > Integrationen und klicke im Bereich API clients auf + API Client , um einen neuen Client anzulegen. Welche Redirect URIs benötige ich für die Verbindung mit Make? Füge in awork die folgenden Redirect URIs hinzu: und Wo finde ich das Client Secret? Nachdem du beim Erstellen des API Clients in awork auf Speichern geklickt hast, erscheint ein Pop up mit deinem neuen Client Secret . Kopiere es und bewahre es sicher auf. Wo finde ich weitere Beispiele für awork Module in Make? Weitere Unterstützung und Beispiele findest du im Make Help Center.
Client Applications und API Keys Nutze Client Applications und API Keys , um dich gegenüber der öffentlichen awork API zu authentifizieren unabhängig davon, ob du eine eigene App, eine Integration ode
Client Applications und API Keys Nutze Client Applications und API Keys , um dich gegenüber der öffentlichen awork API zu authentifizieren unabhängig davon, ob du eine eigene App, eine Integration oder die Anbindung von Business Intelligence Tools (BI/Analytics) umsetzen möchtest. [!WARNING] Wichtig: Da die awork API öffentlich ist, musst du dich entsprechend authentifizieren. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Wähle die Authentifizierungsmethode, die zu deinem Anwendungsfall passt: Useranmeldung mit Userechten für Apps, bei denen sich jede Person mit ihrem eigenen awork Konto anmeldet und die jeweiligen Berechtigungen angewendet werden API Key ohne Userbezug (Administratorrechte) für Analytics, Schnittstellen und ähnliche Anwendungsfälle, bei denen keine Useranmeldung erforderlich ist Entwickle individuelle Apps und Integrationen auf Basis der awork API derselben Grundlage, auf der auch die Web App basiert So verwendest du Client Applications und API Keys awork unterstützt zwei gängige Ansätze wähle den, der zu deinem Szenario passt. Eine Client Application für die Useranmeldung (OAuth 2.0) erstellen Nutze diese Option, wenn sich User\ innen mit ihrem eigenen awork Konto in deiner App oder Integration anmelden sollen. [!NOTE] Tipp: Die Useranmeldung ist die richtige Wahl, wenn die Userrechteverwaltung angewendet werden soll (über OAuth 2.0). 1. Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) 2. Öffne den Bereich Integrationen und gehe zu API Clients 3. Klicke auf + API Client 4. Gib einen Namen und eine Client ID ein (diese ID muss eindeutig sein) 5. Füge eine Redirect URL hinzu (siehe Developer Resources für Details) 6. Klicke auf Speichern 7. Kopiere nach dem Speichern das Client Secret und bewahre es sicher auf 8. Verwende die Client ID und das Client Secret, um deine OAuth 2.0 Anmeldung zu implementieren, damit sich User\ innen mit ihrem awork Konto authentifizieren können. Weitere Informationen zur OAuth 2.0 Anmeldung findest du in den Developer Resources. Einen API Key ohne Userauthentifizierung erstellen Nutze diese Option, wenn du lediglich einen API Key benötigst, um Daten abzufragen oder eine Integration zu betreiben, bei der keine Useranmeldung erforderlich ist. 1. Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) 2. Öffne den Bereich Integrationen und gehe zu API clients 3. Klicke auf + API Client , um eine neue Client Application zu erstellen 4. Vergib einen Namen und eine Client ID (diese ID muss eindeutig sein) 5. Klicke auf Speichern 6. Wähle deine neue Anwendung in der Liste der Client Applications 7. Klicke auf das Symbol mit den drei Punkten und wähle API Keys verwalten 8. Klicke auf + , um einen neuen API Key hinzuzufügen 9. Klicke auf das kleine Schlüsselsymbol auf der rechten Seite, um den API Key zu kopieren 10. Bewahre den API Key sicher auf und verwende ihn für deine Integration oder Datenabfrage Nutze die Developer Resources, um mehr über die Verwendung des API Keys zu erfahren. [!WARNING] Hinweis: In diesem Szenario ist die Redirect URL nicht relevant, da ausschließlich der API Key benötigt wird. [!NOTE] Details zum Erstellen eines API Keys ohne Userbezug mit Administratorrechten findest du unter Authentication: API key . Best Practices und Support Bewahre Secrets und API Keys nach dem Kopieren sicher auf Verwende beim Erstellen einer Client Application eine eindeutige Client ID Nutze die Developer Resources für Details zur Implementierung von OAuth 2.0 und API Keys FAQ Was ist der Unterschied zwischen einer Client Application und einem API Key? Eine Client Application wird in awork erstellt, um die Authentifizierung zu ermöglichen. Je nach Anwendungsfall kann sie für die Useranmeldung (OAuth 2.0) oder zur Generierung eines API Keys für Datenabfragen und Integrationen verwendet werden. Wann sollte ich die Useranmeldung (OAuth 2.0) verwenden? Nutze sie, wenn sich User\ innen mit ihrem eigenen awork Konto anmelden sollen und die Userrechteverwaltung angewendet werden soll. Benötige ich eine Redirect URL? Für die Useranmeldung (OAuth 2.0) musst du eine Redirect URL hinzufügen (siehe Developer Resources für Details). Wenn du nur einen API Key benötigst, ist die Redirect URL nicht relevant. Was sind Client ID und Client Secret? Beim Erstellen einer Client Application legst du eine eindeutige Client ID fest. Nach dem Speichern der Anwendung erhältst du das Client Secret , das du kopieren und sicher aufbewahren solltest. Wo erstelle ich Client Applications in awork? Gehe zu Einstellungen → Integrationen und scrolle zu API clients . Wo kann ich mehr über die API Authentifizierung erfahren? Nutze die \Developer Resources\. Spezifische Informationen zu API Keys findest du unter Authentication: API key.
Webhooks Webhooks sind benutzerdefinierte HTTP Callbacks für Ereignisse, die in awork stattfinden. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Benachrichtige externe Tools über Änderungen, zum Beispiel wenn ein
Webhooks Webhooks sind benutzerdefinierte HTTP Callbacks für Ereignisse, die in awork stattfinden. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Benachrichtige externe Tools über Änderungen, zum Beispiel wenn eine Aufgabe erstellt oder ein Projektstatus geändert wird Rufe andere APIs bei bestimmten Ereignissen auf (zum Beispiel wenn eine neue Aufgabe oder Zeiterfassung erstellt wird) Erstelle Automatisierungen oder Synchronisationen , damit User\ innen Daten teilen und über verschiedene Tools hinweg zusammenarbeiten können Entwickle individuelle Integrationen mithilfe von Webhooks und unserer API So konfigurierst du einen neuen Webhook Du benötigst zunächst einen Webhook Endpunkt, damit du die Webhook Anfrage empfangen und prüfen kannst. Einen Webhook Endpunkt erstellen Verwende ein Tool (zum Beispiel Requestbin), um einen Webhook Endpunkt zu erstellen Kopiere die URL des Endpunkts Den Webhook in awork hinzufügen Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Integrationen Öffne die Integrations Bibliothek Wähle in der Kategorie API Konnektoren die Option Webhooks Klicke auf Integration einrichten Details eingeben, Ereignis auswählen und testen Gib die erforderlichen Informationen wie Bezeichnung und URL ein Aktiviere bei Bedarf die Authentifizierung Klicke im Bereich Auslösende Event(s) auf Hinzufügen , um das awork Ereignis auszuwählen, das den Webhook auslösen soll Deaktiviere bei Bedarf Nur Events von Properties der ersten Ebene: Standardmäßig werden nur Events erster Ebene gesendet für Aufgaben , Projekt und Zeiterfassungs Properties. Änderungen an verschachtelten Properties (wie z.B. Tags) werden ignoriert. Dies kann die Anzahl der Webhook Requests erheblich reduzieren. Teste den Webhook und prüfe die empfangene Anfrage in deinem Endpunkt Tool Klicke auf Speichern Vorhandene Webhooks verwalten Alle Webhooks werden auf der Integrationsseite unter Bereits integriert angezeigt. Von hier aus kannst du: Einen Webhook bearbeiten Einen Webhook pausieren Die Logs eines Webhooks prüfen Einen Webhook löschen Best Practices und Ressourcen Sieh dir die folgenden zusätzlichen Ressourcen an: Developer Resources auf developers.awork.com Stelle API Fragen in unserem Developer Forum [!NOTE] Tipp: Wenn du Integrationen ohne Programmierung erstellen möchtest, nutze Zapier. Mit der awork Zapier Integration kannst du Projekte und Aufgaben erstellen oder erfasste Zeiten aus awork in andere Tools übertragen. FAQ Was sind Webhooks in awork? Webhooks benachrichtigen externe Tools über Änderungen in awork, zum Beispiel wenn eine Aufgabe erstellt oder ein Projektstatus geändert wird. Was kann ich mit Webhooks erstellen? Du kannst bei bestimmten Ereignissen andere APIs aufrufen (zum Beispiel bei der Erstellung einer neuen Aufgabe oder Zeiterfassung), um Automatisierungen oder Synchronisationen zu erstellen. Wo konfiguriere ich Webhooks in awork? Gehe zu Einstellungen > Integrationen , öffne die Integrationsbibliothek und wähle Webhooks aus. Wo kann ich bestehende Webhooks sehen und verwalten? Du findest sie unter Bereits integriert auf der Integrationsseite. Dort kannst du Webhooks bearbeiten, pausieren, löschen oder Logs prüfen. Kann ich statt Webhooks etwas anderes verwenden? Ja. Als Alternative kannst du Zapier nutzen. Damit kannst du Tools integrieren, ohne selbst Code schreiben zu müssen.
Filestage Integration Was ist Filestage? Filestage ist ein Tool für Review und Freigabeprozesse, das speziell für Marketing Assets entwickelt wurde. Es organisiert Versionen, Feedback und Freigaben fü
Filestage Integration Was ist Filestage? Filestage ist ein Tool für Review und Freigabeprozesse, das speziell für Marketing Assets entwickelt wurde. Es organisiert Versionen, Feedback und Freigaben für Marketingprojekte und unterstützt Annotationen in vielen verschiedenen Dateiformaten von PDFs über Websites bis hin zu Videos. Was kann die awork Filestage Integration? Die Integration zwischen awork und Filestage ermöglicht drei Hauptfunktionen: Verknüpfen eines awork Projekts mit einem Filestage Projekt Starten neuer Reviews in Filestage durch das Hochladen einer Datei in awork Synchronisieren des Review Status von Filestage zurück zu awork Wie richte ich die awork Filestage Integration ein? 1. API Key in awork erstellen Erstelle einen API Key in awork gemäß dieser Anleitung (API Key ohne Benutzer Authentifizierung). 2. API Key in Filestage erstellen Erstelle einen API Key in Filestage gemäß dieser Anleitung. 3. Integration aktivieren Mit beiden Schlüsseln kannst du das awork Filestage Setup Formular ausfüllen, um die Integration in deinem Workspace zu aktivieren. Wie funktioniert die Integration, sobald sie eingerichtet ist? Integration für ein Projekt aktivieren Die awork Filestage Integration ist projektspezifisch und muss für jedes awork Projekt einzeln aktiviert werden. Nach der Einrichtung erscheint in awork ein neues benutzerdefiniertes Feld namens „Filestage Integration aktivieren“ . Wenn du diesen Schalter aktivierst: Wird automatisch ein Filestage Projekt mit dem gleichen Namen wie das awork Projekt erstellt. Der Link zum Filestage Projekt wird im Feld „Filestage Link“ hinterlegt. Das Projekt in Filestage wird in einem Ordner mit dem Kundennamen angelegt (sofern in awork gesetzt). Falls kein Kunde in awork hinterlegt ist, wird der Ordner „Internal awork projects“ verwendet. Projektmitglieder in awork werden als Reviewer in Filestage hinzugefügt, wenn sie dort bereits ein Konto mit identischer E Mail Adresse haben. Sobald diese Schritte abgeschlossen sind, ist die Filestage Integration aktiv. Kann ich bestehende Filestage Projekte mit awork verknüpfen? Ja, bestehende Projekte lassen sich verbinden. Gehe dazu folgendermaßen vor: 1. Link einfügen: Kopiere den Link zu deinem Filestage Projekt und füge ihn in das Feld „Filestage Link“ in deinem awork Projekt ein. 2. Integration aktivieren: Schalte den Schalter „Filestage Integration aktivieren“ ein. 3. Felder manuell hinzufügen: Öffne die Einstellungen des awork Projekts und füge die benutzerdefinierten Task Felder ( Filestage Link , Filestage Status , Filestage Review ) hinzu. Hinweis: Bereits bestehende Reviews werden nicht automatisch verknüpft. Neue Reviews, die ab sofort aus diesem awork Projekt gestartet werden, erscheinen jedoch im verbundenen Filestage Projekt. Wie starte ich ein neues Review in Filestage? Um ein neues Review zu starten: 1. Filestage Review aktivieren: Aktiviere den Schalter „Filestage Review“ in der Task (dieser ist nur sichtbar, wenn die Integration für das Projekt aktiviert ist). 2. Datei hochladen: Lade eine Datei zur Task hoch. 3. Automatischer Review Start: Ein Review wird automatisch in Filestage gestartet. Sobald der Upload abgeschlossen ist, erscheint der direkte Link zum Filestage Review im Feld „Filestage Link“ . In Filestage wird ein interner Team Kommentar mit dem Link zur awork Task hinzugefügt. Wichtig: Dieser Prozess wird nur für die erste Datei ausgelöst, die einem awork Task hinzugefügt wird. Befindet sich bereits eine Datei in der Task, wird diese Datei verwendet, unabhängig davon, ob du zuerst den Schalter aktiviert oder die Datei hochgeladen hast. Kann ich einen bestehenden Review Prozess aus Filestage in awork einbinden? Nein, aktuell werden nur Reviews unterstützt, die in awork gestartet werden . Bestehende Filestage Reviews können nicht nachträglich synchronisiert werden. Was passiert, wenn ein Review gestartet wurde? Das Feld „Filestage Status“ wird automatisch aktualisiert und zeigt den aktuellen Gesamtstatus des Reviews an: Open Under Review Needs Changes Approved Für jede Review Stufe/Gruppe in Filestage wird automatisch ein Checklist Item in awork erstellt. Sobald die Gruppe die Datei freigibt, wird das entsprechende Item abgehakt. Kommentare in awork: Status Updates aus Filestage werden als Kommentare in der awork Task angezeigt. Wenn Änderungen angefordert werden, wird der Änderungsbericht automatisch an den Kommentar angehängt. Gibt es Verzögerungen bei der Synchronisation? Ja, vor allem bei großen Dateien kann es bis zu 30 Sekunden (oder auch mal länger) dauern, bis Statusänderungen aus Filestage in awork sichtbar werden. Kann ich die Integration mit Automatisierungen in awork erweitern? Ja, die Integration lässt sich durch Automatisierungen in awork ergänzen. Zum Beispiel: Wenn alle Checklist Items abgehakt sind (also alle Review Schritte abgeschlossen wurden), könnte automatisch: Der Task Status auf „Review erfolgreich“ gesetzt werden. Die Task in eine andere Liste verschoben werden. Ein neues Fälligkeitsdatum gesetzt werden. Weitere Prozesse angestoßen werden.
Integration mit Slack Slack ist ein weit verbreitetes Tool für Teamzusammenarbeit und Kommunikation in verschiedenen Kanälen. Mit der Slack Integration für awork kannst du Projektaktualisierungen in K
Integration mit Slack Slack ist ein weit verbreitetes Tool für Teamzusammenarbeit und Kommunikation in verschiedenen Kanälen. Mit der Slack Integration für awork kannst du Projektaktualisierungen in Kanälen veröffentlichen, awork Aufgaben direkt aus Slack erstellen und vieles mehr. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Bringe deine Projektarbeit näher an den Ort, an dem die Kommunikation stattfindet: Veröffentliche Projektaktualisierungen in Slack Kanälen , wenn Ereignisse in einem verknüpften awork Projekt stattfinden Erstelle Aufgaben direkt aus Slack in dem Projekt , das mit dem Kanal verknüpft ist Bearbeite Aufgaben aus Slack Benachrichtigungen über Schaltflächen in der Aufgaben Nachricht Erfasse Zeiten aus Slack heraus mit Slash Commands Erhalte awork Benachrichtigungen in Slack über die awork App innerhalb von Slack So funktioniert die Integration für Slack Die Slack Integration einrichten 1. Gehe zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Integrationen 2. Öffne die Integrationsbibliothek und wähle Slack 3. Gib in Slack den Namen deines Slack Workspaces ein und erlaube den Zugriff 4. Du wirst automatisch zurück zu deinem awork Workspace weitergeleitet Dein Slack Konto mit deinem awork Konto verknüpfen Projektaktualisierungen können auch ohne Account Matching an Slack gesendet werden. Wenn du jedoch aus Slack heraus mit awork interagieren möchtest, musst du deine Konten verknüpfen. Interagiere zum ersten Mal mit der Integration in Slack und folge der Aufforderung zur Kontoverknüpfung Oder gib in Slack /connect ein, um dein Slack Konto mit deinem awork Konto zu verbinden [!NOTE] Tipp: awork Nachrichten in Slack werden in der Sprache der Person versendet, die die Verknüpfung erstellt hat. Ein awork Projekt mit einem Slack Kanal verknüpfen Wenn ein Projekt mit einem Slack Kanal verknüpft ist, kann awork Projektereignisse und Aktualisierungen (zum Beispiel Statusänderungen von Aufgaben) in diesem Kanal veröffentlichen. Außerdem kannst du Aufgaben für das Projekt direkt aus dem Slack Kanal erstellen. Die Verknüpfung zwischen Projekt und Slack Kanal einrichten 1\. Öffne die Projektdetails 2\. Klicke auf die Aktionsschaltfläche des Projekts und wähle Mit Slack verknüpfen 3\. Wähle den Slack Kanal aus, in dem Nachrichten veröffentlicht werden sollen 4\. Lege fest, welche Ereignisse im Slack Kanal veröffentlicht werden sollen Der verknüpfte Slack Kanal wird in den Projektdetails angezeigt. [!WARNING] Hinweis: Jeder Slack Kanal kann nur mit einem awork Projekt verknüpft werden. Ebenso kann pro Projekt nur ein Slack Kanal verknüpft werden. Einen geschlossenen Slack Kanal verknüpfen Geschlossene Slack Kanäle können nur direkt innerhalb des jeweiligen Kanals verknüpft werden. 1\. Öffne den geschlossenen Slack Kanal, den du verknüpfen möchtest 2\. Lade den awork Bot ein, indem du @awork in den Kanal schreibst, und bestätige die Einladung 3\. Gib /link ein, um die Projektauswahl zu öffnen 4\. Wähle das awork Projekt aus, das mit dem Kanal verknüpft werden soll Um die Verknüpfung eines geschlossenen Kanals wieder zu entfernen, verwende /unlink . Die Benachrichtigungseinstellungen können im awork Projekt konfiguriert werden. Aufgaben aus Slack bearbeiten Wenn eine Aufgabenbenachrichtigung in Slack erscheint, kannst du die Aufgabe direkt aus Slack bearbeiten. Über die Schaltflächen unter der Aufgaben Nachricht kannst du: Den Status ändern Eine Person zuweisen Ein Fälligkeitsdatum festlegen Einen Kommentar zur Aufgabe hinzufügen Aufgaben erstellen und Zeiten aus Slack erfassen (Slash Commands) Um Aktionen in awork direkt aus Slack auszuführen, stehen folgende Slash Commands zur Verfügung: /add \[Aufgabe\] erstellt eine neue Aufgabe im awork Projekt /comment \[Aufgabe\]:\[Text\] erstellt einen Kommentar zur angegebenen Aufgabe /connect verbindet dein Slack Konto mit deinem awork Konto /disconnect trennt die Verbindung zwischen deinem Slack und awork Konto /link \[Projekt\] verknüpft ein awork Projekt mit dem aktuellen Slack Kanal /start \[Aufgabe/Projekt\] startet die Zeiterfassung für eine Aufgabe oder ein Projekt /stop beendet die laufende Zeiterfassung /unlink entfernt die Verknüpfung zwischen awork Projekt und Slack Kanal Beispiel: Veröffentliche /add Logo Design erstellen in Slack, um eine Aufgabe mit dem Namen Logo Design erstellen im verknüpften Projekt anzulegen. awork Benachrichtigungen in Slack erhalten Nachdem du dein Slack Konto mit deinem awork Konto verknüpft hast, findest du awork in Slack unter Apps . Deine awork Benachrichtigungen können dort angezeigt werden, sobald du dies in awork konfigurierst. Du kannst dort außerdem alle / Befehle verwenden, private Aufgaben erstellen oder die Zeiterfassung starten. FAQ Wie richte ich die Slack Integration ein? Gehe zu Einstellungen > Integrationen , öffne die Integrationsbibliothek, wähle Slack aus und gib anschließend den Namen deines Slack Workspaces ein. Erlaube den Zugriff, wenn du zu Slack weitergeleitet wirst. Wie verknüpfe ich mein Slack Konto mit meinem awork Konto? Du wirst dazu aufgefordert, wenn du zum ersten Mal mit der Integration in Slack interagierst. Alternativ kannst du in Slack /connect eingeben. Warum werden awork Nachrichten in Slack in einer bestimmten Sprache angezeigt? Nachrichten von awork werden in der Sprache der Person versendet, die die Verknüpfung erstellt hat. Kann ich mehrere Slack Kanäle mit einem awork Projekt verknüpfen (oder einen Kanal mit mehreren Projekten)? Nein. Jeder Slack Kanal kann nur mit einem awork Projekt verknüpft werden und pro Projekt kann nur ein Slack Kanal verknüpft werden. Wie verknüpfe ich einen geschlossenen Slack Kanal? Öffne den geschlossenen Kanal in Slack, lade den Bot mit @awork ein und bestätige die Einladung. Verwende anschließend /link , um das Projekt auszuwählen. Zum Trennen der Verbindung verwende /unlink .
Integration mit Microsoft Teams Die Microsoft Teams Integration ermöglicht es dir, Projektkommunikation dort zu führen, wo sie stattfindet, und gleichzeitig mit awork verbunden zu bleiben. Hauptvortei
Integration mit Microsoft Teams Die Microsoft Teams Integration ermöglicht es dir, Projektkommunikation dort zu führen, wo sie stattfindet, und gleichzeitig mit awork verbunden zu bleiben. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Veröffentliche Projektupdates in Microsoft Teams Kanälen Erstelle Aufgaben in awork direkt aus Teams über @ Befehle Füge Kommentare zu Aufgaben direkt in Teams hinzu Starte und stoppe die Zeiterfassung für Aufgaben oder Projekte So richtest du die Microsoft Teams Integration ein Du installierst die awork App in Microsoft Teams, verbindest deinen Tenant mit deinem awork Workspace und verknüpfst anschließend ein Projekt mit einem Kanal. awork in Microsoft Teams installieren 1. Gehe in Microsoft Teams zu Apps (linkes Menü) 2. Suche nach awork 3. Klicke auf Hinzufügen 4. Klicke im Pop up auf Zu einem Team hinzufügen 5. Wähle dein Team aus und klicke anschließend auf Bot einrichten Nach der Einrichtung erhältst du eine Willkommensnachricht vom awork Bot in dem ausgewählten Team. Deinen Teams Tenant mit deinem awork Workspace verbinden Um deinen Microsoft Teams Tenant mit deinem awork Workspace zu verbinden, führe einen beliebigen awork Bot Befehl in Teams aus. Wenn der awork Bot einen Befehl von einem noch nicht verbundenen Tenant erhält, antwortet er mit einem Link zur Verbindung deines Workspaces. 1\. Führe einen beliebigen awork Bot Befehl in Teams aus 2\. Öffne den Link aus der Antwort des Bots 3\. Melde dich auf der Anmeldeseite an 4\. Schließe nach erfolgreicher Anmeldung den Tab und kehre zu Microsoft Teams zurück Ein awork Projekt mit einem Teams Kanal verknüpfen Um Benachrichtigungen aus einem Projekt zu erhalten oder Aufgaben und Zeiteinträge direkt einem Projekt zuzuordnen, musst du ein Projekt mit dem Kanal verknüpfen. 1\. Führe im Teams Kanal @awork link aus 2\. Öffne den Link aus der Antwort des Bots 3\. Wähle ein awork Projekt aus deinem Workspace aus 4\. Klicke auf Speichern 5\. Schließe den Tab und kehre zu Teams zurück Nach dem Speichern solltest du in Teams eine Benachrichtigung erhalten, dass die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde. So erstellst du Aufgaben und erfasst Zeiten in Microsoft Teams Sobald dein Kanal mit einem Projekt verknüpft ist, kannst du awork direkt in Teams über @ Befehle verwenden. awork Bot @ Befehle für Microsoft Teams Erstelle eine Aufgabe mit @awork add \[Aufgabe\] Füge einer Aufgabe einen Kommentar hinzu mit @awork comment \[Aufgabe\]:\[Text\] Starte die Zeiterfassung mit @awork start \[Aufgabe/Projekt\] Stoppe die Zeiterfassung mit @awork stop Zeige alle verfügbaren Optionen mit @awork help Verknüpfe ein Projekt mit dem Kanal mit @awork link Erhalte einen Link zu den Projekteinstellungen mit @awork settings Beispiel: Gib @awork add Logo Design erstellen in Teams ein, um die Aufgabe Logo Design erstellen im verknüpften Projekt anzulegen oder als private Aufgabe, wenn kein Projekt verknüpft ist. [!NOTE] Tipp: Um die Verknüpfung zwischen einem awork Projekt und einem Teams Kanal zu entfernen, verwende @awork unlink . Best Practices und Einstellungen Benachrichtigungseinstellungen eines Projekts anpassen Du kannst die Benachrichtigungseinstellungen direkt im awork Projekt unter Einstellungen > Integrationen anpassen. Um einen Link zu den Projekteinstellungen des mit einem Kanal verknüpften Projekts zu erhalten, führe @awork settings in Teams aus. FAQ Was kann die Microsoft Teams Integration? Sie kann Aktualisierungen aus deinen awork Projekten in Microsoft Teams Kanälen veröffentlichen und ermöglicht es dir, Aufgaben, Kommentare und Zeiteinträge in awork direkt aus Teams heraus zu erstellen. Wie installiere ich awork in Microsoft Teams? Gehe in Teams zu Apps , suche nach awork , klicke auf Hinzufügen , wähle anschließend Zu einem Team hinzufügen und klicke auf Bot einrichten . Wie verbinde ich meinen Teams Tenant mit meinem awork Workspace? Führe einen beliebigen awork Bot Befehl aus. Wenn dein Tenant noch nicht verbunden ist, antwortet der Bot mit einem Link. Melde dich an, schließe anschließend den Tab und kehre zu Teams zurück. Wie verknüpfe ich ein awork Projekt mit einem Teams Kanal? Führe @awork link im Kanal aus, öffne den Link aus der Antwort des Bots, wähle das Projekt im neuen Tab aus und klicke auf Speichern . Was passiert, wenn ich eine Aufgabe erstelle, obwohl kein Projekt verknüpft ist? Die Aufgabe wird als private Aufgabe erstellt, wenn kein Projekt verknüpft ist.
awork Desktop App (macOS & Windows) Mit der awork Desktop App kannst du awork bequem auf deinem Computer nutzen, ohne dass du den Browser öffnen musst. Die App ist 1:1 dieselbe Anwendung, wie du sie a
awork Desktop App (macOS & Windows) Mit der awork Desktop App kannst du awork bequem auf deinem Computer nutzen, ohne dass du den Browser öffnen musst. Die App ist 1:1 dieselbe Anwendung, wie du sie aus dem Browser bereits kennst. Unterstützte Betriebssysteme sind dabei Windows 10, Windows 11 (empfohlen) sowie MacOS 13 (Ventura) auf Intel sowie Apple Silicon Geräten. Siehe auch die Systemanforderungen für weitere Details. Download & Installation Download Die Links zum Download der awork Desktop App findest du hier auf unserer Website. Installation Windows Nach dem Herunterladen der Anwendung mache einen Doppelklick auf die awork.exe. Du wirst nun einmal durch den Installationsprozess geleitet. Danach findest du awork in deinem Startmenü. MacOS [!WARNING] Die macOS App gibt es in zwei Varianten: Eine für Intel x64 Prozessoren und eine für Apple M Prozessoren (seit 2020). Achte darauf, die richtige Version herunterzuladen, um Leistungsprobleme zu vermeiden. Nach dem Herunterladen der Anwendung mache einen Doppelklick auf die awork.dmg Datei. Es öffnet sich folgend abgebildetes Fenster. Ziehe die awork App (links) in den Anwendungen Ordner rechts. Die App ist somit installiert. Wenn du im Finder den Bereich Anwendungen öffnest, findest du dort die awork App. Du kannst sie dir einfach in dein MacOS Dock ziehen, um awork immer griffbereit zu haben. Beim ersten Starten der Anwendung musst du einmal bestätigen, dass du die Anwendung auf deinem Gerät starten lassen willst. Benachrichtigungen Beim ersten Starten der Anwendung fragt dich awork, ob du Benachrichtigungen für awork zulassen willst. Es ist zu empfehlen, das zu aktivieren. Sobald die Anwendung läuft, aber im Hintergrund ist, erhältst du deine in App Benachrichtigungen über das Betriebssystem. Diese werden dann auch automatisch unterdrückt, sobald du z. B. in Fokus Modus gehst. Ist die App im Vordergrund, also arbeitest du grad in ihr, so erhältst du die Benachrichtigungen wie gewohnt in awork selbst. Gleiches gilt, wenn du den Fokus Modus aktiviert hast. Du kannst deine Benachrichtigungen auch nachträglich in deinem Betriebssystem unter Einstellungen > Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren. Über Links in die Desktop App gelangen Sobald du dich das erste mal in der awork App anmeldest, merkt sich awork, dass du sie installiert hast. Öffnest du nun einen Link, z.B. über eine E Mail, so wirst du erstmal zu awork im Browser geleitet. Dort erscheint ein kleines Popup oben rechts im Fenster mit der Frage, ob du die Seite in der Desktop App öffnen willst. Klicke auf den Button um das zu tun. Du musst ggf. im Browser einmal das Öffnen der App bestätigen. Möchtest du deine Links immer in der Desktop öffnen, so aktiviere in dem Popup einfach den kleinen Switch. Hast du diesen aktiviert und öffnest nun einen Link, so gelangst du auf eine fast leere awork Seite und musst einmal das Öffnen der Anwendung bestätigen. Du kannst von dieser Seite allerdings auch über den Link Im Browser öffnen auf die eigentliche Seite navigieren, ohne die Desktop App zu nutzen. Möchtest du das standardmäßige Öffnen der Desktop App bei Links deaktivieren, kannst du das auf der eben erwähnten Seite mit dem Switch machen oder auch in deinen Account Einstellungen. Tabs Die awork App unterstützt das Arbeiten mit Tabs. Diese werden in der Tab Leiste des App Fensters angezeigt. Um einen neuen Tab zu öffnen, klicke auf das Plus Symbol ganz links in der Tab Leiste. Du kannst auch eine Seite, Projekt, oder andere Links in neuen Tabs direkt öffnen, indem du CMD (Mac) oder STRG (Windows) während des Klicks gedrückt hältst. Die Reihenfolge der geöffneten Tabs kann nach Belieben geändert werden. Um einen Tab zu verschieben, halte ihn mit gedrückter Maustaste und bewege ihn nach links oder rechts. Um einen Tab zu schließen, bewege deine Maus über den Tab und klicke auf das X . Die Tabs unterstützen gängige Shortcuts (Kurzbefehle) wie: Neuen Tab erstellen (CMD/STRG + T) Aktiven Tab schließen (CMD/STRG + W) Tabs aktualisieren (CMD/STRG + R) Link des Tabs kopieren (CMD/STRG + L) Updates Die Desktop App checkt automatisch 1x am Tag, ob neue Updates zur Verfügung stehen. Sobald ein neues App Update verfügbar ist, ist es zu empfehlen dieses durchzuführen. Diese Updates kommen allerdings seltener. Häufiger kommt es zu einer Benachrichtigung innerhalb der Anwendung, dass eine neue awork Version zur Verfügung steht. Klickst du auf die Benachrichtigung, lädt awork einmal neu und du bist auf dem neusten Stand. Offline Nutzung Die awork Desktop App verfügt nicht über eine Offline Nutzung. awork ist eine kollaborative Anwendung, die stets eine Verbindung zu den awork Servern benötigt, damit Daten stets aktuell sind. FAQ Die App funktioniert nicht, was soll ich tun? Prüfe bitte zunächst, ob du die neuste Version der App installiert hast und beende diese über den Task Manager, Activity Monitor o.ä. Beim Neustart sollte dann falls verfügbar ein Update ausgelöst werden, wenn dies noch nicht automatisch passiert ist. Gibt es auch eine mobile App? Ja, über den App oder Playstore kannst du dir unsere mobile App auf iOS und Android Geräten installieren. Hier findest du weitere Infos zur mobilen App.
Bringe die Koordination von deinen Projekten, den Aufgaben und dein Team mit dem awork Planer zusammen. Er ermöglicht es dir, im zeitlichen Verlauf, unter Berücksichtigung der Kapazitäten und Verfügba
Bringe die Koordination von deinen Projekten, den Aufgaben und dein Team mit dem awork Planer zusammen. Er ermöglicht es dir, im zeitlichen Verlauf, unter Berücksichtigung der Kapazitäten und Verfügbarkeiten deines Teams, die Arbeit für die kommenden Tage, Wochen und Monate detailliert oder auch nur grob zu planen. Die Timeline Ansicht Die Projekt Ansicht Die erste Ansicht im Planer ist die Projekt Ansicht. Hier siehst du eine Übersicht aller Projekte. Auf der linken Seite befindet sich eine Liste aller Projekte. Auf der rechten Seite siehst du die Projekte in der Timeline, sofern Start & Enddatum des Projekts gesetzt sind. Für die Projektliste stehen die Optionen zum Suchen, Filtern, Sortieren, Gruppieren sowie das Ein und Ausblenden von Projekt Spalten zur Verfügung. Durch einen Klick auf das Projekt, kannst du die Aufgaben Timeline des Projekts öffnen, oder in die User Workload Ansicht des Projekt Teams springen. Ebenfalls kannst du von hier zu der Projekt Detail Seite navigieren. Dabei verlässt du den Planer. Öffnest du die Aufgaben Timeline oder die User Workload des Projektes, kommst du jederzeit zurück zur Übersicht, in dem du oben links das ausgewählte Projekt schließt. In der Timeline kannst du ganze Projekte ganz einfach verschieben, in dem du sie “greifst” und per Drag & Drop auf dein gewünschtes Datum ziehst. Befindest du dich in der Übersicht über die Projekte, werden dir hier immer alle Projekte angezeigt. Du kannst über den Projektfilter Projekte wählen oder ein Team wählen, falls du nur bestimmte Projekte angezeigt haben möchtest. Die Ansicht merkt sich, was du hier zuletzt ausgewählt hast. Die Aufgaben Timeline Die Aufgaben Timeline verfügt über dieselben Funktionen, wie die Timeline, die du schon aus den Projekten kennst. In folgendem Artikel findest du eine detaillierte Beschreibung, wie die Aufgaben Timeline funktioniert: Projektplanung in der Timeline Die User Ansicht Der zweite Reiter des Planers ist die User Ansicht. Hier siehst du die Workload der User des ausgewählten Filters. Sie gibt dir eine Übersicht über die Auslastung deines Teams. ​ Ist kein Filter gesetzt, so wird nur der eigene User angezeigt. ​ Öffnest du ein Projekt in der Übersicht und dort die User Ansicht, so werden dir nur die User angezeigt, die dem Projekt hinzugefügt wurden. Hier findest du eine detaillierte Beschreibung, wie du mit der Workload Ansicht arbeitest: Workload Übersicht Die Planer Checklist Die Planer Checkliste unterstützt dich im Planungsprozess. Beim Generieren durchsucht awork automatisch deine Daten nach Punkten, die du prüfen solltest, z.B. bevorstehende Projekt und Aufgabenfristen, Meilensteine, Abwesenheiten und überbuchte User\ innen. Über die Einstellungen (oben rechts) kannst du den Zeitraum festlegen, z. B. die nächsten 7 Tage. Die Checkliste berücksichtigt nur die Daten, die deinem aktuellen Projektfilter entsprechen. Ein Klick auf einen Eintrag führt dich direkt zur entsprechenden Stelle in der Timeline. Abgehakte Punkte bleiben bestehen, solange du die Checkliste erneut für denselben Zeitraum erzeugst. Ist der Zeitraum veraltet, wird eine neue Liste generiert. Die Checkliste ist nutzerindividuell, gilt nur für dich und basiert auf deinen eigenen Filtern. ​ ​ Aufgaben Filter als Checklist Eintrag: In den Einstellungen für die Checkliste kannst du optional auch Aufgaben Filter hinzufügen. Für jeden Filter wirst du ein Checklisten Eintrag sehen. So kannst du dir beispielsweise bestimmte Filter zurechtlegen, die du beim Einplanen von Aufgaben immer checken möchtest. Die Aufgaben Sidebar Die Aufgaben Sidebar lässt sich im Planer, in der User Ansicht (für ein Projekt oder in der Hauptansicht), am linken Rand einblenden. Dazu gibt es drei Standardfilter : Neu : Aufgaben, die dir innerhalb der letzten 7 Tagen zugewiesen oder für dich erstellt wurden Meine : Alle dir zugewiesenen Aufgaben (private & aus Projekten) Privat : Deine privaten Aufgaben Darunter befindet sich die Liste deiner aktuell laufenden Projekte . Der letzte Bereich sind deine Aufgaben Filter, die du ebenfalls in dem Hauptmenü Punkt Aufgabenfilter einsehen und bearbeiten kannst. Durch einen Klick auf einer dieser Bereiche werden die Aufgaben entsprechend geladen. Über den Pfeil oben links gelangst du in die Übersicht zurück. Abgeschlossene Aufgaben anzeigen Abgeschlossene Aufgaben sind initial ausgeblendet, da sie meist nicht mehr eingeplant werden müssen. Über das Icon mit den zwei Häkchen kannst du sie jederzeit in der Liste anzeigen lassen. Bereits eingeplante Aufgaben anzeigen Bereits eingeplante Aufgaben werden automatisch in der Liste ausgeblendet. Über das Icon mit der Checkbox kannst du dir die ausgeblendeten (bereits eingeplanten) Aufgaben in der Liste wieder anzeigen lassen. Du erkennst sie an der lila Checkbox in der Liste. "Eingeplant" in der Timeline Ansicht bedeutet, dass die Aufgaben über Start & Enddatum verfügen und somit in der Timeline bereits sichtbar sind. Die Aufgaben Liste gruppieren, sortieren und durchsuchen Die Liste der Aufgaben lässt sich über die Icons oberhalb der Liste gruppieren, sortieren und durchsuchen. Das geht allerdings nur für die Filter. Öffnest du ein Projekt in der Sidebar, so ist dieses standardmäßig in die Listen gruppiert und sortiert, so wie du es aus dem Projekt selbst auch kennst. Verfügbarkeit in der Auswahl der User\ innen ​Verwendet ihr den Planer und die Workload, so habt ihr auch die Möglichkeit bereits bei der Auswahl von User, beim Zuweisen zu Aufgaben oder Buchungen die Verfügbarkeit in dem Zeitraum einzusehen. Klicke dazu in dem Auswahl Pop up oben rechts auf den Button Verfügbarkeit. Die Verfügbarkeit wird dann für die angezeigten Personen geladen und in Form eines Balkens angezeigt. ​ Der voreingestellte Zeitbereich entspricht dem der Aufgabe oder der Buchung. Verfügt die Aufgabe nur über ein Enddatum, wird dieser Tag betrachtet. Ist kein Datum gesetzt, wird die Verfügbarkeit für die aktuelle Woche betrachtet. Du kannst die Verfügbarkeit und den angedachten Planwert in dem Auswahlfeld anpassen, um evtl. andere Zeitbereiche zu durchsuchen. Eine Änderung dieses Werts hat jedoch keine Auswirkungen auf die Aufgabe oder die Buchung. [!WARNING] Hinweis : Um die Verfügbarkeit einsehen zu können, benötigst du Leserechte bei der User Planung. FAQ Kann ich ein Projekt im Planer öffnen? Wenn du in ein Projekt auf Aufgaben Timeline gehst, kannst du über den Planer Button oben rechts direkt in den Planer springen. Das Projekt sowie die Projektmitglieder\ innen sind sofort vorausgewählt. Kann ich im Planer meine wöchentliche Arbeitszeit anpassen? Ja! Deine wöchentliche Arbeitszeit kannst du nicht nur über deine Account Einstellungen ändern, sondern auch direkt über den Planer in der Workload Ansicht. Klicke einfach auf die angezeigte Gesamtsumme deiner Arbeitszeit und passe die Stunden auf die gewünschte Anzahl an. Ebenfalls kann hier die Feiertagsregion angepasst werden.
🔐 Der Workload Bereich kann ab dem Standard Plan genutzt werden. Die Workload Übersicht zeigt dir die Auslastung deines Teams in einem Zeitstrahl. Die Auslastung berechnet sich dabei smart aus geplan
🔐 Der Workload Bereich kann ab dem Standard Plan genutzt werden. Die Workload Übersicht zeigt dir die Auslastung deines Teams in einem Zeitstrahl. Die Auslastung berechnet sich dabei smart aus geplanten Aufgaben, Buchungen und Terminen und berücksichtigt bei Aufgaben die bereits erfasste Zeit. Die Workload Betrachtung beginnt dabei stets mit heute und betrachtet nur die Zukunft. Das hat zwei wesentliche Gründe: 1. Es werden nur aktuell offene Aufgaben und Projekte berücksichtigt. Eine Betrachtung in der Vergangenheit wird damit schnell verfälscht, sobald Aufgaben und Projekte abgeschlossen werden. 2. Nicht geleisteter Aufwand von Aufgaben wird in die Zukunft (heute bis Ende der Aufgabe) geschoben. Der heutige Tag spielt immer eine wichtige Rolle dabei, wie sich der noch offene Aufwand auf den Zeitbereich verteilt. Mehr dazu erfährst du hier. [!WARNING] Wichtig: Auch wenn eine Aufgabe keinen geplanten Aufwand besitzt, wird sie dennoch hier im Workload innerhalb des Planers angezeigt. Dabei wird die Aufgabe grundsätzlich angezeigt, jedoch nicht in der Berechnung des Workload mit berücksichtigt. Die Workload Übersicht und ihre Funktionen Die Workload Übersicht erreichen Öffne den Planer im Hauptmenü und Wähle die “User” Ansicht. Angezeigte User\ innen wählen Welche User\ innen du in der Workload Übersicht sehen willst, hängt häufig von dem Anwendungsfall ab. Setze dazu zuerst einen Filter. Sofern kein Filter hier gesetzt wurde, wird dir nur der eigene User angezeigt. Ändere den Filter einfach über den Filter Button im oberen Bereich der User Sidebar. Hier kannst du aus drei verschiedenen Auswahl Möglichkeiten wählen und diese beliebig kombinieren: 1. Einzelne User\ innen auswählen 2. Teams auswählen (alle User\ innen des Teams) 3. Tags (alle Nutzer der vorherigen Filter, die auch über einen der ausgewählten Tags verfügen) [!NOTE] Tipp: Die Tags eignen sich hervorragend für das Skill Management. Pflege die Tags deiner User\ innen, so dass du im Planer nach ihnen filtern oder in der Auswahl von Bearbeiter\ innen danach suchen kannst. Wochenarbeitszeit / verfügbare Kapazität Die gestrichelte Linie im Workload Chart stellt die verfügbare Kapazität der User\ innen dar. Die Kapazität kann für jeden Wochentag von 0 12h angegeben werden. 0h bedeutet, dass die Person an dem Tag nicht arbeitet. Die Zahl neben dem Namen der User\ innen gibt die gesamte Wochenarbeitszeit in Stunden an. Geplante Zeiten durch Aufgaben und Buchungen werden nur auf die verfügbaren Tage anteilig verteilt, je nachdem, wie hoch die Arbeitszeit an dem jeweiligen Tag ist. Bearbeitung von regionalen Feiertagen Du kannst die Feiertagsregion deiner User direkt im Planer anpassen, in dem du auf den Wert mit den Wochenarbeitsstunden rechts neben der Person in der User Ansicht klickst. [!NOTE] Tipp: Mehr zu regionalen Feiertagen und Abwesenheiten erfährst du in diesem Artikel. Kapazitätsplanung Verfügbare Kapazität eines bestimmten Zeitraums für User oder Usergruppen Um in der Workload Übersicht die Kapazität für einen bestimmten Zeitraum zu prüfen, kannst du einfach über ein Datum hovern und durch Ziehen mit der Maus einen Zeitraum im Planer markieren. [!WARNING] Wichtig: Greife den Button zum Ziehen direkt unter dem Datum, wie im Video zu sehen. Nun wird dir die freie Kapazität für jeden User in diesen Zeitraum angezeigt. Ebenfalls wird die gesamte Kapazität für deine ausgewählten User angezeigt, unter Beachtung deiner Überbuchungen, deiner Aufgaben und Abwesenheiten. [!NOTE] Tipp: Durch Klicken auf den Nach Verfügbarkeit sortieren Button , kannst du die freie Kapazität deiner User nach Verfügbarkeit sortieren. Aufgaben, Buchungen und Termine von User\ innen anzeigen Um mehr Informationen zu erhalten, welche Projekte, Aufgaben, Buchungen und Termine für eine\ n User\ in eingeplant sind und eine Auswirkung auf die Workload haben, kannst du mit der Maus über den jeweiligen Tag in dem Workload Chart gehen. [!NOTE] Hinweis: Aufgaben im Workload Bereich werden alphabetisch angezeigt und somit auch unabhängig vom Projekt. Hier siehst du, wie sich der Workload für den jeweiligen Tag zusammensetzt. Eine weitere Möglichkeit ist das Ausklappen der User Zeile über den kleinen Pfeil Button. Im ausgeklappten Zustand siehst du alle Abwesenheiten, Aufgaben und Buchungen, die für den / die User\ in eingeplant sind (mit Start & Endzeit). Termine und im Kalender eingetragene Aufgaben siehst du in dieser Ansicht nicht. Durch ein Klicken auf den jeweiligen Tag in dem Workload Chart gelangst du zu dem ausgewählten Tag in der Planer Ansicht. Abwesenheiten Über das Workload Chart erhältst du ebenfalls die Information, wann deine User\ innen Abwesenheiten geplant haben. Mehr dazu erfährst du hier. Klicken & Ziehen zum Anlegen neuer Aufgaben, Buchungen und Abwesenheiten Nutze das bewährte Klicken & Ziehen in der Zeile eines\ r Users\ in, um neue Einträge anzulegen. Bestehende Einträge kannst du einfach verschieben oder verlängern. Ansichtseinstellungen Über den Einstellungs Button oben rechts in der User Ansicht des Planers öffnet sich ein Pop up mit ein paar Optionen für die Ansicht. ​ ​ Hier kannst du folgende Einstellungen vornehmen: ​ ​ Workload anzeigen: Ein und Ausblenden der Workload Charts ( 🔐 ab dem Standard Plan verfügbar). Blendest du die Workload aus, sind automatisch alle User\ innen ausgeklappt. ​ ​ Abgeschlossen Aufgaben zeigen: Abgeschlossen Aufgaben werden in der Timeline (User Ansicht) angezeigt. ​ ​ Aufgaben abgeschlossener Projekte zeigen: Aufgaben abgeschlossener Projekte werden in der Timeline (User Ansicht) angezeigt. ​ ​ Wiederkehrende Aufgaben anzeigen: Wiederkehrende Aufgaben werden in der Timeline (User Ansicht) anzeigt ​ Die Einstellungen gelten nur für den eigenen User und haben keine Auswirkungen auf die Workload Berechnung. Mehrfach Bearbeitung in der Timeline Über den Cursor Button oben rechts im Planers kannst du die Mehrfachbearbeitung von Aufgaben und Buchungen aktivieren und die Timeline geht dabei in einen Selektions Modus. Du erkennst, ob dieser aktiviert ist, dass der Cursor Button jetzt ausgeklappt ist und einige Optionen sowie die Anzahl der aktuell ausgewählten Timeline Einträge zeigt. ​ Ist der Selektions Modus aktiv, kannst du Aufgaben und Buchungen durch ein einfaches Anklicken markieren. In diesem Modus kannst du Aufgaben nicht öffnen oder verlängern/verkürzen, da sie durch ein Klicken ausgewählt werden (zu erkennen am blauen Rand). ​ Verschiebst du eine Aufgabe oder Buchung, so werden automatisch alle selektierten Aufgaben in dieselbe Richtung, um denselben Zeitraum verschoben. In der Aufgaben Timeline kannst du so auch die vertikale Position mehrerer Aufgaben verschieben. ​ ​ Es stehen dir weitere Funktionen zur Verfügung: ​ ​ Autofix: Autofix ist eine KI Funktion, die die selektierten Aufgaben in der Timeline so verschiebt und auch in der Dauer optimiert, sodass sie in die Workload passen, ohne eine Überbuchung zu verursachen. Dabei versucht die KI, das Element so nah wie möglich am aktuellen Ort zu belassen. Sind mehrere Elemente markiert, werden sie nacheinander eingeordnet, mit dem frühsten Element zuerst. Diese Funktion ist aktuell nur für Elemente, die nur einen Bearbeiter haben, nutzbar. Findet die KI keine optimale Lösung, so wird das Element an seinem Ursprungsort belassen. ​ ​ In dem Aktions Menü (3 Punkte), findest du weitere Optionen: ​ ​ Bearbeitung mit KI: Es öffnet sich ein kleines Pop up, in dem du einen Prompt eingeben kannst, um die selektierten Elemente in der Timeline zu verschieben. Bspw. für eine Verschiebung in den nächsten Monat, o. Ä. [!WARNING] Hinweis: Die Mehrfachbearbeitung ist nur im Planer für die User Ansicht und die Aufgaben Timeline eines Projekts verfügbar nicht in der Projektübersicht. Farbliche Kennzeichnung (Color coding) nach Projekten Du kannst Projekten eine Farbe zuweisen. Das machst du über das Aktionsmenü eines Projekts (die 3 Punkte), z. B. in der Timeline oder auch in der Aufgaben Sidebar im Planer. Die Aufgaben und Buchungen werden in der Workload Timeline mit einem Rand in dieser Farbe angezeigt. So kannst du die verschiedenen Einträge besser unterscheiden oder als zusammengehörig erkennen. FAQ Warum wird eine Aufgabe oder Buchung nicht angezeigt? Das kann passieren, wenn du bspw. keine Berechtigung hast, die Aufgabe oder das zugehörige Projekt zu sehen. Eine andere Ursache mag sein, dass das Projekt bereits abgeschlossen oder abgebrochen wurde. Aufgaben und Buchungen dieser Projekte werden nicht mehr in der Timeline der Workload angezeigt und auch nicht in die Berechnung mit einbezogen.
Die Workload Berechnung in awork ist die akkurateste Berechnung, die du aktuell in einem Work Management Tool finden kannst, da sie Planung, dein Projekt Management sowie die Kalender berücksichtigt.
Die Workload Berechnung in awork ist die akkurateste Berechnung, die du aktuell in einem Work Management Tool finden kannst, da sie Planung, dein Projekt Management sowie die Kalender berücksichtigt. 🙌 Klar gibt es immer Spezialfälle und Sonderregeln, die hier und da noch nicht abgedeckt sind, aber wir arbeiten gezielt daran, die Planung nach und nach zu verbessern. 🔐 Die Workload Berechnung kann ab dem Standard Plan genutzt werden. Die 10 Grundsätze der Workload Berechnung 1. Nur die Zukunft Die Workload Ansicht betrachtet nur heute und die Zukunft. Die Vergangenheit kann durch abgeschlossene Aufgaben und Projekte sowie das "in die Zukunft schieben" von verbleibendem Planaufwand nicht dargestellt werden. 2. Verschachtelte Planungslevel Es gibt zwei Planungslevel: Aufgaben und Buchungen in der Timeline (grob) Aufgaben im Kalender (fein). Diese Planungslevel sind verschachtelt und lassen sich somit super zusammen verwenden, ohne dass es zu einer Doppelbelastung kommt. Das bedeutet konkret: Wenn ein User mit 6h auf eine Aufgabe besetzt ist und diese Aufgabe 3h im Kalender eingetragen ist, so werden trotzdem insgesamt nur 6h in der Workload verzeichnet. 3. Kalender zählt immer Alles was im Kalender steht (Termine & Aufgaben im Kalender), wird direkt als Workload betrachtet. [!WARNING] Abwesend Termine: Ist die Option "Abwesend Termine laden und als Abwesenheit behandeln" in den Kalender Integrations­einstellungen aktiviert, werden Abwesend Termine aus externen Kalendern als Abwesenheiten berücksichtigt und reduzieren die verfügbare Kapazität in der Workload. Die Gesamtdauer der Abwesend Zeiten pro Tag wird in der Workload Detailansicht angezeigt. 4. Gleichmäßige Verteilung Der geplante Aufwand von Buchungen und Aufgaben wird gleichmäßig über die verfügbaren Tage verteilt, über deren Zeitbereich sie sich erstrecken. Bei variierender, verfügbarer Kapazität an unterschiedlichen Wochentagen, passt sich die gleichmäßige Verteilung entsprechend anteilig an. Aufgaben im Kalender betreffen nur den Tag, an dem sie beginnen (Startzeit). Aufgaben, die keinen Zeitbereich haben (Start & Endzeit), haben keine direkte Auswirkung auf die Workload. 5. Workload reduziert sich nicht von alleine (Aufgaben) Der Workload von Aufgaben (nicht von Buchungen!) wird in die Zukunft geschoben, wenn Start und Enddatum um heute herum liegt. Der geplante Aufwand verschwindet nicht alleine dadurch, dass Zeit vergeht (siehe folgende Punkte). Für Buchungen gilt das jedoch nicht. Diese verbleiben an den Tagen, auch wenn diese in der Vergangenheit liegen. 6. Zeiterfassung wird abgezogen Um den Fortschritt einer Aufgabe genau darzustellen, wird der gleichmäßig verteilte Workload um die erfasste Zeit reduziert. Um ein doppeltes Abziehen durch eventuell vorhandene Aufgaben im Kalender zu vermeiden (die ebenfalls abgezogen werden), werden Kalendereinträge der Vergangenheit ignoriert und nur die tatsächlich erfasste Zeit abgezogen. Sind keine Zeiten auf einer Aufgabe erfasst, fließen Kalendereinträge immer mit in die Workload Berechnung ein. 7. Abgeschlossene Aufgaben & Projekte Abgeschlossene Projekte setzen die Workload durch Aufgaben und Buchungen auf 0. Das Gleiche gilt für abgeschlossene Aufgaben. Ihre Auswirkung auf die Workload ist ebenfalls immer 0. Noch nicht gestartete Projekte und deren Aufgaben dagegen schon (da es Sinn ergibt, sie bereits zur Planung heranzuziehen). [!NOTE] Tipp: Über den Fertig sichtbar Button kannst du einstellen, ob du die fertigen Aufgaben im Workload Bereich ein oder ausblenden möchtest. 8. Planaufwand wird gleichmäßig auf Bearbeiter\ innen verteilt Wenn mehrere User\ innen einer Aufgabe zugewiesen sind, wird die restliche Arbeitslast (wenn Aufgaben im Kalender, erfasste Zeit usw. bereits abgezogen sind) gleichmäßig auf alle verteilt. 9. Abwesenheiten reduzieren verfügbare Tage Eine Abwesenheit entfernt die verfügbaren Arbeitstage (nur volle Tage). Diese Tage werden bei der Verteilung des geplanten Aufwands von Projekten und Aufgaben ausgespart, ähnlich wie bei Wochenenden. Termine und Aufgaben im Kalender, die an abwesenden Tagen liegen, werden jedoch auch an diesen Tagen als Workload Belegung angezeigt. Halbtägige Abwesenheiten reduzieren die Workload an dem jeweiligen Tag um die Hälfte. Mehr über Abwesenheiten erfährst du hier. 10. Parallele Kalendereinträge werden nicht doppelt gezählt Wenn mehrere Termine und/oder Aufgaben im Kalender parallel liegen, also die Uhrzeiten sich überschneiden, dann werden nur die abgedeckten Stunden an diesem Tag als Workload berechnet.
Was sind Buchungen? Ähnlich wie Aufgaben verplanen sie in gewählten Zeitraum eine\ n User\ in für ein Projekt. Sie sind jedoch viel einfacher und schneller anzulegen als Aufgaben. Damit wird das "male
Was sind Buchungen? Ähnlich wie Aufgaben verplanen sie in gewählten Zeitraum eine\ n User\ in für ein Projekt. Sie sind jedoch viel einfacher und schneller anzulegen als Aufgaben. Damit wird das "malen" von Belegungen super einfach und schnell. Eine Buchung verfügt immer über eine\ n User\ in, ein Projekt und einen Planwert. Optional kann auch eine Notiz hinzugefügt werden. Das ist hilfreich, z.B. wenn du schon die Zeit blocken willst, aber ggf. noch gar nicht sicher bist, ob der Auftrag dort auch tatsächlich anfällt. Buchungen anlegen, bearbeiten und entfernen Buchungen kannst du in der Timeline (im Projekt oder der Workload Übersicht) einfach via Klicken & Ziehen erstellen. Der voreingetragene Planaufwand entspricht dabei immer die gesamte Kapazität des Users\ in in dem Zeitraum. Du kannst Buchungen verschieben, verlängern, verkürzen oder durch einen Klick auf das Element bearbeiten. Du kannst aus Buchungen auch Aufgaben erstellen, in dem du auf das kleine Icon am rechten Rand der Buchung klickst, sobald du mit der Maus über das Element fährst. Löschen tust du Buchungen über das kleine X Icon in der oberen rechten Ecke des Elements, was erscheint, wenn du mit der Maus darüber fährst. Buchungen innerhalb eines Projekts Innerhalb eines Projektes kannst du Buchungen in der Timeline via Klicken & Ziehen erstellen, ähnlich wie auch Aufgaben. Hier wird das Projekt automatisch zugewiesen und du musst lediglich den\ die User\ in und den Planaufwand festlegen. Buchungen in der Workload Ansicht In der Workload Timeline kannst du Buchungen ebenfalls via Klicken & Ziehen anlegen. Da du dich hier immer in der Zeile eines Users\ in befindest, musst du hier lediglich das Projekt und den Planaufwand festlegen. Auswirkung auf Workload durch Buchungen Der angegebene Planaufwand einer Buchung wird gleichmäßig über die verfügbaren Tage des\ r Users\ in in dem Zeitbereich verteilt. Variiert dabei die Arbeitszeit zwischen den Tagen, so passt sich die Verteilung anteilig an. Anders als bei Aufgaben wird der verbleibende Aufwand nicht in die Zukunft geschoben. Hast du z.B. eine Buchung, die vor einer Woche begann und noch eine Woche reicht, so bleibt der Aufwand an den einzelnen Tagen unverändert, wenn die Tage verstreichen. Das hat den Hintergrund, dass eine Buchung, anders als Aufgaben, keinen Status haben und auch keine Zeiten darauf erfasst werden können.
1. Setup Die Basis für reibungslose Planung 🛠️ Bevor du mit der Planung loslegen kannst, solltest du ein paar wichtige Dinge vorbereiten. So stellst du sicher, dass deine Planung realistisch ist und
1. Setup Die Basis für reibungslose Planung 🛠️ Bevor du mit der Planung loslegen kannst, solltest du ein paar wichtige Dinge vorbereiten. So stellst du sicher, dass deine Planung realistisch ist und nicht im Chaos endet. Der Planer in awork verbindet dein Projektmanagement mit deinem Kalender. Du kannst Aufgaben, Meetings und Buchungen direkt auf die Kapazitäten deines Teams abstimmen. Damit das funktioniert, braucht es ein solides Setup. Das gehört ins Setup: Feiertagsregion festlegen: Damit du weißt, wann dein Team im wohlverdienten Feiermodus ist. Kalenderintegration aktivieren: Verbinde deinen Google oder Outlook Kalender entweder selbst oder zentral als Admin für dein Team. Arbeitszeiten korrekt hinterlegen: Niemand möchte täglich 8 Stunden verplant werden, wenn er oder sie nur Teilzeit arbeitet. Also: Arbeitszeiten einstellen! Abwesenheiten pflegen: Urlaube, Krankheitstage & Co. gehören direkt in den Planer geht auch automatisiert durch Integrationen mit Personio oder MOCO. Skills & Rollen eintragen: Nutze Tags, um den Überblick zu behalten, wer was kann. Rechtemanagement checken: Wer darf Projekte und Aufgaben sehen oder bearbeiten? 💡 Tipp: Erinnere dein Team daran, diese Einstellungen direkt zu Beginn vorzunehmen. Das spart später jede Menge Verwirrung. 2. Die Planer Ansichten im Überblick 👀 Projekt Ansicht Zeigt dir alle laufenden und geplanten Projekte Nutze Filter (z. B. nach Team oder Prio), Sortierungen, Gruppen und Spalten Plane direkt in der Timeline per Drag & Drop Projekte verlängern oder verschieben? Einfach ziehen oder im Pop up anpassen User Ansicht Hier siehst du Aufgaben, Buchungen und Kalender deiner Teammitglieder Filtere nach Skills, Tags oder Projekten Nutze den Workload Balken , um Überbuchungen zu erkennen Aufgaben lassen sich direkt zuweisen, verschieben oder kommentieren 💡 Tipp: Du kannst dir über das User Icon auch die Kalender deines Teams einblenden so behältst du auch Meetings Routinen im Blick. 3. Projekte clever planen vom großen Ganzen bis ins Detail ✨ In awork kannst du Projekte aufbauen, strukturieren und auf die vorhandenen Kapazitäten deines Teams abstimmen. Dabei kannst du ganz flexibel entscheiden, ob du grob oder fein planst oder beides kombinierst. Projektstruktur anlegen: Jedes Projekt lebt von Struktur. Überlege dir deshalb: Wie sollen Aufgaben und ggf. Subtasks aussehen? Welche Deadlines und Budgets gibt es? Welche Aufgaben brauchen ein Zeitbudget? Welche Personen oder Teams werden für das Projekt & die einzelnen Aufgaben eingeplant? Und ganz wichtig: Denk nicht nur an „klassische“ Aufgaben auch E Mails, Calls oder Feedbackschleifen kosten Zeit. Plane sie mit ein! Nutze Task Status wie „Offen“, „In Bearbeitung“, „Blockiert“ oder „Erledigt“, um den Überblick zu behalten. 4. Grob oder fein du entscheidest! 🎯 Grobplanung: Der Überblick für Wochen & Monate Wenn du schnell einen Überblick brauchst oder lieber auf Wochenebene planst, ist die Grobplanung mit Buchungen genau dein Ding. Mit Buchungen reservierst du Kapazitäten, ohne gleich jede Aufgabe im Detail zu planen. Das ist ideal, wenn: Aufgaben noch nicht konkret sind, du wochenweise planst (z. B. im Jour Fixe jeden Donnerstag), oder du nur grobe Zeitfenster blocken möchtest. Das solltest du beachten: Buchungen verteilen sich gleichmäßig über die Zeit. Sie beeinflussen den Workload, aber sie verschieben sich nicht automatisch. Es wird keine Zeit auf Buchungen erfasst es sind nur Reservierungen. Nutze die User Ansicht , um zu sehen, wer wie viel Kapazität frei hat. Feinplanung: Für maximale Transparenz im Tagesgeschäft Die Feinplanung eignet sich perfekt, wenn du tagesgenau planen und den Workload deines Teams immer im Blick haben möchtest. Hier arbeitest du direkt mit Aufgaben, die: Start und Enddatum haben, mit Zeitbudgets versehen sind, und auf die du entweder Zeiten erfassen oder sie in den Kalender einplanen kannst. Wichtig: Aufgaben ohne Zeiten oder Kalendereinträge werden automatisch in die Zukunft geschoben so bleibt der Workload korrekt. 💡 Tipp: Grob und Feinplanung lassen sich wunderbar kombinieren: Nutze Buchungen zur Vorausplanung und ersetze sie, sobald du konkrete Aufgaben hast. 5. Änderungen? Kein Problem! 🔄 Planung ist nie in Stein gemeißelt. Mit awork bleibst du flexibel, auch wenn mal etwas dazwischen kommt. So gehst du vor: Halte wöchentliche Planungsmeetings (z. B. Donnerstags) ab. Lade das Team in den Planer (User Ansicht) und bespreche, wer woran arbeitet. Nutze Checklisten & Filter , um Aufgaben oder Kapazitäten schnell zu finden. Bei spontanen Änderungen: Erstelle eine Abwesenheit (z. B. bei Krankheit). Prüfe die Verfügbarkeit der anderen Teammitglieder. Plane Aufgaben neu oder nutze die Mehrfachauswahl + AI Support. Typische Szenarien: Neues Projekt: Wer hat Kapazitäten frei? Finde es mit dem Verfügbarkeit Filter heraus. Kundenanfrage: Schnell prüfen, wer Zeit hat und direkt Aufgaben zuweisen. Engpässe im Team: Aufgaben mit Prio markieren, kommentieren, verschieben. ​ Und jetzt? Los geht’s! 🎉 Starte mit deinem ersten Planungsmeeting, reserviere grob Kapazitäten oder weise konkrete Aufgaben zu ganz egal, wie du loslegst: Mit dem awork Planer wird’s strukturiert, flexibel und garantiert nicht langweilig.
Wie wir awork entwickeln Wir verfolgen mit awork eine langfristige Produktvision. Das bedeutet, dass wir eine gute Vorstellung davon haben, wohin die Reise gehen soll: Teamorganisation in ihrer einfac
Wie wir awork entwickeln Wir verfolgen mit awork eine langfristige Produktvision. Das bedeutet, dass wir eine gute Vorstellung davon haben, wohin die Reise gehen soll: Teamorganisation in ihrer einfachsten und cleversten Form, ganz besonders zugeschnitten auf die Bedürfnisse schnell arbeitender, projektorientierter Teams. Wir bauen das Work Management Tool, dass es diesen Teams ermöglicht, glückicher zusammen zu arbeiten. Das bedeutet aber nicht, dass wir jedes Feature auf dem Weg dorthin bereits lange im Voraus kennen und zeitlich einplanen können oder gar für seine Entwicklung garantieren. Wir sammeln kontinuierlich Feedback, Wünsche und Ideen unserer User\ innen ein, führen Interviews, erstellen Konzepte (und verwerfen sie wieder) und reagieren auf Entwicklungen in Technologie und Arbeitswelt. Zeitpläne Aus all diesen Quellen entstehen tausende Ideen, die unser Produktteam filtert, katalogisiert und in unseren weiterreichenden Konzepten verarbeitet. In der Regel gibt es daher unterschiedliche Planungshorizonte: Über 12 18 Monate kennen wir die groben Themenbereiche, in denen wir awork weiterentwickeln möchten (z.B. Ressourcenplanung oder Prozessautomatisierung). Für Bereiche, die ca. in den kommenden 6 Monaten anstehen , beginnen wir damit, konkrete Konzepte zu erstellen und zu testen. Das nächste Release kennen wir ganz genau und können seine Veröffentlichung meistens auf die Woche genau ankündigen. Meistens streben wir ein Release etwa alle 8 Wochen an (hier findet ihr die Übersicht der vergangenen Releases) und brechen unsere größeren Projekte in entsprechende Bestandteile auf. Da das nicht immer sinnvoll ist, weichen wir im Einzelfall ganz nach Bedarf von dieser Regel ab. Die aktuelle Roadmap Den aktuellen Planungsstand unserer Roadmap veröffentlichen wir regelmäßig auf unserer Website: https://www.awork.com/de/roadmap/. ☝️ Hinweis : In unserer awork Community unter Neuigkeiten findest du auch regelmäßige Updates bezüglich unserer Roadmap, verfasst von unserem Produkt Team. So steuert ihr eure Ideen bei ☝️💡 Wenn ihr eine Idee, oder einen Wunsch habt, wie wir awork für User\ innen wie euch noch besser machen können, freuen wir uns, davon zu hören. Der perfekte Kanal dafür ist unsere awork Community Dort könnt ihr uns eure Idee beschreiben, Screenshots und Videos anhängen und euch sicher sein, dass unser Produkt Team sich wirkliche jede eingereichte Idee genau anschaut. Alternativ könnt ihr natürlich auch gerne unser Support Team kontaktieren und diesem eure Ideen mitteilen. Über das Icon mit dem Fragezeichen oben links in eurem awork gelangt ihr zur Community oder könnt von dort aus auch direkt den Support kontaktieren.
Hier findest du den vollständigen Artikel auf unserem Blog. Was finde ich wo? Die Navigation hat sich grundlegend verändert. Hier die wichtigsten Veränderungen auf einen Blick: Allgemeine Suche → jetz
Hier findest du den vollständigen Artikel auf unserem Blog. Was finde ich wo? Die Navigation hat sich grundlegend verändert. Hier die wichtigsten Veränderungen auf einen Blick: Allgemeine Suche → jetzt über Klick auf die Lupe oben links im Hauptmenü, oder über die Floating Action Bar unten mittig Dashboard → heißt jetzt Home , oben links im Hauptmenü Projekte im Hauptmenü → über Favoriten, Externe Projekte und Meine Projekte erreichbar (Sektionen lassen sich in den Account Einstellungen anpassen) Hilfe und Doku → jetzt über das Fragezeichen Icon unten links im Hauptmenü User Übersicht → jetzt über die Workspace Einstellungen unten links im Hauptmenü Benutzerprofil → jetzt über Klick auf dein Profilbild unten links im Hauptmenü Timer → jetzt über Klick auf den Play Button in der Floating Action Bar unten mittig Projekt Benachrichtigungen → jetzt über das Glocke Icon unten links im Hauptmenü Nachrichten, Kommentare und Erwähnungen → jetzt über das Posteingang Icon (Inbox) oben links im Hauptmenü Globaler Action Button → wurde entfernt; Suche und Schnellaktionen sind jetzt direkt über die Floating Action Bar zugänglich, unten mittig Die häufigsten Fragen Wann bekommt mein Workspace das Update? Der Rollout startet Anfang Juli und läuft schrittweise über vier bis sechs Wochen. Du erhältst eine Benachrichtigung, sobald dein Workspace dran ist. Neu erstellte Workspaces ab Beginn des Rollouts haben das neue awork sofort. Wo ist jetzt der Support Chat? Der Hilfe Button ist im neuen Interface im Hauptmenü platziert, aber weiterhin vorhanden. Du findest ihn unten links per Klick auf das Fragezeichen Icon. Alternativ erreichst du uns jederzeit unter support@awork.com. Ich finde meine Projekte nicht mehr. Wo sind die? Der Projekte Bereich im Hauptmenü ist jetzt in Favoriten, Externe Projekte und Meine Projekte unterteilt. Deine Projekte erreichst du darüber oder direkt über die Suche. In den Account Einstellungen kannst du außerdem anpassen, welche Bereiche im Menü angezeigt werden. Wo ist die Projektsuche geblieben? Sie wurde durch die zentrale Suche ersetzt, die jetzt direkt aus dem Hauptmenü oder der Floating Action Bar erreichbar ist. Warum kann ich das Menü nicht mehr vollständig ausblenden? Das ist im neuen awork nicht möglich. Stattdessen kannst du das Menü minimieren damit nutzt du den Platz ideal aus, ohne Funktionalität zu verlieren. Wo ist das Einstellungs Untermenü geblieben? Das dauerhaft sichtbare Untermenü gibt es im neuen awork vorerst nicht mehr. Es kommt allerdings schon bald in überarbeiteter Form zurück. Die Einstellungen sind weiterhin vollständig über den Einstellungs Bereich im Hauptmenü erreichbar. Wo ist der Timer? In der Floating Action Bar (die fixe Leiste am unteren Rand des Screens, die immer sichtbar bleibt) Klick auf das Play Icon.
TL;DR Neue Highlights in awork sind die Planaufwand Hierarchie (mit Praxis Beispiel), Gantt Ansicht & MFA Als Nächstes auf der Roadmap stehen Projekt und Aufgaben Keys, komplexe Filter & projektübergr
TL;DR Neue Highlights in awork sind die Planaufwand Hierarchie (mit Praxis Beispiel), Gantt Ansicht & MFA Als Nächstes auf der Roadmap stehen Projekt und Aufgaben Keys, komplexe Filter & projektübergreifende Aufgabenlisten Lesetipp zum Thema "Warum wir awork für Agenturen entwickeln (und wie)" von CPO Lucas ​ Feature Highlights in der Übersicht Neue Planaufwand Hierarchie Der Planaufwand in awork folgt jetzt einer klaren Hierarchie: vom Projekt über Listen bis zu einzelnen Aufgaben und Unteraufgaben. Das löst ein echtes Agentur Problem: Bisher sah man zwar schnell, ob man generell noch im Budget eines Projekts liegt aber nicht, ob die geplanten Aufwände einzelner Positionen wie etwa "Kreation" bereits überzogen sind. Beispiel: Du planst ein Projekt mit 100h Budget, aufgeteilt in Strategie (30h), Kreation (50h) und Umsetzung (20h). Wenn die Kreation erst nach 60h fertig ist, du insgesamt aber erst bei 90h bist, sieht auf den ersten Blick alles gut aus. In Wahrheit fehlen dir aber 10h an anderer Stelle oft genau da, wo höhere Stundensätze gelten. Das beeinträchtigt die Profitabilität und führt schnell zu unangenehmen Nachverhandlungen mit Kunden. So nutzt du die neue Planaufwand Hierarchie: Lege je Angebotsposition eine einzelne Liste im Projekt an (z.B. Strategie, Kreation, Umsetzung) Setze den entsprechenden Planaufwand direkt auf Listenebene (z.B. 30h, 50h, 20h) Verteile den Planaufwand der Liste weiter auf Aufgaben und Unteraufgaben, um das Budget auf Listenebene zu "verbrauchen" Du siehst jetzt im laufenden Projekt, wie viel Aufwand pro Liste (Position) noch verfügbar ist nicht nur für das Gesamtprojekt. Das gibt dir früh genug Signale, wenn etwas aus dem Ruder läuft, sodass du rechtzeitig gegensteuern kannst. Mehr Details zur Planaufwand Hierarchie ​ ​ Gantt Ansicht für Projekte Du kannst Projektpläne jetzt in der Timeline mit einem Klick als klassische Gantt Ansicht visualisieren. So machst du alle Abhängigkeiten deutlich und behältst die Timings im Griff. Das ist besonders praktisch bei Projekten, die in klaren Phasen ablaufen (z.B. Kampagnen) und hilft auch bei Kunden, die einen übersichtlichen Timeline Report erwarten (Tipp: einfach als .svg oder .png exportieren). Mehr Details zur Gantt Ansicht ​ ​ MFA für hohe Compliance Ansprüche Mehrfaktor Authentifizierung (MFA) lässt sich jetzt für alle User eines Workspaces aktivieren. Neben dem üblichen Passwort Login könnt ihr den Login also auch zusätzlich per E Mail Code oder Authenticator App absichern. Das ist vor allem dann wichtig, wenn ihr mit vertraulichen Kundendaten arbeitet, die höhere Sicherheitsstandards erfordern. So richtest du MFA ein ​ ​ Was als Nächstes kommt Wir fokussieren awork noch stärker auf Agentur Workflows und arbeiten an stark nachgefragten Features: Projekt und Aufgaben Keys: Schnelle und eindeutige Identifikation von Projekten und Aufgaben Komplexe Filter: Filtergruppen erstellen, kombinieren und teilen Projektübergreifende Aufgabenlisten: Alle Aufgaben über Projekte hinweg auf einen Blick Zur kompletten Roadmap ​ ​ Lesetipp Unser CPO Lucas hat kürzlich einen Newsletter auf LinkedIn gestartet, in dem er erklärt, warum wir awork gezielt für Agenturen entwickeln und nicht versuchen, alles für alle zu sein. Sehr lesenswert, wenn du wissen willst, wo die Reise mit awork hingeht. Als Bonus gibt es dort auch eine Sneak Peek ins neue UI Design. Artikel auf LinkedIn lesen ​ ​ Hast du Fragen oder Feedback zum Format? Schreib uns gerne einfach eine Nachricht, wir sind dankbar für jede Anregung!
TL;DR Highlights : awork Forms (mit Praxis Beispiel), Projekt und Aufgaben Keys, manuelle Automation Trigger & Kalender Updates Auf der Roadmap : Workflows, individuelle Aufgabenlisten und Design Upda
TL;DR Highlights : awork Forms (mit Praxis Beispiel), Projekt und Aufgaben Keys, manuelle Automation Trigger & Kalender Updates Auf der Roadmap : Workflows, individuelle Aufgabenlisten und Design Update Lesetipp zum neuen UI Design von CPO Lucas ​ ​ Feature Highlights in der Übersicht awork Forms: Kundenaufgaben strukturiert erhalten Kennst du das? Aufgaben von Kunden kommen oft unstrukturiert und über verschiedenste Kanäle. Bevor die eigentliche Arbeit losgeht, muss erstmal jemand alle Infos sammeln und die Aufgabe sauber anlegen. Um dieses Problem zu lösen, gibt es jetzt awork Forms: ein Tool, mit dem du Formulare zur Aufgabenerstellung in awork bauen kannst. awork Forms ist Open Source, kostenfrei und lässt sich sogar selbst hosten. Beispiel: Dein Kunde hat Änderungswünsche an seiner Website. Statt einer E Mail mit "Könnt ihr da mal drüberschauen?" nutzt er den Formular Link, den du für ihn erstellt hast. Der Kunde füllt (Pflicht )Felder aus, gibt die URL an, fügt einen Screenshot hinzu und beschreibt die gewünschte Änderung gleich mit. Er sendet ab und die Aufgabe landet automatisch im richtigen Projekt, in der richtigen Liste, mit allen Infos, die dein Team braucht optional direkt einer Person zugewiesen und priorisiert. Das war's (hoffentlich) mit Hin und Her oder fehlenden Infos. awork Forms ausprobieren ​Mehr Details zu awork Forms ​ ​ Projekt und Aufgaben Keys Jedes Projekt hat jetzt einen einzigartigen Key (z.B. ACME), den du auch individuell anpassen kannst. Jede Aufgabe hat dazu eine permanente Nummer (ACME 42). Ab jetzt gibt es also eindeutige Referenzen in awork, die sich auch in Slack, Mails oder Calls nutzen lassen. So verbringst du weniger Zeit mit Suchen oder Rückfragen. Die Sichtbarkeit dieser Keys lässt sich sowohl auf Workspace , als auch auf Projekt Ebene einstellen: Admins können die Keys in den Workspace Einstellungen für alle Projekte aktivieren (Allgemeines Aufgaben Einstellungen Projekt & Aufgaben Keys für alle Projekte anzeigen). Projekt Manager können die Sichtbarkeit der Keys pro Projekt in den jeweiligen Projekteinstellungen überschreiben (Allgemein Aufgaben und Projekt Key). Mehr Details zu Projekt & Aufgaben Keys ​ ​ Manuelle Automatisierungs Trigger Nicht jeder Workflow sollte automatisch laufen. Deshalb kannst du Automatisierungen ab jetzt auch manuell starten, sobald du sie brauchst. Zum Beispiel: deine QA Checkliste vor der Kunden Review anstoßen oder den "Rechnung vorbereiten" Flow starten, wenn eine Projektphase abgeschlossen ist. Wähle dafür bei der Erstellung einer Automatisierung den neuen Trigger Typ "Manuell", vergib einen Namen (z.B. "Rechnung vorbereiten"), füge die entsprechenden Aktionen hinzu und speichere. Die Automatisierung lässt sich anschließend über einen neuen Button oben rechts in den Details der Projektaufgaben mit einem Klick starten. Mehr Details zu manuellen Automation Triggern​ ​ ​ Vertrauenswürdige Workspaces für awork Connect Wenn du regelmäßig via awork Connect mit demselben Partner Workspace zusammenarbeitest, musst du nicht mehr jede einzelne Projekteinladung manuell genehmigen. Workspace Admins können Partner Workspaces jetzt als "vertrauenswürdig" markieren, wodurch Einladungen automatisch angenommen werden. Deine externen Partner können direkt auf Projekte besetzt werden und loslegen. So kannst du vertrauenswürdige Workspaces einrichten: Workspace Einstellungen Connect Vertrauenswürdige Workspaces Mehr Details zu vertrauenswürdigen Workspaces ​ ​ Kalender Integration: Aufgaben, Buchungen und OOO Kapazität Dein awork Kalender bildet jetzt deinen echten Arbeitstag und damit deine verfügbare Kapazität noch besser ab. Zum einen siehst du in der Ganztags Zeile zugewiesene Aufgaben und Buchungen, was dir einen besseren Überblick über deine Woche verschafft. Beide Features aktivierst du in den Kalender Einstellungen. Zum anderen können jetzt auch "Abwesend" Termine deine Kapazität im Planer beeinflussen zum Beispiel, wenn du einen Arzttermin hast oder mal früher losmusst. Dein Team sieht dadurch besser, wann du nicht verfügbar bist und niemand weist dir Aufgaben zu, wenn du schon weg bist. Aktivieren unter: Kalender Verknüpfte Kalender verwalten (rechts neben den Einstellungen) Bearbeiten "Abwesend" Termine laden und als Abwesenheit behandeln Mehr Details zu den Ganztags Einträgen ​Mehr Details zu "Abwesend" Terminen ​ ​ Bonus für Developer: awork CLI Mit dem awork CLI verwaltet ihr Projekte, User, Zeiteinträge und mehr direkt aus dem Terminal. Gebaut für automatisierte Workflows und AI Agents. Alles Open Source auf GitHub. Mehr Details zum awork CLI auf GitHub Was als Nächstes kommt Workflows: Statt Statussets, Automationen und benutzerdefinierte Felder in jedem Projekt einzeln einzurichten, definiert ihr sie einmal als Workflow und weist diesen mehreren Projekten zu. Ändert ihr den Workflow (z.B. einen neuen Status hinzufügen), aktualisieren sich alle Projekte automatisch. Perfekt für Agenturen, die einen bewährten Prozess über viele Kundenprojekte hinweg einheitlich fahren. Individuelle Aufgabenlisten: Ihr braucht eine kuratierte Aufgabenliste, die sich mit Filtern allein nicht abbilden lässt z.B. 8 handverlesene Tasks aus verschiedenen Projekten für das morgige Stakeholder Meeting? Bald könnt ihr eigene Listen erstellen, Tasks aus beliebigen Projekten per Drag & Drop hinzufügen und nach eurer Priorität sortieren, ohne dafür die Projektstruktur verändern zu müssen. Außerdem arbeiten wir weiter an komplexen Filtern, projektübergreifenden Aufgabenlisten und dem neuen UI Design mehr dazu im Lesetipp. Zur kompletten Roadmap ​ ​ Lesetipp Unser CPO Lucas hat in seinem LinkedIn Newsletter das kommende Design Update vorgestellt. Wenn du wissen willst, wohin die visuelle Reise mit awork geht, ist das dein Artikel. Artikel auf LinkedIn lesen ​ ​ Hast du Fragen oder Feedback? Schreib mir einfach eine Antwort wir freuen uns über jede Anregung!
2026 04.06.26 Voll funktionsfähiger MCP Server Keine fehlenden Endpunkte mehr Der awork MCP Server unterstützt jetzt die vollständige awork API. KI Agenten, die über Claude, ChatGPT oder andere MCP ko
2026 04.06.26 Voll funktionsfähiger MCP Server Keine fehlenden Endpunkte mehr Der awork MCP Server unterstützt jetzt die vollständige awork API. KI Agenten, die über Claude, ChatGPT oder andere MCP kompatible Clients verbunden sind, haben Zugriff auf alles in awork keine Umwege mehr bei fehlenden Endpunkten. Externe KI Agenten, die awork wirklich verstehen Dank eingebettetem Zugriff auf awork Dokumentation und Best Practices kennt dein KI Agent nicht nur die API er weiß auch, wie er awork richtig nutzt. Das Ergebnis: weniger Fehler, zuverlässigere Ergebnisse bei komplexen Aufgaben. Schlanker, schneller, weiter Ein kleinerer MCP Footprint bedeutet weniger Token Verbrauch pro Sitzung komplexe Agenten Workflows bleiben damit durchgehend effizient. Das Setup: eine URL, ein Login, fertig. 20.05.26 Docs als Markdown (.md) kopieren Inhalte mit einem Klick exportieren Öffne ein awork Doc, klicke auf das Aktionsmenü und wähle „Als Markdown kopieren“. Der Inhalt landet direkt in der Zwischenablage, bereit zum Einfügen in Notion, GitHub, Slack oder jedes andere Tool, das Markdown unterstützt. Überschriften, Tabellen, Listen, Codeblöcke und Textformatierungen bleiben dabei erhalten. Struktur und Kontext kommen mit Jeder Export enthält einen YAML Header mit dem Dokumentnamen und einem Link zurück zur Quelle in awork. Inline Kommentare werden am Ende des Exports in einen eigenen Abschnitt aufgelöst. 30.04.26 Workflows Einheitliche Prozesse für all deine Projekte Nutze Workflows, um wiederkehrende Prozesse einmalig zu definieren (Status, Automatisierungen und Eigene Felder für Aufgaben). Einen Workflow kannst du dann auf die Projekte deiner Wahl anwenden. Aktualisierst du den Workflow, werden alle verbundenen Projekte automatisch angepasst. Setze Projekte schnell und sicher auf Weise einer Projektvorlage einen Workflow zu, um neue Projekte direkt mit dem richtigen Prozess zu starten. Du hast bereits ein gut eingerichtetes Projekt? Speichere es als Workflow über die Projekteinstellungen und übertrage die Einstellungen auf beliebig viele weitere Projekte. Mit Workflows loslegen Wenn du ein bestehendes Projekt mit einem Workflow verknüpfst, öffnet sich ein Setup Assistent, der dir bei der Einrichtung hilft. In den Projekteinstellungen siehst du genau, welcher Workflow im Projekt aktiv ist und was er genau steuert. Workflows lassen sich jederzeit wechseln. Flexibilität auf Projekt Level Nicht jedes Projekt passt exakt zu einem Workflow. Darum kannst du einzelne Workflow Automationen pro Projekt deaktivieren oder projektspezifische Automationen und Eigene Felder ergänzen während das Projekt mit dem Workflow verbunden bleibt. Sieh, welche Projekte welchen Prozess nutzen Suche, filtere und gruppiere deine Projektliste nach Workflow. Das ist besonders nützlich, sobald mehrere Workflows laufen, denn so kannst du Lücken erkennen, Abdeckung prüfen und den Überblick behalten. 16.04.26 Filter mit UND/ODER Logik Erstelle komplexe Filterbedingungen Kombiniere Kriterien mit UND/ODER Verknüpfungen und gruppiere sie in Klammern, um mehrstufige Logik aufzubauen. Nutze Sofort Filter, wenn du schnell ein Ergebnis brauchst Wende Sofort Filter auf jeder Seite an (Projekte, Aufgaben, User, etc.). So siehst du sofort Ergebnisse, ohne eine neue Eingabemaske zu öffnen, oder einen gespeicherten Filter zu laden. Speichere, teile und organisiere Filter Speichere Filter, teile sie mit Personen, Teams oder dem gesamten Workspace, und halte alles in Ansichten organisiert. Favorisiere, was wichtig ist, archiviere den Rest. 16.04.26 Ansichten: Erstelle und organisiere was du sehen möchtest Ein eigener Bereich für Filter und gespeicherte Ansichten Ansichten ist jetzt ein eigener Bereich in awork. Deine Filter und gespeicherten Ansichten haben ein klares Zuhause leichter zu finden, zu verwalten und wiederzufinden. Standardansichten direkt verfügbar Du startest mit drei Standardansichten: Neue Aufgaben, Meine Aufgaben und Private Aufgaben sofort verfügbar, ganz ohne Einrichtung. Ansichten gezielt mit den richtigen Personen teilen Teile Ansichten gezielt mit bestimmten Personen, Teams oder dem gesamten Workspace. Du entscheidest direkt, ob sie lesen oder bearbeiten dürfen kein Broadcast mehr an alle. Der Anfang von mehr Ansichten startet mit der Listenansicht. Weitere Ansichtstypen und projektübergreifende Ansichten folgen bald. 16.04.26 Mehrfachaktionen für Projekte Mehrere Projekte in einem Schritt aktualisieren Mehrere Projekte auf einmal aktualisieren Status, Tags, Daten, Projektverantwortliche und mehr in einem Schritt ändern. Projekte auswählen, eine Aktion wählen und bestätigen. Jedes Projekt meldet sein eigenes Ergebnis, damit nichts unbemerkt fehlschlägt. 14.04.26 Projekte direkt aus dem Kontextmenü duplizieren Jedes Projekt duplizieren vollständige Struktur inklusive Die vollständige Projektstruktur auf einmal kopieren Aufgaben, Listen, benutzerdefinierte Felder, Automatisierungen und mehr inklusive. Öffne das Aktionsmenü eines Projekts und wähle „Projekt duplizieren". Die Kopie ist eigenständig und hat keine Verbindung zum Original. Selbst bestimmen, was mitkopiert wird Mitglieder, Zuständige, Dokumente und Dateien sind standardmäßig enthalten jedes Element lässt sich vor dem Duplizieren unabhängig deaktivieren. Aufgabenstatus lassen sich zurücksetzen, damit das Projekt mit einem sauberen Stand beginnt. 10.02.26 Projekt & Aufgaben Keys Aufgaben eindeutig referenzieren Jedes Projekt bekommt einen kurzen Key (z. B. MKTG oder BRND) und jede Aufgabe eine permanente Nummer (z. B. MKTG 42). Schluss mit „dieses Design Todo, über das wir gestern gesprochen haben". Stattdessen klare Referenzen in Slack, Git Commits, Kunden E Mails und Team Calls. Aufgaben Nummern ändern sich nie, auch wenn sich Titel ändern, damit deine Dokumentation und Commit History für immer gültig bleiben. Schnell finden, noch schneller kopieren Suche jede Aufgabe über seine Nummer (einfach „42" oder komplett „MKTG 42") und spring direkt dorthin. Klick auf den Aufgaben Key, um die URL zu kopieren, klick auf den Projekt Key für den Projekt Link. Perfekt für Developer, die Code committen, Account Manager, die Kunden updaten, oder alle, die audit fähige Nachvollziehbarkeit brauchen ohne Copy Paste Tanz. Du steuerst die Sichtbarkeit Keys werden für alle Projekte und Aufgaben automatisch generiert, aber du entscheidest, wer sie sieht. Workspace Admins legen den Standard fest (sichtbar oder versteckt), Projekt Manager können pro Projekt überschreiben. Aktiviere Projekt Keys für deinen Workspace sobald ihr ready seid. 10.02.26 Manuelle Automation Trigger Mehrstufige Prozesse per Klick anstoßen Nicht jeder Workflow sollte automatisch laufen. Manuelle Trigger lassen dich Automationen genau dann starten, wenn du sie brauchst zum Beispiel deine QA Checkliste vor der Kunden Review, oder deinen „Rechnung vorbereiten" Flow, wenn eine Projektphase abgeschlossen ist. Automatisierung einmal in den Projekteinstellungen (oder Template) einrichten, dann kann jedes Teammitglied sie direkt aus einer Aufgabe über den neuen Button oben rechts triggern. Gleiche Power wie Automatisierungen, aber mit voller Kontrolle Manuelle Trigger richtest du ein wie gewohnte Automationen: Trigger Typ Manual wählen, klaren Namen vergeben (z. B. „Freigabeprozess starten"), Aktionen hinzufügen (Status ändern, User zuweisen, Webhooks triggern) und speichern. Die Automation erscheint in einem Dropdown auf jeder Aufgabe in dem Projekt bereit zum Ausführen, wenn du klickst, nicht wenn ein Event feuert. 10.02.26 Vertrauenswürdige Workspaces überspringe das Setup für bekannte Connect Partner Automatisches Akzeptieren von ausgewählten Connect Einladungen Wenn du ständig via awork Connect mit derselben Agentur, demselben Kunden oder Freelancer Workspace zusammenarbeitest, solltest du nicht jede einzelne Projekt Einladung genehmigen müssen. Jetzt können Workspace Admins bestimmte Workspaces als „vertrauenswürdig" markieren, um Einladungen von diesen Workspaces automatisch anzunehmen. Deine regulären Partner können direkt in Projekte springen, Tasks zugewiesen bekommen und loslegen. Einmal einrichten und nicht mehr daran denken Geh in die Workspace Einstellungen Connect Vertrauenswürdige Workspaces, füge den Workspace deines Partners hinzu (per ID oder URL), klick auf Speichern fertig. Ab dem Moment können sich alle aus diesem vertrauenswürdigen Workspace sofort mit deinen Usern verbinden. Perfekt für Agenturen mit Stammkunden, Unternehmen mit festen Freelancer Pools oder jedes Team, das es satt hat, immer wieder dieselben Leute freizugeben. 10.02.26 Ganztags Kalendereinträge für Buchungen und Aufgaben Zugewiesene Aufgaben dort sehen, wo du deinen Tag planst Die „Ganztags" Zeile oben in deinem Kalender zeigt jetzt Aufgaben und Buchungen, die dir zugewiesen sind (nicht nur Urlaub und Kalendertermine). Das heißt, du siehst auf einen Blick, auf welchen Projekten du gebucht bist und welche Aufgaben auf dich warten, alles in derselben Ansicht, in der du sowieso schon Meetings planst und Fokuszeit blockst. Aufgaben haben einen durchgezogenen Rand, Buchungen sind gepunktet (wie in den Timeline Ansichten), und beim Hovern wird der volle Name angezeigt. Macht es viel einfacher, deine tatsächliche Arbeit in freie Slots zu ziehen und einen realistischen Tagesplan zu bauen. Entscheide, was angezeigt wird Geh in die Kalender Einstellungen und du findest drei neue Optionen: „Ganztägige Aufgaben" gibt dir deine zugewiesenen Aufgaben aus aktiven Projekten. „Aufgaben ohne Startdatum" fügt Tasks hinzu, die nur ein Fälligkeitsdatum haben (werden als 1 Tages Item an dem Tag angezeigt) dafür muss aber der erste Toggle aktiv sein. Und „Buchungen anzeigen" zeigt deine Ressourcen Buchungen. Teste die Einstellungen, um zu sehen, was dir wichtig ist und versteck den Rest. 10.02.26 Out of office Termine reduzieren jetzt deine Kapazität Deine Kalender Abwesenheiten zählen bei der Workload Planung (wenn du willst) Wenn du einen halben Tag Arzttermin oder einen freien Nachmittag in deinem Kalender als „Out of Office" blockst, kann awork das jetzt sehen und deine Kapazität im Planer Workload entsprechend reduzieren. Das ist komplett optional: Geh in die Einstellungen für die Kalender Integration und aktiviere „Abwesend Termine laden und als Abwesenheiten behandeln". Einmal eingeschaltet, tauchen deine OOO Termine im awork Kalender auf und werden automatisch bei der Ressourcenplanung berücksichtigt. Lass es aus, wenn du Abwesenheiten lieber anders managst. Perfekt für Abwesenheiten, die nicht ins Ganztagsschema passen Nicht jede Abwesenheit ist ein ganzer Urlaubstag. Manchmal ist es ein zweistündiger Zahnarztbesuch, eine halbtägige Konferenz oder “früher gehen wegen Elternabend”. Out of office Termine lassen dich diese kürzeren Abwesenheiten abbilden, ohne sie separat in einem Personalsystem erfassen zu müssen. Dein Team sieht, dass du nicht verfügbar bist, der Planer passt deine Workload an, und niemand weist dir Sachen zu, wenn du schon längst weg bist. 2025 03.11.25 MFA, neue Slash Befehle und Verbesserungen für Docs MFA: Extra Sicherheit, ganz einfach awork unterstützt jetzt Multi Faktor Authentifizierung (MFA) und bietet dir so eine zusätzliche Schutzebene beim Login. Neben deinem Passwort kannst du deine Identität jetzt mit einem Code aus deiner E Mail oder einer Authenticator App bestätigen. Formatierung mit Slash Befehlen anwenden Beschleunige deinen Schreibfluss. Verwende „/“ in Dokumenten, Beschreibungen und Kommentaren, um schnell Überschriften, Listen, Bilder und andere Formate einzufügen, ohne jemals die Maus zu benutzen. Slack Benachrichtigungen für Aktivitäten in Docs Lass dich in Slack benachrichtigen, wenn jemand auf ein Doc kommentiert oder reagiert, dich erwähnt oder ein Doc mit dir teilt. Verlinke ein Doc direkt aus der Aufgabe Du kannst jetzt Dokumente direkt in den Aufgabendetails verlinken. So bleiben Kontext und Notizen genau dort, wo du sie brauchst. 29.10.25 Gantt Ansicht für Projekte Dein Projekt Fahrplan: Klar, visuell und einfach planbar Die neue Gantt Ansicht visualisiert deinen Projektplan in Aufgaben Balken mit Start /Enddatum und Dauer inklusive Abhängigkeiten und klarer Hierarchie aus Listen, Ober und Unteraufgaben. Plane Kampagnen sequenziell, verschiebe Phasen per Drag & Drop, halte Vorgänger/Nachfolger stabil und exportiere den Zeitplan als PNG/SVG für Kund:innen. Ins Blickfeld scrollen Ein Klick in der Sidebar und die Ansicht springt direkt auf die gewählte Aufgabe in der Timeline. Spart endloses Scrollen in großen Projekten und bringt dich schneller zum nächsten To do. Automatische Anpassung für Oberaufgaben Richte Start und Enddatum von Oberaufgaben automatisch an ihren Unteraufgaben aus. Ist die automatische Anpassung aktiv, steuern die Daten der Unteraufgaben den übergeordneten Zeitraum. 28.08.25 awork AI (Beta) deine smarte Projekt Assistenz Erstelle hilfreiche Inhalte in Sekunden Erstelle Kunden Updates, Task Briefings, Meeting Notizen oder Doc Entwürfe in Sekunden direkt dort, wo du arbeitest. awork AI nutzt den aktuellen Projektkontext, trifft Ton und Details, sodass du verfeinerst statt bei Null zu starten. Spare wertvolle Zeit und bleib im Flow. Manage Projekte mit weniger manuellem Aufwand Überspringe Busywork und lass awork AI für dich arbeiten: Tasks erstellen/zuweisen, Timelines anpassen, Status updaten oder Reihenfolgen ändern. Bei größeren Änderungen fragt die KI zur Bestätigung nach sicher bleibt sicher. Weniger Admin, mehr geschafft. Erhalte Antworten im richtigen Kontext Erhalte auf Zuruf klare Antworten zu Status, Deadlines, Kapazitäten oder erfassten Zeiten ganz ohne Report Bastelei. awork AI liest dein aktuelles Projekt oder deinen Task (innerhalb deiner Rechte) und liefert Insights plus nächste Schritte. In Sekunden aligned, auch in stressigen Phasen. Schütze sensible Daten DSGVO konformes Hosting in der EU, keine Nutzung eurer Daten zum KI Training, strikte Beachtung von Berechtigungen. Admins können awork AI bei Bedarf workspace weit deaktivieren. Nutze KI mit gutem Gefühl auch bei sensiblen Kundendaten. 26.08.25 Sofort Auswertungen für schnelle Übersicht Erstelle die wichtigsten Zeitauswertungen in Sekunden Sofort Auswertungen ermöglichen es, das Setup für klassische Zeitauswertungen zu überspringen und entsprechende Filter mit nur einem Klick auszuwählen. Wähle zwischen “Monatliche Erfassungsübersicht”, “Erfasst vs geplant”, “Abrechenbarkeit pro User” und “Bereit zur Rechnungsstellung”. 15.07.25 Verbesserte Zeitauswertungen: Schneller, übersichtlicher, flexibler Intuitiveres Layout & sofortige Ergebnisse Zeitberichte werden jetzt automatisch erstellt, sobald du Filter auswählst kein extra „Anwenden“ Button mehr nötig. Die Filterauswahl ist dadurch deutlich direkter und komfortabler. Geplante Aufwände im Blick Neue Spalten für den „geplanten Aufwand“ machen es einfach, geplante und tatsächlich erfasste Zeiten direkt im Bericht zu vergleichen. Berichte nach Aufgabenliste inklusive Export Du kannst Zeitberichte jetzt gezielt nach Aufgabenlisten filtern ein häufig gewünschtes Feature. Die zugehörige Aufgabenliste wird auch im Export angezeigt. Haupt Aufgabenliste für volle Klarheit Da Aufgaben mehreren Listen zugeordnet sein können, wählst du jetzt direkt beim Verschieben einer Aufgabe in eine weitere Liste aus, welche die Haupt Aufgabenliste ist. Nur dieser Hauptliste werden die Zeiteinträge zugeordnet das sorgt für saubere und nachvollziehbare Berichte. 15.07.25 Docs als PDF exportieren Arbeite mit deinen Docs auch außerhalb von awork Du kannst jetzt jedes Doc als saubere, teilbare PDF Datei exportieren ideal zum Drucken, Archivieren oder Weiterleiten außerhalb von awork. 10.07.25 Versionierung in Docs: Jede Änderung gesichert, volle Kontrolle Alle Bearbeitungen automatisch als Version Mit der neuen Versionierung speichert awork jede Änderung innerhalb von Docs automatisch egal ob privat, im Space oder Projekt. So hast du jederzeit den kompletten Verlauf deines Dokuments im Griff. Versionshistorie einsehen und verwalten Über das Drei Punkte Menü öffnest du die Liste aller gespeicherten Versionen inklusive Vorschau. Sieh auf einen Blick, wer was wann geändert hat und spring direkt zur gewünschten Version. Frühere Versionen wiederherstellen ohne Datenverlust Du kannst jederzeit eine ältere Version wiederherstellen. Die aktuelle Version bleibt dabei erhalten so geht keine Info verloren und du hast maximale Flexibilität beim Zurücksetzen. Sicherheit & Kontrolle für jedes Team Die Versionierung ist für alle Doc Typen verfügbar. User mit Bearbeitungsrechten (ab Professional Plan) können Versionen einsehen und zurückspringen für eine lückenlose Team Kollaboration, auch bei vielen Änderungen. 10.07.25 Eigene Felder für Projekte: Mehr Flexibilität, mehr Überblick Eigene Felder für jedes Projekt Du kannst jetzt eigene Felder für alle Projekte anlegen genauso einfach wie bei Aufgaben. Alle angelegten Felder stehen automatisch in jedem Projekt zur Verfügung. Direkt in alle Workflows integriert Zeige die eigenen Felder in der Projektliste an, bereite sie in Projektvorlagen vor und bearbeite sie direkt in den Projektdetails so passt sich jedes Projekt euren Anforderungen an. Gezieltes Filtern für schnellen Überblick Filtern nach individuellen Feldern ist jetzt sowohl für Projekte als auch Aufgaben möglich. So schaffst du einfacher die Übersicht, die du brauchst. 19.06.25 Neue Docs Editor Funktionen Textfarben in Docs Du kannst jetzt Textfarben in Docs ändern. Hebe wichtige Infos hervor, strukturiere Inhalte visuell oder mach’s einfach ein bisschen bunter direkt über die Toolbar. Syntax Highlighting in Codeblöcken Entwickler:innen, freut euch: Codeblöcke in Docs unterstützen jetzt Syntax Highlighting für beliebte Programmiersprachen so lassen sich Snippets leichter lesen, kopieren und überprüfen. Checklisten Format in Docs Bleib organisiert, während du schreibst: Füge einfache To Do’s direkt über die Toolbar in jedes Dokument ein und hake sie ab, wenn sie fertig sind. Vollbildansicht für eingebettete Bilder Klicke auf den Vollbild Button in der Bild Toolbar, um eine größere Version anzuzeigen. 20.05.25 Quality week: 60+ kleinere Updates, inklusive verbesserter Workflows und der neuen Xero Integration Neue Billing Integration: Xero awork verbindet sich jetzt nahtlos mit Xero so wird die Abrechnung für Agenturen und projektgetriebene Teams noch einfacher (vor allem in UK). Mehr Übersicht & Flow Navigation, Listen und Filter sind jetzt noch smarter und intuitiver damit du und dein Team immer den perfekten Überblick habt und schneller findet, was wirklich zählt. Schneller (und smarter) im Alltag Von der Aufgabenerstellung bis zur Zeiterfassung: Viele kleine Optimierungen machen deine Workflows geschmeidiger, beseitigen nervige Stolpersteine und sparen dir mit smarten Shortcuts wertvolle Zeit. Mehr Effizienz für Teams Zusammenarbeit ist jetzt noch unkomplizierter: Verbesserte Rechtevergabe, optimiertes Dokumenten Handling und aufgeräumte Kontextmenüs lassen dein Team sich auf das Wesentliche konzentrieren. Verlässlichkeit & Datenschutz Viele Detail Verbesserungen sorgen dafür, dass awork ein sicherer und verlässlicher Workspace für dein Team bleibt mit vollem Fokus auf Datenschutz und Compliance. 13.05.25 Kalender und Zeiten wachsen zusammen, neue Optionen zur Mehrfachbearbeitung, Buchungen ohne Projektbezug und Timeline Updates Kalender und Zeiten jetzt in einer Ansicht vereint Die Zeiterfassung in awork war noch nie so einfach. Durch die Zusammenführung von Zeiten und dem Kalender hast du jetzt alle Buchungen und Termine an einem Ort direkt im Kalender. Zeiteinträge direkt im Kalender sehen: Behalte jederzeit den Überblick: Deine Zeitbuchungen werden jetzt direkt im Kalender angezeigt. Klick einfach auf das Zeit Badge über dem jeweiligen Tag oder der Woche, um eine schnelle Übersicht aller Einträge für diesen Zeitraum zu erhalten. Zeiteinträge direkt aus Kalendereinträgen erstellen: Erfasse deine Arbeitszeit noch schneller: Nutze das Kontextmenü bei synchronisierten Kalender Events, um daraus direkt einen Zeiteintrag zu erstellen. Der Titel des Events wird automatisch als Notiz übernommen Dauer, Aufgabe oder Projekt kannst du jederzeit anpassen. Einträge oder Aufgaben per Drag & Drop erstellen: Zieh einfach mit der Maus über den Kalender, um den Quick Creator zu öffnen. Wähle dann aus, ob du einen Zeiteintrag oder eine Aufgabe erstellen möchtest. Aufgaben werden automatisch eingeplant genau wie beim Verschieben aus der Aufgabenliste. Zeiteinträge von anderen Nutzer:innen anzeigen: Du willst sehen, woran dein Team arbeitet? Wähle einfach die gewünschten Nutzer:innen aus, um deren Zeiteinträge und Kalender Events neben deinen eigenen anzuzeigen. Mit den richtigen Berechtigungen kannst du sogar Zeiten für andere erfassen. Mehrfachbearbeitung für Unteraufgaben Du kannst jetzt mehrere Unteraufgaben einzeln oder alle unter einer Hauptaufgabe gleichzeitig auswählen und gemeinsam bearbeiten oder mit nur einem Klick einer neuen Hauptaufgabe zuordnen. So organisierst und aktualisierst du deine Projekte schneller und einfacher als je zuvor. Buche Kapazität im Planer ohne Projektbezug Du möchtest Zeit blocken, bevor das Projekt existiert? Ab sofort kannst du Kapazität im Planer auch ohne Projektzuordnung buchen ideal für frühe Planungen, Platzhalter oder interne Aufgaben. Verbesserte UX für Projekt und Aufgaben Timelines Klein, aber fein: Die Projekt und Aufgaben Timelines (außerhalb des Planers) nutzen jetzt ebenfalls die neue, flüssigere Timeline Technologie aus dem Planer Update. Ein kleines Upgrade mit großem Effekt. 09.05.2025 awork Docs: Vereine Dokumentation und Projektarbeit in einem Tool Projekt bezogene Dokumentation Mit awork Docs erstellst du projektbezogene Inhalte wie Briefings, Meeting Notizen oder Kunden Updates direkt im Projekt und kannst diese bei Bedarf mit Aufgaben verknüpfen. So bleibt euer Wissen im Fluss, alle im Team (und deine Kunden) greifen auf denselben Stand zu ganz ohne Tool Wechsel. Workspace weite Dokumentation Neben Projekten kannst du auch zentrale, workspace weite Dokumentationen erstellen z. B. für Design Guidelines, Onboarding Guides oder technische Anleitungen. Dank flexibler Ordnerstruktur bleibt alles auffindbar, aktuell und klar organisiert. Kollaboration, Formatierungen, Teilen und vieles mehr Bearbeite Inhalte gemeinsam in Echtzeit, steuere Zugriffsrechte gezielt und gestalte eure Dokumente mit dem vielseitigen Editor ganz nach euren Anforderungen. So wachsen eure Docs mit strukturiert, sicher und im Kontext eurer Arbeit. 💡 Alle Details zu Docs findest du in diesem Helpcenter Artikel. 28.03.2025 Der neue Planer: Überarbeitet für zuverlässige Pläne und glückliche Kunden Klares Layout für Projekt und Userübersicht Die Split Screen Ansicht im Planer wurde entfernt. Stattdessen gibt es nun eine separate Projekt und Userübersicht, zwischen denen du mühelos wechseln kannst. So behältst du deine Projekte besser im Blick und kannst dich gezielt auf die relevanten Infos bei der Kapazitätsplanung konzentrieren. Neue Projektübersicht für mehr Kontrolle und Flexibilität Verbesserte Filter , Sortier und Gruppierungsoptionen sorgen für eine klarere Struktur und helfen dir, alle relevanten Projekte im Blick zu behalten. Passe die Projekt Sidebar individuell an, um genau die Ansicht zu erstellen, die dich am produktivsten macht volle Flexibilität, ohne den Überblick zu verlieren. Verbesserte Projektnavigation um zwischen Planungsebenen zu wechseln Ein neues Navigationsmenü erleichtert das Ein und Aussteigen in Projekte während der Planung. Klickst du auf ein Projekt in der Planer Timeline, öffnet sich die neue Navigation, mit der du entweder direkt in die Aufgaben Timeline oder die Projekt User zur detaillierten Planung eintauchen kannst oder zum gesamten Projekt außerhalb des Planers gelangst. Planer Checkliste, um Risiken früh zu erkennen und direkt zu reagieren Die neue, individuelle Checkliste zeigt potenzielle Probleme in deinem Projektplan auf, wie z.B. bevorstehende Deadlines, verzögerte Aufgaben oder über/unterlastete Nutzer. Ideal für wöchentliche Planungsmeetings! Du kannst die Checkliste jederzeit generieren, basierend auf deiner aktiven Projektansicht (inklusive Filter) und dem gewählten Zeitraum. Ein Klick auf einen Eintrag führt dich direkt zum entsprechenden Problem. Mehrfachauswahl von Aufgaben für effizientes (Um )Planen Die neue Mehrfachauswahl in der Projekt Timeline des Planers macht es einfacher Aufgaben zu planen und umzuplanen. Aktiviere die Mehrfachauswahl mit einem Klick auf das Cursor Icon im unteren Bildschirmbereich. Wähle mehrere Aufgaben aus um diese gleichzeitig zu bewegen oder zu bearbeiten. Bearbeitungsoptionen für Projekte in der Planer Timeline Projekte in der Planer Timeline können jetzt intuitiv bearbeitet werden, um dein Projekt Portfolio einfacher anzupassen. Du kannst Projekte per Drag and Drop verschieben oder die Dauer anpassen direkt in der Projektübersicht. User Verfügbarkeitsdaten für schnelle Aufgabenzuweisungen Während du Usern eine Aufgabe zuweist, kannst du deren Verfügbarkeiten direkt einsehen, um eine effiziente Auslastung zu gewährleisten ganz ohne den Planer öffnen zu müssen. Filteroptionen für User Tags bei der Aufgabenzuweisung Beim Zuweisen von Aufgaben kannst du nun nach Tags filtern, wie z.B. Skills oder Qualifikationen, um schnell die richtigen User für deine Aufgaben zu finden. Experimentelle KI zur Lösung von Überlastung Wenn User überlastet sind, können die entsprechenden Aufgaben mit Hilfe von KI automatisch umgeplant werden eine experimentelle Funktion, die vor allem für kleinere Umfänge gedacht ist. Öffne die User Timeline, wähle die Aufgaben aus, die du umplanen möchtest, und klicke auf „Autofix“. Nach wenigen Sekunden werden die Aufgaben automatisch so verschoben, dass eine gleichmäßige Auslastung unter Berücksichtigung von Deadlines und Kapazitäten entsteht. Du kannst ebenfalls mit einem Prompt arbeiten und awork klare Anweisungen zur Umplanung geben. 13.02.25 Retainer Budgets, verbesserte Automatisierung für Budget Benachrichtigungen und neue Einstellungen für mehr Budget Präzision Retainer Budgets für Projekte Retainer Budgets in awork ermöglichen es, monatlich wiederkehrende Budgets für ein Projekt festzulegen, anstatt ein einmaliges, festes Budget zu nutzen. User können einen individuellen Retainer Zeitraum definieren und entscheiden, ob und wie ungenutzte oder überschrittene Stunden eines Monats das Budget des nächsten Monats beeinflussen. Retainer Ansicht im Projektzeiten Tab Wenn ein Projekt ein festgelegtes Retainer Budget hat, finden User die neue Retainer Ansicht im Zeiten Tab des Projekts zusätzlich zu den allgemeinen Projekt KPIs. Die neuen Retainer Diagramme bieten eine klare Übersicht über die aktuellen und vorherigen Monate des Projekts. Wenn die Option aktiviert ist, ungenutzte und/oder überschrittene Stunden zu übertragen, sehen User auch, wie ihr monatlich verfügbares Budget durch den Vormonat beeinflusst wird. Verbesserte Automatisierung für Budget Benachrichtigungen Die Trigger für Automatisierungen sind jetzt noch smarter: Zusätzlich zu Benachrichtigungen, wenn das Budget eines Projekts vollständig genutzt wurde, können User nun Benachrichtigungen basierend auf spezifischen Budgetwerten einrichten sei es ein Prozentsatz, erfasste Stunden oder Tage. Präzises Budget Controlling mit nur abrechenbaren Zeiten User haben jetzt die Flexibilität zu wählen, was für ihre Projektbudgets zählt: entweder alle erfassten Stunden oder nur abrechenbare Stunden. Anpassbare Budgets in Projektvorlagen Vorlagen enthalten jetzt flexible Budget Werte. So können Budgets innerhalb einer Vorlage erstellt oder verändert werden. 30.01.25 Desktop Tabs und ein neuer Release Feed Tabs für die Desktop App Die awork Desktop App unterstützt jetzt das Öffnen und Arbeiten mit mehreren Tabs. Das beinhaltet auch neue Shortcuts, die dabei helfen, die awork App noch intuitiver zu bedienen. Der neue Release Feed in awork Es gibt einen brandneuen Release Feed direkt in awork! Ab sofort können User alle Feature Updates und Verbesserungen ganz einfach innerhalb der App verfolgen. Sie werden benachrichtigt, wenn Änderungen passieren, und finden alle nötigen Informationen, um sofort mit den neuesten Updates loszulegen. 2024 Time Fries Release 🍟 29.11.2024 Balkendiagramme in der „Zeiten” Ansicht Die Balkendiagramme zeigen auf, wie viel Zeit und auf welche Weise diese in den Projekten, bei Usern oder Kunden im Zeitverlauf erfasst wurde. Sie sind im Zeiten Tab eines Projektes, Kundens oder Users in der “Zeiten” Ansicht zu finden. Die Balkendiagramme ermöglichen es, den Zeitaufwand flexibel nach Abrechenbarkeit, Tätigkeiten, Usern oder Projekten zu gruppieren und als Zeitraum zwischen Tages , Wochen , Monats , Quartals oder Jahresansicht wählen. Liniendiagramm für die „Erfasst vs. geplant” Ansicht In den Liniendiagrammen wird der Fortschritt des Projektbudgets im Verhältnis zu den erfassten Arbeitsstunden visualisiert. Diese Diagramme stehen in jedem Projekt in der “Erfasst vs. geplant” Ansicht zur verfügung. Sie sind besonders wertvoll, um Trends oder Abweichungen frühzeitig zu erkennen und entsprechend darauf zu reagieren. Die Darstellung des Fortschritts der letzten sechs Monate und die Visualisierung durch Farbänderungen bei Budgetüberschreitungen helfen, den finanziellen Rahmen der Projekte effektiv zu überwachen. Verbesserte Suche in deinem Workspace Die Suchfunktion in awork wurde erheblich verbessert, um ein schnelleres und effizienteres Finden von Informationen zu ermöglichen. Die erweiterte Ansicht zeigt nun mehr Ergebnisse gleichzeitig, und die Suchabdeckung umfasst Kommentare, Notizen, Projektbeschreibungen, Dateien und Aufgabenlisten. Detailgenaue Trefferanzeigen, unterstützt durch Tooltips, erleichtern das Auffinden spezifischer Inhalte. Mit der erhöhten Ergebnisanzeige von bis zu 40 Einträgen und neuen Navigationsmöglichkeiten wie der „Tab“ Taste für Bereichswechsel und der Option, Ergebnisse direkt in einem neuen Tab zu öffnen, ist die Suche in awork nun noch intuitiver und anwenderfreundlicher. Neue Listenansicht für Zeitauswertungen Die Darstellung der Zeitauswertungen im Tab „Zeitauswertungen“ wurde von einer Kachelansicht auf eine Listenansicht umgestellt, um die Übersichtlichkeit zu verbessern. Im oberen rechten Bereich der Ansicht sind nun Optionen zur Sortierung nach Name und Erstelldatum sowie eine Suchfunktion integriert, welche das Auffinden spezifischer Auswertungen erleichtert. Zusätzlich ermöglicht ein Aktionsmenü neben jeder Auswertung das direkte Teilen von Berichten aus der Listenansicht, ohne die jeweilige Auswertung öffnen zu müssen. Ausblenden von Kommentaren und Aufgabenlisten gezielt für externe Connect User In Projekten, die über awork Connect mit externen Nutzern geteilt werden, besteht jetzt die Möglichkeit, sowohl Kommentare als auch Aufgabenlisten gezielt unsichtbar zu machen. Bevor ein Kommentar versendet wird, kann dieser für externe Nutzer ausgeblendet werden, erkennbar an einem roten Auge im Kommentarfeld, das signalisiert, dass der Kommentar nicht sichtbar ist. Ähnlich verhält es sich mit Aufgabenlisten: Über ein spezielles Aktionsmenü neben der Liste können diese komplett für Externe verborgen werden, wodurch nur relevante Inhalte für externe Nutzer sichtbar bleiben und interne Informationen geschützt werden. Neue MOCO Integration Die neue MOCO Integration erlaubt eine nahtlose Übertragung von Projektdetails und Zeiten zwischen awork und MOCO. Dies ermöglicht es, Projekte direkt in MOCO anzulegen und anschließend alle relevanten Informationen sowie Zeiteinträge automatisch in awork zu synchronisieren, wodurch der Bedarf für manuellen Datenabgleich minimiert wird. Neue easyJOB Integration Die Integration zwischen easyJOB und awork synchronisiert Projekte und Aufgaben zwischen den Systemen. Dies verbessert das Projektmanagement und automatisiert die Zeiterfassung, wodurch das Team produktiver arbeiten kann. Holiday Spritz Release 🍹 14.10.2024 Regionale Feiertage im Planer Regionale Feiertage können automatisch im Planer berücksichtigt und als „abwesend“ markiert werden. Diese Feiertage basieren auf den Regionen, die den Nutzern zugeordnet sind. Die Festlegung dieser Regionen erfolgt durch einen Admin und ist anschließend in den Account Einstellungen für alle User verfügbar. Workspaceweite Abwesenheiten Admins haben die Möglichkeit, workspaceweite Abwesenheiten zu definieren. Diese Abwesenheiten gelten entweder für alle User oder spezifische Regionen und werden in der Workload Ansicht automatisch berücksichtigt. Zeitraumauswahl in der Workload Ansicht Die neue Zeitraumauswahl ermöglicht es, die verfügbare Kapazität eines Teams oder User für einen bestimmten Zeitraum zu betrachten. Nach Auswahl eines Zeitraums in der Timeline werden sowohl die individuelle als auch die gesamte Kapazität der Teammitglieder angezeigt. Die Sortierfunktion „Nach Verfügbarkeit sortieren“ erlaubt eine Reihung der User nach ihrer freien Kapazität, wobei der User mit der größten verfügbaren Kapazität zuerst gelistet wird. Erledigte Aufgaben ausblenden Der „Fertig sichtbar“ Button ermöglicht das Ein und Ausblenden erledigter Aufgaben in der Workload Ansicht mit nur einem Klick. Verbesserte Ansicht für große Listen Listen in awork passen sich dynamisch an die Bildschirmgröße an und nutzen die gesamte verfügbare Breite, um eine optimale Darstellung ohne Zoom Anpassung zu ermöglichen. Der Wechsel zwischen Wide Screen Modus und kompaktem Modus erfolgt je nach Größe des Browserfensters. Optimierte Navigation Ein neuer Vorwärts Button verbessert die Navigation durch die zuletzt aufgerufenen Ansichten in awork. Der Navigationsverlauf wird pro Fenster oder Tab gespeichert und bleibt auch bei eingeklapptem Seitenmenü sichtbar. UI Verbesserungen Die Benutzeroberfläche von awork wurde optimiert. Der Kontrast in der Timeline wurde erhöht und die Namen bei langen Einträgen bewegen sich nun flüssiger beim Scrollen. Wochen Trennlinien wurden im Timeline Header hinzugefügt, um die Übersicht zu verbessern. Speichern des letzten Tabs in der Projektauswahl Beim Erstellen einer Projektvorlage wird der zuletzt ausgewählte Tab gespeichert und bei der nächsten Nutzung einer Vorlage automatisch geöffnet. Letzte Aktivitäten für Connect User Im Connect Tab der Workspace Einstellungen können Admins nun in der neuen Spalte „Letzte Aktivitäten“ einsehen, wann ein User zuletzt im jeweiligen Workspace aktiv war. Support & Hilfe Button Der "Support & Hilfe" Button befindet sich ab sofort oben rechts in jedem Workspace und bietet schnellen Zugriff auf wichtige Ressourcen. Beim Anklicken öffnet sich ein zweigeteiltes Pop up: Auf der linken Seite werden Kontaktmöglichkeiten zum Support, ein Zugang zur awork Community, Links zu relevanten Dokumentationen aus dem Helpcenter sowie der Release Verlauf angezeigt. Auf der rechten Seite werden kontextbezogene Helpcenter Artikel vorgeschlagen, die auf den aktuell genutzten Bereich in awork abgestimmt sind. Custom Icecream Release 🍦 23.08.2024 Individualisiere deine Aufgaben mit Eigenen Feldern In awork können Eigene Felder erstellt werden, um zusätzliche Details direkt in Projektaufgaben zu integrieren. Diese Funktion ermöglicht eine einheitliche und flexible Nutzung von Details wie Text, Zahl, Checkbox, Auswahl, Datum oder User. Die Felder werden workspaceweit erstellt und können in Projekten je nach Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden. Die Felder können als Spalten in Aufgabenlisten angezeigt und als Filterkriterien verwendet werden. Eigene Felder sind nur im Business oder Enterprise Plan verfügbar. Im Business Plan sind bis zu 12 Felder möglich, während der Enterprise Plan keine Begrenzung hat. Projektübersicht sortieren Sortiere Projekte nach Enddatum, Startdatum, Name, Kunde, Budget, Aufgaben Fortschritt, Zeit Fortschritt oder Status. Projekte in der Timeline verschieben Verschiebe komplette Projekte über das Aktionsmenü in den Projektdetails oder ausgewählte Aufgaben und Listen über die Mehrfachauswahl um eine bestimmte Anzahl von Tagen. Fortschrittsbalken für die Projektdetails Behalte den Fortschritt von Fälligkeitsterminen, Budgets, Zeitaufwänden und Aufgaben auf Projektebene immer im Blick mit den Fortschrittsbalken in den Projektdetails. „Geplant vs. erfasst“ Ansicht für Kunden Sieh die geplanten und tatsächlich erfassten Zeiten für Kundenprojekte im Zeiten Tab der Kundenübersicht. Ändere die Tätigkeit direkt in den Aufgabendetails Aktualisiere die Tätigkeit einer Aufgabe direkt in den Aufgabendetails. Individualisiere deine Ansicht der Aufgabenlisten Sortiere, gruppiere und blende Aufgaben in deinem Dashboard Widget nach verschiedenen Kriterien ein. Abwesenheiten Widget für Teams Richte ein Abwesenheiten Widget für dein gesamtes Team auf dem Dashboard ein. Dabei kannst du gezielt auswählen, welche Teams angezeigt werden sollen. Außerdem können mehrere Widgets für verschiedene Teams auf dem Dashboard platziert werden. Bearbeite Tags in Vorlagen Übernimm Tags beim Erstellen von Vorlagen aus den jeweiligen Projekten und Aufgaben und bearbeite Tags in den Vorlagen auch nachträglich. Start und Enddatum von Aufgaben in Vorlagen übernehmen Setze Start und Enddaten von Aufgaben beim Erstellen einer Vorlage als relative Daten, die automatisch beim Erstellen neuer Projekte übernommen werden. Sortierung und Suche für Vorlagen Finde Vorlagen ganz einfach durch alphabetische Sortierung und die neue Suchfunktion. Passe die Split View deiner Aufgaben an Nutze die anpassbare Split View, um die Aufgabenansichten individuell zu minimieren oder zu maximieren und dadurch gleichzeitig in der Aufgabe arbeiten zu können, während du die volle Übersicht über Aufgabenlisten behältst. Überblicke alle externen User in einer Übersicht Im neuen Tab C\ onnect gibt es jetzt eine vollständige Übersicht über alle externen User, die im jeweiligen Workspace an Projekten beteiligt sind. Entferne sie bei Bedarf, überprüfe ihre letzte Aktivität und gruppiere sie nach Projekten oder anderen Kriterien. Aufgabe in ein Projekt verschieben Eine einfachere Methode, um Aufgaben in ein anderes Projekt zu verschieben, wurde eingeführt. Über das Aktionsmenü einer Aufgabe oder die Mehrfachauswahl können Aufgaben nun über den Button Verschieben ins Projekt in ein anderes Projekt verschoben werden. Offline Seite für die Desktop App In der Desktop App steht jetzt eine Infoseite zur Verfügung, die anzeigt, wenn keine aktive Internetverbindung besteht. Verbesserungen für Export Dateien (Excel und Google Sheets) Für den Export von Zeiten stehen neue Spalten für Excel und die Google Sheets Integration zur Verfügung. Beobachter nach eigenen Einstellungen In deinen Profileinstellungen kannst du jetzt festlegen, ob du automatisch als Beobachter bei allen von dir erstellten Aufgaben hinzugefügt werden möchtest. Neues Filterkriterium für Aufgaben “Ersteller” Mit dem neuen Filterkriterium "Ersteller" kannst du Aufgaben filtern, die von dir selbst, einem bestimmten User oder mehreren Usern erstellt wurden. Snack Release 🍩 05.07.2024 Browser Erweiterung für awork Die Browser Erweiterung für Chrome & Arc bietet eine einfache Möglichkeit, die Zeiterfassung direkt aus dem Browser heraus in awork zu starten und zu verwalten, ohne zwischen Tabs wechseln zu müssen. Nach der Installation erscheint ein awork Icon oben im Browserfenster, über das alle relevanten Zeiterfassungsfunktionen zugänglich sind. Hier kann die Zeit für Projekte gestartet, gestoppt, pausiert oder verworfen werden sowie Zeiten als abrechenbar oder nicht abrechenbar eingestellt werden. Die erfassten Daten werden nahtlos und in Echtzeit in den verknüpften awork Workspace übertragen. Die Erweiterung ermöglicht zudem die Integration des awork Timers auf Tool Seiten wie GitHub, HelloHQ, Pipedrive und MOCO. KPI Berichte für Kund\ innen Die KPI Berichte können nun auch für Kund\ innen genutzt werden. Gehe einfach in das gewünschte Kundenprofil und wähle den neuen Tab "Zeiten", um auf die KPI Berichte und die "Zeiten" Ansicht zuzugreifen. Bearbeitung des geplanten Aufwands direkt im Zeiten Tab Das Eintragen und Bearbeiten des geplanten Aufwands ist jetzt direkt in der "Erfasst vs. geplant" Ansicht möglich. Klicke einfach auf den gewünschten Wert bei Aufgaben und Unteraufgaben, um den Aufwand sofort zu ändern. awork Connect 🔗 20.06.2024 awork Connect Mit awork Connect ist es möglich kostenlos und einfach Projekte mit Externen zu teilen. Dadurch profitierst du von echter Zusammenarbeit, direkter Kommunikation und einfachem Informationsaustausch mit Externen ganz egal ob Kund\ innen, Agenturen oder Freelancer\ innen. In der Projekt Detailansicht findest du den Connect Button, mit dem du externe User\ innen einladen kannst. Nach Annahme der Einladung werden sie vollwertige Mitglieder des Projekts und können basierend auf ihrer Berechtigungsrolle Aufgaben sehen und bearbeiten. Anders als interne User\ innen haben Externe nur Zugriff auf das geteilte Projekt aus ihrem eigenen awork Workspace und sind nicht Teil deines Workspaces. Gast Migration Mit der Einführung von awork Connect kannst du jetzt alle bestehenden Gäste im Workspace in externe User\ innen umwandeln. Dazu findest du im Rechtemanagement einen Connect Button neben den jeweiligen Gast User\ innen. Nach der Umwandlung können die ehemaligen Gäste jetzt als externe User\ innen in einzelne Projekte eingeladen werden, ohne fester Bestandteil deines awork Workspaces zu werden. Die geteilten Projekte bieten die gleichen Kollaborationsmöglichkeiten wie bisherige Gastlizenzen. Um die Kosten für Gastlizenzen zu sparen, entferne diese einfach aus deinem aktuellen awork Plan. Same Domain Signup Teammitglieder können direkt einem Workspace beitreten, ohne dass man sie dazu einladen muss. Sobald sich ein Teammitglied mit der gleichen E Mail Domain bei awork registriert, wird diese Domain erkannt und automatisch dem bestehenden Workspace mit der entsprechenden Domain zugeordnet. Budget Bento Release 🍱 21.05.2024 KPI Berichte für Projekte und User\ innen Die KPI Berichte bieten einen schnellen und einfachen Zugang zu den entscheidenden Kennzahlen rund um Zeiten von Projekten und User\ innen. Im "Zeiten" Tab sind die KPIs oben in der Projektübersicht zu finden. Für Projekte gibt es die KPIs "gesamte erfasste Zeit", "bereit zum Abrechnen", "budgetierte Zeit" und "erfasst vs. geplant". Für User\ innen gibt es die KPIs "gesamte erfasste Zeit", "bereit zum Abrechnen" und "Abwesenheiten". Neue Zeit Ansicht: Erfasst vs. geplant Die neue "Erfasst vs. geplant" Ansicht im "Zeiten" Tab bietet detailliertere Einblicke in alle einzelnen Projektinhalte, einschließlich Listen, Aufgaben und Unteraufgaben. Die Spalten "geplant", "erfasst", "abgeschlossen" und "gesamt abrechenbar" sind hier direkt neben den entsprechenden Aufgabenlisten, Aufgaben und Unteraufgaben zu finden. Aufgabenlisten verlinken Es können direkt Links zu Aufgabenlisten erstellt werden, indem man im Aktionsmenü der Liste auf "Link kopieren" klickt. Teams einfacher zu Projekten hinzufügen Beim Zuweisen von Teams zu Projekten werden nun nicht nur die ersten 10 Teams, sondern alle Teams des awork Workspace angezeigt. Dies ermöglicht neben aktiver Suche in der Suchleiste, Teams auch durch einfaches Scrollen durch die Liste zu finden. Schnellere Suche im Rechtemanagement Die Suchfunktion im Rechtemanagement wurde um Rollennamen, E Mail Adressen und Teamnamen erweitert, um die Liste entsprechend zu filtern und eine effizientere Suche zu ermöglichen. "Fällig bis" statt "Deadline” Das Wort "Deadline" wurde in den Aufgabendetails durch "Fällig bis" ersetzt. Copypasta Release 🍝 01.04.2024 Gemeinsame Live Bearbeitung Die neue Live Bearbeitung ermöglicht es Teammitgliedern, gleichzeitig an Texten zu arbeiten und dabei zu verfolgen, wer gerade welche Aktionen in einem Textfeld ausführt. Kopieren und Einfügen von formatierten Texten Es ist nun möglich, formatierte Texte zu kopieren und mit den gleichen Formatierungen sowohl innerhalb als auch außerhalb von awork einzufügen. Die verbesserte Toolbar für Textgrößen und stile. Neue Formatierungsmöglichkeiten Die awork Toolbar wurde optimiert und bietet nun neue Formatierungsoptionen, darunter verschiedene Textgrößen und stile sowie die Möglichkeit, Links, Dateiverweise und Emojis hinzuzufügen. "Rückgängig" und andere wichtige Shortcuts Neue Shortcuts ermöglichen es, schnell Textformatierungen rückgängig zu machen oder wiederherzustellen sowie weitere Textaktionen durchzuführen. Direktes Einsehen von Zeiten in Aufgaben awork ermöglicht es nun, die aufgewendete Zeit für einzelne Aufgaben direkt einzusehen, um einen besseren Überblick zu erhalten. Gesamte Listen auf einmal auswählen und bearbeiten Listen können nun komplett markiert werden, was die Bearbeitung von Zeiten, Zeitauswertungen und Aufgabenlisten innerhalb von Projekten vereinfacht. Zuweisen mehrerer Zeiten zu einer Aufgabe Bei der Mehrfachbearbeitung von Zeiten ist es nun möglich, die zugehörige Aufgabe für mehrere ausgewählte Einträge zu definieren. Aufgabenfilter nach Listennamen Die Aufgabenfilter ermöglichen nun auch das Filtern nach Listennamen. Coffee Break Release ☕️ 12.02.2024 Der flexible Timer 2.0 Der flexible Timer 2.0 bietet zahlreiche Optimierungen für die Zeiterfassung in awork. Es ist nun möglich, einen gestarteten Timer zu pausieren oder, wenn nötig, die bereits erfasste Zeit komplett zu löschen und somit nicht in die Zeiterfassung einzubeziehen. Zudem kann die Startzeit eines laufenden Timers im Nachhinein angepasst und es können direkt im Timer Aufgaben erstellt werden. Der laufende Timer ist nun auch deutlich in der Listenansicht der Aufgaben sichtbar und kann von dort aus bearbeitet werden. Neue Funktionen bei der Mehrfachauswahl von Zeiten In jeder Listenansicht von Zeiten in awork können, abhängig von den jeweiligen Berechtigungen, mehrere Zeiteinträge ausgewählt und bearbeitet werden. Bei der Bearbeitung stehen nun die neuen Aktionen " Projekt setzen ", " Aufgabe setzen " und " User setzen " zur Verfügung. Diese erlauben es, das zugehörige Projekt, die zugehörige Aufgabe oder den zugehörigen Benutzer für die ausgewählten Zeiteinträge gleichzeitig zu ändern. Neue Shortcuts für die Quick Action “z” Beim Erstellen eines neuen Zeiteintrags über die Taste "z" in awork, stehen nun erweiterte Möglichkeiten zur Verfügung, um einen Eintrag schnell und präzise zu erstellen. Hierzu gehören die neuen Quick Actions: "/jetzt", um den aktuellen Zeitpunkt als Endzeitpunkt festzulegen. "/8", um den Startzeitpunkt mittels eines Kurzbefehls auf 8 Uhr festzulegen. "/8 12", um Start und Endzeitpunkt direkt auf 8 Uhr bzw. 12 Uhr festzulegen. Dupliziere Zeitauswertungen Über das Aktions Menü (Icon mit drei Punkten) kann jetzt direkt in der Übersicht oder in den Details der gewählten Auswertung die neue Option “ Duplizieren ” gewählt und eine Kopie der Auswertung erstellt werden. Verbesserte Suche in Aufgabenlisten Die verbesserte Suche in den Listenansichten ermöglicht es, ähnlich wie bei einem Filterbefehl, gezielt nach bestimmten Kriterien zu suchen. Ab sofort können nach Aufgabenlisten, Priorität (Prio), Fälligkeit und Statusname gesucht werden. Swiss Cheese 🧀 22.01.2024 bexio Integration Ein neues Rechnungstool erweitert mit diesem Release unsere Integrations Bibliothek. Mit mehr als 70.000 Usern ist bexio eine beliebte Business Software aus der Schweiz, die insbesondere bei Selbstständigen, Kleinunternehmen und Startups sehr gefragt ist. bexio bietet die Lösung für alle, die bisher viel zu viel Zeit mit Buchhaltung in ihrem daily Business verbracht haben und verfolgt daher das Ziel , die Administration für kleine und mittelständische Unternehmen so einfach wie möglich zu gestalten. Verbesserte Suche Mit der verbesserten Suche kannst du nun auch Projekt und Aufgabenbeschreibungen durchsuchen. Darüber hinaus lassen sich Suchergebnisse mithilfe neuer Filteroptionen nach Projekten, Aufgaben, User & Kunde sortieren. 2023 Das neue awork ✨ 04.12.2023 Design Update von awork Der Release des neuen awork dreht sich darum, die Kernwerte von awork für unsere Benutzer zu verbessern (einfach, schnell, schön). Durch die Neuentwicklung unseres gesamten Designsystems und dessen Anwendung auf fast alle bestehenden Aspekte der Anwendung beginnt die nächste Evolution von awork. Verbessertes Design Logische und bewusste Designregeln gelten für die gesamte Anwendung. Dies hilft dabei, awork besser zu verstehen und die Informationen leichter zu verarbeiten. So konnten wir den Look and Feel (subjektive Qualität) der Anwendung verbessern und die Arbeit mit awork schneller und angenehmer machen. Verbesserte Struktur Dies wird durch die Überarbeitung des gesamten visuellen (und logischen) Erscheinungsbildes der Benutzeroberfläche erreicht (z. B. Vereinheitlichung der Navigationsoptionen in der neuen Unternavigation). Die Einführung neuer Anpassungsmöglichkeiten (z.B. Hinzufügen von Lieblingsprojekten, Filtern, Teams zur Seitenleiste) erlaubt es, die vorgegebene Struktur an individuelle Bedürfnisse anzupassen. Die Bereitstellung der richtigen Informationen und Navigationsoptionen für individuelle Arbeitsabläufe hilft dabei, ein besseres Verständnis und einen besseren Überblick über jeweils aktuelle Ansicht zu erhalten. Verbesserte Nutzbarkeit Die Verknüpfung einer Funktionalität mit einem bestimmten Designelement (z.B. Plus Button = blau, oben links) hilft, intuitives Verhalten und Aktionen schnell zu verinnerlichen. Durch die Verringerung der Komplexität wurden Reibungsverluste bei der Verwendung von awork verringert, so dass es für unsere Benutzer schneller und einfacher zu verstehen ist. Snack 🍩 21.08.2023 Unteraufgaben in Vorlagen Unteraufgaben sind jetzt bei der Verwendung von Projekt und Aufgabenfiltern verfügbar. MOCO Integration Wir haben ein weiteres Rechnungstool zur Integrations Bibliothek von awork hinzugefügt. MOCO spezialisiert sich auf agenturspezifische Workflows. @Aufgabe Benachrichtigungen ermöglicht Mit @Aufgabe lassen sich im Aktivitätsbereich einer Aufgabe direkt alle darauf besetzten Team Mitglieder benachrichtigen. Rhino 🦏 30.05.2023 awork Desktop Apps awork ist nun auch als Desktop App für Microsoft Windows und Apple macOS verfügbar, inkl. nativer Benachrichtigungen. Aufgabendetails im Dashboard Widget verbessert Die Detailinfos für Aufgaben auf dem Dashboard sind nun besser sichtbar und der Aufgabenname größer. "Heute" links in der Timeline Die Timelines öffnen sich mit "Heute" auf der linken Seite des Bildschirms, anstatt wie bisher zentriert. Filter nach deaktivierten Benutzern in Zeitauswertungen Wähle deaktivierte User\ innen in den Zeitauswertungen aus um nach diesen zu filtern. Zusammenfassungen für Aufgabenliste wird immer angezeigt In der Kopfzeile der Aufgabenliste innerhalb eines Projekts wird jetzt immer der Fortschritt in Bezug auf abgeschlossene vs. alle Aufgaben und erfasste vs. geplante Zeit angezeigt. Unteraufgaben in wiederkehrenden Aufgaben Bei wiederkehrenden Aufgaben werden auch alle Unteraufgaben kopiert, wenn eine neue Instanz über die Wiederkehrregel erstellt wird. Indikator für Kommentare in Aufgaben Aufgaben zeigen in der Listen und Board Ansicht einen kleinen Indikator an, wenn es Kommentare zu den Aufgaben gibt. Quokka 🦘 08.05.2023 Präsentere Auswahl von Projekt & Aufgabe beim Anlegen von Zeiten Beim Anlegen von Zeiten und Aufgaben wurden leere Felder ergänzt um schneller und einfacher ein Projekt und eine Aufgaben zuzuweisen. Breitere Auswahl Popups Alle Auswahl Popups wurden verbreitert um auch lange Namen besser erkennen zu können. Kundennamen in Projektauswahl In dem Popup zur Auswahl eines Projekts wird jetzt auch den Kundenname anzeigt und ist durchsuchbar. Einstellung für eine verpflichtende Projektauswahl bei der Zeiterfassung Mit einer neuen Einstellung in den Zeiterfassungseinstellungen, kannst du nun die Auswahl eines Projektes erzwingen beim Anlegen neuer Zeiten. Kürzlich gestoppte Zeiten erneut erfassen Der Timer unten rechts im Screen hat einen neuen Reiter "kürzlich" um kürzlich erfasste Zeiten erneut zu stoppen. Vorschläge für die Zeiterfassung in "Mein Tag" ausblenden Du kannst in deinen Profileinstellungen nun den Bereich Aktivität unter Meine Zeiten Mein Tag ausblenden. Vom Timer zu Aufgabe oder Projekt springen Gehst du mit dem Maus über den laufenden Timer am unteren rechten Screen Rand, so werden dir Projekt und Aufgabe angezeigt, auf die du grad deine Zeit erfasst. Die Namen sind jetzt knickbar, so dass du schnell zu Projekt oder Aufgabe navigieren kannst. Aufgabenlisten in andere Projekte verschieben Du kannst nun gesamte Aufgabenlisten inkl. aller darin enthaltenden Aufgaben und Unteraufgaben in andere Projekte verschieben. Aufgabenliste samt Aufgaben duplizieren Ebenfalls neu ist, dass du ganze Aufgabenlisten duplizieren kannst. Abgeschlossene Aufgaben einfacher anzeigen Das Anzeigen abgeschlossener Aufgaben wurde vereinfacht. So hast du von vornherein die Option dir immer alle Aufgaben eines Projekts anzeigen zu lassen oder auch nur die kürzlich geschlossenen. Mehr Aufgabendetails auf dem Dashboard Auf dem Dashboard findest du bei ausreichend Platzt jetzt alle Aufgabendetails, wie du sie auch aus der Listenansicht innerhalb eines Projektes kennst. Anzeigen aller Unteraufgaben, wenn die Oberaufgabe dem Filter entspricht Entspricht eine Oberaufgabe deinem Aufgabenfilter, so wird diese als ausklappbar angezeigt und du kannst dir alle zugehörigen Unteraufgaben anzeigen lassen, auch wenn diese nicht deinem Filter entsprechen. Viele kleinere Verbesserungen Die Textfelder für Projekt und Aufgabennamen verkleinern sich nicht mehr, wenn du lange Namen bearbeitest. Die Klickfläche zum Hinzufügen von Aufgaben zwischen zwei bestehenden Aufgaben in der Listenansicht wurde vergrößert. Panda 🐼 06.03.2023 Echte Aufgaben als Unteraufgaben Aufgaben lass sich in den Listenansichten hierarchisch strukturieren in Unter und Oberaufgaben. Untergeordnete Aufgaben bleiben dabei vollwertige Aufgaben inkl. aller Funktionen wie Fälligkeiten, Kommentare, Anhänge, etc. Die vorherigen Unteraufgaben werden zur Checkliste Die vorher als Unteraufgaben bezeichneten Elemente innerhalb einer Aufgabe werden jetzt zur "Checkliste". Bestehende Einträge in der Checkliste lassen sich einfach zu echten Unteraufgaben migrieren. Unterschiedliche Planaufwände für User Ist mehr als ein\ e User\ in auf eine Aufgabe besetzt, so lassen sich unterschiedliche Planaufwände für diese vergeben. Der Gesamtwert wird gleichmäßig auf alle User verteilt, sofern nicht für einzelne explizit spezifiziert. Wiederkehrende Aufgaben in Timeline und Workload Eine Vorschau wann eine wiederkehrende Aufgabe auftauchen wird, wird jetzt in Timeline in Projekt und Planer dargestellt. Verfügt die Aufgabe über einen Planaufwand und min. einen User, so wird diese auch in der Workload mit einkalkuliert. Schnellere Suche und Datenbereitstellung Du Suche wurde verbessert, so dass Suchergebnisse jetzt schneller angezeigt werden. Darüber hinaus wurden viele weitere Verbesserungen vorgenommen, damit Daten schneller geladen werden. 2022 Narwhal 🐳 28.11.2022 Neues Planer Layout Der Planer ist aus der Beta Phase und verfügt jetzt über ein neues Layout. Es gibt nur noch die Timeline und die Kalender Ansicht. Die Workload ist jetzt in der Timeline immer zusätzlich einblendbar. In der Haupt Timeline findest du eine Übersicht über alle Projekte und kannst durch ein Klicken auf diese, die Aufgaben Timeline des jeweiligen Projekts einsehen. Neue Aufgaben Sidebar im Planer Der Planer verfügt über eine neue Aufgaben Sidebar, mit einer übersichtlichen Navigation. Diese Sidebar ist jetzt auch in Mein Planer verfügbar. Neues Design der Aufgaben Timeline im Projekt Die Aufgaben Timeline innerhalb eines Projekts wurde vollständig überholt und hat das neue Design des Planers, zeigt den Projektstart an und verfügt über einen SVG Export. Neu: Buchungen für die schnelle und einfache Team Planung Anstatt des Zuweisen von Planaufwänden für User\ innen in den Projektdetails, kannst du jetzt in der Timeline Buchungen anlegen und somit frei über die Zeiträume der Belegung entscheiden. Detaillierte Informationen zur Auslastung an einzelnen Tagen Gehst du mit der Maus über das Workload Chart von User\ innen, so werden dir jetzt detailliert die Informationen angezeigt, aus welchen Aufgaben, Buchungen und Kalendereinträgen sich die Workload zusammensetzt. Farbliche Kennzeichnung von Projekten Projekte kannst du im Planer eine Farbe zuweisen, um die Aufgaben und Buchungen der User\ innen besser und schneller zu unterscheiden. Klicken & Ziehen in allen Timelines Durch das bewährte Klicken&Ziehen kannst du in allen Timelines schnell und einfach Aufgaben, Abwesenheiten, Buchungen und Projekte anlegen. So "malst" du in der Timeline deine Planung im Handumdrehen. Google Sheets Integration awork verfügt jetzt über eine Google Sheets Add on, welches du dir im Google Workspace Marketplace installieren kannst. Damit kannst du die Hauptdaten aus awork einfach in ein Google Sheet laden und dir dort eigenen Auswertungen und Dashboards bauen. Mammoth 🦣 10.10.2022 Projekte in Timeline Ansicht In der Projekt Übersicht findest du jetzt eine Timeline Ansicht, um dir alle Projekte mit Start und Enddatum übersichtlich im zeitlichen Verlauf anzuschauen. Individuelle Arbeitszeiten Anstatt der Wochenarbeitszeit, kannst du jetzt für jeden User eine tageweise Arbeitszeit hinterlegen, um die Verfügbarkeit besser im Planer abbilden zu können. Halbtägige Abwesenheiten Es ist nun auch möglich halbtägige Abwesenheiten in awork zu hinterlegen, um die Verfügbarkeit deines Team noch genauer abbilden zu können. Personio Integration für Abwesenheiten Mit der neuen Integration zu Personio kannst du bequem die Abwesenheiten deines Teams aus Personio laden und musst sie nicht mehr parallel in awork pflegen. Aufgaben Sync in den Haupt Kalender Du kannst für den Sync nun einen Ziel Kalender wählen und so auch die geplanten Aufgaben in deinen Haupt Kalender zurückspielen, damit diese Zeiten z.B. vor Terminen geblockt sind. Ausschluss von nicht busy Terminen Termine aus deinem Kalender, die als nicht busy markiert sind, werden nun von der Workload Berechnung ausgeschlossen. Verbessertes Resizing bei Aufgaben im Kalender Aufgaben im Kalender lassen sich präzisier ziehen und bis auf 5 Minuten verkürzen. Eine manuelle Eingabe über das Action Menü ist ebenfalls möglich. Mehr Infos für kleine Timeline Elemente Kleine Aufgaben und Projekte in der Timeline vergrößern sich jetzt temporär und automatisch, sobald du über sie hoverst. So kannst du die Informationen schnell und problemlos erfassen. Verbesserte Zuweisung von Usern via Drag & Drop Beim Drag & Drop von Aufgaben in die Timeline und in den Kalender ist die Zuweisung der User intuitiver geworden. Es wird nun immer eine weitere Option angeboten, um versehentliches Entfernen von Usern zu vermeiden. Action Button für Projekte in Timeline Projekte haben im Planer jetzt einen Action Button, um direkt die Zuweisung der User zu ändern oder das Projekt in der Aufgaben Timeline des Projekts zu öffnen. Verbesserte Server Performance und Zuverlässigkeit Wir haben umfangreiche Anpassungen auf unseren Server vorgenommen, um awork schneller, stabiler und zuverlässiger zu machen. Zwei neue Auslöser (Trigger) in awork Zap (Zapier) Die Zapier Integration von awork verfügt über zwei neue Auslöser: Aufgabe verändert (bearbeitet) und Projekt erstellt. Lion 🦁 11.09.2022 ​ Neuer, globaler Action Button Die Quick Actions, der grüne Plus Button und die Suche wurden zu dem neuen awork Action Button zusammengefasst. Hier findest du die Suche und auf die Aktionen zum Anlegen neuer Objekte.️ Neue Art Aufgaben, Projekte, Kunden und Zeiten zu erstellen Die Fenster zum Anlegen neuer Aufgaben, Projekte, Zeiten und Kunden wurden komplett überarbeitet. Sie haben ein sauberes Design ohne Abstriche in Funktionen. Sie sind alle mit den praktischen Slash Befehlen ausgestattet. Unbedingt ausprobieren! Sticky Header & Footer für Fenster Bei großen Fenstern wurden die Buttons häufig abgeschnitten und es musste ganz nach unten gescrollt werden. Dies haben wir nun angepasst. Die Buttons und die Kopfzeile haften nun an den Browserrändern, sobald das Fenster zu groß wird. Sicheres Schließen von Popups Das Schließen von Popups, um bestimmte Werte zuzuweisen, war teilweise inkonsistent. Wir haben nun alle Buttons aus den Popup Fenstern entfernt, und das Schließen eines Popup Fensters erfolgt durch Klicken außerhalb des Popup Fensters. Dieser Klick führt zu keiner anderen Aktion als dem Schließen und Speichern. Hinzufügen von Aufgabenvorlagen in Automatisierungen Wir haben eine neue Aktion für die Automatisierungen hinzugefügt, mit der du automatisch eine Aufgabenvorlage in ein Projekt laden kannst. Sie ist jetzt für alle Auslöser wie bspw. das Ändern des Projektstatus verfügbar. Neue Integration des Rechnungs Tool: EasyBill Wir haben EasyBill als Rechnungs Tool in die awork Integrationsbibliothek aufgenommen. Du kannst nun Rechnungen aus den Zeiten in awork in deinem bestehenden EasyBill Konto erstellen. Neue App Connector Integration: Make Make ist ein Tool zur Integration verschiedener Tools und einfach zu bedienen. In Make kannst du awork als Trigger oder Action anbinden und komplexe Integrationen erzeugen. Neues Empfehlungsprogramm Mit dem neuen Empfehlungsprogramm können alle User\ innen awork einfach an Freunde und Partner weiterempfehlen. Jede erfolgreiche Empfehlung wird belohnt, wenn ein neues 12+ Monats Abo abgeschlossen wird. Neues Abo Verwaltungsfenster Das Fenster zum Verwalten deines Abonnements, zum Ändern der gebuchten User\ innen sowie der Zahlungszyklen wurde überarbeitet und ist nun einfacher zu verstehen und zu benutzen. Aktualisierte Frameworks & verbesserte Infrastruktur Wir haben einige unserer Code Bibliotheken, auf denen awork beruht, aktualisiert und Verbesserungen an unserer Infrastruktur vorgenommen, um die Zuverlässigkeit, Geschwindigkeit und Stabilität von awork zu verbessern. Koala 🐨 15.08.2022 Prio Aufgaben besser erkennen und schneller markieren Wir haben die Sichtbarkeit der Prio Flag verbessert sobald sie gesetzt wird, sticht sie immer rot hervor. Zusätzlich wird sie jetzt auch in den Board Karten angezeigt und kann als Hover Action in Listen und Board direkt gesetzt werden. Mehr informationen in den Benachrichtungs Emails Wir haben die Benachrichtungs Emails von awork upgedated und fehlende Informationen ergänzt, wie bspw. die Projektnamen, sowie den Betreff ansprechender gemacht. Anzeigen vom Absender in Aufgaben aus Emails Werden Aufgaben aus Emails erstellt, schreibt awork ab sofort nun den Absender in die erste Zeile der Beschreibung. So wird auch klar, von wem die Email kommt, wenn diese von einem nicht awork User abgesendet wurde. Aus kopierten Listen (z.B. aus Notizen) Unteraufgaben erstellen Du kannst jetzt Listen z.B. aus deinen Notizen in das Eingabefeld der Unteraufgaben kopieren und awork erstellt automatisch eine Unteraufgabe für jeden Eintrag/Zeile. Klickbare Links in Unteraufgaben Links in Unteraufgaben sind jetzt klickbar und werden verkürzt und hervorgehoben angezeigt. Somit ist kein nerviges, manuelles Kopieren zum Öffnen der Links mehr notwendig. Verbessertes Handling von Board Karten Wir haben eine Vielzahl an Verbesserungen in den Board Ansicht vorgenommen. Dazu zählen bspw. das direkte Anzeigen von Bildern nach dem Upload, das Anzeigen von Listennamen, die Prio Flagge sowie das automatische, horizontale Scrollen beim Bewegen einer Karte. Private Aufgaben in der Suche Deine privaten Aufgaben tauchen nun auch in der Suche auf. Tooltip für kleine Zeiteinträge in “Meine Zeiten” Bei kleinen Zeiteinträgen in des Tagesansicht unter “Mein Zeiten” wird nun ein Tooltip angezeigt, in dem alle Infos zu dem Zeiteintrag angezeigt werden. Verbesserte Anzeige des Projektverantwortlichen Die verantwortliche Person eines Projekts wird jetzt durch ein kleines Icon in den Projektdetails markiert, so dass du schneller erkennen kannst, wem das Projekt gehört. Breitere Popups für die Auswahl von Porjekten und Aufgaben Die Dropdowns für die Auswahl von Projekten, Aufgaben und Kunden werden nun breiter dargestellt, so dass du schneller den passenden Eintrag findest. Neues Layout der User Details Wir haben die Details eines Users neu gelayoutet, so dass sie nun übersichtlicher aussehen. Viele Mini Verbesserungen, Styling Fixes und verbessertes Wording Wir haben überall in awork kleine Design Fehler, unverständliche Texte und kleinere Barrieren optimiert, um die gesamte Benutzung intuitiver und angenehmer zu machen. Jack Rabbit 🐰 18.07.2022 Verbesserte Benutzerfreundlichkeit der Kommentar Benachrichtigungen Benachrichtigungen haben jetzt einen Ungelesenen Status, um die Nachrichten zu identifizieren, die bereits angeklickt wurden. Alte Benachrichtigungen können jetzt eingesehen werden und wir haben die Gruppierung nach Projekten verbessert. Benachrichtigungen für Reaktionen Du erhältst jetzt Benachrichtigungen für Emoji Reaktionen auf Kommentare. Dies ist optional und kann in den Benachrichtigungseinstellungen eingerichtet werden. Es macht die Emoji Reaktionen zu einem echten Bestandteil eurer Kommunikation. Optimiertes Verstecken von abgeschlossenen Projekten Abgeschlossene und abgebrochene Projekte werden jetzt in allen Auswahl Popups, Übersichten und in der Suche besser versteckt. Du musst sie aktiv mit einem Switch aktivieren, um sie zu sehen. Ausblenden älterer Aufgaben in Board Spalten Du kannt nun Aufgaben, die vor dem heutigen Tag abgeschlossen wurden, aus der Abgeschlossen Spalte des Boards ausblenden. Das macht die Board Ansicht auch für lang laufende Projekte übersichtlich und gut nutzbar. Speichern der Scroll Position in den Übersichten Beim Springen aus den Übersichten (Projekte, Kunden, etc.) in die Detailseiten und zurück bleibt die Scroll Position nun erhalten. Dies hilft beim Durchgehen von mehreren Projekten nacheinander. Neues Tag Popup überall Das kürzlich eingeführte Tag Popup hat ein paar wesentliche Verbesserungen erhalten und wird nun auch für Kunden und Benutzer verwendet. Das Popup ist nun der neue Standard für Tags in awork. Eine Vielzahl Verbesserungen überall Wir haben eine Menge Verbesserungen überall in awork vorgenommen. Es wurden einige Probleme im Texteditor behoben, die Ladezeiten verbessert, das Flackern reduziert, Deep Linking verbessert und vieles mehr. SCIM Wenn ihr Single Sign On (SSO) im Enterprise Plan verwendet, könnt ihr nun SCIM für eine automatisierte Benutzerbereitstellung zwischen dem Identity Provider und awork aktivieren. Iguana 🦎 11.06.2022 Kalender Sync für Aufgaben im Planer awork synchronisiert jetzt deine geplanten Aufgaben im Planer zurück in deinen Google oder Microsoft Kalender. So schließt sich der Kreis und deine awork Planung taucht wie gewünscht in deinem Kalender auf. Einfach in den Kalendereinstellungen aktivieren. Projektvorlagen vom awork Team Unsere vorgefertigten Vorlagen sind zurück! Wir haben nicht nur die gesamte Auswahl, inklusive das Markieren von Favoriten und einer Suche, verbessert, wir bieten nun auch vordefinierte Vorlagen für häufige Projektabläufe an. Aufgaben Abhängigkeiten in Vorlagen Es ist nun möglich, Aufgabenabhängigkeiten bereits in den Vorlagen zu erstellen. Das macht die Erstellung vordefinierter Workflows sehr viel einfacher. Bei der Erstellung einer Vorlage aus bestehenden Aufgaben werden die Abhängigkeiten ebenfalls berücksichtigt. Besserer Umgang mit großen Datenmengen Wir haben mehrere Fälle optimiert, in denen große Datenmengen die Benutzeroberfläche träge oder schwer benutzbar gemacht hat. Leistungsverbesserungen Wir haben die awork Suche sowie die Ladezeiten im Planer deutlich verbessert. Die Ladezeiten der Workload Übersicht sollte nun wesentlich schneller und reibungsloser funktionieren, insbesondere bei der Verwendung einer Microsoft Kalender Integration. Neues Tag Popup Anstelle des Tag Fensters gibt es nun ein neues und optimiertes Tag Popup. Das Popup zeigt dir nun deine häufig verwendeten Tags oder auch alle im Projekt verwendeten Tags an. Das macht die Auswahl der richtigen Tags deutlich einfacher. Hamster 🐹 16.05.2022 Private Projekte Mit privaten Projekten kannst du deine persönlichen To Dos managen ohne, dass Teammitglieder diese einsehen können. Private Projekte werden mit einem Schlüssel Symbol angezeigt und sind nur für dich als Projekt Ersteller\ in sichtbar oder für Nutzer\ innen, die du zu deinem privaten Projekt einlädst. Automatisierungen auf Projektebene Endlich kannst du auch smarte, super duper nice Projekt Automatisierungen anlegen, und so richtig Zeit sparen! Eine ganze Reihe neuer Projekt Trigger sind mit passenden Aktionen für dich verfügbar. Verbesserte Projektvorlagen Du hast Projekte im Team, die immer ähnlich ablaufen? Dann kannst du ab sofort richtig Zeit sparen! Denn ab jetzt kannst du Projektvorlagen duplizieren, erstellte Task Bundles easy in deine Projektvorlagen importieren und bestehende Projekte in neue Vorlagen umwandeln. Endlich einheitlich: Der To Do Status Nun kannst du deinen präferierten To Do Status auf zwei Arten einstellen: entweder als graue Checkbox, wie in der Aufgabenliste bisher dargestellt oder du wählst ein Icon mit blauem Hintergrund. Für welche Variante du dich auch entscheidest: dein To Do Status wird über alle Ansichten hinweg einheitlich und smooth aussehen! Einige Team Planer Improvements Nach unserem großen Team Planner Release haben wir auch in diesem Release ein paar Optimierungen vorgenommen: der Drag & Drop ist smooth wie nie, der Workload wird in höherem Kontrast dargestellt und überbuchte Stunden werden dir im Workload Hover extra rot markiert ausgewiesen! Damit bekommst du einen noch besseren Überblick deiner Teamauslastung. 🗓 Team Planer 02.05.2022 Endlich ist er da! Der neue Team Planer und wir sind stolz wie Bolle! Was der Team Planner kann? So einiges! Endlich siehst du automatisch einen exakten Überblick über den Workload deines Teams über alle Projekte, Meetings und eingeplante Aufgaben hinweg! Wie das geht? Indem der Team Planer die Projektplanung mit dem persönlichen Kalender deines Teams kombiniert, und somit den akkurateste Workload Kalkulation aller Zeiten anzeigt! Die Workload Ansicht zeigt dir, wie ausgelastet dein Team in den nächsten Wochen ist. Hier kannst du sehen, wie genau sich der Workload deiner Teammitglieder aus geplanten Projekten, Aufgaben und Kalender Terminen zusammensetzt. Du natürlich angeben, wie viele Stunden pro Woche deine Kollegen überhaupt arbeiten, sodass sich der Workload auf die Arbeitswoche verteilt. Eingeplante Urlaube, Krankheitsfälle oder Abwesenheiten kannst du auch angeben diese werden natürlich im Workload berücksichtigt. In der Timeline Ansicht , die du schon aus deinen awork Projekten kennst, tauchen die einplanten To Dos deines Teams auf. Du siehst sofort, wer gerade woran arbeitet und kannst ungeplante Aufgaben ratzfatz verteilen. Die Kalender Ansicht zeigt dir den Kalender deines Teams inklusive Termine und Blockern an. Hier kannst du dir, aber auch anderen Teammitgliedern neue Aufgaben direkt per Drag and Drop im Kalender einplanen. 2021 Fox 🦊 19.09.2021 Mehrere Bearbeiter\ innen für Aufgaben 🥳 Es ist endlich möglich in awork mehrere Bearbeiter für ein Aufgabe festzulegen. Und wenn dir das nicht in den Kram passt, dann kannst du das auch einfach deaktivieren. Eine Einstellungen dazu findest du in den allgemeinen Einstellungen von awork. Vorschau von Projektvorlagen Beim Anlegen eines neuen Projekt hast du jetzt die Möglichkeit dir eine Vorschau der verfügbaren Projektvorlagen anzuschauen. So kannst du sicher gehen, dass du immer die richtige Vorlage erwischt. Reaktionen auch in Mobile App Wir haben die Kommentare in der Mobile App von awork aufpoliert, so dass sie denen der Web App gleichen mit Video Vorschau uvm. Durch ein Swipen über ein Kommentar kannst du jetzt auch mobil schnell und einfach Emoji Reaktion hinzufügen. Auto Abrechenbarkeit für Projektvorlagen In den Projektvorlagen gibt es die Option “Auto” für Abrechenbarkeit des Projekts. Bei dieser Option richtet sich die voreingestellte Abrechenbarkeit danach, ob das Projekt mit einem Kunden angelegt wird, so wie es auch der Fall ist, wenn man ein Projekt ohne Vorlage anlegt. Löschen von Listen inkl. der Aufgaben Wenn du eine Aufgabenliste in einem Projekt löschst, hast du die Option die Aufgaben mit zu löschen, ohne das wie bisher in einem zweiten Schritt tun zu müssen. Automatisierung für Aufgaben Beobachter Du kannst nun Automatisierungen bauen, wobei du eine Nachricht an alle Beobachter einer Aufgabe sendest. Limitierung der Zeitfassung auf 10h pro Tag Eine neue Einstellungsmöglichkeit für die Zeiterfassung ermöglicht es dir, die Zeiterfassung für den gesamten awork Workspace auf 10h zu beschränken. Das Speichern von Zeiten darüber hinaus wird nicht erlaubt. User mit Admin Rechten sind davon allerdings ausgenommen. Budget und Verantwortlicher in Projekte Export In dem Excel Export der Projektübersicht haben wir die Felder “Budget” und “Verantwortliche\ r” ergänzt. Menü Sichtbarkeit in Rechterollen verbessert In den Einstellungen der Rechterollen, kann du jetzt nur noch die Menü Punkte an oder abwählen, für die auch ausreichend Rechte in der Rolle vorhanden sind um unmögliche Konstellationen zu verhindern. Einhorn 🦄 19.07.2021 Das größte Update, seit es awork gibt. Neues Design & neues Hauptmenü awork erstrahlt in einem neuen, frischen Look. Alles ist kontrastreicher, freundlicher und cleaner. In dem Zuge wurde auch das Hauptmenü aufgeräumt und alles seltener verwendete in die Einstellungen verschoben. Alle Einstellungsseiten wurden vom Layout überarbeitet und sind nun verständlich und übersichtlicher. Benachrichtigungen neu aufgesetzt Das Popup für die Benachrichtigungen wurde geteilt in allgemeine Benachrichtigungen und Kommentare. So kann nichts mehr durchrutschen. Die Benachrichtigungen müssen neuerdings händisch als gelesen markiert werden und verschwinden dann aus der Übersicht. Eine sinnvollere Gruppierung hilft dir zusätzlich zukünftig besser, um mit den Benachrichtigungen in awork zu arbeiten. Quick Actions zum Anlegen von Zeiten und Aufgaben Die Quick Actions sind neu und ab jetzt aus der App Kopfzeile erreichbar. Sie ermöglichen es dir, im Handumdrehen (auch nur mit der Tastatur) Aufgaben und Zeiten anzulegen. Über den Shortcut CMD+J oder STRG+J kannst du sie von überall aus awork öffnen und direkt loslegen. Neue Projektvorlagen und optionale Projekttypen Die Projekttypen sind nur noch eine Kategorisierung deiner Projekte für Auswertungen. Für alle Projektvoreinstellungen gibt es jetzt Projektvorlagen. Hier kannst du Einstellungen, Status, Aufgaben, usw. vordefinieren und bei Erstellung eines neue Projektes direkt auf das neue Projekt anwenden. Aufgabenpakete sind jetzt Aufgabenvorlagen Aufgabenpakete heißen jetzt Aufgabenvorlagen, ansonsten hat sich hier nicht viel verändert. Einzig die öffentlichen Aufgabenpakete wurden abgeschaltet und werden bald durch umfangreichere Projektvorlagen ersetzt. Des Weiteren ist die Verbindung von Aufgabenvorlagen und Projekttypen entfernt worden. Projektvorlagen haben jetzt ihre eigenen vordefinierten Aufgaben & Listen. Spalten ein und ausblenden In den Übersichten für Projekte, Aufgaben und User\ innen kannst du jetzt bestimmen, welche Details mit in der Liste angezeigt werden sollen. Abhängig davon, wieviel Platz dein Fenster bietet, kannst du bis zu sechs unterschiedliche Spalten anzeigen lassen. awork merkt sich deine Einstellung dabei automatisch. Aufgaben zeigen mehr Details in Board und Liste In der Ansicht für Aufgabenlisten und dem Board zeigen die Aufgaben jetzt mehr Details an, wie bspw. ob es Anhänge gibt, wie viele Unteraufgaben bereits abgeschlossen sind uvm. Bilder und mehr in den Beschreibungsfeldern In den Beschreibungsfeldern für Aufgaben und Projekte kannst du neuerdings auch Dateien einfügen oder über ein “@“ bereits hinzugefügte Bilder oder Dateien anhängen. Meine Aufgaben + Aufgabenansichten = Aufgaben Die Aufgabenansichten sind jetzt Aufgabenfilter und wurden mit “Meine Aufgaben” zu dem Menüpunkt “Aufgaben” zusammengefasst. In dieser Ansicht kannst du wie gehabt deine eigenen Aufgaben verwalten, aber auch eigene, Projekt und User übergreifende Filter anlegen. Zeitauswertungen in Projekten In dem Reiter Zeiten eines Projektes siehst du ab sofort eine Zusammenfassung der erfassten Zeiten, wie du sie aus den Zeitauswertungen kennst. Mit einem Klick kannst du aus den Projektzeiten zu den Auswertungen springen und das Projekt dort direkt auswerten, in Rechnung stellen oder einen Stundenzettel exportieren. Neues Helpcenter & neue Developer Docs Wir haben die komplette Hilfe für awork neu aufgesetzt. Umfangreiche Artikel in Deutsch und Englisch helfen dir zukünftig dabei, schnell Antworten bei Fragen zu finden. Auch die Developer Docs wurden überarbeitet. awork Google Home Voice Client abgeschaltet Wir haben uns dazu entschlossen, den awork Voice Client vorerst abzuschalten, da er nur sehr wenig Nutzung in den letzten Jahren erfahren hat. Dino 🦖 04.04.2021 Schneller Aufgaben erstellen mit Kurzbefehlen Game Changer! Du kannst mit dem Kurzbefehl “a” jetzt überall aus awork heraus das neue Aufgabenfenster öffnen, easy und schnell Aufgaben eingeben und mittels Slash Befehlen Projekte, Listen und Personen zuweisen. Unbedingt ausprobieren! 🤩 Mehrfachauswahl: Mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten Endlich! 🙇‍♀️ Aus den Aufgabenlisten heraus ist es jetzt möglich, mehrere Aufgaben zu markieren und zu bearbeiten, User zuzuweisen oder in ein anderes Projekt zu verschieben. Verbesserte Formatierungsmöglichkeiten In den Beschreibungsfeldern von Projekten und Aufgaben gibt es jetzt eine Vielzahl an Neuerungen, mit denen es jetzt einfacher ist, umfangreiche und sauber formatierte Briefings zu schreiben: z.B. mit Trennlinien, mehrstufigen Listen und der Hilfe von intuitiven Shortcuts. Emoji Reaktionen für Kommentare 💜 Du kannst jetzt in awork auch auf Kommentare schnell und mit Herz antworten mit den neuen Emoji Reaktionen. Drag & Drop von Dateien für Kommentare Dateien können direkt in das Feld zum Schreiben von neuen Kommentaren abgelegt werden, um sie dem Kommentar anzuhängen. Das geht auch, wenn du noch gar nichts geschrieben hast. Formatierung für Kommentare Die neuen Formatierungen sind jetzt auch für die Kommentare verfügbar! Video Vorschau in Kommentaren Wenn du einen Video Link (Youtube, Loom, etc.) in ein Kommentar postest, generiert awork nun automatisch eine Videovorschau und das Video kann direkt abgespielt werden. Wiederkehrende Aufgaben mit Startdatum und Uhrzeiten Wir haben die wiederkehrenden Aufgaben verbessert! Du kannst jetzt festlegen, wann die erste neue Aufgabe angelegt werden soll, zu welcher Uhrzeit und wann die Fälligkeit sein soll. Viele kleine Verbesserungen 🦖 Darüber hinaus haben wir viele kleine Verbesserungen und Korrekturen vorgenommen, um das Arbeiten mit awork noch angenehmer zu machen. Dazu zählen beispielsweise der Filter für die Tätigkeitsauswahl, die Prio Flag in den Automatisierungen, das Bearbeiten von Tags aus den Aufgabenlisten heraus, uvm. ​ Chipmunk 🐿 12.02.2021 Individuelle Projekt Bildchen Du kannst jedem Projekt, ob mit oder ohne Kunden, jetzt ein eigenes kleines Bildchen zuweisen zum besseren Wiedererkennen. Aufgaben aus E Mails Leite E Mails an die spezifische Projekt Adresse weiter und es wir automatisch eine Aufgabe erstellt. Das Beste ist: Es gibt eine Automatisierung mit der du direkt weitere Aktionen ausführen kannst. Listenansicht für Projektdateien Die Projektdateien kannst du dir nun auch in einer übersichtlichen Listenansicht darstellen falls es mal voller im Projekt wird. Single Sign On (SSO) Nutzt ihr bereits SSO für eure Tools im Team? Dann könnt ihr das jetzt auch für awork konfigurieren. Out of the box werden z.B. Okta, AD, Auth0 unterstützt. Dateien in Kommentaren erwähnen Neben User, Teams oder den Projektmitgliedern kannst du nun auch Dateien des Projekts oder der Aufgabe in Kommentaren erwähnen, so dass sie direkt praktisch verlinkt werden. awork Projekte mit geschlossenen Slack Channels verbinden Auch geschlossene Slack Channel können jetzt endlich mit awork verknüpft werden. Das Slash Command /link aus dem Channel heraus macht es möglich. Anpassbaren Zeitformat Stunden, Tage oder beides? Uns erschient das Format “4d 5h 23m” doch ein wenig zu lang und wir haben es optimiert. Es zeigt jetzt automatisch Stunden (z.B. 5:23h) oder Tage (4,7d) je nach dem Wert. Jeder Nutzer kann aber auch die eine oder andere Anzeige als Standard setzen. Viele kleine Lebensverbesserer 💜 Die Lila Stoppuhr zeigt jetzt Aufgabe und Projekt beim Mouse Over; Zeitauswertungen haben jetzt einen All Time Filter sowie 5 Minuten Rundung; die Zeit Auswahl hate eine Kurzauswahl “jetzt” bekommen; die Tage in der Meine Zeiten Wochenansicht sind jetzt anklickbar; das Drag&Drop von Aufgaben wurde beschleunigt; Aufgaben zeigen jetzt alle Follower an; mit ESC kann man de Suche schließen; in der Timeline wird bei kurzen Aufgaben der Name besser angezeigt; die Bildausschnittsauswahl kann jetzt mehr; verschiedene Geschwindigkeitsoptimierungen; aus dem Abwesenheits Widget auf dem Dashboard kann man nun direkt in dem Teamplaner springen 2020 Baboon 🐒 20.12.2020 Timeline als PDF exportieren 🤩 Du kannst ab sofort deine Projekt Timeline als PDF exportieren. So kannst du sie deinem Kunden schicken oder in die nächste Präsi einbauen. Abhängige Aufgaben mitverschieben In der Timeline kannst das Mitverschieben von abhängigen Aufgaben aktivieren. Sobald du kann Aufgaben in der Timeline verschiebest, werden die Folge Aufgaben gleichermaßen mitverschoben. Dateivorschauen für PDFs und Office Dokumente Die Dateivorschau zeigt nun auch PDFs, allerlei Office Dokumente sowie Videos an. Projekt Zeitbudgets festlegen Das neue Projekt Zeitbudget ermöglicht es, ein Budget für das gesamte Projekt festzulegen und den Fortschritt daran zu messen. Timer vom Dashboard starten Der Timer kann über das Action Menü an jeder Aufgabe, jedem Projekt und jeder Zeit erneut gestartet werden. Das ist besonders nice auf dem Dashboard oder der Suche. Projekte als standardmäßig (nicht) abrechenbar markieren In den Projekt Einstellungen lässt sich ein Projekt als standardmäßig abrechenbar markieren. Alle Zeiten, die auf dem Projekt erfasst werden, sind automatisch als abrechenbar vormarkiert. Standard Projektrolle festlegen Du kannst eine deiner Projektrollen in der awork Einstellungen als Standardrolle markieren. Diese wird beim Besetzen deines Projektteams automatisch vorausgewählt sein. Projektteam, Teams oder gesamten Workspace in Kommentar erwähnen Mit @projekt , @workspace oder dem Teamnamen kannst du in den Projekt und Aufgaben Kommentaren größere Personengruppen markieren und Benachrichtigen. Änderungen von Automatisierungen übertragen Änderst du eine Automatisierung in den Projekttypen, so kannst du nun diese Änderungen auf alle Projekte des Typs übertragen. Projektübersicht gruppieren Die Projektübersicht hat endlich eine eigene Gruppierung! Gruppiere die Projekte z.B. nach Kunde, User, Enddatum oder Projekttyp. 💪 Verbesserungen rauf und runter Viele kleine Optimierungen warten auf dich wie bspw. das Verhindern von ausversehen versendeten Benachrichtigungen, optimiertes Drag Verhalten für Aufgaben ohne Listen, nicht so häufiges Laden des Projektteams beim Zuweisen von Aufgaben, Kommentare werden jetzt nur mit strg + enter versendet nicht mehr mit shift + enter . Alpaca 🦙 22.11.2020 Individuelle Kapazität pro User Lege die Wochenkapazität für jeden User individuell fest, um so dein Team besser zu planen. Die neue Kapazität passt auch automatisch an, wann der grüne Kringel für die Zeiterfassung voll läuft. Google Drive und One Drive Integration Dateien können jetzt auch aus dem Google oder One Drive an Aufgaben, Projekte oder Kommentare gehängt werden. Dafür ist kein Setup notwendig. Einfach direkt auswählen und loslegen. Neues Widget für Projektfortschritt Ein neues Widget im Batterie Style gibt dir Aufschluss in welchem Status sich wieviele Aufgaben deines Projektes aktuell befinden. Am besten direkt auf dein Dashboard ballern. Allerhand Navigations Vereinfachungen Wir haben an vielen kleinen Stellen die Navigation von awork optimiert. So lassen sich Aufgaben auf dem Dashboad jetzt in einem Fenster öffnen, der Link zu Aufgabe lässt sich easy kopieren und sharen, aus den Zeiterfassungs Einträgen kann man direkt ins Projekte oder die Aufgabe springen, die Projektsuche durchsucht auch den Kundennamen, Dateien lass sich durch einen Klick direkt öffnen, und ein paar mehr. Sweeterer Login Bereich Wir haben den Login Bereich aufgeräumt. Hübscher, übersichtlicher und alle Hinweise besser im Blick. Ein paar coole Kleinigkeiten Die Dauer Eingabe, z.B. in der Zeiterfassung, lässt jetzt auch das Format 4:30 für 4h 30m zu. Der erste Tag der Woche richtet sich jetzt automatisch nach den Regions Einstellungen im Browser. UND: Wir haben ein Alpaca irgendwo in awork versteckt. ;) 04.10. "All for the team" Teams für dein Workspace Erstelle Teams und weise User und Projekte Teams zu, um die Sichtbarkeit von Projekten einzuschränken und einfacher größere User Zahlen zu managen. Mächtigere Aufgabenpakete Die Aufgabenpakete haben ein Upgrade erhalten. Du kannst jetzt auch User oder Projektrollen bereits in den Vorlagen zuweisen, Dateien anhängen uvm. Aufgabenansichten nach Statusnamen filtern In den Aufgabenansichten oder auf dem Dashboard hast du jetzt die Möglichkeit, nach dem Namen eines Aufgabenstatus zu filtern, falls du nur die Aufgaben in einem ganz bestimmten Status sehen möchtest. Abhängigkeiten in Aufgaben bearbeiten Aufgaben Abhängigkeiten können nicht mehr nur in der Timeline bearbeitet werden, sondern sind für alle Projektaufgaben in den Aufgabendetails verfügbar auch für Aufgaben ohne Start und Enddatum. Bessere Anzeige der Auslastung In der Teamplanung wird beim Mouse Over jetzt die tatsächliche Auslastung für die User angezeigt. Kleine Verbesserungen Die Einstellungen des User Profils sind in den ersten Tab des Profils gewandert, sodass sie besser zugänglich sind. Wenn du einen weiteren Workspace anlegst, gibt es einen neuen Zwischenschritt, um ein versehentliches Anlegen eines neuen Workspaces zu vermeiden. 13.09. "Did that from home" 💻 Dateiablage in Projekten Dein Projekt hat ab jetzt eine eigene Dateiablage! Und das Beste daran, sie zeigt automatisch die Dateien aller Aufgaben direkt mit an. 💻 Copy & Paste für Bilder in den Kommentaren 🥳 Du kannst Bilder jetzt einfach per Copy & Paste an Kommentare anhängen und zu deinen Aufgaben oder Projekten hinzufügen. 💻 Erweiterte Listenansichten Auf großen Bildschirmen (ab Full HD) wächst awork ein Stück und zeigt dir in den Listenansichten von Projekten, Users, Kunden und Aufgaben mehr Details an. 💻 Minimap in Aufgabenlisten Behalte den besten Überblick über lange und viele Aufgaben Listen in deinen Projekten mit der neuen Minimap eine Vogelperspektive auf deine Listen und Aufgaben. 💻 Einstellungen für die Zeiterfassung Neue Workspace Einstellungen ermöglichen dir es einzuschränken, wann Zeiten erfasst werden dürfen. Z.B. bis wie weit in die Vergangenheit. 💻 Login mit Apple ID Du kannst dich ab jetzt auch mit deiner Apple ID registrieren und dann anmelden. Eine nachträgliche Verknüpfung mit deinem Apple Account ist natürlich möglich. 💻 awork weiterempfehlen und Geld sparen Jede erfolgreiche Empfehlung (Neuabschluss über 12 oder 24 Monate Laufzeit) rabattiert deine nächste Rechnung um den 1 Monats Wert des Neuabschlusses. Der Geworbene erhält den selben Rabatt auf seine erste Rechnung. 12.07. "Summer time awesomeness" 💻 Tags 2.0 Tags haben jetzt eine freie Farbwahl, ein cooleres Design, sind umbenennbar und können gelöscht werden. How cool is that then?! 💻 Neue Filter für Aufgabenansichten Wir haben mehrere neue Filter für die Aufgabenansichten hinzugefügt. Man kann jetzt nach Aufgaben ohne Fälligkeit sowie nach Aufgaben via Kunden Tags filtern (der Kunde des Projekts, zu dem die Aufgaben gehören). 💻 Aufgaben anlegen trotz Gruppierung Unter „Meine Aufgaben“ kannst du jetzt schnell und einfach neue Aufgaben zu gruppierten Listen hinzufügen. Der entsprechende Wert für die Gruppe wird der Aufgabe direkt hinzugefügt z.B. die passende Fälligkeit bei zeitlicher Gruppierung. 💻 Dashboard Aufgaben Filter bearbeiten Die Aufgabenansichten, die du für deine Widgets auf dem Dashboard verwendest, kannst du nun auch direkt aus den Widget Einstellungen heraus bearbeiten. 💻 Aufgaben nach Startdatum sortieren Unter „Meine Aufgaben“ und den Aufgabenansichten kannst du die Aufgaben nun auch nach dem Startdatum sortieren. 💻 Überarbeitete Zeit Übersichten Die Ansicht „Zeiten“ innerhalb eines Projekts, eines Users oder einer Aufgabe haben wir überarbeitet. Alles ist jetzt übersichtlicher und es stehen mehr Gruppierungs Optionen zur Verfügung. 💻 Abo in Workspace Einstellungen In den Workspace Einstellungen siehst du ab sofort deinen aktuellen awork Plan und kannst ihn auch von dort easy bearbeiten. Im Hauptmenü war es manchmal einfach zu schwer zu finden. 💻 Seitenleiste in der Timeline dragbar Via Drag&drop kann die Leiste mit den ungeplanten Aufgaben jetzt auf die gewünschte Breite gezogen werden. So können auch lange Aufgabennamen gut erkannt werden. 💻 oAuth 2.0 for Lexware Office Integration Wir haben die Authentifizierung für die Lexware Office Integration auf oAuth 2.0 umgestellt. Ab jetzt kann eine Integration nur noch via oAuth 2.0 eingerichtet werden. Bestehende Integrationen funktionieren jedoch weiterhin. Kleines Goodie am Rande: Eine neu angelegte Rechnung über die Lexware Office Integration öffnet sich jetzt direkt im Bearbeitungsmodus. 💻 Abgelehnte Termine nicht mehr im Kalender Unter „Meine Zeiten“ werden nun Termine nicht mehr angezeigt, die du bereits abgelehnt hast. Somit entspricht Ansicht mehr deinem tatsächlichen Kalender. 💻 Aufgaben Export nach Excel Du kannst dir die Aufgaben in einem Projekt oder einer Aufgabenansicht nun in eine Excel Datei exportieren und von dort weiterverarbeiten für individuelle Auswertungen, zum Drucken, usw. 💻 Viele UI Verbesserungen und Bug Fixes 🙌 Wir haben uns viel Mühe gegeben und eine Vielzahl an Mini Optimierungen vorgenommen. Dazu zählt z.B. eine intuitivere Eingabe von Nachrichten in den Automatisierungen; eine verbesserte Ansicht der Board Spalten auch auf größeren Bildschirmen; eine Darkmode Ansicht des Notiz Widgets; uvm. 18.05. "Let's get automated" 💻 Automatisierungen Ab sofort könnt ihr Prozesse in awork mit Wenn Dann Bedingungen automatisieren. Damit wird das Arbeiten in awork noch einfacher und ihr noch produktiver! 💻 Feld Sonstiges für Kunden Wir bekommen oft das Feedback, dass ihr für Kunden weitere Informationen hinterlegen wollt. Deshalb könnt ihr nun weitere Felder in den Kundeninformationen anlegen. 💻 Dashboard awork merkt sich nun die Größe des Aktivitätswidgets awork merkt sich nun wie viele Einträge im Aktivitätswidget angezeigt wurden und zeigt euch auch beim nächsten Mal die gleiche Anzahl an. 12.04. "Driving in autopilot" 💻 Autopilot Der Autopilot unterstützt dich dabei deine Projekte zu managen. Er behält den Fortschritt deiner Projekte im Blick und informiert Projektteilnehmer und Projektleiter per E Mail proaktiv über ihre To Dos und den Fortschritt des Projekts. 💻 / 📱 Kundennamen in Projekten und Aufgaben Wir zeigen den Kundennamen nun an viel mehr Stellen an, damit du noch schneller weißt zu welchem Kunden die Aufgabe / das Projekt gehört. 💻 Einstellungen in Projekten In Projekten gibt es nun einen Reiter mit einer eigenen Einstellungsseite auf der du Board Spalten (Aufgabenstatus), den Autopiloten und Integrationen verwalten kannst. 💻 Eigene URL's für Workspaces (Enterprise Plan) Nutzer im Enterprise Plan können nun eigene URLs für ihren Workspace festlegen. 💻 Zeitauswertungen: Notizen von Zeiterfassungseinträgen werden beim PDF Export nicht mehr gekürzt Ab jetzt werden die Notizen in den PDF Exports vollständig angezeigt. 19.02. "Home is where your dashboard is" 💻 Konfigurierbares Dashboard Du kannst dein Dashboard nun so einrichten, wie es dir gefällt. Außerdem haben wir awork noch einige neue hilfreiche Widgets spendiert. 💻 Microsoft Teams Integration Endlich ist sie da ... nun ja fast. Sobald von Microsoft freigegeben, kannst du dein awork Workspace mit Microsoft Teams integrieren. 💻 (Kanban ) Boards nach Liste und Usern gruppieren Ab sofort kannst du euer Kanban Board auch nach Liste oder User sortieren. So behaltet ihr einen besseren Überblick über eure Aufgaben. 📱 Meine Aufgaben Gruppieren und sortieren Bisher waren alle Aufgaben in der mobile App nach Projekt gruppiert. Nun kannst du entscheiden, ob du die Aufgaben nach Projekt, Fälligkeit usw. gruppieren möchtest. 💻 awork als Web App installieren Chrome und Edge erkennen awork jetzt als Web App. D.h. du kannst dir awork direkt aus dem Browser heraus auf deinem PC / Mac installieren. 14.01. "New year's polish" 💻 Überarbeitung Projekttypen Die Einrichtung von Projekttypen ist nun viel einfacher. Projektrollen werden nun global im Rechtemanagement festgelegt und müssen nicht mehr zu jedem Projekttyp händisch hinzugefügt werden. Projektstatus können nun einfach eingegeben werden und sind nicht mehr Projekttyp übergreifend. Zusätzlich haben wir auch das Interface überarbeitet. 📱 Darkmode für Mobile App Den Darkmode gibt es nun auch in der Mobile App. 💻 Gruppieren und Sortieren von Aufgaben in Aufgabenansichten Aufgabenansichten können nun, genau wie die Aufgaben unter Meine Aufgaben , gruppiert und sortiert werden. 💻/📱 Weitere Updates Meine erfassten Zeiten: In der Wochenansicht wird nun die Summe für die Woche eingeblendet. Meine erfassten Zeiten: Zeiterfassungseinträge können nun dupliziert werden. Slack Integration: Der Name des verlinkten Slack Channels wird nun in den Projektdetails angezeigt. Für jedes Projekt wird nun das zuletzt verwendete Tab (Details, Tasks, Zeiten) gespeichert. Aufgabenansichten: Es werden auch private Aufgaben angezeigt. Natürlich werden deine eigenen privaten Aufgaben aber nur bei dir angezeigt. Projekte können nun im Menü angepinnt werden. Dashboard: Der Kundenname wird nun beim Hover über der Aufgabe angezeigt. 2019 12.12. "Christmas presents" 💻 Teamplanung (Premium Plan) Die Timeline gibt es nun auch als projektübergreifende Planung. Wir haben gleich zwei neue Ansichten für euch: Entweder könnt ihr die Timeline pro Teammitglied betrachten oder das Projekt als Basis wählen. So ist für jeden Usecase die ideale Ansicht dabei. 💻 Integration von Rechnungs Tools (Premium Plan) Ihr könnt nun direkt aus awork Rechnungen mit euren Projektzeiten in folgenden Tools erstellen: HQ sevDesk Lexware Office 💻 Gäste einladen Ab sofort könnt ihr Gäste in euren Workspace einladen. Ein Gast verbraucht nur 1/3 einer normalen Lizenz, d.h. pro Lizenz könnt ihr bis zu 3 Gästen einladen. Gäste können immer nur auf ein Projekt zur Zeit besetzt werden. 💻 Wiederkehrende Aufgaben Aufgaben können nun zu wiederkehrenden Aufgaben gemacht werden. Dadurch könnt ihr eure regulären To Dos noch besser planen. 💻 Gruppierung und Sortierung der Listen in "Meine Aufgaben" Ihr könnt die Aufgabenliste unter Meine Aufgaben jetzt individuell gruppieren. D.h. ihr entscheidet z.B., ob die Aufgaben pro Projekt oder nach Fälligkeit gruppiert werden. 💻 Darkmode Passend zur kalten Jahreszeit gibt es für awork nun einen Darkmode. 💻 / 📱 Eigene Icons für Aufgabenstatus Um die Aufgabenstatus besser unterscheiden zu können ist es nun möglich in den Projekttypen Symbole für die Status festzulegen. Außerdem gibt es eine zusätzliche Farbe (lila) für den Statustyp In Review . 💻 / 📱 Anpassung Rechtemanagement für Projektzeiten Wenn User keine Berechtigung haben, die Projekt Zeiten oder die User Zeiten zu sehen, können sie auch keine aggregierten Zeiten mehr in Projekten oder Projektaufgaben sehen. Das soll vor allem dafür sorgen, dass eure Gäste nicht zu viele Informationen zu euren Projekten bekommen. 💻 Enddatum des Projekts kann nun "inline" editiert werden D.h. ihr müsst nicht das Bearbeiten Fenster öffnen. 07.11. "Time is money" 💻 Neue Zeitauswertungen (Premium Plan) Wir haben die Zeiterfassungsreports komplett überarbeitet. Ihr habt nun wesentlich mehr Filter und Gruppierungsmöglichkeiten. Außerdem könnt Ihr jetzt auch einen pdf Auszug auslesen, den ihr z.B. an eure Rechnungen anhängen könnt. Zum Start des neuen Moduls steht es auch im Free Plan für 14 Tage zur Verfügung. Anschließend ist das Feature nur noch im Premium Plan verfügbar. 💻 Neue Slack Integration Die neue Slack Integration ermöglicht es nicht nur Ereignisse aus Projekten und Aufgaben in Slack anzuzeigen. Ihr könnt jetzt komplette Projekte mit Slack Channels verknüpfen und Aufgaben direkt aus Slack erstellen, bearbeiten und kommentieren. Ggf. ist das Update der Slack Integration nicht direkt am 07.11.19 verfügbar, da wir auf das Submit Approval von Slack warten. 💻 Neues Rechtemanagement Wir haben das Rechtemanagement komplett neu designed, sodass es viel übersichtlicher ist. Außerdem gibt es nun vorgefertigte Presets auf die ihr zurückgreifen könnt. 💻 Neue Einstellungen im Benutzerprofil Die Einstellungen im Benutzerprofil sind jetzt viel übersichtlicher gestaltet. Außerdem können nun die Timer für die Zeiterfassung global ausgeblendet werden. 💻 Aufgabenlisten: Aufgaben an jeder Stelle hinzufügen Bisher tauchen Aufgaben immer am Ende der Liste auf. Nun können Aufgaben an jeder Stelle einer Liste hinzugefügt werden. 💻 Zeiträume für Aufgabenpakete Bei Aufgabenpaketen können nun für alle Aufgaben Start und Endzeitpunkte hinterlegt werden. So sind die Aufgaben direkt in der Timeline sichtbar. 💻 Erweiterung der Zapier Integration Ab sofort können über Zapier Kunden angelegt werden. D.h. awork kann nun noch besser mit CRM Tools integriert werden. 💻 Limit von 10 freien Projekten (Free Plan) Ihr könnt weiterhin freie Projekte verdienen, indem ihr awork weiterempfehlt. Hier gibt es nun aber eine Begrenzung auf 10 Projekte. 💻 / 📱 Projekte können nicht mehr gelöscht werden (Free Plan) Das Löschen von Projekten im Free Plan ist nicht mehr möglich. Im Premium Plan können Projekt wie gewohnt gelöscht werden. 30.09. "Give me the data" 💻 Daten Import Mit unserem neuen Importer kannst du ganz einfach deine Daten in awork übernehmen, egal welches Tool du vorher benutzt hast. 📥 💻 Aufgabenpakete Mit den neuen vorgefertigten Aufgabenpaketen kannst du zahlreiche Vorlagen direkt aus unserer Bibliothek in dein awork laden. Die Aufgabenpakete enthalten projektspezifische Listen und To Dos, damit ihr direkt loslegen und produktiv werden könnt. Natürlich wir unsere Bibliothek mit der Zeit weiter wachsen. 📦 💻 UI Update Aufgabenpakete Die Einstellungen für die Aufgabenpakete sehen nun noch besser aus und passen besser zum Rest unseres UIs. 🔥 💻 Ansichtseinstellungen für Projektaufgaben awork merkt sich nun die letzte Ansicht (Liste, Board oder Timeline) für jedes Projekt einzeln. Das hilft dir schneller zum Ziel zu kommen. 🧐 💻 Aufgabenlisten archivieren Falls du mehrere Aufgabenlisten in einem Projekt angelegt hast, kannst du diese nun praktischer Weise archivieren sobald keine offenen Aufgaben mehr darin enthalten sind. 🧳 💻 Sichtbarkeit von Aufgabenlisten Die Aufgabenliste wird jetzt in den Aufgabendetails und im Board angezeigt. 👍 💻 Projektnamen in Aufgabenlisten Der Projektname wird jetzt in Aufgabenlisten wie z.B. dem Dashboardwidget oder den Aufgabenansichten angezeigt. 😎 💻 Tags (Schlagworte) bei der Projekterstellung Du kannst nun beim erstellen von Projekten (sowie Kunden usw.) direkt Tags vergeben. Das macht es noch einfacher Projekte zu kategorisieren. 🏴 💻 Neues Datums / Zeitauswahlfenster Das Auswahlfenster für die Datums und Zeitauswahl sieht nun deutlich besser aus. Außerdem haben wir die Usability verbessert. 🕖 📱 Neue Onboarding Experience Wir haben die Onboarding Experience für den Sign up über die App verbessert. Ab jetzt kannst du über die App deinen Workspace besser personalisieren. 💡 💻📱 Update Rechtemanagement Im Rechtemanagement gibt es nun die Lizenz zum Projekte Anlegen . D.h. ab sofort ist es auch möglich, dass Benutzer Projekte erstellen können, ohne die Verwalten Berechtigung für alle Projekte des Workspace zu erhalten. D.h. auch das der Projektersteller nun für das jeweilige Projekt immer Verwalten Rechte erhält, unabhängig von seiner Benutzer oder Projektrolle. 🛑 27.08. "It's about time" 💻 Timeline für Projektaufgaben Du kannst deine Projekte jetzt in der neuen Timeline zeitlich planen. Hier kannst du auch Abhängigkeiten zwischen Aufgaben festlegen, Meilensteine planen und Aufgaben einfach per Drag & Drop verschieben. So behältst du einen noch besseren Überblick über deine Zeitplanung. ⏲ 💻📱 Verbesserungen Aktivitätslog Das Aktivitätslog ist nun noch schneller als vorher. Damit kannst du jetzt noch mehr in weniger Zeit schaffen. 💪 💻📱 User per E Mail zu Aufgaben einladen Wenn du einen User, den es noch nicht in deinem Workspace gibt, auf eine Aufgabe besetzen möchtest, kannst du das nun tun. Es gibt jetzt die Option in der User Auswahl per E Mail neue Benutzer einzuladen. 📫 💻📱 Premium Trial Du kannst ab jetzt die Premium Funktionen von awork 14 Tage kostenlos testen. Mehr Informationen dazu findest du hier. ⭐ 05.08. "Amazing Stuff" 💻 Projektfortschritt anzeigen lassen Ab sofort wird dir in den Projektdetails der Fortschritt des Projekts angezeigt. Hier siehst du sowohl wie viele Aufgaben geplant und erledigt sind, als auch wie viel der geplanten Zeit bereits verbraucht wurde. Neu ist auch, dass die geplante Zeit für Projekte sich nun aus der geplanten Zeit aller Aufgaben eines Projekts berechnet. Deshalb kannst du jetzt den geplanten Aufwand einer Aufgabe inline in den Aufgabendetails hinterlegen. 💻 Präsentationsmodus in den Boards In diesem Modus wird das Board auf das wesentliche (Aufgabenname, Beschreibung, Bild) reduziert. Das hilft dir einen besseren Überblick zu gewinnen. 💻 Zusammengeklappte Listen zeigen nun immer die Anzahl an Aufgaben an So behältst du noch einer den Überblick in Projekten mit vielen und großen Listen. 📱 Projektfortschritt anzeigen lassen Du kannst Dir nun in der App in den Projektedetails anzeigen lassen wie viele Aufgaben im Projekt geplant sind und wie viele bereits erledigt sind. 📱 User erwähnen Du kannst nun über die @Funktiondirekt andere User in Activity Log von Aufgaben / Projekten taggen. 📱 Fertige Aufgaben anzeigen lassen Du kannst jetzt in den Projektdetails entscheiden ob bereits erledigte Aufgaben angezeigt werden sollen oder nicht. 📱 Aufgaben aus dem Projektteam besetzten Wenn du einen User auf eine Aufgabe besetzten willst, wird dir nun nur noch das Projektteam angezeigt. Dadurch sollte es nun leichter sein die richtige Person für eine Aufgabe zu finden. Natürlich kannst du über die Suche auch weiterhin alle anderen User deines Workspace auf die Aufgaben besetzten. 💻 📱 Einfachere Passworterstellung awork zeigt Dir nun bei der Erstellung deines Passworts an wie sicher dein gewähltes Passwort ist. Zu deiner eigenen Sicherheit muss das Passwort im sicheren (grünen) Bereich liegen. 13.05. "Team's Work" Aufgabenansichten erstellen Mit den neuen projektübergreifenden Aufgabenansichten kannst du eigene Filter über alle Projekte hinweg erstellen und dir z.B. alle Aufgaben deines Teams oder eine bestimmten Kunden anzeigen lassen. 24.04. "Work Space Time" Unteraufgaben erstellen Du kannst jetzt für alle Aufgaben in den Aufgabendetails Unteraufgaben erstellen. Damit werden deine Projektaufgaben noch übersichtlicher. Neue Filter in den Zeiterfassungsreports Du kannst in den Zeiterfassungsreports in den Filtern nun nach "Abrechenbar" und "Abgerechnet" filtern. Das macht das Controlling deiner Zeiten noch einfacher. Vereinfachtes Wechseln zwischen Projekten Bisher bist du beim Wechseln zwischen Projekten immer auf der Projektübersichtsseite gelandet. Ab sofort bleibst du in der Projektaufgaben oder Boardansicht, wenn du über die Projektübersicht zwischen Projekten wechselst. Teams heißen jetzt Workspace Da der Begriff des Teams nicht allen Usern direkt klar geworden ist, haben wir Teams in Workspace umbenannt. An den Funktionen ändert sich für dich nichts. 07.03. "Real Social" Detaillierte Informationen zum Update findest du hier. 04.02. "awork" Aus Q. wird awork. Alle Details hier. 2018 Hinweis: Vor 2019 war awork unter der Marke "Q." im Pilotbetrieb. Daher in den folgenden Releases die entsprechenden Bezeichnungen. 03.09. "Fluffy Spacetime" Die Q. Kalender Integration ermöglicht es dir, Termine aus Deinem Kalender direkt in Q. anzeigen zu lassen. Auf diese Art kannst du für deine Termine direkt Zeiterfassungseinträge erstellen. 13.08. "Crispy Nebula" Komplette Projektliste in Benutzern und Unternehmen Du kannst jetzt in einem Benutzer oder Unternehmen alle zugehörigen Projekte sehen. Die Listen haben alle Funktionen die du von der normalen Projektliste gewohnt bist. Übersichtsseite für Deine Q. Integration Wir haben unsere Übersichtsseite für die Integrationen zwischen Q. und andere Tools verbessert. Du kannst nun direkt aus Q. Integrationen erstellen und testen. Außerdem gibt es ein Log in dem du alle Aktivitäten sehen kannst. Zeiterfassung in der Wochenübersicht per Drag & Drop Du kannst nun deine Zeiten in Q. noch einfacher erfassen. In der Wochenübersicht kannst du per Drag & Drop den Zeitraum für einen Zeiterfassungseintrag bestimmen. Iconcheck beim Anlegen neuer Inhalte Wenn du neue Inhalte, z.B. einen Task Typen, anlegst prüft Q. nun ob du bestimmte Icons bereits verwendest. 24.07. "Plasma Tail" Drag & Drop für Dateien Du kannst jetzt noch einfacher Dateien hochladen in dem du die Dateien einfach per Drag & Drop in deinen Browser ziehst. Das funktioniert natürlich auch mit mehreren Tasks auf einmal. Aufgabentypen für private Aufgaben verwenden Aufgabentypen sind ab sofort auch für private Aufgaben verfügbar. Dadurch könnt ihr euch noch besser organisieren.
Neu: Planwerte folgen einer klaren Hierarchie, beginnend beim Projekt Budget und weiterführend über den neuen Listen Planaufwand bis hin zum Aufwand von Aufgaben und Unteraufgaben. Unteraufgaben verbr
Neu: Planwerte folgen einer klaren Hierarchie, beginnend beim Projekt Budget und weiterführend über den neuen Listen Planaufwand bis hin zum Aufwand von Aufgaben und Unteraufgaben. Unteraufgaben verbrauchen den Planaufwand ihrer jeweiligen Oberaufgabe, wodurch keine Doppelzählung mehr entsteht. Der Vergleich zwischen geplantem und erfasstem Aufwand ist auf allen Ebenen in Projekt Zeiten sichtbar und nachvollziehbar. Für bestehende Workspaces steht vorübergehend eine Option zur Verfügung, mit der sich die neue Logik deaktivieren lässt. Wie es vorher war Jede Aufgabe hatte einen Planwert. Zwischen Ober‑ und Unteraufgaben gab es keine Verbindung. Planwerte von Ober‑ und Unteraufgaben wurden addiert; die Summe ergab die geplante Gesamtzeit im Projekt. Wie es jetzt funktioniert Planaufwand wird entlang der Hierarchie "verbraucht", nicht addiert. Unteraufgaben beziehen sich immer auf den Planaufwand der Oberaufgabe und „verbrauchen“ diesen Anteil. In Projekt Zeiten seht ihr auf jeder Ebene, was geplant, auf Unteraufgaben verteilt und erfasst ist. Planwerte setzen in awork Beim Festlegen eines Planwerts seht ihr zwei Anzeigen Verfügbar (Top‑down): zeigt, wie viel Planaufwand auf der übergeordneten Ebene noch frei ist. Zugeordnet (Bottom‑up): zeigt die bereits verwendeten Planwerte in der untergeordneten Struktur. → So könnt ihr entweder vom Gesamt‑Planaufwand herunter verteilen oder auf Basis eurer Detailplanung nach oben ableiten. Auswirkungen auf die Auslastung (Workload) Bei Oberaufgaben zählt für die Auslastung nur der Anteil, der noch nicht auf Unteraufgaben verteilt ist. Eine manuelle Verteilung ist möglich: Pro User\ in kann ein eigener Workload‑Wert gesetzt werden, auch abweichend vom Planwert der Aufgabe (z. B. wenn ihr primär mit Oberaufgaben plant). KPIs Es gibt weniger, klarere KPI‑Blöcke in Aufgaben‑ und Projekt‑Details. Das Widget Geplant vs. Erfasst richtet sich konsequent nach der Hierarchie (keine Doppelzählung). Einstellung: vorübergehend deaktivieren Falls die Umstellung eure Planung stört, könnt ihr die hierarchische Auswertung in den Workspace‑Einstellungen temporär ausschalten. → Hinweis: Diese Option ist befristet. Wir empfehlen dir mittelfristig umzustellen, um Doppelzählungen dauerhaft zu vermeiden. Was sollte ich prüfen? Projekte mit Ober‑ und Unteraufgaben, in denen auf beiden Ebenen Planwerte gesetzt sind. Projekt Zeiten und den Planner auf veränderte Summen und Auslastungen. Planwerte bei Bedarf anpassen und Team informieren.
Bei awork haben wir viele verschiedene Kunden mit unterschiedlichen Bedürfnissen. Deshalb haben wir verschiedene Preispläne von awork, die sehr gut für unterschiedliche Arten von Teams geeignet sind.
Bei awork haben wir viele verschiedene Kunden mit unterschiedlichen Bedürfnissen. Deshalb haben wir verschiedene Preispläne von awork, die sehr gut für unterschiedliche Arten von Teams geeignet sind. Im Folgenden erhaltet ihr zuerst einen allgemeinen Überblick über die Pläne und dann am Ende eine detaillierte Tabelle. Um die verschiedenen Preise zu sehen, gehe auf www.awork.com/de/preise Was kostet awork? Der Preis von awork orientiert sich an verschiedenen Faktoren wie dem gewählten Plan und der Vertragslaufzeit. Eine Gratis Testversion ist verfügbar. Diese läuft 14 Tage ohne Zahlungsangaben und ohne automatische Verlängerung. Die Monatspreise beispielsweise im Basic Plan starten ab 8 € pro User pro Monat. Auch sind Jahres und 2‑Jahres‑Tarife verfügbar, welche günstigere Preise durch Rabatte bieten. Welche Tarif‑Modelle gibt es? awork bietet fünf Tarif Stufen passend je nach Teamgröße und Anforderungen: Basic (Mini‑Teams, empfohlen für ca. 1‑5 User) Standard (empfohlen für 2‑20 User) Professional (empfohlen für 5‑100 User) Enterprise (empfohlen für 20‑200 User) Enterprise+ (empfohlen für 100+ User, individuelle Betreuung) Funktionen je Tarif Basic Docs: Limitiert (1 Space) Unbegrenzte Projekte Zeiterfassung Zeitauswertung pro Projekt Persönlicher Planer Reguläre Integrationen Mobile & Desktop App 1 Projekt und Aufgabenvorlage 1 Eigenes Feld awork Connect Retainer Budgets Chat & Email Support awork AI (Beta) Standard Enthält alle Basic‑Features plus: Docs auf Projekt Ebene Workload Übersicht im Planer Team Struktur 3 eigene Felder (jeweils für Projekte und Aufgaben) 6 Vorlagen (jeweils für Projekte und Aufgaben) 1 Automatisierung pro Projekt Abwesenheiten Erweitertes Rechtemanagement Autopilot awork AI (Beta) Professional Enthält Standard Features plus: unbegrenzten Docs Zugriff Eigene Subdomain Zeiterfassungs Einstellungen Umfassende globale Zeitauswertungen Private Projekte Beliebig viele eigene Felder Beliebig viele Automatisierungen Erweiterte Integrationen Telefon Support awork AI (Beta) Enterprise Enthält alles aus Professional plus: Single Sign On (SSO) & SCIM Integration Expertenunterstützung beim Transfer bestehender Daten zu awork Persönlicher Customer Success Manager für maßgeschneiderte Unterstützung Halbjährliche Check ins Prio Support mit schnellster Antwortzeit Support Zahlung auf Rechnung awork AI (Beta) Enterprise+ Alle Enterprise‑Funktionen plus: Definierte Service Level Agreements Für Anfragen zu Staffelpreisen, sprecht uns bitte an. Zahlungsmodelle & Kündigung Welche Laufzeiten sind verfügbar? Flexible Abos: monatlich, jährlich oder 2‑jährlich Rabatte bei Vorauszahlung für 12 oder 24 Monate Wie funktioniert die Kündigung? Eine Kündigung ist jederzeit zum Ende des bezahlten Abrechnungszeitraums möglich. Nach Ablauf dieses Zeitraums fallen keine weiteren Kosten an und der Zugriff auf den Workspace bleibt erhalten, bis zum Ende der Vertragslaufzeit. Sonderkonditionen & Support Gibt es Rabatte oder Sonderkonditionen? Non‑Profit / gemeinnützige Organisationen : vergünstigte Lizenzen (Antrag erforderlich) Mengenrabatte ab ca. 50 User individueller Tarif auf Anfrage Welche Zahlungsarten und Supportkanäle gibt es? Zahlungsmittel : Kreditkarte, Lastschrift; bei Enterprise‑Plänen zusätzlich Rechnung möglich Support : Basic/Standard: Chat & E Mail Professional: zusätzlich Telefon‑Support Enterprise: Premium‑Support mit Priorität Enterprise+: Individuelle\ r Customer Success Manager\ in Onboarding‑Garantie („Team‑on‑board guarantee“) mit persönlichem Training und Geld‑zurück‑Garantie FAQ Kann ich awork kostenlos testen? Ja 14 Tage volles Feature‑Set (Basierend auf dem Professional Plan) ohne Zahlungsinfos, keine automatische Verlängerung. Muss ich mich vertraglich binden? Nein Die Laufzeit ist abhängig vom gewählten Abo; bei monatlicher Zahlung gibt es keine Bindung. Kann ich Nutzer hinzuzufügen oder entfernen? Ja die Nutzer sind flexibel buchbar und abbuchbar. Änderungen wirken bei Zubuchungen sofort, bei Abbuchungen für den nächsten Abrechnungszeitraum. Kann ich den Tarif wechseln? Ja der Plan kann gewechselt werden. Bei Wechsel zu einem günstigeren Tarif entfallen beim nächsten Abrechnungszeitraum die Features des höheren Plans. Was passiert bei Nichtgefallen nach Kauf? Für den Basic , Standard und Professional Plan gibt es eine 30‑Tage Geld‑zurück‑Garantie volle Rückerstattung ohne Bedingungen.
Direkt aus deinen KI Gesprächen auf awork zugreifen. Mit dem MCP Server kannst du deinen awork Workspace direkt mit ChatGPT, Claude oder anderen KI Chats verbinden und deinem KI Assistenten Zugriff au
Direkt aus deinen KI Gesprächen auf awork zugreifen. Mit dem MCP Server kannst du deinen awork Workspace direkt mit ChatGPT, Claude oder anderen KI Chats verbinden und deinem KI Assistenten Zugriff auf Aufgaben, Projekte, Docs und mehr aus deinem awork Workspace geben. Was du damit machen kannst Nach der Verbindung kann dein KI Assistent als persönlicher awork Assistent agieren. Du kannst ihn zum Beispiel fragen: Aufgaben oder Projekte suchen und zusammenfassen ("Fasse das Projekt Website Redesign aus awork zusammen") Mit Docs arbeiten ("Finde den Client Report Doc in awork und prüfe ihn auf Fehler") Einen Überblick über deine aktuellen Aufgaben geben Statusupdates auf Basis von Projektinformationen vorbereiten Alle Aktionen respektieren deine bestehenden Berechtigungen und Zugriffsrechte in awork. Funktionen Der awork MCP Server ermöglicht den Zugriff auf sämtliche Funktionen von awork. Das KI Tool kann Aktionen ausführen, um Daten aus awork abzurufen oder Vorgänge anzustoßen beispielsweise Projekte erstellen und vieles mehr. Berechtigungen Der awork MCP Server verwendet dieselben Berechtigungen wie dein Benutzerkonto in awork. Das bedeutet, dass er beispielsweise nur die Projekte sehen kann, auf die du auch Zugriff hast. MCP Server URL Diese URL verwendest du, um dich mit dem awork MCP Server zu verbinden. https://api.awork.com/api/v1/mcp awork mit ChatGTP verbinden Gehe in ChatGPT zu Apps , suche nach awork und klicke auf Verbinden . Folge anschließend den Anweisungen, um dich mit deinem awork Account anzumelden. awork mit Claude verbinden Die Einrichtung dauert nur wenige Schritte. Die Custom Connector Funktion von Claude wird laufend weiterentwickelt Menüpositionen und Funktionsumfang können sich ändern. 1. Claude Einstellungen öffnen 1. Claude öffnen 2. Einstellungen öffnen 3. Connectors öffnen 2. Neuen Connector anlegen 1. Anpassen wählen 2. Auf + klicken 3. Create custom connector auswählen 4. als Namen eingeben 5. [](https://api.awork.com/api/v1/mcp) als URL eingeben 6. Den Connector speichern 3. Authentifizieren und loslegen 1. Mit deinem awork Account authentifizieren, wenn du dazu aufgefordert wirst 2. In einem neuen Chat sicherstellen, dass der awork Connector aktiv ist 3. Zum Beispiel fragen: "Fasse das Projekt Website Redesign aus awork zusammen" 💡 Abhängig von deinem Claude Plan können Nutzungslimits gelten. Weitere Informationen findest du in der Claude Supportdokumentation. awork mit Codex verbinden Die Einrichtung dauert nur wenige Schritte. Die MCP Server Unterstützung in Codex wird laufend weiterentwickelt Menüpositionen und Funktionsumfang können sich ändern. 1. Codex Einstellungen öffnen 1. Codex öffnen 2. Einstellungen öffnen 3. MCP servers öffnen 2. Den awork Server hinzufügen 1. Auf Add server klicken 2. als Server Namen eingeben 3. Streamable HTTP als Typ wählen 4. [](https://api.awork.com/api/v1/mcp) als URL eingeben 5. Die übrigen Felder leer lassen 6. Den Server speichern 3. Authentifizieren und loslegen 1. Nach dem Speichern einmalig mit deinem awork Account authentifizieren 2. In einem unterstützten Chat sicherstellen, dass der awork Server aktiv ist 3. Zum Beispiel fragen: "Fasse das Projekt Website Redesign aus awork zusammen" Andere Clients Der awork MCP Server funktioniert mit allen Chat Clients, die das Model Context Protocol unterstützen zum Beispiel Claude Code, Copilot in Visual Studio Code und andere. 💡 Du kannst dich auch manuell über einen API Key verbinden, wenn dein Client kein OAuth unterstützt. Bedenke, dass der MCP Server damit Admin Rechte bekommt. Technische Details findest du in den Developer Docs.
Top 20 Die häufigsten Fragen zu Datenschutz, Security & KI bei awork Auftragsdatenverarbeitung & Datenschutz 1. In welcher Rolle verarbeitet awork personenbezogene Daten? awork agiert als Auftragsvera
Top 20 Die häufigsten Fragen zu Datenschutz, Security & KI bei awork Auftragsdatenverarbeitung & Datenschutz 1. In welcher Rolle verarbeitet awork personenbezogene Daten? awork agiert als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. 2. Wo sind unsere Kundendaten gespeichert? Primär in Deutschland (Microsoft Azure Germany). 3. Werden Daten außerhalb der EU verarbeitet oder übertragen? In ausgewählten Fällen ja (z. B. Support /Kommunikationsdienste), ausschließlich mit SCCs und/oder wenn ein Angemessenheitsbeschluss vorliegt. 4. Führt awork Transfer Impact Assessments (TIAs) durch? Ja, sofern für Drittlandübermittlungen erforderlich. 5. Welche Subprozessoren setzt awork ein und wofür? awork setzt ausgewählte Subprozessoren für den Betrieb der Plattform sowie für unterstützende Support und Serviceleistungen ein. Die vollständige, aktuelle Liste aller Subprozessoren inkl. Zweck und Standort findest du hier . 6. Kann ich dem Einsatz eines neuen Subprozessors widersprechen? Ja, aus berechtigten Gründen, wie im AVV geregelt. 7. Gibt es einen Datenschutzbeauftragten? Ja, PROLIANCE GmbH (externer DSB). 8. Kann ich meine Daten selbst löschen? Ja, Workspace Admins können den Workspace selbst löschen. 9. Wie lange werden Daten nach Löschung aufbewahrt? Ca. 30 Tage, sofern keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen. 10. Ist awork GoBD konform? awork unterstützt GoBD konforme Nutzung; die Verantwortung für korrekte Anwendung liegt beim Kunden. Security & Informationssicherheit 1. Ist awork ISO 27001 zertifiziert? Ja, ISO/IEC 27001, inkl. Produkt, Betrieb und interner Prozesse. 2. Ist das Microsoft Rechenzentrum sicher? Ja, Azure Deutschland erfüllt u. a. ISO 27001, SOC 1/2, BSI C5. 3. Hat Microsoft Zugriff auf unsere Daten? Nein. Der Azure Tenant wird ausschließlich von awork kontrolliert. 4. Können awork Mitarbeitende einfach unseren Workspace einsehen? Nein. Zugriff nur im Ausnahmefall, streng limitiert (Least Privilege). 5. Gibt es eine Mandantentrennung? Ja, strikte logische Mandantentrennung auf Anwendungs und Datenbankebene. 6. Sind unsere Daten verschlüsselt? Ja, bei Übertragung (TLS) und bei Speicherung (at rest). 7. Wie stellt awork den Schutz vor Datenverlust und die Wiederherstellbarkeit von Kundendaten sicher? awork sichert Kundendaten durch automatisierte, regelmäßige Backups mit definierten Restore Prozessen und Wiederherstellungstests. Künstliche Intelligenz (AI) 1. Welche KI nutzt awork konkret? Microsoft Azure OpenAI, gehostet in Europa (Sweden Central). 2. Werden unsere Daten für KI Training verwendet? Nein. Kein Training von KI Modellen mit Kundendaten. 3. Ist KI in awork verpflichtend? Nein. Standardmäßig aktiv, aber jederzeit durch Admins deaktivierbar. 4. Wie ist awork nach dem EU AI Act eingestuft? Low Risk. Keine High Risk oder verbotenen KI Praktiken.
Nachstehend findest du unsere wichtigsten Dokumente auf einen Blick AGB von awork AVV Auftragsverarbeitungsvertrag inkl. Liste aller Unterauftragnehmer Datenschutzerklärung awork APP ISO 27001:2022 Ze
Nachstehend findest du unsere wichtigsten Dokumente auf einen Blick AGB von awork AVV Auftragsverarbeitungsvertrag inkl. Liste aller Unterauftragnehmer Datenschutzerklärung awork APP ISO 27001:2022 Zertifikat Du benötigst einen auf deine Company angepassten AVV? Kein Problem! Als Workspace Admin hast du in der App die Möglichkeit, unseren unterschriebenen Auftragsverarbeitungsvertrag für deine Company zu personalisieren und im Anschluss ebenfalls zu unterzeichnen. Weitere Informationen Wenn du z.B. Bewerber\ in oder Partner\ in bist, findest du dich betreffende Datenschutzerklärungen hier. Weitere Informationen zu unserem ISMS findest du unter trust.awork.com . Du kannst dich außerdem bei allen Fragen jederzeit per E Mail an privacy@awork.comoder security@awork.com wenden. Unterlagen, die wir dir gerne auf Anfrage zur Verfügung stellen Produktbeschreibung & Security Übersicht Backup und Restore Prozessübersicht für ISO 9001 Nachweiszwecke Security Factsheet Zertifikate und Testate für unser Rechenzentrum IKT Sicherheitsanforderungen awork
Sicherheit bedeutet, vorbereitet zu sein Selbst die besten Sicherheitsmaßnahmen können Vorfälle nicht vollständig ausschließen. Darum verfügt awork über ein etabliertes Incident Response und Breach No
Sicherheit bedeutet, vorbereitet zu sein Selbst die besten Sicherheitsmaßnahmen können Vorfälle nicht vollständig ausschließen. Darum verfügt awork über ein etabliertes Incident Response und Breach Notification Verfahren, das sicherstellt, dass sicherheitsrelevante Ereignisse schnell erkannt, bewertet und behoben werden. Meldewege für Kund\ innen Wenn du einen möglichen Sicherheitsvorfall oder eine Schwachstelle in awork bemerkst, kannst du dich jederzeit per E Mail an unser Security Team wenden: 📧 security@awork.com Wir prüfen jede Meldung unverzüglich und informieren dich über die nächsten Schritte. Unser Umgang mit Sicherheitsvorfällen Alle sicherheitsrelevanten Ereignisse werden über technische Monitoring Systeme und interne Meldewege zentral erfasst und bewertet. awork hält einen dokumentierten Incident Response Prozess vor, der technische, organisatorische und kommunikative Maßnahmen umfasst. Dieser Prozess definiert klare Verantwortlichkeiten, Eskalationspfade und Fristen einschließlich der gesetzlich vorgeschriebenen Meldepflichten nach DSGVO. Nach jedem Vorfall werden Ursachen analysiert und Verbesserungsmaßnahmen in das Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) übernommen. Eine zusammenfassende Beschreibung unserer Incident Response Policy oder entsprechende Nachweise stellen wir Kund\ innen auf Anfrage im Rahmen eines Security Reviews oder Audits zur Verfügung. Responsible Disclosure Wir freuen uns über Hinweise von Sicherheitsforscher\ innen und Nutzer\ innen, die uns helfen, awork sicher zu halten. Bitte melde entdeckte Schwachstellen verantwortungsvoll („Responsible Disclosure“) und führe keine Tests durch, die Systeme oder Daten anderer Kund\ innen beeinträchtigen. Wir behandeln solche Meldungen vertraulich und geben Feedback, sobald die Analyse abgeschlossen ist.
Unser Ansatz für KI awork setzt Künstliche Intelligenz (KI) verantwortungsvoll, transparent und zweckgebunden ein. KI Funktionen unterstützen Nutzer:innen im Arbeitsalltag und ersetzen keine menschlic
Unser Ansatz für KI awork setzt Künstliche Intelligenz (KI) verantwortungsvoll, transparent und zweckgebunden ein. KI Funktionen unterstützen Nutzer:innen im Arbeitsalltag und ersetzen keine menschlichen Entscheidungen oder Bewertungen. KI Technologie & Infrastruktur awork nutzt den Microsoft Azure OpenAI Service. Die KI Verarbeitung erfolgt innerhalb Europas (Rechenzentrum: Sweden Central). Die KI Dienste werden im Rahmen der Enterprise Sicherheits und Compliance Standards von Microsoft betrieben. Es kommen keine selbst gehosteten oder unkontrollierten Drittanbieter KI Systeme zum Einsatz. Diese Architektur gewährleistet ein hohes Maß an Sicherheit, Verfügbarkeit und regulatorischer Konformität. Nutzung von KI in awork KI Funktionen unterstützen Nutzer:innen u. a. bei: Textvorschlägen, Zusammenfassungen, Empfehlungen, Automatisierungen im Arbeitskontext. Die KI verarbeitet ausschließlich Workspace Daten , auf die der jeweilige Nutzer eine Berechtigung hat. KI trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung . Standardaktivierung & Kontrolle durch Kunden KI Funktionen sind im Produkt standardmäßig aktiviert . Workspace Administrator:innen können die KI Funktion jederzeit deaktivieren . Nach der Deaktivierung ist der Zugriff der KI auf Workspace Daten vollständig unterbunden . Es erfolgt keine KI Verarbeitung , sobald die Funktion deaktiviert ist. Damit behalten Kund:innen jederzeit die volle Kontrolle über den Einsatz von KI. Datenschutz & KI Die KI Verarbeitung unterliegt denselben Datenschutz und Sicherheitsstandards wie alle anderen awork Funktionen. Kundendaten werden nicht für das Training von allgemeinen KI Modellen verwendet. Es findet kein KI Training mit Kundendaten statt. Die Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt . KI Inhalte werden nicht protokolliert oder dauerhaft gespeichert , sofern dies nicht für die Verarbeitung erforderlich ist. Ein integrierter Inhaltsfilter blockiert missbräuchliche oder potenziell schädliche Inhalte. Einordnung nach EU AI Act Auf Basis der aktuellen Funktionalitäten: Die KI Funktionen von awork fallen in die Low Risk Kategorie gemäß EU AI Act. awork stellt keine High Risk KI Systeme bereit. Es werden keine verbotenen KI Praktiken im Sinne des EU AI Act eingesetzt. Die Einordnung und Nutzung von KI wird fortlaufend im Hinblick auf regulatorische Entwicklungen überprüft. Governance & Verantwortlichkeiten Der Einsatz von KI ist durch interne Richtlinien und Review Prozesse geregelt. Verantwortlichkeiten für KI, Datenschutz und Informationssicherheit sind klar definiert. KI Funktionen werden regelmäßig im Hinblick auf DSGVO , ISO 27001 und regulatorische Anforderungen überprüft.
Technische & organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Sicherheit auf allen Ebenen Informationssicherheit ist bei awork kein einmaliges Projekt, sondern Teil unseres täglichen Handelns. Wir schützen Kundendaten durch eine Kombination aus technischen, orga
Sicherheit auf allen Ebenen Informationssicherheit ist bei awork kein einmaliges Projekt, sondern Teil unseres täglichen Handelns. Wir schützen Kundendaten durch eine Kombination aus technischen, organisatorischen und prozessualen Maßnahmen, die den Anforderungen der ISO 27001 entsprechen. Alle Maßnahmen werden regelmäßig überprüft, dokumentiert und im Rahmen unseres Informationssicherheitsmanagementsystems (ISMS) weiterentwickelt. Technische Maßnahmen | Bereich | Maßnahmen | | | | | Zutrittskontrolle | Rechenzentren werden von Microsoft Azure in Deutschland (Frankfurt & Berlin) betrieben und erfüllen ISO 27001, SOC 2 und BSI C5. Physischer Zutritt ist streng reglementiert. | | Zugangskontrolle | Zugriff auf Systeme erfolgt ausschließlich über individuelle Accounts mit 2 Faktor Authentifizierung. Zugriffsrechte sind rollenbasiert und werden regelmäßig überprüft. | | Zugriffskontrolle / Berechtigungsmanagement | Mitarbeitende erhalten nur Zugriff auf die Systeme und Daten, die sie für ihre Arbeit benötigen (Need to know Prinzip). Änderungen werden protokolliert und freigegeben. | | Verschlüsselung | Alle Daten werden bei Speicherung und Übertragung verschlüsselt (AES 256 / TLS 1.2+). Kundendaten in awork sind logisch voneinander getrennt. | | Datensicherung & Wiederherstellung | Automatisierte, tägliche Backups in separaten Azure Speicherbereichen; regelmäßige Restore Tests; definierte Wiederanlaufzeiten. | | Netzwerksicherheit | Segmentierung durch Firewalls und Zugriffsbeschränkungen; kontinuierliche Überwachung auf unautorisierte Aktivitäten. | | Systemhärtung & Patchmanagement | Regelmäßige Updates, automatisierte Sicherheitsscans, Schwachstellenmanagement über zentrale Tools. | | Incident Response & Monitoring | 24/7 Monitoring kritischer Systeme; definierter Incident Response Prozess mit Eskalationskette und Dokumentation aller Vorfälle. | Organisatorische Maßnahmen | Bereich | Maßnahmen | | | | | Informationssicherheitsmanagement (ISMS) | Umsetzung und Dokumentation aller Sicherheitsrichtlinien nach ISO 27001; regelmäßige interne Audits. | | Datenschutzmanagement | externer Datenschutzbeauftragter (PROLIANCE GmbH) begleitet Prozesse; jährliche Reviews und Datenschutz Folgenabschätzungen bei Bedarf. | | Awareness & Training | Alle Mitarbeitenden absolvieren verpflichtende Security Trainings sowie Phishing Simulationen; neues Team = Onboarding + Awareness Modul. | | Zugriffs & Rollenmanagement | Verknüpft mit HR Prozessen (On / Offboarding). Zugriffe werden beim Austritt sofort entzogen, halbjährlich geprüft. | | Lieferanten & Sub Prozessor Kontrolle | Evaluierung aller Partner durch Privacy & Security Checks vor Einsatz; jährliche Re Zertifizierung. | | Business Continuity & Disaster Recovery | Notfallkonzepte für Systemausfälle; regelmäßige Tests und Lessons Learned Runden. | | Kontinuierliche Verbesserung | Sicherheitsvorfälle, Findings und Kund\ innenfeedback fließen in unser ISMS ein; Maßnahmen werden zentral verfolgt. | Zertifizierungen & Rahmenwerke ISO 27001 awork sowie das Rechenzentrum, auf dem wir die App hosten, sind nach ISO 27001:2022 zertifiziert BSI C5 / SOC 2 (Azure) durch Microsoft abgedeckt DSGVO Konformität laufend geprüft durch externen Datenschutzbeauftragten Zusammengefasst Sicherheit gehört für uns genauso zu awork wie gute Usability oder saubere Prozesse. Wir kümmern uns im Hintergrund um all das Komplexe, damit du dich auf dein Team und deine Projekte konzentrieren kannst. Verlässlich, pragmatisch und mit dem Anspruch, jeden Tag ein Stück besser zu werden.
Warum Transparenz wichtig ist Unsere Kund\ innen vertrauen uns ihre wertvollsten Daten an Projekte, Aufgaben, Teams und Ideen. Darum ist für uns selbstverständlich: Du sollst jederzeit wissen, wer dei
Warum Transparenz wichtig ist Unsere Kund\ innen vertrauen uns ihre wertvollsten Daten an Projekte, Aufgaben, Teams und Ideen. Darum ist für uns selbstverständlich: Du sollst jederzeit wissen, wer deine Daten verarbeitet und wo das passiert. Alle eingesetzten Sub Prozessoren werden von uns sorgfältig ausgewählt, vertraglich verpflichtet und regelmäßig überprüft. Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Unsere aktuellen Sub Prozessoren | Anbieter | Zweck | Ort der Verarbeitung | Schutzmaßnahmen | | | | | | | Microsoft Azure (Germany) | Hosting & Infrastruktur für awork | Deutschland (Frankfurt & Berlin) | AVV mit Microsoft, ISO 27001 / SOC 2 / BSI C5, Verschlüsselung bei Speicherung & Übertragung | | Microsoft Azure Front Door / CDN | Schnelle & sichere Auslieferung der Anwendung (Content Delivery Network) | EU; technisch bedingt kurzzeitig weltweit bei Zugriff außerhalb EU | Datenresidenz Garantie, SCC/DPF Absicherung, keine Speicherung von Inhalten | | Microsoft Azure OpenAI (EU) | Optionale KI Funktion (z. B. Text & Automatisierungsvorschläge) | EU (Schweden Sweden Central) | Keine Datenübermittlung außerhalb EU, kein Training auf Kundendaten, DPA mit Microsoft | | Twilio Segment | Technische Datenweiterleitung für Support und Event Analyse | EU / USA | DPA + SCC + DPF Zertifizierung, Datenminimierung, verschlüsselte Übertragung | | Intercom Inc. | In App Support, Helpcenter und System Benachrichtigungen | USA | DPA + SCC + DPF (Zertifizierung), ISO 27001 / SOC 2, TLS Verschlüsselung | | Birdie (Philo Labs, Frankreich) | Bug Reporting Tool zur Fehlererfassung im Produkt | Frankreich (EU) | AVV mit ausschließlicher EU Verarbeitung, keine Drittlandübertragung, automatische Löschung nach 90 Tagen | Wie wir Audits und Prüfungen durchführen Die Art der Prüfung hängt von der Größe und Struktur des jeweiligen Sub Prozessors ab: Bei globalen Cloud Anbietern (z. B. Microsoft, Twilio, Intercom) sind klassische Vor Ort Audits nicht vorgesehen. Stattdessen stützen wir uns auf: regelmäßig veröffentlichte Audit Reports (z. B. SOC 2, ISO 27001, BSI C5), vertraglich garantierte Transparenz und Prüfmechanismen in den DPAs, sowie Zertifizierungen durch unabhängige Dritte , die jährlich erneuert werden. Bei kleineren oder europäischen Sub Prozessoren (z. B. Birdie) führen wir eigene Prüfungen durch etwa Dokumenten Reviews, Fragebögen und Sicherheitsnachweise gemäß Art. 28 Abs. 3 h DSGVO. Diese Kombination ermöglicht realistische, risikobasierte Audits, ohne die Sicherheit oder den Betrieb zu gefährden. Unser Prüf und Freigabeprozess Bevor wir einen neuen Sub Prozessor einsetzen, führen wir einen Privacy & Security Check durch: Bewertung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, Prüfung der Rechtsgrundlagen (AVV, SCC oder DPF), Freigabe durch COO und CTO, jährliche Überprüfung und Audit. Unsere Liste der Sub Prozessoren wird regelmäßig aktualisiert. Kund\ innen werden über Änderungen mindestens 6 Wochen vorab informiert und können gemäß Art. 28 Abs. 2 DSGVO widersprechen . Warum kein individueller Widerspruch gegen bestehende Sub Prozessoren möglich ist Wir wissen, dass das Thema sensibel ist, deshalb möchten wir transparent erklären, warum ein individueller Ausschluss einzelner Sub Prozessoren nicht möglich ist. Bestimmte Dienstleister (z. B. Microsoft Azure oder Intercom) sind technisch fest in unsere Infrastruktur integriert . Ein Ausschluss würde zentrale Funktionen oder die Sicherheit des Gesamtsystems beeinträchtigen. Die DSGVO sieht bewusst vor, dass Kund\ innen über neue Sub Prozessoren informiert werden und diesen innerhalb einer Frist widersprechen können. Für bereits bestehende Sub Prozessoren gilt dieses Recht nicht, da sie Teil des vereinbarten Leistungsumfangs sind. Wenn wir neue Sub Prozessoren einsetzen, dann tun wir das ausschließlich, um bestimmte Funktionalitäten bereitzustellen oder zu verbessern . Diese Partner verarbeiten nur eng begrenzte Daten , die für diese Funktion zwingend erforderlich sind, z. B. technische Metadaten oder Kommunikationsinformationen. Statt eines individuellen Widerspruchsrechts stellen wir unseren Kund\ innen ein Sonderkündigungsrecht zur Verfügung, falls sie mit der Einbindung eines neuen Sub Prozessors grundsätzlich nicht einverstanden sind. So bleibt die Entscheidung jederzeit in deiner Hand, ohne dass die technische Integrität von awork gefährdet wird. Wir stellen sicher, dass alle eingesetzten Sub Prozessoren, egal ob neu oder etabliert, die gleichen hohen Sicherheits und Datenschutzstandards erfüllen. Das prüfen wir regelmäßig im Rahmen unseres Informationssicherheitsmanagementsystems (ISMS). Datenfluss auf einen Blick Alle Kundendaten werden in Deutschland gespeichert (Azure Germany). Support und Kommunikationsdaten laufen, wenn du den Chat oder Support verwendest, über Intercom (USA, aber mit EU Angemessenheitsbeschluss) Technische Eventdaten werden teilweise über Twilio Segment an Intercom weitergegeben. Bug Reports werden nur auf Wunsch über Birdie (Frankreich) übermittelt. Die KI Funktion (Azure OpenAI) ist optional , arbeitet ausschließlich innerhalb der EU und nutzt keine Daten zum Training.
Datenschutz bei awork Der Schutz personenbezogener Daten hat bei awork einen hohen Stellenwert. Wir verarbeiten Daten ausschließlich im Einklang mit der EU Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) und nach
Datenschutz bei awork Der Schutz personenbezogener Daten hat bei awork einen hohen Stellenwert. Wir verarbeiten Daten ausschließlich im Einklang mit der EU Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) und nach klar definierten rechtlichen und organisatorischen Vorgaben. Rollen & Verantwortlichkeiten awork verarbeitet personenbezogene Daten in klar definierten Rollen: awork agiert als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO für die Daten unserer Kunden. Unsere Kunden bleiben Verantwortliche für die Inhalte und personenbezogenen Daten, die sie in awork verarbeiten. Datenschutzrelevante Entscheidungen und Prozesse sind organisatorisch verankert und dokumentiert. Hosting & Datenverarbeitung Hosting der awork Plattform ausschließlich in Deutschland Eigener, dedizierter Tenant bei Microsoft Azure Germany, der ausschließlich von awork kontrolliert wird Primäre Datenverarbeitung innerhalb der Europäischen Union In ausgewählten Fällen kann es zu einer Datenübermittlung in Drittländer kommen, z. B. im Rahmen von Support oder Kommunikationsdiensten In diesen Fällen erfolgt die Datenübermittlung ausschließlich auf Basis geeigneter Garantien, insbesondere: EU Standardvertragsklauseln (SCCs) Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission (soweit anwendbar) Subprozessoren awork setzt Subprozessoren ausschließlich für den Betrieb der Plattform sowie für Support und Serviceleistungen ein. Subprozessoren erhalten nur dann Zugriff auf personenbezogene Daten, wenn dies für den jeweiligen Zweck zwingend erforderlich ist. Der Zugriff ist auf klar definierte, ausgewählte Anwendungsfälle beschränkt. Alle Subprozessoren werden sorgfältig ausgewählt, vertraglich verpflichtet und regelmäßig überprüft. Eine aktuelle Übersicht aller Subprozessoren stellen wir transparent zur Verfügung. Datenschutzorganisation Externer Datenschutzbeauftragter: PROLIANCE GmbH, München Etablierte Datenschutzrichtlinien und prozesse Regelmäßige Schulungen und Sensibilisierung der Mitarbeitenden Definierte Prozesse für Datenschutzanfragen und Betroffenenrechte Verträge & Dokumente Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO Privacy Policy Subprocessor List Transparenz & Kontakt Für weitergehende datenschutzrechtliche Fragen, DSGVO Ausküfte oder individuelle Prüfungen stehen wir gerne zur Verfügung. 📧 privacy@awork.com
Unser Ansatz zur Informationssicherheit Der Schutz von Kundendaten und Informationen hat bei awork höchste Priorität. Wir setzen auf klar definierte Prozesse, Verantwortlichkeiten und international an
Unser Ansatz zur Informationssicherheit Der Schutz von Kundendaten und Informationen hat bei awork höchste Priorität. Wir setzen auf klar definierte Prozesse, Verantwortlichkeiten und international anerkannte Standards, um ein hohes und dauerhaftes Sicherheitsniveau sicherzustellen. ISO 27001 & Informationssicherheits Managementsystem (ISMS) awork ist nach ISO 27001 zertifiziert. Unser aktuelles Zertifikat kannst du hier herunterladen. Unser Informationssicherheits Managementsystem (ISMS) stellt sicher, dass Informationssicherheit systematisch umgesetzt, überwacht und kontinuierlich verbessert wird. Der Zertifizierungs Scope umfasst: die awork SaaS Plattform, alle internen Systeme und Prozesse zur Entwicklung, Bereitstellung und zum Betrieb des Produkts, sämtliche Mitarbeitenden, die an diesen Prozessen beteiligt sind. Verantwortlichkeiten für Informationssicherheit Die Verantwortung für Informationssicherheit ist bei awork klar aufgeteilt und auf Führungsebene verankert: Unser CTO verantwortet die technische Informationssicherheit, insbesondere in Bezug auf Produkt, Infrastruktur und Systemarchitektur. Unsere COO verantwortet die organisatorische und prozessuale Informationssicherheit, einschließlich Governance, Richtlinien, Compliance und interner Abläufe. Sicherheitsrelevante Entscheidungen werden gemeinsam abgestimmt und regelmäßig überprüft. Die Geschäftsführung ist aktiv in die Weiterentwicklung des ISMS eingebunden. Diese Aufteilung stellt sicher, dass technische und organisatorische Sicherheitsaspekte ganzheitlich betrachtet werden. Zentrale Sicherheitsprinzipien Etabliertes ISMS nach ISO 27001 Regelmäßige Risikoanalysen und interne Audits Klare Aufteilung technischer und organisatorischer Verantwortlichkeiten Dokumentierte Prozesse für den Umgang mit Sicherheitsvorfällen Kontinuierliche Überprüfung und Verbesserung der Sicherheitsmaßnahmen Transparenz & Abgrenzung Um ein hohes Sicherheitsniveau zu gewährleisten, teilen wir keine detaillierten technischen oder architektonischen Informationen öffentlich . Weiterführende Informationen stellen wir im Rahmen individueller Security Reviews oder auf Anfrage gerne zur Verfügung. Schreibe uns einfach eine E Mail an security@awork.com . Weitere Informationen zu unserem ISMS udn die Möglichkeit, unsere Policies einzusehen, findest du auch unter trust.awork.com .
Du möchtest wissen, wie andere Agenturen awork nutzen, um Projekte effizienter zu planen, Teams perfekt auszulasten oder die Zeiterfassung zu optimieren? Dann haben wir etwas für dich! In unseren Cust
Du möchtest wissen, wie andere Agenturen awork nutzen, um Projekte effizienter zu planen, Teams perfekt auszulasten oder die Zeiterfassung zu optimieren? Dann haben wir etwas für dich! In unseren Customer Stories teilen wir echte Workflows und praxisnahe Einblicke von Agenturen, die mit awork arbeiten vom Boutique Kreativteam bis hin zur großen Agenturgruppe. Sie berichten, wie sie: ihre Billability erhöht haben, ihre Effizienz um 50 % steigern konnten, 98 % ihrer Stunden zuverlässig erfassen, Kund:innen direkt in die Projekte einbeziehen und sich endlich von Tool Chaos (und zu viele Toolkosten) verabschieden konnten. Erfahre aus erster Hand, welche Features besonders hilfreich sind, welche Prozesse sich verändert haben und welche Learnings du direkt auf dein Team übertragen kannst. Zu den Referenzen Lass dich inspirieren vielleicht ist genau die Lösung dabei, nach der du suchst! 🚀
awork ist einfach und schnell einzuführen auch und gerade für User\ innen, die im Projektmanagement sonst ungeübt sind. Dennoch kann, gerade in großen Teams, eine gezielte Beratung durch unser Team de
awork ist einfach und schnell einzuführen auch und gerade für User\ innen, die im Projektmanagement sonst ungeübt sind. Dennoch kann, gerade in großen Teams, eine gezielte Beratung durch unser Team den Prozess vereinfachen und beschleunigen. Team an Bord Garantie Wir bieten die Team an Bord Garantie unseren Professional und Enterprise Kunden und ab einer Teamgröße von 10 Usern\ innen an. Diese Garantie baut auf einem strukturierten Einführungsprogramm auf, das unsere Kunden durchlaufen müssen. Darüber hinaus begleiten wir insbesondere unsere Enterprise Kunden auf Anfrage bei der Einführung von der ersten Konfiguration und Datenmigration über die Einbindung in bestehende Infrastruktur bis hin zu regelmäßigen Schulungen für alle User\ innen. Hierfür haben wir ein eigenes Beratungsteam, das awork bis ins kleinste Detail beherrscht und euch gerne Best Practices vergangener Projekte zeigt. Damit wir über eure Vorstellungen sprechen und euch ein entsprechendes Angebot machen können, meldet euch bitte unter sales@awork.com oder bucht euch direkt einen kostenfreien Ersttermin bei uns.
Das awork Onboarding Tutorial hilft neuen Usern, ihren Workspace Schritt für Schritt kennenzulernen. Es führt durch wichtige Funktionen wie Projekte erstellen, Zeiten erfassen, mit Docs arbeiten oder
Das awork Onboarding Tutorial hilft neuen Usern, ihren Workspace Schritt für Schritt kennenzulernen. Es führt durch wichtige Funktionen wie Projekte erstellen, Zeiten erfassen, mit Docs arbeiten oder den Planer nutzen. Als Admin kannst du festlegen, welche Teile des Tutorials für welche Rollen sichtbar sind . So bleibt das Onboarding übersichtlich und relevant zum Beispiel für interne Teammitglieder, Externe oder Admins. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Nicht jede Rolle braucht alle Inhalte. Indem du das Onboarding anpasst, kannst du: Komplexität für neue User reduzieren Inhalte auf die jeweilige Rolle fokussieren deinem Team einen schnelleren Einstieg ermöglichen Das Tutorial passt sich automatisch an die von dir definierten Rolleneinstellungen an. So richtest du das Onboarding Tutorial ein Was Admins im Onboarding Tutorial steuern können In den Berechtigungseinstellungen einer Rolle können Admins bestimmte Onboarding Bereiche für Nutzer:innen ein oder ausblenden: Onboarding Fortschritt Steuert, ob User dieser Rolle das Leaderboard sehen können Admin Aufgaben (nur für Admin Rolle) Zeigt oder versteckt adminbezogene Inhalte im Onboarding Zeiterfassung Zeigt oder versteckt Onboarding Aufgaben zur Zeiterfassung Docs Zeigt oder versteckt Onboarding Aufgaben zu awork Docs Planer Zeigt oder versteckt Onboarding Aufgaben zum Planer Bereiche für eine Rolle ein oder ausschalten 1. Öffne die Einstellungen 2. Gehe zu Rechtemanagement 3. Wähle die Allgemeine Berechtigungsrollen aus, die du bearbeiten möchtest 4. Scrolle nach unten zu Sichtbarkeit der Aufgaben im Onboarding Tutorial 5. Aktiviere oder deaktiviere einzelne Elemente über das Auge Symbol ( Anzeigen/Ausblenden ) Die Änderungen gelten für alle User mit dieser Rolle. [!WARNING] Wenn Admins einen Bereich für eine Rolle deaktivieren: sehen User die entsprechenden Onboarding Aufgaben nicht mehr werden ausgeblendete Aufgaben nicht für den Onboarding Fortschritt gezählt bleibt das Tutorial auf relevante Inhalte fokussiert So bekommt jede Rolle ein passendes Onboarding ohne unnötige Komplexität. So funktioniert das Leaderboard / „Team Fortschritt" Das Leaderboard zeigt, wie weit User in deinem Workspace mit dem Onboarding Tutorial fortgeschritten sind. Es macht den Fortschritt sichtbar und motiviert Teams, das Onboarding gemeinsam abzuschließen. Aktiviere Onboarding Fortschritt , um das Leaderboard für eine Rolle anzuzeigen Deaktiviere Onboarding Fortschritt , um das Leaderboard auszublenden Um auf den Team Onboarding Fortschritt zuzugreifen, klicke oben rechts auf den Button Support & Hilfe und anschließend auf Zum Tutorial . [!WARNING] Wichtig: Admins haben immer Zugriff auf das Leaderboard. Für alle anderen Rollen hängt die Sichtbarkeit von deinen Einstellungen ab. User Onboarding Alle User können kostenlos auf das User Onboarding über den Onboarding Bereich zugreifen, der direkt im awork Workspace für Einführungs und Schulungszwecke verfügbar ist. Wenn du als User in den awork Workspace deines Teams eingeladen wurdest: Navigiere über den Button Support & Hilfe zum Onboarding Bereich Klicke auf Zum Tutorial Der personalisierte Guide ist auf deine Berechtigungsstufe in awork zugeschnitten, sodass du nur Inhalte siehst, die wirklich relevant für dich sind. Für das beste Lernerlebnis empfehlen wir, die Tutorials in der vorgeschlagenen Reihenfolge durchzugehen. FAQ Was ist das awork Onboarding Tutorial? Es ist ein Schritt für Schritt Tutorial, das neuen Usern hilft, den Workspace und wichtige Funktionen wie das Erstellen von Projekten, Zeiterfassung, das Arbeiten mit Docs oder die Nutzung des Planers kennenzulernen. Kann ich steuern, welche Onboarding Bereiche User sehen? Ja. Als Workspace Admin kannst du steuern, welche Teile des Tutorials für welche Berechtigungsrollen sichtbar sind. Wo ändere ich die Sichtbarkeit des Onboardings für eine Rolle? Gehe zu Einstellungen Rechtemanagement , wähle eine Allgemeine Berechtigungsrolle aus und aktiviere oder deaktiviere Bereiche unter Sichtbarkeit der Aufgaben im Onboarding Tutorial . Wie kann ich den Team Fortschritt anzeigen oder ausblenden? Aktiviere Onboarding Fortschritt , um das Leaderboard (= Team Fortschritt) für eine Rolle anzuzeigen, oder deaktiviere die Option, um das Leaderboard auszublenden. Was passiert, wenn ich einen Onboarding Bereich für eine Rolle ausblende? User mit dieser Rolle sehen die entsprechenden Onboarding Aufgaben nicht mehr und ausgeblendete Aufgaben werden nicht für den Team Fortschritt gezählt. Sehen Admins den Team Fortschritt immer? Ja. Admins haben immer Zugriff auf das Leaderboard. Für alle anderen Rollen hängt die Sichtbarkeit von deinen Einstellungen ab. Ich wurde als User eingeladen. Wie greife ich auf das Onboarding Tutorial zu? Klicke oben rechts auf den Button Support & Hilfe und anschließend auf Zum Tutorial , um den personalisierten Guide zu öffnen.
Junico hilft Unternehmen dabei, einzigartige Freelance Talente zu finden, die verifiziert, zertifiziert, erprobt und topmotiviert sind. Das Team von Junico kennt jede\ n Freelancer\ in in der Communit
Junico hilft Unternehmen dabei, einzigartige Freelance Talente zu finden, die verifiziert, zertifiziert, erprobt und topmotiviert sind. Das Team von Junico kennt jede\ n Freelancer\ in in der Community persönlich und vermittelt Unternehmen direkt passende Kandidat\ innen. Dieser persönliche Ansatz ist die Grundlage für mehr als 8.000 erfolgreiche Vermittlungen. Junicos Motto: Nur Freelancer\ innen, für die wir unsere Hände ins Feuer legen. [!NOTE] Alle Freelancer\ innen auf der Plattform von Junico haben kostenlosen Zugriff auf awork und können über awork Connect mit dir zusammenarbeiten. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Nutze die Partnerschaft mit Junico, wenn du schnell Talente finden und die Zusammenarbeit einfach halten möchtest: Finde geprüfte Freelancer\ innen , die verifiziert, zertifiziert und erprobt sind Erhalte handverlesene Matches durch Junicos persönlichen Vermittlungsprozess Arbeite reibungslos in awork zusammen , da Junico Freelancer\ innen kostenlosen Zugriff auf awork haben Lade Freelancer\ innen über awork Connect ein , um gemeinsam in deinem awork Projekt zu arbeiten So nutzt du die Partnerschaft mit Junico Freelancer\ in auf Junico finden und auswählen Erstelle ein Junico Konto: Junico Konto erstellen Erstell einen Auftrag oder schreib den Expert:innen von Junico, wen du suchst Erhalte handverlesene Profile Starte den Dialog mit den Freelancer\ innen Wähl deinen Favoriten und starte die Zusammenarbeit Zusammenarbeit in awork über awork Connect Erstelle ein neues Projekt in awork oder öffne ein bestehendes Projekt Lade die Freelancer über awork Connect in das Projekt ein FAQ Was ist Junico? Junico ist eine Plattform, auf der Unternehmen einzigartige Freelance Talente finden, die verifiziert, zertifiziert, erprobt und hoch motiviert sind. Das Team von Junico vermittelt Unternehmen persönlich passende Freelancer\ innen. Wie vermittelt mir Junico passende Freelancer:innen? Du erstellst einen Auftrag oder kontaktierst die Expert\ innen von Junico. Anschließend sendet dir Junico handverlesene Profile, die zu deinen Anforderungen passen. Haben Junico Freelancer\ innen Zugriff auf awork? Ja. Alle Freelancer:innen auf der Plattform von Junico haben kostenlosen Zugriff auf awork. Wie lade ich eine:n Junico Freelancer:in zur Zusammenarbeit in awork ein? Erstelle ein neues Projekt in awork oder öffne ein bestehendes Projekt und lade die Freelancer\ in anschließend über awork Connect in das Projekt ein. Was sind die wichtigsten Schritte, um mit Freelancer\ innen über Junico zusammenzuarbeiten? Erstelle ein Junico Konto, veröffentliche einen Auftrag oder kontaktiere die Expert\ innen von Junico, erhaltene handverlesene Profile, starte den Austausch, wähle eine\ n Freelancer\ in aus und arbeite anschließend in awork zusammen, indem du die Person über awork Connect einlädst.
☝️ Derzeit überarbeiten wir unseren Helpcenter Artikel zur no|crm Integration . Bei Fragen kannst du uns natürlich jederzeit kontaktieren: support@awork.com.
Zunächst musst du deine Daten aus Meistertask exportieren. Wie du die Daten exportierst, findest du hier: Daten aus Meistertask exportieren. Meistertask exportiert die Daten als .csv Datei. Diese kann
Zunächst musst du deine Daten aus Meistertask exportieren. Wie du die Daten exportierst, findest du hier: Daten aus Meistertask exportieren. Meistertask exportiert die Daten als .csv Datei. Diese kannst du mit Excel öffnen. Dabei befinden sich alle Daten durch Kommata getrennt in einer Spalte. Du kannst die Daten wie folgt in einzelne Spalten bringen: 1. Markiere die Spalte mit den Daten 2. Gehe in Excel auf Daten und dann Text in Spalten 3. Es öffnet sich ein Pop up. Wähle nun die Option getrennt 4. Wähle die Option Komma und klicke auf Fertig stellen Nun werden die Daten in einzelnen Spalten angezeigt. Aus diesen kannst du die Daten nun in die awork Importvorlage kopieren. Dabei ist der Abgleich der Felder wie folgt: | awork | Meistertask | | | | | Projektname | Feld ist im Meistertask Export nicht vorhanden | | Kunde | Feld ist im Meistertask Export nicht vorhanden | | Aufgabenname | name | | Beschreibung | notes | | Tätigkeit | Feld ist im Meistertask Export nicht vorhanden | | Startdatum | Feld ist im Meistertask Export nicht vorhanden | | Enddatum | due date | | Geplanter Aufwand | Feld ist im Meistertask Export nicht vorhanden | | Bearbeiter\ in | assignee | | Status | section | Anschließend kannst du die Daten wie hier beschrieben in awork hochladen.
Video ansehen Zunächst musst du deine Daten aus Trello exportieren. Wie du die Daten exportierst, findest du hier: Daten aus Trello exportieren. ☝️Wichtig: Trello erlaubt den Export von Daten nur für
Video ansehen Zunächst musst du deine Daten aus Trello exportieren. Wie du die Daten exportierst, findest du hier: Daten aus Trello exportieren. ☝️Wichtig: Trello erlaubt den Export von Daten nur für Business Class Kund\ innen. Eine Alternative ist es, die Trello Chrome Extension zu installieren. Trello exportiert die Daten als .csv Datei. Diese kannst du mit Excel öffnen. Dabei befinden sich alle Daten durch Kommata getrennt in einer Spalte. Du kannst die Daten wie folgt in einzelne Spalten bringen: 1. Markiere die Spalte mit den Daten 2. Gehe in Excel auf Daten und dann Text in Spalten 3. Es öffnet sich ein Pop up. Wähle nun die Option getrennt 4. Wähle die Option Komma und klicke auf Fertig stellen Datenabgleich Nun werden die Daten in einzelnen Spalten angezeigt. Aus diesen kannst du die Daten nun in die awork Importvorlage kopieren. Dabei ist der Abgleich der Felder wie folgt: | awork | Trello | | | | | Projektname | Name des Boards | | Kund\ in | Name | | Aufgabenname | Feld ist im Trello Export nicht vorhanden | | Beschreibung | Desc | | Tätigkeit | Feld ist im Trello Export nicht vorhanden | | Startdatum | Feld ist im Trello Export nicht vorhanden | | Enddatum | Due | | Geplanter Aufwand | Feld ist im Trello Export nicht vorhanden | | Bearbeiter\ in | Members | | Status | idList | Datenabgleich via Chrome Extension | awork | Trello | | | | | Projektname | Name des Boards | | Kund\ in | Feld ist im Trello Export nicht vorhanden | | Aufgabenname | Title | | Beschreibung | Description | | Tätigkeit | Feld ist im Trello Export nicht vorhanden | | Startdatum | Feld ist im Trello Export nicht vorhanden | | Enddatum | Due | | Geplanter Aufwand | Feld ist im Trello Export nicht vorhanden | | Bearbeiter\ in | Members | | Status | List | Anschließend kannst du die Daten wie hier beschrieben in awork hochladen.
Google Drive/Microsoft OneDrive Integration
Nutze die Integration, wenn Dateien in ihrem ursprünglichen Speicherort verbleiben sollen, aber trotzdem in awork sichtbar sein müssen. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Hänge Dateien aus deinem Cloud
Nutze die Integration, wenn Dateien in ihrem ursprünglichen Speicherort verbleiben sollen, aber trotzdem in awork sichtbar sein müssen. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Hänge Dateien aus deinem Cloud Speicher an Elemente wie Aufgaben, Projekte und Kommentare an Behalte Dateien in deinem Cloud Speicher und verlinke sie gleichzeitig in awork Teile Kontext in Kommentaren , indem du einen verlinkten Datei Platzhalter einfügst [!NOTE] Wichtig: Wenn du eine verknüpfte Cloud Datei in awork löschst, wird nur die Verknüpfung zu awork entfernt. Die Datei bleibt in deinem Cloud Speicher bestehen. So funktioniert die Google Drive und Microsoft OneDrive Integration Eine Datei aus Google Drive oder OneDrive anhängen 1. Wähle beim Hochladen den entsprechenden Cloud Speicher aus. Es öffnet sich ein Anmeldefenster (falls kein Fenster erscheint, siehe den Abschnitt zur Fehlerbehebung unten) 2. Melde dich mit deinem Konto an und durchsuche deinen Cloud Speicher 3. Wähle die Datei aus, die du anhängen möchtest 4. Die Datei erscheint anschließend in deiner Aufgabe, deinem Projekt oder als Platzhalter in deinem Kommentar Fehlerbehebung und Best Practices Wenn das Verknüpfen von Dateien nicht wie erwartet funktioniert, schaue hier: Das Anmeldefenster öffnet sich nicht Wenn sich das Pop up Fenster nicht automatisch öffnet, blockiert dein Browser es wahrscheinlich. Erlaube Pop ups für deine awork URL und wähle anschließend den Cloud Speicher erneut aus. Chrome: Klicke in der URL Leiste (oben rechts) auf das Symbol, das auf ein blockiertes Pop up hinweist, und erlaube Pop ups für deine awork URL Firefox: Klicke in der gelben Hinweisleiste auf Einstellungen und erlaube das Pop up für deine awork URL Safari: Klicke auf den Hinweis zu blockierten Pop ups in der URL Leiste (oder auf das kleine Fenstersymbol), um das Fenster zu öffnen. Falls das nicht hilft, blockiert dein Browser möglicherweise erforderliche Cookies Edge: Klicke in der URL Leiste (oben rechts) auf das Symbol, das auf ein blockiertes Pop up hinweist, und erlaube Pop ups für deine awork URL Die Verbindung mit Google Drive schlägt fehl Wenn die Verbindung zwischen Google Drive und awork fehlschlägt, erlaubt deine Domain möglicherweise keine zusätzlichen App Verbindungen. Probiere folgendes: Gehe zu Google Drive Einstellungen (Zahnrad Symbol) ⚙️ Apps verwalten Von Drive trennen [!WARNING] Wichtig: Wenn die Meldung Your domain does not allow to connect additional apps angezeigt wird, schränkt deine Domain die Verbindung ein. Gehe anschließend zurück zu awork und versuche erneut, eine Datei aus Google Drive anzuhängen. Wenn du aufgefordert wirst, der App Zugriff auf Drive Dateien zu gewähren, wähle Akzeptieren oder Zulassen . Ein\ e Kolleg\ in kann die Datei nicht öffnen Eine Cloud Datei wird in awork lediglich verlinkt. Der Zugriff auf die Aufgabe oder das Projekt in awork gewährt nicht automatisch Zugriff auf die Datei im Cloud Speicher. [!WARNING] Die Berechtigungen müssen direkt im jeweiligen Cloud Speicher verwaltet werden. Bei Google Drive kannst du eine Zugriffsanfrage senden, wenn du eine Datei öffnest, auf die du keinen Zugriff hast. Am einfachsten lassen sich diese Anfragen bearbeiten, wenn du awork und Google Drive mit Slack verbindest. So kannst du Zugriffsanfragen mit nur einem Klick genehmigen. Die Anzahl der Anmeldungen reduzieren Speichere deine Google oder OneDrive Anmeldung im Browser, damit die Anmeldung auf die Auswahl eines Kontos reduziert wird. Das ist besonders hilfreich, wenn du mit mehreren Konten arbeitest, und stellt sicher, dass keine Konten pro Benutzer:in in awork gespeichert werden müssen. Google Drive oder OneDrive deaktivieren Es ist nicht möglich, Google Drive oder OneDrive für deinen awork Workspace zu deaktivieren. FAQ Was passiert, wenn ich eine Google Drive oder OneDrive Datei in awork lösche? Du kannst die Datei wie eine regulär hochgeladene Datei löschen. Es wird jedoch nur die Verknüpfung zu awork entfernt. Die Datei bleibt unverändert in deinem Cloud Speicher bestehen. Warum öffnet sich das Google Drive oder OneDrive Anmeldefenster nicht? Dein Browser blockiert wahrscheinlich das Pop up Fenster. Erlaube Pop ups für deine awork URL und wähle den Cloud Speicher anschließend erneut aus. Warum schlägt die Verbindung von Google Drive mit awork fehl? Deine Domain schränkt möglicherweise die Verbindung zusätzlicher Apps ein. Gehe in Google Drive zu Einstellungen (Zahnrad Symbol) ⚙️ Apps verwalten Von Drive trennen . Wenn die Meldung Your domain does not allow to connect additional apps angezeigt wird, ist diese Einschränkung die Ursache. Warum kann ein\ e Kolleg\ in die Aufgabe sehen, aber die verlinkte Datei nicht öffnen? Die Sichtbarkeit einer Aufgabe oder eines Projekts in awork gewährt nicht automatisch Zugriff auf die Datei im Cloud Speicher. Der Dateizugriff muss separat im jeweiligen Cloud Speicher freigegeben werden. Kann ich Google Drive oder OneDrive für meinen awork Workspace deaktivieren? Nein. Es ist nicht möglich, Google Drive oder OneDrive für deinen awork Workspace zu deaktivieren.
Integrationen für Speicher & Teilen von Dokumenten
Verbinde USU mit awork, um deine awork Lizenzen zentral und übersichtlich zu verwalten. Wichtige Vorteile und Anwendungsfälle Nutze USU als zentrale Plattform für die Verwaltung deiner awork Lizenzen:
Verbinde USU mit awork, um deine awork Lizenzen zentral und übersichtlich zu verwalten. Wichtige Vorteile und Anwendungsfälle Nutze USU als zentrale Plattform für die Verwaltung deiner awork Lizenzen: Erhöhe die Anzahl der awork Lizenzen und lade User\ innen mit einem Klick aus USU ein Lade bestehende USU User\ innen per E Mail ein , ohne ihre E Mail Adresse manuell eingeben zu müssen Deaktiviere und reaktiviere User\ innen in awork direkt über USU Entferne Userlizenzen in USU mit einem Klick So richtest du die USU Integration ein Navigiere in USU zu Applications Klicke oben rechts auf Add Applications Wähle awork aus der Liste aus Melde dich bei Aufforderung mit deinem awork Konto an Wähle den Workspace aus, den du verbinden möchtest, und erteile USU den Zugriff FAQ Was ist die USU Integration? Sie verbindet USU (ein Tool für Provisionierung und Benutzerverwaltung) mit awork, damit du deine awork Lizenzen zentral verwalten kannst. Wie richte ich die USU Integration ein? Gehe in USU zu Applications , klicke auf Add Applications , wähle awork aus, melde dich bei awork an und wähle anschließend den Workspace aus, für den du den Zugriff erlauben möchtest. Was kann ich mit der Integration verwalten? Du kannst die Anzahl der Lizenzen in awork erhöhen, User\ innen einladen, User\ innen deaktivieren oder reaktivieren sowie Userlizenzen direkt über USU entfernen.
memtime hilft dir dabei, die Zeiterfassung in awork zu automatisieren. Die App läuft im Hintergrund, zeichnet deine Arbeitszeiten auf und erleichtert die Buchung von Zeiten auf Projekte. Hauptvorteile
memtime hilft dir dabei, die Zeiterfassung in awork zu automatisieren. Die App läuft im Hintergrund, zeichnet deine Arbeitszeiten auf und erleichtert die Buchung von Zeiten auf Projekte. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Erfasse Zeiten mit weniger manuellem Aufwand: Automatische Zeiterfassung im Hintergrund mit der memtime App Aktive awork Projekte stehen in memtime zur Verfügung , damit du Zeiten dem richtigen Projekt zuordnen kannst Übertrage erfasste Zeiten mit einem Klick nach awork So richtest du die memtime Integration ein Konten erstellen Erstelle ein awork Konto Lade die memtime App herunter awork mit memtime verbinden 1. Starte die memtime App 2. Folge den Anweisungen, um dich mit deinem awork Konto anzumelden Aktive Projekte laden memtime stellt automatisch deine aktiven awork Projekte zur Verfügung und informiert dich, wenn neue Projekte verfügbar sind. Zeiterfassung starten Starte die Zeiterfassung in memtime . Deine Arbeitszeiten werden in der Übersicht angezeigt und können mit einem Klick nach awork übertragen werden. FAQ Wie verbinde ich awork mit memtime? Starte die memtime App und folge den Anweisungen, um dich mit deinem awork Konto anzumelden. Welche awork Projekte werden in memtime angezeigt? memtime stellt automatisch deine aktiven awork Projekte zur Verfügung und informiert dich, wenn neue Projekte verfügbar sind. Wann werden meine Arbeitszeiten in memtime angezeigt? Sobald die Zeiterfassung in memtime gestartet wurde, werden deine Arbeitszeiten in der Übersicht angezeigt. Wie übertrage ich erfasste Zeiten nach awork? Nachdem du die Zeiterfassung in memtime gestartet hast, kannst du deine Arbeitszeiten mit einem Klick nach awork übertragen.
n8n ist eine erweiterbare Open Source Plattform für Workflow Automatisierung, mit der du awork ohne Programmierkenntnisse mit Apps und Services integrieren kannst. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Nu
n8n ist eine erweiterbare Open Source Plattform für Workflow Automatisierung, mit der du awork ohne Programmierkenntnisse mit Apps und Services integrieren kannst. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Nutze n8n, um Arbeitsabläufe zwischen awork und deinen anderen Tools automatisch zu verbinden. Automatisiere Datenflüsse , indem du awork mit anderen Services und Apps verbindest Arbeite in beide Richtungen , indem du Daten aus awork abrufst, verarbeitest und weiterleitest oder Daten zurück nach awork sendest Erstelle Workflows visuell , indem du Nodes in der grafischen Oberfläche von n8n anlegst und verbindest So funktioniert die n8n Integration n8n verwendet Nodes , um awork mit anderen Services und Apps zu verbinden. Nodes fungieren als Schnittstellen, über die Aktionen in beide Richtungen ausgeführt werden können. Workflows werden erstellt, indem Nodes angelegt und miteinander verbunden werden. Du beginnst mit einem Trigger (Start Node) und fügst anschließend Nodes mit den folgenden Aktionen hinzu. Unterstützte Aktionen in n8n für awork: Delete Get Head Options Patch Post Put [!NOTE] Tipp: Wenn du den schnellsten Einstieg möchtest, beginne mit dem Community Node . Wenn du etwas individuelleres benötigst, verwende API Aufrufe mit dem HTTP Request Node . So nutzt du die n8n Integration Ein n8n Konto erstellen Registriere dich für ein n8n Konto (n8n bietet eine 14 tägige kostenlose Testversion an). Die Integration einrichten Um die n8n Integration in awork einzurichten, hast du zwei Möglichkeiten: Nutze den Community Node , um awork als reguläres Tool in n8n mit vorgefertigten Automatisierungen hinzuzufügen Nutze benutzerdefinierte API Aufrufe mit dem HTTP Request Node , wenn du Automatisierungen benötigst, die nicht durch den Community Node abgedeckt werden Option A: Den Community Node installieren 1. Gehe in deinem n8n Konto zu Settings Community Nodes Install Enter 2. Gib den Paketnamen ein: 3. Finde awork in deinem n8n Workspace mit allen vorgefertigten Automatisierungen 4. Beginne mit dem Aufbau deines individuellen Workflows Option B: Die API mit einem HTTP Request Node verwenden 1. Klicke in deinem n8n Konto auf Add Workflow , um einen neuen Workflow zu starten 2. Lege fest, wann dein Workflow gestartet werden soll (zum Beispiel nach Zeitplan oder manuell) 3. Füge deinem Workflow einen HTTP Request Node hinzu (Details hier) 4. Melde dich über eine gängige Authentifizierungsmethode an und führe API Aufrufe an awork aus, um Daten über die URLs abzurufen 5. Verbinde den awork Node mit einem anderen Node, um festzulegen, welche Aktion auf das in awork ausgelöste Ereignis folgen soll [!WARNING] 👉🏼 Erfahre hier, wie du einen API Key für die Authentifizierung erhältst. Deinen Workflow abschließen 1. Teste den Workflow, um sicherzustellen, dass die Nodes korrekt verbunden sind 2. Speichere den Workflow und aktiviere ihn, damit er automatisch ausgeführt wird Für weitere Informationen schau hier bei n8n vorbei. Tipps Starte einfach , indem du einen Workflow mit einem Trigger und einer nachfolgenden Aktion erstellst Nutze zuerst den Community Node , wenn du vorgefertigte awork Automatisierungen in n8n verwenden möchtest Nutze den HTTP Request Node , wenn du benutzerdefinierte API Aufrufe benötigst, die über die Funktionen des Community Nodes hinausgehen FAQ Was ist n8n? n8n ist eine erweiterbare, Open Source Plattform für Workflow Automatisierung, mit der du awork ohne Programmierkenntnisse mit verschiedenen Apps und Services integrieren kannst. Sollte ich den Community Node oder die API verwenden? Nutze den Community Node für die einfachste Einrichtung mit vorgefertigten awork Automatisierungen. Wenn deine Anforderungen dadurch nicht abgedeckt werden, verwende benutzerdefinierte API Aufrufe mit dem HTTP Request Node . Welche Aktionen werden für awork in n8n unterstützt? Unterstützte Aktionen sind Delete , Get , Head , Options , Patch , Post und Put . Wo erhalte ich einen API Key für die Authentifizierung? Hier erfährst du, wie du einen API Key erhältst: API Key erstellen.
Shift wurde für Menschen entwickelt, die mehrere App und E Mail Konten verwalten und sich daher häufig an und abmelden müssen. Es bietet zahlreiche App Integrationen, die dir helfen, produktiver zu ar
Shift wurde für Menschen entwickelt, die mehrere App und E Mail Konten verwalten und sich daher häufig an und abmelden müssen. Es bietet zahlreiche App Integrationen, die dir helfen, produktiver zu arbeiten. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Nutze Shift mit awork , wenn du einen effizienteren Workflow für mehrere Konten möchtest. Weniger An und Abmeldungen , wenn du mehrere App und E Mail Konten verwaltest Produktiver arbeiten durch die App Integrationen von Shift awork direkt innerhalb von Shift nutzen , nachdem du dein Konto verbunden hast So richtest du die Shift Integration ein 1. Klicke in Shift auf Hinzufügen 2. Wähle Anwendung hinzufügen 3. Suche nach awork 4. Klicke auf das awork Logo 5. Gib einen Namen und ein Logo für die awork Verbindung ein 6. Wenn du zu awork weitergeleitet wirst, melde dich mit deinen normalen Zugangsdaten an [!WARNING] Wichtig: Während der Einrichtung wirst du zu awork weitergeleitet und meldest dich dort mit deinen normalen Zugangsdaten an. Jetzt kannst du awork direkt innerhalb von Shift nutzen. FAQ Benötige ich meine awork Anmeldedaten, um die Integration einzurichten? Ja. Während der Einrichtung wirst du zu awork weitergeleitet und meldest dich dort mit deinen normalen Zugangsdaten an. Wo nutze ich awork nach der Einrichtung? Nach der Einrichtung kannst du awork direkt innerhalb von Shift verwenden.
OttoKit ist eine All in One Automatisierungsplattform, mit der du awork nahtlos mit deinen Lieblingstools verbinden kannst, um Workflows zu automatisieren und Geschäftsprozesse effizienter zu gestalte
OttoKit ist eine All in One Automatisierungsplattform, mit der du awork nahtlos mit deinen Lieblingstools verbinden kannst, um Workflows zu automatisieren und Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten ganz ohne Programmierkenntnisse. Nutze die OttoKit Integration für awork, um einfache Wenn/Dann Automatisierungen mit Triggern und Aktionen zu erstellen. Hauptvorteile und Anwendungsfälle OttoKit verbindet awork mit einer Vielzahl von Tools und funktioniert in beide Richtungen: Automatisiere appübergreifende Workflows , indem Aktionen in anderen Apps durch Ereignisse in awork ausgelöst werden (und umgekehrt) Erstelle Wenn/Dann Regeln mit einem Trigger (dem „Wenn“) und einer Aktion (dem „Dann“) Starte schnell mit einer einfachen Einrichtung, die keine Vorkenntnisse erfordert Verfügbare Trigger und Aktionen In der OttoKit Integration für awork stehen die folgenden Trigger und Aktionen zur Verfügung. Trigger (Ereignisse, die Automatisierungen starten): Client Added Project Added Project Member Added Project Task Added Task Status Changed User Added Time Entry Updated New Time Entry Time Entry Deleted Project Task Deleted Aktionen (Aufgaben, die nach einem Trigger ausgeführt werden): Ein neues Projekt erstellen Einen neuen Kunden erstellen Eine neue Projektaufgabe erstellen User einer Aufgabe zuweisen So verwendest du OttoKit mit awork Die Integration über einen Webhook in awork einrichten In der Ottokit Dokumentation findest du eine Anleitung dazu, wie du einen Webhook in awork hinzufügst. [!NOTE] Wenn du noch kein Konto hast, registriere dich bei OttoKit (eine kostenlose Version mit den wichtigsten Funktionen für den Einstieg ist verfügbar). Deinen Workflow erstellen und veröffentlichen Wähle in OttoKit einen Trigger und eine Aktion aus und klicke anschließend auf Get Connected Bearbeite den vorausgewählten Trigger und die Aktion, lege die Ereignisse fest und passe die Einstellungen nach Bedarf an Überprüfe deine Einstellungen und teste den Workflow, um sicherzustellen, dass alles korrekt funktioniert Wenn du bereit bist, setze den Workflow auf Publish . Deine Automatisierung ist nun aktiv und kann in deinem awork Workspace getestet werden [!WARNING] Wichtig: Du musst dich in den verbundenen Apps anmelden. Um komplett neu zu starten, klicke auf Create a new workflow , vergib einen Namen und konfiguriere den Workflow von Anfang an. FAQ Was ist OttoKit? OttoKit ist eine All in One Automatisierungsplattform, die awork mit anderen Tools verbindet, um Workflows und Geschäftsprozesse ohne Programmierkenntnisse zu automatisieren und zu optimieren. Funktioniert die OttoKit Integration in beide Richtungen? Ja. Eine Aktion in awork kann eine Reaktion in einer anderen App auslösen, und Aktionen in anderen Apps können ebenfalls Reaktionen in awork auslösen. Gibt es einen kostenlosen OttoKit Tarif? Ja. OttoKit bietet eine kostenlose Version mit den wichtigsten Funktionen für den Einstieg an.
Nutze das awork Add on für Google Sheets , um Rohdaten aus awork mit nur wenigen Klicks in deine Tabellen zu importieren. Du steuerst den Import über eine eigene awork Seitenleiste innerhalb von Googl
Nutze das awork Add on für Google Sheets , um Rohdaten aus awork mit nur wenigen Klicks in deine Tabellen zu importieren. Du steuerst den Import über eine eigene awork Seitenleiste innerhalb von Google Sheets. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Importiere awork Daten in Google Sheets, wenn du Analysen, Auswertungen oder individuelle Ansichten erstellen möchtest. Importiere Rohdaten aus awork direkt in dein geöffnetes Tabellenblatt Wähle selbst aus, welche Datentypen importiert werden sollen Aktualisiere die Daten jederzeit durch einen erneuten Import über die Seitenleiste Welche awork Daten können in Google Sheets importiert werden? Du kannst die folgenden Rohdaten importieren: Aufgaben User\ innen Zeiten Projekte So richtest du die Google Sheets Integration ein Das awork Add on installieren 1. Öffne awork im Google Workspace Marketplace 2. Klicke im Marketplace auf Installieren Oder installiere das Add on direkt aus Google Sheets: 1. Gehe in deiner Tabelle zu Erweiterungen Add ons Add on installieren 2. Suche im Marketplace nach awork 3. Klicke auf Installieren Das Add on wird nun für das aktuell angemeldete Google Konto eingerichtet. So lädst du awork Daten in Google Sheets Die awork Seitenleiste öffnen Gehe in Google Sheets zu Erweiterungen awork Open Sidebar . [!WARNING] Hinweis: Es kann einige Sekunden dauern, bis das Add on im Menü Erweiterungen erscheint und die Seitenleiste geladen wird. Im awork Add on anmelden Melde dich in der Seitenleiste einmalig mit deinem awork Konto an. [!WARNING] Wichtig: Lade die Google Sheets Seite nach erfolgreicher Anmeldung einmal neu. Falls die Seitenleiste verschwindet, öffne sie erneut über Erweiterungen awork Open Sidebar . Daten importieren 1. Wähle in der Seitenleiste die Kontrollkästchen für die Daten aus, die du laden möchtest 2. Klicke auf Load data. Die Daten werden automatisch abgerufen und in separaten Tabellenblättern angezeigt. Tipps für die Nutzung importierter Daten [!WARNING] Bearbeite die automatisch erstellten Tabellenblätter nicht . Bei einer Aktualisierung werden alle Änderungen in diesen Tabellenblättern überschrieben. Um sicher mit den Daten zu arbeiten: Verwende Referenzen und Lookups , um die Rohdaten in eigenen Tabellenblättern auszuwerten und darzustellen. So aktualisierst du Daten Wenn du aktuelle Daten benötigst, führe den Import einfach erneut aus. 1. Öffne die Seitenleiste über Erweiterungen awork Open sidebar 2. Klicke auf Load data Die Rohdaten in den automatisch erstellten Tabellenblättern werden überschrieben und aktualisiert. Wenn deine Auswertungen auf diese Rohdaten verweisen, werden die neuen Daten automatisch übernommen. FAQ Welche awork Daten kann ich in Google Sheets importieren? Du kannst Rohdaten zu Aufgaben , User\ innen , Zeiten und Projekten importieren. Wo finde ich die awork Seitenleiste in Google Sheets? Gehe zu Erweiterungen awork Open Sidebar . Warum wird das Add on nicht sofort angezeigt? Es kann einige Sekunden dauern, bis das Add on im Menü Erweiterungen geladen wird und die Inhalte der Seitenleiste erscheinen. Muss ich Google Sheets nach der Anmeldung neu laden? Ja. Nach einer erfolgreichen Anmeldung solltest du die Tabellenblatt Seite einmal neu laden. Falls die Seitenleiste ausgeblendet ist, öffne sie erneut über Erweiterungen awork Open Sidebar . Kann ich die automatisch erstellten Tabellenblätter bearbeiten? Nein. Wenn du sie bearbeitest, werden deine Änderungen beim nächsten Klick auf Load data überschrieben.
Verbinde die Projektabwicklung in awork mit den kaufmännischen Prozessen in helloHQ (CRM, Angebote, Abrechnung und Controlling) und halte beide Systeme über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg syn
Verbinde die Projektabwicklung in awork mit den kaufmännischen Prozessen in helloHQ (CRM, Angebote, Abrechnung und Controlling) und halte beide Systeme über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg synchron. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Nutze die helloHQ Integration, wenn du doppelte Dateneingaben reduzieren und gleichzeitig eine höhere Datenqualität in deinen Projekten erreichen möchtest: Projekte in beiden Tools synchron halten , indem Projektdaten von helloHQ nach awork übertragen werden Eine gemeinsame Projektstruktur nutzen , indem Phasen (Listen) und Aufgaben bidirektional synchronisiert werden Ressourcen und Kapazitätsplanung durch synchronisierte Zuweisungen und (optional) Abwesenheiten unterstützen Zeiteinträge für Abrechnung und Controlling übertragen , indem in awork erfasste Zeiten nach helloHQ synchronisiert werden Einrichtung der helloHQ Integration Die helloHQ × awork Integration wird durch den helloHQ Support aktiviert. Aktivierung durch den helloHQ Support anfordern 1. Sende eine E Mail an: support@hellohq.io 2. Bitte gib dabei folgende Informationen an: 1. Deine Synchronisationseinstellungen 2. Informationen zu deinen Workspaces (inklusive des awork API Keys) 3. Die unten aufgeführten Bestätigungen zur Einrichtung Synchronisationseinstellungen Sollen Aufgaben und Zeiteinträge synchronisiert werden? Ja / Nein Soll die Synchronisation nur von awork nach helloHQ erfolgen? Ja / Nein Sollen Abwesenheiten synchronisiert werden? Ja / Nein Falls ja: Ab welchem Datum sollen Abwesenheiten synchronisiert werden? Workspace Informationen URL deines helloHQ Workspaces URL deines awork Workspaces awork API Key Zusätzliche Informationen Wurde bereits die alte Version der helloHQ Integration verwendet? Ja / Nein Soll die helloHQ Projektnummer im awork Projektnamen angezeigt werden? Ja / Nein Erforderliche Voraussetzungen bestätigen Gleiche E Mail Adressen: Alle Teammitglieder verwenden in beiden Systemen dieselbe E Mail Adresse. Zuordnung von Aufgabentypen: Die Aufgabentypen in helloHQ entsprechen den Tätigkeiten in awork. Zuordnung von Statuswerten: Die Statuswerte stimmen zwischen beiden Systemen überein. Projektvorlagen in beiden Systemen: Alle Projektvorlagen in helloHQ sind ebenfalls als Projektvorlagen in awork eingerichtet. [!WARNING] Wichtig: Die helloHQ Einstellung „Reporting auf geschlossene Aufgaben unterbinden“ darf nicht aktiviert sein. Die entsprechende awork Einstellung „Keine Reportings auf geschlossene Projekte“ muss aktiviert sein. Welche Daten synchronisiert die helloHQ Integration? | Daten | Richtung | Hinweise | | | | | | Projekte | helloHQ → awork | Projektname, Kunde, Startdatum, Enddatum | | Aufgabenlisten (Phasen) | Bidirektional | helloHQ Phasen werden zu Listen in awork | | Aufgaben | Bidirektional | helloHQ Aufgaben der Ebene 2 werden zu awork Aufgaben | | Unteraufgaben | Bidirektional | Bis zu 3 Ebenen unterstützt (awork Limit) | | Ressourcenplanung / Zuweisungen | Bidirektional | awork verteilt Aufwände gleichmäßig; helloHQ unterstützt individuelle Verteilungen | | Sollwerte | Bidirektional | Werden als am Ende des Listennamens in awork angezeigt | | Zeiteinträge (Reportings) | awork → helloHQ | Werden für Abrechnung und Controlling in helloHQ verwendet | | Abwesenheiten | helloHQ → awork | Optional; nur ganztägige Abwesenheiten werden synchronisiert | Welche Daten werden nicht synchronisiert? Die folgenden Daten werden nicht übertragen: CRM und Lead Daten Angebotsinhalte Kundendaten Projektstatus Abrechnungs und Rechnungsdaten Controlling Daten Aufgaben Checklisten Änderungen der Aufgabenreihenfolge nach der ersten Synchronisation In helloHQ erfasste Zeiteinträge So arbeiten helloHQ und awork zusammen 1. Angebots und Projekterstellung (helloHQ) Leads, Angebote und die Projektanlage erfolgen in helloHQ. Wird ein Projekt in helloHQ erstellt direkt oder aus einem Angebot heraus , kann es sofort nach awork synchronisiert werden. Folgende Informationen werden automatisch übertragen: Projektname Kunde Startdatum Enddatum 2. Projektplanung (helloHQ → awork) Nach der Synchronisation gilt: helloHQ Phasen werden zu Aufgabenlisten in awork helloHQ Aufgaben werden zu awork Aufgaben Ab diesem Zeitpunkt werden Änderungen in beiden Systemen automatisch synchronisiert. [!NOTE] Tipp: Für optimale Ergebnisse sollte es pro Projekt nur einen Projektplan geben entweder in helloHQ oder in awork, nicht in beiden Systemen gleichzeitig. Projektvorlagen in helloHQ sollten ebenfalls als Projektvorlagen in awork vorhanden sein. 3. Projektumsetzung und Zeiterfassung (awork) Die tägliche Projektarbeit findet in awork statt, einschließlich: Aufgaben und Unteraufgaben Zuweisungen Kapazitätsplanung Zeiterfassung Die Kapazitätsplanung berücksichtigt: Ressourcenzuweisungen aus helloHQ Abwesenheiten aus helloHQ (falls aktiviert) 4. Übertragung von Zeiten (awork → helloHQ) In awork erfasste Zeiten werden automatisch nach helloHQ übertragen und dort dem entsprechenden Projekt sowie der passenden Aufgabe zugeordnet. Diese Zeiten können anschließend verwendet werden für: Abrechnung Projektcontrolling Rentabilitätsanalysen 5. Abrechnung und Controlling (helloHQ) Alle abrechnungsrelevanten Prozesse werden ausschließlich in helloHQ durchgeführt: Verrechnungssätze Rechnungsstellung Projektcontrolling Profitabilitätsanalysen Synchronisierte Zeiteinträge werden automatisch den passenden Verrechnungssätzen zugeordnet. Synchronisationsdetails und Regeln Aufgabensynchronisation Folgende Eigenschaften werden zwischen awork und helloHQ synchronisiert: Name Beschreibung Zuweisungen (Staffing) Startdatum Enddatum Sollwert Aufgabentyp Aufgabenstatus Zuordnung von Aufgabentypen und Statuswerten Damit die Synchronisation korrekt funktioniert: Die Aufgabentypen in helloHQ müssen den Tätigkeiten in awork entsprechen. Die Statuswerte innerhalb der Aufgabentypen müssen mit den Aufgabenstatus in awork übereinstimmen. One way Synchronisation (awork → helloHQ) Auf Wunsch kann die Aufgabensynchronisation ausschließlich von awork nach helloHQ erfolgen. Dies ist besonders sinnvoll, wenn: Komplexe Projektstrukturen in helloHQ gepflegt werden Weitere Integrationen (z. B. Jira) genutzt werden Zeitsynchronisation [!NOTE] Wichtig: Zeiteinträge können nur synchronisiert werden, wenn die betreffenden Teammitglieder in beiden Systemen existieren und dieselbe E Mail Adresse verwenden. Keine Rücksynchronisation: In helloHQ erfasste Zeiten werden nicht nach awork übertragen. Änderungen und Löschungen: Bearbeitete oder gelöschte Zeiteinträge werden zwischen beiden Systemen synchronisiert. Standardaufgabe für Zeiten ohne Aufgabe: Zeiteinträge, die in awork ohne Aufgabenbezug erfasst werden, werden in helloHQ der Administrationsaufgabe zugeordnet. Synchronisation des abrechenbar Flags: Wenn die helloHQ Einstellung „Reportings automatisch angenommen“ deaktiviert ist, wird zusätzlich das Abrechenbar Flag aus awork synchronisiert. Abwesenheitssynchronisation Die Synchronisation von Abwesenheiten ist optional und kann deaktiviert werden. Führendes System: helloHQ ist das führende System. Synchronisationsrichtung: Abwesenheiten werden ausschließlich von helloHQ nach awork übertragen. Unterstützte Abwesenheiten: Es werden nur ganztägige Abwesenheiten synchronisiert. Überschreiben von Änderungen: In awork erstellte oder bearbeitete Abwesenheiten werden durch die Daten aus helloHQ überschrieben. Folgende Abwesenheitsarten werden nicht synchronisiert: Homeoffice und Persönliche Abwesenheiten, da diese die Kapazitätsplanung nicht beeinflussen Startdatum für die Synchronisation Bei der Einrichtung muss ein Startdatum definiert werden. Nur Abwesenheiten, die an oder nach diesem Datum beginnen, werden synchronisiert. Fehlerbehebung und Best Practices Zeiteinträge werden nicht synchronisiert: Prüfe, ob die betreffende Person in beiden Systemen vorhanden ist und in beiden Systemen dieselbe E Mail Adresse verwendet. Aufgaben werden nicht korrekt synchronisiert: Prüfe, ob die Aufgabentypen den Tätigkeiten in awork entsprechen und ob die Statuswerte zwischen beiden Systemen übereinstimmen Abwesenheiten sehen in awork falsch aus: Denke daran: helloHQ ist das führende System und überschreibt Änderungen an Abwesenheiten in awork. Arbeiten mit Checklisten: Aufgaben Checklisten werden nicht synchronisiert. Änderungen der Aufgabenreihenfolge: Änderungen an der Reihenfolge von Aufgaben nach der ersten Synchronisation werden nicht übertragen. Weitere Ressourcen Eine detaillierte Schritt für Schritt Anleitung zur Einrichtung findest du im helloHQ Integrationsleitfaden im helloHQ Help Center. FAQ Welches System ist für Abwesenheiten führend? helloHQ ist das führende System. Abwesenheiten werden ausschließlich von helloHQ nach awork synchronisiert. Änderungen in awork werden durch helloHQ überschrieben. Warum werden meine Zeiteinträge nicht nach helloHQ synchronisiert? Zeiteinträge werden nur synchronisiert, wenn die betreffende Person in beiden Systemen existiert und in beiden Systemen dieselbe E Mail Adresse verwendet. Werden in helloHQ erfasste Zeiten nach awork übertragen? Nein. In helloHQ erfasste Zeiteinträge werden nicht nach awork synchronisiert. Werden Aufgaben Checklisten synchronisiert? Nein. Aufgaben Checklisten werden nicht synchronisiert. Kann die Integration auch nur in eine Richtung synchronisieren? Ja. Die Aufgabensynchronisation kann auf Wunsch ausschließlich von awork nach helloHQ erfolgen.
OS/ ist die State of the Art Projekt Controlling Software für Agenturen und Produktionsstudios jeder Größe. Mit den modernen OS/ Features wie Drag&Drop Projektkalkulation, True Labor Costs, Benchmarks
OS/ ist die State of the Art Projekt Controlling Software für Agenturen und Produktionsstudios jeder Größe. Mit den modernen OS/ Features wie Drag&Drop Projektkalkulation, True Labor Costs, Benchmarks, Expected, dem Overhead Cost Factor und der OS/ Echtzeit BWA erhalten Unternehmen jeder Größe einen einfachen Überblick über ihre Projekt und Unternehmensrentabilität und einen aussagekräftigen Forecast. OS/ & awork OS/ und awork sind ein wirklich magisches Duo aus Projektcontrolling und Projektmanagement. So jongliert ihr spielend einfach mit vielen Projekten, verliert niemals den Überblick und behaltet immer die Kontrolle über euren finanziellen Erfolg. Projekte Sobald eure OS/ awork Integration eingerichtet ist (Anleitung), werden eure OS/ Projekte automatisch in awork angelegt und für das Projektteam freigegeben. Natürlich werden alle Daten wie Kunde, Titel, Start, Ende, das Projektteam übernommen und bei jeder Änderung aktualisiert. Ressourcen Das awork Zeitbudget wird direkt aus eurer OS/ Kalkulation übernommen und ständig aktualisiert. Ihr könnt so immer aktuell eure Projekte und Aufgaben in awork planen und das Team weiss immer, welche Ressourcen ihm zur verfügung stehen. Wenn ihr möchtet, wird auch eure Projektkalkulation an awork übertragen. So könnt ihr zum Beispiel sehen, in welcher Projektphase ihr wie viele Ressourcen habt, könnt noch genauer planen und seht präzise, wo ihr gerade steht. Zeiterfassung Die Arbeitszeit kann direkt in awork oder mit myOS/ per Spracheingabe erfasst werden und wird sofort an OS/ übertragen. So können die Mitarbeiter an einem Ort arbeiten während das Projektmanagement immer im Bild über die aktuellen Aufwände und Kosten ist. Einfacher geht Zeiterfassung nicht... Natürlich synchronisiert OS/ eure Preisliste mit awork, so dass eure Mitarbeiter direkt ihre Leistung mit erfassen und ihr diese abrechnen könnt. OS/ synchronisiert auch die Tätigkeiten nach awork. Wenn du in awork auf eine Tätigkeit erfasst, die aus OS/ stammt, wird diese automatisch in OS/ übernommen. Erfasst du die Zeit auf eine Aufgabe, die aus OS/ synchronisiert wurde erkennbar am kleinen OS/ Tag , wird die Zeit direkt auf die entsprechende Leistungsposition im OS/ Budget gebucht und die zugehörige Tätigkeit übernommen. Zeit abrechnen Arbeitszeit abrechnen? Nichts leichter als das. OS/ übernimmt eure Zeiterfassung aus awork und ihr könnt diese bequem in OS/ abrechnen. Wenn ihr mögt auch zusätzlich zu eurem Projektpreis oder Fremdkosten. Abgerechnete Zeiteinträge werden natürlich als abgerechnet in awork markiert, sobald die entsprechende Ausgangsrechnung ausgestellt ist. So vergesst ihr nie wieder, eine Stunde abzurechnen. Noch besser, OS/ errechnet aus eurer Zeiterfassung eure konkreten Arbeitskosten. So habt ihr zu euren Arbeitsstunden auch immer den finanziellen Aufwand, den ihr für einen Kunden oder ein Projekt hattet und wisst nicht nur, wie viele Stunden ihr abrechnen konntet, sondern welchen Arbeitskostenanteil. Und Mehr… OS/ aktualisiert laufend den Status Deiner awork Projekte transparent ins Team. So weiss jeder direkt Bescheid, ob ein Projekt bestätigt oder fertiggestellt worden ist. Eure awork Kundenliste wird dauerhaft aktualisiert und ihr erreicht einfach über das Logo in der Projektliste euer awork Projekt. So verbindest du awork mit OS/ Um awork mit OS/ zu verbinden, stellt Du in awork unter Einstellungen/Integrationen/API Clients/ mit click auf den “+ API Client” einen API Key aus. 1. Öffne Einstellungen / Integrationen\ in deinem awork Workspace 2. Füge über “ + API Client ” den folgenden API Key hinzu ​ ​ Name : OS/ Api Key Client ID : os api id Redirect URI : http://localhost/os api (Auf den + Button klicken nicht vergessen) ​ 3. Gehe in OS/ in die Workspace Settings auf den Menüreiter “ Integrationen ” 4. Unter “Verfügbare Integrationen” findest du awork 5. Klick den “+Hinzufügen” Button in der awork Kachel, trage den awork Api Key ein und klicke auf “Speichern” Fertig, die Integration ist nun erfolgreich eingerichtet. Wenn Du Hilfe brauchst, wende Dich einfach an den OS/ Support Chat! Erfahre hier mehr zur Integration
Um awork unterwegs cool nutzen zu können, gibt es für iOS und Android eine eigene App. Lade sie dir im jeweiligen Store herunter: awork App im App Store awork App im Google Play Store Gibt es Probleme
Um awork unterwegs cool nutzen zu können, gibt es für iOS und Android eine eigene App. Lade sie dir im jeweiligen Store herunter: awork App im App Store awork App im Google Play Store Gibt es Probleme beim Laden der Apps? Dann hilft dir der offizielle Artikel vom Support für den App Store oder Google Play Store. Gibt es auch eine awork iPad App? Eine spezielle iPad App von awork gibt es nicht. Grundsätzlich lässt sich die Mobile iOS Version auch auf iPads installieren, aber sie beinhaltet weitaus weniger Funktionen als die Browser Version von awork. Da die Browser Version von awork auf dem iPad einwandfrei läuft, raten wir dazu, von der Mobile App für iPads abzusehen und awork auf dem iPad Browser zu nutzen. ☝️ Tipp: iPad OS lässt, genauso wie Apps aus dem Store, das Erstellen von App Icons aus Webseiten auf dem Home Screen zu. So kannst awork im Browser öffnen und einfach zu deinem Home Screen hinzufügen. Die Mobile App von awork umfasst folgende Funktionsbereiche: Aufgaben Projekte Benachrichtigungen Suche In erster Linie dient die awork App auf iOS oder Android als Ergänzung zur Web App. Damit sind nicht alle Funktionen in der Web Version mobile verfügbar. Die Mobile Version fokussiert sich stärker auf die eigenen Aufgaben, die Zeiterfassung sowie das Erhalten und Einsehen von Benachrichtigungen. Aufgaben Die awork App ermöglicht es dir, Aufgaben in Listenform einzusehen sowie diese zu bearbeiten und schnell und einfach neue Aufgaben anzulegen. Du kannst die Aufgaben in dem ersten Tab der unteren Navigationsleiste ( Meine Aufgaben) oder direkt in einem Projekt einsehen, erstellen oder bearbeiten. Aufgabenübersicht Eine neue Aufgabe erstellen Die Aufgabendetails einsehen und bearbeiten Aufgabenstatus anpassen User\ innen in Aufgaben / Projekten Taggen Aufgabenübersicht Der Bereich Meine Aufgaben, der erste Tab in der Navigationsleiste unten, zeigt alle Aufgaben an, die dir in awork zugewiesen sind. Die Aufgaben werden hier in Listenform angezeigt. In der Standardansicht werden die Aufgaben nach privaten und Projektaufgaben getrennt angezeigt und nach Projekten gruppiert. Diese Ansicht kannst du selbst anpassen. Aufgabenliste gruppieren und sortieren Du kannst deine Aufgaben frei gruppieren und sortieren. Ziehe dazu die Aufgabenliste leicht nach unten. Am oberen Rand werden dadurch die entsprechenden Icon Buttons sichtbar. Klicke auf sie, um die Gruppierung und Sortierung zu ändern. Eine neue Aufgabe erstellen In der Ansicht Meine Aufgaben kannst du unten rechts auf den Hinzufügen Button klicken, um neue Aufgaben anzulegen. Die Felder sind weitestgehend dieselben, wie du sie in der Web App vorfindest. Aufgaben, die ohne Projekt angelegt wurden, werden als private Aufgaben angelegt. Die Aufgabendetails einsehen, bearbeiten Durch das Tippen auf eine Aufgabe öffnet sich ein Fenster mit den Aufgabendetails. Hier kannst du alle Details der Aufgabe einsehen und bearbeiten. Aufgabenstatus anpassen Der Status einer Aufgabe kann in der Aufgabenübersicht eingesehen und angepasst werden. Tippe dazu einfach auf den Status bzw. den Checkbox Kreis der Aufgabe. Nun erscheint eine Auswahl aller verfügbaren Aufgabenstatus. Wähle hier den gewünschten Status aus. In den Details einer Aufgabe findest du den Status ganz unten rechts. Kommentare hinzufügen In den Projekt oder Aufgabendetails kannst du Kommentare hinzufügen. Tippe dazu in dem Detailfenster unten links auf das Chat Icon. Um User\ innen in Aufgaben oder Projekten zu taggen, kannst du einfach auf das @ Symbol tippen oder ein @ eingeben. Um auf einen angezeigten Kommentar zu reagieren, wische nach rechts über den Kommentar, um den Button zur Auswahl der Emojis zu gelagen. Um zu sehen, wer bereits auf einen Kommentar reagiert hat, tippen und halte das angezeigte Emoji unterhalb des Kommentars. Ein Popup zeigt die User an, die mit dem ausgewählten Emoji reagiert haben. Aufgaben löschen Öffnest du die Details einer Aufgabe, kannst du sie über das Papierkorb Icon unten links löschen. Projekte In der Mobile App kannst du die Projekte einsehen und auch neue Projekte anlegen oder bestehende bearbeiten. Du findest die Projekte in dem zweiten Tab der unteren Navigationsleiste. Projektübersicht In der Projektübersicht sind alle Projekte sichtbar. Du kannst hier, ähnlich wie in der Web Version, zwischen drei Schnellansichten wechseln. Aktiv : Alle Projekte, die gerade in Bearbeitung sind (gelber Status) Meine aktiven : Aktive Projekte, bei denen du Mitglied bist Alle : Alle Projekte (unabhängig davon, in welchem Status sie sich befinden) Durch das Tippen auf eines der Projekte in der Liste öffnen sich die Projektdetails, bzw. die Aufgaben des Projekts. Ein neues Projekt anlegen Über den Hinzufügen Button unten rechts kannst du neue Projekte anlegen. Während der Projekterstellung kannst du die aus der Web Version bekannten Felder befüllen, wie z.B. Namen des Projekts Projektmitglieder Kunden Projekttyp Enddatum Du kannst diese Eingaben auch später in den Projektdetails noch editieren. Die Projektdetails einsehen Durch das Antippen eines Projekts in der Projektübersicht öffnen sich die Details des Projekts. In der Ansicht siehst du ganz oben das ausgewählte Projekt und unterhalb direkt alle Aufgaben und Aufgabenlisten. Durch ein weiteres Tippen auf das Projekt am oberen Rand öffnet sich ein Fenster mit den eigentlichen Projektdetails. Hier kannst du die Werte für Namen, Beschreibung, Enddatum usw. einsehen und bearbeiten. Zeiterfassung Mit der awork App kannst du natürlich auch schnell und einfach deine Zeiten erfassen und dir eine Übersicht über die von dir erfassten Zeiten verschaffen. Übersicht der eigenen erfassten Zeiterfassung In dem dritten Tab der unteren Navigationsleisten befindet sich die Übersicht über deine erfassten Zeiten. Du siehst hier die von dir erfassten Zeiten in einer Wochenübersicht und kannst durch ein Tippen auf die Tage zwischen ihnen wechseln. Durch ein Wischen nach links oder rechts wechselst du in die kommende oder vorherige Woche. Zeiten mit dem Start Stop Timer erfassen Über den Hinzufügen Button unten rechts kannst du den Timer für die Zeiterfassung starten. Der Timer startet und es öffnet sich ein Fenster in dem weitere Informationen wie das Projekt, eine Aufgabe, usw. gewählt werden können, auf die die Zeit erfasst werden soll. Das Fenster kann mit oder ohne Eingabe über den Speichern Button geschlossen werden und der Timer läuft weiter, bis er über ein Antippen des Stop Icons wieder gestoppt wird. ​Der laufende Eintrag kann jederzeit über ein Tippen auf die hochzählende Zeit wieder geöffnet und z.B. eine Notiz hinterlegt werden. Start Stop Timer direkt an Aufgaben starten In der Übersicht der Aufgaben, entweder in einem Projekt oder unter Meine Aufgaben, kannst du durch ein Wischen nach links auf einer Aufgabenzeile ein paar Aktions Buttons aufdecken. Hier findest du einen Play Button zum Starten der Zeiterfassung direkt auf dieser Aufgabe. Zeiten nachtragen Wenn du nicht den Start Stop Timer zur Zeiterfassung nutzen möchtest, kannst du natürlich auch einfach Zeiten nachtragen. Das Vorgehen ist dabei dasselbe wie beim Starten des Timers in dem Tab Zeiten . Tippe auf den Hinzufügen Button unten rechts. Nun startet zwar ebenfalls ein Timer, sobald du aber eine Dauer oder Endzeit in dem sich öffnenden Fenster auswählst, wird der Timer ignoriert und du legst einen regulären Zeiteintrag an. Zeiten bearbeiten & löschen In der Übersicht der erfassten Zeiten kannst du sie nachträglich bearbeiten. Tippe dazu einfach auf einen Zeiteintrag und es öffnet sich das Fenster zum Bearbeiten der Details. Hier kannst du über das Papierkorb Icon unten links den Eintrag auch wieder löschen. ☝️ Hinweis : Beachte, dass hier die selben Beschränkungen wie in der Web Version gelten und abgerechnete Zeiten z.B. nicht mehr bearbeitet werden können. Benachrichtigungen Damit du bei deinen Projekten immer auf dem Laufenden bleibst, kannst du über die Mobile App Push Benachrichtigungen erhalten. Wenn dich dein iOS oder Android Gerät dazu auffordert, musst du die Push Benachrichtigungen für awork erlauben. ☝️ Hinweis: Die Einstellungen für die Benachrichtigen können nur in der Web Version bearbeitet werden. Dort kannst du einstellen, welche Benachrichtigungen du auf deinem Smartphone erhalten möchtest. Die Benachrichtigungsübersicht In dem vierten Tab der unteren Navigationsleiste findest du die Benachrichtigungsübersicht. Hier werden alle Benachrichtigungen in chronologischer Reihenfolge angezeigt. Ähnliche Nachrichten, wie z.B. dass du von einer Person zu einer Aufgabe zugewiesen wurdest, werden gruppiert dargestellt. Um Benachrichtigungen als gelesen zu markieren, wische die Zeile in der Benachrichtigungsübersicht nach links und tippe auf den Checkbox Button. Wenn du weit genug wischst, wird die Checkbox grün und du musst sie nicht mehr antippen. Der Eintrag wird automatisch als gelesen markiert und verschwindet aus der Übersicht. Hast du in deinen Profileinstellungen aktiviert, dass Benachrichtigungen beim Navigieren verschwinden, reicht auch das Antippen der Benachrichtigung, um sie als gelesen zu markieren. In App Benachrichtigungen Erscheint eine Benachrichtigung, während du die App geöffnet hast, wird oben ein Banner mit der Nachricht angezeigt. Du kannst direkt auf dieses Popup tippen, um zum entsprechenden Bereich weitergeleitet zu werden, oder diesen ignorieren und die Nachricht später in der Benachrichtigungsübersicht ansehen. Suche Die Suche findest du in der unteren Navigationsleiste ganz rechts. Hier kannst du nach Aufgaben und Projekten suchen. awork schlägt dir auch ohne Suchbegriff direkt für dich relevante Ergebnisse vor. Durch das Antippen der Suchergebnisse öffnet sich das jeweilige Projekt oder die Aufgabe.
Zeit ist die wertvollste Ressource für Teams. Gerade im Projekt Business muss Projekt und Aufgabenerstellung oft schnell gehen. Die AI Features helfen dir dabei, Zeit zu sparen. [!NOTE] Infos zu awork
Zeit ist die wertvollste Ressource für Teams. Gerade im Projekt Business muss Projekt und Aufgabenerstellung oft schnell gehen. Die AI Features helfen dir dabei, Zeit zu sparen. [!NOTE] Infos zu awork AI Die smarte Projektassistenz findest du in einem eigenen Help Center Artikel hier. Hauptvorteile und Anwendungsfälle Wenn’s schnell gehen muss, liefert dir AI in awork den passenden Startpunkt. Neue Projekte in Minuten starten mit automatisch vorgeschlagenen Aufgaben Bestehende Projekte ergänzen , indem du neue Aufgaben per AI generierst Brainstorming leichter machen , um Ideen zu entwickeln und zu verfeinern So nutzt du die AI Tools Neue Projekt mit AI erstellen 1. Navigiere beim Erstellen eines neuen Projekts zu den Vorlagen 2. Wähle Mit AI erstellen 3. Beschreibe, welche Art von Projekt du starten möchtest (Ideen, Ziele, Anforderungen, Rahmenbedingungen) 4. Klicke auf Aufgaben vorschlagen 5. Prüfe die vorgeschlagene Aufgabenliste (inklusive Aufgabenbeschreibungen) 6. Falls nötig, ergänze weiteren Kontext und generiere einen verbesserten Vorschlag 7. Wenn du zufrieden bist, klicke auf Projekt erstellen [!NOTE] Tipp: Je mehr Kontext du der AI lieferst, desto präziser werden die Ergebnisse nach deinen Wünschen geformt. Bestehendes Projekt um neue Aufgaben ergänzen Auch laufende Projekte kannst du mit AI um neue Aufgabenlisten ergänzen. 1. Navigiere zu deinem Projekt 2. Erstelle eine neue Aufgabenliste 3. Klicke unten in der leeren Liste auf Mit AI Aufgaben erstellen . 4. Beschreibe das Problem oder was du vorhast und klicke dann auf Aufgaben vorschlagen 5. Überprüfe die vorgeschlagenen Aufgaben 6. Klicken auf Aufgaben übernehmen , um sie deinem Projekt hinzuzufügen, oder verfeinere deine Eingabe und versuche es erneut Tipps und Sicherheit Gib mehr Kontext , damit die Ergebnisse präziser werden Verfeinere den Vorschlag , indem du weitere Informationen nachlieferst, wenn du noch nicht zufrieden bist Übernimm erst, wenn’s passt [!NOTE] Bitte beachte: Die KI Funktion basiert auf Azure OpenAI von Microsoft. Wie alle deine awork Daten werden auch die durch die KI Funktion erstellten Daten in Microsoft Rechenzentren gehostet. Wir übermitteln keine Daten an andere Tools (wie z. B. ChatGPT von OpenAI). Es werden keine Daten mit anderen Diensten geteilt , und deine Daten werden nicht zur Verbesserung der Modelle verwendet. FAQ Wie erstelle ich ein neues Projekt mit KI? Wähle in den Projektvorlagen Mit AI erstellen , füge eine Beschreibung hinzu und klicke auf Aufgaben vorschlagen . Wenn du mit dem Ergebnis zufrieden bist, klicke auf Projekt erstellen . Wie kann ich KI generierte Aufgaben in bestehende Projekten hinzufügen? Erstelle in einem Projekt eine neue Aufgabenliste und nutze am unteren Ende der leeren Liste Aufgaben mit AI erstellen . Danach kannst du die generierten Aufgaben über Aufgaben übernehmen direkt ins Projekt übertragen. Was kann ich tun, wenn der KI generierte Aufgaben Vorschlag noch nicht passt? Gib der AI einfach weitere Informationen. Je mehr Kontext du lieferst, desto präziser werden die Ergebnisse. Du kannst den Vorschlag so weiter verfeinern, bevor du ihn übernimmst. Wie wird die Datensicherheit gewährleistet? Die durch die KI Funktion erstellten Daten werden in Microsoft Rechenzentren gehostet. Es werden keine Daten zu anderen Tools (z. B. ChatGPT von OpenAI) übermittelt. Darüber hinaus werden keine Daten an andere Dienste übertragen und deine Daten werden auch nicht zum Verbessern der Models verwendet.
awork AI hat ein riesiges Potential um deine Projektarbeit zu vereinfachen. Es gibt nur wenige Dinge, die die KI nicht lösen kann, die Liste an Dingen die möglich sind ist aber nahezu endlos. Als Star
awork AI hat ein riesiges Potential um deine Projektarbeit zu vereinfachen. Es gibt nur wenige Dinge, die die KI nicht lösen kann, die Liste an Dingen die möglich sind ist aber nahezu endlos. Als Startpunkt für deine Arbeit mit awork AI haben wir dir hier einmal die (bisher) meistgenutzten Prompts zusammengefasst. Viel Spaß beim Prompten! Basic Beispiele für Agenturen „Schreibe ein Projekt Update für meinen Kunden.“ „Gib mir einen Überblick über all meine Projekte und Aufgaben.“ "Verschiebe alle zukünftigen Aufgaben dieses Projekts um 2 Wochen.“ „Prüfe, ob mein Design Team nächste Woche 30 Stunden freie Kapazität hat.“ „Welche Aufgaben sind diese Woche für mich dringend?“ Pro Beispiele für Agenturen „Erstelle einen Portfolio Status aller aktiven Kundenprojekte für diese Woche: Fortschritt, Deadlines, Risiken und empfohlene Maßnahmen. Hebe alles mit Risiko hervor.“ „Erstelle eine client ready Status E Mail für Kunde X aus dem aktuellen Projekt: erledigt, in Arbeit, Risiken und nächste Schritte mit Datumsangaben. Kurz und on brand.“ „Prüfe die Teamkapazität für die nächsten 2 Wochen und schlage Zuweisungen für alle nicht zugewiesenen oder überfälligen Aufgaben in diesem Projekt vor. Berücksichtige Rollen, Skills und Urlaub.“ „Verschiebe alle Meilensteine und abhängigen Aufgaben ab heute um 5 Arbeitstage. Aktualisiere Deadlines, löse Konflikte und fasse die Änderungen zusammen.“ „Entwirf ein 1‑seitiges Kreativbriefing für die Aufgabe ‚Homepage Redesign‘ anhand der neuesten Meeting Notizen und Projektdokumente. Inklusive Ziele, Zielgruppe, Deliverables und Abnahmekriterien.“ „Finde Aufgaben, bei denen meinem Team diese Woche vermutlich Zeiteinträge fehlen, und schlage Stunden basierend auf bisherigen Mustern vor. Bereite die Buchung nach meiner Bestätigung vor.“ „Führe ein Batch Update für dieses Projekt durch: Füge allen Aufgaben in der Liste ‚Launch‘ den Tag ‚Q4 Campaign‘ hinzu, weise Verantwortliche basierend auf aktueller Auslastung zu und setze Fälligkeitsdaten in diesem Monat.“ „Erstelle den Sprint Plan für die nächsten 2 Wochen aus dem Backlog: Wähle die Top 15 nach Priorität, schätze den Aufwand, setze Abhängigkeiten und weise Nutzer:innen zu.“ Bewährte Workflows Use Case: Projektzusammenfassungen und Insights „Schreibe ein Projekt Update für meinen Kunden.“ „Ist dieses Projekt gefährdet? Warum?“ „Kann dieses Projekt rechtzeitig abgeschlossen werden?“ „Fasse die in diesem Projekt erfassten Zeiten zusammen.“ „Wie viele Stunden wurden im August in diesem Projekt erfasst?“ „Vergleiche die erfassten Stunden mit dem Retainer Budget.“ Use Case: Aufgaben in einem Projekt bearbeiten „Sortiere die Aufgaben in Liste X nach Fälligkeitsdatum.“ „Sortiere die Aufgaben in Liste X nach zugewiesenen Nutzer:innen.“ „Füge Aufgabe X als Unteraufgabe zu Aufgabe Y hinzu.“ „Wandle die Unteraufgabe Y in eine übergeordnete Aufgabe um.“ „Mache die Unteraufgabe Y zur übergeordneten Aufgabe von Aufgabe X.“ „Füge Aufgabe Y eine Aufwandsschätzung hinzu.“ „Verschiebe Aufgabe X in Projekt B.“ Use Case: Mehrere Aufgaben und Unteraufgaben im Batch bearbeiten „Ändere die Namen aller Aufgaben, die mit ‚Q3‘ beginnen, auf ‚Q4‘.“ „Ändere den Namen jeder Unteraufgabe von Aufgabe Y, die ‚Q3‘ enthält, auf ‚Q4‘.“ „Füge ‚Q4‘ dem Namen aller Aufgaben in Aufgabenliste Z hinzu.“ „Füge das Tag X zu allen Unteraufgaben hinzu, die mit ‚Q4‘ beginnen.“ „Weise alle Aufgaben, die ‚Q4‘ im Namen tragen, Nutzer:in A zu.“ Use Case: Dokument bearbeiten „Verbessere den Text dieses Dokuments.“ „Verbessere die Formatierung dieses Dokuments.“ „Füge diesem Dokument einen Absatz zu Thema X hinzu.“ „Vertiefe Absatz Y und füge mehr Kontext hinzu.“ „Füge mögliche nächste Schritte für Abschnitt Z hinzu.“ „Erstelle Aufgaben aus diesem Dokument und weise sie Nutzer:innen zu.“ Use Case: Projektplanung „Erstelle auf Basis der Aufgaben in diesem Projekt einen realistischen Projektplan mit Start und Enddatum für jede Aufgabe sowie geplantem Aufwand je Aufgabe. Füge außerdem Abhängigkeiten hinzu.“ „Weise je nach Aufgabentyp Nutzer:innen mit freier Kapazität den Aufgaben zu.“ „Person X ist nächste Woche im Urlaub. Finde Ersatz.“ „Aufgabe Y dauert 5 Tage länger. Passe den Plan und die Abhängigkeiten an.“ „Wir müssen Aufgabe Y vor Aufgabe X fertigstellen. Passe Plan und Abhängigkeiten entsprechend an.“ „Gruppiere die Aufgaben im Projekt nach Disziplin und erstelle Listen für Design, Engineering etc.“ Use Case: Zeiterfassung „Identifiziere Aufgaben, bei denen ich diese Woche möglicherweise die Zeiterfassung vergessen habe.“ „Mach Vorschläge, bei welchen Aufgaben ich Zeiten vergessen haben könnte.“ „Mach Vorschläge, basierend auf meinen bisherigen erfassten Zeiten, wo ich die Erfassung vergessen haben könnte.“ „Zeig mir einen Vergleich meiner erfassten Stunden mit meiner Kapazität für diese Woche.“ „Kopiere meine erfassten Stunden von letzter Woche auf diese Woche.“
Die awork Browser-Erweiterung zur Zeiterfassung (Chrome & Arc)
Die Browser Erweiterung für awork ermöglicht es dir, Zeit mit nur einem Klick zu erfassen, unabhängig davon, in welchem Tab du dich befindest. Alle Daten werden automatisch mit deinem awork Konto sync
Die Browser Erweiterung für awork ermöglicht es dir, Zeit mit nur einem Klick zu erfassen, unabhängig davon, in welchem Tab du dich befindest. Alle Daten werden automatisch mit deinem awork Konto synchronisiert, um einen nahtlosen Workflow zu gewährleisten. Wechsle mühelos zwischen Aufgaben, Tabs und Tools, ohne den Überblick über deine Zeit zu verlieren. Details zur Browser Erweiterung Zeiterfassungsoptionen Über die Browser Erweiterung hast du Zugriff auf alle wesentlichen Zeiterfassungsoptionen von awork. Die erfassten Zeiten werden in Echtzeit in deinen verbundenen Workspace übertragen. Die Erweiterung bietet dir folgende Funktionen zur Zeiterfassung: Starten und Stoppen des Timers für Projekte oder Aufgaben Pausieren des Timers Verwerfen des Timers Einstellung von Zeiten als abrechenbar oder nicht abrechenbar Standardprojekt Startest du den Timer über die Erweiterung, wird die Zeit automatisch auf ein ausgewähltes Projekt oder eine Aufgabe gebucht. Ist kein Projekt ausgewählt, wird das Standardprojekt verwendet, das du zuvor definiert hast. Um das Standardprojekt festzulegen, klicke in der rechten oberen Ecke der awork Erweiterung auf " Einstellungen öffnen ". Hier kannst du ein Projekt aus deinem Workspace auswählen. Wenn du den Timer über die Erweiterung startest und kein Projekt ausgewählt ist, wird die Zeit automatisch auf das festgelegte Standardprojekt erfasst. Timer Integration Mit der direkten Timer Integration kannst du den klassischen awork Timer in Tools wie Github, Pipedrive, MOCO und helloHQ anzeigen lassen. Hier kannst du den Timer stoppen, pausieren oder verwerfen. Um den Timer in diesen Tools anzeigen zu lassen, öffne " Einstellungen " in der rechten oberen Ecke der Browser Erweiterung. Hier kannst du alle Tools sehen, für die du diese Timer Integration aktivieren kannst. Sobald du ein Tool mit einem Häkchen auswählst, wird die Integration aktiviert, und du kannst den awork Timer auf der entsprechenden Seite des Tools nutzen. Dashboard öffnen Über die Browser Erweiterung kannst du über den Button " awork öffnen " in der rechten oberen Ecke direkt zu deinem verbundenen Workspace navigieren. Status des Browser Icons Das awork Icon für die Browser Erweiterung hat drei verschiedene Farbstatus, die dir anzeigen, ob die Erweiterung aktiv ist: Graues awork Icon: Du bist nicht in deinem awork Konto eingeloggt und trackst keine Zeit. Schwarzes awork Icon: Du bist in deinem awork Konto eingeloggt und trackst keine Zeit. Lila awork Icon: Du bist in deinem awork Konto eingeloggt und trackst gerade Zeit. So installierst du die Erweiterung: 1. Öffne den Chrome Web Store 2. Suche nach der awork Erweiterung und wähle sie aus 3. Klicke auf " Hinzufügen " 4. Bestätige die benötigten Berechtigungen und klicke auf " Erweiterung hinzufügen " 5. Klicke rechts neben der Adressleiste auf das awork Symbol, um die Erweiterung einzurichten 6. Es öffnet sich dann das Fenster, in dem du dich anmelden kannst 7. Melde dich dann bei awork an und wähle einen Workspace aus, falls du mehrere besitzt 8. Klicke nun erneut auf das awork Symbol in deinen Erweiterungen im Browser, um den Timer zu öffnen und zu nutzen Einmal verbunden, bleibt die Erweiterung dauerhaft mit deinem awork Workspace synchronisiert. Weitere Informationen zur Installation von Erweiterungen in Chrome findest du hier.
Erfasste Zeiten können über die Zeitauswertungen in Rechnungen übertragen werden. Mit einem Klick auf das Dollar Icon und in der Auswahl Rechnung erzeugen wird ein Workflow zur Übertragung der Zeiten
Erfasste Zeiten können über die Zeitauswertungen in Rechnungen übertragen werden. Mit einem Klick auf das Dollar Icon und in der Auswahl Rechnung erzeugen wird ein Workflow zur Übertragung der Zeiten zu einer neuen oder bestehenden Rechnung in einem integrierten Rechnungstool angestoßen. Rechnungstool integrieren Hier erfährst du, wie du eines der unterstützten Rechnungstools integrieren kannst, sodass du dieses hier nutzen kannst. Neue Rechnung vs. bestehender Rechnungsentwurf Du kannst die Positionen entweder zu einem bestehenden Rechnungsentwurf ergänzen oder eine neue Rechnung erzeugen. Zusammenfassen der Positionen Es gibt mehrere Optionen, wie du die Zeiten aus deiner Auswertung zu Rechnungspositionen zusammenfassen kannst: Gruppen = Positionen : Es werden nur die Gruppenüberschriften mit den addierten Summen als Rechnungspositionen übernommen (nur möglich, wenn die Daten in der Zeitauswertung gruppiert sind) Summen = Positionen: Es werden nur die Summen der Positionen als Rechnungspositionen übernommen (nur möglich, wenn die Daten in der Zeitauswertung aufsummiert sind) Zeiten = Positionen: Jeder Zeiteintrag wird als eigene Position auf die Rechnung übernommen Positionstext und Mengeneinheit wählen In diesem Schritt kannst du wählen, was als Positionstext auf der Rechnung gezeigt werden soll. Zur Wahl stehen hier: Projektname Aufgabenname Username Außerdem kannst du entscheiden, ob die Zeiten in Stunden oder in Tagen auf die Rechnung übernommen werden. Dabei wird so gerechnet, dass ein Tag immer 8 Stunden hat. Daten anpassen und Preise eingeben In dem vorletzten Schritt bekommst du die einzelnen Positionen nochmal angezeigt und kannst sie händisch bearbeiten. Folgende Änderungen kannst du jetzt noch vornehmen: Namen der Position ändern Anzahl der Stunden / Tage anpassen Position löschen Reihenfolge der Positionen ändern Neue Position erstellen Für die Positionen musst du in diesem Schritt noch die Preise eingeben. Zeiten als abgerechnet markieren und Rechnung erstellen Im letzten Schritt kannst du alle Zeiten, die auf die Rechnung übernommen wurden, als abgerechnet markieren und die Rechnung in deinem Rechnungs Tool erstellen. Nun kannst du das Fenster schließen oder direkt zum Rechnungs Tool gehen.
Was zeigt „Meine erfassten Zeiten“? In dem Menüpunkt Zeiten findest du eine Übersicht über alle von dir erfassten Zeiten. Es gibt hier drei unterschiedliche Ansichten: Mein Tag Meine Woche Meine Zeite
Was zeigt „Meine erfassten Zeiten“? In dem Menüpunkt Zeiten findest du eine Übersicht über alle von dir erfassten Zeiten. Es gibt hier drei unterschiedliche Ansichten: Mein Tag Meine Woche Meine Zeiten ☝️Hinweis: Du kannst die erfasste Zeit auch direkt an der Aufgabe einsehen. Gehe dazu in die Detailansicht deiner Aufgabe und klicke bei den Aufgaben KPIs (Fällig bis, Geplant, Angefallen, Fortschritt) auf den grünen Button „Angefallen“. Nun öffnet sich ein kleines Fenster, welches dir alle bisher erfassten Zeiten der Aufgabe anzeigt. Weitere Infos findest du hier. Mein Tag Tagesansicht Die Ansicht Mein Tag zeigt dir alle Zeiten an, die du heute (oder an einem anderen ausgewählten Tag) erfasst hast. Dazu läuft ein runder Fortschrittsbalken oben links voll. Der Maximalwert der Anzeige ist deine Wochenkapazität / 5. Direkt darunter ist eine Liste aller erfassten Zeiten des Tages. Zeiten per Click & Drag erfassen Im mittleren und rechten Bereich siehst du eine Zeitleiste mit den Uhrzeiten des Tages. Du kannst hier per Click & Drag neue Zeiterfassungseinträge erstellen. Durch Drag & Drop kannst du die Zeiten verschieben und die Start und Endzeiten der Zeiten anpassen. Die gestrichelten Linien zeigen zwei Dinge an: 1. Wann du awork an dem Tag das erste Mal geöffnet hast. 2. die aktuelle Uhrzeit Vorschläge durch Aktivität in awork Rechts neben den erfassten Zeiten findest du Vorschläge ( Aktivität ) von awork, zu welchen Elementen du eventuell noch Zeiten erfassen kannst. Diese basieren auf abgeschlossenen Aufgaben, Zeiten, die du regelmäßig erfasst, usw. Klickst du auf diese, so wird automatisch das Fenster zum Anlegen einer neuen Zeit mit den Informationen gefüllt und du kannst diese speichern. Möchtest du diese Vorschläge nicht erhalten, so kannst du diese in deinen Account Einstellungen (über das User Menü oben rechts im Screen) ausblenden. Zeiten aus Terminen erfassen Du kannst rechts über das Kalender Icon deinen Google, Apple oder Microsoft Kalender integrieren. Dann werden dir in der Zeitleiste deine Termine angezeigt und du kannst mit einem Klick auf den Termin eine neue Zeit hinzufügen. Hier erfährst du, wie du deinen Kalender integrierst. Meine Woche Wochenansicht In der Ansicht Meine Woche siehst du alle Zeiten der Woche. Die Wochenansicht funktioniert ohne Uhrzeiten. Es werden alle Zeiterfassungseinträge der Tage angezeigt und die Höhe stellt die Dauer der einzelnen Einträge dar. ☝️ Hinweis: Die angezeigten Zeit Blöcke in der Ansicht "Meine Woche" richten sich nach der angegebenen wöchentlichen Kapazität. Sind zum Beispiel am Montag nur 4 Stunden Verfügbarkeit angegeben, so wird der Zeit Block auch nur für 4 Stunden angezeigt. Zeiten hinzufügen Durch einen Klick auf die gestrichelten Boxen kannst du neue Zeiten hinzufügen. awork füllt dabei die Dauer automatisch auf 8h auf. So kannst du beispielsweise spielend leicht deine ganze Woche mit Ganztageszeiten erfassen. Zeiten verschieben Du kannst die Zeiten in der Wochenansicht per Drag & Drop zwischen den Tagen verschieben oder in ihrer Dauer ändern, in dem du sie am unteren Rand größer oder kleiner ziehst. Meine Zeiten Listenansicht In der Ansicht Meine Zeiten kannst du alle deine erfassten Zeiten überblicken. Darüber hinaus kannst du hier über die Icons oben rechts deine Zeiten exportieren, nach einer Zeit suchen und die Einträge nach Belieben gruppieren. ☝️Wichtig: Zeiten aus Timern, die noch laufen, werden hier nicht angezeigt. ☝️Hinweis: Die Abwesenheiten erscheinen erst, wenn ein Zeitraum ausgewählt worden ist. Zeiten einzeln oder mehrere gleichzeitig bearbeiten Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Zeiten in dieser Ansicht zu bearbeiten: Einzeln bearbeiten: Über den Aktions Button bei einem Eintrag öffnet sich ein Fenster, in dem du den Eintrag ändern kannst. Mehrere gleichzeitig bearbeiten: Nutze Checkboxen links neben den Einträgen, um Einträge auszuwählen. Danach erscheint unten ein Aktionsmenü, mit dem du Aktionen wie „als abgerechnet markieren“ durchführen kannst. Du kannst auch alle Einträge einer Gruppe auswählen über die Checkbox in der Überschrift der Liste. Je nach deinen Rechten im Rechtemanagement kannst du dabei auch Projekt, Aufgabe oder Nutzer\ in für mehrere Einträge gleichzeitig ändern. FAQ Können Abwesenheiten in der Listenansicht der Zeiten abgebildet werden? Nein, es wird lediglich die Summe der Abwesenheitstage im gewählten Zeitraum in der Box oben auf der Seite angezeigt. Einzeln gelistet sind die Abwesenheiten nicht.
🪢 Du möchtest deine externen User einladen und mit Ihnen zusammenarbeiten? Dann schaue dir den awork Connect Artikel hier an. Einstieg & Einladung Wie funktioniert awork Connect? Mithilfe von awork C
🪢 Du möchtest deine externen User einladen und mit Ihnen zusammenarbeiten? Dann schaue dir den awork Connect Artikel hier an. Einstieg & Einladung Wie funktioniert awork Connect? Mithilfe von awork Connect erhält eine Person Zugriff auf ein Projekt eines anderen Workspaces. Die eingeladene Person wird als externe\ r User\ in eingeladen und sieht das freigegebene Projekt anschließend in ihrem Workspace. Voraussetzung ist, dass ein Workspace vorhanden ist. Wenn nicht, kann dieser kostenfrei erstellt werden. In der Einladung erhält die Person zusätzlich Informationen zur Nutzung von awork Connect und den nächsten Schritten. Einladung akzeptieren Externe Personen erhalten per E Mail einen Einladungslink. Wenn bereits ein awork Account und Workspace vorhanden sind, erscheint das freigegebene Projekt direkt dort. Haben sie mehrere Workspaces, müssen sie auswählen, in welchem das Projekt angezeigt werden soll diese Entscheidung kann später nicht rückgängig gemacht werden. Sollte ein Wechsel notwendig sein, kann der Admin die externe Person entfernen und erneut einladen das ist jedoch nur ratsam, solange die Person nicht umfassend genutzt wurde (z. B. auf Aufgaben besetzt) diese Daten gehen ansonsten verloren. Nutzung & Pläne Basic Connect Plan Externe Personen ohne aktives awork Abonnement erhalten automatisch den Basic Connect Plan. Dieser ist kostenfrei und umfasst fast alle Funktionen des Basic Tarifs ausgenommen ist derzeit der Daten Importer. Sie können beliebig viele externe Projekte haben, aber nur ein eigenes Projekt erstellen. Wer mehr Projekte braucht, kann eine 14 tägige Testversion des Professional Plans starten. Nach Ablauf der Testphase kann man entweder wieder zum Basic Connect Plan wechseln oder ein kostenpflichtiges Abo abschließen. Testversion oder vorheriges Abo Wenn ein externes Projekt geteilt wird und die eingeladene Person bereits die 14 tägige Testphase genutzt oder früher ein Abo gehabt hat, kann das Projekt nicht direkt im alten Workspace verwendet werden. In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder die Person erstellt einen neuen Workspace im kostenlosen Basic Connect Plan, oder sie bucht im alten Workspace ein kostenpflichtiges Abo. Arbeiten in awork als externe\ r Nutzer\ in Suchen in awork als extern\ er Connect User\ in Standard Suchkriterien gelten für Inhalte im eigenen Workspace, die nicht zu externen Projekten gehören. Externe Nutzer\ innen finden über die Suchfunktion auch Inhalte aus anderen Projekten, zu denen sie Zugang haben. Mehr dazu erfährst du in diesem Artikel. Zusammenarbeit In der Zusammenarbeit stehen dir verschiedene Möglichkeiten offen: Du kannst Projektmitglieder in Kommentaren erwähnen, selbst ein eigenes Projekt anlegen und beliebig viele private Aufgaben erstellen. Private Aufgaben sind jedoch ausschließlich für dich gedacht, das Hinzufügen weiterer Nutzer\ innen ist hier nicht möglich. Auf die Projekteinstellungen hast du als externe Person keinen Zugriff. Zeit & Planer Auch beim Thema Zeit und Planung gibt es Besonderheiten. Alle von dir erfassten Zeiten werden grundsätzlich im Workspace gespeichert, der dich eingeladen hat. Diese Zeiten findest du in deinem Menüpunkt „Zeiten“, allerdings nicht in den Zeitauswertungen. Zugriff auf den Workload erhältst du nicht. Aufgaben kannst du aber in deinen eigenen Kalender einplanen das wirkt sich nicht auf den Workspace aus, aus dem das Projekt ursprünglich stammt. FAQ Muss ich als externe\ r Nutzer\ in für awork bezahlen? Nein, es fallen keine Kosten für Connect User\ innen an. Die Kooperation ist für Externe kostenfrei. Wie erkenne ich externe Projekte? Das freigegebene Projekt wird mit dem Logo des Initial Workspaces unten rechts bei der Projektanzeige markiert. Externe Projekte erscheinen im Hauptmenü unter „Externe Projekte“ sowie in der Projektübersicht und in Dashboard Filtern. Welche Unterschiede gibt es zu internen User\ innen? Interne User\ innen mit Lizenz können deutlich mehr: Aufgabenfilter nutzen Kapazitäten planen (Workload & Kalender) Projektleitung übernehmen Mehrere Projekte erstellen In Zeitauswertungen filtern Automatisierungen nutzen Zu Teams hinzugefügt werden Externe User\ innen haben diese Möglichkeiten nicht . Kann ich als externe\ r Nutzer\ in auf den Planer zugreifen? Ja, du kannst auf den Planer zugreifen, siehst allerdings nur dich selbst sowie deine eigenen oder externen Projekte. Du kannst keine Aufgaben einplanen oder deinen Workload prüfen. Aufgaben kannst du stattdessen über den Kalender verwalten.